Bài giảng: tin học văn phòng

Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng.

Phần I

Hệ điều hành WindowsBài 1: Căn bản về hệ điều hành Windows

I Các khái niệm cơ bản về máy tính

1 Máy tính.

- Máy tính là thiết bị dùng để lu trữ và xử lý thông tin một cách tự động theo một

ch-ơng trình định trớc Máy tính có khả năng lu trữ một khối lợng thông tin rất lớn trênmột diện tích nhỏ, tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác Máy tính đợclắp ráp từ vài mạch tích hợp (IC) cỡ lớn bao gồm bộ vi xử lý, bộ nhớ và các thiết bịvào ra

- Mạng máy tính: Là một hệ thống liên kết nhiều máy tính lại với nhau Trong số đó

có một máy tính chính gọi là máy chủ (Server), các máy khác gọi máy khách (Client)

và đợc kết nối với máy chủ bằng cáp, đờng điện thoại Máy chủ cung cấp cho máykhách các chơng trình, bộ nhớ, dịch vụ gửi th điện tử, in ấn và giúp ngời dùng trao

đổi thông tin với nhau đợc dễ dàng

- Mạng cục bộ (LAN – local area network): Là một mạng máy tính trong một vùng

địa lý nhỏ nh một toà nhà, một cơ quan

- Mạng diện rộng (WAN – wide area network): Là một mạng máy tính phân bốtrong một vùng rộng nh một thành phố

- Mạng Internet: Là một mạng máy tính toàn cầu, các máy tính kết nối với nhauthông qua tập chuẩn chung các giao thức gọi là TCP/IP (Transmission ControlProtocol/ Iternet Protocol), không có máy tính nào làm chủ và điều khiển tất cả.Mạng Internet là một mạng cục bộ nhng dùng giao thức TCP/IP để kết nối các máytính trong mạng

2 Phần cứng của máy tính.

- Hoạt động của máy tính là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm Phần cứng làtập hợp các liên kiện vật lý và cách bố trí, kết nối chúng để tạo nên một hệ thốngmáy tính

II Khởi động và thoát khỏi Windows.

1 Giới thiệu hệ điều hành Windowns

-WINDOWS là hệ điều hành làm việc theo chế độ cửa sổ.

-WINDOWS có giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, biểu tợng và các hộpthoại

- Các Version của hệ điều hành Windows: Win98, Win98se, Win2000, Winme,WinXP, WinNT

2 Giới thiệu cách cài đặt hệ điều hành Windows.

- Chuẩn bị đĩa cài hoặc bộ cài Win (Win98, Win98se, winXP, WinNT, Win Vistra)

- Cài đặt:

 Chọn cách khởi động đầu tiên từ đĩa CD (nếu cài từ đĩa CD)

 Chép khoá

 Đa đĩa cài vào ổ CD hoặc nhấn vào file Setup từ bộ cài lu trữ ở trên đĩa

3 Khởi động hệ điều hành Windows.

- Bật công tác điện cho máy và màn hình và đợi cho quá trình khởi động hoàn tất.Nếu máy xuất hiện hộp thoại “Wellcome” thì khi đó hãy đa vào mật khẩu trong hộpthoại Password rồi chọn OK hoặc nhấn vào nút Cancel

⇒ Xuất hiện màn hình nền Win

Nút Start Ch ơng trình ứng

dụng đang mở Thanh tác vụBiểu t ợng

4 Thoát khỏi Windows.

- Vào Start / Shut down (Turn off computer)

⇒ Xuất hiện hộp thoại:

 Restart in MS-DOS mode: thoát khỏi Win trở về DOS

- Sau khi chọn một chức năng nào đó rồi chọn OK

- Nếu xuất hiện hộp thoại nhng không muốn thoát nữa (huỷ bỏ hộp thoại để tiếp tụclàm việc) nhấn vào nút CANCEL

III Các thành phần cơ bản của Windowns.

1 Các biểu tợng quan trọng trên màn hình nền Win.

- My computer: dùng để xem các tài nguyên có trong máy tính đang dùng, quản lý

- Internet explorer: xem tài nguyên trên mạng Internet

2 Thanh tác vụ (Taskbar)

- Chức năng: dùng để chứa nút Start, chứa các chơng trình đang mở, các chơng trìnhthu nhỏ

- Các thao tác:

+ Sắp xếp các cửa sổ ứng dụng: nhấn chuột phải nên nền thanh tác vụ khi đó xuấthiện menu: chọn một trong các chức năng sau:

+ Cho ẩn hoặc hiện thanh tác vụ: nhấn chuột

phải lên nền của thanh tác vụ, chọnProperties ⇒ xuất hiện hộp thoại chọn lớpTaskbar Options (Taskbar) sau đó chọn mộttrong các chức năng sau:

 Always on top (Lock the taskbar):thanh tác vụ luôn hiện trên tất cả cácchơng trình ứng dụng

 Auto hide (Auto-hide the taskbar):thanh tác vụ chỉ hiện khi di chuyểncon trỏ đến vị trí của nó

 Show small icons in Start menu: thunhỏ/ phóng to các biểu tợng trên menu start

 Show clock: ẩn/ hiện đồ hồ trên thanh tác vụ

+ Thay đổi vị trí đặt và kích thớc của thanh tác vụ

 Thay đổi vị trí đặt thanh tác vụ: thanh tác vụ có thể đặt ở 4 vị trí khác nhau ởcác cạnh màn hình bằng cách: nhấn vào nền của thanh giữ và kéo thanh đến vịtrí cần đặt sau đó nhả chuột

 Thay đổi độ rộng của thanh (phóngto/ thu nhỏ): đa chuột đến cạnh củathanh cho đến khi xuất hình hìnhmũi tên hai chiều khi đó nhấn, giữ

và kéo chuột để phóng to hoặc thunhỏ thanh tác vụ

 Program (All program): chứa tất cả các chơng trình có thể chạy trên Windows.

 Documents: mở các tài liệi đã mở gần đây nhất

 Setting: thiết lập hệ thống

 Find (Search): Tìm kiếm tệp hoặc th mục

 Help: Trợ giúp

 Run: mở các tệp chơng trình và các tài nguyên khác

 Shut down (Turn off computer): tắt máy hoặc khởi động lại máy

IV Kỹ thuật cơ bản với chuột và bàn phím.

1 Kỹ thuật cơ bản với chuột.

Công cụ làm việc chính trong môi trờng Windows là chuột và bàn phím Trênmàn hình luôn luôn nhìn thấy một mũi tên hay con trỏ nhỏ, đó chính là con trỏchuột; sử dụng chuột để điều khiển con trỏ này

- Các thao tác với chuột:

 Nhấn chuột (Press): nhấn trái hoặc nhấn phải chuột một lần

 Trỏ chuột (Point): di chuyển chuột để đa con trỏ chuột nằm trên đối tợng xác

định

 Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn trái hoặc phải chuột 2 lần liên tiếp

 Rê chuột: nhấn trái chuột rồi giữ nguyên tay sau đó di chuyển chuột

- Trên đỉnh cửa sổ (dòng thứ nhất) là thanh tiêu đề: phía trái là biểu tợng của ứngdụng và tên của ứng dụng đó, phía phải thanh tiêu đề có 3 nút để điều khiển cửa sổ:

 Nút Minimize: để cực tiểu hoá cửa sổ đa và thanh tác vụ

 Nút Restore (Maximize): thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ

 Nút Close: đóng cửa sổ ứng dụng

- Dới thanh tiêu đề (dòng thứ 2): là menu chính của ứng dụng

2 Menu.

- Khi một ứng dụng đợc mở phía dới thanh tiêu đề là thanh Menu chính của ứngdụng Nếu nhấn vào một mục trên menu chính sẽ xuất hiện một menu dọc bao gồmcác lệnh của ứng dụng

- Khi một mục bị mờ trên menu là lệnh không đợc dùng trong ngữ cảnh hiện hành

- Khi nhấn chuột vào mục có mũi tên ở phía phải sẽ xuất hiện một Menu nhỏ củamục đó

- Khi mở một menu nào đó ra ta thấy phía bên trái là tên mục của menu còn nếu phíabên phải cũng có thì đó là cách gọi mục đó tắt từ bàn phím

- Khi nhấn chuột phải vào nền Win, thanh tác vụ, vào các biểu tợng xuất hiện mộtmenu nhỏ gọi là menu tắt

VI Làm việc với một chơng trình ứng dụng.

- Khi khởi động bất kỳ chơng trình ứng dụng nào thì làm nh sau: nhấn chuột vào nútStart / chọn Program / chọn chơng trình ứng dụng cần khởi động

VD: cần khởi động chơng trình ứng dụng Excel

Start \ program \ Microsoft Excel

- Có thể sử dụng Start \ Run: để chạy một chơng trình hay mở một tài liệu nếu biết

tr-ớc đờng dẫn cùng tên tệp: Nhấn Start \ chọn Run ⇒ xuất hiện hộp thoại khi đó gõvào tên chơng trình hay tài liệu cùng đờng dẫn (nếu không nhở đờng dẫn nhần vàonút Browse để xác định đờng dẫn)

- Dùng Start \ Document để mở tài liệu mà ta đã mở trớc đó (tối đa đợc 10 tài liệu):Start \ My document \ chọn tên tài liệu cần mở

- Thoát khỏi chơng trình ứng dụng: nhấn chuột vào nút Close ở góc trên bên phải củacửa sổ ứng dụng.

VII Thay đổi màn hình nền.

- Nhấn chuột phải lên nền Win

- Chọn Properties ⇒ xuất hiện hộp thoại

- Chọn lớp Background (Desktop)

- Chọn ảnh nền trong khung Wallpaper hoặc nhấn vào nút Brower để chọn đờng dẫnchứa ảnh cần lấy

- Chọn OK

VIII Thiết lập chế độ bảo vệ màn hình

- Nhấn chuột phải lên nền Win

- Chọn Properties ⇒ xuất hiện hộp thoại

- Chọn lớp Screem Saver

- Chọn ảnh trong khung Screem Saver và thiết lập chế độ chờ

- Chọn OK

Bài 2: Quản lý tệp trong Windows (explorer)

I Khái niệm về quản lý tệp (Windows Explorer)

1 Giới thiệu quản lý tệp (Windows Explorer)

Quản lý tệp (Windows Explorer): là công cụ trợ giúp của Windows giúp ta biết

đợc toàn bộ máy tính có những gì, cho phép xem nội dung máy tính nh một hệ thống

th bậc hay cấu trúc cây Ta có thể xem dễ dàng nội dung mỗi ổ đĩa, mỗi th mục, cũng

nh bất kỳ ổ đĩa nào trong mạng

2 Khởi động Windows Explorer.

- Vào Start \ chọn Progran \ Chọn Windows Explorer hoặc nhấn đúp chuột vào biểutợng Windows Explorer trên màn hình nền Windows (nếu có) ⇒ xuất hiện cửa sổchơng trình và chia màn hình thành hai phần: khung bên trái và khung bên phải

4 Thoát khỏi Windows Explorer.

- Nhấn chuột vào nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ hoặc vào File \ chọnClose

II Các thao tác với file và th mục.

1 Thay đổi cách hiển thị th mục và file.

- Vào View \ chọn một trong các chức năng sau:

 Last Icon: hiển thị các biểu tợng lớn

 Small icon: hiển thị các biểu tợng nhỏ theo chiều ngang

 List: hiển thị các biểu tợng nhỏ xếp theo chiều dọc

 Details: hiển thị chi tiết (biểu tợng, tên th mục/ file – name, kích thớc – size,thể loại – type, ngày giờ tạo – date modify)

 By Date: sắp xếp theo ngày giờ tạo

3 Tạo một th mục mới.

- Chọn đờng dẫn chứa th mục cần tạo

- Vào File \ Chọn New \ Chọn Folder

- Gõ vào tên th mục cần tạo

- Nhấn ↵

4 Lựa chọn tệp và th mục.

- Lựa chọn 1 đối tợng (tệp hoặc th mục): nhấn chuột vào tệp hoặc th mục cần chọn

- Lựa chọn nhiều đối tợng liên tiếp nhau: dùng chuột để chọn hoặc giữ phím Shift rồinhấn chuột vào các đối tợng liên tiếp cần chọn

- Lựa chọn nhiều đối tợng không liên tiếp nhau: giữ phím CTRL rồi dùng chuột nhấnvào những đối tợng cần chọn

5 Sao chép hay di chuyển các tệp và th mục.

- Chọn các tệp và th mục cần sao chép hay di chuyển

- Vào Edit \ Copy (Cut) hoặc nhấn chuột vào biểu tợng Copy (Cut)

- Chọn đờng dẫn chứa th mục và tệp cần sao chép hoặc di chuyển đến

- Vào Edit \ Paste hoặc nhấn chuột vào biểu tợng Paste

6 Xoá tệp và th mục.

- Chọn tệp và th mục cần xoá

- Nhấn vào phím Delete trên bàn phím hoặc nhấn chuột vào biểu tợng Delete

Phần II Chơng trình xử lý bảng tính excel

Bài 1: Các khái niệm cơ bản

I Khởi động và thoát khỏi excel

1 Giới thiệu về Excel.

Excel là chơng trình xử lí bảng tính nằm trong bộ Office của hãng MicrosoftBảng tính của excel gồm nhiều ô đợc tạo bởi dòng và cột

Hiện nay có nhiều phiên bản của excel: 5.0, 97, 2000, 2002, 2003, 2004, 2005,

2006, …

* Giới thiệu cách cài đặt Microsoft Excel

- Đĩa cài hoặc bộ cài Office

- Cài đặt

+ Chép khoá

+ Cài tự động bằng đĩa CD hoặc nhấn vào file Setup của bộ cài Office

2 Khởi động Excel.

- Cách 1: Vào Start \ chọn Program \ Microsoft Excel

- Cách 2: Nhấn đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Excel trên màn hình nền Win(nếu có)

- Cách 3: Nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Excel trên thanh công cụ Office (nếucó)

⇒ Xuất hiện màn hình Excel

- Thanh trên cùng là thanh tiêu đề (Application title bar): chứa tên ứng dụng của một file Excel

- Thanh thứ hai là thanh trình đơn (Menu bar)

- Thanh thứ ba là thanh công cụ chuẩn (Standard tool bar): chứa biểu tợng của các lệnh thờng dùng.

- Thanh thứ t là thanh công cụ định dạng (Formatting tool bar): chứa biểu tợng của các lệnh định dạng

-Thanh thứ năm là thanh công thức (Formunal): chia làm hai phần: một phần chứa

địa chỉ của ô hiện hành, một phấn chứa nội dung của ô hiện hành

- Thanh cuốn dọc: di chuyển màn hình theo chiều dọc

- Thanh cuốn ngang: di chuyển màn hình theo chiều ngang

3 Thoát khỏi Excel.

- Cách 1: nhấn vào nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ chơng trình

- Cách 2: vào File \ Exit

III Di chuyển con trỏ trong bảng tính.

- Cách 1: nhấn chuột vào ô muốn di chuyển đến

- Cách 2: Vào Edit \ Goto

* Chú ý: Nếu chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều ngang của ô, nếu dữ liệu là kiểu số hay công thức ô sẽ hiển thị các dấu ###### hoặc dạng lỹ thừa 1E+…., nếu dữ liệu là kiểu chuỗi có thể ô sẽ hiển thị tràn sang ô bên phải (khi ô bên phải không có dữ liệu),nếu muốn dữ liệu hiển thị đầy đủ cần phải tăng chiều rộng của cột ô đó.

V Các kiểu dữ liệu.

Trong mỗi ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí

tự đầu tiên Kiểu dữ liệu đợc phân chia nh sau:

1 Kiểu số (Number)

ở chế độ mặc định dạng dữ liệu số sẽ hiển thị phía bên phải của ô, nếu là số

âm thì nhập dấu “-” hoặc đặt trong dấu ngoặc đơn

2 Kiểu chữ (Text)

ở chế độ mặc định dữ liệu chữ sẽ hiển thị phía bên trái của ô, khi dữ liệu là kiểu số muốn Excel hiểu là kiểu chữ phải nhập dấu nháy đơn vào trớc

3 Kiểu ngày tháng (Date)

Nhập ngày tháng bình thờng với dấu phân cách là gạch “-” hoặc “/” Phần tháng có thể Excel sẽ hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh Quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell

- Chọn cả bảng tính: Dùng chuột nhấn vào ô giao giữa thanh tiêu đề cột và thanh tiêu

đề dòng hoặc nhấn CTRL+A

- Chọn một dòng hoặc một cột: nhấn chuột vào ô tiêu đề của dòng hoặc cột cần chọn

- Chọn các ô, khối không liền nhau: Giữ phím CTRL và nhấn chuột hoặc rê chuột để chọn các ô, khối không liền nhau

2 Sao chép dữ liệu.

- Chọn vùng dữ liệu cần sao chép

- Nhấn chuột vào biểu tợng Copy hoặc vào Edit\ Copy (CTRL+C) hoặc nhấn chuột phải chọn Copy

- Đa con trỏ tới vị trí cần đặt vùng sao chép đến

- Nhấn vào biểu tợng Paste hoặc vào Edit\ Paste (CTRL+V) hoặc nhấn chuột phải chọn Paste

* Chú ý: Khi sao chép mà vùng đích kế bên vùng nguồn và vùng nguồn chỉ nằm trên

1 cột hoặc 1 dòng Sau khi chọn vùng thực hiện:

Vào Edit \ Fill \ Chọn 1 trong các chức năng sau:

 Down: chép xuống dới

 Right: chép sang phải

- Đa con trỏ tới vị trí cần đặt vùng chuyển đến.

- Nhấn vào biểu tợng Paste hoặc vào Edit\ Paste (CTRL+V) hoặc nhấn chuột phải chọn Paste

4 Xoá dữ liệu.

- Chọn vùng dữ liệu cần xoá

- Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc vào Edit \ Clear \ Contents hoặc nhấn chuột phải chọn Clear contents

VII Điền dãy số tự động.

Đánh số thứ tự cho các danh mục trên bảng tính, có thể nhập số vào từng ô theo thứ tự 1, 2, … bình thờng, tuy nhiên Excel cho phép thực hiện công việc này 1 cách nhanh chóng bằng phép sao chép lỹ kế Thực hiện nh sau:

- Nhập vào 2 số bắt đầu vào 2 ô kế tiếp cùng 1 cột hoặc dòng

- Vào Edit \ fill \ Serier ⇒ Xuất hiện hộp thoại

- Trong khung Serier: chọn việc đánh số

 Row: trên dòng

 Column: trên cột

- Trung khung Type: chọn kiểu điền dữ liệu

 Linear: cộng với trị số bớc nhảy

 Growth: nhân với trị số bớc nhảy

 Date: theo dạng ngày

 Autofill: theo chế độ tự động

- Trong khung Step Value: chọn trị số bớc nhảy

- Trong khung Stop Value: chọn trị số kết thúc

- OK hay nhấn ↵

VIII Thao tác trên tệp

1 Tạo tệp tin mới.

- Vào File \ New hoặc nhấn vào biểu tợng New trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn CTRL+N.

2 Mở một tập tin

- File \ Open hoặc nhấn vào biểu tợng Open trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn CTRL+O

⇒ Xuất hiện hộp thoại

- Trong khungLook in: chọn đờng dẫn chứa

tập tin cần mở

- Chọn tập tin cần mở

- Nhấn Open hoặc ↵

3.Lu trữ tập tin.

- File \ Save hoặc nhấn vào biểu tợng

Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc

nhấn CTRL+S

- Nếu lu trữ lần đầu tiên sẽ xuất hiện

hộp thoại

 Trong khung Save in: chọn

đ-ờng dẫn chứa tập tin cần lu

 Trong khung File name: gõ

vào tên tập tin

 Nhấn Save hoặc ↵

- Nếu lu trữ từ lần thứ hai trở đi sẽ không xuất hiện hộp thoại nhng vẫn lu trữ

* Lu trữ với tên khác

- File \ Save As ⇒ Xuất hiện hộp thoại (làm tơng tự nh lệnh save)

Bài 2: Định dạng dữ liệu

I Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng.

1 Thay đổi độ rộng của cột.

- Đa chuột đến cạnh bên phải của cột bằng ô có dữ liệu dài nhất

trong cột, hoặc nhấn và kéo chuột để chỉnh sửa chiều ngang

- Hoặc chọn 1 hoặc nhiều ô, cột cần thay đổi vào Format \

Column \Width ⇒ xuất hiện hộp thoại: nhập chiều ngang cần thiết vào khung Column Width

2 Thay đổi chiều cao của dòng.