TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013 CHƯƠNG NÀY GIỚI THIỆU NHỮNG KIẾN THỨC SAU  Xác định những tính năng mới trong Access 2013  Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013 

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013

CHƯƠNG NÀY GIỚI THIỆU NHỮNG KIẾN THỨC SAU

 Xác định những tính năng mới trong Access 2013

 Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013

 Tìm hiểu những khái niệm cơ sở dữ liệu

 Khảo sát bảng, biểu mẫu, truy vấn, và báo cáo

 Xem và in ấn các đối tượng cơ sở dữ liệu

Chương này giới thiệu Microsoft Access 2013 và được thiết kế để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau cho nhiều người học khác nhau, tùy vào mức độ ưu tiên của việc tìm hiểu phần mềm này so với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office 2013

 Nếu người học mới bắt đầu làm quen với Access thì có thể bỏ qua việc tìm hiểu những tính năng mới của Access 2013 và bắt đầu với "Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013"

 Nếu người học đã từng sử dụng các phần mềm thuộc Office 2007 hoặc Office 2010 nhưng chưa từng làm việc với Access thì có thể bắt đầu nghiên cứu từ phần "Tìm hiểu những khái niệm cơ sở dữ liệu"

 Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2003 thì có thể nghiên cứu chi tiết

từ đầu đến cuối phần "Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013", sau đó

có thể bắt đầu tìm hiểu từ Chương 2 "Tạo cơ sở dữ liệu với các bảng đơn giản"

 Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2007 hoặc Access 2010 thì có thể quan tâm đến các tính năng mới được giới thiệu, nhưng không cần phải thực hiện các bài tập trong chương này

Trong cuốn sách này, người học sẽ được làm việc với các cơ sở dữ liệu chứa thông tin về nhân viên, sản phẩm, nhà cung cấp và khách hàng của một công ty hư cấu Khi người học hoàn thành các bài tập, họ sẽ phát triển một tập hợp các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo có thể được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, và thao tác các thông tin trong cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau

Trong chương này, người học sẽ có cái nhìn tổng quan về các tính năng mới trong các phiên bản Access gần đây nhằm xác định được những thay đổi khi nâng cấp từ phiên bản cũ sang phiên bản mới Người học sẽ tìm hiểu giao diện người dùng, các khái niệm và cấu trúc dữ liệu lưu trữ trong Access Sau đó, người học sẽ xem xét đến các đối tượng cơ sở dữ liệu bao gồm bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo trong khi nghiên cứu về các đặc điểm và chức năng của Access một cách chi tiết hơn trong những chương sau Cuối cùng, người học sẽ được xem trước và in ấn các đối tượng cơ sở dữ liệu

TÀI LIỆU THỰC HÀNH: Để hoàn thành các bài tập trong chương này, người học cần tài liệu thực hành chức trong các thư mục Chapter01 Để biết thêm chi tiết, xem mục "Tải tài liệu thực hành" ở phần giới thiệu của sách

1 Xác định những tính năng mới trong Access 2013

Access 2013 được phát triển dựa trên các phiên bản trước đó nhằm cung cấp những công

cụ mạnh mẽ cần thiết cho cơ sở dữ liệu Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ các phiên bản trước thì họ sẽ phải quan tâm và tìm hiểu một cách nhanh nhất đến sự khác nhau giữa phiên bản mới và cũ và ảnh hưởng của sự khác biệt ấy đến người học như thế nào Nội dung các phần được trình bày sau đây sẽ liệt kê các tính năng mới cần phải chú ý của Access

2013 so với phiên bản cũ Từ đó người học có thể thấy được một bức tranh hoàn chỉnh của các phiên bản Access khi bắt đầu nghiên cứu từ phần nội dung đầu tiên

1.1 Nếu người học nâng cấp từ Access 2010

Nếu người học đã từng sử dụng Access 2010, họ có thể tự hỏi làm thế nào mà Microsoft

có thể cải thiện một bộ các tính năng và công cụ khá toàn diện Các tính năng mới được giới thiệu giữa Access 2010 và Access 2013 bao gồm:

 Ứng dụng web Access: người học vẫn có thể tạo ra các ứng dụng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ được lưu trữ cục bộ hoặc trung tâm Tuy nhiên nếu tổ chức mà người học đang làm việc đang sử dụng Microsoft SharePoint với các dịch vụ của Access thì người học có thể tạo biểu mẫu web của một cơ sở dữ liệu mà những người có quyền truy cập tương ứng sẽ có thể xem hoặc thao tác chỉnh sửa từ trình duyệt Với nhiều

nỗ lực của Microsoft trong việc phát triển ứng dụng web Access đã cho thấy sự phát triển phức tạp của web được giới thiệu từ Access 2010 sẽ trở thành xu hướng của tương lai, ít nhất là đối với các doanh nghiệp lớn

 Tương thích Windows 8: Access 2013, tương tự như tất cả phần mềm trong Office

2013, là là một ứng dụng toàn phần của Windows 8 Khi ứng dụng được chạy trên

hệ điều hành Windows 8, nó không chỉ có giao diện bóng mượt của Windows 8 mà còn được tích hợp với các kỹ thuật cảm ứng mới nhất được thiết kế cho máy tính bảng và thiết bị di động

 Màn hình khởi động: Access khi khởi động mở ra màn hình cho phép truy cập dễ dàng đến các mẫu cơ sở dữ liệu mới, các cơ sở dữ liệu đã được làm việc gần đây và

cả vị trí lưu trữ của các cơ sở dữ liệu được lưu lại

 Truy cập đám mây: khi người học kết nối việc cài đặt Office hoặc Access với tài khoản Microsoft (trước đó được biết là tài khoản Windows Live) hoặc tài khoản Microsoft Office 365, người học được chọn lựa lưu trữ cơ sở dữ liệu trong máy tính

"lên đám mây" bằng cách lưu vào thư viện tài liệu SharePoint hoặc Microsoft SkyDrive Như thế, người học sẽ truy cập được vào cơ sở dữ liệu đó khi không có mặt ở bàn làm việc của mình

1.2 Nếu người học nâng cấp từ Access 2007

Bên cạnh những tính năng được liệt kê ở phần trên, nếu người học cập nhật từ Access

2007 thì sẽ phải chú ý đến những tính năng đã được giới thiệu trong Access 2010 sau đây:

 Hậu cảnh: tất cả công cụ cần thiết để làm việc trên các tập tin cơ sở dữ liệu, tương phản với nội dung của chúng, có thể được truy cập từ một vị trí Người học có thể hiển thị hậu cảnh bằng cách click chuột vào thẻ File, được thay thế nút bấm Microsoft Office tại góc trái của thanh thẻ giao diện (ribbon)

 Tùy biến thanh thẻ giao diện: tự tạo các thẻ và nhóm thẻ phù hợp với công việc của người học

 Thống nhất chủ đề: có thể tạo sự hấp dẫn cho các đối tượng cơ sở dữ liệu như biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách áp dụng chủ đề chuyên nghiệp từ tập hợp các mẫu lựa chọn

 Cơ sở dữ liệu web: với Access 2010, các công ty với nhân viên và khách hàng ở các vị trí địa lý khác nhau có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu của họ qua Internet bằng trình duyệt (kỹ thuật này vẫn tồn tại trong Access 2013 nhưng được nâng cấp thành ứng dụng web Access Một cơ sở dữ liệu web trong Access 2010 không thể được chuyển đổi thành ứng dụng web Access)

 Biểu mẫu điều hướng: cung cấp những kỹ thuật duyệt tinh vi cho người dùng quen với việc sử dụng trên các trang web, những biểu mẫu này cung cấp công cụ điều hướng cần thiết mà có thể nâng cao tính khả dụng và an toàn dữ liệu của bất kỳ cơ sở

dữ liệu nào

 Mẫu cơ sở dữ liệu mới: xây dựng các loại cơ sở dữ liệu phổ biến trở nên dễ dàng hơn khi người học sử dụng các mẫu có sẵn Các mẫu cơ sở dữ liệu Access được bổ sung bởi cộng đồng các nhà phát triển cơ sở dữ liệu thông qua website Microsoft Office

 Thành phần ứng dụng: bổ sung các đối tượng cơ sở dữ liệu được định nghĩa trước vào một cơ sở dữ liệu có sẵn Bên cạnh nhiều loại biểu mẫu, vài thành phần khởi động nhanh (Quick Start) được sử dụng Ví dụ, bổ sung vào thành phần của Contact thêm 1 bảng liên kết với truy vấn, biểu mẫu và báo cáo

 Nâng cấp khung nhìn và kiểm soát bố cục thiết kế: cho phép dễ dàng thay đổi thiết kế trong khung nhìn bố cục trong khi xem các dữ liệu cơ bản

 Nâng cấp xây dựng biểu thức: thiết kế hộp thoại xây dựng biểu thức được trau chuốt để việc tạo biểu thức trực quan hơn Bên cạnh đó, tính năng IntelliSense được tích hợp để hiển thị các lựa chọn dựa trên những gì người học nhập vào và cung cấp các hướng dẫn về cú pháp

 Cải tiến định dạng điều kiện: người học có thể sử dụng các đơn vị dữ liệu để bổ sung nhanh chóng vào dữ liệu thuộc trường kiểu số

 Khả năng xuất ra tập tin PDF hoặc XPS: khi người học muốn tạo một báo cáo hoặc đối tượng cơ sở dữ liệu cho người khác nhưng không muốn họ có thể thay đổi được thì có thể xuất dữ liệu của đối tượng ra tập tin định dạng PDF hoặc XPS Người học có thể điều chỉnh kích thước file để in ấn hoặc xuất bản trực tuyến

1.3 Nếu người học nâng cấp từ Access 2003

Bên cạnh những tính năng được liệt kê ở phần trên, nếu người học cập nhật từ Access

2003 thì sẽ phải chú ý đến những tính năng đã được giới thiệu trong Access 2007 sau đây:

 Giao diện thẻ (ribbon): giao diện người dùng tổ chức những lệnh phổ biến nhất cho các đối tượng cơ sở dữ liệu thành các thẻ và nhóm thẻ vì thế các lệnh thích hợp sẽ được truy cập ngay lập tức cho đối tượng hiện tại

 Thanh công cụ xử lý nhanh của Access: tùy chỉnh một phần của thanh công cụ bao gồm các lệnh người học thường xuyên sử dụng, bất kể đối tượng đang hoạt động

 Vùng điều hướng: tùy chỉnh vùng điều hướng thay thế cửa sổ cơ sở dữ liệu của Access 2003 Người dùng có thể hiển thị hoặc ẩn đi tất cả bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, tập vi lệnh, khối chương trình; hoặc tạo một nhóm tùy chỉnh mà chỉ hiển thị các đối tượng người dùng muốn làm việc tại thời điểm hiện tại Người học có thể

ẩn đi vùng điều hướng để tạo không gian rộng hơn cho màn hình hiển thị đối tượng

cơ sở dữ liệu

 Hiển thị thanh công cụ lối tắt: thanh công cụ ngữ cảnh tại góc dưới bên phải của cửa sổ chương trình cung cấp khả năng chuyển đổi các khung nhìn được hỗ trợ của đối tượng cơ sở dữ liệu hiện hành chỉ bằng 1 lần nhấp chuột

 Tài liệu theo thẻ: mở nhiều đối tượng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi giữa chúng một cách nhanh chóng bằng cách nhấn vào các thẻ trên thanh nhóm thẻ

 Thư viện mẫu: xác định nhanh chóng vị trí và tải về các mẫu thiết kế chuyên nghiệp cho các dự án cơ sở dữ liệu phổ biến

 Cải tiến sắp xếp và trích lọc: sắp xếp dễ dàng tất cả các bản ghi trong một bảng dựa trên một hoặc nhiều trường dữ liệu, hoặc trích lọc một bảng hoặc biểu mẫu để hiển thị hoặc ẩn các bản ghi phù hợp với nhiều điều kiện

 Khung nhìn thiết kế: thiết kế lại biểu mẫu hoặc báo cáo khi xem chúng

 Bố cục dạng nhóm và bảng: nhóm các điều khiển trong thiết kế biểu mẫu hoặc báo cáo nhằm thao tác dễ dàng trên toàn bộ nhóm như là một đơn vị

 Lịch tự động: kiểu dữ liệu Ngày/Thời gian bao gồm lựa chọn điều khiển lịch Kích chuột vào lịch và lựa chọn kiểu ngày thích hợp

 Văn bản giàu tính chất: trường kiểu dữ liệu văn bản có chiều dài thay đổi (memo)

hỗ trợ các kiểu định dạng phổ biến bao gồm kiểu chữ, màu sắc và định dạng ký tự Định dạng này được lưu trữ cùng với cơ sở dữ liệu

 Tạo thẻ: dùng để nhanh chóng tạo mới một bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, vi lệnh, danh sách SharePoint, hoặc các đối tượng Access khác

 Hàm tính tổng: thêm vào một hàng tính tổng cho truy vấn và chọn từ một danh sách các công thức để tự động tính toán giá trị tổng hợp cho các biểu mẫu và báo cáo

 Danh sách trường dữ liệu: kéo và thả các trường dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng

có liên quan hoặc không liên quan vào bảng đang hoạt động

 Kiểu dữ liệu đính kèm: đính kèm hình ảnh và các tập tin khác vào bản ghi cơ sở dữ liệu

 Vi lệnh nhúng: vi lệnh nhúng vào biểu mẫu hay báo cáo tăng cường bảo mật ở mức

độ cao cho các ứng dụng cơ sở dữ liệu

 Trợ giúp Microsoft Access: tìm kiếm dễ dàng nội dung trợ giúp thuộc người dùng cuối và nhà phát triển trong phạm vi Access

 Cải tiến chia sẻ thông tin: dễ dàng xuất nhập dữ liệu giữa Access và ứng dụng Office khác hoặc các tập tin xml, html, và pdf; tạo ra hoặc liên kết một cơ sở dữ liệu với danh sách SharePoint; hoặc xuất bản cơ sở dữ liệu vào một thư viện SharePoint

và cho phép người dùng cập nhật và khai thác thông tin

 Cải tiến thiết kế báo cáo: nhanh chóng tạo ra một báo cáo chuyên nghiệp, hoàn chỉnh có logo, tiêu đề, và footer; và sử dụng khung nhìn báo cáo, kết hợp với bộ lọc,

để chỉ duyệt những bản ghi được lựa chọn trong báo cáo

 Khung giao diện nhóm, sắp xếp và trích lọc: tính năng này tạo điều kiện dễ dàng hơn để nhóm và sắp xếp dữ liệu trong báo cáo, kết hợp tính toán tổng từ danh sách

sổ xuống

 Tăng cường bảo mật: bổ sung bảo vệ bằng mật mã làm cho Access tự động mã hóa

cơ sở dữ liệu khi đóng và giải mã khi cơ sở dữ liệu được mở

2 Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013

Chương trình chúng tôi làm việc với hình ảnh và mô tả trong suốt cuốn sách này là một phiên bản Access 2013 cài đặt trên máy tính để bàn, được cài đặt từ một đĩa DVD như là một phần của bộ chương trình Office 2013 Người học có thể cài đặt Access 2013 như là một chương trình độc lập hoặc là một phần của một thuê bao Office 365 cho phép người dùng cài đặt các chương trình máy tính để bàn từ Internet Bất kể người học cài đặt Access như thế nào, chương trình có cùng chức năng và hoạt động tương tự

LỜI KHUYÊN: Office 365 là một giải pháp "đám mây" dành cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa là lớn cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ cho nhân viên của họ thông qua một thuê bao chương trình bản quyền

Tương tự như tất cả chương trình của Office 2013, cách thông dụng nhất để khởi động Access là từ màn hình khởi động – Start Screen (Windows 8) hoặc thực đơn khởi động – Start menu (Windows 7) hiển thị khi người học kích chuột vào góc dưới cùng bên trái của thanh tác vụ Windows Khi người học khởi động Access nhưng không mở cơ sở dữ liệu thì

mà hình khởi tạo của chương trình xuất hiện Từ màn hình này, người học có thể tạo cơ sở

dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn Dù bằng cách nào, cơ sở dữ liệu được hiển thị trên màn hình chương trình có chứa tất cả các công cụ cần thiết để tạo các đối tượng

cơ sở dữ liệu, nhập và chỉnh sửa dữ liệu Giao diện của Access 2013 được thiết kế phản ánh một cách gần gũi nhất cách mọi người làm việc với cơ sở dữ liệu nói chung Nếu người học không quen thuộc với giao diện này, được giới thiệu đầu tiên với Access 2007, thì sau đây

là mô tả nhanh các thành phần của cửa sổ chương trình

Một bảng trống hiển thị trên màn hình chương trình Access 2013

2.1 Xác định các thành phần của cửa sổ chương trình

Cửa sổ chương trình có chứa các thành phần sau

Thanh tiêu đề Giao diện thẻ

Vùng điều hướng Thanh trạng thái

Biểu tượng chương trình

Thanh công cụ xử lý nhanh của Access

Các nút bấm quản lý Window

Nút bấm trợ giúp Microsoft Access

Thẻ

 Thanh tiêu đề: thanh này ở trên đầu của cửa sổ chương trình hiển thị tên của cơ sở dữ liệu đang hoạt động và hiển thị mặc định đường dẫn đến thư mục mà nó được lưu trữ

Nó cũng cung cấp các công cụ để quản lý các chương trình và các cửa sổ chương trình

Người học có thể sử dụng các công cụ trên thanh tiêu đề để di chuyển và thay đổi kích thước cửa sổ, lùi lại hoặc thực hiện lại thay đổi, lưu cơ sở dữ liệu, và nhận hỗ trợ từ chương trình

Ở bên trái ngoài cùng của thanh tiêu đề là biểu tượng chương trình, người học kích chuột vào để hiển thị các lệnh để khôi phục lại, di chuyển, thay đổi kích thước, cực tiểu hóa, tối đa hóa, và đóng cửa sổ chương trình

Ở bên phải của biểu tượng Access là thanh công cụ xử lý nhanh Access Theo mặc định, thanh công cụ xử lý nhanh Access hiển thị các nút Lưu, Lùi lại, Thực hiện lại thay đổi, tuy nhiên người học có thể tùy chỉnh để hiển thị bất cứ nút lệnh nào theo mong muốn

LỜI KHUYÊN: người học có thể nhận ra rằng công việc trở nên hiệu quả hơn nếu

họ tổ chức các lệnh sử dụng thường xuyên trên thanh công cụ xử lý nhanh Access và sau

đó hiển thị phía dưới giao diện thẻ và ngay phía trên vùng làm việc Để có thêm thông tin, xem phần "Thao tác với thanh công cụ xử lý nhanh Access" ở chương 13 "Làm việc với Access hiệu quả hơn"

Ở phía phải ngoài cùng của thanh tiêu đề là bốn nút lệnh: nút Hỗ trợ cho phép mở cửa sổ hỗ trợ của Access, trong đó người học sẽ sử dụng các kỹ thuật tiêu chuẩn để tìm kiếm thông tin; và các nút quen thuộc gồm cực tiểu hóa, tối đa hóa/khôi phục nguyên trạng,

và đóng cửa sổ chương trình

XEM THÊM: Để có thông tin về hệ thống hỗ trợ của Access, xem phần bổ sung

"Nhận hỗ trợ với Access 2013" ở phần sau của chương này

 Giao diện thẻ (Ribbon): Dưới thanh tiêu đề, tất cả các lệnh để làm việc với cơ sở

dữ liệu Access được biểu diễn như là các nút ở vị trí trung tâm để người học có thể làm việc hiệu quả với chương trình

Mỗi thẻ của ribbon có chứa một loại cụ thể của các lệnh

Nếu giao diện ribbon xuất hiện như là một hàng các thẻ ngay trên đầu không gian làm việc, kích chuột vào thẻ Home để hiển thị tạm thời các nút lệnh của thẻ đó mà người học có thể làm theo Chúng tôi có thể hướng dẫn cách điều khiển hiển thị của giao diện ribbon trong một phút Người học không nên lo lắng khi thấy giao diện ribbon của mình khác với minh họa trong sách này Lúc đó người học đã có thể cài đặt những chương trình

mà bổ sung các thẻ của riêng họ vào giao diện ribbon, hoặc màn hình được cài đặt cấu hình khác nhau Để có thêm thông tin, xem "Làm việc với ribbon" ở phần sau

Phía trên đầu của Ribbon là tập hợp các thẻ, kích chuột vào một thẻ hiển thị bộ các lệnh liên quan của nó

Các lệnh liên quan đến quản lý Access và cơ sở dữ liệu Access (không phải nội dung) được tập hợp lại với nhau ở màn hình hậu cảnh, được hiển thị bởi kích chuột vào thẻ màu File ở ngoài cùng bên trái của Ribbon Các lệnh ở màn hình hậu cảnh được tổ chức trên các trang, được hiển thị bởi kích chuột lên các thẻ trang ở vùng màu phía trái Người học có thể trở lại màn hình cơ sở dữ liệu với Ribbon bằng cách kích vào mũi tên Trở lại đặt ở phía trên của thẻ trang

Màn hình hậu cảnh, nơi mà người học có thể quản lý tập tin và tùy biến chương trình

Các lệnh liên quan đến làm việc với nội dung cơ sở dữ liệu được biểu diễn là các nút lệnh thuộc các thẻ còn lại của Ribbon Khi một đối tượng được chọn trong cơ sở dữ liệu, một hoặc nhiều thẻ công cụ có thể xuất hiện tại phía phải ngoài cùng của Ribbon nhằm tạo những lệnh liên quan truy cập dễ dàng đến đối tượng cụ thể đó Các thẻ công cụ sẽ biến mất khi đối tượng liên quan không còn được xử lý hoặc khung nhìn hiện tại không hỗ trợ việc sử dụng chúng

LỜI KHUYÊN: Một số lệnh cũ không còn xuất hiện như là nút lệnh trên Ribbon nhưng vẫn tồn tại trong chương trình Người học có thể làm cho các lệnh đó xuất hiện để

sử dụng bằng cách thêm vào thanh công cụ xử lý nhanh của Access Để có thêm thông tin, xem phần "Thao tác với thanh công cụ xử lý nhanh Access" ở chương 13 "Làm việc với Access hiệu quả hơn"

Ở mỗi thẻ, các nút đại diện cho các lệnh được tổ chức thành từng nhóm được đặt tên Người học có thể trỏ đến bất kỳ nút nào để có thể hiển thị chỉ dẫn nhanh bao gồm tên của nút lệnh và phím tắt của nó (nếu nút lệnh có)

XEM THÊM: để có thông tin về điều khiển nội dung và hiển thị chỉ dẫn nhanh, xem phần "Thay đổi tùy biến mặc định của chương trình" ở chương 13 "Làm việc với Access hiệu quả hơn"

Một số nút lệnh bao gồm một mũi tên tích hợp hay riêng biệt Nếu một nút lệnh và mũi tên của nó được tích hợp, kích vào nút lệnh sẽ hiển thị các tùy chọn tinh chỉnh hành động của nút Nếu nút lệnh và mũi tên là riêng biệt, kích vào nút lệnh sẽ thực hiện hành động mặc định dựa trên biểu tượng hiện tại của nút lệnh Người học có thể thay đổi hành động mặc định bằng cách kích vào mũi tên sau đó chọn hành động mong muốn

Các lệnh liên quan nhưng ít thông dụng hơn không được biểu diễn như nút lệnh trong nhóm Thay vào đó, chúng tồn tại trong hộp thoại hoặc khung giao diện được hiển thị bằng cách kích chuột vào biểu tượng khởi tạo hộp thoại nằm ở góc dưới bên phải của nhóm

Phía bên phải của tên các nhóm trong Ribbon là nút lệnh che dấu Ribbon Kích vào nút lệnh này sẽ ẩn đi toàn bộ các nhóm lệnh nhưng vẫn để lại tên của thẻ Người học có thể kích vào tên thẻ để hiển thị tạm thời các nút lệnh của nó Kích vào bất cứ vị trí nào khác với Ribbon để ẩn đi các lệnh một lần nữa Khi toàn bộ Ribbon được hiển thị tạm thời, người học có thể kích vào nút lệnh Gim chặt nằm ở bên phải của tên các nhóm lệnh để hiển thị cố định Ribbon

PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F1 để thu nhỏ hoặc mở rộng Ribbon Để biết danh sách các phím tắt, xem phần "Các phím tắt" ở cuối cuốn sách

 Vùng điều hướng: nằm ở bên trái của cửa sổ chương trình, vùng điều hướng hiển thị danh sách các đối tượng cơ sở dữ liệu Theo mặc định, vùng điều hướng hiển thị tất cả đối tượng trong cơ sở dữ liệu theo loại đối tượng, nhưng người học có thể lọc danh sách bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của vùng và sau đó nhấp vào thể loại hoặc nhóm đối tượng muốn hiển thị Người học có thể thu gọn và mở rộng các nhóm trong danh sách bằng cách nhấn vào biểu tượng chữ V trong vùng tương ứng Nếu vùng điều hướng gây cản trở công việc, người học có thể kích vào nút lệnh Đóng/Mở

ở góc trên bên phải để thu nhỏ Để hiển thị trở lại vùng điều hướng, kích vào nút Đóng/Mở lần nữa Người học có thể kéo biên phải của vùng qua bên trái hoặc phải

để thu hẹp hoặc mở rộng vùng điều hướng

PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F11 để hiển thị hoặc ẩn đi vùng điều hướng

 Thanh trạng thái: nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình, thanh trạng thái hiển thị thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại và cho phép truy cập một số chức năng nhất định của chương trình Tại bên phải ngoài cùng của thanh trạng thái là thanh công

cụ phím tắt khung nhìn, cung cấp các nút lệnh thuận tiện cho việc chuyển đổi khung nhìn của các đối tượng cơ sở dữ liệu đang hoạt động

Thanh trạng thái cho biết khung nhìn hiện tại và tình trạng bàn phím

Mục tiêu của tất cả tính năng giao diện người dùng là làm cho việc thao tác trên cơ sở

dữ liệu một cách trực quan nhất có thể Lệnh cho các tác vụ thường xuyên phải luôn sẵn sàng, ngay cả những lệnh có thể không được sử dụng thường xuyên cũng phải dễ dàng tìm thấy 2.2 Làm việc với Ribbon

Như với tất cả các chương trình Office 2013, Ribbon của Access 2013 rất linh động, có nghĩa là khi thay đổi chiều rộng của nó, các nút lệnh sẽ tương thích với không gian khả dụng Kết quả là, một nút có thể là lớn hay nhỏ, có hoặc không có nhãn, thậm chí có thể là một mục trong một danh sách

Chiều rộng của Ribbon phụ thuộc vào 3 yếu tố sau

 Chiều rộng cửa sổ chương trình: tối đa hóa cửa sổ chương trình cung cấp nhiều không gian nhất cho Ribbon

 Độ phân giải màn hình: độ phân giải màn hình là kích thước của màn hình hiển thị được diễn tả là số lượng điểm ảnh chiều rộng × số lượng điểm ảnh chiều cao Độ phân giải màn hình càng lớn thì lượng thông tin hiển thị trên một màn hình càng nhiều Tùy chỉnh độ phân giải màn hình phụ thuộc vào card hỗ trợ đồ họa và màn hình Độ phân giải màn hình thông thường trong phạm vi từ 800 × 600 đến 2560 ×

1600 Số điểm ảnh theo chiều rộng (số đầu tiên trong độ phân giải màn hình) càng cao thì số lượng nút lệnh xuất hiện trên Ribbon càng nhiều

Để thay đổi độ phân giải màn hình:

1 Mở điều khiển Screen Resolution trong bảng điều khiển bằng một trong các cách sau

o Kích phải chuột vào màn hình nền Windows, sau đó chọn Screen Resolution

o Kích vào vùng trắng ở trên cùng của màn hình khởi động Windows 8, nhập vào screen resolution Sau đó ở vùng Search, chọn Settings, sau đó trong kết quả của Settings chọn Adjust screen resolution

Thông tin cơ sở dữ liệu Thông tin bàn phím

Thanh công cụ phím tắt khung nhìn