Các dịch vụ kinh doanh tại Bưu điện Đà Nẵng IV: STT Tên dịch vụ bưu chính STT Tên dịch vụ bưu chính 2 Bưu phẩm trong nước và ngoài 3 Bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS, trong và ngoài nước 1
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang bước vào thế kỷ 21, thế kỷ của nền thông tin - tin học Đất nướcchúng ta cũng đang tiến hành xây dựng nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa Vì vậy, việcứng dụng các công nghệ thông tin vào trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước là
điều vô cùng cần thiết và quan trọng Mà “công cụ” phục vụ đắc lực cho công cuộc đó
không thể nói đến ngành bưu chính và công nghệ thông tin Trải qua hơn 64 năm xâydựng và phát triển, ngành bưu chính viễn thông đã góp phần không nhỏ vào công cuộcđiều hành, chỉ đạo và truyền đạt các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước ta Vàhôm nay khi chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của nền văn minhthông tin thì thực sự ngành bưu chính viễn thông đã trở thành một trong những ngànhkinh tế kỹ thuật mũi nhọn, đầy tiềm năng thúc đẩy và phát triển kinh tế xã hội của đấtnước
Và chính vì để đáp ứng được xu thế của thời đại, tạo ra thế và lực mới mà Đảng vàNhà nước ta đã cho phép thành lập Tập đoàn bưu chính - viễn thông Việt Nam vào tháng1/2006 và đến 1/2008 đã chia tách thành Tổng công ty bưu chính và Tổng công ty viễnthông đây cũng là hành trang và nội lực để chúng ta chủ động hội nhập nền kinh tế quốctế
Là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam được thành lập theoQuyết định số 538/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Tập đoàn Bưu chính viễnthông Việt Nam, tuy mới thành lập sau khi chia tách Bưu chính - Viễn thông từ tháng1/2008 nhưng Bưu điện Thành phố Đà Nẵng đã có bề dày lịch sử trong lĩnh vực bưuchính trong thời gian kháng chiến chống Mỹ cứu nước đến những năm hòa bình thốngnhất và cho đến nay Nhận thức được cơ hội cũng như thách thức trong giai đoạn mới,với nội lực sẵn có Bưu điện Đà Nẵng đã sẵn sàng thích ứng với mô hình sản xuất mới vàtừng bước hoàn thành mô hình tổ chức, quản lý nâng cao năng lực cạnh tranh trên thịtrường đồng thời tạo đà để phát triển ổn định và bền vững, nhằm đáp ứng nhu cầu vànhiệm vụ mới trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước theo con đường côngnghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Với mục tiêu đảm bảo thông tin bưu chính - viễnthông mọi lúc mọi nơi và trong mọi tình huống, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo của Đảngcủa Nhà nước, phục vụ các cấp cho các ngành và nhân dân, đa dạng hóa các loại hình,
mở rộng dịch vụ và nâng cao chất lượng mạng lưới, chất lượng dịch vụ bưu chính viễnthông Bưu điện Đà Nẵng đã tạo ra cho mình những yếu tố quyết định nhằm nâng cao vịthế và năng lực cạnh tranh trước mắt cũng như lâu dài
Hệ thống bưu chính - viễn thông Thành phố Đà Nẵng là một trong 3 Trung tâm lớn
về bưu chính viễn thông của cả nước, với mạng lưới trải rộng đều khắp trên toàn Thànhphố, trên đường cáp quang Quốc tế nằm trên địa bàn Hòa Hải Quận Ngũ Hành Sơn Hệthống bưu chính viễn thông Đà Nẵng đủ khả năng đáp ứng một cách đầy đủ nhất các yêucầu của mọi tổ chức cá nhân trên địa bàn Thành phố và khu vực miền Trung TâyNguyên
Với những kiến thức được thầy cô truyền đạt ở trong nhà trường cùng với một sốkinh nghiệm được rút ra qua quá trình thực tập tại đơn vị cơ sở Bưu điện Đà Nẵng IV.Tôi đã tập hợp và thu nhập được một số kiến thức trên lý thuyết cũng như một số kinhnghiệm thực tiễn, trên cơ sở đó tôi thực hiện báo thực tập, tốt nghiệp với nội dung:
“Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính viễn thông”
Trang 2Được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo, các anh chị tại đơn vị thực tập và sựhướng dẫn nhiệt tình của thầy cô ở trường, tôi đã hoàn thành được báo cáo của mìnhtrong một thời gian có hạn Tuy nhiên với sự hạn hẹp về thời gian cũng như việc thu thập
và xử lý thông tin nên không tránh khỏi những thiết sót cần được bổ sung Rất mongđược sự hỗ trợ giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy cô để báo cáo tốt nghiệp của tôiđược hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn
Trang 3PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG
I/ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Là một trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa lớn của khu vực miền Trung và TâyNguyên, Đà Nẵng từ lâu được xem là một tỉnh thành quan trọng của đất nước, tương tựnhư Hà Nội ở miền Bắc, Thành phố Hồ Chí Minh ở miền Đông Nam Bộ và Cần Thơ ởMiền Tây Nam Bộ Tuy nhiên, đến năm 1997, khi Chính phủ quyết định tách Đà Nẵng rakhỏi Quảng Nam thì thành phố này mới thực sự có được cơ hội để vươn lên tìm kiếmmột hướng đi thích hợp cho sự giàu mạnh, tiến bộ và phát triển Giờ đây, trước thềm thế
kỷ 21, chúng ta thử nhìn lại một cách hệ thống hơn những thế mạnh và tiềm năng to lớncủa vùng đất này, một vùng đất mà chẳng bao lâu nữa có thể giữ một vai trò quan trọngtrong tiến trình hội nhập đất nước vào khu vực Đông Nam Á, châu Á và quốc tế
Trước hết, về mặt địa lý, phải thừa nhận rằng Đà Nẵng đã được thiên nhiên ưu đãimột cách khá đặc biệt Với diện tích hơn 15.942km2, nằm ở trung độ cả nước, cách thủ
đô Hà Nội 759 km, cách thành phố Hồ Chí Minh 917km, Đà Nẵng là hình ảnh thu nhỏcủa đất nước Việt Nam với đầy đủ các loại địa hình rừng núi (Hòa Bắc, Hòa Phú ),trung du (Hòa Khương, Hòa Sơn ) đồng bằng (các phường xã vùng ven) và hải đảo(Hoàng Sa)
Với vị trí tự nhiên nằm ở tọa độ 1080 17’30” kinh tuyến Đông và 16017’30” vĩ tuyếnBắc, Đà Nẵng lại có thêm một lợi thế về thời tiết, khí hậu Ở đây mùa Đông không quálạnh, mùa hè không quá nóng, nhiệt độ trung bình 270 là một nhiệt độ tương đối dễ chịu
ở một xứ nhiệt đới Thời tiết chia 2 mùa mưa nắng rõ rệt, mùa năng không quá khô hạn
và mùa mưa thường không kéo dài, không có những đợt mưa dầm dề từ ngày này sangngày khác làm cản trở giao thông, thương mại như ở nhiều nơi khác Dãy Sơn Trà ánngự mặt biển Đông, như một bức bình phong thiên nhiên giúp Thành phố tránh được sứctàn phá nặng nề của những cơn bão lớn cũng là một thuận lợi để các nhà đầu tư yên tâmxây dựng những công trình kiến trúc quy mô trong thế kỷ mới
Một thế mạnh nổi bật khác của Đà Nẵng là hệ thống vận tải vô cùng thuận tiện vớicác loại đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt và đường hàng không nằm ở ngaytrung độ của đất nước và khu vực
Cộng tất cả những lợi thế về đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt và đườnghàng không Đà Nẵng có một thế mạnh nổi bật về giao thông vận tải Bước vào thế kỷ
21, khi các loại phương tiện giao thông như tàu thủy, xe hơi, xe lửa, máy bay được cảitiến theo hướng hiện đại hóa những lợi thế này sẽ càng nổi rõ hơn
Là đô thị lớn thứ hai của miền Nam, lớn thứ ba của cả nước (sau Hà Nội, TP Hồ ChíMinh) Đà Nẵng có một hệ thống cơ sở hạ tầng rất phát triển với một mạng lưới dịch vụbưu chính viễn thông xếp vào loại hiện đại, một hệ thống ngân hàng đa dạng, một mạnglưới điện, nước ổn định và nhiều cơ sở vật chất khác ngày càng hoàn thiện, đủ khả năngđáp ứng mọi yêu cầu của kinh doanh, sản xuất và đời sống
II/ GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG:
Bưu điện Thành phố Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính ViệtNam được thành lập theo Quyết định số 538/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 củaTập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tuy mới thành lập sau khi chia tách Bưuchính - Viễn thông từ tháng 1/2008 nhưng Bưu điện Thành phố Đà Nẵng đã có bề dày
Trang 4lịch sử trong lĩnh vực Bưu chính trong thời gian kháng chiến chống Mỹ cứu nước đếnnhững năm hòa bình thống nhất.
Về bưu chính viễn thông, Đà Nẵng hiện được xem là một trong ba trung tâm bưuđiện lớn nhất nước với tất cả các loại hình phục vụ hiện đại và tiện lợi, như điện thoại cốđịnh, điện thoại di động, điện thoại thẻ, máy nhắn tin, Internet (viễn thông), chuyểntiền nhanh, chuyển phát nhanh điện hoa (bưu chính) Mạng lưới viễn thông của Thànhphố hiện nay gồm 2 tổng đài chính và 12 tổng đài vệ tinh với dung lượng hơn 40.000 số.Chất lượng và số lượng các dịch vụ viễn thông ngày càng được nâng cao nhờ vào khaithác, sử dụng những công nghệ hàng đầu thế giới như mạng Viba số PDH-140Mb/s,mạng cáp quang SDH-2,5 bb/s, Tổng đài Toll AXE-10 các tuyến cáp quang biển quốc
tế, khu vực và quốc gia, đặc biệt là tuyến cáp quang biển SMW3 đã và sẽ đưa vào khaithác sử dụng cho phép Bưu điện Đà Nẵng nâng cao hiệu quả kinh doanh, phục vụ lênngang tầm với các nước tiên tiến có nền kỹ thuật viễn thông phát triển
Với gần 1000 cán bộ nhân viên (trong đó có 24% trình độ đại học và trên đại học)làm việc tại hàng chục trung tâm khoa học kỹ thuật và 61 bưu cục (bình quân 11.000dân/1 bưu cục) Bưu điện Đà Nẵng có khả năng đáp ứng tất cả mọi nhu cầu của kháchhàng trong và ngoài nước Trong tương lai, các mạng Internet, mạng thông tin di dộng đãtruy nhập CDMA sẽ giúp cho các nhà đầu tư nắm được những thông tin kinh tế toàncầu mới nhất chỉ sau vài giây đồng hồ
SƠ ĐỒ BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG I
Bưu điện Đà Nẵng IV là đơn vị trực thuộc Bưu điện Thành phố Đà Nẵng Ngoài việcđảm nhiệm khai thác các dịch vụ về bưu chính - viễn thông nhằm phục vụ nhu cầu vềthông tin cho các cấp ủy Đảng Chính quyền và các tổ chức đoàn thể, các ban ngành, cácđơn vị kinh tế và nhân dân trên địa bàn Bưu điện Đà Nẵng IV còn chú trọng đến việc xâydựng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ổn định theo hướng chủ động khai thác mọi
Bưuđiện hệI
Bưu điện
Đà NẵngII
Bưu điện
Đà NẵngIII
Bưu điện
Đà NẵngIV
Hệ thống
cục
Trang 5tiềm năng, nguồn lực về cơ sở vật chất, lao động, nhu cầu thị trường nhằm tiếp tục chiếmgiữ vai trò chủ đạo trong thị trường cung cấp các dịch vụ Bưu chính viễn thông trên địabàn phục vụ.
Bưu điện Đà Nẵng IV có 5 bưu cục và 11 điểm Bưu điện VH xã mỗi bưu cục có 1trưởng bưu cục được phân bổ đều và hợp lý trên toàn địa bàn, khả năng phục vụ được cảithiện đáng kể, bán kinh phục vụ đã được rút ngắn
Bố trí lao động và kết cấu lao động:
Trang 6SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG IV
Phòng
kế toán
Thucước
Tiếpthị Bảo vệ Lái xe Kỹ thuậttin học
Bưu điện Trung tâm
Bưu điện Miếu Bông
Bưu điện Túy Loan
Bưu điện Hòa Tiến
Bưu điện Hòa Sơn
Bưu điện Bà Nà
Bưu điện
VH xã Hòa PhướcBưu điện
VH xã Hòa ChâuBưu Điện
VH xã Hòa Tiến
Bưu điện
VH xã Hòa KhươngBưu điện
VH xã Hòa Phong
Bưu điện
VH xã Hòa NhơnBưu điện
VH xã Hòa NinhBưu Điện
VH xã Hòa Bắc
Bưu điện
VH xã Hòa PhúBưu điện
VH xã Hòa LiênBưu Điện
VH xã Hòa Sơn
Trang 7Chức năng nhiệm vụ của bưu điện Đà Nẵng:
- Đảm nhiệm việc khai thác các dịch vụ về Bưu chính Viễn Thông nhằm phục vụnhu cầu về thông tin cho cấp ủy Đảng, chính quyền và các tổ chức đoàn thể các banngành, các đơn vị kinh tế và nhân dân trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng
- Xây dựng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ổn định theo hướng chủ độngkhai thác mọi tiềm năng nguồn lực về cơ sở vật chất lao động, nhu cầu thị trường,nhằm tiếp tục chiếm giữ vai trò chủ động trong thị trường cung cấp dịch vụ Bưu chínhviễn thông trên địa bàn phục vụ
- Tập trung nâng cao hiệu quả kinh doanh, chất lượng khai thác các dịch vụ Bưuchính viễn thông, chất lượng phục vụ, chăm sóc khách hàng, phát triển dịch vụ mới,xúc tiến mạnh các chương trình quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi và điều tra nghiên cứuthị trường
- Hoàn thiện mô hình tổ chức, củng cố và quy hoạch đội ngũ cán bộ từ cấp tổ trởlên Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên về các khả năng hoàn thànhnhiệm vụ trong tình hình mới đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu hoạt động củaBưu chính trong giai đoạn sắp tới
- Chú trọng đầu tư thiết bị, công cụ để hiện đại hóa công nghệ khai thác các dịch
vụ Bưu chính Viễn thông Thường xuyên duy tu, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở vật chấtmạng lưới các bưu cục để thu hút khách hàng
- Xây dựng đơn vị đoàn kết, phát huy dân chủ, văn minh bưu điện Chăm lo đờisống vật chất, tinh thần, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng - hợp pháp thực hiệnđầy đủ các chế độ chính sách đối với người lao động
Các dịch vụ kinh doanh tại Bưu điện Đà Nẵng IV:
STT Tên dịch vụ bưu chính STT Tên dịch vụ bưu chính
2 Bưu phẩm trong nước và ngoài
3 Bưu phẩm chuyển phát nhanh
EMS, trong và ngoài nước
10 Thuê bao hộp thư
4 Bưu phẩm, bưu kiện khai giá 11 Điện hoa
5 Chuyển tiền trong nước 12 Tiết kiệm bưu điện
6 Bưu kiện trong và ngoài nước 13 Dịch vụ chuyển hàng thu tiền
7 Chuyển tiền quốc tế đến 14 Bưu gửi phát trong ngày
STT Tên dịch vụ viễn thông STT Tên dịch vụ viễn thông
1 Điện thoại trong và ngoài nước 4 Thu cước thuê bao điện thoại
3 Bureaufax trong nước và quốc tế
Vài nét về hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Đà Nẵng IV:
Xét doanh thu trong những năm 2006, 2007 và 6 tháng đầu năm 2008 để thấy sựtăng trưởng trong sản xuất kinh doanh của Bưu điện Đà Nẵng IV
Trang 8STT Tên chỉ tiêu sản phẩm Doanh thu năm 2008 Doanh thu năm 2009
Doanh thu 6 tháng đầu năm
Doanh thu 6 tháng đầu năm
-%
2007/
2008
-% 2008/ 2009
Nhìn vào bảng trên ta thấy:
+ Doanh thu các dịch vụ Bưu chính năm 2008 giảm 19.22% so với năm 2007, và 6tháng đầu năm 2008 tăng 27.78% so với cùng kỳ năm 2007
+ Doanh thu các dịch vụ viễn thông năm 2008 giảm 26.56% so với năm 2007nhưng 6 tháng đầu năm 2009 đã tăng 25.23% so với cùng kỳ năm 2008
+ Doanh thu PHBC năm 2008 giảm 3.03% so với năm 2007, 6 tháng đầu năm
2009 giảm 7.08% so với cùng kỳ năm 2008
So sánh tổng doanh thu thì năm 2008 giảm 48.81% với năm 2007, 6 tháng đầunăm 2009 tăng 45.93% so với 6 tháng đầu năm 2008, như vậy tình hình sản xuất kinhdoanh của Bưu điện Đà Nẵng IV tăng cao so với trước khi chia tách Tuy nhiên doanhthu của nghiệp vụ phát hành báo chí giảm nhẹ vào năm 2008
Trang 9PHẦN 2: HOẠT ĐỘNG
A CÂC DỊCH VỤ BƯU CHÍNH
I Quy trình nhận gửi:
1 Quy trình nhận gửi thư, bưu thiếp:
Nhận gửi qua thùng thư:
- Thư, bưu thiếp gửi thường hay có sử dụng dịch vụ đặt biệt mây bay, phât nhanh,lưu ký, người gửi dân tem đủ cước phí trả lời rồi gởi văo thùng thu đặt tại câc điểmphục vụ
- Đến giờ quy định, nhđn viín bưu điện có trâch nhiệm mở thùng thư lấy thư mang
về bộ phận khai thâc để xử lý đóng đi
Nhận gửi tại giao dịch:
- Kiểm tra bì, họ tín, địa chỉ người gửi, người nhận có đảm bâo chính xâc không?
- Giao dịch viín cđn BP tính cước vă bâo cho khâch hăng, nếu khâch hăng đồng ýgửi thì giao dịch viín thu tiền đổi thănh tem dân tương ứng lín bưu phẩm
- Hướng dẫn khâch hăng tự tay cho văo thùng thư đặt tại giao dịch
SƠ ĐỒ MINH HỌA
b Nhận gửi Bưu phẩm ghi số:
- Kiểm soât trước khi nhận gửi:
+ Nếu lă thư từ, công văn, tăi liệu thì kiểm tra vỏ bọc, kích thước, địa chỉ ngườigửi vă người nhận trín bưu gửi
+ Nếu lă gói đựng vật phẩm thì thực hiện:
Kiểm tra vật phẩm gửi để xử lý câc vật phẩm cấm gửi vă gửi có điều kiện nếuhăng hóa kinh doanh thì kiểm tra chứng từ thuế (nếu có)
Hướng dẫn vă kiểm tra câch gói bọc vă ghi địa chỉ trín bưu gửi
Kiểm tra kích thước, khối lượng phải đảm bảo
Thực hiện niím phong bưu phẩm trước mặt khâch hăng
- Cấp vă hướng dẫn khâch hăng viết phiếu gửi BĐ I, lưu ý khâch hăng câc thôngtin mặt sau liín 2 phiếu BĐ1 Giới thiệu câc dịch vụ cộng thím để khâch hăng sửdụng
- Kiểm tra phiếu BĐ1, đối chiếu với địa chỉ trín bưu gởi vă hướng dẫn điều chỉnh(nếu cần)
- Cđn khối lượng, phđn loại, tính cước phí; ghi loại khối lượng vă cước phí lín bưugửi, đânh dấu loại, ghi khối lượng vă cước phí lín BĐ1 Trong trường hợp khâch hăng
có sử dụng dịch vụ cộng thím thì thể hiện dịch vụ lín bưu gửi, BĐ1 vă tính cước đầyđủ
- Tâch 1 nhên BĐ2 có đóng dấu lín bưu cục dân lín bưu gửi phía dưới địa chỉngười gửi, ghi số hiệu BĐ2 lín BĐ1
Cân BP, tính cước và báo tiền cước
Thu tiền giao tem hoặc quay máy tem
GDV giao
BP để khách hàng tự bỏ vào thùng thư
Trang 10- Hoàn chỉnh bưu gửi, phiếu gửi BĐ1, lập hóa đơn BC01 (nếu cần)
- Thông báo cho khách hàng số tiền cước, thu cước và cấp biên lai BĐ1 hay hóađơn BC01 cho khách hàng
- Dán tem hay in cước thay tem lên phần quy định trên bưu phẩm; đóng dấu ngàylên mặt sau chứng từ thuế (nếu có) cho chứng từ thuế vào phong bì BC14 đính kèmvới bưu gửi, trên phong bì BC14 ghi chú : “chứng từ thuế của bưu phẩm số ”
- Lưu liên thứ nhất BĐ1 theo số thứ tự BĐ2 Cuối ngày đóng thành tập để làmchứng từ kế toán và tra cứu khi cần thiết
- Nhập số liệu vào máy tính, làm thủ tục để chuyển bưu phẩm cho bộ phận tiếptheo
Nhận gửi bưu phẩm ghi số gửi nhiều:
Nhằm đáp ứng cho nhu cầu khách hàng gửi Bưu phẩm ghi số cùng một lúc, mộtđịa chỉ mà không cần ghi nhiều BĐ1 và để thuận tiện trong công tác nhận gửi, để côngviệc nhận gửi được nhanh chóng Bưu điện có dịch vụ gửi Bưu phẩm ghi số gửi với sốlượng nhiều
- Khi cơ quan có nhu cầu gửi bưu phẩm ghi số, gửi số lượng nhiều thì sẽ được ưutiên cấp một số BC16 thay cho phiếu gửi BĐ1 và một số nhãn Bưu phẩm ghi số BĐ2
đã có dấu ngang mã số và tên bưu cục Trên mỗi nhãn đều có số hiệu và tên viết tắtcủa cơ quan đơn vị
- Khi đến gửi bưu phẩm ghi số gửi số lượng nhiều thì các cơ quan đó phải gắn sẵnnhãn số BĐ2 trước và kê rõ các mục trên 2 liên BC16 qua giấy than:
+ Số thứ tự Bưu gửi
+ Số hiệu bưu gửi của Bưu điện
+ Tên địa chỉ người nhận
* GDV tiến hành nhận gửi như sau:
+ Kiểm tra lại số lượng bưu gửi thực nhận đối chiếu với số lượng đã kê trên BC16.Vòng tròn lại số lượng sau cùng, ghi số lượng thực nhận bằng số bằng chữ, gạch chéophần còn trống của bảng kê
+ Cân khối lượng tính cước phí và thông báo cước cho khách hàng
+ Ký tên đóng dấu nhật ấn
+ Thu tiền nếu đơn vị trả tiền hoặc ghi nợ
+ Dán tem lên mặt bưu phẩm
+ Với bưu phẩm là hàng hóa thì kiểm tra nội dung, hướng dẫn gói bọc niêm phongbằng kẹp chì như đối với bưu phẩm gửi lẻ
+ Đối với những khách hàng mới đến gửi mà chưa đăng ký trước với Bưu điệnhoặc tại bưu điện, giao dịch viên cũng phải kê trên BC16
Ấn phẩm minh hoạ
Trang 11 Sơ đồ minh hoạ: Quy trình nhận gửi bưu phẩm ghi số với số lượng nhiều
1.1.3 Chấp nhận bưu gửi ghi số có sử dụng dịch vụ cộng thêm:
Nguyên tắc chung:
- Khi gửi bưu phẩm Bưu kiện khách hàng có thể yêu cầu sử dụng một hay nhiềucác dịch vụ cộng thêm trong cùng một lúc nhưng các dịch vụ trái ngược nhau (vd: Đã
sử dụng dịch vụ phát nhanh thì không sử dụng dịch vụ lưu ký trong cùng một lúc)
- Khi sử dụng dịch vụ nào thì khách hàng trả tiền dịch vụ đó
Giao dịch viên đóng dâu dịch vụ cộng thêm lên bưu phẩm, ấn phẩm sổ sách liênquan
a Dịch vụ báo phát
Quy trình:
- Khi khách hàng đến gửi bưu phẩm ghi số có yêu cầu sử dụng dịch vụ cộng thêm
là báo phát (BC07) thì quy trình vẫn tương tự như không sử dụng dịch vụ cộng thêmnhưng thêm ấn phẩm BC07
- Cấp BC07, BĐ1 hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin
- Nhận lại BC07 đối chiếu họ tên địa chỉ trên phong bì với phiếu BC07 có khớpkhông, hoàn tất các chi tiết trên BC07 như: ghi loại bưu phẩm, số hiệu, ký gửi tại bưucục, ngày ký gửi dấu ngang bưu cục không khung, đóng nhật ấn
- Hoàn chỉnh BĐ1 đóng dấu AR lên 2 liên của BĐ1, cước AR 1000đ là đối vớibưu phẩm thường, 3000đ đối với bưu phẩm ghi số
- Dán tem tương ứng với cước phí trên vỏ bưu phẩm
- Đóng AR lên bưu phẩm và nhật ấn hủy tem
- Ghim BC07 với bưu gửi để gửi đi
- Bỏ bưu phẩm đã hoàn chỉnh vào nơi quy định và chào khách hàng cảm ơn kháchhàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện
Thu tiền, cấp hóa đơn BC01
cho KH (nếu thu tiền mặt)
hoặc ghi số theo dõi (ghi nợ)
Hoàn tất BC16
Cân, ghi trọng lượng, tiền cước lên từng BP
Dán tem hoặc
quay tem máy
lên từng BP
Vào sổ BC28 giao sang KT3
để chuyển đi
Giao liên 2 BC16 cho KH
Trang 12giá trị đã khai, Bưu điện sẽ hoàn lại cho người sử dụng các khoản mức cơ bản, cácdịch vụ cộng thêm (nếu có) trừ cước khai giá.
- Mức bồi thường tối đa: 100% giá trị vật phẩm hàng ký gửi Đối với các bưu gửikhai giá là các giấy tờ và tài liệu thì Bưu điện chỉ bồi thường cho các chi phí cho việcthiết lập các giấy tờ tài liệu đó không kể các chi phí khác dưới bất cứ hình thức nào đểkhai thác tái tạo khôi phục lại chúng
- Nhận lại phiếu gửi BĐ1, phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá, nhận lại bưu phẩm saukhi khách hàng đã ghi xong, đối chiếu với BĐ1 và yêu cầu dịch vụ khai giá với vỏ bọcbưu phẩm
- Kiểm soát lại và hoàn thiện phiếu gửi Lưu ý khách hàng việc xác định ngườiđược ủy quyền đòi bồi thường trong trường hợp xảy ra tổn thất
- Cân bưu phẩm tính cước thu thêm cước dịch vụ khai giá theo quy định là 0,7%giá trị khai (chưa VAT) báo cho khách hàng biết rồi ghi lên BĐ1
- Đóng dấu khai giá lên bưu phẩm và các ấn phẩm liên quan Ghi khối lượng vàtiền cước lên vỏ bọc bưu phẩm
- Niêm phong bưu phẩm bằng băng keo đặc thù, mời khách hàng ký tên hoặc thểhiện chữ ký riêng trên băng keo đặc thù bưu phẩm
- Đính chặt liên 2 của phiếu khai giá, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 giao cho kháchhàng
- Trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc cước lớn hơn 100.000 đồng thì cấp hóađơn cho khách hàng (liên 2)
1.1.4 Nhận gửi bưu phẩm ghi số nước ngoài:
* Nguyên tắc chung:
- Bưu phẩm vật phẩm hàng hóa thì phải làm thủ tục hải quan (trừ thu và bưu thiếp)
- Bưu phẩm đựng văn hóa phẩm thì phải có giấy phép của cơ quan văn hóa
- Bưu phẩm đựng sản phẩm thực vật phải qua kiểm dịch thực phẩm
- Bưu phẩm đựng vật phẩm hàng hóa phải tuân theo quy định về xuất nhập khẩu
- Các nguyên tắc trên đều được áp dụng cho cả bưu kiện
- Ấn phẩm sử dụng: BĐ1, BĐ2, CN22 (tờ khai hải quan) phiếu dán chặt vào bưuphẩm, CN23 (tờ khai hải quan)
a Đối với thu hoặc bưu thiếp:
- Khi khách hàng đến gửi thu hoặc bưu thiếp đi nước ngoài giao dịch viên thựchiện các công việc như sau:
- Cấp BĐ1 hướng dẫn cho khách hàng ghi
- Giao dịch viên nhận lại BĐ1 kiểm tra xem nước đến là nước nào? Thuộc châulục nào? Đối chiếu BĐ1 với vỏ bọc bưu phẩm xem đã khớp chưa, nếu có sai sót thìyêu cầu khách hàng điều chỉnh lại
Trang 13- Cân bưu phẩm ghi khối lượng lên mặt bưu gởi, tính cước phí báo cho kháchhàng.
- Ghi lại số hiệu, khối lượng cước phí trên BĐ1, đóng dấu ngang lên BD1, đóngdấu nhật ấn ngày, tháng, năm, thể hiện phương thức vận chuyển bằng máy bay haythuỷ bộ lên BĐ1, giao dịch viên kí tên
- Thu tiền cấp liên 2 BĐ1 cho khách hàng liên 1 tại bưu cục
- Dán nhãn số hiệu BĐ2 và số tem tương ứng tiền cước lên bưu phẩm, đóng nhật
ấn huỷ tem, đóng một nhật ấn nữa ở khoảng trống măt bưu phẩm, thể hiện phươngthức vận chuyển bằng máy bay hay thuỷ bộ lên vỏ bọc bưu phẩm
- Nhìn chung ngoài các công việc phài làm như bưu phẩm trong nước với bưuphẩm thư, bưu thiếp gửi đi nước ngoài thì nhân viên phải thể hiện phương thức vậnchuyển đường bay hoặc thuỷ bộ theo sự lựa chọn của khách hàng tại mục chú dẫnnghiệp vụ của BĐ1 và trên võ bọc bưu phẩm
b Nhận gửi bưu kiện :
- Kiểm tra điều kiện trước khi nhận gửi:
+ Kiểm tra vật phẩm, hàng hoá, chứng từ thuế (nếu có)
+ Hướng dẫn và kiểm tra gói bọc, ghi địa chỉ trên bưu gửi
+ Kiểm tra kích thước, khối lượng
+ Thực hiện niêm phong bưu gửi đúng quy định
- Cấp và hướng dẫn khách hàng viết phiếu gửi Bk1 Lưu ý khách hàng các thôngtin mặt sau liên 3 phiếu gửi BK1 Giới thiệu các dịch vụ cộng thêm để khách hàng sửdụng
- Kiểm soát BK1, đối chiếu với địa chỉ trên bưu gửi, hướng dẫn khách hàng điềuchỉnh (nếu cần)
- Cân khối lượng, tính cước phí, phân loại, khối lượng và cước phí lên bưu gửi, ghikhối lượng, cước phí lên BK1 Lưu ý cước phí với bưu khiện cồng kềnh, dễ vỡ, bưukhiện có sử dụng dịch vụ cộng thêm
- Tách nhãn BK2 có đóng dấu tên bưu cục dán lên bưu gửi phía dưới địa chỉ ngườigửi, ghi số hiệu BK2 lên phiếu gửi BK1
- Hoàn chỉnh bưu gửi, phiếu gửi Bk1, lập hoá đơn BC01 (nêu cần)
- Thông báo số cước, thu cước cấp biên lai BK1 hay hoá đơn BC01 (nếu có)
- Đóng dấu ngày vào mặt sau chứng từ thuế (nếu có) Đính kèm liên 2 phiếu gửiBk1 và chứng từ thuế (nếu có) với bưu gủi đảm bảo không rơi khỏi bưu gửi trong quátrình khai thác, vận chuyển
- Lưu liên 1 phiếu gửi BK1 theo số thứ tự Bk2
- Nhập số liệu nhận gửi vào máy tính (nếu có trang bị) làm thủ tục chuyển bưu gửicho bộ phận khai thác
c Nhận gửi bưu kiện có sư dụng dich vụ cộng thêm :
* Dịch vụ và các quy định :
Định nghịa và các quy định :
- Phát tận tay là dịch vụ người gửi yêu cầu bưu kiện phát tận tay cho người nhận
có họ tên địa chỉ trên bưu phẩm bưu kiện
- Dịch vụ phát tận tay chỉ dùng trong bưu phẩm ghi số và bưu kiện các loại
- Dịch vụ phát tận tay không áp dụng cho các tổ chức cơ quan và các đồng chílãnh đạo cấp cao của Đảng, chính quyền và đoàn thể
13
Trang 14- Trên vỏ ghi chú hoặc đóng dấu ‘‘Phát tận tay’’ hay “mai npropre” (nếu đi nướcngoài).
Quy trình :
- Khi khách hàng đến gửi bưu kiện có yêu cầu sử dụng thuê dịch vụ phát tận taygiao dịch viên thực hiện như sau:
- Hỏi xem khách hàng gửi đi đâu để xác định vùng cước và xem địa chỉ đó có dịch
vụ phát tận tay được hay không, vì dịch vụ phát tận tay không áp dụng cho tổ chức cơquan và các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng, chính quyền và đoàn thể Quy trìnhthực hiện tương tự như khi gửi bưu kiện không sử dụng dịch vụ cộng thêm.Giao dịchviên đóng dấu dịch vụ phát tận tay lên trên Bk1 và vỏ bọc
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000 đồng hoặc nhỏ hơn 100.000đ mà kháchhàng yêu cầu giao dịch viên lập hoá đơn BC01 đưa cho khách hàng
- Ấn phẩm minh hoạ:
* Định nghĩa và quy định đối với dịch vụ phát nhanh:
- Dịch vụ phát nhanh là dịch vụ mà người gửi có yêu cầu bưu cục phát tổ chứccho người đi phát ngay bưu phẩm hay giấy mời lãnh bưu phẩm, bưu kiện ngay chongười nhận ở trong khu vực phát trực tiếp do bưu cục phát phụ trách
- Trên vỏ bọc có dấu “phát hành” hoặc “EXPRESS”
- Cước phát hành thu ở người gửi
- Dịch vụ phát nhanh chỉ thực hiện phát hành một lần dầu , nếu lần đầu không phátđược thì bỏ chú dẫn phát nhanh và phát như bưu kiện thường
* Định nghĩa dịch vụ phát tại nhà hay còn gọi là dịch vụ phát tại địa chỉ người nhận:
* Dịch vụ phát tận nhà là dịch vụ mà người gửi, người nhận yêu cầu Bưu điện dembưu phẩm bưu kiện phát một lần hay thường xuyên tại địa chỉ nhận do mình chỉđịnh,trừ các loại bưu phẩm có khối lượng dưới 500gr
* Quy trình :
- Cũng tương tự các dịch vụ khác thì khách hàng có nhu cầu bưu kiện của mìnhđược phát tận nhà thì quy trình thực hiện tương tự như sử dụng dịch vụ cộng thêmkhác
- Hỏi khách hàng gửi đi đâu để xác dịnh vùng cước và xem địa chỉ đó có sử dụngdịch vụ phát tại nhà và phát nhanh được không ?
- Kiểm tra hàng hoá để tránh vật cấm gửi
- Cấp BK1 hướng dẩn khách hàng ghi điền đầy dủ các thông tin cần thiết
- Giao dịch viên chèn lót bưu kiện bọc bưu kiện rồi đưa cho khách hàng viết họtên địa chỉ gửi cho người nhận
- Sau khi khách hàng viết xong giao dịch viên nhận lại BK1 và bưu kiện kiểm trađối chiếu xem đã đầy đủ và khớp nhau chưa ?
- Lấy dây cột bưu kiện và niêm phong băng kẹp chì lên bưu kiện
- Cân bưu kiện tính cước báo cho khách hàng biết
- Hoàn chỉnh BK1, ghi trọng lượng cước chính, cước dịch vụ cộng thêm lên bưukiện Đóng dấu ngang tên bưu cục, đóng dấu nhật ấn chú dẩn dịch vụ cộng thêm và
mã vạch lên bưu kiện lên BK1
- Hoàn chỉnh bưu kiện dán mã vạch lên võ bọc bưu kiện, đóng dấu dịch vụ cộngthêm lên bưu kiện.Ghi khối lượng và tổng cước phí lên bưu kiện
Trang 15- Thu tiền cấp liên 3 của BK1 cho khách hàng, kẹp liên 2 của BK1đi cùng với bưukiện, liên 1 lưu tại bưu cục.
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000đ hoặc nhỏ hơn 100.000đ mà khách hàngyêu cầu thì giao dịch viên lập hoá đơn BC01 giao liên2 cho khách hàng
- Cảm ơn khách hàng đă sử dụng dịch vụ Bưu điện, chào và hẹn gặp lại với kháchhàng
-Ấn phẩm minh hoạ
II.NHẬN GỬI EMS
2.1.1.Giới thiệu về dịch vụ EMS và các quy định
- EMS là dịch vụ chuyển phát nhanh thư tài liệu, hoà hoá, quà tặng gửi đi trongnước và quốc tế theo chỉ tiêu thời gian toàn trình mà Tổng công ty bưu chính viểnthông dã quy định
a Nhận gửi EMS đối với bưu gửi là hàng hoá
- Khách hàng đến Bưu điện muốn sử dụng dịch vụ EMS mà bưu gửi là hàng hoáthì giao dịch viên chấp nhận như sau:
- Hỏi khách hàng gửi đi đâu rồi tra danh bạ xem bưu cục đến mà khách hàng muốngửi đã có dịch vụ EMS chưa ? nếu có giao dịch viên tiếp hành nhận gửi
- Kiểm tra nội dung hàng hoá xem có quy phạm vật cấm gửi không ?
- Cấp E1 và phong bì E5 hướng dẫn khách hàng ghi
- Sau khi khách hàng ghi xong đọc lại E1và E5 có khớp nhau hay không, dùngbăng keo dán hàng hoá lại, lấy phong bì E5 dán lên bưu phẩm
- Giao dịch viên đùng dây buộc bưu phẩm, niêm phong kẹp chì bưu phẩm, rồi cântính cước báo cho khách hàng biết
- Hoàn chỉnh E1, ghi trọng lượng cước phí, số hiệu EMS,ở E1 lên bưu phẩm,đóngnhật ấn
- Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng,liên 2 ghim cùng với bưu phẩm,liên 1 lưu tạibưu cục
- Trường hợp số tiền lớn hơn 100.000 đồng hoặc nhỏ hơn mà khách hàng yêu cầulập hoá đơn cấp liên 2 cho khách hàng
- Chào khách hàng cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện
b Nhận gửi EMS có sử dụng dịch vụ cộng thêm
- Khi khách hàng gửi bưu gửi EMS có sử dụng dịch vụ cộng thêm thì quy trìnhcũng như quy trình chấp nhận ở bưu phẩm,bưu kiện có sử dụng dịch vụ cộng thêm, ởđây em đưa ra 2 ví dụ bưu gửi EMS là 2 trong nhiều dịch vụ mà khách hàng đã sửdụng
Trang 16- Đóng đấu ngang bưu cục không có khung tên BC07, đóng dấu nhật ấn vào cả 3liên của E1 và lên phong bì, đính kèm BC07, liên 2 của phiếu gửi E1 vào bưu gửi saukhi đã hoàn tất các thủ tục.
- Thu cước chính cước dich vụ cộng thêm giao liên 3 của phiếu gửi E1 cho kháchhàng
- Cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện và hẹn gặp lại khách hàng
* Dịch vụ khai giá
- Tương tự như đối với khách hàng sử dụng dịch vụ báo phát giao dịch viên làmnhững công việc sau :
- Cấp E1, phong bì E5 và phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá
- Giao dịch viên kiểm tra hàng gửi xem có đúng với giá trị khai hay không ? Chènlót bằng bông hoặc bằng xốp bỏ vào hộp bọc hàng lại Dán niêm phong bằng tem khaigiá ở 2 đầu của hộp
- Sau khi khách hàng viết xong giao dịch viên nhận lại E1, E5, phiếu yêu cầu sửdụng dịch vụ khai giá đối chiếu xem đã đầy đủ chưa?
- Đối với bưu gửi là hàng hoá thì giao dịch viên dán kín phong bì E5 lên vỏ bọcbưu gửi Nếu bưu gửi nhỏ có thể bỏ vào phong bì E5 nhưng vẫn để lộ ra địa chỉ củakhách hàng để tiện theo dõi Dùng dây cột bưu phẩm, niêm phong kẹp chì
- Cân bưu gửi tính cước cho khách hàng biết
- Hoàn chỉnh E1, E5, phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá, đóng dấu dịch vụ khai giá
- Thu tiền cấp liên 3 của E1 cho khách hàng
- Kẹp liên 1 của E1 + liên 1của phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá lưu tại bưu cục
- Chào khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Bưu điện và hẹn gặp lại khach hàng
- Ấn phẩm minh hoạ
c EMS thoả thuận :
- EMS thoả thuận phạm vi cung cấp gồm các tỉnh : Lào Cai, Điện Biên, Lai Châu,Sơn La, Cao Bằng, Bắc Cạn, Hà Giang
- Ấn phẩm minh hoạ
2.1.2 Nhận gửi EMS đi nước ngoài :
- Quan sát quy trình nhận gửi EMS gửi đi nước ngoài của khách hàng tại bưu cục
Đà Nẵng 1 em thấy qui trình nhận gửi cũng giống như quy trình nhận gửi EMS trongnứơc
- Sau hơn một tháng khoả sát thực tế khu vực Thành phố Đà Nẵng em thấy có rấtnhiều khách hàng đến Bưu điện có nhu cầu sử dung dịch vụ EMS Điều đó cho thấydịch vụ EMS đã được mọi người ưa chuộng và đón nhận
III NHẬN GỬI DỊCH VỤ VEPVPRESS :
- Dịch vụ Vepxpres là dịch vụ chuyển phát nhanh của Bưu điện ra đời năm 2007.Hiện nay dịch vụ Vepxpres (ký hiệu là VE) đã có ở các tỉnh : Đăc Lắc, Gia Lai, HồChí Minh, Kon Tum, Bình Định, Đà Nẵng, Khánh Hoà, Phú Yên
3.1.1 Một số qui định của dịch vụ VE
* Điều khoản thoả thuận đối với dịch cụ chuyển phát chất lượng cao VE :
- Bưu gửi VE chỉ những vật phẩm hàng hoá đóng gói được Bưu điện nhận trênmỗi phiếu VE1 và sẽ được Bưu điện chuyển phát đến người nhận với trách nhiệmđược giới hạn như sau :
+ Bưu điện có trách nhiệm đối với những thiệt hại trực tiếp của bưu gửi, trách
Trang 17bảng cước dịch vụ Nếu người gửi muốn được đền bù nhiều hơn thì phải sử dụng dịch
vụ khai giá Giới hạn khai giá trị hàng hóa bảng cước dịch vụ khai giá được nêu tạiquy định dich vụ khai giá
+ Bưu điện không chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại gián tiếp do việc mấtmát bưu gửi hoặc những thiệt hại chậm trễ gây ra Đối với những rủi ro do thiên tai bấtkhả kháng (như : Động đất, gió lốc, )
- Bưu gửi VE thuộc quyền định đoạt của người gửi cho đến khi phát đến tay ngườinhận (trừ trường hợp bị xử lý theo pháp luật)
* Những mặt hàng không nhận gửi :
- Thuốc phiện, hợp chất từ thuốc phiện, chất kích thích thần kinh
- Vũ khí, đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự, văn hoá phẩm đồi trụy, nhằmphá hoại trật tự công cộng, chống lại nhà nước Việt Nam
- Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất nguy hiểm hoặc làm mất vệ sinh gây ônhiểm môi trường
- Vật phẩm hàng hoá mà nhà nước cấm lưu thông,cấm kinh doanh
- Sinh vật sống
- Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài
- Thư có tính chất thông tin riêng trong bưu gửi VE1 chứa vật phẩm hàng hoá
- Bưu gửi VE1 chứa nhiều bưu gửi cho nhiều người khác nhau
* Những mặt hàng nhận gửi có điều kiện
- Kim loại quý (vàng bạc, bạch kim ) sản phẩm chế tạo từ kim loại, chỉ đươcphép gửi trong bưu gửi khai giá
- Hàng hoá kinh doanh phải có chứng từ thuế và chứng từ khác theo quy định củapháp luật
- Vật phẩm hàng hoá dễ hư hỏng, chất lỏng chất bột đóng gói phải đảm bảokhông gây ô nhiễm môi trường, ô nhiễm sang cả các hàng hoá khác
- Vật phẩm hàng hoá gửi trong bưu gửi sử dụng dịch vụ máy bay phải tuân theonhững quy định của hãng hàng không
* Khiếu nại :
- Khách hàng có quyền khiếu nại Bưu điện về cung cấp dịch vụ, người khiếu nạiphải xuất trình biên lai gửi, giấy tờ chứng từ liên quan và chịu trách nhiệm khiếu nại
về nội dung của mình
- Thời gian khiếu nại : Khiếu nại về chất lượng dịch vụ là 4 tháng kể từ ngày saungày thanh toán cước
* Phát bưu gửi VE và VE không phát dược
- Bưu gửi VE phải được phát tại địa chỉ người nhận Nếu không có yêu cầu khác
- Nếu tìm không thấy địa chỉ người nhận mà người gửi không yêu cầu chuyển tiếpđịa chỉ mới, Bưu điện sẽ chuyển hoàn bưu gửi khi hết thời hạn lưu giữ tại bưu cục
- Nếu người nhận từ chối hoặc không trả cước phí, hoặc chuyển đi nơi không đểlại địa chỉ hoặc đã chết mà không có người nhận thay, Bưu điện sẽ chuyển hoàn lạingay
- Nếu đã chuyển hoàn mà không có người nhận thì được coi là vô thừa nhận vàđược xử lý theo qui định của pháp luật
3.1.2 Quy trình nhận gửi
17
Trang 18- Khách hàng đến yêu cầu dịch vụ phát nhanh bưu gửi thì giao dịch viên hỏi kháchhàng gửi đi đâu rồi tra bảng xem bưu cục phát có sử dụng dịch vụ VE chưa ? Nếu cógiao dịch viên tiến hành nhận gửi như sau:
+ Giao dịch viên kiểm tra hàng gửi để tránh mặt hàng không nhận gửi
+ Cấp bưu gửi VE1 + VE5 hướng dẫn khàch hàng ghi đầy đủ các thông tin
+ Giao dịch viên giới thiệu thêm dịch vụ cộng thêm cho khàch hàng
+ Sau khi khách hàng ghi xong giao dịch viên nhận lại phiếu gửi VE1 và VE5kiểm tra đối chiếu xem có sai sót gì không ?
+ Cân bưu phẩm tính cưới báo cho khách hàng biết
+ Hoàn chỉnh VE1 trước khi giao dịch viên ghi khối lượng bưu gửi, cước, đóngdấu ngày nhận gửi và chữ ký của giao dịch viên
+ Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng, trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc số tiềnlớn hơn 100.000đ thì cấp hoá đơn cho khách hàng
+ Chào khách hàng và cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ Bưu điện
+ Giao dịch viên hoàn chỉnh cưóc trên bưu gửi, ghi trọng lượng cước lên VE5, sốhiệu bưu gửi, đóng dấu ngày lên bưu gửi
+ Lấy liên 2 của VE1 kẹp đi cùng bưu gửi
+ Lưu liên 2 vào nơi quy định để cuối ngày đóng thành tập
+ Cuối ngày tổng hợp toàn bộ các phiếu gửi VE1 và bưu gửi kê vào bảng kê VE2
và sổ kế toán BC28 của dịch vụ VEXPRESS
3.1.3 Nhận gửi VE có sử dụng dịch vụ cộng thêm báo phát
- Tương tự dịch vụ khách có sử dụng vụ báo phát, quy trình thực hiện cũng tươngtự
- Cấp VE1 + VE5 + BC07 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi, điền đầy
- Thu tiền cấp liên 3 cho khách hàng
- Hoàn chỉnh bưu gửi ghi trọng lượng cước phí đóng dấu ngày, ghi số hiệu VE lênbưu phẩm, kẹp liên 2 với BC07 đi cùng với bưu phẩm
- Để khách hàng không phải chờ lâu nên phiếu gửi VE được hoàn thành trước đểgiao liên 3 cho khách hàng rồi mới hoàn chỉnh bưu gửi sau
- Ấn phẩm minh hoạ
IV CÔNG TÁC KẾ TOÁN CUỐI CA CUỐI NGÀY
- Khi kết thúc một ca làm việc, một ngày làm việc giao dịch viên phải kế toán sảnlượng doanh thu của quầy Việc kế toán thực hiện mỗi lần trên ngày, sau mỗi ca phải
kế toán một lần để giao cho ca sau
- Đầu ngày giao dịch viên phải đóng dấu nhật ấn vào dòng đầu tiên của sổ kế toánxuất nhập trên BC28 để xác định thời gian kế toán
4.1.1 Công tác kế toán cuối ca :
- Thời gian giao ca tại bưu cục là 14h00 nên ca trước làm kế toán cuối ca trước