Recipient configuration delegates và restriction

Trong bài này chúng ta có 2 Mailbox là gccom1 và gccom2 và tôi đặt trường hợp gccom1 trong vị trí anh trưởng phòng bận đi công tác xa và trao quyền hộp thư của mình cho gccom2 Trong màn

Recipient Configuration -Delegates và Restriction

Bởi:

Phạm Nguyễn Bảo Nguyên

chúng ta sẽ tìm hiểu về Delegates để gán quyền cho một User nào đó có quyền xem và

quản trị hộp thư của mình Vấn đề này thường gặp rất nhiều trong thực tế chẳng hạn một nhà quản lý nào đó của một công ty bận đi công tác xa một thời gian và anh ta muốn giao công việc xem và trả lời thư của mình cho một người nào đó cấp phó của mình

Trong bài này chúng ta có 2 Mailbox là gccom1 và gccom2 và tôi đặt trường hợp gccom1 trong vị trí anh trưởng phòng bận đi công tác xa và trao quyền hộp thư của mình cho gccom2

Trong màn hình MOO của gccom1 tôi chọn Tools -> Options

Chọn tiếp Tab Delegates và nhấp Add

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Trong màn hình Delegate Permission bạn có thể tùy chỉnh quyền hạn của User mà mình

sẽ gán quyền trong này tôi chỉ gán cho User gccom2 chỉ có quyền xem và gởi thư mà

thôi

Chọn tiếp mục Automatically send a message to delegate summarizing these permissions để gởi Email thông báo đến gccom2 về quyền hạn vừa được gán cho User

này

Màn hình sau khi Delegate hoàn tất

Trong hộp thư của gccom2 sẽ nhận được một Email thông báo rằng gccom1 đã gán quyền quản lý hộp thư của mình cho gccom2

Để xem được thư của gccom1 tại màn hình MOO của gccom2 ta chọn File -> Open -> Other User's Folder

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Chọn gccom1 và click OK

Bây giờ trong màn hình Inbox của gccom2 sẽ hiển thị các Email của gccom1 (bạn chú

ý dòng gccom1- Inbox phía trên)

Bây giờ giả sử gccom2 có nhu cầu gởi email cho gccom3 và gccom4 nhưng với tư cách

là gccom1 nên tạo màn hình Message chọn Tab Options và chọn Show From

Tiếp đến nhập email của gccom1 vào ô From

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Tại màn hình Inbox của gccom3 và gccom4 đã thấy Email của gccom1 gởi cho truy nhiên trong này có ghi rõ gccom2 on behalf of gccom1 hay nói nôm na là Email này được gởi bởi gccom2 và được ủy quyền từ gccom1

Bây giờ ta sẽ tìm hiểu về Message Delivery Restriction để ngăn cấm việc nhận mail từ một User khác Ví dụ trong này tôi sẽ ngăn cấm gccom1 nhận mail từ gccom4 nên tại màn hình Recipient Configuration nhập phải vào gccom1 chọn Properties

Trong màn hình Properties chọn Tab Mail Flow Settings chọn Message Delivery Restrictions

Trong phần Reject messages from chọn Senders in the following list và add gccom4

vào

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Bây giờ trong MOO của gccom4 tôi sẽ gởi một Mail mới với Subject là Mail 7 cho gccom1

Ngay lập tức gcom4 sẽ nhận một Email phản hồi từ Exchange Server thông báo là

email này không thể gởi được

Bây giờ ta sẽ giới hạn không cho gccom1 gởi và nhận Mail có dung lượng quá lớn nên trong màn hình Properties của Mailboxgccom1 chọn Tab Mail Flow Settings chọn Message Size Restrictions

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Trong phần Sending message size tôi nhập giá trị là 1024 và trong Receiving message size tôi nhập là 2048 Nghĩa là gccom1 không thể gởi email có dung lượng quá 1Mb và không thể nhận Mail có dung lượng quá 5Mb

Bây giờ tại gccom2 tôi gởi một Mail mới cho gccom1 và Attach một file có dung lượng khoảng 6Mb

Ngay lập tức gccom2 sẽ nhận được một mail phản hồi từ Exchange Server thông báo rằng email hông thể gởi đến gccom1 vì có dung lượng vượt quá giới hạn của gccom1

Như vậy nếu ta tùy chỉnh các giới hạn Message Size Restrictions thì User này không thể gởi cho User kia một Email có dung lượng vượt quá giá trị cho phép của User kia

nhưng bù lại có thể gởi hàng ngàn email có dung lượng nhỏ hơn giá trị cho phép

Như vậy vấn đề phát sinh là hộp thư của một user có thể lên đến hàng GB (mà mặc định Exchange cho phép một Mailbox có dung lượng tối đa là 2.4Gb) như thế với một mô

hình công ty lớn đến vài trăm nhân viên dung lượng đĩa cứng mà ta dùng để lưu email của các User là quá lớn Chính vì thế yêu cầu đặt ra ta phải giới hạn dung lượng lưu trữ

của các Mailbox nhằm tiết kiệm không gian ổ cứng.

Trở lại màn hình Properties của Mailbox gccom1 chọn Tab Mailbox Settings chọn Storage Quotas

Recipient Configuration - Delegates và Restriction

Bỏ mục chọn Use mailbox database defaults đi và nhập các giá trị:

- Issue warning at (KB) 1024 : Bật nhắc nhở xóa bớt Email cho User khi hộp thư có

dung lượng vượt quá 1Mb, tuy nhiên vẫn được phép tiếp tục gởi và nhận thư

- Prohibit send at (KB) 2048 : Ngăn cấm User này gởi thư đi khi dung lượng hộp thư

vượt quá 2Mb, nhưng vẫn được phép nhận thư về

- Prohibit send and receive at (KB) 3072 : Ngăn cấm mọi công việc gởi và nhận thư

khi dung lượng hộp thư vượt quá 3Mb

Tuy nhiên việc này sẽ nảy sinh ra một bất cập chính là khi dung lượng Mailbox của một

User nào đó chưa vượt quá giới hạn cho phép thì nó vẫn được phép nhận một Mail có dung lượng lớn hơn dung lượng cho phép của nó

Bằng chứng là tại gccom2 tôi sẽ gởi một Email có dung lượng khoảng 6Mb cho gccom1

Và nhận thấy gccom1 vẫn nhận được Email này rất tốt, tuy nhiên từ đó trở đi User này

sẽ không được gởi và nhận mail nữa vì dung lượng hộp thư đã vượt quá giới hạn cho phép

Như vậy nhờ tính năng này mà các User có thể lợi dung để gởi cho nhau các Email có

dung lượng cực lớn Chính vì thế chúng ta cần kết hợp giữa Storage Quotas và Message Size Restrictions để ngăn chặn việc này.

Recipient Configuration - Delegates và Restriction