Excercises and TTX-Vietnam(TUAN) (Sep 2012)

• C/trình DT phải được lập K/hoạch cẩn thận để đạt được các mục đích đề ra, và cần có sự tham gia của các tổ chức có liên quan trong phạm vi K/hoạch & thực hiện của các tổ chức đó... •

HCMC, Sep 2012

DIỄN TẬP (SIMULATION EXERCISE)

ThS Lê Văn Tuân, WHO\Viet nam HCMC

Lý do phải làm Diễn tập (DT)

Để lượng giá năng lực thực hiện một phần hoặc nhiều phần của Kế hoạch phòng chống, giảm nhẹ thiên tai\dịch bệnh DT dùng để tập huấn cho các cá nhân và cải thiện hệ thống quản lý Thảm hoạ\tình huống khẩn cấp

Lý do làm DT:

tổ chức và thông tin liên lạc

thống triển khai Kế hoạch

cao nhất

Các Loại Diễn Tập

FULL SCALE Simulates a real event as closely as possible

Requires the actual movement of emergency personnel, equipment and resources

FUNCTIONAL

A simulated, interactive exercise to test the capability of an organization to respond, without the deployment of resources Also referred to as a ‘Command Post Exercise’.

DRILL

A coordinated, supervised exercise used to test a single operation or function Used to practice and perfect one clearly defined

activity.

TABLETOP The facilitated analysis of a situation within a controlled scenario Conducted in a low stress environment, often as a preparation for more

complex exercises.

ORIENTATION

An introductory exercise to familiarize participants with roles, plans, procedures or resources Presented as an informal discussion with little or no simulation.

hức

tạp

Các cấp độ :

Theo PUBLIC HEALTH AGENCY of CANADA

Pandemic Influenza Exercise Tool Kit Edition 3.1

Chương trình DT hoàn chỉnh

• Được xây dựng từ các DT phức tạp dần, mỗi

DT được xây dựng trên nền DT trước, cho đến khi DT càng gần thực tế càng tốt.

• C/trình DT phải được lập K/hoạch cẩn thận để đạt được các mục đích đề ra, và cần có sự

tham gia của các tổ chức có liên quan trong phạm vi K/hoạch & thực hiện của các tổ chức

đó

• Biên soạn 1 Kế hoạch dài hạn

• Lên lịch thực hiện các công việc

• Giới thiệu rộng rãi (PR) Chương trình DT

Quy Trình DT

• Quy trình biên soạn, dàn dựng & công

diễn DT gồm một chuỗi các nhiệm vụ trải qua 3 giai đoạn: Trước, Trong & Sau DT.

Quy Trình DT (tt)

• Các phần việc chính phải hoàn thành là:

1. Xây dựng cơ sở của DT (-Xem xét bản

K/hoạch; Đánh giá khả năng tổ chức DT; Tính chi phí; -Tìm kiếm sự hỗ trợ; Tổ chức nhóm Thiết kế DT)

-2. Thiết kế dàn dựng DT

3. DT

4. Phê bình góp ý & Lượng giá

5. Hoàn chỉnh\bổ sung K/hoạch sau DT.

 Kế hoạch Lượng giá

 Số tay cho Người tham gia (player)

Thiết Kế DT: (8 bước chung để thiết kế TTX, DT Chức Năng & DT Toàn diện)

1. Đánh giá Nhu Cầu

7. Lập danh sách những công việc phải làm

8. Soạn các thông điệp của DT

Tùy mỗi loại DT các bước sẽ có chi tiết cụ thể

B1 Đánh giá nhu cầu (assess needs)

• Xác định có cần phải DT không? Loại DT nào là cần làm và phù hợp?

• Đánh giá nhu cầu giúp ta xác định:

- các vấn đề tồn tại,

- lý do cần làm DT, và

- chức năng nào cần DT

B1 Đánh giá nhu cầu (tt)

Bắt đầu với Kế hoạch:

• Xem xét lại KH và vấn đề cần phải giải quyết: Mối hiểm họa – Nguy cơ phải đương đầu nhiều nhất và mức độ ưu tiên của những mối hiểm họa này Hazards—the risks.

• Vùng, nơi dễ bị tổn hại vulnerable.

• Chức năng nào cần DT nhất.

• Đơn vị/ai cần tham gia DT

• Yêu cầu của DT và năng lực cần có.

B1 Đánh giá nhu cầu (tt)

Bài học kinh nghiệm từ lần DT trước

• Xem lại kết quả lượng giá của lần DT trước

• Ai đã tham gia , ai chưa tham gia lần DT trước? Có cần thêm các đơn vị/ngành khác tham gia không?

• Mục tiêu của lần DT trước có đạt không? Vai trò/

nhiệm vụ của các đơn vị/ người tham gia lần trước có hoàn thành?

• Bài học từ lần DT trước?

• Đã cải thiện những hạn chế chưa? KH đã điều chỉnh chưa? Có xác định rõ Vai trò của chỉ huy & người phát ngôn …?

•

B1 Đánh giá nhu cầu (tt)

Kết quá của Đánh giá nhu cầu cần phát hiện ra:

• Mối hiểm họa nguyên phát và thứ phát phải đối đầu

• Xác định được tác động của đại dịch lên đơn vị/ địa phương

• Các vấn đề cần phải giả quyết (Problems that need to be

resolved)

• Các vấn đề có thể tái diễn

• Kỹ năng nào cần thực hành

• Các chức năng nào còn yếu

• Những cải thiện sau lần diễn tập trước hiện nay cần kiểm tra test

• Cơ sở, nhân viên hoặc thiết bị mới chưa có trong diễn tập Những điểm yếu như các lỗ hổng, chính sách hoặc các quy định/SOPs

chưa rõ ràng (mơ hồ) trong kế hoạch khẩn cấp

• Cần làm rõ vai trò, trách nhiệm Sơ đồ cấu trúc mới đa ngành vừa mới ban hành Sơ đồ Luồng thông tin/ báo cáo vỉa mới ban hành

• Nhu cầu về diễn tập 1 loại DT nào đó

B2 Định nghĩa phạm vi DT (Define

scope)

Nghĩa là định ra các giới hạn các vấn đề mà các bạn đã xác định trong phần đánh giá nhu cầu

Tại sao phải ĐN phạm vi DT?

cải thiện Rõ ràng là chúng ta không thể thiết kế được 1 DT mà thực hành hiệu quả:

tát cả các đơn vị, cớ quan, tát cả các nguồn lực

Phạm vi DT cần rõ ràng và có giới hạn

• Xác định phạm vi DT như thế nào?

• Nhiều yếu tồ ảh đến lãnh vực nào cần có trong DT và lãnh vực nào không Đôi khi 1 quyết định sẽ ảh đến DT (vd: Nếu cần DT chức năng thì sẽ xác định được ai cần tham gia vào DT

• Các yếu tố khác có thể giúp xác định phạm vi DT: PHí tổn.

• Nguồn lực gồn cả nhân lực

• Tính chất nghiêm trọng của vần đề

• Khả năng giải quyết vấn đề của loại DT

• Kỹ năng & kinh nghiệm của người thiết kế

• Thời lượng của DT

• Phạm vi gồm những gì?

5 thành tố của phạm vi :

DT,

thực hiện Phải bảo đảm các thủ tục/quy trình phải rõ ràng

quan trọng nhất , bạn có thể xác định cơ quan/đ vị/ ai cần tham gia các hoạt động trong DT

Kinh nghiệm gí cần cho từng loại DT? Loại DT nào là bắt buộc?

B3 Đề ra Mục Đích DT (write a

statement of purpose)

Là tuyên bố mục đích của DT MĐ sẽ tập trung nội dung gì? Kiểm soát toàn bộ DT và gồm:

• Các mục tiêu chuyên biệt để chi phối các

bước tiếp theo

• Nêu rõ lý do tại sao DT được tiến hành, các đ vị/ người tham gia DT, có liên quan

• Hữu ích cho truyền đạt/ tập huấn KH cho nhân viên/ đ vị Báo chí và lãnh đạo địa phương

Bài tập nhóm về Đánh giá Nhu Cầu,

• Có Kế hoạch mới, cấu trúc mới (phòng ban

mới), nhân sự mới chưa tham gia DT?

• Các vấn đề còn tồn tại trong kế hoạch, bài học

từ DT trước chưa giải quyết?

Bài tập nhóm Phạm vi & mục đích (tt) (30’)

Thảo luận, chọn ra 1 tỉnh & nêu 1 DT và điền vào biểu mẫu sau đây

• Tiêu đề Diễn tập:

• Phạm vi:

• Loại tình huống khẩn cấp:

• Vị trí:

• Chức năng: (Liệt kê các vận hành/hoạt động

mà người DT phải thực hiện)

• Các cơ quan/đơn vị tham gia:

• Loại diễn tập:

• Mục đích của diễn tập:

B4 Xác định các Mục tiêu (Define

objectives)

DT dự định hoàn thành những gì?

Mục tiêu và kết quả phải định rõ.

• 1 mục tiêu là mô tả các các hoạt động

mà bạn mong muốn người tham gia

thực hiện một cách trọn vẹn

• Các mục tiêu phải phù hợp với Mục đích nhưng chi tiết hơn và phải dựa vào hành động

Writing SMART objectives

• Hướng dẫn SMART cho xây dựng mục tiêu

• Simple Đơn giản, câu rõ ràng, ngắn gọn dễ hiểu

• Measurable đo lường mức độ hoàn thành, do vậy thấy được Kết quả, hoàn thành mục tiêu (người tham gia

đồng ý về mực độ hoàn thành của họ)

• Achievable Mục tiêu không quá khó để không thể hoàn thành

• Realistic Mục tiêu sát với tình huống thực tế Có khi mục

tiêu hoàn thành nhưng không thực tế

• Task oriented Mục tiêu nên tập trung vào hành động hoặc các quy trình Theo thiết kế thì mỗi mục tiêu sẽ tập trung vào

từng chức năng

Bài tập về xác định Mục tiêu

Mục tiêu: Thực hiện 1 quy trình cần thiết trong việc bảo vệ và an toàn nhân viên y

tế khi chống dịch.

• Mục tiêu này: S M A R T không?

• Đây có phải là mục tiêu hữu ích? Tại

sao?

Bài tập về mục tiêu

Mục tiêu:

1/ Tất cả các tình nguyện viên sẽ được sử dụng.

2/Khi đại dịch xảy ra Tất cả các nhân viên sẽ đáp ứng đúng, đủ các yêu cầu

Mục tiêu này Good hay Poor?

Mục tiêu: Thực hiện đầy đủ về hành động và các trang

bị để hỗ trợ vận hành/các hoạt động trong tình huống khẩn cấp

Bạn cho y kiến về Mục tiêu này?

Cần thay đổi /thêm những gì để trở thành hoàn chỉnh?

B5 Biên soạn Kịch bản (compose a

narrative)

Kịch bản gồm nhiều đoạn tường thuật mô tả ngắn gọn sự kiện xảy ra theo thời gian từ lúc bắt đầu đến kết thúc Đoạn văn tu72ng thuật có 2 chức năng quan trọng là:

1/ Kiểu thức của DT Người tham gia phải có động

cơ để tham gia Kịch bản thu hút sự chú ý và

làm họ muốn tiếp tục tham gia đến cuối cùng 2/ Đặt ra các giai đoạn hành động qua việc cung cấp các th/tin mà người tham gia cần trong

suốt quá trình DT

Bài tập về viết kịch bản

bệnh khác?

B6 Viết sự kiện chính & viết các chi tiết các sự kiện (Write major & detailed

events)

Mục đích của viết sự kiện là cung cấp 1 cấu trúc nhằm:

• Liên kết các sự kiện diễn tập với các hành

động mà bạn muốn mọi người thực hiện;

• Tạo tính đồng nhất cho DT; Nếu các sự kiện không có cấu trúc liên quan nhau thì DT sẽ bị phân tán ra thành những hoạt động ngẫu

nhiên/ tùy tiện

Các sự kiện trong kịch bản cần phải mang tính thuyết phục, thống nhất & xuất phát/phù hợp với mục tiêu

Bài tập về viết các sự kiện chính

• Từ mục tiêu, bạn hãy viết 1 sự kiện chính và vài chi tiết của sự kiện

B7 Lập danh sách những công việc

phải làm (list expected actions)

Là các hoạt động hoặc quyết định mà bạn muốn người tham gia thực hiện nhằm thể hiện năng lực

- DT nhằm làm cho người tham gia suy nghĩ và hành động theo

1 cách chính xác, thông điệp cần bảo đảm sao cho ra kết quả định trước trong kế hoạch

- Danh sách những công việc phải làm giúp bạn viết các thông điệp hiệu quả

Dt cần tập trung lượng giá người tham gia có đáp ứng đúng

trong tình huống khẩn cáp không? Danh sách những công việc cần làm sẽ là cốt lõi của sự lượng giá

B7 Lập danh sách những công việc

phải làm (tt)

Loại hoạt động: 4 loại hoạt động mà người tham gia phải

thực hiện

• Verification: Thu thập hoặc xác minh th/tin.

người tham gia khác, tham khảo K.hoạch

tiên

nguồn lực

Để làm thế nào biết được hành động nào đúng khi đáp ứng với 1

sự kiện được đưa ra, bạn phải tham khảo kế hoạch

B7 Lập danh sách những công việc

phải làm (tt)

Liên quan với mục tiêu

• Các công việc phải làm phải phù hợp với mục tiêu Từ Mục tiêu đề ra công việc

cần làm

• Công việc cần làm xuất phát từ mục tiêu

và được thực hiện bởi người/ đ vị phù

hợp với mục tiêu

B8 Soạn các thông điệp của DT

Truyền th/điệp : bằng nhiều cách

Tính Tin cậy: dù truyền bằng cách nào thì phải

xuất phát từ nguồn tin cậy và truyền qua

những kênh đáng tin cậy

Liên quan với các hành động phải làm

- Th/điệp phải liên quan trực tiếp với các

hành động phải làm

- Mỗi 1 th/điệp được thiết kế để người

tham gia thực hiện 1 hoặc nhiều hành

động (phải làm)

Các biến số cần có trong Th/điệp

• Dù đơn giả hay phức tạp Th/điệp cần phải có 4 biế số chính

• communication: who sends what to whom,

with what effect.

• WHO ai gửi th/điệp

• SEND (th/điệp truyền đi bằng cách nào)

• WHAT (th/tin cần truyền)

• To WHOM ( người nhận)

• What Effect (hành động)

Bài tập B8.

• Chọn 1 Hành động cần phải làm, rồi Viết một mẫu thông điệp:

Tóm Tắt về các DT

Các Loại Diễn Tập

FULL SCALE Simulates a real event as closely as possible

Requires the actual movement of emergency personnel, equipment and resources

FUNCTIONAL

A simulated, interactive exercise to test the capability of an organization to respond, without the deployment of resources Also referred to as a ‘Command Post Exercise’.

DRILL

A coordinated, supervised exercise used to test a single operation or function Used to practice and perfect one clearly defined

activity.

TABLETOP The facilitated analysis of a situation within a controlled scenario Conducted in a low stress environment, often as a preparation for more

complex exercises.

ORIENTATION

An introductory exercise to familiarize participants with roles, plans, procedures or resources Presented as an informal discussion with little or no simulation.

hức

tạp

Các cấp độ :

Theo PUBLIC HEALTH AGENCY of CANADA

Pandemic Influenza Exercise Tool Kit Edition 3.1

Hôi thảo Định hướng

(Orientation seminar):

Dựa vào Thảo luận

• Giúp cho các thành viên làm quen với bản kế hoạch về nhiệm vụ - trách

nhiệm, hậu cần - nguồn lực, qui trình\ thủ tục, quen với trang thiết bị.

• Thường được thực hiện trong các cuộc họp (không mang tính trang trọng).

Diễn tập trong phòng họp (TTX)

Giới thiệu tabletop exercise (TTX) [diễn tập trong phòng họp] là một công cụ quản lý tình trạng khẩn cấp: như Đại dịch, thảm họa….

 Nội dung gồm: Mục đích, phạm vi, các loại diễn tập & Thiết kế và xây dựng diễn tập ở mức độ cơ bản.

• Là một bước chuẩn bị cho các loại diễn tập cấp độ phức tạp hơn.

• Được thực hiện trong một môi trường

không căng thẳng

Diễn tập Thực hành (Drill):

dựa vào Vận hành

• Là loại Diễn tập có phối hợp & giám sát, thường dùng để test sự vận hành của một hoạt động hay một chức năng

• Dùng để thực hành và hoàn thiện một hoạt động cụ thể (đã định trước)

Diễn tập Chức năng

(Functional):

dựa vào Vận hành

là diễn tập tương tác, dùng để test khả

năng của một cơ quan đối phó với một

sự kiện được mô phỏng (test các chức năng nhiệm vụ của kế họach hành

động của một cơ quan…

Là sự đáp ứng có điều phối trong một tình

huống khẩn trương, mô phỏng thực tế.

Diễn tập toàn diện (Full scale):

dựa vào Vận hành

• mô phỏng một sự kiện thực (hoặc càng thực

càng tốt) Dùng để đánh giá khả năng vận hành của tòan bộ hệ thống quản lý tình

huống khẩn cấp trong một bối cảnh căng thẳng cao độ, trong điều kiện đối phó thực

tế

• với sự tham gia\vận hành của toàn bộ nhân

lực, hậu cần, trang thiết bị

Diễn tập trong phòng họp (TTX)

thiếu sót của - bản kế hoạch (đại dịch), - chính sách

và - sự điều phối- phối hợp.

• Một TTX có cấu trúc tốt sẽ làm cho các nhà quản lý xem xét lại quy chế hiện hành; đề ra\xác định được quy chế đúng khi phải đương đầu với các khó khăn \ thách thức quan trọng

Đặc điểm của TTX:

không trang trọng

quyết định (trưởng đơn vị, trưởng nhóm…) & cộng sự của họ

cùng ngồi quanh một bàn tròn thảo luận

gắn với giải quyết các khó khăn một cách thật triệt để

…”

TTX khác với workshop hoặc seminar?

• TTX dựa vào một kịch bản cụ thể thảo luận trong một khoảng thời gian kéo dài linh hoạt

• TTX có tính cấu trúc hơn là workshop

hoặc seminar, vì kịch bản đã làm giới

hạn- hạn chế các hoạt động

• Một TTX tương tự như bên quân sự là tập trên sa bàn.

 mục đích phải thật rõ bằng câu xoáy vào đúng mục tiêu mong muốn

 Nêu đúng ý định của diễn tập

 Không nên nêu chi tiết làm thế nào để đạt được mục tiêu.

 VD: “Mục tiêu của diễn tập này là phê chuẩn

các quy định\thủ tục phòng chống đại dịch

Cúm.”

Mục Đích của TTX

 Một mục tiêu phải được mô tả bằng sự thực hiện được

kỳ vọng của những người tham gia.

 Các mục tiêu sẽ tạo ra một khung cho kịch bản.

 Các MT có thể là:

tại thực địa

trình\thủ tục phòng chống Đại dịch

Các Mục tiêu:

 Nêu chính xác phạm vi mà TTX bao hàm.

 Nêu rõ thành phần và số lượng người tham gia.

 Phạm vi giới hạn về thời gian, mức độ dịch, kế hoạch diễn tập …

 Phải kiểm soát được: phạm vi diễn tập không quá rộng, cũng như không quá phức tạp.

Phạm vi

 Kịch bản là “chuỗi sự kiện ” mà diễn tập dựa vào Kịch bản phải:

 Kịch bản phải được thiết kế một cách cẩn thận (dựa vào thực tế) để các mọi thành viên có thể tham gia

 Đòi hỏi của kịch bản Không nên quá khắt khe, nhưng cũng không quá dễ dãi

Kịch bản