Document control procedure

Phạm vi trách nhiệm Người kiểm soát tài liệu của bộ phận có trách nhiệm đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan đến bộ phận mình phải được kiểm soát theo đúng yêu cầu của thủ tục này.. Mỗ

HUMAN RESOURCE Doc.No: DH-DC-HR-PR-001

Revision: 01 Issued date: 10-04-2015 Revise date: 10-04-2015 DOCUMENT CONTROL

KIỂM SOÁT SỰ THAY ĐỔI TÀI LIỆU

Người soạn thảo: (ký tên: _/ Ngày: _)

Người kiểm tra: _ (ký tên: _/ Ngày: _)

Người phê duyệt: (ký tên: _/ Ngày: _)

1.0 Mục đích

Cung cấp phương pháp thống nhất để kiểm soát các tài liệu và dữ liệu cho công ty

Đảm bảo tất cả tài liệu và dữ liệu có liên quan luôn được xem xét và có hiệu lực

2.0 Phạm vi áp dụng

Thủ tục này áp dụng cho toàn bộ tất cả các tài liệu trong Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng của công ty.

3.0 Phạm vi trách nhiệm

Người kiểm soát tài liệu của bộ phận có trách nhiệm đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan đến bộ phận mình phải được kiểm soát theo đúng yêu cầu của thủ tục này

Mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm kiểm soát mọi tài liệu do bộ phận mình hay bộ phận khác ban hành Kiểm soát viên HACCP sẽ có trách nhiệm kiểm soát và chuẩn hóa tất cả tài liệu gốc

4.0 Định nghĩa

4.1

Lưu hành trong từng bộ phận và các bộ phận liên quan.

1 Procedure Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt

động hay một quy trình

PR

2 Standard Operating Procedure Thủ tục vận hành: quy trình cụ thể chỉ

ra từng bước phải thực hiện

SOP

4.2 Lưu hành và áp dụng cho mỗi bộ phận

1 Work Instruction Bảng hướng dẫn công việc: Mô tả chi

tiết cách làm một công việc cụ thể, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong cách làm việc của từng cá nhân và các

bộ phận có liên quan

WI

2 Document Control Center Thủ tục kiểm soát Tài liệu: Mô tả chi

tiết cấu trúc của các file Tài liệu hướng dẫn hay các Biểu mẫu của Công ty

DCC

4 Job Description Bảng mô tả chi tiết công việc, chức

năng, nhiệm vụ,quyền hạn… của một

vị trí công việc/ cá nhân

JD

9 Material Safety Data Sheet Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất/ nguyên

liệu: Đây là một dạng văn bản chứa các

dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của một hoá chất/ nguyên liệu cụ thể nào

đó, nhằm đảm bảo sự an toàn khi tiếp xúc và xử lý khi có sự cố

MSDS

10 Sanitation Standard Operating

Procedure

Quy phạm vệ sinh và thủ tục kiểm soát

vệ sinh, nghĩa là các quy phạm vệ sinh dùng để đạt được các yêu cầu vệ sinh chung của GMP

SSOP

12 Hazard Analysis and Critical

Control Points

Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn

HACCP

4.3 Coding Department

6 Quality Assurance Department Bộ phận Quản lý chất lượng QA

7 Production Department 1

(Roasting Coffee)

Bộ phận Sản xuất 1 (Cà phê rang) PD1

8 Production Department 2 (Soluble

Coffee)

Bộ phận Sản xuất 2 (Cà phê hòa tan) PD2

9 Filling & Packing Department 1 Bộ phận Đóng gói 1 FP1

10 Filling & Packing Department 2 Bộ phận Đóng gói 2 FP2

12 Manufacturing Resource(s)

Planning Department

Bộ phận Kế hoạch nguồn lực sản xuất MRP

15 Finance & Accounting

Department

18 Research & Development

Department

Bộ phận phát triển sản phẩm mới R&D

19 Quality Control Kiểm soát chất lượng trên dây chuyền QC

5.0 Các thủ tục thực hiện:

Ký hiệu tài liệu : Chia làm 2 cấu trúc:

Cấu trúc 1: Dành cho các bộ phận trong Nhà máy Dao Coffee:

Giải thích:

- AA: Ký hiệu Tập đoàn

- BB: Ký hiệu Nhà máy

- CC: Ký hiệu bộ phận trực thuộc Nhà máy

- DD: Ký hiệu tên tài liệu

- EEE: Số chạy

Ví dụ 1:

Giải thích:

- DH: Dao-Heuang Group

- DC: Dao Coffee Factory

- HR: Human Resource Department.

- F: tên Form

- 001: Số chạy

Cấu trúc 2: Dành cho các Bộ phận hỗ trợ tất cả các Nhà máy Dao:

Giải thích:

- AA: Ký hiệu Tập đoàn

- CC: Ký hiệu Bộ phận

- DD/FF: Ký hiệu tên Tài liệu (trong đó DD là ký hiệu loại tài liệu; FF: Áp dụng cho Nhà

máy nào, nếu Dao Coffee: ký hiệu là: “DC”, Water: “DW”, Fruit Chips: “DF”, Plastic:

DP, …)); đối với những Tài liệu áp dụng chung cho tất cả các nhà máy Dao thì không cần ghi phần /FF.

- EEE: Số chạy

Ví dụ 2:

Giải thích:

- DH: Dao-Heuang Group

- QA: Quality Assurance.

AA-BB-CC-DD-EEE

DH-QA-F/DC-001

AA-CC-DD/FF-EEE

DH-DC-HR-F-001

- F: tên Form

- DC: Form áp dụng cho nhà máy Dao Coffee

- 001: Số chạy

5.1 Kiểm soát tài liệu gốc:

Tài liệu gốc được lưu trữ dưới dạng văn bản (Hard copy) Bản gốc của tài liệu nội bộ phải có đầy đủ chữ ký của người soạn thảo, xem xét và phê duyệt

Mỗi bộ phận sẽ gửi tất cả những tài liệu gốc và cập nhật mới nhất có chữ ký phê duyệt của cấp trên cho người kiểm soát tài liệu file cứng (Hard copy), và giữ lại bản photo để lưu hành trong nội bộ, DCC có trách nhiệm phân bổ tài liệu đến các bộ phận có liên quan bằng file cứng (Hard copy), và

phải có báo cáo xác nhận phân bố và thu hồi tài liệu (sử dụng Form DH-DC-HR-F-017: Form Phân

bố và thu hồi Tài liệu).

Tài liệu gốc dùng để đối chiếu nội dung của tài liệu nếu được phân bố dưới dạng điện tử (Soft copy)

5.2 Phân quyền:

Chỉ có người kiểm soát tài liệu của bộ phận và trưởng phòng Quản lý chất lượng mới được tiếp cận tài liệu gốc Không ai được lấy tài liệu gốc ra khỏi file chứa tài liệu gốc Nếu cần thiết phải dùng đến

tài liệu gốc thì phải làm giấy yêu cầu xem/copy tài liệu gốc (sử dụng Form DH-DC-HR-F-018 :

Form yêu cầu sử dụng tài liệu gốc).

5.3 Kiểm soát tài liệu cũ:

Khi một tài liệu mới được ban hành thì những tài liệu ban hành trước đó xem như là tài liệu cũ, bộ phận DCC chịu trách nhiệm thu hồi lại tài liệu cũ và tài liệu cũ phải được lưu trữ như một dạng hồ sơ

5.4 Chỉnh sửa tài liệu:

Bộ phận biên soạn tài liệu gốc hoặc các bộ phận liên quan có thể đề xuất sự thay đổi, cập nhật tài liệu Bộ phận liên quan sẽ thông báo đến bộ phận biên soạn tài liệu gốc để bộ phận này thực hiện việc điều chỉnh

Người biên soạn có trách nhiệm cập nhật những tài liệu mới trong nội bộ và thông báo đến các bộ phận liên quan

Khi thay đổi nội dung của tài liệu, bản mới nhất được nhận dạng bằng cách tăng số lần ban hành cũng như cập nhật ngày có hiệu lực của tài liệu

Ngày ban hành là ngày tài liệu được đưa ra áp dụng trong hệ thống

5.4 Cập nhật tài liệu:

Khi thay đổi, cập nhật tài liệu, trong tài liệu cập nhật phải ghi rõ cụ thể những mục nào được thay đổi, cập nhật

5.5 Duy trì, lưu trữ và bảo quản tài liệu, dữ liệu:

Tài liệu phải được duy trì để đảm bảo cập nhật kịp thời

Tài liệu phải rõ ràng, sạch sẽ và trong tình trạng tốt.

Không được chỉnh sửa bằng bút mực hoặc bằng tay lên tài liệu Bất cứ sự thay đổi nào phải thông qua Trưởng bộ phận, Giám đốc nhà máy có liên quan và tuân theo DCC

Tất cả các Tài liệu liên quan tới công việc phải được cất giữ và lưu trữ trong vòng ít nhất là 3 năm

5.6 Bố cục tài liệu:

Người biên soạn tài liệu phải làm theo bố cục chuẩn như sau:

 Logo: Đối với các Bộ phận trực thuộc Nhà máy Dao Coffee sẽ sử dụng logo Nhà máy Dao Coffee; Đối với các bộ phận chịu trách nhiệm chung tất cả các nhà máy sẽ sử dụng logo của Tập đoàn

 LOGO Nhà máy Dao Coffee:

Cao: 1.08 inch, rộng: 1.5 inch

 LOGO Tập đoàn:

Cao: 1.3 inch, rộng: 1.37 inch

 Ngôn ngữ Tài liệu: Sử dụng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc tiếng Lào, nếu có thêm phiên bản khác thì vẫn phải chạy cùng 1 số với tài liệu gốc; riêng phần đầu trang (header) bắt buộc phải

sử dụng tiếng Anh

 Font chữ: - Đối với bản tiếng Anh và tiếng Việt: Times New Roman, Arial, VN-Time

- Đối với bản tiếng Lào: Saysettha OT, DokChampa

 Cỡ chữ: 12 (cho toàn bộ tài liệu)

 Bố cục:

 Phần đầu trang: Chỉ cần trang đầu tiên của tài liệu và yêu cầu phải sử dụng ngôn

ngữ tiếng Anh (có thể tạo phiên bản Anh-Việt hoặc Anh-Lào)

Logo nhà máy/Tập đoàn

(theo quy định)

Revision:

Issue date:

Revised date:

TÊN TÀI LIỆU

Trong đó:

- Doc No: AA-BB-CC-DD-EEE hoặc AA-CC-DD/FF-EEE (giải thích tại mục 5.0)

- Revision: Phiên bản tài liệu

- Issue date: DD-MM-YYYY (ngày-tháng-năm tài liệu ban hành: không thay đổi)

- Revised date: DD-MM-YYYY (ngày-tháng-năm tài liệu được chỉnh sửa lại và áp dụng)

- Cỡ chữ của phần tên Tài liệu: từ 12 – 16

 Trang đầu tiên: Theo dõi sự thay đổi của tài liệu

Người soạn thảo: _ (ký tên: _/ Ngày: _)

Người kiểm tra: _ (ký tên: _/ Ngày: _)

Người phê duyệt: (ký tên: _/ Ngày: _)

 Phần cuối trang: (áp dụng cho tất cả các trang tài liệu)

Page of

 Nội dung của một tài liệu bao gồm:

1 MỤC ĐÍCH (mục đích của tài liệu)

2 PHẠM VI ÁP DỤNG (áp dụng cho những đối tượng nào)

3 PHẠM VI TRÁCH NHIỆM (ai là người chịu trách nhiệm thi hành)

4 ĐỊNH NGHĨA (các ký hiệu có trong tài liệu)

5 CÁC THỦ TỤC THỰC HIỆN (quá trình thực hiện công việc)

6 AN TOÀN (an toàn vệ sinh lao động, sử dụng trong tài liệu hướng dẫn công việc)

7 LƯU ĐỒ, BIỂU MẪU ĐI KÈM, TÀI LIỆU THAM KHẢO (nếu có).

8 PHÂN BỐ TÀI LIỆU (tài liệu sẽ phân bổ đến những bộ phận nào liên quan)

Lưu ý: Tất cả các tài liệu bắt buộc phải theo thứ tự (tứ 1-> 8), nếu những phần nào không có thì viết

tên đề mục theo thứ tự và để trống

6.0 An toàn

7.0 Lưu đồ, biểu mẫu đi kèm:

7.1 Lưu đồ:

7.2 Biểu mẫu đi kèm

1 Mẫu 1: Nhãn bookfile dành cho các bộ phận trong Nhà máy Dao Coffee:

Yes No

Bước 2: Phê

duyệt nội

dung yêu cầu

Bước 1:

Soạn thảo

Dựa vào những nhu cầu công việc và yêu cầu của cấp trên để soạn thảo, tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật xem trong bộ phận hoặc các bộ phận có liên quan có đăng ký tài liệu này hay chưa; sau đó gửi cấp trên xem xét

Tài liệu phải phù hợp với chuẩn DCC

Bước 4:

Phân bố tài

liệu

Bước 3:

Đăng ký

DCC lưu file

Người soạn thảo gửi bản thảo lên cấp trên để phê duyệt về nội dung của tài liệu:

- Nếu được phê duyệt: tiến hành bước 3

- Nếu không được phê duyệt: quay về bước 1

Người phê duyệt: Trưởng Bộ phận, Giám đốc Nhà máy

Đăng ký tài liệu nội bộ ở DCC khi có chữ ký phê duyệt (file cứng và file mềm)

DCC kiểm tra tài liệu đó xem phần định dạng có đúng với quy định hay không

- Nếu được chấp nhận: tiến hành ký xác nhận với DCC và nhập vào Danh sách tổng thể

- Nếu không được chấp nhận: quay về Bước 1 để tiến hành chỉnh sửa

DCC có trách nhiệm phân bố và phối hợp với các Trưởng bộ phận hoặc người biên soạn để hướng dẫn tài liệu trong nội bộ và các bộ phận có liên quan; đồng thời theo dõi tình trạng sử dụng xem có áp dụng đúng tài liệu mới hay không

Bước 5: Kiểm

soát, cập nhật

tài liệu

Người kiểm soát tài liệu có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên theo định kỳ, đối chiếu hard copy & soft copy, lưu trữ hồ sơ

Phải cập nhật mới các tài liệu của các bộ phận

2 Mẫu 2: Nhãn Bookfile dành cho các Bộ phận hỗ trợ tất cả các Nhà máy Dao:

8.0 Phân bố tài liệu

[ BOD ] Ban lãnh đạo Công ty

[ HOD] Trưởng bộ phận

Chú thích:

- Tên Bookfile: Phải viết bằng chữ in hoa.

- Số chạy Bookfile: Số thứ tự của tất cả các

Bookfile đang lưu giữ

- Quyển số: số thứ tự của các quyển Bookfile

lưu tài liệu cho 1 công việc

- Ví dụ: Trong tài liệu “Overtime record“ của

Nhân sự năm 2014 có 3 quyển, và số thứ tự

là thứ 2 trong list các bookfile, vậy số chạy thứ tự của các quyển là:

+ HR-02/01 + HR-02/02 + HR-02/03

[ HR] Bộ phận Nhân sự

[QA] Bộ phận Quản lý chất lượng

[R&D] Bộ phận Phát triển sản phẩm mới [PD1] Bộ phận Sản xuất 1

[PD2] Bộ phận Sản xuất 2

[FP1] Bộ phận Đóng gói 1

[FP2] Bộ phận Đóng gói 2

[ED] Bộ phận Kỹ thuật

[MRP] Bộ phận Kế hoạch nguồn lực sản xuất [SD] Bộ phận An toàn

[HD] Bộ phận Y tế

[FA] Bộ phận tài chính-kế toán

[PS] Bộ phận mua hàng

[SL] Bộ phận Bán hàng