đề cương môn quan hệ công chúng

Thông điệp có tính đa dạng cao, tin được chuyển tới các địa chỉ chính xác - Thông điệp rất năng động, phù hợp vs nhiều phương tiện truyền tin, khả năng lựa chọn tốt, thỏa mãn nhu cầu tru

Câu 3

- Thông điệp là 1 dạng hoạt động truyền thông Thông điệp có tính đa dạng cao, tin được chuyển tới các địa chỉ chính xác

- Thông điệp rất năng động, phù hợp vs nhiều phương tiện truyền tin, khả năng lựa chọn tốt, thỏa mãn nhu cầu truyền thông đa dạng của các loại hình tổ chức, DN

- Với những thông điệp mang tính thuyết phục thì không nên lặp lại nhiều lần vì nguy cơ tranh luận càng lớn

- Tác dụng của thông điệp chính là mục đích truyền thông, tăng mức độ hiểu thông điệp nghĩa là tăng khả năng đồng ý

- Công chúng tiếp nhận thông điệp qua nhận thức (cái đầu) và tình cảm (trái tim)

- Định hướng thông điệp: phải đưa ra 1 giá trị nào đó đối vs công chúng mà thông điệp đó hướng tới (thông tin mà công chúng cảm thấy có lợi)

- Mục đích của thông điệp phụ thuộc vào đối tượng truyền thông và hướng tới 1 giá trị nào đó có ý nghĩa cụ thể

- Để thỏa mãn nhu cầu của công chúng, mục đích của thông điệp phải rõ ràng (động cơ do nhu cầu quyết định, theo trật tư nấc thang nhu cầu của Maslow)

+ nguyên lý bão hòa: nếu con người mất đi 1 mục tiêu sinh lý nào đó, sẽ làm giảm

đi các tác động và làm giảm đi động cơ của xã hội

+ nguyên lý đánh giá mục tiêu được dựa trên áp lực ngta có thể cố gắng hêt sức để đạt tới 1 mục tiêu nào đó

+ nguyên lý rào chắn: 1 rào chắn được đặt ra giữa con người và việc hoàn thành mục tiêu của họ nhằm tăng sức hấp dẫn của mục tiêu của họ nhằm tăng sức hấp dẫn của mục tiêu (trừ khi rào chắn quá lớn thì con người sẽ thay đổi mục tiêu)

- Viết thông điệp không được chung chung mơ hồ

Câu 4

- Báo chí

+ là phương tiện thông tin đại chúng thiết yếu đối với đời sống xã hội

+ là cơ quan ngôn luận của các tổ chức, của Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội

+ là diễn đàn của nhân dân

- Nhiệm vụ, quyền hạn của báo chí

+ thông tin trung thực về tình hình trong nước và thế giới phù hợp với lợi ích của đất nước và của nhân dân

+tuyên truyền phổ biến và bảo vệ đường lối chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, nâng cao dân trí, đáp ứng nhu cầu văn hóa lành mạnh của nhân dân

+ phản ánh và hướng dẫn dư luận

+ Làm diễn đàn để thực hiện quyền tự do ngôn luận của nhân dân

+ phát hiện nêu tấm gương người tốt việc tốt, nhân tố mới

+ đấu tranh phòng chống các hiện tượng tiêu cực xã hội

+ góp phần giữ gìn sự trong sáng của tiếng việt, tiếng của các dân tộc thiểu số Việt Nam

+ mở rộng hiểu biết lẫn nhau giữa các nước, các dân tộc, tham gia vào sự nghiệp của nhân dân và hòa bình trên thế giới

+ trong quá khứ báo chí được coi là nền tảng của quan hệ công chúng

+ đươc coi là cơ quan quyền lực thứ 4, ảnh hưởng đến đời sống chính trị kinh tế văn hóa xã hội, ảnh hưởng lớn đến nhận thức của công chúng (sau Nhà nước, quân đôi, công an)

+ Báo chí là phương tiện truyền tải thông tin nhanh, có uy tín và thường xuyên + thông tin trên báo chí có thể không kiểm soát đực nhưng có thể dự báo được tác động của thông tin

+ báo chí là công cụ quan trọng trọng việc xử lý các tình huống khủng hoảng

Câu 5

Nhiệm vụ

Đưa tin, cung cấp thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng

Tạo ra thông tin, cung cấp thông tin thông qua nhiều

hoạt động Mục đích Phục vụ lợi ích quốc gia,cộng đồng, công chúng

Lấy lòng công chúng vì lợi ích riêng của công ty,

tổ chức Mối quan hệ 2 chiều Là 1 kênh thông tin quantrọng của pr Là 1 nguồn thông tin quantrọng của báo chí Đánh giá hiệu quả khách quan và có chọn lọcĐưa thông tin độc lập, Dành nhiều cơ hội xuấthiện trên báo chí

- Là mối quan hệ không thể thiếu trong lĩnh vực quảng bá thương hiệu, tạo dựng dư luận, thông tin đến khách hàng với hiệu quả cao, chi phí thấp;

- PR phải làm cho nhà báo hiểu rõ công việc của mình;

- PR cần đi sâu vào hoạt động thực chất hơn là chú trong đầu tư cho quan hệ;

- BC: cần có những tin bài phản ánh đúng bản chất sự kiện hay sản phẩm chứ không phải các thông cáo báo chí

- BC tạo mối quan hệ tốt với PR là cần thiết nhưng luôn cần 1 sự cảnh giác

- PR (quan hệ công chúng) là cầu nối, là tiếng nói của DN đối với báo chí Báo chí giúp PR đưa thông tin đến với công chúng và ngược lại PR cũng mang đến cho báo chí những thông tin quan trọng của DN một cách nhanh chóng

Câu 6

6 Nội dung các công cụ thực hiện sọan thảo và phát hành thông cáo báo chí:

a/ Viết 1 bài báo ngắn:

+ tiêu đề: gây sự tò mò cho độc giả, ngắn gọn súc tích hấp dẫn

+ nội dung: đề cập cái gì

+ kết cấu: mở bài- giải quyết vấn đề- kết luận

+ hình thức đăng tải

b/ Nội dung bài báo

+ tập trung khai thác các chi tiết tạo tin

+ kể chuyện mọi người muốn nghe

+ bao quát đầy đủ các nội dung: ai, cái gì, khi nào, tại sao, ở đâu, kết quả tác động? c/ Cấu trúc của 1 thông cáo báo chí

+ Tít ngắn và hấp dẫn

+ bắt đầu bằng các thông tin quan trọng

+ đưa thông tin quan trọng nhất lên trên

+ kết thúc bằng sự mô tả tóm tắt lại các sự kiện và đưa ra được thông điệp

d/ Quy chuẩn của 1 thông cáo báo chí

+ giấy trắng

+ 1-2 trang

+ đầy đủ thông tin, địa chỉ liên hệ

+ đề ngày phát bản thông cáo

+ đánh số trang

e/ phân phát thông cáo báo chí

+ fax

+ email

+ chuyển tận tay

f/ gửi kèm thông cáo báo chí

+ ảnh minh họa có chọn lọc

+ bảng biểu linh hoạt, đơn giản

+ tiểu sử tóm tắt nhân vật liên quan

+ thông tin về dự án, chương trình

+ báo cáo đánh giá về sự kiện được nêu

Câu 7

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

I Nghiên cứu là gì :

Nghiên cứu là nghiệp vụ tập hợp và diễn giải một cách có hệ thống các thông tin nhằm tăng cường hiểu biết về các vấn đề:

- Bằng cách nào chúng ta xác định được các nhóm thành phần?

- Những thông tin này liên hệ như thế nào với thông điệp chúng ta cần sáng tác?

- Những thông tin này liên hệ như thế nào với cấu trúc của chương trình truyền thông?

- Những thông tin này liên hệ như thế nào với các kênh truyền thông?

- Những thông tin này liên hệ như thế nào với lịch trình truyền thông?

- Những thông tin này liên hệ như thế nào với các chiến thuật ứng dụng trong kế hoạch?

II Các loại nghiên cứu trong PR :

1 Nghiên cứu được tiến hành để thực hiện 3 nhiệm vụ:

- Mô tả quy trình, tình huống hay hiện tượng

- Lý giải vì sao sự việc diễn ra, các nguyên nhân của sự việc và các tác động do sự việc gây nên

- Tiên đoán điều gì sẽ xảy ra nếu như chúng ta thực hiện - không thực hiện một hành động nào đó

2 Nghiên cứu ứng dụng giúp giải quyết những vấn đề cụ thể :

- Nghiên cứu mang tính chiến lược: định ra các mục tiêu của kế hoạch, phát triển thông điệp, tạo kênh so sánh - benchmarks

- Nghiên cứu mang tính đánh giá : xác định liệu chương trình PR có đạt được những mục tiêu đặt ra

3.Nghiên cứu lý thuyết giúp thấu hiểu quá trình thực hiện chương trình PR

III Các phương pháp nghiên cứu trong PR :

1 Khảo sát - Điều tra :

- Điều tra mô tả

- Điều tra lý giải

2 Đánh giá thống kê truyền thông: 3 Những biện pháp không phô trương

IV Khảo sát - Điều tra :

- Mẫu điều tra (hay nhóm được chọn)

- Bảng câu hỏi

- Phỏng vấn

- Phân tích các kết quả

V Đánh giá Truyền thông :

1 Giúp chuyên viên PR hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa quản trị và mục tiêu

2 Phân tích vị trí của doanh nghiệp trong tâm thức của nhân viên và các cộng đồng liên quan

3 Cung cấp cơ sở để giải quyết các vấn đề sau:

- Sự dồn ứ thông tin

- Sự mất cân bằng trong các hoạt động truyền thông

- Sự chồng chéo chức năng trong hoạt động nhân viên

- Sự tồn tại ngầm của các thông tin không rõ nguồn gốc trong doanh nghiệp, gây thiệt hại cho tổ chức

- Sự tồn tại của những quan điểm, thành kiến mâu thuẫn và không có thực về tổ chức

VI Đánh giá tổng kết :

- Đưa ra những thay đổi cần thiết về định hướng, tái cơ cấu nguồn lực và tái sắp xếp các ưu tiên

- Đánh giá và phân tích các chương trình truyền thông sau khi có kết quả

- Đánh giá các mục tiêu khi một chương trình đang được các đối tượng liên quan lưu tâm

- Để thích ứng chương trình với những mục tiêu tương lai

Câu 8

- Nội dung cơ bản của tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện là 1 hoạt động, 1 sự việc diễn ra tại 1 địa điểm và vào 1 thời gian nhất định Mỗi sự kiện đều có mục đích riêng Các sự kiện đều chia sẻ với mọi người những trải nghiệm và những thước đo

về giá trị 1 số sự kiện chủ yêu: họp báo, buổi trình diễn, hội nghị - hội thảo, lớp tập huấn, => tổ chức sự kiện là hoạt động quản lý các nguồn lực sẵn có, đưa ra kế hoạch và tổ chức thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu của sự kiện

- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ phân tích sự kiện

 Loại hình sự kiện (giáo dục, thể thao, văn hóa,…), ý nghĩa mỗi loại sự kiện

 Thời gian tổ chức: lựa chọn thời điểm

 Lựa chọn địa điểm

 Đối tượng mục tiêu: xác định đối tượng mục tiêu và thông điệp chính cần truyền tải đến họ/ Lập kế hoạch cho những hoạt động thu hút đối tượng khách mục tiêu vào sự kiện, hạn chế những đối tượng không có tiềm năng để tạo nên sự tập trung vào hiệu quả

 Mục đích của sự kiện: là cơ sở căn cứ để đánh giá sự thành công sau khi sự kiện được tổ chức/ đặt ra những mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện

 Phân tích rủi ro: liệt kê những rủi ro lớn và cơ bản/ liệt kê những tình huống không mong đợi có thể xảy ra/ xây dựng các phương án dự phòng

 Sự kiện sẽ diễn ra như thế nào: căn cứ vào loại hình mục đích và đối tượng khách mục tiêu của sự kiện để xác định đặc điểm của sự kiện, từ đó hình dung ra các bước tiến hành cũng như chương trình của sự kiện

+ Tạo chủ đề và ý tưởng

 Lựa chọn chủ đề và ý tưởng: phù hợp với sự kiện/ căn cứ vào chủ đề để xây dựng và phát triển ý tưởng/ tổ chức thực hiện bám sát chủ đề đã chọn

 Thể hiện chủ đề và ý tưởng: lựa chọn nền, màu sắc, điểm nhấn, ánh sáng/ bài trí không gian sự kiện, hiệu ứng đặc biệt, logo- biểu tượng

 Chi phí phù hợp: lập dự toán chi tiết cho các phần việc/ chi phí dự phòng (10-15% tổng chi phí)/ xác định rõ nguồn ngân sách

+ Kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức sự kiện

 Thời gian: những quá trình chuẩn bị cho sự kiện và thời gian thực hiện/ quá trình chung cho tổ chức sự kiện/ quá trình cho từng công việc cụ thể/ phân bổ thời gian/ lập kế hoạch và đưa ra thời gian cụ thể

 Ngân sách: liên hệ với đối tác, lập bảng dự toán/ cân đối giữa những gì cần

và có/ lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ phù hợp/ quản lý các chi phí phát sinh/ lập báo cáo chi phí thực tế

 Nhân sự: phân công rõ ràng/ nêu rõ trách nhiệm, tránh sự chồng chéo/ kiểm tra giám sát tiến độ công việc thường xuyên/ tổ chức tuyển chọn huấn luyện

và đào tạo nhân sự

+ Tổ chức và theo dõi sự kiện

Câu 9

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

1 Chuẩn bị phần nội dung Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin

Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này

Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin ”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện

2 Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương Một số công ty vì muốn

“chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe tiếng gió

3 Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức Hãy cố gắng

để cơ quan báo chí không bỏ quên lời mời của bạn

4 Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có

để rồi về luôn Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này

5 Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn

ra trước mặt báo giới

6 Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?

7 Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các

phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn