Văn hoá kinh doanh

Tiếp xúc trong kinh doanh Mặc dù người VN có thể đồng ý đề nghị tiếp xúc với những người chưa quen biết, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu lần gặp đầu tiên được giới thiệu từ một nhà đầu tư đã đ

Văn hoá kinh doanh Việt Nam

Một trong những yếu tố đảm bảo cho sự kinh doanh thành công tại VN là phải hiểu được văn hoá và cách ứng xử của người bản xứ Vấn đề này có thể tác động mạnh mẽ đến các quan hệ và hiệu quả kinh doanh của các nhà đầu tư nước ngoài Hiện nay, vẫn còn tồn tại một số rào cản phi chính thức đối với hoạt động đầu tư của các nhà đầu tư nước ngoài tại VN Đây là những điểm hoàn toàn khác biệt mang tính đặc trưng của phương đông Ví dụ: việc gây khó khăn của công chức nhà nước trong việc giải quyết hồ sơ, giấy tờ xin cấp phép đầu tư Tuy nhiên, những vấn đề này có thể được giải quyết nhanh chóng thông qua tư vấn SMIC

Danh thiếp

Mặc dù không thông dụng như ở các nước khác như Nhật bản và Đài Loan nhưng việc trao thẻ danh thiếp vẫn là một việc rất quan trọng Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng nhận được danh thiếp của người VN nhưng điều đó không đảm bảo rằng công ty được in trong danh thiếp là hợp pháp và người có tên trong danh thiếp

đó là đáng tin cậy Danh thiếp của bạn nên được in bằng cả 2 thứ tiếng (tiếng Việt và tiếng Anh) để tạo cho bạn sự thuận lợi trong giao tiếp với đối tác VN Danh thiếp nên được trao và nhận bằng cả hai tay

Tiếp xúc trong kinh doanh

Mặc dù người VN có thể đồng ý đề nghị tiếp xúc với những người chưa quen biết, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu lần gặp đầu tiên được giới thiệu từ một nhà đầu tư đã được biết đến tại VN, thông qua bạn bè hoặc một kênh chính thức nào đó; ví dụ các hiệp hội, các tổ chức tư vấn …

Ngôn ngữ bóng gió (ngôn ngữ nóng)

Bạn có thể sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh trong hầu hết các cuộc tiếp xúc với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài và các tổ chức tư vấn nhưng việc này sẽ không thể thực hiện trong trường hợp tiếp xúc với các quan chức chính phủ hay các doanh nghiệp nhà nước Cần chú ý rằng, nhiều người VN có thể giao tiếp và làm việc bằng tiếng Anh nhưng quá trình giao tiếp cần chậm và súc tích Khi sử dụng phiên dịch, bạn nên nói trực tiếp với đối tác và nhìn thẳng vào mắt họ Nếu có thể, hãy cố gắng sử dụng phiên dịch người Việt Nam

Tiếp đãi

Người VN rất lịch sự và thường cười để biểu thị sự đồng ý với bạn cho dù trong thực tế họ có thể không hiểu rõ những gì bạn đã nói Những nụ cười và những cái gật đầu thường là để biểu thị việc họ hiểu những

gì bạn đang nói mà không phải là những cam kết kinh doanh

Nhà đầu tư nước ngoài cũng nên có những tài liệu giao dịch bằng cả tiếng Anh và Tiếng Việt kèm theo danh thiếp và các sản phẩm cụ thể trong những cuộc đàm phán Các nhà đầu tư nước ngoài cũng nên đặt lịch làm việc với các đối tác VN và chuẩn bị các tài liệu liên quan đã được dịch sang tiếng Việt Nam trong cuộc họp để cả hai bên có thể hiểu rõ những gì muốn thảo luận

Tiệc tùng có ý nghĩa quan trọng trong làm ăn tại VN Những bữa ăn tối với các đại lý và nhà phân phối sẽ giúp phát triển mạng lưới phân phối và làm găn bó thêm mối quan hệ giữa các đối tác VN với nhà đầu tư Việc chúc tụng trong các buổi tiệc lớn và hát hò sau bữa tiệc là rất phổ biến Khi tại bữa tiệc có rượu cognac hoặc whisky thì mọi người chỉ cùng bắt đầu uống sau những lời chúc tụng Ly rượu lên được cầm bằng tay phải và khi chúc thì chúc với người ngồi bên trái Thông thường những lời chúc tụng là “Trăm phần trăm” hoặc “chúc sức khoẻ”

Đàm phán – Vấn đề quan trọng nhất trong đàm phán tại VN là phải kiên nhẫn

Để đàm phán thành công thì vấn đề hiểu rõ nền văn hoá VN là một vấn đề hết sức quan trọng Bạn nên thảo luận chi tiết về giá cả và phương thức thanh toán trong buổi đàm phán Người Việt Nam thường thích mua các mặt hàng nổi tiếng, bền, tốt và kèm theo các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng

Không nên cảm thấy nặng nề khi có những phút im lặng trong quá trình đàm phám Giữ im lặng là rất có ích nếu phía VN đưa ra những yêu cầu và đề nghị không có căn cứ hoặc không thể đáp ứng Người VN dễ bị ảnh hưởng bởi không khí của buổi đàm phán, bạn nên tránh những hành vi bất lịch sự, thô thiển Người VN

là những con người có tự trọng, vì vậy tỏ thái độ tôn trọng và lịch sự sẽ là cách tốt nhất để đạt được thành công trong đàm phán

Tiến trình đàm phán có thể diễn ra chậm vì thường có những giao tiếp xã giao không chính thức trước cuộc đàm phán Các quyết định kinh doanh cũng thường không đạt được ngay từ buổi gặp đầu tiên Nếu bạn muốn có ngay sự phản hồi của đối tác, hãy gửi những tài liệu đã được dịch sang tiếng Việt cho đối tác VN trước khi cuộc họp diễn ra

Các thoả thuận nên ngắn gọn, dễ hiểu và chính xác Không nên bỏ quá nhiều thời gian vào việc mặc cả những vấn đề nhỏ và quá chi tiết Bạn nên sử dụng các chuyên gia tư vấn pháp luật trong quá trình đàm phán đặc biệt nếu nội dung đàm phán có liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ

Để tránh sự hiểu nhầm, cần yêu cầu người phiên dịch của bạn xem lại các tài liệu để đảm bảo rằng các bên

có cùng một loại tài liệu với những nội dung giống nhau

Nếu có bất kỳ sự nghi ngờ nào về thẩm quyền đàm phán của phía đối tác Việt Nam, hãy yêu cầu đối tác xuất trình giấy uỷ quyền có chữ ký và được đóng dấu của giám đốc công ty là người có thẩm quyền tham gia đàm phán

Hãy thận trọng đối với các thoả thuận bằng miệng vì nó có thể bị thay đổi thậm chí cả trong trường hợp bên

VN và bên nước ngoài đã có những thoả thuận mang tính nguyên tắc Bên VN có thể yêu cầu đàm phán lại nếu họ cho rằng các điều kiện trước đó đã thay đổi hoặc có thể yêu cầu đàm phán thêm về một số vấn đề khác

Thư từ giao dịch

Phí giao dịch bằng điện thoại ở Việt Nam là tương đối cao so với khu vực và thế giới Vì vậy, các công ty VN thường mong muốn đối tác nước ngoài gọi cho họ Các thư từ giao dịch thường được gửi thông qua fax Các thư từ giao dịch với Chính phủ, các Bộ, Ngành của VN nên được viết bằng Tiếng Việt

Quà tặng

Tặng quà cho nhau là thói quen trong hoạt động kinh doanh tại VN Quà tặng thường được sử dụng vào cuối mỗi buổi gặp và chỉ cần những món quà nhỏ cho buổi gặp là đủ Ví dụ: cà vạt, biểu tượng của công ty hay sách….Ngưòi VN có thói quen hỏi tuổi của người nói chuyện với mình để biết nguời đó lớn tuổi hơn hay

ít tuổi hơn họ từ đó có cách xưng hộ phù hợp

Giới tính trong biểu lộ tình cảm

Theo phong tục Việt Nam, người cùng giới có thể nắm tay nhau hoặc cầm tay nhau đi dạo Nhưng người khác giới thì không được phép làm vậy, ngay cả các cặp vợ chồng cũng hạn chế bày tỏ tình cảm với nhau nơi công cộng

Ăn mặc

Người Việt Nam coi trọng cách ăn mặc gọn gàng Vào mỗi kỳ nghỉ, họ có thể trưng diện hơn một chút Phụ

nữ ăn mặc kín đáo dễ gây thiện cảm với người khác

Khác phương Tây, ở Việt Nam có thể đưa ra những nhận xét về cách ăn mặc, cân nặng của bạn mà không

sợ mếch lòng

Các giá trị gia đình

Cuộc sống riêng tư cũng là đề tài được phép bàn luận Việt Nam theo triết lý đạo Khổng lấy gia đình và các mối quan hệ làm trung tâm Vì vậy, đừng ngạc nhiên khi vừa mới gặp, người Việt Nam sẽ hỏi về gia cảnh và con cái Tốt nhất hãy trả lời "chưa" chứ không nói "không" vì từ đó bị hiểu là "không bao giờ" và như thế nghĩa là lập dị

Cách xưng hô

Với văn hoá phương Tây có xu hướng đề cao tuổi xuân thì xã hội Việt Nam lại tôn trọng người già Xác định tuổi chính là để có cách xưng hô hợp lý Khi gọi tên một ai đó, nên chú ý thêm vào đằng trước những từ

"anh", "chị", "em", "chú", "cô", "bác"… tuỳ theo giới tính và lứa tuổi

Tiền bạc

Đừng bất ngờ khi người Việt thường có một số câu hỏi như "Một tháng bạn kiếm được bao nhiêu tiền?",

"Bạn mua đôi giày này bao nhiêu?" v.v…một vài câu chào nghe có vẻ tò mò chẳng hạn "Anh/chị đi đâu đấy?", "Ăn cơm chưa?" thật ra tương đương với câu "Anh/chị khoẻ không?" trong ngôn ngữ phương Tây và không ai chờ đợi một câu trả lời cụ thể Đó là thể hiện sự quan tâm tới người khác theo truyền thống của Việt Nam

Cảm ơn và xin lỗi

Người Việt Nam không có nếp quen cảm ơn và xin lỗi bằng lời nói mà đôi khi bằng một nụ cười Ở nông thôn, trong giao tiếp, lời cảm ơn của bạn dễ bị coi là quá khách sáo

Xếp hàng

Còn một điểm nữa là xếp hàng Trừ ở sân bay hay trong các văn phòng cơ quan Nhà nước, ở những nơi công cộng, nếu không đông lắm, hãy tuỳ từng hoàn cảnh cụ thể mà có cách giải quyết phù hợp

KHÁC BIỆT VĂN HÓA TRONG CÔNG CUỘC LÀM ĂN KINH TẾ TẠI VIỆT NAM

Nguyễn Vạn Phú

LTS - Ðụng chạm đến văn hóa là chạm đến những nơi sâu kín bên trong mỗi con người nên dễ gây dị ứng Ngay cả khi tự nhủ mình chỉ đang ghi lại cảm nhận của những người nước ngoài về tính cách làm việc của người Việt Nam, đôi lúc chúng tôi cũng thấy muốn có phản ứng tranh luận trước những nhận xét quá thẳng thắn

Ðây là đoạn mở đầu cho bài báo đăng tải trên tờ Sài Gòn Kinh Tế Thời báo trong số ra cuối tháng Ba Bài báo có những ý kiến chủ quan, nhưng ít ra cũng cho thấy giới chuyên viên ở Việt Nam suy nghĩ như thế nào trước những lời chỉ trích cho rằng người Việt Nam ở trong nước thường thiếu những suy nghĩ trực tiếp và thực tế trong việc giải quyết vấn đề làm ăn với người nước ngoài

* Ðiều quan trọng cần phải xác định ngay từ đầu là không có tính cách văn hóa tốt hay xấu; đại kỵ hơn nữa

là dùng chuẩn mực văn hóa của mình để phán xét văn hóa nước khác Nhưng trong giao dịch làm ăn với

bên ngoài, bên cạnh việc tìm hiểu đặc trưng văn hóa của đối tác để ứng xử đúng cách, cũng rất cần biết người nước ngoài cảm nhận thế nào về phong cách làm ăn của doanh nhân nước ta như cổ nhân từng nói – biết người, biết ta Thật ra, cho đến nay, chưa thấy một công trình nghiên cứu khoa học nào về tính cách văn hóa kinh doanh của Việt Nam – mà chỉ có những nhận xét rải rác đây đó, những lần tiếp xúc về chủ đề này với những người nước ngoài từng làm ăn, sinh sống lâu năm, và một số bài viết của các nhà nghiên cứu văn hóa nước ngoài

Nhận xét đầu tiên của họ là người Việt Nam thường thích làm hài lòng người khác, nhất là khách từ phương

xa đến Và thế là có chuyện Ðiển hình là cách trả lời khẳng định “Vâng”, “Có”, “Chuyện nhỏ” cho mọi câu hỏi mặc dù thâm tâm người trả lời chỉ muốn xác định họ hiểu vấn đề nêu ra “Ông có chắc chuyến hàng này

sẽ giao đúng hạn vào tháng tới?” Người trả lời đáp: “Vâng”; để thiết lập mối hài hòa giữa hai đối tác với nhau nhưng trong bụng liền nghĩ tới hàng loạt chuyện phải giải quyết để đúng hẹn Người nước khác sẽ nêu điều kiện trước, giải quyết xong mới nói “Vâng”; người Việt nói “Vâng” trước rồi mọi chuyện từ từ tính sau Ngay cả ngôn ngữ cũng phản ánh sự khác biệt này Có ai hỏi: “Anh chưa ăn cơm tối à?”, người Việt sẽ trả lời: “Vâng, tôi chưa ăn tối” Người Anh sẽ nói: “Chưa, tôi chưa ăn tối” Tâm lý muốn tìm sự đồng tình như thế nhiều lúc gây ra hiểu lầm không đáng có

Người nước ngoài cũng thường ngạc nhiên về tính thiếu rõ ràng trong trách nhiệm giải quyết công việc, nhất

là ở các công ty quốc doanh hay các cơ quan nhà nước Họ thường bị “chuyền” từ phòng ban này sang phòng ban khác và không ai đứng ra nhận lãnh trách nhiệm giải quyết một sự vụ cụ thể nào đó Ở đây, nếu loại trừ yếu tố bộ máy quan liêu, vẫn còn tính cách văn hóa muốn có sự đồng thuận trong tập thể, không ai muốn “chơi trội” cả

Trong các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, người quản lý đến từ các nước phương Tây thường nhận xét nhân viên của họ có cách ứng xử rất lạ khi gặp vấn đề nan giải Thay vì đến gặp người quản lý để cùng tìm cách giải quyết, họ thường tự mình xoay xở và hậu quả là làm chậm công việc, hiệu quả thấp Họ ít khi nói thẳng vì không muốn làm mất lòng người khác Họ có tâm lý tôn trọng quyền lực cao nên dễ bị căng thẳng mỗi khi quan hệ với cấp trên không như ý muốn Người phương Tây tách bạch quan hệ công việc với quan

hệ cá nhân Họ có thể vừa khiển trách nặng lời một nhân viên trong giờ làm việc nhưng vẫn vui vẻ chuyện trò khi gặp lại ở một nơi nào đó bên ngoài công ty Nhưng người Việt gắn kết hai mối quan hệ này làm một –

và thường phải “tiêu tốn thời gian” để xây dựng quan hệ

Tiến sĩ Paul Pilavachi, giảng viên Học Viện Quản Trị Kinh Doanh (UBI, Bỉ), trong buổi nói chuyện tại Saigon Times Club vào tuần trước đã đưa ra các khía cạnh văn hóa do nhà nghiên cứu người Hà Lan, Hofstede, phát hiện nhằm khái quát hóa những khác biệt trong tính cách văn hóa của các nước Các khía cạnh phổ biến nhất gồm tâm lý tôn trọng quyền lực, tâm lý cá nhân/ tập thể, tâm lý tránh sự bất định Sự khác biệt giữa người dân các nước là do mức độ cao thấp của các dạng tâm lý này

Ðiều đáng ngạc nhiên là người Việt Nam, được cho là có tâm lý tập thể cao, nhưng ít thành công hơn trong những dự án có nhiều người làm chung so với người Mỹ chẳng hạn, một dân tộc ai nấy đều đồng ý là có tính cá nhân rất cao Ông Pilavachi đưa ra một giải thích - rằng người có tâm lý tập thể cao khi bắt tay làm chung nhóm thì mục tiêu đầu tiên là tạo ra sự đồng thuận của nhóm, xây dựng quan hệ hài hòa giữa mọi thành viên trước Quá trình này sẽ làm chậm công việc của nhóm, và đôi lúc mục tiêu ban đầu bị quên lãng Còn người có tâm lý cá nhân, dù làm chung, mục tiêu cao nhất của họ là hoàn thành công việc của nhóm, quan hệ giữa những người trong nhóm là chuyện thứ yếu

Nếu chúng ta đôi khi nhận xét người Mỹ tâm lý cá nhân cao quá, cái tôi của họ lớn quá, thì cũng đừng ngạc nhiên nếu biết họ nhận xét người Việt sao mà ít chịu nói thẳng, cứ vòng vo bên ngoài chứ không chịu nhìn thẳng vào vấn đề cần giải quyết Có đúng là đôi lúc chúng ta không bị thuyết phục bởi lô gích rất chặt chẽ của một đối tác đến từ Mỹ vì thâm tâm tự nhủ, sự đời không đơn giản như thế, có nói thì họ cũng không hiểu, thôi đành gật gật cho qua

Trong thương thảo hợp đồng, người Việt thường tin vào cảm nhận của mình đối với đối tác, thường nghĩ đến những nét lớn của thương vụ chứ không chú ý nhiều đến các tiểu tiết Người nước ngoài, ngược lại, rất sòng phẳng khi đem theo luật sư đến bàn đàm phán dù trước đó đã có quan hệ tốt với đối tác Cách làm này thường gây sốc và tạo cảm giác thiếu tin cậy từ phía chúng ta Còn trong hội nghị, hội thảo, người Việt thường giữ im lặng dù chưa hiểu, hay chưa đồng tình Thái độ này xuất phát từ tâm lý không muốn đối đầu, hay không muốn đặt mình vào tình thế khó xử, dễ mất mặt

Nhận xét về tính cách văn hóa lúc nào cũng mang tính chủ quan và phần lớn dựa vào khuôn mẫu định kiến Bản sắc văn hóa không dễ và không việc gì phải thay đổi nhưng biểu hiện bề ngoài của thái độ văn hóa lại

dễ điều chỉnh để thích nghi với từng hoàn cảnh – với mục tiêu làm ăn thành công trên thương trường quốc

tế Chuyện duy trì bản sắc văn hóa trước cơn lốc toàn cầu hóa lại là một đề tài khác, xin hẹn một dịp khác

Văn hoá Việt Nam

Văn hoá Việt Nam khá ôn hoà Chúng ta không quá khắt khe về tôn giáo như người Trung Đông, không có

kỷ luật để khép mình vào tập thể như người Nhật Bản, không quá lệ thuộc vào gia đình, dòng họ như người

Italia, không tự hào về chủng tộc như người Hoa… Tính chất này giúp con người Việt Nam có tính khoan dung, mềm dẻo, dễ hoà đồng, nhưng cũng làm chúng ta dễ chao đảo, không có điểm tựa vững chắc về tinh thần Số liệu điều tra cho thấy, phần lớn doanh nhân Việt Nam kinh doanh không bắt nguồn từ truyền thống gia đình, lại xuất thân từ những gia đình nghèo, không được đào tạo cơ bản, nên có nhiều hạn chế về kiến thức và trình độ Thực tế này cộng với nền tảng tinh thần không ổn định đã làm nhiều doanh nhân có tham vọng không giới hạn trong việc làm giàu và tích luỹ tư bản Những vụ án kinh tế gần đây như Lã Thị Kim Oanh, Nguyễn Thị Bé Tư, vụ công ty Đông Nam Associates…, đã cho thấy khi quyền lực, cơ hội được đặt vào tay những con người hạn chế về trình độ và tư cách đạo đức, thì có thể làm nảy sinh những tham vọng tội lỗi vô hạn đến như thế nào Đành rằng, trong kinh doanh, lợi nhuận là mục đích chính, nhưng việc mưu cầu lợi nhuận đến mức bất chấp đạo lý, luật pháp, quá táo tợn như vậy quả là một tiếng chuông cảnh báo

về tình trạng VHKD của Việt Nam

Xuất thân từ nền kinh tế tiểu nông, con người Việt Nam thường có tầm nhìn thấp, ngắn hạn, hay thay đổi và muốn đi đường tắt, thay vì kiên nhẫn chờ đợi kết quả lâu dài Vì vậy, theo nhiều nhà nghiên cứu nước ngoài, bối cảnh và môi trường kinh tế Việt Nam thuộc loại "xã hội thiếu chữ tín" (low trust society) Trong bối cảnh kinh tế thị trường, khi các mối quan hệ được mở rộng, điểm yếu này càng có nguy cơ bộc lộ rõ ràng, thể hiện ở tầm vĩ mô là việc các chính sách của Chính phủ thường hay thay đổi, và khi thay đổi lại không cần tính đến quyền lợi của những người có liên quan Còn ở tầm vi mô, theo nhiều nhà kinh doanh nước ngoài, các nhà kinh doanh Việt Nam không coi trọng chữ tín, hay viện dẫn các lý do khách quan để khước

từ việc thực hiện cam kết, gây nhiều phiền toái trong quan hệ với các đối tác nước ngoài Chừng nào các nhà quản lý và doanh nhân Việt Nam còn chưa nhận ra tầm quan trọng của chữ tín trong mọi mối quan hệ, thì chúng ta còn khó lấy được niềm tin của đối tác Thậm chí, về lâu dài, sẽ có ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của Việt Nam trên thị trường thế giới

Một số người Việt Nam không có bản lĩnh "văn hoá" vững vàng, sa vào trạng thái choáng ngợp trước những thành tựu kinh tế của phương Tây, trở nên sùng ngoại quá đáng, phủ nhận tất cả những giá trị cổ truyền của dân tộc Những người này phần đông là giới thanh niên làm việc cho các công ty nước ngoài và những người kinh doanh bằng viện trợ của thân nhân từ nước ngoài gửi về Việc đánh mất bản sắc văn hoá dân tộc mình đã làm họ rập theo khuôn mẫu phương Tây trong mọi hành vi Thật ra, văn hoá không phải là "đồ

ăn nhanh", để có thể học theo trong một sớm một chiều, mà cần trải qua nhiều thế hệ Văn hoá cũng giống như tảng băng trôi, mà một người từ nền văn hoá khác chỉ có thể nhận biết được phần nổi (phần nhỏ nhất), chứ chưa thể ý thức được phần chìm dưới nước (phần quyết định), được tích tụ qua nhiều thế hệ và đã ăn sâu vào ý thức hệ của mỗi thành viên trong nền văn hoá đó Chính vì vậy, việc bắt chước thiếu chọn lọc của một nhóm doanh nhân Việt Nam chỉ làm nghèo đi đời sống tinh thần của họ và làm yếu đi bản sắc dân tộc trong VHKD Việt Nam Sự sùng ngoại quá đáng đó còn làm giảm sút uy tín của doanh nhân Việt Nam trong con mắt của những đối tác nước ngoài, vì họ đã từ bỏ bản chất thật của mình để trở thành đồ giả trong con mắt người ngoại quốc

Một số khác, trong đó có cả các nhà quản lý, vẫn giữ tư tưởng bảo thủ, hoặc vì không có điều kiện, hay vì không muốn thay đổi, nên đã trở thành lạc hậu với bên ngoài Thiếu những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong thời kỳ đổi mới, họ dễ bị thua lỗ, bộc lộ nhiều sai sót trong kinh doanh với các đối tác nước ngoài Những người này, đã góp phần làm VHKD Việt Nam kém năng động, chậm hoà đồng trong tiến trình hội nhập, ảnh hưởng đến hình ảnh Việt Nam trên thương trường quốc tế

Văn hóa kinh doanh tại thị trường Nhật

Giờ làm việc:

Tuần làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Sáu Sáng từ 9h00' - 12h00', chiều từ 1h00' - 5h00' Nghỉ trưa 1 tiếng Người Nhật Bản tuân thủ rất nghiêm túc giờ giấc

Trước 9h00' sáng, người Nhật thường không có thói quen vừa dùng bữa sáng vừa bàn công việc nhưng gặp gỡ bàn việc vào sau 5h00' chiều dễ được chấp nhận hơn

Các doanh nghiệp lớn của Nhật không chấp nhận gặp gỡ bàn việc vào ngày Thứ Bảy nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có thể mặc dù việc này không được hoan nghênh

Các cửa hàng bán lẻ thường mở cửa từ 10h00' sáng đến 7h00' chiều vào tất cả các ngày trong tuần, kể cả Thứ Bảy và Chủ Nhật

Một số nguyên tắc kinh doanh:

Hối lộ công chức là phạm luật

Người Nhật rất coi trọng văn hóa và các nguyên tắc kinh doanh Họ đặc biệt ứng xử rất lịch thiệp, tiêu chí này không chỉ để đánh giá sự tôn trọng lẫn nhau mà còn là tiêu chí để đánh giá một người trong xã hội Nhật Bản Bạn sẽ được hỏi thăm và chúc mừng rất chu đáo, trong khi những người chủ nhà Nhật Bản lại thường rất khiêm tốn Tất nhiên, bạn cũng sẽ được đánh giá cao nếu người Nhật nhận thấy sự khiêm tốn ở bạn (nhất là trước những lời khen ngợi)

Các buổi gặp mặt làm việc thường diễn biến chậm, thời gian cuối buổi thường được dùng để ghi nhận những kết quả mà các bên đã đạt được Thời gian giao lưu buổi tối thường sẽ đem lại cho bạn những phản hồi hữu ích Người Nhật coi sự thiếu thẳng thắn là bất lịch sự Ví dụ bạn nên đi ngay vào vấn đề khi bắt đầu buổi làm việc thay vì những lời mào đầu dài dòng Tuy nhiên, khi người Nhật còn đang lưỡng lự, chưa thể

có quyết định dứt khoát thì bạn nên kiên nhẫn, giữ bình tĩnh

Tiếng Anh không được sử dụng rộng rãi lắm trong đàm phán thương mại cũng như chính trị Nếu tiếng Anh được chấp nhận sử dụng, bạn nên nói chậm và rõ ràng, diễn đạt đơn giản, không sử dụng thành ngữ Những buổi đàm phán sử dụng tiếng Anh thường có phiên dịch

Tuân thủ chính xác giờ giấc đặc biệt được người Nhật coi trọng Bạn nên đến trước giờ hẹn ít nhất 5 phút Trong trường hợp mà nhiều khả năng bạn đến muộn, nên gọi điện xin lỗi trước và đưa ra chính xác thời gian mà bạn có thể có mặt Các cuộc gặp cần được lên lịch hẹn trước

Bạn không nên đưa những người không liên quan (bạn bè, vợ, chồng, trẻ em, ) đến tham dự buổi làm việc,

kể cả các buổi làm việc trong bữa tối

Các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ như catalog, profile nên được trao vào buổi gặp mặt đầu tiên

Danh thiếp được trân trọng cầm ở tay hoặc đặt trên bàn Khi đến Nhật làm việc, bạn nên mang theo nhiều danh thiếp vì các buổi đàm phán thương mại luôn được khởi đầu bằng việc các bên trao danh thiếp cho nhau Bạn nên lưu ý rằng với người Nhật, việc cho danh thiếp vào túi quần, túi áo hoặc viết lên danh thiếp là không thể chấp nhận được Bạn nên làm danh thiếp với một mặt là tiếng Nhật nhưng không nên chuyển địa chỉ liên hệ sang tiếng Nhật vì như vậy có thể sẽ làm cho địa chỉ trở nên khó hiểu hơn

Cách sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc đàm phán với người Nhật cũng theo những thông lệ chung Những nhân vật quan trọng nhất thường ngồi ở vị trí cách xa cửa ra vào nhất Những vị trí gần cửa ra vào nhất thường dành cho những người hay phải đi lại Nếu không chắc đâu là chỗ ngồi của mình, bạn có thể nán chờ giây lát hoặc hỏi xem bạn có thể ngồi ở đâu

Quà cáp với người Nhật là việc không cần thiết đặc biệt trong buổi gặp đầu tiên, kể cả các món quà đắt giá cũng sẽ không thích hợp Khi các bên tìm được triển vọng trong quan hệ hợp tác làm ăn, bạn có thể tặng các món quà lưu niệm nho nhỏ, nếu mang dấu ấn của doanh nghiệp bạn thì càng tốt Ví dụ như chiếc bút bi của doanh nghiệp hoặc một cái cà vạt Việc mở gói quà trước mặt người tặng được xem là bất lịch sự Giải quyết những bất đồng: Người Nhật thường rất tránh khơi mào cho sự bất đồng Họ có thể đưa ra những câu trả lời không rõ ràng hoặc thậm chí họ có thể trả lời đồng ý mặc dù họ không định thế Điều đó

có thể gây ra rắc rối về sau Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chuẩn bị sẵn một tài liệu nêu rõ ràng và ngắn gọn các điều khoản mà hai bên cần thống nhất và sử dụng nó như một biên bản ghi nhớ kết quả của mỗi buổi làm việc

Người Nhật rất coi trọng sự sạch sẽ, khi giao tiếp với người Nhật bạn nên hết sức chú ý Các tài liệu, hàng hóa, bao bì, cần phải sạch sẽ, gọn gàng Bao bì sản phẩm đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp lý sẽ tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng

6 bài học về văn hóa kinh doanh Nhật Bản

Con người của đất nước mặt trời mọc luôn nối tiếng về tính kỷ luật và hiệu quả cao trong lao động Những yếu tố nào đã làm nên thành công như vậy? Dưới đây là 6 bài học thu được từ văn hóa kinh doanh tại xứ sở hoa anh đào

1 Trân trọng danh thiếp

Một cuộc gặp gỡ làm ăn ở Nhật được bắt đầu bằng meishi kokan - một nghi thức trao đổi danh thiếp kinh doanh rất trang trọng Khi nhận thiếp, các doanh nhân cầm bằng cả hai tay, đọc kỹ, nhắc lại thật to các thông tin, và sau đó cất chúng vào sổ đựng thiếp để sử dụng khi cần Họ không bao giờ nhét chúng vào trong ví, bởi điều đó thể hiện sự bất kính

Bài học: Trao đổi danh thiếp là một phương thức gây ấn tượng quan trọng khi gặp gỡ làm ăn Sự trân trọng chỉ ra rằng bạn đánh giá cao sự hợp tác lâu dài giữa hai bên

Áp dụng: Bạn không cần thiết phải thực hiện đầy đủ nghi thức meishi kokan tại công sở của mình, bởi điều này có thể khiến bạn trở nên ngờ nghệch! Việc cần làm khi nhận thiếp là chú tâm đến những thông tin trên

nó Hơn nữa đừng bao giờ tỏ ra khiếm nhã khi tùy tiện nhét tấm danh thiếp vào bất cứ vật gì gần nhất

2 Kính trọng bậc “ trưởng bối ”

Có một tập quán trong các buổi tiếp xúc ở Nhật, đó là luôn hướng điều phát biểu đầu tiên tới người có thứ bậc cao nhất hiển diện ở đó Mọi người không bao giờ đi ngược lại ý kiến của bậc trưởng bối và dành cho người đó sự chú ý cao nhất

Bài học: Văn hóa kinh doanh ở Nhật đề cao vị trí của các bậc trưởng bối vì sự uyên thâm và kinh nghiệm quý báu mà họ đã đóng góp cho công ty Tại đất nước này, tầm quan trọng của một người tỉ lệ thuận với sự già dặn

Áp dụng: Học hỏi và làm theo cấp trên của bạn Nếu chống đối với sếp, bạn sẽ không bao giờ chiến thắng trong bất kỳ trường hợp nào Hãy hiểu rằng, một người có được sự thăng tiến lên các cấp cao hơn, chủ yếu

là nhờ kỹ năng chuyên môn và sự từng trải của họ

3 Thấm nhuần động cơ làm việc nhờ các khẩu hiệu

Rất nhiều doanh nhân Nhật Bản bắt đầu một ngày làm việc bằng một buổi tập trung, tại đó, họ xếp hàng và

hô vang những khẩu hiệu của công ty như là một phương thức truyền cảm hứng, động lực và lòng quyết tâm

Bên cạnh đó, hoạt động này còn làm cho các mục tiêu của công ty luôn được thôi thúc hoàn thành trong tâm trí mọi người

Bài học: Làm việc với động cơ rõ ràng kết hợp với sự hăng hái là vô cùng quan trọng Những mục tiêu dài hạn của công ty cần được củng cố thường xuyên, nếu không chúng sẽ bị chểnh mảng bởi các nhiệm vụ cá nhân thường ngày

Áp dụng: Nghiêm túc nhắc nhở bản thân mỗi khi bạn ngồi vào vị trí làm việc Làm sống lại những mục tiêu dài hạn mà bạn từng ấp ủ Lập một bản danh sách những câu khẩu hiệu của chính bản thân bạn, chúng có thể củng cố lòng tin và nhắc nhở bạn mỗi khi bạn cảm thấy thoái chí hay hồ nghi

4 Nghiêm túc trong công việc

Tại Nhật Bản, trong các cuộc họp, mỗi người luôn phát biểu khá chậm rãi, rành mạch, còn người nghe rất tập trung tinh thần Có một điều khá đặc biệt, đó là người Nhật thường “lim dim” mắt khi tập trung lắng nghe, trong khi ở nhiều nơi trên thế giới, đó lại là dấu hiệu của sự chán chường!!!

Bài học: Người Nhật luôn tạo ra không khí trang nghiêm tại nơi làm việc Sự hài hước hiếm khi được sử dụng, ngoại trừ trong giờ giải lao Tại đây, hoàn toàn không có cảnh quàng vai bá cổ hay tụ tập buôn chuyện

Áp dụng: Sự ngột ngạt và trang nghiêm thái quá tại công sở là điều hoàn toàn cần tránh Bạn không cần phải cư xử tại văn phòng như tại một buổi lễ long trọng nào đó, nhưng cũng không được phép “tự nhiên như

ở nhà” Tác phong và đạo đức nghề nghiệp làm gia tăng sự nghiêm túc trong công việc, kéo theo đó là sự nâng cao hiệu quả lao động

5 Làm ra làm, chơi ra chơi

Sau một ngày làm việc hối hả, người lao động Nhật Bản lại sẵn sàng cho các hoạt động giải trí, thư giãn Các quán rượu là sự lựa chọn phổ biến Nếu như tại nơi làm việc họ tỏ ra trang nghiêm thì quầy rượu lại là nơi để họ bùng nổ, bộc lộ bản thân

Bên cạnh đó, một thú vui khác của họ là hát hò cùng nhau trong các quán Karaoke Ngoài mục đích cân bằng cuộc sống, những nơi giải trí ban đêm còn là địa điểm để người Nhật thiết lập mối quan hệ, chia sẻ thông tin

Bài học: Không để công việc nhấn chìm cuộc sống của bạn Thời gian rảnh rỗi là một phần quan trọng trong ngày, bởi nó là lúc để giải tỏa sự căng thẳng và xoa dịu những mối lo âu Khi bạn dành thời gian giải trí với đồng nghiệp cũng như các đối tác, mối quan hệ hợp tác sẽ càng trở nên gắn bó hơn

Áp dụng: Có những lúc, bạn nên gạt bỏ hẳn hai chữ “công việc” ra khỏi tâm trí mình Hãy tận hưởng những phút giây hạnh phúc và tham gia vào các buổi liên hoan văn phòng Là một tập thể thân thiết ngoài công sở với các đồng nghiệp cho phép mọi người tìm lại được sự cân bằng

6 Tận dụng các mối quan hệ như là một sự ủng hộ

Các mối quan hệ rất được coi trọng ở Nhật Bản Sự ủng hộ từ nhiều người sẽ tạo cho họ lòng tự tin và sức

mạnh Thực tế, các doanh nhân Nhật thường sắp xếp một cuộc gặp gỡ cá nhân với cấp quản trị cao hơn để tranh thủ sự tán thành và ủng hộ của cấp trên

Và còn tuyệt vời hơn khi họ có được sự khích lệ từ đồng nghiệp

Bài học: Có được sự tán thành của những người thành đạt, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy trong con mắt của nhiều người và tạo nền tảng vững chắc để đảm nhận những vị trí cao hơn

Áp dụng: Chúng ta vẫn hay gọi đây là “công nghệ lăng-xê” - một việc thường không được đánh giá cao Dĩ nhiên bạn không muốn làm bộ làm tịch như một kẻ ba hoa khoác lác, nhưng hoạt động này vẫn có giá trị như một sự nhấn mạnh về tầm quan trọng của tinh thần tập thể Điều căn bản cần nhớ là hãy xây dựng những cầu nối vững chắc, thuận tiện tới bất cứ đâu bạn muốn đến, và những người khác chắc chắn sẽ đánh giá cao về năng lực của bạn

Ngô Đức (Theo Askmen)

TẬP QUÁN VÀ VĂN HÓA KINH DOANH TẠI HOA KỲ

Hiểu về văn hóa nói chung và văn hóa kinh doanh nói riêng ở một nước ngoài sẽ có ích cho các doanh nghiệp trong quan hệ kinh doanh với các bạn hàng ở nước đó Phần này nhằm tóm tắt và hướng dẫn một

số nét cơ bản về văn hóa kinh doanh ở Hoa Kỳ với hy vọng phần nào giúp các doanh nghiệp Việt Nam, nhất

là các doanh nghiệp mới thiết lập quan hệ kinh doanh với các bạn hàng ở Hoa Kỳ, giao tiếp và duy trì quan

hệ kinh doanh có hiệu quả hơn với các bạn hàng ở nước này

Là một nước có diện tích lớn thứ 3 trên thế giới và với khoảng 290 triệu dân có nguồn gốc từ nhiều nơi khác nhau trên thế giới, Hoa Kỳ là một xã hội đa dạng nhất trên thế giới Mặc dù đại bộ phận người Mỹ được coi

là có nguồn gốc từ Châu Âu, song những người thiểu số như người gốc Mỹ (người da đỏ), người Mỹ gốc Phi, người Hispanic, và người Châu á cũng rất đông Hiện nay, mỗi năm có tới trên một triệu người nước ngoài di cư đến Hoa Kỳ sinh sống và làm ăn, và dự kiến đến năm 2050 người Mỹ da trắng chỉ còn chiếm dưới 50% Các cộng đồng đang sinh sống ở Hoa Kỳ đều có những bản sắc riêng của họ, kể cả ngôn ngữ, tôn giáo, tín ngưỡng, và phong tục; do vậy, rất khó có thể khái quát chính xác được văn hóa nói chung và văn hóa kinh doanh nói riêng ở nước này Phần giới thiệu dưới đây chỉ là những nét cơ bản và hướng dẫn chung

Một số nét cơ bản

Cách viết họ tên

Tên người Mỹ được viết theo thứ tự tên riêng trước, sau đó đến tên đệm và cuối cùng là họ Họ lấy theo họ bố; không dùng họ mẹ Ví dụ, Bill William Clinton trong đó Bill là tên riêng, William là tên đệm, và Clinton là

họ Tên đệm thường được viết tắt hoặc thậm chí không viết Ví dụ, Bill William Clinton thường được viết là Bill W Clinton hoặc chỉ viết ngắn gọn là Bill Clinton Họ tên cũng có thể viết theo tứ tự họ trước rồi đến tên riêng, và cuối cùng là tên đệm Trong trường hợp này sau họ có dấu phẩy Ví dụ: Clinton, Bill William Phụ nữ Mỹ khi lấy chồng đổi họ theo họ chồng Có một số người dùng cả họ mình và họ chồng Ví dụ, Hillary Rodham Clinton, trong đó Hillary là tên riêng; Rodham là họ của Hillary; và Clinton là họ của chồng

Cách xưng hô

Trừ một số trường hợp đặc biệt, người Mỹ thường gọi nhau bằng tên riêng Tuy nhiên, có một số nguyên tắc phổ biến mà các nhà kinh doanh nước ngoài nên theo

• Đối với lần tiếp xúc trực tiếp hoặc qua thư từ đầu tiên, nên gọi nhau bằng Mr., Mrs., Miss, Ms hoặc Dr và tiếp theo là họ Ví dụ, Mr Clinton

• Có thể gọi tên riêng khi được mời hoặc sau khi đã có quan hệ thân mật

• Không gọi tên riêng (trừ phi được mời) đối với những người hơn nhiều tuổi, hoặc có địa vị hoặc cấp bậc cao hơn mình nhiều, hoặc đối với những người mà bạn muốn thể hiện sự tôn trọng

• Đối với trẻ em thì luôn luôn có thể gọi tên riêng

• Đối với quân nhân hoặc cảnh sát nên gọi bằng cấp bậc (nếu biết) hoặc gọi chung là “Officer” và tiếp theo

là họ Ví dụ, General Clark hoặc Officer Lugar

• Đối với người mới gặp lần đầu và không biết tên (ví dụ như nhân viên bán hàng, thư ký, lái xe, nhân viên khách sạn…) có thể gọi “Sir”, “Mr.”, “M’am” hoặc “Miss”

Một số tính cách đặc trưng của người Mỹ

Khác với một số nền văn hóa khác, nhất là văn hóa Châu á, nhìn chung, người Mỹ rất coi trọng tự do cá nhân và tính tự lập Gia đình, cộng đồng, tôn giáo, hoặc tổ chức là thứ yếu so với các quyền cá nhân Chủ nghĩa cá nhân này cũng dẫn đến một tính cách nổi bật của người Mỹ là cạnh tranh

Phong cách chung của doanh nhân Mỹ là ít chú ý đến nghi lễ, đi thẳng vào vấn đề, và muốn có kết quả nhanh Trong đàm phán, người Mỹ thường xác định trước và rõ mục tiêu cần đạt được, chiến lược và chiến thuật đàm phán, và dùng số liệu để chứng minh cho các luận điểm của mình Họ muốn dành chiến thắng về phần mình, song cũng sẵn sàng thỏa hiệp trên cơ sở đôi bên cùng có lợi ở Hoa Kỳ, “có đi có lại” là nguyên tắc quan trọng trong đàm phán chính trị cũng như trong kinh doanh

Người Mỹ thích nói thẳng, rõ ràng, và dễ hiểu Họ không thích kiểu nói vòng vo, xa xôi, hoặc ví von Nhìn chung, khi người Mỹ nói “được” thì có nghĩa là được và “không được” có nghĩa là không được Người Mỹ không ngại ngùng khi trả lời “tôi không biết” nếu như họ không biết về vấn đề mà bạn quan tâm, hoặc “tôi không phụ trách việc này” nếu như vấn đề bạn quan tâm không trong phạm vi trách nhiệm của họ Tuy nhiên, người Mỹ thường sẵn sàng chỉ cho bạn biết bạn phải hỏi ai hoặc tìm ở đâu để có những thông tin mà bạn cần, hoặc ai là người phụ trách việc mà bạn quan tâm

Tính thẳng thắn và sự lịch thiệp cũng có mức độ khác nhau tuỳ theo vùng Người New York nổi tiếng là trực tính, và thậm chí hơi thô bạo nếu so sánh với văn hóa Châu á Người ở vùng Trung Tây cũng thẳng thắn nhưng thường lịch sự hơn nhiều Người California không phải lúc nào cũng nói đúng ý nghĩ của họ Ví dụ ở Los Angeles – miền đất của những giấc mơ - nếu ai đó nói với bạn “Tôi sẽ trở lại vấn đề này với bạn” thì cũng có thể là họ sẽ làm như vậy thật, song cũng có thể họ ngụ ý là “Bạn không có cơ hội”

Nhìn chung, người Mỹ không có thói quen nói hoặc cười to trong khi ăn uống hoặc ở nơi công cộng Họ rất

tự giác xếp hàng đợi đến lượt mình khi có từ hai người trở lên, và không có thói quen chen ngang hàng Tại cửa ra vào thang máy, tầu điện ngầm, hoặc xe buýt, người ở ngoài thường đợi cho người ở trong ra hết rồi mới vào Người Mỹ có thói quen cám ơn khi được người khác giúp đỡ dù chỉ là một việc rất nhỏ như nhường đường chẳng hạn

Chào hỏi

Cũng như ở các nơi khác, ở Hoa Kỳ, bắt tay là một cách chào phổ biến Bạn có thể bắt tay cả đàn ông và

phụ nữ ở những lần gặp nhau đầu tiên hoặc sau đó Người Mỹ có thói quen bắt tay chặt dùng cả bàn tay chứ không phải chỉ ngón tay (không có nghĩa là bóp chặt đến mức làm đau tay người khác) để thể hiện sự thân thiện và nhiệt tình Bắt tay lỏng lẻo có thể bị coi là không chắc chắn, thiếu tự tin, và thậm chí là hờ hững trong quan hệ Rất ít khi thấy người Mỹ dùng cả hai tay để bắt tay Thỉnh thoảng bạn có thể thấy đàn ông với đàn bà hoặc đàn bà với đàn bà chào nhau bằng cách ôm, và thậm chí cọ má vào nhau hoặc hôn nhẹ lên má nhau Hình thức chào này thường chỉ dành cho những người là bạn bè lâu, hoặc ít nhất cũng đã quen nhau Ngoài ra, người Mỹ rất ít đụng chạm vào nhau

Không nên hỏi tuổi, hoặc thu nhập của người Mỹ Tôn giáo, chính trị, và tình dục cũng là những lĩnh vực nhạy cảm ở Mỹ Tốt nhất là bạn nên tránh những chủ đề này trừ phi với những người bạn thân

Khi nói chuyện, người Mỹ thường nhìn thẳng vào người đối diện và đứng không qúa gần Không nhìn thẳng vào người mình đang nói chuyện, nói năng nhỏ nhẹ, thái độ bẽn lẽn có thể bị coi là người không có quyền hành hoặc yếu đuối Bạn cũng có thể nhìn thấy người Mỹ gác chân nọ lên chân kia và ngả người về phía sau khi ngồi nói chuyện với khách Những nét văn hóa này thường mẫu thuẫn với truyền thống tôn trọng lễ phép và khiêm tốn của người Châu á Nói như vậy không có nghĩa là người Mỹ kiêu ngạo hoặc thô lỗ Người Mỹ thường coi trọng tính hiệu qủa hơn là sự lịch thiệp

Cử chỉ, điệu bộ

Người Mỹ cũng sử dụng cử chỉ, điệu bộ ở những mức độ khác nhau trong giao tiếp để nhấn mạnh điều mình muốn nói hoặc có thể chỉ theo thói quen tự nhiên Lắc đầu từ bên nọ sang bên kia có nghĩa là không đồng ý Gật đầu có nghĩa là đồng ý Rướn lông mày thể hiện sự ngạc nhiên Nhún vai thể hiện sự hoài nghi hoặc không chắc chắn Trong nhà hàng khi muốn gọi người phục vụ bạn có thể giơ tay lên cao và chìa ngón tay trỏ ra để thu hút sự chú ý của họ Tuy nhiên, nếu vẫy hoặc chỉ thẳng ngón tay trỏ vào người khác lại có nghĩa là buộc tội hoặc thách thức người đó Giơ tay ra với lòng bàn tay hướng về phía trước có nghĩa là dừng lại Đối với người Mỹ giơ ngón tay giữa lên bị coi là tục tĩu và thách đố

Thời gian là tiền bạc

ở Hoa Kỳ, “thời gian là tiền bạc” Thời gian cũng được coi là một loại hàng hóa như tất cả các loại hàng hóa khác Người Mỹ tiết kiệm thời gian cũng như tiết kiệm tiền bạc Những người cung cấp dịch vụ như luật sư,

kế toán, tư vấn, các nhà tâm lý học, thợ sửa chữa cơ khí… thường tính phí hoặc tiền công dựa trên số giờ làm việc cho khách hàng, đôi khi kể cả thời gian tiếp và/hoặc nói chuyện qua điện thoại với khách hàng Do vậy, các nhà kinh doanh, khi cần sử dụng luật sư, cần phải chuẩn bị rất kỹ các câu hỏi và nội dung cần tư vấn, và đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm tối đa thời gian sử dụng luật sư, tức là tiết kiệm chi phí cho chính mình

Tương tự như vây, các nhà kinh doanh Mỹ không có nhiều thời gian để nói chuyện rông dài hoặc đọc những bức thư dài hoặc chờ đợi sự trả lời chậm trễ Các bức thư chào hàng hoặc giao dịch trước hết phải thu hút

được sự chú ý của người đọc, và phải ngắn gọn và rõ ràng (Xin xem thêm mục hướng dẫn viết thư chào hàng), trả lời thẳng vào các vấn đề hoặc cung cấp đúng những thông tin mà đối tác yêu cầu Sự chậm trễ trả

lời các thư hỏi hàng của đối tác Mỹ chắc chắn sẽ làm mất cơ hội kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh

Gặp gỡ làm việc

Người Mỹ muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả thân thế sự nghiệp của khách Rất nhiều trường hợp, nhất là đối với các cuộc gặp với các quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên chủ thường yêu cầu gửi trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 tiếng) và không ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết giờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy cuộc gặp không mang lại lợi ích gì Không thiếu những cuộc gặp kết thúc trong khi phía khách chưa kịp đề cập hết các vấn đề muốn nói

Người Mỹ thường rất đúng giờ Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian ở các thành phố lớn thường xảy ra tắc nghẽn giao thông thì có thể cho phép sớm muộn đôi chút song không nhiều Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và, nếu có thể, cho biết lý do Nhiều thành phố ở Hoa Kỳ rất rộng; đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi mất hàng giờ Do vậy, khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ hao thời gian tắc nghẽn giao thông Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm Nói chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn

Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường là ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề Đối với một số nền văn hóa vừa gặp nhau đã bàn ngay đến chuyện làm ăn thì có thể bị coi là mất lịch sự, trong khi đó người Mỹ lại thích nói chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện khác Vì vậy, thường thì khách, nhất là những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và

đi thẳng vào nội dung sau những câu chào hỏi xã giao ngắn gọn Yêu cầu này càng quan trọng nếu cuộc làm việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời gian làm việc chỉ còn tối đa một nửa Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người Mỹ có thể cắt ngang lời nhau để hỏi hoặc nêu ý kiến của mình Thói quen này có thể bị coi là bất lịch sự trong một số nền văn hóa Châu á Do vậy, các nhà kinh doanh nước ngoài không nên ngạc nhiên khi bị người Mỹ cắt lời để hỏi hoặc nêu ý kiến của họ

Khi thấy không còn nội dung cần thảo luận và bên chủ không muốn nói sang vấn đề khác thì khách cũng nên chủ động kết thúc cuộc gặp Nếu cuộc gặp đã đủ dài và bạn thấy có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó một mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp Trước khi kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận và nói rõ những việc mà hai bên dự định sẽ triển khai Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, phía khách nên gửi thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên đã bàn hoặc thoả thuận

Kiểm tra an ninh tại nơi làm việc

Sau sự kiện khủng bố 11/9, việc kiểm tra an ninh được thực hiện rất nghiêm ngặt không những tại các sân bay mà còn tại các nơi làm việc quan trọng và đông người Khách đến làm việc nhất là tại các cơ quan của chính phủ và các tòa nhà lớn ở những thành phố lớn, nên mang theo giấy tờ tùy thân có dán ảnh để xuất trình tại thường trực, và không nên mang theo hành lý cồng kềnh ở một số công sở, do người ra vào đông, cho nên việc đăng ký để lấy thẻ ra vào và kiểm tra an ninh đôi khi khá mất thời gian Để không bị muộn hoặc

bị rút ngắn thời gian cuộc gặp, khách đến làm việc (nhất là các đoàn đông người) ở những công sở này thường phải đến sớm để “trừ hao” thời gian đăng ký lấy thẻ ra vào và kiểm tra an ninh

Trang phục

Ngoài xã hội, nhìn chung, người Mỹ mặc rất thoải mái, không cầu kỳ và không quan tâm nhiều đến cách ăn mặc của người khác Trên đường phố, đôi khi rất khó có thể phân biệt đẳng cấp, địa vị xã hội hoặc nghề nghiệp dựa vào quần áo bề ngoài Nữ nhân viên bán hàng tại một siêu thị có thể mặc đẹp và đắt tiền hơn một nữ luật sư giỏi có mức lương cao hơn gấp nhiều lần

Tuy nhiên, trong công sở, tại các hội nghị, hội thảo, tiệc và các cuộc tiếp khách các doanh nhân Mỹ cũng mặc chỉnh tề và đẹp như ở các nước khác Khách đến thăm và làm việc thường mặc com lê thẫm mầu và cravát Mùa hè, mùa xuân, hoặc những dịp không trang trọng lắm có thể mặc com lê sáng mầu Doanh nhân

nữ cũng thường mặc com lê với màu sắc đa dạng hơn so với nam giới Mặc gọn gàng và chỉnh tề quan trọng hơn là kiểu cách Một số thương nhân dùng chất lượng giầy và đồng hồ đeo tay để thể hiện mình Thứ Sáu hàng tuần thường là ngày người Mỹ ăn mặc ít nghi lễ nhất tại các công sở Mặc dù nhìn chung người

Mỹ không cầu kỳ trong ăn mặc nhưng nếu một doanh nhân đến giao dịch mặc một bộ com lê quá cũ và hoặc nhàu nhĩ chắc chắn sẽ tạo ấn tượng ban đầu không hay đối với đối tác

Nghi lễ xã giao

Người Mỹ quan tâm nhiều đến nội dung và hiệu quả công việc hơn là nghi lễ xã giao Họ quan tâm nhiều đến năng lực chuyên môn và khả năng quyết định vấn đề hơn là chức vụ hay tuổi tác của đối tác Họ có thể

cử một chuyên viên kỹ thuật trẻ đến gặp một lãnh đạo cấp cao của bên đối tác không phải vì coi thường đối tác mà bởi vì chuyên viên kỹ thuật trẻ đó là người nắm vững nhất về vấn đề cần trao đổi Mặt khác, người

Mỹ có thể bực mình nếu bên đối tác được đại diện bởi một cấp thấp hơn, nhưng không phải vì lý do họ bị coi thường mà vì lý do đại diện bên đối tác không đủ thẩm quyền quyết định vấn đề mà hai bên đang quan tâm

Do chi phí lao động đắt, các công ty và công sở ở Hoa Kỳ hầu như không có người tiếp tân riêng như thường thấy ở các công sở và doanh nghiệp Việt Nam Khách (kể cả quan chức cao cấp) đến làm việc có thể được mời uống hoặc không Nếu có, cà phê, trà, nước lọc và nước giải khát thường được để sẵn ở một bàn nhỏ trong phòng tiếp khách để khách tự phục vụ Để tiết kiệm thời gian, ở Hoa Kỳ còn tổ chức kiểu vừa

ăn sáng hoặc trưa vừa thảo luận công việc tại nhà hàng hoặc ngay tại công sở của họ

Đối xử bình đẳng với phụ nữ

Khoảng trên 60% phụ nữ Mỹ đi làm Số phụ nữ Mỹ đảm nhiệm những chức vụ quan trọng trong kinh doanh mặc dù vẫn còn ít, song đang tăng lên ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt đối xử giữa nam và nữ Tuy nhiên, ở Hoa Kỳ, phụ nữ có cương vị cao trong các cơ quan hoặc công ty nhiều hơn, và họ có quyền lực hơn so với ở các nơi khác trên thế giới Phụ nữ Mỹ không muốn mình bị coi là đặc biệt hoặc không quan trọng Nếu gặp những đối tác kinh doanh là nữ, bạn hãy đối xử với họ như đối xử với các đối tác nam giới

và không nên phật ý vì cho rằng bên chủ đã đưa phụ nữ ra tiếp bạn Nếu họ là chủ mời bạn đi ăn, hãy cứ để

họ trả tiền như những người đàn ông khác Trong kinh doanh, phụ nữ Mỹ cũng quyết đoán không kém gì nam giới

Đối xử bình đẳng với những người khác chủng tộc

Hoa Kỳ là một nước đa chủng tộc Người nước ngoài di cư đến Hoa Kỳ sinh sống và kinh doanh ngày càng nhiều Trong thực tế cuộc sống ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt chủng tộc Tuy nhiên, luật pháp Hoa Kỳ cấm mọi hành động phân biệt chủng tộc Người nước ngoài đến Hoa Kỳ kinh doanh cần hết sức tránh các hành động, hoặc ngôn ngữ thể hiện sự phân biệt chủng tộc Ví dụ thay cho từ “black American” (người Mỹ đen) người ta dùng một từ khác lịch sự và ít phân biệt chủng tộc hơn là “African American” (người Mỹ gốc Phi)

Mời cơm làm việc

Khách nước ngoài đến làm việc có thể được bên chủ mời ăn sáng, trưa, hoặc tối, và vừa ăn vừa làm việc Tuy nhiên, bên chủ cũng có thể mời khách ăn sau khi kết thúc công việc thành công Nguời Mỹ có thể thảo luận công việc trước khi ăn Họ hầu như không uống đồ uống có cồn khi ăn sáng hoặc ăn trưa vì vẫn còn trong giờ làm việc ở Hoa Kỳ, hầu như không có cảnh ép hoặc thi nhau uống rượu trong bữa ăn Khi được mời, bạn có thể từ chối và nói thẳng lý do, nếu bạn không muốn uống Không uống rượu là chuyện bình thường ở Hoa Kỳ

Nếu bên chủ không sắp xếp chỗ ngồi trước thì khách có thể chờ họ mời ngồi, hoặc có thể tự chọn chỗ ngồi nếu bên chủ để khách tự chọn ở những bữa tiệc ngồi lớn đông người, thường có bố trí trước chỗ ngồi cho một số người hoặc cho tất cả Mục đích chủ yếu của việc bố trí trước này là để đảm bảo nghi lễ ngoại giao và/hoặc tiện cho trao đổi công việc Nếu trên giấy mời có ghi “RSVP” thì bạn cần phải xác nhận có dự hay không càng sớm càng tốt

Danh thiếp

Danh thiếp không quan trọng đối với người Mỹ Người Mỹ trao danh thiếp cho nhau không trịnh trọng như người Châu á Người Mỹ thường chỉ nhìn lướt qua hoặc thậm chí không nhìn danh thiếp trước khi cất đi hoặc bỏ vào túi Thói quen này không có nghĩa là Người Mỹ không tôn trọng đối tác, bởi vì họ quan niệm tập trung vào người đang đối thoại với mình quan trọng và thể hiện tôn trọng hơn là nhìn vào danh thiếp Tuy nhiên, danh thiếp của đối tác vẫn được các nhà kinh doanh Mỹ lưu giữ để có địa chỉ liên hệ khi cần thiết, đặc biệt là đối với những người mà sau cuộc nói chuyện họ thấy cần phải giữ quan hệ

Vị trí ngồi khi tiếp khách

Sắp xếp chỗ ngồi giữa khách và chủ như thế nào chủ yếu phụ thuộc vào tiện nghi trong phòng Khách đến đàm phán hoặc thảo luận công việc thường được mời ngồi theo hình thức đàm phán – khách ngồi đối diện với chủ, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất của các bên ngồi ở vị trí chính giữa bên mình Bàn tiếp khách có thể là hình chữ nhật, bầu dục, hoặc tròn

Trong các cuộc tiếp khách xã giao, nếu trong phòng là bộ bàn ghế thường dùng để tiếp khách đàm phán, thì người tiếp chính bên chủ thường ngồi ở đầu bàn (vị trí số 1 trong sơ đồ dưới đây) Những người khác của bên chủ ngồi một bên Đoàn khách ngồi một bên, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất trong đoàn khách ngồi gần nhất với người tiếp chính bên chủ (vị trí số 2 trong sơ đồ dưới đây)

Sơ đồ vị trí ngồi trong các cuộc tiếp xã giao