Sử dụng google server để vận hành hệ thống email riêng

Mặc dù quota của cán bộ lớn hơn của sinh viên nhưng cán bộ vẫn phải thường xuyên download mail về máy tính cá nhân PC của mình và xóa mail cũ trên server, nếu không thì quota bị đầy và k

Sử dụng Google Server để vận hành CTU email

I Đặt vấn đề:

Trường ĐHCT đã tập trung đầu tư trang thiết bị để xây dựng hệ thống CNTT đáp ứng nhu cầu làm việc, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên Đến nay trường đã cung cấp email cho tất cả cán bộ và sinh viên, tuy nhiên, do khả năng lưu trử của server không nhiều nên trường chỉ cung cấp dung lượng chứa email (quota) cho mỗi user có hạn (100 MB cho cán bộ và 25 MB cho sv) Giới hạn này làm hạn chế khả năng khai thác email Quota của sinh viên quá nhỏ và sinh viên không có máy tính riêng để chép mail về nên hộp thư thường xuyên

bị đầy và không nhận thư được, do đó các thông báo của trường không đến dược sinh viên gây trở ngại cho công tác quản lý của trường

Mặc dù quota của cán bộ lớn hơn của sinh viên nhưng cán bộ vẫn phải thường xuyên download mail về máy tính cá nhân (PC) của mình và xóa mail cũ trên server, nếu không thì quota bị đầy và không thể nhận mail mới được Giải pháp này đã giải quyết phần nào hạn chế quota, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều trở ngại:

- Khi download mail về máy tính cá nhân (PC) và xóa mail cũ trên server thì người dùng không thể đọc mail cũ trên internet khi đi công tác ngoài trường

- Nhiều cán bộ phải dùng PC chung với nhiều người, do đó việc download mail xuống PC phức tạp hơn và gặp khó khăn trong việc bảo mật thông tin cá nhân

- Có thể gặp sự cố hard disk hư hoặc bị virus tấn công làm mất dữ liệu và email cũng có thể

bị mất theo

- Hiện nay có nhiều virus lây nhiễm qua đường email, thư rác ngày càng nhiều… tạo ra khó khăn cho người quản lý server và người dùng

- Nguồn điện trong khu vực của chúng ta bị mất khá thường xuyên Trong thời điểm đó trường phải chạy máy phát riêng rất tốn kém, nếu không duy trì server vận hành liên tục thì mọi người không thể làm việc bằng email mặc dù đang ở nơi có điện, và lúc đó các mail gởi đến cũng bị mất…

Giữa năm 2007 Cục CNTT của Bộ GD&ĐT đã hợp đồng với công ty Google hỗ trợ cho ngành giáo dục về lĩnh vực này Nhân đó trường ĐHCT đã nhờ cục CNTT trao đổi với Google và được công ty này uỷ thác cho sử dụng server của công ty để điều hành và lưu trữ email của tất cả cán bộ và sinh viên của trường Với sự hỗ trợ này mỗi user được cung cấp quota 6,5GB (65 lần so với quota cũ), với dung lượng này user không cần phải xoá mail cũ Giải pháp này đã khắc phụ được các hạn chế nêu trên, trong đó đáng chú ý là các mail đến đều được server lọc virus và thư rác rất hiệu quả, và user có thể can thiệp vào việc thanh lọc các thư rác Ngoài ra giao diện Gmail trên server mới đã thể hiện nhiều tính năng ưu việt Xa hơn nữa, khi mọi người chuyển sang sử dụng hệ thống mail mới thì chúng ta có thể khai thác các dịch vụ có sẵn trên server như “lịch làm việc” và “trao đổi, soạn thảo tài liệu” trên mạng…

Vì các ưu điểm trên trường đã quyết định chuyển email của tất cả sinh viên sang server của google (đã có thông báo riêng cho sinh viên) Đối với cán bộ, trường đã mở account của tất cả các mọi người trên server mới với user name giống như trên CTU mail, và vẫn duy trì CTU mail server phục vụ cho cán bộ Với giải pháp này tất cả cán bộ có thể chọn lựa sử dụng hệ thống mail mới để tăng quota lên đến 6,5GB và khai thác các thuận lợi như vừa nêu, hoặc vẫn sử dụng mail cũ (không cần thay đổi gì cả) Trường khuyến kích cán bộ sử dụng mail mới để vừa tận dụng các ưu điểm nêu trên, vừa giảm tải server của trường Do vẫn tiếp tục theo dõi tính ổn định của hệ thống mail mới nên trường chỉ yêu cầu cán bộ tham gia trên tinh thần tự nguyện

II Cách sử dụng email trên google server

1 Account, user name, password

Tất cả cán bộ đã được mở account trên hệ thống mail mới với username giống như trên hệ thống mail cũ của trường

- Username: giống như trên hệ thống CTU mail

- Password: gởi email đến địa chỉ ttdien@ctu.edu.vn để yêu cầu cung cấp

2 Địa chỉ truy cập mail mới

Truy cập mail mới theo địa chỉ http://mail.st.ctu.edu.vn (st là viết tắt của chữ staff)

Trong lần truy cập đầu tiên nếu gặp khó khăn thì vào địa chỉ:

http://www.google.com/a/st.ctu.edu.vn

Bước 1: Vào địa chỉ http://mail.st.ctu.edu.vn để log-in với username và password riêng của

mình Khi login lần đầu sẽ gặp các screen như dưới đây Điền thông tin vào các vùng có dấu khoanh tròn màu đỏ

Nhập ký tự xác nhận và và bấm vào nút « I accept Create my account »

Bước 2: Sau khi login vào hệ thống mail mới người dùng vào mục “setting” để đổi

password thành password riêng của mình như các screen dưới đây

Địa chỉ của hệ thống mail mới là <username>@st.ctu.edu.vn

Nếu không muốn sử dụng địa chỉ mail mới để giao tiếp thì có thể cài đặt để gởi mail dưới

danh nghĩa địa chỉ cũ (<username>@ctu.edu.vn) bằng cách chọn (a) ở bước 4 và 5 của

mục III

III Lấy mail từ CTU mail server

Các mail gởi theo địa chỉ cũ (<username>@ctu.edu.vn) vẫn được chuyển đến CTU mail

server Cần chép các mail trên CTU server về hệ thống mail mới để quản lý chung Để làm việc này chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào địa chỉ http://mail.st.ctu.edu.vn và log-in với username và password riêng của

mình

Bước 2: Khi login thành công ta được screen như dưới đây Click vào mục « setting » ở góc

trên bên phải để thực hiện việc cài đặt theo các hướng dẫn trong các screen tiếp theo Click vào các vùng được đánh dấu bằng vòng tròn màu đỏ

Click vào nút « Account »

Bước 3: Điền địa chỉ CTU email <uername>@ctu.edu.vn vào khoảng trống và bấm nút

“next step”

Điền các thông tin cần thiết Click vào ô vuông trước dòng chữ “Leave a copy of….” Nếu muốn giữ mail lại trên máy chủ CTU

Click nút “Add Account” thì sẽ được screen dưới đây

Bước 4:

a Nếu muốn gởi mail đi với địa chỉ cũ thì click vào nút “Yes, I want to be able to send mail

as <username>@ctu.edu.vn”

b Nếu muốn đổi sang địa chỉ email mới <username>@st.ctu.edu.vn thì click vào nút “No”

Sau đó bấm nút “Next step”

và bấm nút “Next step” lần nữa sẽ được screen dưới đây

Sau khi click vào nút “Send Verification” thì máy chủ sẽ gởi thư xác nhận vào địa chỉ CTU mail

Bước 5: Login vào CTU mail (mail.ctu.edu.vn) để đọc code xác nhận

Bước 6: Copy code xác nhận và paste vào ô tướng ứng với screen dưới đây

Bước 7: Sau khi bấm nút “Verify” sẽ được screen như dưới đây Nếu chọn mục (a) ở bước 4

(giữ địa chỉ mail cũ) thì bấm vào nút “make default” Nếu chọn mục (b) ở bước 4 thì ngừng ở đây

Click vào nút “Inbox” để thực hiện các thao tác email

Sau khi cài đặt xong thì quá trình chuyển mail sẽ được các server thực hiện tự động, và từ đó trở đi người dùng chỉ cần vào địa chỉ mới http://mail.st.ctu.edu.vn thì có thể đọc được tất cả các mail gởi đến cả hai địa chỉ

IV Backup mail

Email là dữ liệu rất quan trọng, khi mất thì không thể mua lại được, do đó cần được lưu trử vào một nơi khác cho « chắc ăn » Ngoài ra, mặc dù hệ thống mail mới được vận hành bởi Google server, nhưng hệ thống này kết nối với domain name mail.st.ctu.edu.vn được duy trì bởi server đặt tại khu 2 ĐHCT, do đó khi khu 2 bị cúp điện, server down, thì chúng ta không thể login vào hệ thống mail mới được Để thực hiện việc backup chúng ta đăng ký một account ở free mail nào đó rồi dùng tính năng POP3 để lấy mail từ mail.st.ctu.edu.vn về đó

Có rất nhiều khác như Yahoo, Hotmail,… Lấy Gmail làm thí dụ để mô tả việc này theo các bước sau:

Bước 1: Mở tùy chọn POP3 trên hệ thống mail.st.ctu.edu.vn Click vào nút « setting » và

chọn tab « Forwarding and POP/IMAP» sẽ được screen dước đây Click vào các

vị trí ở vòng màu đỏ trong hình dưới đây

Bước 2: Đăng ký account trên Gmail (nếu chưa có) ở địa chỉ http://www.gmail.com Sau khi

mở account vào địa chỉ trên để login vào Gmail

Bước 3: Cài đặt tính năng chép mail từ hệ thống mail mới về Gmail

Click vào mục « setting », chọn tab « Accounts » có được screen như dưới đây

Click vào mục “Add another mail account” và thực hiện các bước giống như bước 2 đến

bước 4 của mục II

Bước 5: Login vào mail.st.ctu.edu.vn để lấy đọc email xác nhận và lấy code xác nhận

Bước 6: Làm giống như bước 6 của mục III

Bước 7: Làm giống như bước 7 của mục III và chọn “make default”

V Lấy mail về máy tính cá nhân

Khi cài đặt mail gởi đi dưới danh nghĩa địa chỉ cũ (chọn a ở bước 4&5 của mục III) thì các thư trả lời sẽ được chuyển đến CTU server Do đó chỉ cần vào POP3 của CTU server thì có thể lấy tất cả thư Việc lấy mail về PC vẫn như trước đây

Nếu muốn lấy mail trực tiếp từ POP3 của hệ thông mail mới thì các tham số khác với tham số của CTU server Tùy theo loại mail client mà cách cài đặt có một số điểm khác nhau (mặc dù nguyên lý chung giống nhau) Chúng tôi lấy thí dụ Outlook để hướng dẫn việc cài đặt này

Bước 1: Mở tùy chọn POP3 trên hệ thống mail mới (bỏ qua bước này nếu đã thực hiện rồi)

như thực hiện ở bước 1 mục IV

Bước 2: Khai báo các tham số trên Outlook 2003

Chọn menu « Tools » và « Email Account », được screen như dưới đây

Điền vào các tham số tương ứng như screen dưới đây

Chọn nút More Settings để có screen dưới đây Chọn các tab tương ứng và điền tham số giống như trong hình

Việc cài đặt trên các mail client khác (như Outlook, Pegasus, Thunderbird, Eudora,…) có thể tham khảo ở link dưới đây

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?ctx=%67mail&hl=en&answer=12103

10/03/2008

Đỗ Văn Xê