Xây dựng và khảo sát hệ thống thông tin kinh tế

Slide bài giảng xây dựng và khảo sát hệ thống thông tin kinh tế đại học Thương Mại

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG

THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI

NỘI DUNG

II.1 Quy trình xây dựng HTTT

II.2 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án II.3 Phân tích và thiết kế

II.4 Cài đặt

II.1 Quy trình xây dựng HTTT

II.1.1 Quy trình chung II.1.2 Nguyên tắc trong xây dựng HTTT II.1.3 Phương pháp (tk)

II.1.4 Công cụ (tk)

II.1.1 Quy trình chung

l Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế:

– Phương pháp tin học hóa toàn bộ

– Phương pháp tin học hóa từng phần

Tin học hóa toàn bộ

l Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cấu trúc cũ của tổ chức.

l Hệ thống được tự động hóa bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống.

– Thời gian thực hiện lâu

– Đầu tư ban đầu lớn

– Hệ thống thiếu tính mềm dẻo

– Khó khăn khi thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thói quen làm việc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống

– Thực hiện đơn giản

– Đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ)

– Không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận

– Hệ thống mềm dẻo

l Nhược điểm

– Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống

– Không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

II.1.1 Quy trình chung

l Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp

– Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công.

– Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ.

– Cải tiến hệ thống tin học hóa từng phần, đi từ mức độ tin học hóa thấp lên mức

độ tin học hóa cao hơn.

–

–

l Tuy nhiên, cần phải đảm bảo:

– Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế , thực hiện không quá khó khăn và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế

– Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quy trình chung gồm các công đoạn chính:

l Khảo sát

l Phân tích

l Thiết kế

l Cài đặt

Dự án xây dựng

Khởi sự ???

Dự án xây dựng

hệ thống thông tin

Nhu cầu/vấn đề hệ thống

l Đưa ra một hoạt động, một quy trình,

một chức năng mới chưa có trong hiện

tại nhằm thỏa mãn tiêu chuẩn chung

hoặc tiêu chuẩn mong muốn, nhưng Nhu

hoặc tiêu chuẩn mong muốn, nhưng

không phải là những hành động vá víu

cấp thời.

– Tạo ra quy trình mới để loại bỏ việc ghi

chép dữ liệu bằng tay nhằm hạn chế tối đa

những sai sót dữ liệu trong hệ thống bán lẻ

Nhu cầu

kỹ thuật

Nhu cầu/vấn đề hệ thống

l Biến một cơ hội thành tiền: Tạo một thay đổi

để mở rộng hoặc củng cố hiện trạng kinh

doanh và khả năng cạnh tranh.

Nhu cầu

– Tạo ra số lượng hành khách lớn và thường xuyên

cho một đường bay mới.

l Phục vụ chỉ đạo: Đáp ứng nhanh chóng các

nhu cầu thông tin của lãnh đạo hoặc nhu cầu

hiểu biết về hiện trạng cụ thể.

– Báo cáo thu nhập hàng năm phải có những chỉ tiêu

quan trọng được lập sẵn như tiền tiết kiệm, ký gửi,

tiền lãi v.v

cầu của

tổ chức KT

II.1.1 Quy trình chung

l Khảo sát:

– Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ

thống thông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau.

– Công việc thực hiện:

l Khảo sát hệ thống đang làm gì

l Đưa ra đánh giá về hiện trạng

l Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

l Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

l Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác

II.1.1 Quy trình chung

l Phân tích:

– Là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn

đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

– Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic

– Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic

– Công việc thực hiện:

l Phân tích hệ thống về xử lý : xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống

l Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược

đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

II.1.1 Quy trình chung

l Thiết kế:

– Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích.

– Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

– Công việc thực hiện

l Thiết kế tổng thể:

– Phân định ranh giới giữa phần thực hiện bởi máy tính và thủ công

– Phân định ranh giới giữa phần thực hiện bởi máy tính và thủ công

– Phân định các hệ thống con máy tính

l Thiết kế giao diện:

– Thiết kế đầu ra và đầu vào (raèvào)

l Thiết kế các kiểm soát:

– Các vấn đề bảo mật – Vấn đề bảo vệ

l Thiết kế các tập tin dữ liệu:

– Đảm bảo dữ liệu được truy nhập không chỉ đủ, không trùng lặp như trên lý thuyết mà còn phải thỏa mãn yêu cầu tiện-nhanh.

l Thiết kế chương trình: (nếu có)

– Xác định cấu trúc chương trình tổng quát, phân định các module CT, mối liên qua giữa các modul, đặc tả module, gộp các modul thành chương trình, thiết kết mẫu thủ

II.1.1 Quy trình chung

l Cài đặt:

– Thay thê hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới.

– Đối với hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : thay thế hệ thống

xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới.

– Công việc thực hiện :

l Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng và tỉ mỉ

II.1.2 Nguyên tắc trong xây dựng HTTT

l Nguyên tắc xây dựng theo chu trình

l Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

l Tiếp cận hệ thống

l Tiếp cận hệ thống

a Nguyên tắc xây dựng theo chu

trình

l Quá trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đảm nhận một nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước è Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không

bỏ qua công đoạn nào

l Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá

bổ sung phương án được thiết kế, người ta có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại)

b Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

l Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và hệ thống thông tin.

– Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng:

l Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp, bao quát cao và có tính chiến lược.

l Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệ thống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời

– Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý Việc truy nhập vào

hệ thống phải được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống

è

è Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống.

Tiếp cận hệ thống

l Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề

kinh tế, xã hội

l Yêu cầu phương pháp: Phải xem xét hệ thống trong

l Yêu cầu phương pháp: Phải xem xét hệ thống trong

tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

Tiếp cận hệ thống

l Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thông tin kinh tế và quản lý :

– Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một

– Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một

hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức

– Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng

lĩnh vực

– Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn

– Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát

tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây

l Thời gian xây dựng hệ thống kéo dài

l Chi phí rất lớn

l Tài liệu đặc tả quá nhiều

l Không thích hợp với hệ thống nhỏ thay đổi nhanh

Phương pháp bản mẫu

– Dùng các công cụ chuyên dụng làm mẫu ban đầu rồi hoàn thiện, tiến hóa dần tới mẫu cuối cùng đáp ứng được yêu cầu của hệ thống

II.1.4 Công cụ

l Công c th công: thường dùng ở các giai đoạn ban

đầu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin

l Tuỳ theo từng giai đoạn mà người ta dùng công cụ thích hợp

– Trong giai đoạn mô tả, tổng hợp các kết quả điều tra để có nhận thức ban đầu về hệ thống, công cụ chủ yếu là dùng văn bản

(thường là văn bản được viết chặt chẽ: cây quyết định, bảng

quyết định,bảng điều kiện, các công thức, kết hợp với các vật chứng), lưu đồ ngữ cảnh về dữ liệu

– Mức quan niệm người ta dùng mô hình thực thể – liên kết để mô

tả thành phần dữ liệu, lưu đồ dòng dữ liệu để mô tả thành phần

xử lý.

II.1.4 Công cụ

l Công c tin hc: thường dùng ở giai đoạn logic hay còn gọi là giai đoạn

thiết kế và giai đoạn vật lý cho hệ thống thông tin Tuy nhiên hiện nay có nhiều công cụ tin học cho phép thực hiện nhiều giai đoạn cũng như chuyển

từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin

l Phần mềm lập kế hoạch - ứng với giai đoạn lập kế hoạch (chẳng hạn

l Phần mềm lập kế hoạch - ứng với giai đoạn lập kế hoạch (chẳng hạn

Microsoft Project).

l Phần mềm thiết kế – ứng với giai đoạn thiết kế (chẳng hạn Power

Designer, Erwin,…) Trong đó có các chức năng trợ giúp.

– Thiết kế dữ liệu.

– Thiết kế xử lý.

– Thiết kế giao diện.

l Các hệ CSDL, các ngôn ngữ lập trình – ứng với giai đoạn lập trình, thử nghiệm và bảo trì

II.2 Khảo sát và xác lập dự án

II.2.1 Lý do và mục tiêu II.2.2 Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại II.2.3 Xác định mục tiêu dự án HTTT mới

II.2.4 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án

II.2.1 Lý do và mục tiêu

l Lý do :

– Việc phát triển hệ thống mới phải:

l Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,

l Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,

l Giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ

l Xử lý và cung cấp thông tin có ích, phù hợp cho người dùng

l Có tính khả thi

II.2.1 Lý do và mục tiêu

l Mục tiêu:

– Tìm hiểu/khảo sát, đánh giá hiện trạng của HT hiện hành, nhu cầu của hệ thống mới.

– Xác định mục tiêu dự án của HT mới

– Phác họa giải pháp cải tiến và cân nhắc tính khả thi

– Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án

Nhim v ca công đo n này không ch$ thu&c v' nh(ng ngi phân tích h th+ng mà còn là trách nhim ca lãnh đ o t/ ch0c và ngi dùng.

II.2.2 Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của

HT hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới

l Tìm hiểu:

– Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu

cầu của hệ thống mới

Đánh giá:

l Đánh giá:

– Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin thu được

trong quá trình khảo sát

– Phân tích theo mục tiêu đã đặt ra để đưa ra nhận xét.

l Phát hiện các điểm yếu kém

l Xác định yêu cầu cho tương lai

a Khảo sát

l Kh4o sát ??? è Đ8t câu h9i ???

– Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để

thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về

hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt

ra với độ tin cậy và chính xác cao.

– 3 nhóm thông tin:

l Thông tin chung về ngành của tổ chức

l Thông tin về bản thân tổ chức đó

l Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

Ví dụ

l Về nhu cầu (vấn đề) cần xem xét

– Nhu cầu của tổ chức kinh tế:

l Hệ thống cần hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức kinh

tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ

– Yêu cầu của sản phẩm thông tin đầu ra:

l Những yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự các đầu

ra, các thông tin cần thiết đầu vào để tạo các đầu ra, các tác động và ở nguồn lực, tài nguyên nhằm mục đích tạo điều kiện để các chức năng được thực hiện trọn vẹn.

a Khảo sát (2)

l Các m0c kh4o sát (đ+i t:ng kh4o sát)

– Mức quyết định lãnh đạo: Người có cách nhìn nhận vấn đề trong tương lai xa, có nhu cầu về thông tin đặc biệt cũng như nhu cầu thông tin

– Mức chuyên gia: Họ có thể không bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, vai trò của họ có thể quan trọng hoặc không quan trọng nhưng họ có thể phê phán việc chấp nhận hệ thống

Quan sát hệ thống

l Việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ

chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức.

l Thực hiện:

– Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệ thống,

l Nhược điểm

– Mất nhiều thời gian

– Thông tin bề ngoài (bỏ qua những hoạt động và sự kiện quan trọng)

– Người bị quan sát sẽ thấy khó chịu do đó thường thay đổi cách hành động khi bị quan sát theo chiều hướng không tốt

– Phương pháp không hữu hiệu nếu không kết hợp với các phương pháp khác (phỏng vấn)

l Ưu điểm

– Có thể lấy được những thông tin cần thiết mà không thể có được bằng các

phương pháp khác.

Quan sát hệ thống (2)

l Ghi chép lại:

- Cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức, không chính thức)

- Các ngắt quãng giữa chừng (trong công việc về một lý do nào đó)

- Các công việc đột xuất

- Quan hệ giữa các phòng ban

- Việc sử dụng các hồ sơ

- Khối lượng công việc

- Những khó khăn trong công việc

- Phát hiện những vấn đề chưa dự kiến

-

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Giúp tăng cường các kết quả nhận được nhờ xem xét các tài liệu hệ thống, tổ chức (tài liệu bên trong, bên ngoài) để phát hiện ra những chi tiết về chức năng và tổ

chức: mô tả tổ chức, kế hoạch kinh doanh, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả công việc.

l Thực hiện:

– Quan sát không chính thức thông qua nghiên cứu các tài liệu nhằm thu thập thông tin về hệ thống

l Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập.

l Sao chép tài liệu, báo cáo đã thu thập và tổng hợp lại

l Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng

Nguồn tài liệu

l Môi trường bên ngoài hệ thống ( điều kiện cạnh tranh trên thị trường, xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất của tổ

chức)

l Môi trường kỹ thuật ( phần cứng, phần mềm hiện có để xử lý thông tin, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các cơ sở dữ liệu đang sử dụng, đội ngữ phát triển hệ thống)

l Môi trường vật lý (quy trình xử lý số liệu trong quản lý, độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống)

l Môi trường tổ chức (chức năng của hệ thống, lịch sử hình thành và phát triển, quy mô hệ thống, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu, ), chính sách dài hạnh và ngắn hạn, chương trình hành động của cơ

sở, đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý, tình trạng tài chính của

cơ sở, các dự an đâu tư hiện tại và tương lai v.v )

Phỏng vấn

l Đối thoại sử dụng các câu hỏi để hiểu rõ vấn đề (nghiệp vụ)

l Thực hiện:

– Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi, ghi chép thu thập thông tin

– Để nhận được thông tin cần phân tích, cần đánh giá những điều đã biết trước khi đặt câu hỏi

– Thường sử dụng hai loại câu hỏi: Câu hỏi đóng và câu hỏi mở

– Thường sử dụng hai loại câu hỏi: Câu hỏi đóng và câu hỏi mở

l Anh có sao chép mọi dữ liệu anh cần không? đây là câu hỏi đóng vì câu trả lời là có hoặc không.

l Hàng tháng anh thừơng phải thiết lập những báo cáo nào? đây là câu hỏi mở.

l Ưu điểm

– Cung cấp được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống hiện tại và

hệ thống cần phát triển trong tương lai

l Nhược điểm

– Dễ thất bai do nguyên nhân:

l Không hiểu đượng những điều nói ra (chất lượng câu hỏi, cách hiểu câu trả lời)

l Không có một quan hệ tốt giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn (khả năng giao tiếp)

l Ghi chép không tốt