Hướng dẫn sử dụng Access từ cơ bản đến nâng cao

MICROSOFT ACCESS là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ MicroSoft Office. Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) (dataBase Management System gọi tắc là DBMS) giúp ta lưu trữ, quản lý, khai thác só liệu được lưu trữ một các có tổ chức bên trong máy tinh. Đây là giáo trình rất hay và hữu ích cho những ai đang muốn chinh phục MS Access từ A>Z. Rất hay, rất kỹ,...

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 1

 Các đặc điểm của Access:

 Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giátrị … Của các dữ liệu bên trong các bảng một cách chặc chẽ

 Có thể dùng Wizard để thiết kế các đối tượng trong Access một các tựđộng và nhanh chóng

 Công cụ Query thay thế các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấutrúc SQL

 Cho phép nhúng, lưu trữ các dữ liệu đặc biệt như hình ảnh, âm thanh,tập tin văn bảng, bảng tính…

 Tất cả các đối tượng đều được gối gọn trong một tập tin dữ liệu MDB

 Một CSDL có thể được dùng chung cho nhiều người dùng nhưng vẫn

có tính bảo mật dữ liệu

 Có thể chuyển đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng khác nhau

2) Cấu hình cài đặt

 Máy tính ATT86 trở lên

 Bộ nhớ RAM tối thiểu 16

 Nếu chọn Cancel: thì xuất hiện cửa sổ Microsoft Access.

6) Thoát khỏi Access

 Cách 1: Click menu File _ Chọn Exit

 Cách 2: Nhấn tổ hộp phím ALT+F4

Thanh trạng thái (Status bar)

Thanh thực đơn (menu bar)

Thanh công cụ

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 3

II CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS

 Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu trữ và sử dụng lại

 Cơ sở dữ liệu là tập hợp các tổ chức những dữ liệu liên quan đến một chủ

đề hay một mục đích nào đó

 Mỗi cơ sở dữ liệu được lưu trự thành một tập tin có phần mở rộng

là MDB

2) Tạo một cơ sở dữ liệu mới

 Cách 1: Chọn menu File  Chọn New

 Chọn ổ đĩa, thư mục và đặt tên cho CSDL Nhấn nút Create

3) Các thành phần có trong cơ sở dữ liệu

Là công cụ tạo mẫu và in các báo cáo.

e) Macro – Lệnh vĩ mô

Là tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác

f) Modules – Đơn thể chương trình

Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic

4) Đóng cơ sở dữ liệu

 Cách 1:

Click menu File  Chọn Close

 Cách 2:

Click vào dấu X ở góc trên bên trái cửa sổ cơ sở dữ liệu

Chú ý: Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên nhớ phải đóng CSDL, nếu

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 5

 Open: Mở tập tin ở chế độ chia sẻ (không độc quyền) thường

được dùng để khai thác dữ liệu

 Open Read – Only: tập tin được mở chỉ có thể xem được,

không khai thác dữ liệu được

 Open Exclusive: tập tin được mở ở chế độ độc quyền nghĩa là

khi mở không một ai ngoài người đang mở có thể mở tập tin này Mởđộc quyền được sử dụng để sửa các vấn đề liên quan đến cấu trúc haythiết kế

6) Chuyển tập tin cơ sở dữ liệu

 Chọn Menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Convert Database …

7) Thu gọn, sửa chữa tập tin cơ sở dữ liệu

 Chọn menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Compact and RepairDatabase

 Nếu đang mở CSDL thì Access làm gọn file này

 Nếu không có tập tin CSDL nào đang mở: Access hiển thị hộpthoại yêu cầu chọn file làm gọn sau:

 Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa file đích sau khi đã làm gọn.Đặt tên cho file đích tại mục Name, xong nhắp nút Save để kết thúc côngviệc.

8) Ẩn hiện cơ sở dữ liệu

 Nếu cửa sổ CSDL đang hiện ta cho ẩn bằng cách:

 Click menu Window Chọn HideCho hiện lại:

 Click menu Window  Chọn Unhide Hide

 Chọn CSDL cần hiện  Chọn OK

9) Đặt /Hủy mật mã cho tập tin cơ sở dữ liệu

Để tập tin CSDL tránh được sự tò mò của người khác Access cho ta khả năng thiết lập mật mã để bảo vệ chúng bằng cách:

 Click menu Tools  Chọn Set Database Password

 Gõ mật khẩu vào ô Password và ô Verify Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính chính xác của mật mã

Chú ý: Phải mở CSDL ở chế độ độc quyền.

 Để hủy mật mã: Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Unset Database Password

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 7

 Gõ mật mã trước đây bạn đã đặt, rồi nhắp OK

10) Bảo mật và tháo mật dữ liệu

Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật dữ liệu nhằm ngăn ngừacác phần mềm tiện ích hay phần mểm xử lý văn bản đoán được nội dungcủa dữ liệu bên trong Tập tin CSDL Để bảo mật và tháo mật dữ liệu tathực hiện:

 Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Encrypt/Decryptdatabase…

11) Một số lệnh trình bày cửa sổ của CSDL

Click menu View  Chọn:

 Databases Objects: Chọn Object cần làm việc.

 By Name: sắp theo tên.

 By Type: sắp theo kiểu

 By Created: sắp theo thời gian tạo mới

 By Modified: sắp theo thời gian cập nhập mới nhất

 Properties: chỉnh thuộc tính cho từng Object

 Chọn Object _ Click menu View _ Chọn Properties _ Chọn

 Description: gõ chú thích cho Object

 Các thông tin về Type, Created, Modified

 Chọn Hidden nếu muốn ẩn Object này tại cửa sổ Database

Chú ý: nếu không muốn nhìn thấy các Object có thuộc tính Hidden

thì phải bảo đảm không chọn tại Hidden Object trong mục View củahộp thoại Options trên menu Tools

12) Các thao tác cơ bản trên từng Object

 Chọn menu Edit  Chọn Rename

 Click phải vào đối tượng  Chọn Rename

 Chọn menu Edit  Chọn Delete hay Cut

 Click phải vào đối tượng  Chọn Delete hay Cut

 Nhấn phím Delete hay CTRL+X

 Nếu chọn Delete, hiện hộp thoại

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 9

 Chọn Yes: Xoá

 Chọn No: không xóa

 Chọn Help: xem giải thích

 Chọn menu Edit  Chọn Copy

 Click phải vào đối tượng  Chọn Copy

 Nhấn phím CTRL+C

 Chọn menu Edit  Chọn Paste

 Click phải vào đối tượng  Chọn Paste

Table Sinhvien

a) Field:

 Field Name: ten field

Bắt đầu bằng chữ cái, sau đó là các ký tự, số, khoảng trắng Dài tối

đa 64 ký tự Nếu có khoảng trắng mỗi lần thao tác trên field phải để

tên trong dấu ngoặc vuông [tenfield]

 Field type: Kiểu dữ liệu của Field

KIỂU DỮ

tự

Mỗi ký tự chiếm 1 byte

ký tự Mỗi ký tự chiếm 1 byte

4

Single Số thực chính xác đơn -3.4*1038 đến

3.4*1038 4 (Có 7 số lẻ)Double Số thực chính xác kép -1.79*10308 đến

1.79*10308 8(Có 15 số lẻ)

triệu 8(trị âm –52 ghi($52)

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 11

Autonumber Số nguyên dài, tự động

tăng và không sửa được Giống Long Integer 4Date/Times Ngày /giờ Năm trong

khoảng 100 đến 9999

OLE Object Đối tượng được nhúng

hay liên kết vào bảng

Hình ảnh, âm thanh, đoạn phim…

Tùy

Hyperlink Đường dẫn Có giá trị dẫn

đến một tài liệu,một trang Web, một đối

II THIẾT KẾ TABLE (Chế độ design view _ tạo Field)

1) Vào chế độ design View

a) Tạo Table

 Chọn trang Table

 Nhấn nút New

 Chọn Design View

b) Vào để sửa chữa thiết kế Table

 Nếu đang ở cửa sổ Database:

 Chọn tên Table

 Nhấn nút Design

 Field Name: Dùng để khai báo tên Field.

 Data type: Khai báo kiểu dữ liệu cho Field.

Lookup Wizard

 Bước 1: Chọn phương thức định nguồn

dữ liệu cho danh sách (Trả lời câu hỏi How do you want your lookup

column to get its values?)

Nếu chọn: I want the lookup column to lookup the values in a table

or query tức là lấy giá trị trong danh sách lấy từ table hay query.

 Bước 2: Chọn table hay query làm nguồn

dữ liệu cho danh sách (trả lời cho câu hỏi: Which table or query

should provide the values for your lookup column?)

Giải thích của Access

Vùng ấn định thuộc tính cho Field Vùng thiết kế các field Chọn 1 field

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 13

 Bước 3: Chọn các cột trình bày trong

danh sách

 Bước 4: định kích thước, vị trí dòng và

cột trình bày trong danh sách

Nếu chọn Hide key column (recommended) thì sẽ ẩn cột khoá và giá

trị của field sẽ là giá trị của cột khoá này và tiếp tục bước 6 còn nếukhông chọn sẽ tiếp tục bước 5

Lưu ý: dữ liệu hiển thị trong field sẽ là dữ liệu của cột đầu tiên.

 Bước 5: Chọn cột làm giá trị sử dụng cho

field

 Bước 6: Đặt Caption (tiêu đề) cho field.

Nếu chọn I will type in the value that I want ( tức là qui định giá trị

trong danh sách)

 Bước 2: Qui định giá trị cho các cột trong

danh sách (trả lời câu hỏi: What values do you want to see in yourlookup column ?)

Number of columns: qui định số cột trình bày trong danh sách Sau đó

đặt giá trị trong danh sách tại các cột Col1, Col2,…

Lưu ý: dữ liệu hiển thị trong field sẽ là dữ liệu của cột đầu tiên.

 Bước 3: Chọn cột làm giá trị sử dụng của

field

 Bước 4: đặt tên cho field.

thuộc tính của Field Ý nghĩa các thuộc tính có thể thay đổi tùy theo kiểu

dữ liệu của Field

Ý nghĩa các thuộc tính:

 General:

 FieldSize: Qui định kích thước của Field.

 Data Type là Text:Gõ số qui định chiều dài của field.

 Data Type là Number hay Auto Number: Chọn một trong

các loại Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID

 Format: Qui định dạng thể hiện dữ liệu của Field

 Data Type là Text hay Memo:

1.56328E+03Hay các ký tự sau để định dạng:

Nhân 100 và hiện dấu %Hiển thị số khoa học

 Data type là Date/Time: ta có thể chọn một trong các dạng có sẵn củaAccess

17/11/02 6:40:25 PMSunday, november 17,2002

17 – Nov –0217/11/026:40:25 PM6:40 PM6:40

 Data Type là Yes/No có các dạng sau:Yes/No, True/False, On/Off Nếu không khai báo Format thì sẽ hiển thị –1 là Yes, 0 là No

 InputMask: Qui định dạng nhập dữ liệu

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 15

9 Đại diện cho một số(0_9) không bắt

buộc phải nhập (99)000-000 Nhập (7)456-890

# Đại diện cho một số(0_9) , khoảng

trắng không bắt buộc phải nhập

#999 Nhập –20,2000

L Đại diện cho một ký tự (A_Z) bắt

buộc phải nhập

LL000 Nhập TH001

? Đại diện cho một ký tự (A_Z) không

bắt buộc phải nhập LL??? Nhập THAbn, th

A Đại diện cho một ký tự (A_Z) hay số

bắt buộc phải nhập

aa-aaa Nhập 55-Tel

a Đại diện cho một ký tự (A_Z) hay số

không bắt buộc phải nhập AA-AAA Nhập 55-te

& Đại diện cho một ký tự bất kỳ bắt

< Đổi ký tự theo sau thành chữ thường

> Đổi ký tự theo sau thành chữ hoa

! Dữ liệu nhập từ phải sang trái

\ Ký tự theo sau là hằng trị không cần

phải nhập

Chú ý: Nếu bạn qui định Input Mask là PassWord thì những ký tự đánh vào

sẽ là dấu * (dạng mật khẩu) Input Mask có 3 thành phần:

 Nội dung Input Mask

- Qui định các ký tự trong Input Mask có là ký tự hay không Nếu là 0:

có (lưu ký tự trong Input mask cùng dữ liệu gõ vào Nếu là 1 hay bỏtrống thì chỉ lưu dữ liệu gõ vào

- Qui định ký tự hiện thay ký tự trống trong Input Mask

 New value: Chỉ dùng cho field có loại dữ liệu là Autonumber.

Increment: Số tăng dần

Random: Số ngẫu nhiên

 Decimal Places: Qui định số số lẻ.

 Caption: Tiêu đề hiển thị của cột.

 Dafault Value: Qui định giá trị mặc định ban đầu.

 Validation Rule: Qui định qui tắc kiểm tra khi nhập dữ liệu.

 Validation Text: Dòng thông báo lỗi hiện ra nếu như nhập dữ liệu

sai qui tắc trong Validation Rules

 Required: Có bắt buộc nhập dữ liệu cho Field này hay không.

 Allow Zero Length: Có được nhập chuỗi rỗng hay không.

 Indexed: Có sắp xếp dữ liệu hay không.

 Row Source Type:

 Table/Query: danh sách lấy từ dữ liệu của Table hay query

 Value List: tự định giá trị cho danh sách

 Field List: danh sách là tên các field trong một table/query

 Row Source: Nguồn giá trị trong danh sách.

 Bound Column: Cột được lấy làm giá trị của field.

 Column Count: Số cột hiển thị tring danh sách.

 Column Heads: Có sử dụng hay không tên field hay dữ liệu dòng

đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho các cột trong danh sách

 Column Width: Độ rộng của các cột trong danh sách.

 List Row: Số dòng hiển thị trong danh sách.

 List Width: tổng độ rộng các cột trình bày trong danh sách.

 Limit to list:

 Yes: Chỉ được nhập dữ liệu cho field là một giá trị trong danh sách

 No: Có thể nhập một giátrị ngoài danh sách cho field

Tạo thuộc tính của bảng table

Description Gõ chuỗi ký tự để mô tả về bảng

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 17

Validation rule Nhập biểu thức qui định qui tắc kiểm tra

dữ liệu cho dòng dữ liệuValidation text Nhập chuỗi thông báo để hiển thị lên màn

hình khi nhập sai qui tắc qui định ởValidation rule

Filter Đưa một biểu thức để lọc dữ liệu

Order by Nhập danh sách cá field dùng để sắp xếp

Các field được viết cách nhau bằng dấuphẩy

3) Các thao tác xử lý thiết kế Table

a) Chèn một field vào giữa các field hiện có

 Nhắp mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field bị chèn

 Chọn menu Insert, chọn Rows (hay Aán phím Insert)

 Khai báo tên và kiểu dữ liệu của field

b) Xóa field

 Nhắp Mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field xóa

 Chọn menu Edit, Delete Row (hay ấn phím delete)

c) Thay đổi vị trí field

 Nhắp Mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field khi Mouse códạng mũi tên 

 Đặt mouse ở vị trí trên (Mouse dạng ) và kéo mouse

a) Khái niệm

 Khóa chính của Table là tập hợp một hay nhiều Field để Accessnhận diện một cách duy nhất mỗi Record trong Table (Trên vùng đượcchọn làm khoá chính không được có hai giá trị trùng nhau và không đượcrỗng Mỗi Table thường bắt buộc phải có khóa chính

Ví dụ 1: trong Table NV(MSNV, HONV, TENNV, PHAI, MSPB) có

MSNV làm khóa chính

THAMGIA(MSNV, MSDT, GHICHU) có MSNV, MSDT

làm khóa chính

Ví dụ 2: Trong bảøng Sinhvien(MASV, HOTEN, PHAI, MALOP, ),

mỗi sinh viên có duy nhất một MASV nên MASV được chọn làm khóachính

Trong bảng Ketqua(MASV, MAMH, LANTHI, DIEM), mỗi sinh viênthi nhiều môn và có thể bị thi lại, nếu trường hợp chỉ cho phép sinh viênthi lại hai lần thì khóa chính là tập hợp các field: Masv+Mamh+lanthi

b) Khai báo khóa chính

 Đánh dấu các field được chọn làm khóa chính bắng cách kéoMouse (Nếu các field không nằm liên tục nhau thì giữ phím CTRL vànhắp chuột)

 Nhắp nút lệnh (hay chọn Menu Edit, chọn Primary Key)

Lưu ý : Nếu khi tạo Table mà không chọn mục khóa chính khi lưu Table,

Access sẽ hiện hộp thoại để hỏi có tạo khóa chính hay không ?

Nếu chọn:

- Yes: Có tạo, Access sẽthêm vào 1 field tên ID(Identification) có kiểu

dữ liệu là AutoNumber

và được chọn làm khóachính

- No: Không tạo

- Cancel: Ngưng lệnhlưu và bạn khai báokhóa chính

c) Xóa khóa chính

Bước 1: Nhắp nút lệnh (hay chọn Menu View, Indexes) sẽ hiện

hộp thoại

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 19

Bước 2: Chọn dòng chứa khóa chính, nhấn phím Delete.

 Cách 2:

Nhắp chọn dòng chứa khóa chính

Nhắp vào biểu tượng (hay vào menu Edit, chọn Primary key)

5) Tác dụng của Description

có giá trị tham khảo cho người sử dụng

ở cửa sổ DataSheet, nội dung ohần Description sẽ xuất hiện ở thanh trạngthái (Status bar) để hướng dẫn bạn

III XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ datasheetview )

1) Vào chế độ DataSheet View: Chế độ này cho phép xem và cập

nhật dữ liệu của table

a) Vào chế độ DataSheet View

o Nếu đang ở cửa sổ database:

 Đánh dấu tên Table

 Nhắp nút open

o Nếu đang ở chế độ Design View: nhắp (hay Menu View, chọnDataSheet View)

Nhắp chuột để thêm record mới

Nhắp chuột về record kế tiếp

Nhắp chuột về Record trước

Nhắp chuột để chọn Font chữ

 Nếu muốn lưu Record này ngay: ấn Shift + Enter ( hay vào menuRecord Chọn Save Record).

b) Sửa chữa record

 Nhắp Mouse tại vị trí dữ liệu cần sửa (hay dùng phím mũi tên đưacon trỏ đến ô chọn và nhấn phím F2)

 Sửa dữ liệu

 Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa ô đang sửa: ấn ESC

 Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa toàn bộ Record: ấn ESC

 Bước 2: Chọn menu Edit chọn Find sẽ hiện hộp thoại

 Bước 3: Khai báo giá trị tìm và cách tìm

 Find what: Gõ trị tìm.

 Search: Hướng tìm

 Up: Tìm lên trên

 Down: Tìm xuống dưới

 All: tím trên toàn bộ

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 21

 Match: chọn cách so sánh giá trị tìm với giá trị trong ô.

 Start of Field: giá trị tìm là phần đầu của ô

 Any Part of Field: giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô

 Whole Field: giá trị tìm bằng giá trị trong ô

 Match case: tìm có phân biệt chữ hoa, chữ thường (nếu

 Bước 2: chọn menu Edit, chọn Replace

 Khai báo giá trị tìm và cách thay thế

 Replace with: Gõ giá trị thay thế.

 All: tím trên toàn bộ

 Match: chọn cách so sánh giá trị tìm với giá trị

trong ô

 Start of Field: giá trị tìm là phần đầu của ô

 Any Part of Field: giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô

 Whole Field: giá trị tìm bằng giá trị trong ô

 Match case: tìm có phân biệt chữ hoa, chữ thường

(nếu chọn)

f) Sao chép và di chuyển dữ liệu

o Đưa con trỏ đến vị trí mới, chọn Menu Edit  Chọn Paste

g) Nhập và sửa chữa dữ liệu kiểu OLE Object

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 23

Chọn menu Format, chọn Font và chọn font chữ

b) Điều chỉnh độ rộng cột

 Chọn cột cần điều chỉnh

 Nếu điều chỉnh nhanh bằng Mouse

 Đặt Mouse tại cạnh phải ô tên cột

 Kéo mouse hay nhắp đúp (độ rộng cột vừa đủ)

 Nếu điều chỉnh bằng lệnh Menu format  Chọn Column Width

sẽ hiện hộp thoại:

Và chọn một trong balệnh sau:

- Column Width: độrộng tùy chọn

- Standard Width: độrộng mặc định

- Best Fit: dộ rộng vừa đủ

 Vào menu Format, chọn Unhide Column sẽ hiện hộp thoại:

 Nhắp tại ô tên cột cần hiện, Chọn Close

 Chọn menu Format, chọn UnFreeze All Columns

f) Điều chỉnh chiều cao dòng

Xong chọn OK

g) Đổi tên cột

 Nhắp Mouse tại cột cần đổi tên

 Nếu khóa sắp xếp gồm nhiều cột:

Bước 1: khai báo khóa sắp xếp.

Chọn menu Records  Chọn Filter  Chọn Advanced Filter/Sort sẽ hiện cửa sổ

 Dòng field: nhắp chọn cột làm khóa sắp ở bảng phần trên,

rồi kéo thả vào một cột tại dòng này (các cột trên dòng Field được sắp

từ trái sang phải theo thứ tự ưu tiên)

 Dùng Sort: Chọn Ascending (sắp tăng dần hay

Bươc1: khai báo điều kiện lọc

Chọn Advanced Filter/Sort xuất hiện hộp thông báo trên

kiện lọc

kiện lọc

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 25

Bước 2: Thi hành lệnh lọc

Filter Chọn Menu Filter  Chọn Apply Filter/Sort)

cột: Click Mouse phải tại cột này

(Bạn nhớ nhắp nút phải Mouse tại giá trị cần lọc), rồi chọn Filter BySelection

thì chỉ việc gõ điều kiện lọc tại mục Filter For, xong nhấn Enter

mẩu tin thì nhắp nút phải Mouse tại một vị trí nào đó trong bảng rồi chọnRemove Filter / Sort ( hay nhắp lại biểu tượng )

4) In nhanh dữ liệu

 Chọn Menu File, Print sẽ hiện hộp thoại Print

 All: In tất cả các mẩu tin.

 Pages: In theo trang từ trang ở ô From đến trang ở ô To.

 Selected Record(s): chỉ in các mẩu tin đang chọn.

 Number of Copies: Chọn số bản in.

Chọn menu Edit  Chọn Rename

Click phải vào đối tượng  Chọn Rename

2) Xóa (Cut/Delete)

 Chọn Yes: Xoá.

 Chọn Help: xem giải thích

Bước 1: Nhắp chọn Table cần sao chép.

Bước 2: Có 3 cách

 Chọn menu Edit  Chọn Copy

 Click phải vào đối tượng  Chọn Copy

Bước 4: Có 3 cách

- Append Data to Exsting table:

thêm dữ liệu vào cuối Table đích

(hiện đang tồn tại)

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 27

 Tại mục Import table có các lựa chọn:

 Definition Only: Chỉ lấy cấu trúc Table, không lấy dữ liệu.

 Definetion and Data: lấy cả cấu trúc Table và dữ liệu.

Lưu ý: Ta có thể Import/Link table từ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

hoặc từ các phầm mềm khác như Word, Excel, SQL Server, …

Ví dụ: Có một tập tin Excel chứa danh sách các giám đốc chi nhánh của

Công Ty Cổ phần ABC Hãy đưa danh sách đó vào CSDL của Access

- Chọn Thực đơn File, Get External data, chọn Import Xuất hiện

hộp thoại

- Chọn Files of type là MicroSoft Excel, Chon thư mục chứa tập tinExcel, chọn tên tập tin Excel Chọn Import Xuất hiện hộp thoại

Hình 2 21 – Hộp thoại xác định dòng tiêu đề cột

Hình 2 22 - Hộp thoại xác định nơi lưu dữ liệu

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 29

Hình 2 24 - Hộp thoại xác định có khóa chính không

Xác định khóa chính hay không

 Let Access add primary key

 Choose my own primary key

- Chọn tên table hoặc Query cần Export

- Nhắp nút phải tại tên hoặc chọn File, chọn Export

Hình 2 26 - Hộp thoại đích đến của dữ liệu được export

Xác định Save as type – xác định loại tập tin dữ liệu được chuyển sang.File name:chỉ định tên tập tin

Chọn Save

V KHAI BÁO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE

1) Các loại quan hệ

a) Quan hệ một – một (One to One)

Hai bảng A và B có quan hệ Một – Một với nhau nếu mỗi mẩu tin trong A

có duy nhất một mẩu tin tương ứng trong B và ngược lại là mỗi mẩu tintrong B cũng có duy nhất một mẩu tin tương ứng trong A

Ví dụ

Hai bảng Sinhvien và Bangdiem có quan hệ một – một với nhau thông qua trường Masv

b) Quan hệ một nhiều (One to Many)

Hai bảng A và B có quan hệ Một – Nhiều với nhau nếu mỗi mẩu tin trong

A sẽ có nhiều mẩu tin tương ứng trong B nhưng mỗi mẩu tin trong B códuy nhất một mẩu tin tương ứng trong A

Ví dụ:

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 31

Hai bảng Svien và Lophoc có quan hệ một – nhiều với nhau thông quatrường MALOP Một giá trị trên field malop của bảng Lophoc xuất hiệnnhiều lần trên bảng Svien, ngược lại một giá trị trên field Malop của bảngSvien chỉ xuất hiện duy nhất một lần trên bảng Lophoc

2) Khai báo quan hệ giữa các Table

Bước 1: vào menu Tools  Chọn Relationship (hay nhắp biểu tượng trên

Relationship Toolbar) sẽ hiện cửa sổ RelationShip và hộp thoại Show Table

để chọn các Table tham gia đặt quan hệ

Bước 2: Chọn các Table tham gia đặt quan hệ như sau:

Table dư, ấn phím Delete

Bước 3: Đặt quan hệ giữa hai Table như sau:

 Nhắp Mouse tại field quan hệ của table thứ nhất (table cha) và kéođến field quan hệ của Table thứ hai (Table con), Access hiện hộp thoạiRelationShips

Nhắp chuột

chọn bảng, rồi

nhấn nút Add

Lưu ý: Nếu là quan hệ một - nhiều thì phải chọn mục Enforce Referential

Integrity Còn nếu là quan hệ một – một thì không chọn tại mục này và sau

khi tạo xong thì dây quan hệ sẽ là đường trỏn tức là không có biểu hiện quan

hệ giữa hai đầu mút, Còn nếu chọn mục này thì giữa hai đầu mút sẽ là 1- 1

 Nhắp đúp tại dây quan hệ sẽ hiện hộp thoại Relationship

 Nhắp tại dây quan hệ, nhấn phím Delete

Lưu ý: Nếu thiết lập quan hệ trước khi nhấp dữ liệu, thì khi nhập liệu cho các

Table, bạn phải nhấp theo nguyên tắc: nhập bảng chính (bảng cha trước), sau đó mới nhập được bảng quan hê (bảng con) vì đã có sự ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.

Khi xóa dữ liệu bảng cha

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 33

(5+6)*2 +3, -5, -(-7) 2^4

4*3, 9/2=4.59\2 =4

9 mod 2 =15+8-3

Thứ tự ưu tiên các phép toán giảm dần từ trên xuống

2) Toán tử xử lý chuỗi:

a) Ghép chuỗi: Kết quả = toánhạng1 (& hay +) toánhạng2

- Dùng để nối các biểu thức chuỗi ký tự với nhau

b) Phép toán Like: Kết quả = toánhạng1 Like toánhạng2 c)

Cho trị là T nếu chuỗi bên trái có dạng giống chuỗi bên phải, ngược lại

là F

Ví dụ: “Access” Like A

‘Access 2000’ Like ‘Access *’ T

‘Acess 2000’ Like ‘?ccess*’ T

o Phép toán NOT: Phủ định lại.

o Phép toán AND: Đúng khi cả hai cùng đúng.

o Phép toán OR: Sai khi cả hai cùng sai.

o Phép toán XOR: Sai khi cả hai cùng đúng hoặc cùng sai.

o Phép toán EQV: Đúng khi cả hai cùng đúng hay cùng sai.

o Phép toán IMP: Sai khi a đúng B sai.

<= Nhỏ hơn hoặc bằng ‘a’<=’b’, 7<=3

>= Lớn hơn hoặc bằng ‘a’>=’b’, 7>=3

giữa các đối tượng

“Nam” Is “Nam” True

sách (Dùng trong Query)

“hai” In

“mot,hai,ba,…” TrueBetween…

And… Giữa hai giá trị (dùng trong Query) 2 Between 1 And 5 True

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 35

II HÀM

1) Các hàm xử lý số.

 ABS(Number) Trả về trị tuyệt đối của Number

 FIX(Number) Trả về phần nguyên của Number

 INT(Number) Trả về số nguyen lớn nhất trong các số nguyên nhỏ hơn hoặc bằng Number

 Sqr(Number) Trả về căn bậc hai của Number

 INSTR(Start, String1, String2)Tìm một vị trí đầu tiên trong chuỗi

String1 tại đó xuất hiện chuỗi String2

 LCASE$(String) Đổi những ký tự của String ra dạng chữthường, kết quả kiểu String

 LEFT$(String, n) Trả về n ký tự bên trái của String, kết quảkiểu tring

 LEN(String) Trả về số ký tự có trong String

 LTRIM$(String) Trả về chuỗi String đã cắt bỏ những ký tựtrống bên trái, kết quả kiểu String

 MID$(String, m, n) Trả về n ký tự trong chuỗi String bắt đầu

từ vị trí m, kết quả kiểu String

 RIGHT$(String, n) Trả về n ký tự bên phải của String, kếtquả kiểu tring

 RTRIM$(String) Trả về chuỗi String đã cắt bỏ những ký tựtrống bên phải, kết quả kiểu String

 SPACE$(Number) Trả về một chuỗi gồm Number ký tự trống, kết

quả kiểu Variant

 STRCOMP(String1, String2) Trả về giá trị xác định kết quả củaphép so sánh hai chuỗi String1 và strìng

 DATE$() Trả về kết quả là ngày hiện tại trong đồng hồ củamáy, kết quả kiểu String.

 DAY(DateExpr) Trả về giá trị xác định ngày (từ 1 đến 31) củaDateExpr

 HOUR(TimeExpr) Trả về giá trị xác định giờ trong ngày (từ 0 đến

23) của TimeExpr

 MINUTE(TimeExpr) Trả về giá trị xác định phút trong giờ (từ 0đến 59) của TimeExpr

 MONTH(DateExpr) Trả về giá trị xác định tháng (từ 1 đến 12)của DateExpr

 NOW() Trả về kết quả xla2 ngày giờ hiện tạitrong đồng hồ của máy, kết quả là kiểu Variant

 SECOND(TimeExpr) Trả về giá trị xác định giây trong mộtphút (từ 0 đến 59) của TimeExpr

 TIME() Trả về kết quả là giờ hiện tại trong đồng

hồ của máy, kết quả kiểu Date/time

 TIME$() Trả về kết quả là giờ hiện tại trong đồng

hồ của máy, kết quả kiểu String

 TIMEVALUE(String) Trả về kết quả là một giá trị dạng giờ ứngvới chuỗi String

 WEEKDAY(DateExpr) Trả về kết quả là một số từ 1 đến 7buie63u thị ngày trong tuần của DateExpr

 YEAR(DateExpr) Trả về giá trị xác định năm (từ 100 đến999) của DateExpr

 DATEPART(”q/m/d/y”, Biểu thức ngày): Lấyi5 theo ngày, tháng,

quí, năm

3) Các hàm đổi kiểu

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 37

 CCUR(Expr) Trả về giá trị kiểu Currency từ biểu thức Expr

 CDBL(Expr) Trả về một giá trị kiểu Double từ biểu thức Expr

 CINT(Expr) Trả về một giá trị kiểu Integer từ biểu thức Expr

 CLNG(Expr) Trả về một giá trị kiểu Long từ biểu thức Expr

 CSNG(Expr) Trả về một giá trị kiểu Single từ biểu thức Expr

 CSTR(Expr) Trả về một giá trị kiểu String từ biểu thức Expr

 CVAR(Expr) Trả về một giá trị kiểu Variant từ biểu thức Expr

 HEX(Number) Trả về một giá trị hệ thập lục phân ứng với số hệthập phân Number, kết quả kiểu Variant

 HEX$(Number) Trả về một giá trị hệ thập lục phân ứng với số hệthập phân Number, kết quả kiểu String

 OCT(Number) Trả về một giá trị hệ bát phân ứng với số hệ thậpphân Number, kết quả kiểu Variant

 OCT$(Number) Trả về một giá trị hệ bát phân ứng với số hệ thậpphân Number, kết quả kiểu String

 IIF(<Biểu thúcđiều kiện>, <biểu thức 1>,<biểu thức 2): Nếu biểu

thức điều kiện đúng (bằng 1) thì trả về giá trị của biểu thức 1, ngược lại làbiểu thức 2

5) Hàm có sẵn trong Access:

Access xây dựng sẵn một tập hợp rất lớn các hàm đủ loại Ta có thể sử

dụng Expression Buider để tạo các biểu thức Ở hầu hết các vị trí cần đếnbiểu thức (dòng Field, Criteria trong lưới QBE), ta kích phải chuột, chọnBuild sẽ xuất hiện Expression Builder

III BIỂU THỨC

 Biểu thức là sự kết hợp giữa các hằng, các danh hiệu(tên), các toán tử, các hàm, các hằng,…sau khi tính toán được một giá trị duy nhất

 Cách tínnh toán biểu thức:

 Vào cửa sổ cơ sở dữ liệu, Chọn trang Modules, nhấn nút New

 Vào menu Debug, chọn Add Watch

 Đánh biểu thức vào khung Expression, click OK

 Kết quả sẽ xuất hiện trong cửa sổ Watches

Giáo trình Lập Trình Quản Lý Trang 39

 Tạo ra nguồn dữ liệu cơ sở cho một số công cụ khác như Form, Report, kể cả một query khác, thậm chí tạo ra một table mới.

2) Các loại Query

a) Select Queries (Truy vấn chọn):

Lấy dữ liệu từ một hay nhiều bảng, từ các bảng hay các query khác

Tạo ra các field tính toán từ các field khác( hay gán trị hằng)

Tạo field tổng kết (sum) và phân nhóm dữ liệu

b) Crosstable Queries (Truy vấn tham chiếu chéo):

Phân nhóm dữ liệu theo loại, tính tổng Thường dùng loại này khi cần so sánh, thống kê số liệu theo tháng, quý, năm…

c) Make – Table Queries (Truy vấn tạo bảng):

Tạo 1 table mới từ tập record kết quả truy vấn Ví dụ tạo các Table cho việcBackup (file bảo trì), lưu trữ dữ liệu đã cũ ít khi đụng đến nhờ đó làm giảm kích thước file hiện hành tăng tốc độ xử lý

d) Update Queries (Truy vấn cập nhập):

Thay đổi dữ liệu trên nhiều record cùng bảng hay trên nhiều bảng

e) Append Queries (Truy vấn nối dữ liệu):

Thêm record vào 1 bảng từ nhiều bảng (hay queries) khác

f) Delete Queries (Truy vấn xóa dữ liệu):

Hủy bỏ nhiều record trên 1 bảng hay trên nhiều bảng cùng 1 lần thao tác

g) Pass throught Query – truy vấn chuyễn giao

h) Data definition Query – truy vấn định nghĩa dữ liệu