Slide bài giảng chương 1 giới thiệu môn quản trị dự án

DỰ ÁN Máy móc đa dụng  Lao động có kĩ năng  Các hoạt động không lặp lại  Qui trình không chuẩn hoá  Đa dạng hoá kết hợp các yếu tố sản xuất → Sản phẩm duy nhất, sản lượng rất thấp

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

NỘI DUNG

1. Sản phẩm và dịch vụ

2. Dự án và các hệ thống sản xuất khác (Project vs other production system)

3. Dự án (Project)

4. Quản trị dự án (Project management)

5. Giám đốc dự án (Project manager – PM)

6. Các bên có liên quan (Stakeholders)

7. Cấu trúc tổ chức (Organizational structure)

8. Qui luật của quản trị dự án

2

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH

3

ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP

 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp?

 Lý do tồn tại của doanh nghiệp?

 Định hướng của doanh nghiệp?

 Các mục tiêu chiến lược và tài chính

4

CÁC HỆ THỐNG SẢN XUẤT

 Sản xuất hàng loạt (Mass)

 Sản xuất theo lô (Batch)

 Sản xuất thủ công (Job shop)

 Dự án (Project)

6

CẠNH TRANH

 Order qualifier

 Order winner

8

LỢI THẾ CẠNH TRANH

 Chi phí (Cost)

 Khác biệt hoá (Differentiation)

9

QUYẾT ĐỊNH VỀ HỆ THỐNG SẢN XUẤT

1. Thiết kế sản phẩm (Product design)

2. Hoạch định công suất (Capacity planning)

3. Thiết kế qui trình (Process)

4. Bố trí tiện ích (Layout)

5. Thiết kế công việc (Job design)

6. Hoạch định địa điểm (Location planning)

7. Quản lý tồn kho (Inventory management)

8. Hoạch định tổng hợp (Aggregate planning)

9. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)

SẢN XUẤT HÀNG LOẠT (MASS PRODUCTION)

 Qui trình rõ ràng, chuẩn hoá

 Máy móc thiết bị chuyên dụng cao

 Thâm dụng vốn

 Chuyên môn hoá lao động

 Vật liệu được xử lý bởi dây chuyền

 Vị trí lao động, máy móc cố định

 Hướng tới sản phẩm đồng dạng (product layout)

 Lượng cầu sản phẩm lớn (annual demand) hay tổng cầu lớn (high aggregate demand)

→ Sản phẩm đồng dạng, sản lượng cao, hiệu suất cao

→ Kém linh động – thích nghi kém với sự “thay đổi” – make to

SẢN XUẤT THEO LÔ (BATCH PRODUCTION)

 Qui trình rõ ràng, chuẩn hoá

 Máy móc thiết bị đa dụng

 Lao động có kĩ năng

 Vật liệu được xử lý xe nâng (folklift)

 Vị trí lao động, máy móc cố định

 Hướng tới qui trình (process layout)

 Lượng cầu sản phẩm thấp (annual demand) hay tổng cầu thấp (high aggregate demand)

→ Sản phẩm đa dạng, sản lượng vừa, hiệu suất vừa

→ Linh động – thích nghi với sự “thay đổi” 12

DỰ ÁN

 Máy móc đa dụng

 Lao động có kĩ năng

 Các hoạt động không lặp lại

 Qui trình không chuẩn hoá

 Đa dạng hoá kết hợp các yếu tố sản xuất

→ Sản phẩm duy nhất, sản lượng rất thấp

→ Linh động cao – thích nghi tốt với sự “thay đổi”

13

CÁC HỆ THỐNG SẢN XUẤT

Mức đa dạng ThấpCao

Thấp

Khả năng thích nghi

CaoThấp

Mass

Batch

Project

14

NGUỒN GỐC CỦA SỰ THAY ĐỔI

Môi trườn

g vĩ mô

Môi trườn

g vĩ mô

Môi trườn

g ngành

Môi trườn

g ngành

Thay đổi

Thay đổi

15

MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ

 Chính trị

 Tình hình chính trị ổn định → đầu tư lớn và mở rộng sản xuất kinh doanh (tiến hành xây dựng và mở rộng thêm qui trình sản xuất)

 Luật và qui định về môi trường → những thay đổi và cải tiến trong cách thức sản xuất (lắp đặt hệ thống xử lý chất thải hay nâng cấp công nghệ sản xuất mới giảm lượng khí thải)

 Kinh tế

 Hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới → lưu chuyển vốn và công nghệ dễ dàng (Tiếp nhận công nghệ chuyển giao)

 Thị trường được mở rộng → nhiều cơ hội kinh doanh được tạo ra (phát triển các sản phẩm mới cho thị trường mới hay cải tiến sản phẩm cho thị trường hiện tại)

MÔI TRƯỜNG NGÀNH

 Nhà cung ứng/khách hàng

 Đòi hỏi sản phẩm phức tạp hơn → chi phí đáp ứng cao

 Chi phí chuyển đổi thấp

 Đối thủ tiềm năng

 Rào cản gia nhập thấp

 Đối thủ hiện tại

 Số lượng đối thủ lớn trong nhóm chiến lược

 Các sản phẩm trong ngành tương đồng

 Sản phẩm thay thế

 Công nghệ mới tạo ra nhiều sản phẩm đem lại giá trị cho khách hàng

 Sự cải tiến liên tục

 Sản phẩm bổ trợ

KHÁI NIỆM

 Định nghĩa

 Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện nhằm tạo ra

những sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất

19

VÒNG ĐỜI

 Vòng đời: là tập hợp tất cả các giai đoạn kết nối điểm đầu và điểm cuối của dự án

 Giai đoạn bắt đầu

 Giai đoạn giữa

 Giai đoạn kết thúc

 Vòng đời dự án xác định

 Những công việc nào cần phải thực hiện trong mỗi giai đoạn

 Kết quả của từng giai đoạn đạt được khi nào và cách thức để kiểm định và đánh giá

 Những cá nhân nào có trách nhiệm trong từng giai đoạn

21

VÒNG ĐỜI (TT.)

 Những điểm tương đồng giữa các vòng đời dự án

 Các giai đoạn nối tiếp có thứ tự

 Chi phí thấp ở giai đoạn đầu, đỉnh tại giai đoạn giữa và giảm mạnh ở giai đoạn đóng

22

 Đòi hỏi pháp lý – nhà máy sản xuất triển khai dự án xử lý chất thải cho nhóm

nguyên vật liệu mới

 Tiến bộ công nghệ - công ty phần mềm triển khai dự án cho phiên bản nâng cấp của trò chơi sau khi công ty điện tử giới thiệu máy chơi games thế hệ mới

24

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

25

KHÁI NIỆM

 Quản trị dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật để thực hiện tất cả các hoạt động dự án Quản trị dự án được thực hiện thông qua việc kết hợp các quá trình khởi tạo, hoạch định, thực hiện, kiểm tra và kết thức dự án.

 Theo định nghĩa về dự án, nhu cầu thực hiện các hoạt động không

lặp lại nhằm đạt một mục đích rõ rang và duy nhất là lý do cho việc

quản trị dự án

26

 Sự đánh đổi (quan hệ) giữa phạm vi (scope), thời gian (time) và chi phí (cost)

 Các sự kiện ảnh hưởng tiêu cực tới 1 trong 3 yếu tố trên ≈ rủi ro dự án

 Chất lượng cao ≈ cung ứng đúng sản phẩm/dịch vụ đúng thời hạn và trong ngân sách

 Chất lượng cao ≈ thoả mãn cao

 Sử dụng các kế hoạch, phương pháp giải quyết các vấn đề hay kì vọng của các bên có liên

27

BẢN CHẤT

 Việc tạo ra các sản phẩm dịch vụ phức tạp, to lớn và duy nhất như kim

tự tháp, vạn lý trường thành hay toà nhà trong những giới hạn khắt khe

về thời gian và ngân sách kết hợp với sự thiếu những khả năng thực hiện đòi hỏi sự hình thành mới các phương pháp cho các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức và kiểm tra Những phương pháp này hoàn toàn khác so với quản trị vận hành nói chung (Creation of complex, giant

products and services such as pyramid, the great wall, bridges, houses with performance capabilities not

previously available and within acceptable schedule and budget requires development of new methodology of planning, organizing, staffing and controlling This discipline significantly different from the one to manage the entire firm – the essence of project management.) 28

BẢN CHẤT (TT.)

QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Loại công việc Lặp lại, liên tục Duy nhất, không lặp lại

Trọng tâm Hoàn thành công việc hiệu quả Hoàn thành dự án

Trách nhiệm

quản lý Quản lý con người Quản lý công việc

Ngân sách Ngân sách được huy động liên tục Ngân sách tài trợ cho dự án cụ thể

Ứng phó với

sự thay đổi Ít ứng phó Thời gian ứng phó dài Ứng phó nhiều Thời gian ứng phó ngắn hơn

Rủi ro Công việc ổn định, ít rủi ro Rủi ro cao vì công việc là duy nhất

và không biết trước

29

QUẢN TRỊ DỰ

ÁN HIỆU QUẢ

Click icon to add picture

• Hiểu biết phương pháp, công

cụ, và kĩ thuật quản trị dự án

• Hiểu biết lĩnh vực của dự án đang thực hiện như nguyên tắc hay các tiêu chuẩn

• Hiểu môi trường của dự án

• Hiểu các chức năng vận hành

• Các kĩ năng cá nhân

30

NĂNG LỰC RIÊNG BIỆT

 Điểm mạnh chiến lược

 EOS

 Kênh phân phối

 Chuyên môn hoá và qui trình

 Khả năng quản trị dự án: dự án giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và giảm thiểu rủi

ro thất bại

 Tỉ trọng doanh thu/ ngân sách cho các dự án

 Ngành : (1) ngành trong giai đoạn tăng trưởng; (2) sản phẩm cùa ngành phức tạp và duy nhất; (3) vòng đời sản

phẩm ngắn; (4) tốc độ đổi mới và thay đổi công nghệ cao

 Doanh nghiệp là tập hợp các dự án độc lập (các sản phẩm khác nhau, phân khúc khác nhau)

 Doanh nghiệp hướng tới mục tiêu tăng trưởng

31

MÔ HÌNH

32

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QTDA

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và phân rõ trách nhiệm

 Sớm phát hiện và đàm phán giải quyết những khó khăn

 Tạo ra sản phẩm có chất lượng

 Cắt giảm biên chế (quản lý trung gian)

 Kiểm soát chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm

 Phản ứng nhanh nhạy với cơ hội thị trường

33

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

 Quản lý tốt phạm vi của dự án

 Quản lý nguồn nhân lực của dự án

 Quản lý tốt giao tiếp đảm bảo các bên đều nhận được đúng và đủ thông tin

nhằm theo dõi tiến độ dự án

 Quản lý thời gian thực hiện dự án → hoạch định và lên lịch trình

 Quản lý chất lượng để đảm bảo kết quả/ sản phẩm dự án thoả mãn khách hàng

 Quản lý chi phí tốt

34

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN (TT.)

 Các kĩ năng cần thiết

Kĩ năng quản lý thời gian và lịch trình

Khả năng lãnh đạo Quản lý nguồn lực Thương lượng Giao tiếp Hiểu biết thị trường và quan hệ khách hàng Chi phí và ngân sách

35

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

Khả năng phối hợp tốt giữa các

Trách nhiệm cao trong công tác tổ

36

NHỮNG BÊN

CÓ LIÊN QUAN

Click icon to add picture

Là những cá nhân hay tổ chức quan tâm

và có khả năng ảnh hưởng tới việc thực hiện và kết quả của

dự án.

Đội quản trị dự án cần phải nhận biết những đòi hỏi hay kì vọng từ dự án của các bên có liên quan 37

NHỮNG BÊN CÓ LIÊN QUAN

 Giám đốc dự án (PM): chịu trách nhiệm quản trị dự án

 Khách hàng/người dùng: cá nhân hay tổ chức sử dụng đầu ra của dự án Có thể tồn tại nhiều lớp khách hàng

 Tổ chức thực hiện: tổ chức sử dụng nguồn lực (nhân lực) để thực hiện các hoạt động của dự án

 Thành viên đội dự án: các thành viên đảm trách một hay nhiều hoạt động dự án nhất định

 Đội quản lý dự án: các thành viên tham gia trực tiếp các hoạt động quản trị dự án

 Nhà tài trợ: cá nhân hay tổ chức cung cấp nguồn lực tài chính cho dự án

 Các nhóm ảnh hưởng: các cá nhân hay nhóm không sử dụng sản phẩm của dự án nhưng có ảnh hưởng tới dự án vì có ảnh hưởng tới khách hàng hay tổ chức thực hiện dự án

38

TƯƠNG GIỮA CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN

PM Chính phủ

QUI LUẬT TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Dự án tiến triển nhanh cho tới khi mức độ hoàn thành là 90%, sau đó tiến độ gần như rất chậm

 Khi một điều gì đó đang tiến triển thuận lợi, một điều gì đó khác tiến triển ngược lại Một điều gì đó không thể xấu hơn, thực tế sẽ còn xấu hơn; khi môt điều gì đó đang tiến triển tốt, bạn đã bỏ xót chi tiết nào đó

 Nếu phạm vi dự án được phép thay đổi dễ dàng, tốc độ của những thay đổi sẽ cao hơn tốc độ tiến triển dự án

40

QUI LUẬT TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN (TT.)

 Không có hệ thống nào không sai lỗi Nhưng nỗ lực sửa chữa những sai lỗi thường tạo ra những sai lỗi khác còn khó tìm hơn

 Một dự án hoạch định không cẩn thận sẽ kéo dài gấp 3 lần thời gian

dự kiến Một dự án được hoạch định tốt sẽ kéo dài gấp đôi thời gian

dự kiến

 Đội dự án thường né tránh báo cáo tiến độ vì điều đó chỉ ra rằng họ không làm công việc tiến triển theo đúng kế hoạch

41