Bài giảng hướng dẫn sử dụng excel

• Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Save as  Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in  Nhập tên mới vào hộp File name  Chọn kiểu tệp ti

Trang 1

Sử dụng MS Excel

Trang 2

1 Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

• Khởi động MS-Excel

• Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

• Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa

• Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa

• Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

• Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác

• Đóng bảng tính, đóng chương trình Excel

Trang 3

MS-• Khởi động MS-Excel

 Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start  Programs

 Microsoft Office  Microsoft Excel.

 Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng

Microsoft Excel có trên màn hình Desktop

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

Trang 6

• Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

 Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New

trên thanh công cụ

Trang 7

• Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar

Trang 8

• Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

 C3: Vào menu File/Save.

 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước ( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ).

 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

Trang 9

• Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

 Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

 Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

 Nhập tên mới vào hộp File name

Trang 10

• Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Save as

 Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

 Nhập tên mới vào hộp File name

 Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as

type

 Nhấn nút Save để ghi

Trang 11

• Sử dụng bảng tính mẫu

 Nhắp chuột vào thực đơn lện File New

 Chọn thẻ Spreadsheet Solutions

 Nhắp đúp vào mẫu Purchase Order

 Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở

ra

Trang 12

• Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu

 Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File

Trang 13

• Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web

 Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File

Trang 14

• Đóng bảng tính

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Close

• Đóng chương trình MS-Excel

 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên

phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.

 C3: Vào menu File/Exit

Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1

Message Box, chọn:

Yes: ghi tệp trước khi thoát,

No: thoát không ghi tệp,

Cancel: huỷ lệnh thoát.

Trang 15

2.Thao tác cơ bản trên bảng tính

• Mở một hoặc nhiều bảng tính

• Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

• Trang hiện hành, ô hiện hành

• Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ

• Che giấu / hiển thị các thanh công cụ

• Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề

Trang 16

Thao tác cơ bản trên bảng tính

• Mở một bảng tính

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open

hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open

 Di chuyển đến tệp tin muốn mở

 Nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở

 Có thể thao tác để tìm tệp trong các thư mục

khác tương tự như trong Windows

Trang 17

• Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau

 Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ

phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối

cùng

 Nhấn nút Open

Trang 18

• Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau

 Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp

chuột vào tên các tệp tin khác

 Nhấn nút Open

Trang 19

• Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính

 Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính

có trên thanh trạng thái của cửa sổ nền của Windows

 Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của MS-Excel,

nhắp chuột vào thực đơn lệnh Window 

chọn tên bảng tính muốn mở

Trang 20

• Trang hiện hành

 Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang

được thao tác

 Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào

phần chứa tên của trang bảng tính

• Ô hiện hành

 Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,

 Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc

sử dụng các phím mũi tên

Trang 21

• Nhận dạng con trỏ

 Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có

đường bao đậm xung quanh

 Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen,

nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô

 Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc

vào vị trí của nó trên trang

Trang 22

• Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản

 Các phím thường dùng

Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết

Trang 23

 Nhập dữ liệu

Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

Delete, Backspace để xóa ký tự

Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc

việc nhập cho ô đó

Trang 24

 Chỉnh sửa dữ liệu

Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa

Thực hiện các thao tác chỉnh sửa

Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh

sửa

Trang 25

• Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ

 Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%

 Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào hình

tam giác bên phải biểu tượng Zoom, chọn tỉ

lệ tương ứng muốn hiển thị

Trang 26

• Che giấu và hiển thị các thanh công cụ

 Các thao tác được thực hiện tương tự trong

MS-Word

 Nhắp chuột vào thực đơn lệnh View, chọn

Toolbars

 Chọn (hiển thị) hoặc bỏ chọn (che dấu) các

thanh công cụ tương ứng

Trang 27

• Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề

 Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi

sử dụng thanh cuộn

 Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu

muốn thay đổi theo thanh cuộn

 Chọn thực đơn Window  Freeze Panes

• Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề

Trang 28

3 Soạn thảo nội dung bảng tính

• Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu văn bản

• Biên tập dữ liệu

• Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột

• Sử dụng công cụ điền nội dung tự động

• Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn

các ô

• Thêm/bớt ô, dòng, cột

• Thao tác với các trang bảng tính

• Sử dụng tiện ích sẵp xếp và lọc dữ liệu

Trang 29

Nhập dữ liệu

• Các kiểu dữ liệu chính

 Kiểu số - Number: 1, 2, …,-100

 Kiểu văn bản – Text: “Cộng hòa”,…

 Kiểu logic: True, False

 Kiểu mã lỗi – Error: #DIV/0!, #VALUE!

Trang 30

Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào

cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”

Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần

thập phân

Trang 31

Nhập dữ liệu

• Nhập dữ liệu kiểu số

 Dữ liệu kiểu ngày tháng

Cách thức nhập được quy định trong mục

Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

Thứ tự nhập thông thường: tháng/ngày/năm

Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy

định được đặt trong mục Regional Settings

Trang 32

Nhập dữ liệu

• Nhập dữ liệu kiểu văn bản

 Mặc định được căn theo lề trái của ô

Trang 33

Biên tập dữ liệu

• Sửa nội dung đã có trong ô

 Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh

sửa

 Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa

 Thực hiện chỉnh sửa

 Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa

Trang 34

• Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

 Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế

 Nhập nội dung mới cho ô

 Ấn phím Enter để kết thúc

Trang 36

• Thao tác chọn

 Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn

 Chọn vùng ô liền nhau

Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng

Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới

dùng của vùng

Thả phím Shift để kết thúc việc chọn

Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở

trên

Trang 38

 Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên

trường viền ngang – A, B, …

Trang 39

 Chọn dãy cột rời rạc

Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp

theo

Thả phím Ctrl

 Thực hiện các thao tác tương tự để chọn

hàng

Trang 41

• Hủy chọn

Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính

Trang 42

Công cụ điền nội dung tự động

• Điền tự động số thứ tự

 Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng

muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1

số 1

 Nhấn giữ phím Ctrl

 Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở

góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành

hình dấu “+”cộng có mũ “+”

 Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như

Trang 43

• Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

 Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật,

ví dụ: 05TC0001, 05TC0002

 Chọn 2 ô vừa nhập

 Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải

dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang

như mong muốn

Trang 44

• Điền tự động theo cấp số cộng

 Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp

số cộng, ví dụ: 1, 4

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang

như mong muốn

Trang 45

• Điền tự động theo cấp số nhân

 Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp

số nhân, ví dụ: 1, 4

 Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều

dọc, ngang như mong muốn

 Đến ô cuối cùng nhả chuột phải

 Chọn Growth Trend

Trang 46

• Các đối tượng hay dùng

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Trang 47

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Trang 49

• Xóa nội dung các ô

Trang 50

Thêm/bớt ô, dòng, cột

• Thêm dòng

 Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Rows

• Thêm cột

 Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Column

Trang 51

• Thêm ô

 Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Cell

 Xuất hiện hộp thoại

Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện

tại sang phải

Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô

hiện tại xuống dưới



Trang 52

• Xóa vùng ô

 Chọn vùng ô muốn xóa

 Trên thanh thực đơn chọn EditDelete

 Xuất hiện hộp thoại

Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên

trái sang

Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô

bên phải sang

Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang

chọn

Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang

chọn

Trang 53

• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

 Thay đổi chiều rộng cột

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu

đề cột, biểu tượng chuột có dạng

 Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột

⇒ Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột

thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao

Trang 54

 Thay đổi chiều cao dòng

Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu

đề dòng, biểu tượng chuột có dạng

 Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dòng

⇒ Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng

thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi

Trang 55

 Điều chỉnh tự động độ rộng cột

Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột

 Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

Trang 56

 Điều chỉnh tự động độ cao dòng

Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng

 Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng

 Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau

Trên thanh thực đơn chọn Format  Row  Height

Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height

Nhấn nút OK

Trang 59

Thao tác với trang bảng tính

Trang 60

• Đổi tên trang bảng tính

 Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn thay đổi

 Chọn Rename

 Nhập tên mới cho trang bảng tính

 Bấm phím Enter để kết thúc

Trang 61

• Xóa một trang bảng tính

 Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit 

Delete Sheet, chọn OK

 Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính

muốn xóa, chọn Delete, chọn OK

Trang 62

• Sao chép trang bảng tính

 Chọn tên trang bảng tính cần sao chép

 Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo –

thả trang bảng tính sang vị trí mới

Trang 63

• Sao chép nhiều trang bảng tính sang

Trang 64

• Di chuyển trang bảng tính

 Nhắp chọn tên trang cần di chuyển

 Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới

Trang 65

• Di chuyển nhiều trang bảng tính

Trang 66

Sắp xếp và lọc dữ liệu

• Sắp xếp bảng tính theo các cột

 Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp

 Trên thanh thực đơn chọn DataSort

Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức

1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm

Trang 67

Sắp xếp giảm dần

Dòng đầu là

tên trường

(ko sắp xếp)

Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)

Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái

Trang 68

Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter

 Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.

 Có thể lọc theo 2 cách:

 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

 Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc

Trang 71

Does not equals: không bằng

Is greater than: lớn hơn

 Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng

 …

 Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể

Trang 72

Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)

 Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter

để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Trang 74

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

B1: Định miền điều kiện:

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý

phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện

cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR

 VD với miền CSDL như trên:

Trang 75

Miền đ/k để lọc các bản

ghi có số SP bán ra trong

tháng 1 =400

Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong

Trang 76

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

B2: Thực hiện lọc

Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện

Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong

số những KQ trùng lặp

Trang 78

Tìm hiểu trước

• Các thao tác định dạng ô được thực hiện

với các nút chức năng trên thanh công cụ

Formating

• Hoặc hộp hội thoại Format Cells

Trang 81

Thao tác định dạng ô

• Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng

 Khi mặc định là ngày/tháng/năm

(mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy)

 Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định

Trang 82

• Biểu diễn số liệu dạng tiền tệ

 Chọn ô có dữ liệu số muốn định dạng tiền

Trang 83

• Biểu diễn số liệu theo dạng phần trăm

 Nhấn nút % trên thanh công cụ

 Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số

xuất hiện sau dấu thập phân

 Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất

hiện sau dấu thập phân

Trang 84

Định dạng ô chứa văn bản

• Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ

 Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng

như nhau

 Sử dụng các nút trên thanh Formating

 Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Font

 Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự

trong MS-Word

Trang 85

Định dạng ô chứa văn bản

• Thay đổi mầu chữ

 Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng

mầu chữ như nhau

 Sử dụng các nút trên thanh Formating

 Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Font

 Thay đổi mầu trong mục Color

 Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự

Định dạng
Số trang	105
Dung lượng	1,7 MB