Thuật quản lý thời gian

T o ebook Tô ( i Tri u

Ebook th c hi n dành cho nh ng b n ch a có đi u ki n mua sách

N u b n có kh năng hãy mua sách g c đ ng h tác gi ng i d ch và Nhà Xu t B n

B n t đâu t i không quan tr ng Quan tr ng là đích đ n c a b n

Brian Tracy

B n là doanh nhân kh i nghi p? B n là nhà qu n lý c p trung trong doanh nghi p đang tăng tr ng, hay trong t p đoàn đa qu c gia? B n đang đau đ u tìm cách tăng th ph n tăng doanh s bán hàng Khát khao tìm ra cách thúc đ y nhân viên tr nên xu t s c? Mong mu n ti t ki m th i gian? ng phó v i c p trên khó tính đ ng nghi p khó h p tác hay y quy n cho nhân viên sao cho hi u qu Đ ng đ u và v t qua

nh ng đ i th c nh tranh đáng g m v v m N u nh ng câu h i trên chính là n i băn khoăn c a b n làm

b n tr n tr c m i đêm thì tôi hy v ng b sách này c a tác gi Brian Tracy s là c m nang h u ích giúp

b n tháo g , tr l i nh ng câu h i trên giúp b n v ng tâm hành đ ng mà v n ng ngon h n m i t i B sách g m 7 cu n, v i 7 ch đ đ c đánh giá là phù h p v i quan tâm c a b n đ c Vi t Nam hi n nay,

g m: Thu t qu n tr , Thu t lãnh đ o, Thu t qu n lý th i gian, Thu t y quy n và giám sát Thu t thúc đ y nhân viên Thu t marketing và Thu t đàm phán M i cu n sách ch a đ ng 21 thu t đi n hình nh m t b công c ti n d ng cho nh ng ai đang mu n b sung nh ng k năng làm vi c c n thi t ngoài nh ng y u t thiên b m nh t ch t trí tu , tinh th n dám m o hi m n m ch c thành công Brian Tracy tác gi n i

ti ng v t duy thành công s giúp chúng ta g i m nh ng năng l c ti m n c a b n thân giúp chúng ta

t tin trong các tình hu ng đàm phán ra quy t đ nh hi u qu , ti t ki m th i gian, y quy n và giám sát thông minh thúc đ y nhân viên tr nên xu t s c v v B n đ c hãy đ ng hành cùng Brian Tracy qua t ng trang sách đ l a ch n nh ng thu t phù h p v i mình kiên trì áp d ng đ n cùng vào trong công vi c và

cu c s ng c a b n thân Ch c ch n, b n s g t hái đ c nh ng thành qu không nh

Chúng tôi tin b sách này s h u ích đ i v i m i đ c gi giúp b n ph n nào có thêm s t tin nh s h u

b công c h tr nâng b c b n trên con đ ng đi t i thành công

Gi i thi u

Kh năng qu n lý th i gian có vai trò r t quan tr ng đ i v i s thành b i c a b n không h kém các thói quen khác trong công vi c Th i gian là m t ngu n l c không th thi u hay thay th Nó là tài s n quý giá

nh t mà b n không th đ dành và m t khi đã m t thì không bao gi l y l i đ c M i vi c b n làm đ u

c n đ n th i gian và đ ng nhiên n u bi t cách s d ng th i gian hi u qu , b n s thành công h n và có

m t cu c s ng viên mãn h n Qu n lý th i gian là m t vi c vô cùng quan tr ng đ đ t đ c s c kh e và

hi u qu cá nhân t i đa M c đ ki m soát th i gian và cu c s ng là m t y u t ch ch t quy t đ nh s bình an hài hòa và h nh phúc c a b n C m giác m t ki m soát v th i gian là nguyên nhân ch y u gây ra căng th ng lo âu và tr m c m Càng qu n lý và ki m soát th i gian t t h n b n càng có c h i t n h ng

nh ng kho nh kh c c a cu c s ng có nhi u năng l ng h n ng t t h n và làm đ c nhi u vi c

Ch D th hai là S quy t đoán Decisiveness B n ph i kiên quy t áp d ng các k thu t qu n lý th i gian

có hi u qu cho đ n khi chúng tr thành thói quen hàng ngày c a b n

Ch D th ba đ i di n cho S quy t tâm determination B n ph i kiên trì đ i m t v i nh ng cám d khi n b n b cu c cho đ n khi tr thành m t ng i qu n lý th i gian hi u qu Mong mu n c a b n s

c ng c thêm quy t tâm này

Và cu i cùng y u t quan tr ng nh t đ i v i thành công trong cu c s ng, ch D cu i cùng chính là Tính

k lu t (Discipline): B n ph i rèn luy n mình đ bi n vi c qu n lý th i gian tr thành m t thói quen su t

đ i Tính k lu t hi u qu là s s n sàng bu c b n thân ph i tr giá và làm đi u b n bi t mình nên làm đúng lúc đúng ch Đây là y u t vô cùng quan tr ng đ thành công

Vi c tr thành m t ng i qu n lý th i gian xu t s c mang l i nh ng l i ích vô cùng l n Đó chính là ph m

ch t phân bi t ng i thành k b i T t c nh ng ng i thành đ t trong cu c s ng đ u s d ng th i gian

m t cách hi u qu trong khi nh ng k th t b i luôn coi th i gian là ngu n tài nguyên vô h n M t trong

nh ng nguyên t c quan tr ng nh t đ thành công trong cu c s ng đ n gi n là hình thành các thói quen tích c c và luôn tuân th chúng Trong cu n sách này b n s h c đ c cách hình thành nh ng thói quen tích c c này và đ chúng d n d t b n Cu n sách s mang t i 21 gi i pháp quan tr ng giúp qu n lý th i gian hi u qu mà g n nh t t c nh ng ai đ t đ c năng su t cao trong công vi c và cu c s ng đ u đã khám phá ra và áp d ng chúng thành công (ãy nh r ng qu n lý th i gian đ ng nghĩa v i qu n lý cu c

s ng Vi c đ t đ c kh năng qu n lý th i gian và hi u qu cá nhân xu t phát t vi c trân tr ng t ng phút giây trong cu c s ng c a b n

T n d ng m i th b n có ngay l p t c

(ãy luôn t nh r ng Cu c s ng c a tôi r t quý giá và quan tr ng tôi luôn trân tr ng t ng giây phút

s ng Tôi s s d ng th i gi này h p lý đ t n d ng t i đa hi u qu mà th i gian mang l i cho tôi Tin t t

là qu n lý th i gian là m t k năng trong công vi c và m i k năng đ u có th h c đ c Qu n lý th i gian

cũng gi ng vi c đi xe đ p đánh máy hay ch i m t môn th thao Nó g m m t chu i các ph ng pháp chi n l c và k thu t Nó là m t k năng mà b n có th h c t p, th c hành và làm ch nó b ng quy t tâm

và s th c luy n

Ch ng Tâm lý h c v qu n lý th i gian

Cách b n suy nghĩ và c m nh n v b n thân là nhân t ch ch t quy t đ nh ch t l ng cu c s ng c a b n

M ch ngu n v c m xúc trong tính cách c a b n là lòng t tôn hay m c đ b n yêu quý b n thân mình Lòng t tôn c a b n đ c xác đ nh ch y u b ng cách b n t n d ng cu c s ng và th i gian đ phát tri n t i đa ti m năng c a b n thân nó t l ngh ch v i hi u qu công vi c c a b n M t bên kia đ ng xu

c a s t tôn ni m tin vào kh năng c a b n thân là m c đ năng l c, kh năng và hi u qu mà b n

t c m nh n giúp b n gi i quy t các v n đ hoàn thành công vi c và đ t đ c các m c tiêu B n càng c m

th y mình có năng l c và hi u qu thì lòng t tôn c a b n càng cao đ ng nghĩa v i kh năng và năng su t cao h n M i y u t đ u h tr và c ng c cho y u t còn l i Nh ng ng i qu n lý th i gian hi u qu c m

th y l c quan, t tin và ki m soát đ c cu c s ng c a mình

Quy lu t c a s ki m soát

Tâm lý h c v qu n lý th i gian đ c d a trên m t nguyên lý đ n gi n mang tên Quy lu t c a s ki m soát Quy lu t này cho bi t m c đ b n c m th y hài lòng v b n thân ph thu c vào m c đ b n ki m soát đ c cu c s ng c a chính mình và ng c l i Các nhà tâm lý h c mu n nói đ n s khác bi t gi a kh năng t p trung ki m soát bên trong khi b n c m th y mình làm ch c a s m nh c a mình và kh năng

t p trung ki m soát bên ngoài khi b n c m th y mình b chi ph i b i các y u t ngo i c nh Khi t p trung

ki m soát bên ngoài b n c m th y mình b chi ph i b i c p trên và các hóa đ n cũng nh áp l c t công

vi c và trách nhi m c a b n thân B n c m th y mình có quá nhi u vi c ph i làm v i quá ít th i gian và không th c s ki m soát đ c th i gian và cu c s ng H u h t nh ng vi c b n làm hàng gi ch là m t chu i ph n ng và ph n h i l i các bi n c bên ngoài Có m t s khác bi t r t l n gi a hành đ ng mang tính ch đ ng và có m c tiêu và ph n ng hay ph n h i ngay l p t c v i áp l c bên ngoài Đó cũng là khác

bi t gi a c m xúc l c quan và t ch trong cu c s ng v i c m xúc bi quan căng th ng và b áp l c Đ có

đ c phong đ t t nh t, b n ph i ki m soát đ c nh ng lĩnh v c quan tr ng trong công vi c và cu c s ng

cá nhân

Nh ng suy nghĩ và c m xúc c a b n

Theo thu t ng tâm lý h c, m i ng i đ u có m t khái ni m v b n thân m t ch ng trình qu n lý n i

b đi u khi n hành vi c a h trong m i lĩnh v c quan tr ng c a cu c s ng Nh ng ng i có khái ni m

qu n lý th i gian càng cao s càng t ch c công vi c và hi u qu t t h n ( có kh năng ki m soát t t

cu c s ng và công vi c c a mình Khái ni m v b n thân c a b n bao g m toàn b ý t ng hình nh và

đ c bi t là ni m tin c a b n v b n thân nh t là cách b n s d ng th i gian c a mình M t s ng i tin

r ng h r t có t ch c và làm vi c r t hi u qu trong khi nh ng ng i khác liên t c c m th y b quá t i vì

nh ng yêu c u c a ng i khác và các tác nhân ngo i c nh

Ni m tin tr thành th c t

B n có ni m tin nh th nào v b n thân và kh năng qu n lý th i gian c a mình B n có nghĩ mình là

ng i qu n lý th i gian vô cùng hi u qu ? B n có tin r ng mình có năng l c làm vi c hi u qu và có th

ki m soát t t công vi c và cu c s ng Dù ni m tin c a b n là gì n u xem mình là m t ng i qu n lý th i gian xu t s c, b n s t nhiên có hành đ ng phù h p v i ni m tin đó B i vì khái ni m v b n thân khi n

b n không ng ng c g ng đ đ t đ c s hòa h p gi a cách b n nghĩ v và cách b n hành x , n u tin r ng mình bi t cách qu n lý th i gian, b n s s d ng th i gian m t cách hi u qu

B n có th tham gia các khóa h c v qu n lý th i gian đ c sách và th c hành nhi u ph ng pháp khác nhau nh ng n u coi mình là m t ng i qu n lý th i gian kém c i thì s không có đi u gì có th giúp b n

N u b n có thói quen đ n mu n trong các cu c h n, ho c tin r ng mình là m t ng i vô t ch c, nh ng

thói quen đó s tr thành hành vi c a b n m t cách t đ ng N u b n không thay đ i ni m tin c a mình v

m c đ hi u qu c a b n thân kh năng qu n lý th i gian c a b n cũng s không đ i

Ra quy t đ nh

B n có th xây d ng nh ng ni m tin m i tích c c v b n thân và m c đ hi u qu cá nhân b ng cách nào

Th t may là đi u này không h khó B n ch c n áp d ng 4 y u t : mong mu n, s quy t đoán quy t tâm

và k lu t Quan tr ng h n b n c n ph i quy t tâm xây d ng m t thói quen qu n lý th i gian c th nh

đ n s m trong m i cu c h n trong th i gian t i M i thay đ i trong cu c s ng c a b n s xu t hi n khi

b n quy t đ nh làm m t vi c gì đó theo cách khác đi Và quy t đ nh tr thành m t ng i qu n lý th i gian

xu t s c chính là b c kh i đ u quan tr ng

L p trình cho tâm trí c a b n

Khi đã quy t đ nh tr thành m t ng i làm vi c hi u qu , b n có th áp d ng nhi u k thu t l p trình b n thân K thu t đ u tiên là thay đ i cách th c đ i tho i n i tâm nh ng c m xúc c a b n và hành đ ng kéo theo chúng đ c quy t đ nh b i cách b n đ i tho i v i b n thân trong ph n l n th i gian (ãy t nh : Tôi là m t ng i t ch c t t và có năng su t cao B t c khi nào th y b quá t i b i công vi c hãy ngh

ng i và t nh Tôi là ng i t ch c t t và có năng su t cao (ãy liên t c kh ng đ nh v i b n thân r ng, Tôi là m t ng i qu n lý th i gian xu t s c N u có ng i h i v cách b n s d ng th i gian hãy nói v i

h Tôi là m t ng i qu n lý th i gian xu t s c B t c khi nào b n nói r ng Tôi là m t ng i t ch c

t t ti m th c c a b n s ti p nh n nh ng l i này nh m t m nh l nh và b t đ u khuy n khích cũng nh thúc đ y b n tr thành m t ng i t ch c t t th c s thông qua nh ng hành vi c a mình

ng n (ãy t ng t ng m t ng i có năng su t cao s nh th nào Li u bàn làm vi c c a anh ta có s ch

s và g n gàng không Li u ng i đó có t ra tho i mái không (ãy liên t ng m t cách rõ ràng v b n thân nh m t ng i có th ki m soát th i gian và cu c s ng

(ành đ ng theo gi đ nh

Cách th ba đ l p trình b n thân là hành đ ng nh th b n là m t ng i qu n lý th i gian hi u qu (ãy coi b n thân là m t ng i có t ch c trong m i vi c N u đã là m t ng i qu n lý th i gian xu t s c, b n

s hành đ ng nh th nào B n s làm đi u gì khác đi V th i gian và năng su t cá nhân cách b n làm

m i vi c so v i hi n t i có gì khác Đi u thú v là ngay c khi b n không nghĩ mình là m t ng i s d ng

th i gian hi u qu hôm nay nh ng b n coi đó là s th c, nh ng hành đ ng này s t o nên c m xúc v

hi u qu cá nhân B n có th th c s thay đ i nh ng hành đ ng thói quen và hành vi c a mình khi c x theo gi đ nh n u nh

th y có đ ng l c và quy t tâm ki m soát th i gian c a mình (ãy t h i T i sao mình l i đang làm vi c này T i sao b n th c d y vào bu i sáng T i sao b n l i làm công vi c hi n t i Lý do b n làm vi c t i đây là gì

Câu h i ti p theo b n c n đ t ra là B n coi tr ng đi u gì nh t trong cu c s ng B n th c s quan tâm

đ n và đ u tranh vì đi u gì B n s không đ u tranh vì đi u gì B n s ch th c s h nh phúc và c m th y

có giá tr n u các ho t đ ng hàng ngày c a b n hòa h p v i nh ng tôn ch c a b n thân ( u h t nh ng s căng th ng lo âu và th t v ng trong công vi c và cu c s ng đ u đ n t vi c làm nh ng đi u mà b n không tin t ng và trân tr ng Có nhi u báo cáo v vi c các nhà lãnh đ o b ki t s c do căng th ng trong công

vi c Nh ng nh ng ng i yêu thích vi c mình làm và đ t c trái tim c a h vào nó vì nó đ i di n cho

nh ng tôn ch c a b n thân hi m khi căng th ng hay ki t s c b t c d ng nào Khi b n s ng phù h p v i các giá tr c a b n thân b n s đ c tr i nghi m m t dòng ch y năng l ng, nhi t huy t và sáng t o liên

t c

(ãy xem xét các tôn ch c a b n, nh ng ni m tin sâu kín nh t và đ t câu h i mình có th thay đ i đi u gì

đ g n k t nh ng ho t đ ng bên ngoài và nh ng u tiên trong cu c s ng v i nhau h n

Tôi là ng i N u m t ng i l h i b n Th c s thì b n là ai b n s tr l i nh th nào B n s dùng nh ng t gì đ u tiên đ mô t v b n thân Li u b n có mô t v công vi c, ph m ch t, hy v ng, gi c

m và khát v ng c a mình (ãy l a ch n ba đ n năm t đ hoàn thành câu Tôi là ng i

N u b n ph ng v n nh ng ng i xung quanh, nh ng ng i b n s ng và làm vi c cùng và đ t ra câu h i

t ng t , h s nói gì Cách nh ng ng i khác mô t v b n liên quan đ n các giá tr mà b n coi tr ng và

b n ch t con ng i b n? D a trên cách b n ng x v i ng i khác h s đ a ra nh ng k t lu n v tính cách c a b n

M i ng i thì (ãy nghĩ v m i ng i nói chung trong th gi i xung quanh b n B n s mô t v h

nh th nào ( t t đ p, m áp và giàu tình yêu th ng ( l i bi ng, th đo n hay không đáng tin

v i nhi u thăng tr m nh ng v t ng th đó ch c ch n là m t cu c phiêu l u tuy t v i

M t trong nh ng câu chuy n tôi thích nh t k v m t chàng trai đ n g p m t nhà hi n tri t già và nói

M c tiêu l n nh t trong s nghi p c a tôi là

M c tiêu l n nh t c a tôi dành cho gia đình là

Đây là nh ng câu h i sâu s c và quan tr ng nh t mà b n có th đ t ra và tr l i v b n thân mình Khi b n

đã rõ ràng v nh ng câu tr l i đi u không ph i d b n có th ti p t c đ t câu h i mình c n thay đ i

đi u gì đ vi c s d ng th i gian và nh ng u tiên trong cu c s ng phù h p v i nhau h n Napoleon Hill

đã nh n th y r ng cu c s ng ch tr nên tuy t v i khi chúng ta có th đ a ra quy t đ nh rõ ràng v m c tiêu quan tr ng nh t trong đ i

Nh ng m c tiêu quan tr ng nh t c a b n là gì

Ch ng Suy nghĩ v t m nhìn và s m nh c a

b n

M t trong nh ng cu n sách hay và sâu s c nh t đ c vi t trong vài năm g n đây là cu n Thinking, Fast & Slow T duy nhanh và ch m) c a Daniel Kahneman Ông cho r ng chúng ta c n s d ng hai hình th c t duy khác nhau đ x lý các tình hu ng mà mình ph i đ i m t hàng ngày T duy nhanh là hình th c t duy chúng ta dùng đ x lý các nhi m v trách nhi m, ho t đ ng, v n đ và tình hu ng ng n h n mà chúng ta c n hành đ ng nhanh chóng và theo b n năng Trong h u h t các tình hu ng t duy nhanh hoàn toàn phù h p v i các ho t đ ng hàng ngày c a chúng ta

(ình th c t duy th hai mà Kahneman mô t là t duy ch m Đó là khi b n d ng l i và dành nhi u th i gian h n đ suy nghĩ th t k và chi ti t v tình hu ng tr c khi quy t đ nh s làm gì Quan đi m c a Kahneman là s th t b i trong vi c áp d ng t duy ch m khi c n thi t s d n đ n nhi u sai l m chúng ta

m c ph i trong cu c s ng Đ qu n lý th i gian và ki m soát t t cu c s ng c a mình b n c n ph i áp d ng

t duy ch m m t cách th ng xuyên (ãy b t đ u v i câu h i Tôi đang c g ng làm gì Suy nghĩ tr c khi hành đ ng B n có th th ng xuyên n l c làm vi c nh ng l i ch a dành th i gian nhìn l i và suy nghĩ v đi u mình th c s mu n đ t đ c

Có m t câu chuy n v m t c p v ch ng đi ô tô t San Diego đ n Los Angeles Ng i ch ng không quen

đ ng nh ng luôn phóng h t t c đ Khi đang đi ng i v h i Anh à có ph i Phoenix trên đ ng đ n Los Angeles không

Anh ch ng đáp Sao em l i h i th Cô v tr l i À mình v a đi qua bi n báo là đ ng này đi đ n Phoenix

Anh ch ng nói Đ ng lo chúng ta đang r t vui mà

Tr c khi b n tăng t c trong cu c đ i mình b n c n ph i bi t rõ k t qu mình th c s mong mu n đ t

đ c Trong cu n sách The Devil s Dictionary t m d ch: T đi n c a qu Ambrose Bierce đã vi t r ng

S cu ng tín chính là n l c g p đôi nh ng l i b quên m c tiêu

M c tiêu c a b n có ph i là xây d ng m t cu c s ng tuy t v i hay không B n đang c g ng t o d ng m t

s nghi p vĩ đ i hay hoàn thành m t tác ph m vĩ đ i? Kh năng d ng l i đ t phân tích và t v n t c t duy ch m là đi u c n thi t giúp b n qu n lý th i gian đ đ t hi u su t cao nh t cũng nh ni m vui, s hài lòng và h nh phúc t vi c mình làm

Gi m c tiêu cu i cùng trong tâm trí

(ãy xác đ nh rõ mong mu n c a b n thân Nh Stephen Covey đã nói (ãy b t đ u v i m c tiêu cu i cùng trong tâm trí Đâu là k t qu hay thành t u cu i cùng mà b n đang c g ng đ t đ c? B n mong mu n

đ t đ n v trí nào Khi b n đang bon chen trên nh ng n c thang thành công hãy ch c ch n r ng chi c thang đó đ c d a vào đúng tòa nhà b n mu n leo lên B n có đang làm vi c đ ki m đ ti n nh m đ m

b o cu c s ng và đ c m th y h nh phúc hay không B n đang làm vi c vì yêu thích công vi c hay vì c m

th y mình đang có s m nh đ t đ c m t đi u gì đó r t quan tr ng? Th gi i c a b n s ra sao khi b n

đ t đ c m c tiêu l n nh t c a mình T m nhìn v b n thân và s nghi p dài h n c a b n là gì S m nh

c a b n là gì B n mu n t o ra s khác bi t nào trong cu c s ng c a nh ng ng i khác N u t t c nh ng

vi c b n làm ch là đ ki m đ ti n chi tr các hóa đ n b n s khó có th trau d i và gi v ng quy t tâm

và nhi t huy t cao đ Đ có th th c s c m th y h nh phúc và tr n v n, b n ph i hành đ ng đ đ t đ c

m t đi u gì đó l n lao h n v t ra ngoài nh ng nhu c u c a b n thân và t o ra s khác bi t trong cu c

s ng hay công vi c c a nh ng ng i khác

Nghiên c u ph ng pháp c a b n

Khi đã bi t rõ mình mu n làm gì b n ph i đ t câu h i Tôi ph i làm nh th nào Tr l i câu h i này

b n s có đ c nh ng hi u bi t quý giá giúp b n xem xét tình hu ng c a b n và bi t đ c li u b n có đang đi đúng h ng hay không Khi đã bi t rõ mình đang c g ng làm gì và làm nh th nào b n c n ph i

đ t ra câu h i ti p theo Tình hình đang di n ra nh th nào Li u đi u b n đang làm có đ a b n đ n

g n v i m c tiêu m t cách nhanh nh t và hi u qu nh t hay không B n có hài lòng v i t c đ ti n tri n

c a mình không M i th có đang di n ra m t cách t t đ p không hay b n đang g p ph i quá nhi u rào

c n trên đ ng? Đi u quan tr ng nh t là ph i t v n v nh ng gi đ nh c a b n Nh Peter Drucker đã nói Nh ng gi đ nh sai l m là ngu n g c c a m i th t b i Nh ng gi đ nh c a b n v công vi c và cu c

s ng là gì Nh ng gi đ nh có ý th c c a b n là gì Nh ng gi đ nh vô th c và th ng đ c ch p nh n m t cách ng u nhiên c a b n là gì Đi u đáng kinh ng c là có r t nhi u ng i đang làm vi c c t l c vì nh ng

gi đ nh sai l m mà h không bao gi nghi ng

Tìm m t cách t t h n

Khi suy nghĩ v câu h i M i th đang di n ra nh th nào b n cũng c n cân nh c m t câu h i quan

tr ng khác Có cách nào t t h n không Th c t là h u nh luôn có m t cách khác t t h n đ đ t đ c

m t m c tiêu trong công vi c Cách đó có th nhanh h n ít t n kém h n d th c hi n h n và hi u qu

h n Có m t câu nói r t hay r ng Cu c s ng có nhi u th quan tr ng h n là ph i tăng t c R t nhi u

ng i đang làm vi c r t chăm ch nh ng l i đang đi sai h ng H không bi t mình mu n làm gì và s đ t

đ c đi u gì nh ng l i không mu n ph i đ i m t v i th c t là h có th ph m sai l m Quá trình đ t ra

nh ng câu h i hóc búa này đòi h i kh năng t duy ch m có th làm tăng t c đáng k kh năng b n đ t

đ c nh ng m c tiêu trong công vi c cũng nh t m nhìn và s m nh c a b n thân

Ch ng D tính v t ng lai và nhìn l i

Vi c quan tr ng và có giá tr nh t mà b n làm trong b t c lĩnh v c ngh nghi p nào là gì Đó chính là t duy! Kh năng suy nghĩ m t cách rõ ràng v vi c mình làm và cách th c làm đi u đó s tác đ ng t i nh ng

k t qu b n s đ t đ c l n h n b t kỳ ho t đ ng riêng l nào Có m t s khía c nh trong công vi c c a

b n mà vi c t duy ch m là vô cùng quan tr ng đ có th đ t hi u su t cao nh t (ãy dành ít nh t ba

m i phút m i ngày đ xem xét các m c tiêu k ho ch và s ti n b c a mình Th i đi m thích h p nh t

đ làm vi c này là đ u bu i sáng (ãy dành th i gian đ suy nghĩ l p k ho ch m m ng và sáng t o T t

c các lãnh đ o xu t chúng cũng nh nh ng ng i có hi u su t cao đ u dành th i gian này trong ngày đ nghiên c u k l ng v vi c mình s làm tr c khi b t đ u B n nên đ c đánh giá và suy ng m v vi c mình đang đ m nh n tr c khi hành đ ng

Trong nh ng năm qua tôi đã đ c hàng trăm cu n ti u s và t truy n c a nh ng ng i thành công trong nhi u lĩnh v c Tôi nh n ra m t đi m chung trong nh ng cu n ti u s này là thành công th c s ch xu t

hi n khi có s t v n, h i t ng tách bi t và suy tính B n ch có th đ t đ c thành công v t tr i khi

th ng xuyên dành th i gian suy nghĩ v b n thân nh ng đi u mình mu n và cách t t nh t đ đ t đ c

đi u đó

(ãy dành th i gian đ đánh giá cu c đ i và nh ng ho t đ ng c a b n d i khía c nh t ng quan (ãy nghĩ

v v trí c a mình ngày hôm nay và v trí mong mu n trong năm n a (ãy nhìn vào các ho t đ ng mà

b n đang làm hôm nay và xác đ nh nh ng vi c nào có th tác đ ng l n nh t t i t ng lai c a b n L i suy nghĩ này s giúp b n qu n lý th i gian c a mình t t h n b n t ng Có nh ng khi ch m t ý t ng n y ra sau m t th i gian suy ng m ho c m t mình có th giúp b n ti t ki m đ c nhi u tháng hay th m chí nhi u năm làm vi c c t l c

T m nhìn dài h n

Ti n sĩ Edward Banfield thu c Đ i h c (arvard đã ti n hành cu c nghiên c u trên năm v thái đ và hành vi c a nh ng ng i thành đ t n c M và trên th gi i Ông đã tìm ra m t đ c tính d ng nh giúp phân bi t nh ng ng i thành công và th t b i mà ông g i là t m nhìn dài h n Banfield phát hi n ra

r ng nh ng ng i có hi u su t cao th ng dành th i gian đ nghĩ v t ng lai trong dài h n th ng là hay năm sau và tìm hi u rõ xem h mu n đ t đ c đi u gì trong cu c s ng và công vi c vào th i đi m

đó Sau đó h s tr l i v i hi n t i và đ m b o r ng nh ng vi c mình làm phù h p v i m c tiêu trong

t ng lai Đây là m t k thu t có hi u qu cao mà b n cũng có th áp d ng (ãy d tính t ng lai trong

m t vài năm sau và t ng t ng r ng cu c s ng c a mình s tr nên lý t ng v m i m t (ãy hình dung

th t c th v công vi c c a b n trong đi u ki n hoàn h o nh t T đi m nhìn trong t ng lai này hãy nhìn xung quanh và mô t v cu c s ng và công vi c lý t ng c a b n Sau đó hãy t h i li u nh ng đi u mình đang làm có phù h p v i vi c xây d ng m t t ng lai lý t ng theo ý b n hay không

T đi m nhìn trong t ng lai đó hãy xem l i b n thân v trí c a mình hôm nay và v ch ra các b c b n

c n làm đ đ t đ c m c tiêu L i suy nghĩ nhìn l i t t ng lai này là thói quen c a nhi u nhà lãnh đ o hàng đ u

Ra quy t đ nh t t h n hi n t i

Hãy xem xét ví d v m t cô gái tr quy t đ nh r ng mình mu n đ t đ c nhi u thành công trong công

vi c khi tr ng thành V i t m nhìn dài h n rõ ràng này cô dành nhi u th i gian h c thêm đ đ t đi m

xu t s c trung h c và đ đi u ki n vào m t tr ng đ i h c có ti ng tr ng đ i h c cô đăng ký nh ng môn h c khó h n và dành nhi u th i gian h c bài h n b n bè đ t t nghi p v trí cao nh t có th trong khóa Sau nhi u năm h c hành chăm ch và b qua nh ng thú vui ti c tùng th thao và giao du xã h i cô

t t nghi p xu t s c m t tr ng đ i h c danh ti ng và đ c m t công ty l n tuy n d ng n i cô có c h i

đ c tr l ng cao h n và thăng ti n nhanh h n nh ng b n h c không nghĩ gì v t ng lai Khi đã bi t rõ mình mu n đâu t i m t th i đi m trong t ng lai, vi c đ a ra các quy t đ nh t t h n hi n t i s tr nên d dàng h n nhi u Theo quy lu t thì t m nhìn dài h n s h tr cho vi c ra quy t đ nh trong ng n

h n nh câu nói N u b n không bi t mình đang đi đâu thì con đ ng nào cũng v y thôi

Thói quen xây d ng t m nhìn dài h n là m t vi c quan tr ng Qua vi c d tính v t ng lai và quan sát

hi n t i th ng thì b n s nh n ra các vi c ph i làm và nh ng sai l m có th tránh (o t đ ng này s giúp

b n n m rõ các tôn ch c a b n thân Nó s mang đ n nh ng công c đ qu n lý th i gian và các ho t đ ng sao cho nh ng vi c b n làm hôm nay đ a b n t i g n h n t ng lai mà mình mong mu n

S n sàng cho nh ng k thu t qu n lý th i gian

N u đang không h ng t i m c tiêu mong mu n c a mình thì h n b n không mu n đ t đ c nó nhanh

h n N u đang không hành đ ng theo h ng đi do mình t quy t đ nh thì vi c qu n lý th i gian nh m tăng t c đ đ t thành tích s ch ng có nghĩa lý gì Vi c áp d ng các chi n thu t qu n lý th i gian mà không

có m t t m nhìn v t ng lai rõ ràng s ch đ a b n t i đích nhanh h n mà không đ m b o đó là đích đ n

b n mong mu n Ch khi b n n m rõ các giá tr mình coi tr ng cũng nh t m nhìn và s m nh c a mình trong cu c s ng và công vi c, v đi u b n mong mu n đ t đ c và cách t t nh t đ đ t đ c đi u đó b n

m i có th b t đ u áp d ng nh ng k thu t qu n lý th i gian hi u qu trong t m tay

c n đ v ch ra k t qu mình mu n đ t đ c tr c khi b t đ u công vi c s giúp b n ti t ki m r t nhi u

s c l c hay phút ti t ki m đ c t m i phút b n đ u t đ lên k ho ch công vi c tr c khi b t

đ u Khi đã n m rõ m c tiêu c a mình hãy lên danh sách t t c nh ng vi c b n nghĩ là c n ph i làm đ đ t

d c m c tiêu đó (ãy liên t c b sung nh ng đ m c m i khi b n nghĩ ra cho đ n khi hoàn t t danh sách (ãy s p x p danh sách c a b n theo hai cách theo th t và theo m c đ u tiên

Đ u tiên khi s p x p theo th t , b n c n t o ra m t danh sách các ho t đ ng theo trình t th i gian t

b c đ u tiên đ n b c cu i cùng tr c khi m c tiêu hay d án đ c hoàn thành Nh (enry Ford đã nói

M c tiêu l n đ n m y cũng có th đ t đ c n u b n chia nó ra thành m t l ng thích h p nh ng ph n

vi c nh

Th hai, b n c n thi t l p m c đ u tiên v i nh ng h ng m c này v i nh n th c r ng 20% nh ng h ng

m c trong danh sách s chi m giá tr và t m quan tr ng trong m i vi c b n làm Vi c thi t l p s u tiên giúp b n t p trung vào nh ng nhi m v và ho t đ ng chính mà không b xao nhãng Nh Goethe đã nói Đ ng bao gi đ nh ng vi c quan tr ng nh t b l n át b i nh ng vi c ít quan tr ng nh t

(ãy xem xét l i các k ho ch c a mình m t cách th ng xuyên nh t là khi b n th y th t v ng hay l ng

l (ãy s n sàng s a l i các k ho ch này khi b n nh n đ c nh ng thông tin hay ph n h i m i (ãy nh

r ng h u nh m i k ho ch đ u có thi u sót dù l n hay nh Đ ng ng ng tìm ki m nh ng thi u sót đó Khi xem l i các k ho ch c a mình hàng ngày b n s có đ c nh ng ý t ng góc nhìn và hi u bi t m i v cách th c th c hi n công vi c nhanh h n và hi u qu h n suy nghĩ tr c đó (ành đ ng mà không có k

ho ch là nguyên nhân c a m i th t b i (ãy ch ng l i s cám d ph i hành đ ng tr c khi b n lên k

Khi đã đ t ra m t m c tiêu l n h n cho b n thân và công vi c c a mình b n c n đ t ra b n câu h i:

Đâu là nh ng khó khăn và rào c n gi a b n và vi c th c hi n m c tiêu

T i sao b n ch a đ t đ c m c tiêu c a mình Đi u gì đang kìm hãm b n Đi u gì đang c n tr b n? B n

c n ph i gi i quy t nh ng v n đ và v t qua nh ng khó khăn nào đ đ t đ c m c tiêu cu i cùng Trong t t c nh ng v n đ b n c n gi i quy t đâu là các v n đ s chi m 80% tr ng i gi a

b n và m c tiêu c a mình

2 B n c n thêm ki n th c, k năng hay thông tin gì đ đ t đ c m c tiêu hay hoàn thành d án c a mình (ãy ghi nh câu nói B t c đi u gì đ a b n đ n v trí ngày hôm nay không đ đ đ a b n ti n xa

h n B n có th tích lũy thêm ki n th c và k năng c n thi t đ đ t đ c m c tiêu c a mình đâu B n

có th mua ho c thuê nh ng ki n th c hay thông tin đó hay không B n có c n trau d i nh ng k năng

m i cho b n thân đ phát huy t i đa ti m năng trong công vi c không Thông tin nào c n thi t có th giúp

b n đ a ra nh ng quy t đ nh đúng đ n trong quá trình chinh ph c m c tiêu c a mình Nh Josh Billings

đã vi t Đi u khi n m t ng i t n th ng không ph i là đi u anh ta bi t mà là đi u anh ta t ng mình

4 Trong s nh ng ng i có th giúp b n đ t đ c m c tiêu ai là ng i quan tr ng nh t?

B n có th mang l i đi u gì đ đ i l y s giúp đ và h p tác c a ng i này và đ t đ c nh ng m c tiêu quan tr ng c a mình nhanh chóng h n Nh ng d án quan tr ng nh t trong kinh doanh và cu c s ng xung quanh chúng ta đ c hoàn thành b i nh ng ng i có th l p các k ho ch hành đ ng c th tr c khi th c hi n (ãy vi t ra các k ho ch cho b n thân và công vi c c a mình đ ng th i tuân th nghiêm túc

nh ng k ho ch này cho đ n khi đ t đ c thành công

Ch ng L p bi u đ các k ho ch c a b n

H u h t m i vi c trong gi i kinh doanh là m t chu i các d án Kh năng hoàn thành các d án là y u t chính quy t đ nh thành công trong s nghi p c a b n M t d án đ c coi là m t công vi c đa nhi m v

Nó đòi h i vi c hoàn thành m t lo t các công vi c nh h n Có l công c h u hi u nh t b n có th s

d ng đ t i đa hóa hi u qu c a b n thân và tăng đáng k các thành qu c a mình là m t danh sách công

vi c M t danh sách công vi c bao g m m t chu i các công đo n theo trình t th i gian mà b n l p ra

tr c khi ti n hành công vi c Kh năng xác đ nh rõ ràng và quy t đ nh các b c b n c n làm t th i đi m

hi n đ i t i khi hoàn thành d án thành công là m t d u hi u c a kh năng t duy v t tr i M t l n n a, hãy dành m i phút đ l p k ho ch các danh sách công vi c s giúp b n ti t ki m m i phút khi th c hi n

và hoàn thành công vi c Đây là m t ví d n a v vi c t duy ch m có th tăng đáng k hi u su t và k t

qu c a b n cũng nh vai trò c a b n trong công vi c

Xây d ng m t bi u đ PERT

(ãy xây d ng m t hình nh đ i di n cho nh ng nhi m v và d án l n nh t có th giúp b n và nh ng

ng i khác quan sát chúng m t cách t ng th

(ãy b t đ u b ng vi c xác đ nh các m c tiêu b n ph i đ t đ c đ có th t n h ng nh ng thành qu mình mong mu n (ãy b t đ u v i m c tiêu cu i cùng trong tâm trí (ãy dành th i gian đ xác đ nh rõ

d u hi u c a các m c tiêu mình đ t ra n u chúng đ c hoàn thành m t cách xu t s c Sau đó hãy t duy theo trình t ng c l i t t ng lai v hi n t i (ãy l p danh sách các b c theo trình t logic mà b n c n làm đ đi t hi n t i t i m c tiêu mong mu n Vi c s d ng m t bi u đ PERT (Program Evaluation Review Technique K thu t xét duy t và đánh giá ch ng trình giúp minh h a m i công đo n b n c n

ti n hành và th i đi m c n hoàn thành m i b c đ b n có th đ t đ c m c tiêu cu i cùng K thu t này

đ c s d ng b i nh ng công ty và các nhà lãnh đ o hi u qu nh t trên th gi i M t bi u đ PERT giúp

b n đánh giá các cách khác nhau đ hoàn thành nhi m v v i hi u qu cao h n

B n có th l a ch n nhi u d ng và ki u dáng bi u đ khác nhau trên m ng M t ví d đ c minh h a

bi u đ d i đây Đ l p bi u đ , v i m i m c tiêu b n hãy v m t đ ng ng c chi u k t ngày c n hoàn thành (ãy v ch ra trên gi y đ b n có th n m đ c khi nào c n ph i hoàn t t m i ph n c a nhi m

v nh m hoàn thành công vi c đúng ti n đ

Các hình ch nh t đ c đánh s là các nút và đ i di n cho các s ki n hay đi m m c

Các mũi tên có h ng đ i di n cho các nhi m v ph thu c c n ph i đ c hoàn thành theo th

t

Các h ng mũi tên phân kỳ ví d 1- và -3) th hi n các nhi m v có th th c hi n đ ng th i

Các đ ng nét đ t th hi n các nhi m v ph thu c không đòi h i ngu n l c

B ng vi c th hi n suy nghĩ trên gi y và s d ng bi u đ PERT, b n có th hoàn toàn ki m soát trình t các s ki n và có ph ng h ng đ tuân theo B n có m t lo t các nhi m v c n ki m tra đ đ m b o chúng đ c hoàn thành đúng ti n đ và đ t yêu c u v ch t l ng Nh bi u đ PERT, b n s tránh đ c tình tr ng quá t i các th i h n và luôn ki m soát đ c công vi c cũng nh các d án chính c a mình N u

c n hoàn thành vi c gì tr c cu i tháng hãy lên l ch đ hoàn thành vào ngày ho c đ đ phòng

tr ng h p ch m tr hay các v n đ phát sinh (ãy luôn ghi nh quy t c c a Murphy Đi u gì có th tr c

tr c s tr c tr c Các nhà qu n lý v t tr i luôn gi đ nh s có nh ng v n đ , tr ng i, nh ng trì hoãn b t

ng và th t b i trong vi c hoàn thành công vi c trong th i h n đã đ nh Nh ng tình hu ng này r t bình

th ng và là m t ph n t t y u trong ho t đ ng kinh doanh Nhi m v c a b n là ph i luôn theo sát d án

và gi i quy t các v n đ cũng nh g b nh ng rào c n có th x y ra Khi b t đ u s d ng bi u đ PERT,

có l b n s r t kinh ng c v tác d ng c i thi n hi u qu hay gi m b t nh ng tr c tr c cũng nh xung đ t

gi a các b c mà nó mang l i

Thi t l p các m c tiêu rõ ràng cho m i ng i

Các m c tiêu rõ ràng b ng văn b n cho m i thành viên ch ch t tham gia vào d án s giúp b n thu đ c

k t qu l n h n nhi u so v i nh ng cu c trao đ i tuy t v i và nh ng ý đ nh t t (ãy xây d ng các m c tiêu m t cách rõ ràng c th đ đo l ng và xác đ nh gi i h n v th i gian (ãy nh r ng nh ng gì có th

đo l ng đ c có th đ c hoàn thành M t m c tiêu mà không có th i h n không ph i m c tiêu kh thi Đ i v i m i m c tiêu hay c t m c đ hoàn thành m t công vi c ho c d án b n ph i phân công trách nhi m cho m t ng i c th (ãy luôn đ t ra nh ng câu h i: Ai s th c hi n nhi m v này Khi nào c n hoàn thành nhi m v và theo tiêu chu n ch t l ng nào Đ ng bao gi gi đ nh r ng m i ng i bi t b n

mu n gì tr khi b n nói rõ v i h General Motors đã đi t nh ng kho n thua l l n và b phá s n vào năm

đ n ng ng đ t l i nhu n 4,9 t đô-la vào năm Dan Akerson ch t ch c a GM cho bi t đi u quan tr ng nh t giúp công ty c a ông xoay chuy n tình th là nh đ t ra các m c tiêu rõ ràng cho m i nhân s ch ch t và t i m i c p đ c a t ch c Tr c khi nh m ch c ông nh n th y các m c tiêu trong toàn công ty đ u m h không rõ ràng không đ c tuân th và hi m khi thành hi n th c Sau khi đ t ra các m c tiêu rõ ràng và c th , m i nhân viên đ u bi t chính xác mình ph i làm gì đ gi đ c vi c làm và

ti n lên phía tr c

(ãy nh r ng tài năng tuy t v i nh t mà b n có là kh năng t duy đ c bi t là kh năng t duy k càng

tr c khi hành đ ng B n càng dành nhi u th i gian đ suy nghĩ và l p k ho ch trên gi y, b n càng đ t

đ c nh ng k t qu t t h n m t cách nhanh chóng h n

Ch ng L p danh sách công vi c hàng ngày

Có l công c qu n lý th i gian h u hi u nh t chính là danh sách công vi c mà b n l p ra đ th c hi n các

k ho ch chi ti t trong ngày

T t c nh ng ng i qu n lý th i gian thành công th hi n suy nghĩ trên gi y và làm vi c theo danh sách các công vi c hàng ngày Gi ng nh ng i phi công s d ng m t danh sách ki m tra tr c m i l n c t cánh các lãnh đ o hi u qu dành m t vài phút đ l p danh sách các vi c c n làm tr c khi b t đ u ngày

m i

Th i đi m t t nh t đ l p danh sách là t i hôm tr c vì khi đó ti m th c c a b n có th x lý danh sách này trong khi b n ng Đ n khi th c d y vào bu i sáng b n s th ng có đ c nh ng ý t ng và s th u

hi u nh m đ t đ c nh ng m c tiêu quan tr ng nh t trong danh sách c a mình

Vào cu i m i ngày vi c cu i cùng b n c n làm là lên k ho ch cho ngày hôm sau Trong m t nghiên c u

đ c th c hi n v i lãnh đ o doanh nghi p có hi u su t cao ng i cho hay r ng h th ng qu n

lý th i gian t t nh t đ i v i h là m t m nh gi y đ n gi n v i n i dung bao g m nh ng vi c ph i làm

tr c khi b t đ u hành đ ng

Ng ngon h n

Nhi u ng i tr n tr c vào bu i t i đ c g ng đ không quên vi c mình c n làm ngày hôm sau N u b n

t o ra m t danh sách nh ng vi c c n làm tr c khi đi ng , b n s ng ngon h n r t nhi u và th c d y

s ng khoái h n

Theo các chuyên gia v qu n lý th i gian, c n kho ng phút m i ngày đ t o ra danh sách các nhi m v cho ngày hôm đó Tuy nhiên danh sách này s giúp b n ti t ki m g p m i l n th i gian đó v i năng su t

đ c tăng lên phút dành đ chu n b danh sách hàng ngày s mang l i cho b n phút hay ti ng

v i năng su t cao khi b n b t tay vào làm vi c Đó là m t ph n th ng tuy t v i cho m t nhi m v đ n

gi n đ n v y

Ph ng pháp ABCDE

Khi đã vi t xong danh sách nh ng vi c c n làm vào ngày hôm sau hãy s p x p danh sách này b ng cách

áp d ng ph ng pháp ABCDE v i các ho t đ ng c a b n T quan tr ng nh t trong qu n lý th i gian là

h u qu M t nhi m v quan tr ng hay không ph thu c vào k t qu có th x y ra do vi c th c hi n hay không th c hi n nó Khi thi t l p các u tiên hãy áp d ng nguyên t c này v i m i nhi m v và luôn luôn

b t đ u v i nhi m v có h u qu l n nh t Đó là khi ph ng pháp ABCDE đ c bi t h u ích (ãy b t đ u

b ng vi c l p danh sách t t c nh ng vi c b n ph i làm ngày hôm sau Sau đó hãy vi t A, B, C, D, E bên

c nh m i đ m c trong danh sách tr c khi b t đ u làm vi c

M t m c đ c đánh d u A là vi c b n ph i làm Đó là vi c quan tr ng và s có nh ng h qu nghiêm tr ng

t vi c th c hi n hay không th c hi n nó (ãy vi t A vào bên c nh nh ng nhi m v và ho t đ ng mà b n

ph i th c hi n trong ngày đ có th hoàn thành chúng

Các m c đ c đánh d u B là nh ng vi c b n nên làm Có nh ng h u qu nh t vi c làm hay không làm các nhi m v nhóm B nh ng chúng không quan tr ng b ng các ho t đ ng thu c nhóm A Quy t c đây là hãy đ ng bao gi làm m t ho t đ ng nhóm B khi còn m t ho t đ ng nhóm A ch a đ c hoàn thành

Nh ng ho t đ ng nhóm C là nh ng vi c làm thì t t nh ng chúng không có h u qu nào dù là tích c c hay tiêu c c Vi c tán g u v i đ ng nghi p, u ng thêm m t ly cà phê hay ki m tra email là nh ng vi c làm thì

t t và th ng mang l i c m giác vui v và thú v nh ng vi c b n có làm hay không không đ l i h u qu

gì đ i v i hi u qu làm vi c c a b n

S lãng phí th i gian làm phá ho i s nghi p

Công ty Robert (alf )nternational c tính r ng có kho ng 50% th i gian làm vi c đ c dùng trong

nh ng ho t đ ng nhóm C nh ng th không có đóng góp gì đ i v i công vi c M i ng i đ u là nô l c a các thói quen Nh ng ng i hi u qu xây d ng nh ng thói quen t t và luôn tuân theo chúng Nh ng

ng i không hi u qu vô tình xây d ng nh ng thói quen x u và đ nh ng thói quen đó chi ph i cu c s ng

c a mình Nhi u ng i có thói quen b t đ u làm vi c là ngay l p t c sa vào nh ng ho t đ ng giá tr th p hay vô giá tr làm lãng phí th i gian Ngay khi v a đ n văn phòng h l p t c tìm m t ai đó đ buôn chuy n đ c báo ki m tra email, u ng cà phê và d n d n buông xuôi m i th trong khi làm vi c

Tuy nhiên b t c vi c gì b n làm l p đi l p l i s nhanh chóng tr thành thói quen Th t không may là đ i

đa s các nhân viên hi n nay đã hình thành thói quen lãng phí h u h t th i gian c a mình vào nh ng ho t

đ ng không mang l i l i ích gì v i công vi c hay s nghi p c a h Đ ng đ đi u này x y ra v i b n

y quy n m i th có th

Quay l i v i ph ng pháp ABCDE m t ho t đ ng nhóm D là m t vi c b n có th y quy n cho ng i khác làm Nguyên t c đây là b n nên y quy n t t c m i vi c có th cho ng i khác đ có thêm th i gian làm các ho t đ ng nhóm A Các ho t đ ng nhóm A c a b n và vi c th c hi n chúng thành công là y u t quy t

đ nh ch y u t i toàn b s nghi p c a b n M t ho t đ ng nhóm E là m t vi c b n nên lo i b hoàn toàn Xét cho cùng b n ch có th ki m soát th i gian c a mình khi ch m d t nh ng vi c không c n thi t Vi c

m i ng i đ mình r i vào vùng an toàn trong công vi c và s nghi p là m t đi u bình th ng và t nhiên ( d n d n tr nên tho i mái v i vi c th c hi n các ho t đ ng theo m t cách nh t đ nh Th m chí sau khi đ c thăng ch c và đ m nh n nh ng tr ng trách cao h n h v n ti p t c làm nh ng vi c không còn th c s c n thi t ho c nh ng vi c mà ng i khác có th làm v i hi u qu t ng t hay th m chí t t

h n (ãy t h i Đi u gì s x y ra n u mình b qua không làm vi c này N u đi u đó ch t o nên khác

bi t không đáng k đ n công vi c hay s nghi p c a b n thì đây là m t l a ch n hàng đ u c n ph i lo i b Lên k ho ch công vi c và hành đ ng theo k ho ch

Đ ng bao gi làm vi c gì không có trong danh sách c a b n Khi có m t nhi m v hay d án m i phát sinh hãy thêm nó vào danh sách và đ t m c đ u tiên cho nó tr c khi b t đ u th c hi n N u không

vi t ra các ý t ng và ho t đ ng m i mà ch ph n h i l i nh ng đòi h i không ng ng v th i gian, b n s nhanh chóng b m t ki m soát và r t cu c dành h u h t th i gian cho nh ng ho t đ ng giá tr th p ho c

vô giá tr B t kỳ h th ng qu n lý th i gian nào cũng t t h n là không có m t h th ng qu n lý th i gian

Có nhi u ng d ng trên đi n tho i giúp b n qu n lý th i gian c a mình hay các h th ng qu n lý th i gian

mà b n có th cài đ t trên máy tính B n cũng có th s d ng m t h th ng qu n lý th i gian vi t tay mà

b n mang theo và c p nh t th ng xuyên (ãy nh r ng trong công vi c, th duy nh t mà b n có đ đánh

đ i chính là th i gian c a mình (ãy đ m b o r ng b n đang t p trung th i gian vào nh ng vi c có giá tr

và quan tr ng nh t mình có th làm đ đóng góp nhi u nh t cho công vi c

Danh sách nh ng vi c không đ c làm

Ngoài m t danh sách công vi c ho t đ ng nh m t ch d n cho b n thân trong m t ngày b n r n, b n cũng c n m t danh sách nh ng vi c không đ c làm đ gi mình luôn đi đúng h ng Đây là nh ng vi c

mà b n đã quy t đ nh là s không làm dù chúng có cám d nh th nào đi chăng n a Nh Nancy Reagan

t ng nói (ãy nói không hãy t ch i b t c ho t đ ng nào không giúp b n đ t đ c giá tr cao nh t v i

l ng th i gian b ra Không chính là t giúp ti t ki m th i gian tuy t v i nh t trong lĩnh v c qu n lý

th i gian Và khi b n đã b t đ u s d ng t này vi c nói nó s ngày càng tr nên d dàng h n (ãy nh

r ng con ng i là y u t gây lãng phí th i gian l n nh t Khi đ c đ ngh làm vi c gì đó ho c giúp đ h , hãy t h i Li u đây có ph i cách h u hi u nh t đ s d ng th i gian c a mình vào lúc này không N u câu tr l i là không b n có th tr l i m t cách nhã nh n C m n anh vì đã h i Đ tôi suy nghĩ v đi u này và xem l i l ch c a mình Tôi s liên l c l i và báo v i anh li u mình có th giúp hay không B n có th

ch 24 gi r i liên l c v i ng i đó và nói r ng th t không may là b n đang có r t nhi u vi c và th i h n

ph i hoàn thành nên không th giúp đ (ãy c m n h vì đã đ ngh b n h tr và g i ý r ng có th l n sau b n s s p x p đ c th i gian c a mình

(ãy nh r ng b n ch có th qu n lý th i gian c a mình n u nh d ng làm nh ng vi c có giá tr th p B n

s không th toàn tâm toàn ý v i nh ng công vi c và trách nhi m hi n t i ch ch a nói nh ng công vi c

và trách nhi m m i phát sinh m i ngày Vì th hãy nói không s m h n và th ng xuyên h n Ch ng m y

mà b n có th hoàn toàn ki m soát đ c th i gian c a mình

đi u th t đ n gi n 8 nghĩa c a vi c qu n lý th i gian là giúp b n xác đ nh nhi m v quan tr ng nh t mình

có th làm vào th i đi m hi n t i, cung c p cho b n các công c và k thu t đ b t đ u ngay l p t c v i nhi m v đó và ti p t c x lý nó cho đ n khi hoàn thành Tôi đã gi i thích v ph ng pháp ABCDE

ch ng tr c Đó chính là m t trong nh ng ph ng pháp thi t l p các u tiên hi u qu nh t t ng đ c tìm ra Ngoài ra còn có nh ng k thu t khác mà b n có th s d ng đ thi t l p các u tiên

Nguyên lý Pareto

Vào năm nhà kinh t h c ng i 8 Vilfredo Pareto đã k t lu t r ng quy t c có v là đúng v i

ti n b c tài s n và s tích lũy c a c i trong m i xã h i Sau nhi u năm nghiên c u ông phát hi n ra r ng các cá nhân và gia đình mà ông g i là s ít quan y u n m gi 80% t t c c a c i và tài s n t i châu

Âu Quy t c d ng nh đúng v i h u h t m i lĩnh v c c a đ i s ng con ng i, nh t là trong các

công vi c và trách nhi m Đi u đó nghĩa là các vi c b n làm s chi m giá tr mà b n t o ra Peter Drucker cho r ng trong th c t , t l ph bi n là quy t c Có nh ng khi công vi c b n làm s chi m t i giá tr Khi b n kh i đ ng m i ngày v i m t danh sách các công vi c và trách nhi m tr c khi b t đ u làm vi c hãy xem qua danh sách này và ch n ra công vi c hàng đ u s có đóng góp l n

nh t t i vi c đ t đ c các m c tiêu quan tr ng nh t c a b n N u b n có m t danh sách đ u vi c c n hoàn thành trong ngày trong s các đ u vi c đó s có giá tr h n t t c nh ng đ u vi c khác c ng

l i Kh năng xác đ nh rõ ràng hai đ u vi c đó và th c hi n chúng tr c tiên s đóng vai trò ch ch t quy t

đ nh thành công c a b n trong s nghi p

Đ t ra áp l c

Đây là m t k thu t khác mà b n có th dùng đ thi t l p các u tiên (ãy l p danh sách nh ng vi c c n làm hàng ngày và t h i N u tôi đ c c đi kh i thành ph trong m t tháng k t ngày mai tôi mu n

ch c ch n s hoàn thành nh ng vi c nào trong danh sách này tr c khi đi K thù l n nh t c a vi c qu n

lý th i gian và hi u su t cá nhân ngày nay là t p trung vào nh ng vi c nh nh t Do m i ng i đ u có khuynh h ng ch n l i đi ít b c n tr nh t và hài lòng v i vùng an toàn c a mình l bình th ng và t nhiên là ng i ta th ng b t đ u m i ngày v i nh ng nhi m v và ho t đ ng nh nh t, d dàng vui v , thú v và th ng là không quan tr ng Nh ng than ôi b t c đi u gì b n b t đ u làm vào đ u ngày s nhanh chóng tr thành khuynh h ng mà b n s tuân theo trong nh ng gi ti p theo Đ n cu i ngày b n

có th nh n ra r ng mình đã dành toàn b th i gian vào nh ng công vi c nh nh t và vô nghĩa và s không đ t đ c đi u gì có giá tr th c s

(oàn thành đ c nhi u vi c quan tr ng h n

M t k thu t khác b n có th dùng là t ng t ng r ng mình đi làm vào bu i sáng th (ai và s p b n thông báo m t tình hu ng khó x Ông v a trúng m t kỳ ngh mi n phí cho hai ng i m t khu ngh

d ng tuy t đ p v i vé máy bay h ng nh t V n đ là ông y quá b n đ có th s d ng gi i th ng này

nh ng nó l i b gi i h n v th i gian và c n ph i đ c s d ng ngay t sáng ngày hôm sau S p c a b n đã

đ a ra m t th a thu n: n u b n có th hoàn thành t t c nh ng vi c quan tr ng nh t c a mình vào cu i ngày th (ai ông ta s t ng v ch ng b n kỳ ngh tuy t v i và mi n phí này N u b n nh n đ c m t

ph n th ng hay đ ng c nh v y, b n s làm gì Có th b n s th y kinh ng c v kh i l ng công vi c mình có th hoàn thành ch trong ngày hôm đó Có th b n s hoàn thành đ c 20% quan tr ng nh t

trong các công vi c mà b n đã lên k ho ch cho c tu n V i m t hình th c khuy n khích nh v y, b n s không đ lãng phí m t phút nào B n s không t n th i gian buôn chuy n v i các đ ng nghi p mà s b t tay vào vi c t s m làm vi c qua gi ngh và t p trung tâm trí vào vi c gi i quy t các công vi c t n đ ng

b ng cách hoàn thành nh ng nhi m v quan tr ng nh t B n s tr thành m t trong nh ng ng i có năng

su t cao nh t c quan trong phút ch c Đây là m t bài t p tuy t v i mà b n có th áp d ng v i b n thân Bài t p này minh h a cho th c t r ng hi u su t c a b n ch y u ph thu c vào s l a ch n V i m t đ ng

l c đ l n, b n s th y kinh ng c v hi u su t c a mình g n nh ch sau vài phút V i m t đ ng l c đ l n

và quy t đ nh c a b n thân b n s g n nh ngay l p t c tr thành m t trong nh ng ng i đáng giá nh t trong t ch c

Quy lu t c a s ba

Đây có l là nguyên lý x ng đáng v i chi phí và th i gian mà b n b ra đ đ c cu n sách này Nó đ c d a trên m t phát hi n kỳ di u c a tôi sau nhi u năm làm vi c v i hàng ngàn lãnh đ o và ch doanh nghi p Nguyên lý này cho bi t dù b n có làm bao nhiêu vi c khác nhau trong m t tu n hay m t tháng s ch có nhi m v và ho t đ ng chi m t i giá tr đ i v i công vi c c a b n N u b n l p danh sách t t c

nh ng vi c mình làm trong m t tháng có th nó s bao g m 20, 30 hay th m chí nhi m v và trách nhi m khác nhau Nh ng n u b n xem xét danh sách đó m t cách k l ng t ng đ m c m t, b n s th y

r ng ch có đ m c trong c danh sách chi m đóng góp c a b n trong công ty

Làm th nào đ b n có th xác đ nh b ba ch ch t này R t đ n gi n (ãy l p danh sách các nhi m v

và trách nhi m c a b n t đ u tháng đ n cu i tháng và trong c năm Sau đó hãy tr l i câu h i kỳ di u sau:

1 N u tôi ch có th làm m t vi c trong danh sách này trong c ngày thì ho t đ ng nào s có đóng góp l n

nh t cho công vi c c a tôi Nhi m v quan tr ng nh t đi u s có đóng góp l n nh t v i công vi c c a

b n có th s hi n lên rõ ràng tr c m t b n t danh sách Th ng thì đi u đó s khá hi n nhiên v i b n cũng nh v i nh ng ng i xung quanh (ãy khoanh tròn m c đó l i

2 N u tôi ch có th làm hai vi c trong danh sách này trong c ngày đâu là ho t đ ng s có đóng góp l n

th hai đ i v i công vi c c a tôi Th ng thì đ m c này cũng s r t rõ ràng đ i v i b n Có th b n s

ph i suy nghĩ nhi u h n m t chút nh ng nó th ng s s m hi n ra

3 N u tôi ch có th làm ba vi c trong danh sách này trong c ngày đâu là ho t đ ng s có đóng góp l n

th ba đ i v i công vi c c a tôi Khi phân tích các câu tr l i c a mình b n s th y rõ r ng ch có ba vi c mình làm chi m g n nh t t c giá tr mà b n t o ra Vi c b t đ u và hoàn thành nh ng nhi m v này quan tr ng h n t t c nh ng vi c khác b n làm

Có m t đi m quan tr ng là n u b n không bi t câu tr l i cho câu h i này b n đang g p r c r i nghiêm

tr ng B n đang g p r i ro l n v vi c lãng phí th i gian và cu c s ng c a mình trong công vi c N u b n không bi t câu tr l i cho nh ng câu h i kỳ di u này b n s luôn luôn làm nh ng vi c có giá tr th p ho c không có giá tr gì N u b n không n m rõ vì b t c lý do nào hãy đ n g p s p c a mình (ãy h i xem ông

ta nghĩ vi c quan tr ng nh t mà b n làm có đóng góp l n nh t trong công vi c là gì (ãy h i các đ ng nghi p c a b n (ãy h i v hay ch ng b n Nh ng b ng cách nào b n cũng ph i bi t đ c câu tr l i cho 3 câu h i này

Truy n đ t l i

Khi b n đã n m rõ v b ba ch ch t b n cũng ph i giúp nh ng nhân viên c a b n n m đ c b ba ch

ch t c a h Không có vi c gì mà b n có th làm cho các nhân viên c a mình t t và hào phóng h n là giúp

h hi u bi t c n k v nh ng vi c quan tr ng nh t mà h làm có đóng góp l n nh t v i công ty Trong m t

b ph n ho c t ch c đ c qu n lý hi u qu các nhân viên đ u bi t chính xác nh ng vi c quan tr ng nh t

b n tâm đ n các vi c khác