QTDA to chuc le hoi halloween

Tiểu luận môn Quản trị dự án tổ chức lễ hội halloween, với chi phí 100 triệu, nhóm 8 người, thời gian 3 tháng.Trường Đh Ngoại Thương cs2 8.5 điểmMục lụcI Tổng quan về dự án 2II – Phân tích khả thi 31.Khả thi về mặt kinh tế xã hội: 32.Khả thi về mặt tài chính 43.Rủi ro cho phép 54.Kết luận 5III – Hoạch định dự án 61.Mục tiêu của dự án 62.Hoạch định phạm vi công việc 63.Quản trị thời gian dự án 84.Hoạch định nguồn lực dự án 105.Hoạch định kiểm soát 18IV Kết luận 21V – Phụ lục 21

CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH

STT Họ và tên Mã số sinh viên Đánh giá điểm

3 Nguyễn Thị Mỹ Hiền 1301025022 9.5

5 Nguyễn Hoàng Phi 1301025064 Nhóm trưởng

8 Nguyễn Thị Thanh Trúc 1301025107 7.5

Mục lục

I - Tổng quan về dự án 1

II – Phân tích khả thi 2

1 Khả thi về mặt kinh tế - xã hội: 2

2 Khả thi về mặt tài chính 3

3 Rủi ro cho phép 4

4 Kết luận 4

III – Hoạch định dự án 5

1 Mục tiêu của dự án 5

2 Hoạch định phạm vi công việc 5

3 Quản trị thời gian dự án 7

4 Hoạch định nguồn lực dự án 9

5 Hoạch định kiểm soát 17

IV - Kết luận 20

V – Phụ lục 20

được các bạn trẻ quan tâm, nhóm dự án lên kế hoạch sẽ tổ chức một Lễ hội Halloween

cho các bạn trẻ có quan tâm và muốn hòa mình vào không khí lễ hội chung của cả thế giới cũng như có những giây phút tuyệt vời và ý nghĩa bên những người bạn, người mình yêu quý

Halloween vốn dĩ là lễ hội ma quái xuất phát từ phương Tây với những hoạt động mừng

lễ hội rất độc đáo hơn nữa lại rất phù hợp với tâm lý và sở thích của giới trẻ, dựa trên nét

truyền thống văn hóa đó, nhóm dự án sẽ tổ chức riêng cho các bạn trẻ trong thành phố Lễ hội Halloween bao gồm các hoạt động thú vị như lễ hội hóa trang nơi các bạn tự do thể

hiện sự sáng tạo và cá tính riêng biệt của mình, các gian hàng với những món ăn, phụ kiện độc đáo, bên cạnh đó còn có những điểm trang trí theo đúng chất “Halloween” để khách tham quan có thể ghi lại những bức hình ý nghĩa, và chắc chắn ban tổ chức sẽ có phần thưởng cho những phần trình diễn độc đáo nhất

Dựa trên cơ sở hoạt động đó, ngoài việc đáp ứng nhu cầu giải trí của giới trẻ với một nơi giải trí lành mạnh, được sống trong không khí lễ hội, được giao lưu văn hóa thì nhóm dự

án còn nhắm đến mục tiêu thu lại lợi nhuận từ hoạt động bán vé cho khách tham gia lễ hội và hợp đồng với các gian hàng trong lễ hội Nhóm dự án đánh giá đây là một dự án khả thi mang tính xã hội và kinh tế cao

II – Phân tích khả thi

1 Khả thi về mặt kinh tế - xã hội:

a Tổng quan các vấn đề kinh tế - xã hội liên quan đến dự án:

- Vị trí địa lí: Nằm trong vùng chuyển tiếp giữa miền Đông Nam Bộ và Tây Nam Bộ, Thành phố Hồ Chí Minh ngày nay bao gồm 19 quận và 5 huyện, tổng diện tích 2.095,06 km² Thành phố Hồ Chí Minh là một đầu mối giao thông quan trọng về cả đường bộ, đường thủy và đường không, nối liền các tỉnh trong

vùng và còn là một cửa ngõ quốc tế => Thuận lợi cho việc phát triển các dự án

mới

- Tình hình thời tiết – khí hậu : Nhiệt độ trung bình từ 25 đến 28 độ C, độ ẩm không khí cao vào các tháng 10 và 11, nhưng không có gió bão

- Tình hình dân số: TP.HCM có dân số đông nhất nước, đạt 7,955 triệu người

(Theo Tổng cục thống kê).TPHCM có hơn 120 trường THPT Ngày càng nhiều

học sinh lựa chọn TPHCM làm điểm đến cho tương lai của mình, lựa chọn

trường Đại học => Dự kiến lượng khách đến tham gia lễ hội Halloween sẽ đạt

được mục tiêu 4000 người đã đề ra Đối tượng nhắm đến chủ yếu là học sinh cấp 3 và sinh viên đại học

- Vào năm 2014, tại TPHCM:

o Có hơn 15 địa điểm tổ chức sự kiện Halloween và đạt được nhiều thành công từ giới trẻ, như: Công viên văn hóa Đầm Sen, lễ hội ESCAPE,

Saigon Café,…

o Rất nhiều lễ hội, hội chợ hình thức gian hàng – hội chợ diễn ra và rất thành công, như: Haru matsuri, Fuyuu matsuri, Manga Festival, các hội

chợ hàng tiêu dùng …

b Căn cứ để lựa chọn dự án Lễ hội HALLOWEEN tại TPHCM

- TPHCM là một địa điểm thuận lợi về khí hậu, với dân số trẻ chiếm số đông trong cả nước, thuận lợi cho việc tiếp cận truyền thông hướng đến sự thành

công của dự án

- Căn cứ vào thành công của các lễ hội Halloween, các hội chợ các năm trước

- Điểm mới của dự án: Kết hợp tổ chức lễ hội Halloween với hình thức sân khấu – gian hàng, đáp ứng mục tiêu từ cả 3 phía: Ban tổ chức, khách hàng, đối tác

doanh nghiệp

- Đáp ứng nhu cầu xã hội của các bạn trẻ trong dịp Halloween

Kết luận: Dự án đáp ứng các yếu tố về mặt kinh tế và xã hội

2 Khả thi về mặt tài chính

- Tổng chi phí cho dự án: 100.000.000 đồng

- Dự kiến kết quả của dự án: Dựa trên số liệu thu thập được của những lễ hội từng

được tổ chức trên địa bàn thành phố:

o Dự kiến số vé bán ra: 4000 vé/ngày

o Số ngày tổ chức: 1 ngày ( 7 tiếng )

o Dự kiến giá vé: 50 000 đồng/vé

o Dự kiến số lượng doanh nghiệp đặt gian hàng: 20 gian

o Dự kiến giá trung bình 1 gian hàng: 5 000 000 đồng/gian

 Doanh thu dự kiến: 4000 * 50 000 + 20*5 000 000 = 300 000 000

Bảng 1 Lợi nhuận dự kiến khi không thực hiện và có thực hiện dự án

- Hệ số lời: Thời gian thực hiện dự án: 3 tháng

100*(1+k)^3 – 100 = 67

 K = 18.6% / tháng

- Lãi suất ngân hàng ( BIDV – kỳ hạn 3 tháng) : 5%/năm

 Lãi suất tương đương :0.4%/tháng

- Dựa trên phân tích tài chính sơ bộ, ta thấy lợi nhuận tăng thêm so với khi không

thực hiện dự án là 67 000 000 đồng, K=18.6%/tháng

Kết luận: Dự án khả thi về mặt tài chính

3 Rủi ro cho phép

 Phân tích độ nhạy 2 chiều

Phân tích sự thay đổi của doanh thu khi số lượng vé mua, lượng khách đặt gian hàng thay đổi

- Số lượng doanh nghiệp thuê 15 đến 19 gian hàng : Hàng ngang

- Số lượng vé bán từ: 3500 đến 4000 vé : Cột dọc

Bảng 2: Ảnh hưởng số vé và số gian hàng đến doanh thu

 Với số vé bán được là 3500 vé và 15 doanh nghiệp thuê thì tổng doanh thu

là 250( thấp nhất trong bảng) vẫn lớn hơn tổng chi phí 233 ( 100 + 133) là

Ta đi đến kết luận: Dự án khả thi

Dự kiến doanh thu từ lượng vé bán

III – Hoạch định dự án

1 Mục tiêu của dự án

- Số vé bán ra: 4000 vé

- Gian hàng được đặt: 20 gian

- Số người tiếp cận được: Giả sử tiếp cận được 30 người thì 1 người mua vé

 Số người tiếp cận được: 30 * 4000 = 120 000 người

- Feedback:

o >75% khách hàng hài lòng

o Các đối tác hài lòng, và sẵn sàng hợp tác lần sau

2 Hoạch định phạm vi công việc

201 Lên kế hoạch tổng quát

202 Lên kế hoạch gian hàng

203 Lên kế hoạch sân khấu

204 Duyệt nội dung & phổ biến cho các nhóm

300 Đối ngoại

301 Liên hệ đối tác truyền thông

301.10 Đại sứ chương trình

302.20 Bảo trợ truyền thông

302 Liên hệ đối tác sân khấu

401.20 Clip

402 Truyền thông các kênh trực tuyến

402.10 Lên nội dung

402.20 Đăng bài lên các báo, fanpage

403 Truyền thông các kênh offline

403.10 Dán poster, banner ở những nơi thu hút

403.20 Phát tờ rơi, truyền thông truyền miệng

501.10 Thuê địa điểm

501.20 Mua dung cụ cần thiết

502 Trang trí lễ hội

503 Quản lý lễ hội

503.10 Quản lý gian hàng

503.12 Quản lý gian hàng trong lễ hội

503.20 Quản lý sân khấu

503.21 Duyệt chương trình sân khấu

503.22 Quản lý sân khấu trong lễ hội

602 Tổng kết chương trình và rút kinh nghiệm

700 Công việc sau chương trình

701 Tổng kết báo chí

702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương nhân công

703 Các đầu tư sau dự án

Bảng 3: Bảng mô tả phạm vi công việc WBS

3 Quản trị thời gian dự án

G Công việc sau chương trình 8 10 12 10 0.44

Bảng 4: Thời gian thực hiện công việc ước tính

Mã

công

Công việc hoàn thành trước khi bắt đầu

Chương trình hoàn thành trước khi kết thúc

Thời gian thực hiện

(ngày)

Bảng 5: Mối liên hệ thời gian giữa các công việc

- Biểu đồ AON

- Thời gian hoàn thành dự án

Tuyến đường Thời gian

tuyến ( Tep )

Phương sai của tuyến

Độ lệch chuẩn của tuyến

o B – C – D – F – G là đường găng với thời gian dự tính là 87 ngày

o Xác suất hoàn thành dự án trong 90 ngày:

404.20 R S

500 Tổ chức R S S S S S S S 501 S S S R

501.10 S R

501.20 S R

502 S R S 503 S S R S S S S S 503.10 S R S

503.11 S R S

503.12 S R

503.20 R

503.21 S S R S 503.22 R

503.30 S R

503.30 R S

503.40 R 503.50

600 Tổng kết, rút kinh nghiệm

600

601.10 R

601.20 R

601.30 R 601 R

602 R S S S S 700 Công việc sau chương trình

701 S R 702 R S S S S S S S 703

Bảng 7: Hoạch định trách nhiệm nhân sự RAM

- Cộng tác viên:

Bảng 8: Số lượng cộng tác viên

b Hoạch định nguồn tài chính

Phương pháp ước lượng chi phí: Dự toán từ dưới lên

( Đơn vị: Việt Nam Đồng )

201 Lên kế hoạch tổng quát

202 Lên kế hoạch gian hàng

203 Lên kế hoạch sân khấu

204 Duyệt nội dung & phổ biến cho các nhóm

602 Tổng kết chương trình và rút kinh nghiệm

702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương 133000000

Bảng 10: Tiền lương nhân sự

Tổng cộng chi phí dự án: 233,000,000

Trong đó:

 100,000,000 VNĐ phân bổ trước khi dự án kết thúc

 133,000,000 VNĐ phân bổ sau khi dự án kết thúc

c Điều hòa nguồn lực

- Nguồn tài chính ( Đơn vị: Triệu đồng )

- Nguồn nhân lực

o Nguồn lực E ( trước khi cân bằng ) :

 Công việc kết thúc trước khi bắt đầu: A,B

 Công việc kết thúc trước khi kết thúc: D

 Nhân lực : 33 người

 Thời gian: 30 ngày

o Nguồn lực E ( sau khi cân bằng) :

 Giai đoạn 1: Ngày 30 - 45 ( 15 ngày ) : 38 người

 Giai đoạn 2: Ngày 45 - 75 ( 30 ngày) : 12 người Biểu đồ 2: Điều hòa nguồn nhân lực

- Xin lỗi khách tham quan Cháy nổ Trung bình Không để vật dễ cháy nổ bừa bãi, kiểm tra dây điện,các thiết bị điện Bố trí các dụng cụ PCCC khắp nói diễn ra sự kiện Người bị

thương, ngất

xỉu do chen

lấn, xô đẩy

Trung bình Bố trí gian hàng hợp lí, có lối đi rộng rãi, không gian thoáng tránh bị ngợp Có đội y tế, dụng cụ sơ cứu tại chỗ

Tranh chấp,

cãi vả

Trung bình

Giải thích rõ quy định của chương trình

BTC xử lí công bằng ngay khi xảy ra mâu thuẩn

Lên kế hoạch truyền thông kĩ lưỡng, phối hợp với đối tác để truyền thông, lên nội dung thu hút người tham gia

Quy định giới hạn vé tối đa của chương trình

Cử nhân viên đến gặp khách hàng để trực tiếp xin lỗi và giải thích rõ với khách hàng

Thỏa thuận với đối tác MC có những biện pháp sân khấu khi có rủi ro này xảy ra => chơi trò chơi trên sân khấu

để kéo dài thời gian, lưu ý không để

Chia nhóm nhỏ, quản lý bởi nhóm trưởng, nhóm trưởng có nhiệm vụ liên lạc với người chịu trách nhiệm để thông báo tiến độ làm việc của nhóm trong suốt khoảng thời gian chạy chương trình

Dự trù số lượng không quá nhiều, 1 công việc ít nhất do 3 bạn chịu trách nhiệm, dưới sự quản lý của BTC chương trình

Sập sân khấu Rất

thấp

Kiểm tra lại sân khấu-dự phòng độ chắc của sân khấu xem chịu được sức gió bao nhiêu để gia cố, tránh xảy ra

sự cố bất ngờ

Nếu có thương vong thì chịu trách nhiệm khám chữa thuốc men xin lỗi khán giả và giới truyền thông vì sự sơ suất của chương trình, có những động thái tích cực dối với những nạn nhân bị ảnh hưởng do sập sân khấu như thăm hỏi, lo tiền viện phí

Không có chỗ

đậu xe, ùn tắc

Trung bình

Dự toán số người tham dự dựa trên số

vé bán ra từ đó thuê bãi xe, số lượng nhân viên coi xe sao cho bảo đảm không có tình trạng ùn ứ hay hết chỗ

Liên lạc với bãi gửi xe gần đó nhất để thuê gửi xe

Thời tiết xấu

( mưa nắng

nóng )

Khá Dự báo thời tiết trước

Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết nếu có xảy ra thiết kế các gian hàng thoáng mát và có ô dù, bạt

Trễ tiến độ Khá

Làm hợp đồng với các gian hàng về thời gian hoàn tất và dự trù thời gian cần thiết

Luôn luôn đôn đốc mọi người làm việc khuyến khich và có thưởng có phạt với mọi người

Chuẩn bị tinh thần, tập huấn cho các nhân viên trước những tình huống như vậy

Lập danh sách các đối tác dự phòng ( cách đối tác linh động và chúng ta

có thể giảm giá đôi chút cho họ và có thể cùng phụ 1 tay, vì họ làm trong thời gian gấp để kịp tiến độ chương trình) Trong khi kí hợp đồng với các đối tác ( khách hàng và khách mời), phải quy định các điều khoản phạt khi không thực hiện theo hợp đồng

Người tổ chức phải hạ thấp cái tôi để không làm mất lòng khiến các khách mời không tham dự sự kiện như đã được công bố với công chúng

Phạt theo đúng quy định hợp đồng

Bảng 11: Rủi ro, biện pháp và phòng ngừa

5 Hoạch định kiểm soát

a CƠ CHẾ THU THẬP THÔNG TIN

1 Ai cần thông tin gì? Khi nào cần?

2 Cách cung cấp thông tin? Ai cấp?

Tuyển CTV Nhà tuyển dụng Các CTV Bắt đầu dự án

Nội dung dự án Giám đốc dự án Các nhóm làm dự án Bắt đầu dự án

Đối ngoại Giám đốc dự án Các đối tác truyền thông, sân khấu, gian

hàng

Sau khi đã có nội dung

Truyền thông Bộ phận lên kế hoạch

truyền thông

Người làm công tác truyền thông trong dự

án

Hoàn thành 3 công việc trên

Tổ chức Bộ phận tổ chức dự

Sau khi đã tuyển CTV và có nội dung dự án Tổng kết, rút Các nhóm làm dự án Giám đốc dự án Kết thúc dự án

Bảng 12: Cơ chế thu thập thông tin

3 Các nguồn lực được sử dụng thế nào?

Một người chịu trách nhiệm và những thành viên khác sẽ hỗ trợ cho công việc đó

(x: Tham gia công việc)

Bảng 13: Sử dụng nguồn lực

b CƠ CHẾ GIÁM SÁT

1 Ai, khi nào, làm thế nào để giám sát tiến trình và kết quả thực hiện

 Sáng và Kiên giám sát khi dự án bắt đầu khởi công từ khâu đàm phán hợp

đồng tài trợ cho đến khâu thiết kế lễ hội và đến khi kết thúc dự án

 Sáng và Kiên sẽ chia nhau ra các khâu công việc trong dự án mỗi người cùng nhau phối hợp với người tham gia làm tốt công việc của mình

Ví dụ : Sáng sẽ cùng những người cùng nhau tuyển cộng tác viên phối hợp với nhau để

hoàn thành công việc sau đấy sẽ rút ra nhận xét vê quá trình công việc.Sau đó Sáng với

Kiên sẽ họp lại xem xét đánh giá đưa ra quyết định cuối cùng về kết quả của công việc

2 Những tiêu chuẩn đối với việc đo lường tiến trình, chất lượng và kết quả thực hiện

- Đối với tuyển cộng tác viên:

 Tiêu chí phù hợp với mục đích đặt ra , nhanh gọn và tuyển được nhiều thành viên có tâm huyết và đam mê càng tốt

 Tiến trình thực hiện đúng thời gian ban đầu có thể kéo dài công việc xét tuyển

để có được những thành viên tốt hơn

 Có những yêu cầu nhất định và chế độ đãi ngộ đủ sức hấp dẫn cho các cộng tác viên

 Dưới sự điều hành và chịu trách nhiệm của các thành viên trong nhóm phụ trách và sự giám sát của người được phân công giám sát

- Đối với lập kế hoạch dự án và đối ngoại

 Rõ ràng minh bạch đặc biệt về đối ngoại kê khai chính xác thông tin cũng như tài trợ của các nhà tài trợ

 Phát huy đầy đủ tố chất ngoại giao của người được phân công

 Nội dung kế hoạch rõ ràng đầy đủ các yếu tố và có tính thuyết phục cao

- Truyền thông và tổ chức

 Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong dự án đề ra nên cần huy động tối đa nguồn lực

 Tiêu chí là phối hợp ăn ý giữa các bộ phận có liên quan với nhau, giữa quản

lý và cộng tác viên, giữa giám sát bộ phận và bên bộ phận thực hiện nhằm đem lại kết quả tốt

 Hạn chế rủi ro một cách tối ưu nhất và tiết kiệm chi phí nếu có thể

 Mục tiêu : Dự án thành công tốt đẹp và không có mâu thuẫn giữa các bộ phận

3 Phương pháp thu thập dữ liệu cho việc đo lường và đánh giá

- Đánh giá kết quả cuối cùng

 Được bộ phận giám sát thực hiện sau khi đã giám sát các bộ phận thực hiện từng khâu Xử lý số liệu sau đấy đưa ra kết luận cho từng khâu

 Mục tiêu : tránh trễ tiến độ và thiệt hại chi phí , các rủi ro xãy ra thấp nhất có thể

4 Cơ chế cho các hoạt động điều chỉnh

Hoạt động phối hợp – dân chủ - công bằng