CHƯƠNG 5 thong tinqđ

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊTính hợp pháp - Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân.. - Quyết định đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp

CHƯƠNG 5

Thông tin và quyết định trong

quản trị

1

NỘI DUNG CHƯƠNG 5

• 5.1 Thông tin quản trị

 5.1.1 Khái quát về thông tin quản trị

 5.1.2 Quá trình truyền thông trong tổ chức

• 5.2 Quyết định quản trị

 5.2.1 Khái niệm quyết định quản trị

 5.2.2 Vai trò của quyết định quản trị

 5.2.3 Cơ sở khoa học của việc ra quyết định

 5.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định

 5.2.5 Yêu cầu đối với việc ra quyết định

 5.2.6 Tiến trình ra quyết định

 5.2.7 Nội dung và hình thức của các quyết định

 5.2.8 Các dạng điều kiện ra quyết định

 5.2.9 Mô hình, phương pháp và kỹ thuật ra quyết định

KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Khái niệm thông tin quản trị

3

KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Vai

KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ Phân loại thông tin

5

• Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình

hình cạnh tranh

• Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh

• Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, quá

trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh

• Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật,

chính sách, thời tiết, khí hậu v.v )

• Thông tin về các đối tượng quản trị Thông tin về nhân sự, sản phẩm, marketing,

• Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh

• Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, quá

trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh

• Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật,

chính sách, thời tiết, khí hậu v.v )

• Thông tin về các đối tượng quản trị Thông tin về nhân sự, sản phẩm, marketing,

sử dụng nó

Để xây đựng nội dung thông tin trong quản trị một cách khoa học người ta cũng thường phải tuân thủ những yêu

cầu chung : Ngắn gọn , chính xác ,

mạch lạc , rõ ràng , đầy đủ, khách quan

QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

7

• Người gửi tin

Những trở ngại của quá trình truyền thông

9

• Sự khác biệt về ngôn ngữ

RÀO CẢN THUỘC VỀ CÁ NHÂN

11

Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu

• Làm rõ ý tưởng trước khi truyền thông

• Nghiên cứu mục đính chính của truyền thông

• Xem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy ra

• Bàn bạc với người khác một cách thích hợp khi cần trong hoạch định truyền thông

• Quan tâm đến những thông điệp không cần bằng lời mà bạn gửi

• Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận khi có thể

• Theo sát truyền thông

13

QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

KHÁI NIỆM

15

VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

Các

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

• Nhu cầu

• Môi trường bên ngoài

• Khả năng của đơn vị

• Mục tiêu và chiến lược kinh doanh

• Thời cơ và rủi ro

• Tính quy luật và nghệ thuật sáng tạo

17

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

Tính hợp pháp

- Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân.

- Quyết định không được trái với nội dung mà pháp luật quy định

- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức.

- Quyết định phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức

- Quyết định phù hợp với quy luật và các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên

lý khoa học.

- Quyết định đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học

- Quyết định phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể cả thế và lực

Các quyết định được ban hàng bởi các cấp và bộ phận chức năng phải thống nhất Các quyết định ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định QT

• Mức độ ổn định của môi trường.

TIẾN TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

TIẾN TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO MÔ HÌNH DECIDE

Các bước này với 6 chữ đầu mỗi bước ghép thành từ tiếng Anh là DECIDE (1) Define the Problem (xác định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt kê các yếu tố

ảnh hưởng đến quyết định); (3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liên quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm 3 bước nhỏ là đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, so sánh/đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định);

và (6) Evaluate the results (Đánh giá kết quả thực hiện quyết định)

21

NỘI DUNG QUYẾT ĐỊNH

• Căn cứ ra quyết định

• Quyết định về vấn đề gì, về ai hay về việc gì

• Hiệu lực của quyết định đối với ai, đối với cái gì, ở đâu và trong khoảng thời gian nào

• Trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, khen thưởng, xử phạt (nếu thấy cần thiết phải quy định rõ)

23

CÁC DẠNG ĐIỀU KIỆN RA QUYẾT ĐỊNH

Ra

Là trường hợp mà trong đó những người

ra quyết định có đầy đủ thông tin về vấn

đề cần giải quyết , hay các giải pháp và

biết rõ hậu quả của các giải pháp đó

Là trường hợp mà trong đó người ra quyết định có thể xác định được vấn đề cần giải quyết, đánh giá được tỷ lệ xác xuất mà các biến cố có thể xảy ra, nhận diện các giải pháp khác nhau và tỷ lệ xác suất

về kết quả của mỗi giải pháp

Là trường hợp mà trong đó người ra quyết định có đầy

đủ thông tin để ấn định tỷ lệ xác xuất mà đối với kết quả của từng giải pháp thậm chí không nhận diện được giải pháp và tỷ lệ xác suất về kết quả của mỗi giải pháp

MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

• Mô hình ra quyết định hợp lý

• Mô hình ra quyết định hợp lý giới hạn

• Mô hình ra quyết định mang tính chính trị

25

MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH HỢP LÝ

Mô hình ra quyết định hợp lý đặt trên các giả định hợp lý mà qua đó nhà quản trị đưa ra những lựa chọn thích hợp, tối đa hoá lợi nhuận trong khuôn khổ những ràng buộc nhất định.

MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH HỢP LÝ GIỚI HẠN

• Mô hình này do Herbert Simon, nhà lý thuyết quản trị hoa kỳ đưa ra vào những thập niên 1950 và đã được tặng giải thưởng Nobel kinh tế vào năm 1978

• Mô hình ra quyết định hợp lý là mô hình ra quyết định nhấn mạnh những hạn chế về tính hợp lý của cá nhân người ra quyết định Mô hình này giải thích nguyên nhân tại sao các nhà quản trị thường đưa ra các quyết định rất khác nhau khi cùng tiếp cận một tình huống

Theo định nghĩa về sự hợp lý giới hạn, người ra quyết định có thể cư xử thận trọng (mô hình ra quyết định hợp lý) trong giới hạn của sự đơn giản hoá hay còn gọi là mô hình hợp lý giới hạn Và kết quả là thay vì tối đa hoá một lựa chọn, người ra quyết định lựa chọn những giải pháp có thể thoả mãn các ràng buộc của vấn đề.

MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH HỢP LÝ GIỚI HẠN

29

Một số khuynh hướng thường gặp trong tiến trình ra quyết

định

• Chọn không đúng mục tiêu hay giải pháp tối ưu

• Phạm vi tìm kiếm giải pháp hay mục tiêu là có giới hạn.

• Các giới hạn thông tin

MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH MANG TÍNH CHÍNH TRỊ

31

Quyền lực là năng lực ảnh hưởng hoặc kiểm soát các quyết định và mục tiêu của các cá nhân, của nhóm, của bộ phận hoặc của tổ chức

Quyền lực đủ mạnh sẽ ảnh hưởng và kiểm soát các hoạt động sau:

- Định dạng vấn đề

- Chọn lựa các mục tiêu

- Cân nhắc các phương án

- Chọn lựa các phương án để thực thi

- Các hoạt động và sự thành công của tổ chức

PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH

 Phương pháp cá nhân ra quyết định

 Phương pháp quyết định tập thể

33

• Bước 1: Xác định yêu cầu về việc sử dụng phương pháp ra

quyết định

• Bước 2: Xác định hoàn cảnh và các yếu tố ra quyết định

• Bước 3: Phân tích mặt mạnh và yếu của từng phương pháp khi áp dụng

• Bước 4: Lựa chọn phương pháp ra quyết định hợp lý

PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH

Phương pháp ra quyết định cá nhân

Phân Khái Chỉ Hành

1 Chỉ dẫn (directive style):

 Đưa ra quyết định nhanh và ngắn hạn.

 Chấp nhận sự mơ hồ thấp và dựa vào lý trí khi suy nghĩ.

 Thích hợp với những quyết định cần ít thông tin và không có nhiều phương án để lựa chọn.

2 Phân tích (analytic style):

 Cần nhiều thông tin và đưa ra nhiều phương án.

 Chấp nhận sự mơ hồ cao hơn.

3 Khái quát(conceptual style)

 Tầm nhìn rộng và xem xét nhiều phương án, dài hạn.

4 Hành vi(behavioural style)

 Chú trọng đến cách cư xử, tránh xung đột.

 Thường có mối quan hệ tốt với người khác

37

ƯU ĐIỂM

PHƯƠNG PHÁP QUYẾT ĐỊNH TẬP THỂ

Các trường hợp có thể sử dụng Phương pháp quyết định

tập thể

• Có đủ thời gian để sử dụng phương pháp này

• Mỗi thành viên tham dự có đủ thông tin như mong muốn

• Các thành viên cam kết theo đuổi mục tiêu

• Quyết định không lập trình trước và có nhiều bất trắc

• Muốn huấn luyện cấp dưới trong việc ra quyết định

39

KỸ THUẬT HỖ TRỢ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

• Kỹ thuật động não (kích não)

• Kỹ thuật delphi

• Kỹ thuật dùng bảng ra quyết định

• Kỹ thuật dùng sơ đồ cây để ra quyết định

• Kỹ thuật cho điểm có trọng số

Kỹ thuật Delphi

• Kỹ thuật Delphi do Rand Corporation phát triển nhằm kích thích nhóm tham khảo kinh nghiệm và cung cấp những sự báo về tương lai

• Kỹ thuật này được thực hiện bằng cách đề nghị các chuyên gia đưa ra ý kiến của họ và qua nhiều lần cho đến khi họ đạt được sự nhất trí

Assumptions Of Rationality

Rational Decision Making

Problem is clear and unambiguous

Single, defined goal

well-is to be achieved All alternatives

and consequences are known

Preferences

are clear

Preferences are constant and stable

No time or cost constraints exist

Final choice will maximize payoff

43