MS EXCEL 2003

Hàm ABS - Cú pháp: ABSx - Công dụng: Trả về trị tuyệt đối của... - Cú pháp: VLOOKUP Trị dò, Bảng dò, Cột, Cách dò- Công dụng: Dò tìm trị dò trên cột đầu tiên của bảng dò địa chỉ tuyệt đố

MICROSOFT EXCEL 2003

Hàm thống kê có điều kiện

 CHƯƠNG IV: CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 GIỚI THIỆU

Microsoft Excel một chương trình ứng dụng chủ yếu dùng để tín toán, xử lý, tổng hợp và phân tích số liệu, lập biểu đồ …

2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT

•- Khởi động: Start  Programs  Microsoft Office

 Microsoft Office Excel

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL

3 MÀN HÌNH LÀM VIỆC

Menu Thanh công cụ định dạng

Vùng bảng tính

4 CẤU TRÚC TẬP TIN EXCEL

- Tập tin Excel (hay còn gọi là Workbook) được xem như quyển sách bao gồm nhiều tờ (sheet)

- ổi tên Sheet: Nhấp đôi chuột vào tên sheet và nhập Đtên mới Ho c nh p ph i chu t ặ ấ ả ộ  Rename

5 CẤU TRÚC CỦA MỘT SHEET

Mỗi sheet bao gồm nhiều dòng và nhiều cột

 Dòng (Row): được đánh số từ 1, 2, 3, …

 Cột (Column): được đặt tên A, B, C, …

 Ô (Cell): là giao giữa dòng và cột

 Địa chỉ ô được xác định bởi tên cột trước tên dòng sau

VD: A1, B6

6 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

a Kiểu số:

Bao gồm:

- Các số 0 – 9

- Các dấu ( ) % $ “,” cách nghìn, “.” thập phân

- Các phép tính + - * / ^ (l y thừa)ũ-Các dạng ngày tháng

b Kiểu chuỗi:

 Dữ liệu lẫn lộn giữa chữ và số khiến Excel

không đổi thành số được sẽ lưu thành

chuỗi.

Vd: Ab, Ab2

 Nếu ký tự đầu tiên là ‘ thì Excel luôn coi là

một chuỗi

 Sau khi nhập tự động canh trái

 Toán tử & dùng để ghép chuỗi

7 CÁC THAO TÁC NHẬP LIỆU

• Chọn Font: Nhấp vào ô giao giữa tên cột và tên dòng để chọn cả Sheet (Hoặc Ctrl + A)

Chọn Font: cho cả

bảng tính (Sheet)

• Sửa dữ liệu trong ô: nhấp đôi (double click) vào ô muốn sửa (hoặc nhấn F2)

• Muốn xuống hàng trong cùng 1 ô nhấn Alt + Enter

• Trộn ô (ghép nhiều ô thành 1 ô): quét khối các ô

muốn trộn – nhấp chuột vào biểu tượng Merge Cells

Nhấp vào đây

7 CÁC THAO TÁC NHẬP LIỆU

8 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

a Nhập công thức

=A2*B2

 Công thức bắt đầu bởi dấu =

 Khi muốn nhập địa chỉ cần nhấp trỏ chuột vào ô

chứa địa chỉ cần nhập.

 Ví dụ:

8 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

b Sao chép công thức

• Nhấp chuột vào ô cần sao chép

• Rê chuột vào góc phải dưới của ô để

xuất hiện dấu cộng, giữ chuột và kéo

c Đánh số thứ tự

 Gõ 2 giá trị đầu của dãy số

 Chọn khối 2 ô, thực hiện thao tác

d Chỉnh độ rộng hàng, cột

Cột: rà chuột vào cuối tên cột xuất hiện mũi tên 2 chiều, nhấp giữ chuột và kéo

Chỉnh độ rộng cột B

Hàng: rà chuột vào

cuối tên hàng xuất hiện mũi

tên 2 chiều, nhấp giữ chuột

và kéo rê đến khi vừa ý

Chỉnh độ rộng

hàng 2

e Chèn thêm dòng, cột

f Đặt tên khối

 Chọn khối ô cần đặt tên

 Insert  Name  Define

9 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp

rong bất c

ứ hoàn cảnh

nào

ại địa chỉ

có thể tha

y àn caûnh

Nhấn F4 để thay đổi

A1  $A$1  A$1  $A1  A1

Cách tạo địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp

 Có 2 cách:

 Nhập trực tiếp từ bàn phím và thêm dấu $

 Dùng F4

1 K khung, tô n n ẻ ề

CHƯƠNG II: ĐỊNH DẠNG VÀ TRANG TRÍ BẢNG TÍNH

 Chọn khối ô cần kẻ khung

(Tô nền)

 Format  Cells

 Chọn thẻ Border (Patterns)

 Chọn đường kẻ (màu tô)

 OK

2 Sự phân bố dữ liệu

Chọn khối ô cần thay

đổi

Format  Cells

Chọn thẻ Aligments

Chọn các cách bố trí

OK

liệu theo chiều dọc

2 Sự phân bố dữ liệu

 Merge cells: trộn nhiều ô thành 1ô

2 Sự phân bố dữ liệu

 Chữ rơi từng ký tự

 Quay hướng chữ, tính bằng độ

2 Sự phân bố dữ liệu

3 Định dạng số, ngày tháng

 Chọn khối ô cần

định dạng

 Format  Cells

 Chọn thẻ Number

 Chọn dạng số

TYPE: gõ vào nếu định dạng chưa có

 dd/mm/yy : dạng ngày

 General : Số thường

 #,##0.00 : lấy 2 số lẻ

3 Định dạng số, ngày tháng

I CÁC HÀM TOÁN HỌC

1 Hàm ABS

- Cú pháp: ABS(x)

- Công dụng: Trả về trị tuyệt đối của

2 Hàm INT

- Cú pháp: INT (x)

- Công dụng: Trả về phần nguyên của biểu thức x

- Ví dụ: = INT (23.69)  23

= INT (13/5)  2

3 Hàm MOD

- Cú pháp: MOD (số bị chia, số chia)

- Công dụng: Trả về phần dư của phép chia nguyên

4 Hàm ROUND

- Cú pháp: ROUND (x,n)

- Công dụng: Làm tròn biểu thức x theo n

 n=2: lấy 2 số lẻ

 n=1 lấy 1 số lẻ

 n=0 lấy 0 số lẻ

 n= -1 làm tròn đến hàng chục

 n= -2 là tròn đến hàng trăm

- Ví dụ: = ROUND(16.784,1)  16.8

= ROUND(135479,-3) 135000

5 Hàm RAND()

- Cú pháp: RAND()

- Công dụng: trả về một số ngẫu nhiên từ 0  1

Lưu ý:

- Khi tính toán giá trị sẽ thay đổi

- Muốn giá trị cố định: sao chép đặc biệt (sao chép giá trị)

Sao chép đặc biệt:

- Chọn ô cần sao chép  Edit  Copy

1 Hàm SUM

- Cú pháp: SUM (Khối ô)

- Công dụng: Tính tổng các ô số

2 Hàm MAX

- Cú pháp: MAX (Khối ô)

- Công dụng: Tìm số lớn nhất trong các ô số

= MAX(A2:A5)

Tìm số lớn nhất từ A2 đến A5 Kết quả: 34

3 Hàm MIN

- Cú pháp: MIN (Khối ô)

- Công dụng: Tìm số nhỏ nhất trong các ô số

= MIN(A2:A5)

Tìm số nhỏ nhất từ A2 đến A5

Kết quả: 12

4 Hàm COUNT

- Cú pháp: COUNT (Khối ô)

- Công dụng: Đếm các ô số trong khối ô

= COUNT(A1:A5) Đếm các ô số

từ A1 đến A5 Kết quả: 4

5 Hàm COUNTA

- Cú pháp: COUNTA (Khối ô)

- Công dụng: Đếm các ô không rỗng trong khối ô

= COUNTA(A1:A6) Đếm các khác

rỗng từ A1 đến A6 Kết quả: 5

6 Hàm AVERAGE

- Cú pháp: AVERAGE (Khối ô)

- Công dụng: Tính trung bình các ô số trong khối ô

= AVERAGE(A1:A6)

Tính trung bình các ô số từ A1 đến A6 Kết quả: 21.5

7 Hàm RANK

- Cú pháp: RANK (Ô số, Dãy số,[Thứ tự])

- Công dụng: xếp hạng ô số dựa vào dãy số theo thứ tự nhất định

Ô số: ô cần xếp hạng

Dãy số: khối ô so sánh

= RANK(A2,$A$2:$A$6)

Xếp hạng ô A2 trong khối ô

$A$2 đến $A$6

- Cú pháp: LEFT (S, n)

- Công dụng: Lấy n ký tự bên trái chuỗi S

VD: = left (“ABN05X”,3)  ABN

= left (“ABN05X”,5)  ABN05

1 Hàm LEFT

III CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI

- Cú pháp: RIGHT (S, n)

VD: = Right (“ABN05X”,3)  05X

- Công dụng: Lấy n ký tự bên phải chuỗi S

2 Hàm RIGHT

- Cú pháp: MID (S, p, n)

- Công dụng: Lấy n ký tự từ vị trí p của chuỗi S

3 Hàm MID

- Cú pháp: VALUE (S)

- Cú pháp: LOWER (S)

VD: = lower (“DH CAN Tho”)  dh can tho

- Công dụng: chuyển chuỗi S thành chữ thường

6 Hàm LOWER

- Cú pháp: UPPER (S)

- Công dụng: Chuyển chuỗi S thành chữ in hoa

7 Hàm UPPER

- Cú pháp: PROPER (S)

VD: = proper (“DH CAN Tho”)  Dh Can Tho

- Công dụng: Chuyển các ký tự đầu của chuỗi S thành chữ in hoa và các ký tự còn lại thành chữ thường

8 Hàm PROPER

- Cú pháp: TRIM (S)

VD: = TRIM (“ Can Tho ”)  Can Tho

- Công dụng: cắt bỏ các ký tự trắng vô ích của chuỗi S

9 Hàm TRIM

1 Hàm NOT

- Cú pháp: NOT(Biểu thức Logic)

- Công dụng: Trả về TRUE (Đúng) khi biểu thức Logic mang giá trị False (Sai) Và ngược lại

VD: = Not (7 > 2)  False

= Not (3 > 6)  True

IV CÁC HÀM LUẬN LÝ

2 Hàm AND (Và)

- Cú pháp: AND (ĐK1, ĐK2, …)

- Công dụng: Trả về TRUE (Đúng, 1) khi tất cả các điều kiện đều đúng Các trường hợp khác trả về False (Sai, 0)

VD: = And (7 > 2, 6 = 6)  TRUE

= And (3 > 6, 8 > 6)  FALSE

3 Hàm OR (Hoặc)

- Cú pháp: OR (ĐK1, ĐK2, …)

- Công dụng: Trả về TRUE (Đúng) khi có ít nhất 1

ĐK đúng Trả về False (Sai) khi tất cả các điều kiện đều False (Sai)

VD: = OR (7>2, 6=6)  TRUE

= OR (3>6, 8>6)  TRUE

B ng chân trị của các hàm luận lýả

Lưu ý: độ ưu tiên của các toán tử

4 Hàm IF (Nếu)

- Cú pháp: IF (ĐK, Giá trị 1, Giá trị 2)

- Công dụng: Nếu ĐK đúng trả về Giá trị 1, ngược

lại trả về Giá trị 2

Vd: = IF ((5+7+8)/3 >= 5, “Đậu”, “Rớt”)  Đậu

- Có thể có nhiều hàm IF lồng nhau

- Có thể sử dụng hàm And, Or, Not làm điều kiện cho hàm IF

Ví d IF l ng IFụ ồ

 Điểm (l u đi m kh i ô E4:E20)ư ể ở ố

» dưới 5: Kém

» 5 đến dưới 6.5: Trung bình

» 6.5 đến dưới 8.0: Khá

» 8.0 đến dưới 9.0: Giỏi

» 9.0 trở lên: Xuất sắc

= IF(E4 < 5.0 , “Kém”, IF(E4 < 6.5 , “Trung bình” ,

- Cú pháp: TODAY()

- Công dụng: Trả về ngày tháng năm hiện hành của hệ thống  Tùy thuộc và hệ thống

1 Hàm TODAY

V HÀM NGÀY GIỜ

- Cú pháp: NOW()

- Trả về ngày tháng năm và giờ phút giây hiện hành của hệ thống  Tùy thuộc và hệ thống

2 Hàm NOW

- Cú pháp: DAY (ngày)

VD: = Day (“15/11/2008”) 15

- Trả về phần ngày của biểu thức ngày

3 Hàm DAY

- Cú pháp: MONTH (ngày)

- Trả về phần tháng của biểu thức ngày

4 Hàm MONTH

- Cú pháp: YEAR (ngày)

VD: = Year (“06/11/2008”) 2008

- Trả về phần năm của một biểu thức ngày

5 Hàm YEAR

- Cú pháp: WEEKDAY (ngày [, kiểu])

- Công dụng: Trả về thứ của biểu thức ngày theo kiểu

6 Hàm WEEKDAY

Lưu ý : kiểu tự động là 1

VD: = Weekday (“06/11/2008”)  5

= Weekday (“06/11/2008”, 2)  4

= Weekday (“06/11/2008”, 3)  3

- Cú pháp: HOUR (giờ)

- Cú pháp: SECOND (giờ)

- Cú pháp: VLOOKUP (Trị dò, Bảng dò, Cột, Cách dò)

- Công dụng: Dò tìm trị dò trên cột đầu tiên của bảng dò (địa chỉ tuyệt đối) lấy kết quả ở cột chỉ định.

- Cú pháp: HLOOKUP (Trị dò, Bảng dò, Dòng, Cách dò)

- Công dụng: Dò tìm trị dò trên cột đầu tiên của bảng dò (địa chỉ tuyệt đối) lấy kết quả ở dòng chỉ định.

2 Hàm HLOOKUP (Dò theo chiều ngang)

1 Hàm VLOOKUP (Dò theo chiều dọc)

VI HÀM DÒ TÌM

- Bảng dò: Là địa chỉ cố định của bảng phụ (có thể đặt tên)

- Cột (dòng): Là thứ tự cột (dòng) muốn lấy giá trị trong bảng phụ.

Trong đó:

- Cách dò:

0 : dò tuyệt đối (trị dò phải tuyệt đối chính xác với

- Trị dò: Là địa chỉ ô, biểu thức, hoặc hàm có giá trị tương ứng với giá trị cột (dòng) đầu tiên của bảng phụ.

- Cú pháp: MATCH (Trị dò, khối ô, Cách dò)

- Công dụng: trả về thứ tự của Trị dò trong khối ôø

- Khối ô chỉ nằm trên 1 dòng hoặc 1 cột

- Cách dò:

0 dò tuyệt đối

1 dò tương đối

Trong đó:

3 Hàm MATCH

1 Hàm COUNTIF

- Cú pháp: COUNTIF (cột ĐK, Điều kiện)

- Công dụng: đếm các ô thoả điều kiện

2 Hàm SUMIF

- Cú pháp: SUMIF (cột ĐK, Điều kiện, cột tính tổng)

- Công dụng: tính tổng các ô thoả điều kiện

VII HÀM THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN

I Sắp xếp bảng tính

- Chọn khối bảng tính (Trừ STT)

- Data Sort

Cột Sx chính

Cột Sx phụ

Tăng dầnGiảm dần

Có dòng tiêu đề Không có

CHƯƠNG IV: CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Trích lọc tự động (Auto Filter)

 Xác định vùng cần trích lọc

 Data  Filter  Auto Filter

 Chọn cột và điều kiện cần lọc

 ……

Auto Filter hoặc Chọn All

II Trích lọc

a Bảng điều kiện (Bảng tiêu chuẩn )

Tạo bảng điều kiện có tiêu đề giống với tiêu đề bảng chính (Nên Copy)

Nếu điều kiện đồng thời: để trên cùng dòngNếu điều kiện không đồng thời đặt trên khác dòng

2 Trích lọc có điều kiện

b Các bước thực hiện

- Tạo bảng diều kiện

- Trích lọc: Data Filter Advanced Filter …

Trích ra vị trí khác của bảng

Địa chỉ bảng tínhBảng điều kiện

Vị trí mới

3 Hàm thống kê trên cơ sở dữ liệu

Dfunction (bảng tính, Cột, Điều kiện)

+ Bảng tính: địa chỉ bảng chính+ Cột: tiêu đề cột cần tính toán+ Điều kiện: Bảng điều kiệnTính toán trên cột của bảng chính thoả điều kiện

Một số hàm thường dùng: DSum, DCount, DCountA, DAverage, DMax, DMin, …

4 Vẽ biểu đồ trên bảng tính

- Chọn khối vùng cần vẽ biểu đồ

- Insert Chart

- Chọn dạng biểu

đồ

- Next

Xác nhận lại địa chỉ vùng vẽ biểu đồ

Tạo các tiêu đề

Chart title: tiêu đề biểu đồCategory (X) axis: Tiêu đề trục xValue (Y) axis: Tiêu đề trục y

Xác định vị trí của biểu đồ

As new sheet: Biểu đồ nằm riêng 1 sheet

 As object in: Biểu đồ nằm trên 1 sheet

CHƯƠNG V: IN ẤN

1 ĐỊNH DẠNG TRANG IN

- File  Page Setup

HỘP THỌAI PAGE SETUP THẺØ PAGE

Orientation: hướng giấy