Giáo trình winword btv

Giáo trình winword căn bản BÀI 1 : CĂN BẢN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BÀI 2 : SỬ DỤNG CÔNG CỤ TAB BÀI 3 : BẢNG BIỂU (TABLE) BÀI 4 : ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU LỚN BÀI 5 : CÁC DẠNG VĂN BẢN KHÁC BÀI 6 : ĐỒ HỌA TRONG WINWORD

MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BÀI 1 : CĂN BẢN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003

I GIỚI THIỆU :

Microsoft Word 2003 là chương trình ứng dụng xử lý văn bản trong môi trườngWindows Hiện có rất nhiều người ưa chuộng và được giới chuyên môn đánh giá làmạnh trong nhóm các phần mềm ứng dụng xử lý văn bản Nó có nhiều công cụ đểsoạn thảo văn bản từ đơn giản đến phức tạp Trong Microsoft Word 2003 đã được bổsung rất nhiều tính năng đủ để soạn thảo những tài liệu phức tạp và hình thức trìnhbày đẹp, đáp ứng được yêu cầu của người dùng trên thực tế

1 Khởi động chương trình :

 Click / Double click biểu tượng của WORD (trên

Shortcut Bar của Office hay bất cứ đâu nhìn thấy được)

 hoặc từ Start Menu - ALL PROGRAMS – MICROSOFT OFFICE –MICROSOFT WORD

 hoặc click / Double click vào tài liệu tạo từ WORD

 hoặc từ Start Menu - RUN - gõ WINWORD.EXE - OK

 (Tập tin winword.exe là tập khởi động MS-WORD)

2 Các thành phần cửa sổ Word :

a Task pane

 Được đặt bên phải cửa sổ và dùng làm việc với Word (Bảng công việc)

 Tắt Taskpane : Click nút Close trên Taskpane

 Xác lập hiển thị

[Menubar] Tools - Options - Phiếu View - Tại mục Show : Chọn / bỏ chọn mục Startup Pane

[Menubar] View - Task Pane (phím tắt : Ctrl+F1)

 Chọn công việc

 Thay đổi vị trí hiển thị của Task Pane

b Title Bar

 Là thanh Tiêu đề của cửa sổ Hiển thị tên tập tin tài liệu và tên ứng dụng

 Thao tác trên Title Bar

c Menubar

Thanh Menu ngang

 Mặc định, khi mở một mục trên Menu bar, Word hiển thị các mục lệnhthường dùng sau cùng (recently used) nên gọi là Menu 2 cấp

 Nếu click vào dấu mũi tên đôi hướng xuống hay sau một khoảng vài giâythì các phần còn lại của Menu được hiển thị tiếp

 Tắt / mở chế độ hiển thị 2 cấp

 Vào menu View  Toolbars  Customize

 Hay click phải vùng trống trên Menubar và chọn Customize

dùng Mouse trỏ vào đầu một thanh và kéo ra khỏi dòng

e Ruler

 Tắt mở thước ngang dọc : Vào menu VIEW  RULER

 Xác lập đơn vị tính trên vạch phân chia

khung Measurement Units (Inches, Centimeters, v.v)

• Trong chế độ PRINT LAYOUT, hai thước đều được hiển thị Tắt mở thước dọc

 Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW

 Tại phần Print and Web Layout Options : Chọn / bỏ chọn mục VERTICAL RULER (Print Preview only)

h Document Area (Vùng văn bản)

Vùng nhập văn bản và các đối tượng khác cho tài liệu (Đây là vùng làm việcchính của Word)

1 Giới thiệu một số thuật ngữ

khoảng trắng (nhấn phím Space)

chấm câu

nhấn phím ENTER Nếu click nút SHOW/HIDE trênthanh dụng cụ để hiển thị các ký tự không in được thì sẽthấy xuất hiện ký tự ở cuối đoạn, đó là ký tự đánh dấuđoạn (Paragraph Mark)

định trong Page Setup) trên đó chứa nội dung văn bảng

và các đối tượng khác

định dạng khác nhau về trang in, đầu trang / chân trang

in, …v.v

Nếu cho hiển thị các ký tự không in được thì sẽ dấu ngắtphần được hiển thị

 Đối tượng : (Object) là hình ảnh, âm thanh hoặc một dạng thông tin

khác được đưa vào văn bản bởi một ứng dụng Windows

chọn

2 Con trỏ và ký hiệu cuối tập tin

a Con trỏ trên màn hình

Trên màn hình soạn thảo thường có 2 con trỏ

 Con trỏ mouse hình chữ I : Dùng định vị nhanh một vị trí trên màn

hình

 Con trỏ đứng nhấp nháy : Dùng để xác định vị trí thao tác với văn bản

(còn gọi là điểm chèn hay điểm nháy)

b Ký hiệu cuối tập tin

 Trong chế độ NORMAL, sẽ thấy dấu kết thúc tài liệu : đó là ký hiệu cuốitập tin (dấu gạch nằm ngang)

 Trong chế độ này, con trỏ không thể di chuyển xuống khỏi ký hiệu cuốitập tin

 Nếu màn hình văn bản đang hiển thị ở chế độ PRINT LAYOUT thì sẽkhông thấy được ký hiệu cuối tập tin

 Trong chế độ PRINT LAYOUT, có thể di chuyển dấu cuối tập tin ở vị trícuối mới tập tin bằng thao tác DbClick Đây là chức năng Click andType của Word Xác lập

– Kiểu đoạn mặc định)

3 Quy ước nhập văn bản

a Thao tác căn bản :

Đặt điểm chèn tại vị trí muốn nhập và gõ văn bản từ bàn phím

 Một tài liệu gồm từ một đến nhiều Đoạn (Paragraph)

 Trong một đoạn, khi nhập văn bản đến lề phải của đoạn, văn bản sẽ tựđộng cuộn xuống dòng

 Không dùng phím Enter để xuống dòng trong một đoạn văn bản(Paragraph)

 Phím ENTER được dùng để kết thúc đoạn hiện tại và tạo đoạn mới Nóikhác, mỗi lần nhấn phím ENTER là tạo đoạn mới

 Ký tự trắng

ký tự không cố định, do vậy :

b Xóa văn bản

• Phím Delete : Xóa ký tự bên phải điểm nháy

• Phím BackSpace : Xóa ký tự bên trái điểm nháy

• Đánh dấu khối và nhấn phím Delete : Xóa khối.

c Các xử lý đặc biệt với phím ENTER

• SHIFT+ENTER : Xuống dòng nhưng không tạo đoạn mới

• CTRL+ENTER : Xuống dòng và sang trang mới

d Dấu ngắt câu, kết thúc câu – Khoảng cách TAB

trắng) và cách từ sau một ký tự trắng

dùng để tạo những khoảng cách đồng nhất trong văn bản

e Các phím di chuyển điểm chèn thường dùng như sau

Di chuyển điểm chèn để chọn vị trí thao tác với văn bản

f Chế độ ghi chèn (INSERT) và ghi đè (OVERWRITE)

 Có hai chế độ ghi khi nhập văn bản

• INSERT (chèn) : Ký tự nhập vào sẽ chèn vào vị trí con trỏ và

đẩy các ký tự tại vị trí và bên phải sang phải

• OVERTYPE (viết đè) : Ký tự nhập vào sẽ được ghi đè lên ký tự tại vị

trí con trỏ (ký tự cũ bị xóa)

 Tắt mở chế độ ghi đè

chuyển đổi chế độ ghi

mục OVERTYPE MODE trong phần Edit Options

VIETWARE, UNICODE… Để sử dụng được bộ font chữ nào thì khi gõ chúng ta phảichọn bảng mã tương ứng Một số bảng mã và font thường sử dụng:

Hiện nay thường được sử dụng đó là bộ font Unicode

2 Một vài phần mềm gõ tiếng thông dụng :

a Phần mềm Vietkey :

 Phiếu Kiểu gõ: Trong mục tiếng Việt cho chúng ta chọn kiểu gõ tiếng

Việt

cạnh

 Phiếu Bảng mã : Chọn bảng mã để sử dụng cho các bộ font tương ứng :

b Phần mềm Unikey :

 Bảng mã : Chọn bảng mã cần sử dụng

 Kiểu gõ phím : chọn kiểu gõ phím (VNI, Telex …)

 Phím chuyển : Chọn kiểu phím chuyển giữa gõ tiếng Anh và tiếng Việt

 Các mục chọn : để bật/tắt các mục lựa chọn

 Nút Đóng : Đóng chương trình thành một biểu tượng nằm trênkhay hệ thống

 Nút Kết thúc : Thoát khỏi chương trình Unikey

 Nút thu nhỏ/mở rộng : ẩn/hiện phần lựa chọn

Khi đã đưa văn bản vào tài liệu của Word thì buộc chúng ta phải định dạng trangtrí chúng sao cho theo ý mình và đủ tiêu chuẩn sử dụng cho thực tế Để định dạng chođoạn văn bản nào trước tiên chúng ta phải chọn đoạn văn bản cần định dạng sau đómới thực hiện định dạng

1 Nguyên tắc chọn văn bản (đánh dấu chọn):

a Cách 1 : (dùng chuột)

Bấm và giữ nút trái chuột tại vị trí đầu hoặc cuối đoạn văn bản

Rê chuột về phía tùy ý sao cho phủ đen hết đoạn văn bản cần tác động

b Cách 2 : (Dùng bàn phím)

 Định con trỏ văn bản tại đầu đoạn

 Nhấn và giữ phím SHIFT đồng thời nhấn các phím di chuyển con trỏ vănbản như : các phím mũi tên, Home, End, Pgup, PgDown… tùy ý sao chophủ đen hết đối tượng

Muốn chọn nhanh thì có thể sử dụng cách sau :

 Chọn nhanh 1 từ : Nhấp đôi trỏ chuột tại từ đó

 Chọn nhanh 1 đoạn văn bản : Click 3 lần liên tiếp tại đoạn đó

2 Thay đổi định dạng cho văn bản :

a Thay đổi font chữ và cỡ chữ :

lại font khác tùy ý

 Chọn cỡ tùy ý ở hộp Size bên cạnh

Để chỉnh nhanh :

 Nhấn Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > để tăng font size

 Nhấn Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < để giảm font size

b Thay đổi cách thể hiện cho văn bản :

• Canh giữa (Ctrl + E)

(như văn xuôi…)

nghĩa là : Nếu đối tượng đang bình thường thì nhấn 1 lần để bật và 1 lần nữa để tắt

d Định dạng văn bản bằng menu :

Vào menu Format chọn Font : Xuất hiện hộp thoại font với các mục sau:

 Latin text font : chọn font cần sử dụng.

 Font style : Chọn hình dáng chữ tùy ý gồm :

• Regular : chữ bình thường.

• Bold : chữ đậm.

• Italic : chữ nghiêng.

• Bold Italic : chữ đậm và nghiêng.

 Size: chọn cỡ font tùy ý.

 Font color :

nếu màu cần chọn không có thì bấm vào more colors sau đó chọn màu

 Underline style : chọn kiểu gạch dưới

• (None) : không có gạch dưới.

• Word only : Gạch dưới từng từ.

sách

 Effects : Một số hiệu ứng, bao gồm :

• Strikethrough : Có đường gạch giữa chữ.

• Double strikethrough : có đường gạch đôi giữa chữ.

• Superscript : chỉ số trên (Ctrl + Shift + =)

• Subscript : chỉ số dưới (Ctrl + =)

• Shadow, Outline, Emboss, Engrave : các kiểu chữ bóng, viền.

• Small Caps : chuyển chữ thường ra chữ hoa nhỏ (Ctrl + Shift + K).

• All Caps : chuyển chữ thường ra chữ hoa (Ctrl + Shift + A).

• Hidden : che dấu (không xuất hiện trên màn hình) (Ctrl + Shift + H).

 Nút Cancel : Hủy bỏ những thay đổi.

e Gióng văn bản bằng kí hiệu biên trái :

 Hình tam giác trên là giới hạn biên trái của dòng đầu tiên trong đoạn vănbản.

 Hình tam giác dưới là giới hạn biên trái của các dòng còn lại trong đoạnvăn bản

Khi gióng văn bản không rơi vào các trường hợp đặc biệt (canh trái, phải,giữa), thì nên dùng ký hiệu biên trái tương ứng để định dạng Cách thao tác lần lượtnhư sau :

 Chọn đoạn văn bản cần tác động

 Bấm và giữ nút trái chuột tại kí hiệu biên tương ứng

 Kéo kí hiệu biên đến vị trí tùy ý trên thước và thả ra

Ngoài ra có thể dùng hai công cụ sau để thụt các đoạn văn bản vào nhữngkhoảng cách nhất định

 Chọn đối tượng cần tác động

f Gióng văn bản bằng menu :

Mở hộp thoại định dạng đoạn bằng cách:

 Vào menu Format

 Chọn Paragraph

Ý nghĩa :

 Mục General :

• Alignment : Canh đoạn văn bản, bao gồm :

• Outline level : chọn cấp của đề mục.

 Mục Indentation : Xử lý thụt văn bản

• Left : thụt từ trái sang phải.

• Right : thụt từ phải sang trái.

• Special : Tác động đến đối tượng nào, bao gồm :

 (None) : không tác động đối tượng nào.

 First line : tác động đến dòng đầu tiên của đoạn văn bản (tương tự

kí hiệu hình tam giác trên của thước ngang)

 Hanging : tác động các dòng còn lại của đoạn (tương tự kí hiệu biên

trái ở dưới của thước ngang)

• By : xác định khoảng cách của First line hoặc Hanging.

 Mục Spacing : khoảng cách giữa các đoạn văn

• Before : chỉ số khoảng cách trước đoạn văn bản (trên đỉnh đoạn).

• After : chỉ số khoảng cách sau đoạn văn bản (dưới chân đoạn).

• Line spacing at : chọn chế độ dòng thể hiện tại đoạn được chọn.

 Single : khoảng cách dòng đơn (bình thường)

 1.5 lines : khoảng cách là 1,5 dòng bình thường.

 Double : khoảng cách dòng đôi.

 At least : khoảng cách tối thiểu (tính bằng point(pt) - khai báo bên ô

 Nhấn Ctrl + C hoặc vào menu Edit chọn Copy hoặc click vào công cụ

 Định con trỏ tại vị trí muốn chép đến

 Nhấn Ctrl + V hoặc vào menu Edit chọn Paste hoặc click vào công cụ

2 Di chuyển văn bản :

 Chọn đối tượng cần tác động

 Nhấn Ctrl + X hoặc vào menu Edit chọn Cut hoặc click vào công cụ

 Định con trỏ tại vị trí muốn chép đến

 Nhấn Ctrl + V hoặc vào menu Edit chọn Paste hoặc click vào công cụ

3 Di chuyển nhanh bằng chuột :

 Bôi đen đoạn văn bản cần tác động

 Nhấn và giữ chuột trong đoạn văn bản đã đánh dấu, sau đó kéo đến vị trícần sao chép rồi thả ra

VII Quản lý tập tin :

1 Mở mới một tập tin tài liệu (Document)

 Khi mới khởi động WORD, một tài liệu trống được hiển thị và sẵn sàngcho việc tạo một tài liệu mới

 Khi đang làm việc với WORD, muốn mở tập tin mới chọn 1 trong cáccách sau :

 Tài liệu mới được mở có tên là Document# (# là số thứ tự của lần mở tậptin mới và tăng theo số lần mở).

2 Mở tập tin tài liệu đã có trên disk

a Dùng hộp thoại OPEN

 Mở hộp thoại OPEN bằng một trong các cách sau :

 Chọn kiểu tập tin trong khung FILES OF TYPE (Mặc định là All WordDocuments)

 Chọn tập tin hay nhiều tập tin muốn mở (phối hợp phím Shift hayControl) và click OPEN hoặc DblClick tên tập tin

b Dùng Task Pane

 Mở Task Pane (nếu chưa mở)

 Chọn chủ đề làm việc là Getting Started

 Trong phần Open, chọn tập tin muốn mở Nếu không có tập muốn mở,click more để mở hộp thoại Open và tìm chọn tập tin như nêu trên

3 Lưu tài liệu lên đĩa

Khi nhập hay hiệu chỉnh văn bản, phần này chỉ mới hiển thị trên màn hình vànếu thoát khỏi WORD thì sẽ không còn tồn tại

Phải thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đĩa

a Lưu lần đầu :

 Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau :

 Khung Save In :

Chỉ định ổ đĩa và thư mục ghi lưu, nếu thư mục ghi lưu chưa có

 Khung File Name

• Nếu tên ghi lưu trùng với tên tập tin đã có trên đĩa, tập tin cũ sẽ bị ghi chồng nếu tập cũ chưa mở hoặc ngược lại Word từ chối ghi lưu nếu tập tin trên đĩa đang mở.

 Khung Save As Type

Mặc định là Word Document Có thể cho ghi lưu theo quy định của cácversion trước

 Khi ghi lưu xong, tên tập tin được ghi trên tiêu đề cửa sổ tài liệu

b Ghi lưu khi đang làm việc với tài liệu

 Chọn một trong các cách sau :

 Tập tin tiếp tục ghi lưu với tên hiện tại (không hiển thị hộp thoại nào cả)

c Ghi lưu lại với tên mới

 Ghi lưu lại tập tin hiện hành với tên mới là tạo thêm một tập tin mới cónội dung và định dạng như tập hiện hành

 Chọn một trong các cách sau :

vào hộp thoại Save As tương tự như lưu lần đầu

 Ghi lưu xong, tập tin tên mới được mở, tập tin tên cũ được đóng

d Ghi lưu tất cả tài liệu đang mở

Nhấn giữ phím Shift và click vào menu FILE rồi chọn lệnh SAVE ALL

4 Đóng Tài liệu đang làm việc :

 Chọn một trong các cách sau :

 Cũng có thể dùng ALT+F4 để đóng ứng dụng Word mở với tài liệu vàkhông ảnh hưởng đến các tài liệu khác đang mở

 Muốn đóng tất cả các Tài liệu đang mở (không đóng Word): Nhấn giữSHIFT và click Menu FILE rồi chọn lệnh CLOSE ALL

Lưu ý :

 Nếu trước khi thực hiện lệnh này mà đã lưu văn bản lên đĩa thì xem nhưviệc đóng tài liệu hoàn tất.

 Trường hợp chưa lưu văn bản thì tại màn hình tài liệu hiện hộp thoạicảnh báo, nội dung :

Bạn có muốn ghi lại những thay đổi của tài liệu tên này hay không?

5 Thoát khỏi Word :

 Chọn 1 trong 2 cách :

 Nếu chưa lưu văn bản sẽ cảnh báo Xử lý tình huống tương tự như trên

BÀI 2 : SỬ DỤNG CÔNG CỤ TAB (Công cụ định mốc dừng để gióng văn bản)

1 Giới thiệu Tab :

Tab là một công cụ cho phép người dùng khai báo các điểm tự chọn trên thướcngang và từ điểm chọn này dựa vào loại Tab được dùng Word sẽ gióng văn bản được

gõ vào so với điểm chọn (thay vì phải dùng các công cụ canh trái, phải, giữa đểgióng van bản so với trang giấy)

Số lượng và kiểu Tab được dùng không giới hạn, nó phụ thuộc vào mẫu văn bảnbạn sắp tạo ra Một số loại Tab như sau :

 Tab trái (Left Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng bên trái so với điểm

chọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang phải Tab trái có kí hiệu

 Tab phải (Right Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng bên phải so với

điểm chọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang trái Tab phải có kí hiệu

 Tab giữa (Center Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng đều hai bên so với

điểm chọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang hai bên Tab giữa có kí hiệu

 Tab thập phân (Decimal Tab) : Văn bản gõ vào sẽ đổ sang trái cho đến

khi dấu chấm thập phân được gõ Phần còn lại của nội dung (nếu có) sẽdồn sang bên phải so với điểm khai báo Tab thập phân có kí hiệu

 Tab thanh (Bar Tab) : Tại vị trí khai báo luôn xuất hiện một dấu sổ

đứng Tab phải có kí hiệu

2 Dùng Tab để khai báo mốc dừng :

a Qui trình khai báo Tab :

 Cách 1 :

lượng Tab = số khối văn bản cần gióng theo dòng

• Tab Stop Position : gõ vị trí dừng của Tab trên thước ngang.

• Alignment : chọn loại Tab mà mình cần, gồm có :

 Center : Tab giữa.

 Right : Tab phải.

 Decimal : Tab thập phân.

báo các Tab tiếp theo

Lưu ý : Nếu khai báo Tab thành công thì tại vị trí khai báo phải có kí hiệu

của loại Tab được chọn

 Cách 2 : (dùng chuột)

thiết Các loại Tab sẽ xuất hiện lần lượt và lặp lại

Tại vị trí vừa chọn phải có kí hiệu Tab đã chọn

b Cách sử dụng Tab đã định nghĩa :

 Trường hợp khi khai báo Tab trên màn hình soạn thảo chưa có nội dung

gì cả

theo…

 Trường hợp đã có nội dung sau đó mới khai báo Tabs thì phải tuân theotrình tự sau :

c Sửa vị trí mốc dừng hoặc kiểu Tab :

 Cách 1 :

 Tab stop Position : Gõ chỉ số mô tả vị trí mới

 Alignment : chọn lại kiểu Tab mà mình cần

 Cách 2 : chỉ chỉnh sửa vị trí Tab

d Xóa Tab đã khai báo :

Áp dụng khi đã gióng hoàn tất văn bản cần thiết và nội dung bên dưới khôngcần các Tab này nữa thì nên xóa các Tabs trước khi khai báo định dạng khác tránhtrường hợp văn bản bên dưới bị gióng đến những vị trí ngoài ý muốn

Thao tác :

 Định con trỏ tại vị trí cần xóa Tab

 Chọn một trong các lệnh sau :

3 Khai báo Tab có kí tự dẫn (tạo các mẫu) :

Áp dụng khi cần tạo các mẫu phải dùng các dấu chấm chấm để mô tả Ví dụ nhưcác mẫu : hóa đơn, phiếu thu, chi, sơ yếu lý lịch v.v

Trong trường hợp này kí tự dẫn sẽ tự động làm đầy từ vị trí nhấn phím Tab chođến vị trí khai báo Tab trên thước ngang

a Khai báo (dùng menu để khai báo) :

 Xác định vị trí kí tự dẫn sẽ đến

 Vào menu Format, chọn Tabs … (xuất hiện hộp thoại khai báo Tab)

 Tab Stop Position : Gõ vị trí khai báo Tab trên thước ngang.

 Alignment : click vào loại Tab cần sử dụng (left, right, center…)

 Leader : Chọn kí tự dẫn, bao gồm :

 Chọn nút Set

 Chọn nút OK khi đã khai báo hết Tab

b Sử dụng Tab :

 Gõ nội dung của dòng thuộc mẫu

 Nhấn phím Tab – và nhấn Enter xuống dòng, làm tương tự cho dòng kếtiếp

Khi đó kí tự dẫn sẽ xuất hiện từ kí tự cuối cùng của nội dung vừa gõ đến vịtrí khai báo Tab trên thước ngang

1 Chèn kí tự đặc biệt vào tài liệu :

Word có các font chữ trong đó các kí tự là các kí hiệu đặc biệt, mục đích đểtrang trí cho mẫu gồm các hình tượng có ý nghĩa thay vì phải mô tả bằng chữ

Thao tác chèn như sau :

 Định con trỏ văn bản tại vị trí cần lấy kí tự

 Vào menu Insert, chọn Symbol

 Font : Chọn font có các kí hiệu đặc biệt, chẳng hạn :

 Click biểu tượng cần chọn

 Click nút Insert để chèn kí tự vào văn bản

 Click nút Cancel / Close để thoát ra ngoài

 Recently used symbols : Các kí tự vừa được sử dụng gần nhất, để cho

chúng ta chọn nhanh

 Character code: Mã ASCII của ký tự đang chọn

 Shortcut key : Định nghĩa phím tắt cho việc chèn ký hiệu hiện tại

Tạo Shortcut

hiển thị Nhấn tổ hợp phím trong khung PRESS NEW SHORT CUT KEY (dùng phím CTRL hay ALT với một phím ký tự Nếu nhập sai : nhấn Backspace và nhập lại)

sách Current Keys - nhấn Close để kết thúc

Xóa Shortcut key

• Vào hộp thoại shortcut key, chọn lại ký hiệu đã đặt phím tắt – chọn phím tắt muốn xóa trong khung Current keys và click nút Remove.

Đối với các kí tự này chúng ta tiến hành định dạng tương tự như kí tự bìnhthường như thay đổi Size, lấy đậm, nghiêng…

Muốn xóa : bôi đen kí tự, nhấn Delete.

 Bôi đen các đoạn cần tác động

 Vào menu Format, chọn Change Case

 Click chọn một mẫu trong hộp thoại

 Chọn nút OK

Lưu ý : Để chuyển đổi nhanh qua lại giữa các mẫu lowercase, UPPERCASE,

Title Case chúng ta có thể làm như sau :

 Bôi đen các đoạn cần tác động

 Nhấn Shift + F3

3 Các chức năng chỉnh sửa nhanh thông dụng :

a Lệnh khôi phục :

Áp dụng khi bạn vô tình thao tác hơi quá tay làm hư hại nội dung tài liệu Khi

đó thay vì chỉnh sửa hay làm lại từ đầu thì cách tốt nhất là khôi phục cái cũ đã mất

Thao tác : chọn một trong các cách sau :

 Nhấn Ctrl + Z.

 Vào menu Edit, chọn Undo …

Về bản chất lệnh khôi phục của Word theo ý tưởng sau : khi khởi động Wordxong, chúng ta làm thao tác 1, sau đó tiếp thao tác thứ 2, và thao tác thứ 3 Giả sử tạithao tác này bị sai và chúng ta nhấn lệnh khôi phục thì Word sẽ quay lại trạng tháithao tác thứ 2 và nếu nhấn lệnh 1 lần nữa thì Word sẽ quay lại thao tác 1, tiếp tục nhưvậy cho đến khi quay lại vị trí ban đầu

b Lệnh Redo :

Dùng để lấy lại (làm lại) thao tác vừa Undo gần nhất

Thao tác : chọn một trong các cách sau :

 Nhấn Ctrl + Y

 Vào menu Edit, chọn Redo …

Lưu ý : Ngoài ra trong quá trình soạn thảo nếu muốn lặp lại đoạn văn bản vừa

gõ thì có thể nhấn Ctrl + Y (hoặc vào menu Edit, chọn Repeat Typing)

 Find what : gõ đối tượng cần tìm.

 Replace with : gõ đối tượng cần thay thế.

 Search : Chọn cách tìm

• DOWN : từ điểm chèn đến cuối Document.

 Match Case : phân biệt chữ thường, chữ hoa.

 Find Whole Words Only : chỉ tìm từ riêng biệt.

 Use Wide Card : dùng ký tự đại diện để tìm.

• {n} : chính xác n ký tự dẫn trước dấu móc này (EX : fe{2}d tức là feed

nhưng không phải là fed.)

• {n,m} : có thể có từ n đến m ký tự dẫn trước dấu ngoặc (EX : 10{1,3})

tức là 100, 1000, 10000)

• @ : có ít nhất một ký tự như ký tự dẫn trước (EX : tức lot, loot, )

• < : nằm ở đầu một từ (EX : <(inter) tức intersting, intercept, nhưng

không phải là splinter.)

• > : nằm ở cuối một từ (EX : (in)> tức in, within nhưng không phải là

interesting.)

 Sounds like : có phát âm giống như từ trong Find What.

 Find all word forms : Tìm đúng định dạng quy định

 Nút Special : tìm các thành phần đặc biệt (dấu ngắt trang, ngắt section,

hình ảnh – click mục cần tìm trên danh sách để đưa vào khung FindWhat)

 Nút Format : quy định xét cả định dạng của từ cần tìm

 Nút Replace : Thay thế từ đầu tiên tìm thấy.

 Nút Replace all : Thay thế tất cả các từ tìm thấy.

 Nút Find Next : Tiếp tục tìm.

d Cắt các văn bản hay đồ họa từ nhiều vị trí khác nhau :

Áp dụng trong trường hợp muốn di chuyển đoạn tư liệu khác vị trí nhau cóthể cách xa nhau và chèn chúng thành một nhóm Khi đó hãy dùng công cụ Spike(dụng cụ cắt dán liên tiếp) công cụ này khác Clipboard thông thường ở chỗ là khi bạncắt một vùng lựa mới thì vùng đó không ghi đè lên vùng đã chọn trước đó như trongClipboard Do đó bạn có thể chọn nhiều vùng lựa để đưa vào Spike

Thao tác chuyển các đối tượng vào Spike :

 Chọn đối tượng tác động

 Nhấn tổ hợp lệnh : Ctrl + F3

 Lặp lại 2 bước trên cho đến khi kết thúc

Chèn các nội dung trong Spike vào tài liệu :

 Định con trỏ nơi muốn chèn nội dung

 Gõ “Spike” rồi nhấn phím F3 Có thể chèn nhiều lần nội dung này vào tàiliệu cho đến khi dùng lệnh xóa đi

Muốn xóa nội dung trong Spike : nhấn Ctrl + Shift + F3.

BÀI 3 : BẢNG BIỂU (TABLE)

 Vào menu Table, chọn Insert Table

 Tại dòng Number of columns : gõ số

 Định con trỏ văn bản tại vị trí chèn bảng

cụ, Word sẽ đổ ra :

số cột và dòng tùy ý

Khi đã có mẫu trong tài liệu, để di chuyển giữa các ô như sau :

 Dùng chuột : Click vào ô bạn muốn tác động.

 Dùng bàn phím :

2 Chỉnh sửa bảng :

Thông thường theo nguyên tắc của Word sẽ ưu tiên tác động cho các đối tượngđược chọn (đánh dấu đen) Do đó trước khi tiếp cận các lệnh chỉnh sửa chúng ta phảinắm bắt những cách chọn đối tượng tác động

a Chọn các đối tượng ô, dòng, cột (Cell, row, column)

Thao tác bằng chuột:

 Chọn 1 ô : Click vào ô đó.

 Một dòng : Click vào vị trí cực trái của dòng.

 Một cột : Rê chuột ở đỉnh cột khi thấy mủi tên chỉ xuống thì Click chuột.

Muốn chọn nhiều dòng hay nhiều cột thì thao tác tương tự trên đồng thờinhận và giữ phím SHIFT rê chuột sao cho phủ đen các đối tượng cần tác động

Cách này tuy chọn nhanh nhưng trong trường hợp bảng biểu lớn thì hơi gặpkhó khăn trong việc chọn vì màn hình máy tính có giới hạn nên phần lớn bảng bị chekhuất Nếu dùng cách này bạn phải kéo chuột rất vất vả và khắc phục bằng cách sau:

Dùng Menu để chọn: Định trỏ tại ô thuộc dòng / cột / bảng

 Chọn Table / Select Row : Chọn dòng

 Chọn Table / Select Column : Chọn cột

 Chọn Table / Select Table : Chọn cả bảng biểu (Alt + 5 <bên phải>)

b Chèn ô /dòng / cột : (Cell / Row / Column)

Trong trường hợp mẫu bảng bị thiếu các dòng hoặc cột thì dùng lệnh này

 Chọn đối tượng liên quan tại vị trí được chèn

 Chọn mục Table / Chọn các mục tương ứng sau:

• Insert Row : Chèn dòng vào vị trí được chọn các dòng từ vị trí chèn bị

đẩy xuống dưới

• Insert Column : Chèn cột và các cột từ vị trí được chèn để sang phải.

• Insert Cells : máy có hộp thoại gồm các tùy chọn:

đẩy sang phải

xuống dưới

 Insert Entire Row : Chèn dòng tại đó.

 Insert Entire Column : Chèn cột tại vị trí đó.

 Chọn nút OK để thực hiện

Lưu ý : Nếu bạn muốn chèn cùng lúc nhiều đối tượng thì bạn chọn nhiều đối

tượng tại vị trí tác động

c Xóa các ô / dòng / cột (Cell / Row / Column):

 Chọn đối tượng có liên quan

 Chọn menu Table / Chọn mục tương ứng sau:

• Delete Row : Xóa dòng được chọn.

• Delete Column : Xóa cột được chọn.

• Insert Cells : Có hộp thoại sau:

phải đẩy sang trái bị đẩy sang phải

đẩy lên trên

 Delete Entire Column : Xóa cột tại vị trí được chọn.

 Chọn nút OK để thực hiện

d Các công cụ chỉnh sửa đặc biệt:

Áp dụng khi bạn cần tạo các mẫu bảng có tiêu đề chung Tức là có 1 tiêu đềlớn chung cho các cột nhở bên trong

 Chẻ các ô của 1 cột thành nhiều cột:

 Tại dòng Number of Columns: Gỏ số cột cần chẻ (mặc định là 2

cột)

 Chọn OK

 Chẻ 1 bảng thành 2 bảng (theo dòng) :

• Định con trỏ văn bản tại ví trí cần chia

 Trộn nhiều ô thành 1 ô :

 Tự động tạo tiêu đề cột của bảng khi WORD sang trang mới :

3 Xử lý nội dung bảng:

a Di chuyển và sao chép nội dung trong bảng:

Đối với WINWORD bạn có thể sử dụng các lệnh sao chép đã biết vẫn có thể

áp dụng đối với bảng biểu Thao tác cụ thể như sau:

tác dụng cho Cell đang được select.

 Hiệu chỉnh bằng Menu

và thực hiện hiệu chỉnh kích thước (dòng, cột, cell)

 Distribute Rows Evenly : Xác lập các dòng bằng nhau.

 Distribute Columns Evenly : Xác lập các cột bằng nhau.

c Xác lập thuộc tính cho Table

Mở cửa sổ thuộc tính của Table :

Vào Menu Table, chọn Table Properties

hay click phải một ô và chọn Table

ngang của Table Mặc định, chiều ngang được Table được xác lập

tự động

 Preferred width

 Nhập một số để xác lập kích thước ngang của Table

 Measure in

 Chọn đơn vị tính : Inches hay centimeter

 Định kích thước cụ thể (tùy thuộc đon vị tính mặc định được chọn)

• Mục Alignment

NONE)

• Text Wrapping

 Xác lập cách cuộn văn bản đối với Table (Wrapping Style)

 None : không cuộn văn bản – như In-Line

 Around : Cuộn văn bản quanh Table Trường hợp này có thể xem

Table như một đối tượng nhúng

 Positioning

 Hiệu lực khi Table ở chế độ đối tượng và dùng xác lập vi trí cho Table nếu chọn mục AROUND (Horizontal, Vertical, Distance from surroundinng Text)

II Vẻ khung cho bảng:

1 Vẻ nhanh một mẫu bảng:

 Định trỏ văn bản trong phạm vi bảng

 Chọn Table / Table AutoFormat… có hộp thoại bạn thao tác lần lượt sau:

 Chọn tên mẫu có sẵn tại vùng Formats và xem trước mẫu tương ứng tạivùng Preview

 Mục apply special formats to : áp dụng các định dạng đặc biệt, bao gồm

• Heading rows : áp dụng cho dòng đầu tiên.

• Last row : áp dụng cho dòng cuối cùng.

• First column : áp dụng cho cột đầu tiên.

• Last column : áp dụng cho cột cuối cùng.

 Chọn OK

2 Vẻ khung bằng công cụ:

Nếu trên màn hình chưa thấy thì chọn một trong các cách sau :

 Vào menu View, chọn Toolbars, Click vào Tables and Borders

 Vào menu Table, chọn Table Draw

Các công cụ tác động theo khối được chọn

 Chọn khối tác động

 Click vào các công cụ sau:

• Draw table : Vẽ bảng.

• Eraser : Xóa nét vẽ.

• Line style : Kiểu nét vẽ.

• Line weight : chọn độ lớn nét vẽ.

• Border color : màu đường viền.

• Outside border : chọn đường viền cần vẽ.

• Shading color : Màu của bóng.

• Insert tabel : chèn bảng.

• Merge cell : Nối ô.

• Split cell : Tách ô.

• Distribute columns evenly : Phân các cột bằng nhau.

• Distribute rows evenly : phân các dòng bằng nhau.

• Table autoformat : tự định dạng bảng.

• Change text direction : thay đổi chiều văn bản.

• Sort Ascending : Sắp xếp tăng dần.

• Sort Descending : Sắp xếp giảm dần.

• Autosum : Tổng cột.

III Một số công cụ khác:

1 Chuyển Table thành Text

Chuyển nội dung trong bảng (Table) thành đoạn văn bản bình thườngQuy trình chuyển đổi

• Chọn ký tự phân cách văn bản thích hợp trong hộp thoại, gồm :

 Paragraph Marks : các chỗ chia cột trở thành dấu ngắt đoạn.

nhập vào ô cạnh chữ Other

2 Chuyển Text thành Table

Chuyển đoạn văn bản thành bảng (Table)

Quy trình chuyển đổi

• Table size : định số cột, dòng trong bảng mới

 Number of columns : Số cột của bảng mới.

• Autofit behavior :

 Fixed column width : định kích thước của cột.

 Autofix to window : Tự động chia đều trang.

• Separate text at : chọn kí tự dùng để chia cột :

3 Hiển thị / không hiển thị (đường lưới) Gridline

Vào menu Table, chọn Show / Hide Grilines

BÀI 4 : ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU LỚN

1 Khái niệm

 Trong một tài liệu, thường có những đoạn mang những định dạng giốngnhau Để không phải lặp đi lặp lại các định dạng giống nhau như vậy,nên thiết lập những Style để áp dụng cho các đoạn

 Style là bộ định dạng tạo sẵn, được đặt tên, có thể dùng để định dạng chobất kỳ một đoạn văn bản nào

 Sử dụng Style để định dạng nhanh các đoạn, thống nhất định dạng cácđoạn cùng loại, dễ dàng thay đổi định dạng của văn bản

 Mỗi style được đại diện bởi một tên do vậy phải đặt tên cho style khi tạostyle mới Tên style :

hay khoảng trắng (space)

 WORD tạo sẵn những Style chuẩn như Normal, Heading1,Heading2, v.v trong đó quan trọng nhất là NORMAL được áp dụngcho các đoạn trong của các Tài liệu mới Đây cũng là nền tảng để tạocác style mới sau này

 Trên Formatting toolbar, combo box đầu tiên là Style combo box dùng

để chọn style cho các đoạn trong Tài liệu

 Mỗi Tài liệu khi được mở luôn mở kèm theo các style đã đưọc địnhnghĩa và click vào Style combo box để xem danh sách các style này

2 Tạo style mới

a Tạo style từ một đoạn đã định dạng

Giả sử có một đoạn đã được định dạng rồi và muốn tạo style dựa trên cácđịnh dạng của đoạn này :

 Chọn đoạn văn bản có định dạng cần thiết

 Click vào phần chữ của style combo box và nhập tên mới vào khung nàyrồi nhấn phím ENTER để kết thúc

 Áp dụng style mới tạo

 Click mở style combo box và chọn tên style (nếu một đoạn được chọn :

áp dụng cho đoạn đó – nếu không có đoạn nào được chọn : áp dụng chođoạn mà điểm chèn đang đứng)

II Tạo style bằng menu

Tạo style bằng phương pháp này được gọi là định nghĩa một style

 Khởi động hộp thoại New style

Vào menu FORMAT – STYLES AND FORMATTING, hiển thị Task Panevới chủ đề là Styles and Formatting Tại Mục Formatting of selectedText, Click nút New Style để hiển thị họp thoại tạo style

 Tạo một style mới

• Name : Đặt tên cho Style trong khung Name.

• Style for following paragraph :

Chỉ định style được áp dụng cho đoạn đi theo sau đoạn có style đang định nghĩa