Bài giảng Excel căn bản

Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc: Quản lý: điểm, hồ sơ… Kế toán Thống kê ... Giới thiệu bảng tính Excel Trong một bảng tính có thể có nhiều trang bảng tính. Một bảng tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC… và 65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự 1,2,3…65536

Microsoft Office Excel là chương trình

thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được

sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng

trên toàn thế giới.

Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc:

- Quản lý: điểm, hồ sơ…

- Kế toán

- Thống kê

Giới thiệu bảng tính Excel

- Trong một bảng tính có thể có nhiều trang

bảng tính

- Một bảng tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC…

và 65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ

tự 1,2,3…65536

Khởi động:

• Cách 1: Vào Start  Programs  Microsoft

Office  Microsoft Office Excel 2003

• Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft

Office Excel 2003 trên màn hình nền

CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH TRONG

CỬA SỔ EXCEL

 Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình

ứng dụng, tên tệp tin đang mở

 Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm

lệnh làm việc với bảng tính

 Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác

nhanh

 Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô

Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô

 Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái

sang phải theo chữ cái A, B…Y, Z, AA, AB,…

 Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ

Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản

 Cửa sổ Bảng tính (Worksheet) là vùng

lớn nhất để nhập dữ liệu, vẽ đồ thị …

Mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang tính trắng có tên: Sheet1, Sheet2, Sheet3

• Khái niệm ô (Cell): là giao của một cột và một dòng

• Địa chỉ ô được viết theo trật tự xác định:

Tên cột + Số thứ tự dòng

1 Tạo bảng tính mới:

 C2: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + N

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

2 Lưu bảng tính:

 C1: File  Save

 C2: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + S

3 Mở bảng tính:

 C1: Vào File  Open

 C2: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + O

4 Đóng bảng tính:

Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + W

4 Thoát khỏi Excel:

Nhấn chuột vào biểu tượng

Nhấn tổ hợp phím: ALT + F4

- Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc

vị trí của nó trên trang bảng tính

Nhập dữ liệu:

•Nháy chuột vào ô cần nhập

•Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete, Backspace để xóa.

• Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

•Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập

Chỉnh sửa dữ liệu:

• Nhấp đúp chuột vào ô cần chỉnh sửa

• Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa

Các phím thường dùng

• Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

• Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập hay chỉnh sửa dữ liệu

• Các phím mũi tên ,,,: Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang tính

Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel:

Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau:

Kiểu số (Number)

Kiểu văn bản (Text)

Kiểu Logic

Kiểu Ngày/Giờ (Date/Time)

Kiểu mã lỗi (Error)

 Khi nhập dữ liệu kiểu số vào ô  dữ liệu được căn sang phải.

 Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + -

 Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào

trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp dấu ngoặc đơn ( )

 Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu

“,” ngăn cách với phần nguyên

 Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel được xem

là kiểu số

 Kiểu nhập ngày tháng được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting trong Regional Setting Control

Panel

 Khi nhập kiểu ngày cần chú ý xem máy tính

của mình đang thiết lập kiểu ngày là gì

• #VALUE! Lỗi giá trị

• #DIV/0! Lỗi chia cho 0

• #NAME! Sai tên

• #N/A Lỗi dữ liệu

 Khi nhập dữ liệu kiểu văn bản  dữ liệu được căn sang trái

 Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các ký

tự, ký tự số hoặc ký tự đặc biệt

•Khi ký tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên

phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí

tự còn lại của ô đó sang bên phải Ngược lại sẽ

bị che đi phần vượt quá ô

2 Thao tác chọn chọn ô, dòng, cột

Chọn một ô:

Để chọn ô, chúng ta chỉ cần nháy chuột vào ô đó

Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật:

- Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái

- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải

Chọn một cột, dãy cột:

Chọn cột: Nháy chuột vào tên cột có trên đường

viền ngang

Chọn dãy cột liền kề:

- Nháy chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái

hoặc bên phải của dãy) trên đường viền ngang

- Giữ phím Shift và nháy chuột vào tên cột cuối cùng cùng của dãy

- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Shift ra

Chọn dãy cột rời rạc

- Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột

- Giữ phím Ctrl trong khi nháy chuột chọn dãy cột tiếp theo

- Thả phím Ctrl khi kết thúc

Chọn một dòng, dãy dòng

Chọn một dòng:

- Để chọn một dòng ta nháy chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc

Chọn dãy dòng liền kề nhau:

- Nháy chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trên đường viền dọc

- Giữ phím Shift và nháy chuột vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy

- Thả phím Shift ra

Chọn toàn bộ bảng tính:

• Cách 1: Nhấp chuột vào ô giao nhau của

đường viền ngang và đường viền dọc

• Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A

Hủy bỏ thao tác chọn:

Để hủy chọn các ô, chúng ta chỉ cần click chuột vào ô bất kỳ trên trang bảng tính

Các toán t trong Excel ử

– Toán t s :ử ố bao g m các phép toán s h c ồ ố ọ

Các toán t trong Excel ử

– Toán t chu i: ử ỗ S d ng phép & đ n i ử ụ ể ố chu i ỗ

• Địa chỉ tương đối: thay đổi theo vị trí ô khi

chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một

ô đến các ô khác

<tên cột><chỉ số hàng>

(VD: A2, B15, )

• Địa chỉ tuyệt đối: địa chỉ ghi trong công thức

không thay đổi theo thao tác sao chép công thức

$ <tên cột> $ <chỉ số hàng>

(VD: $ A $ 2, $ B $ 15, )

Địa chỉ hỗn hợp: là tổng hợp của 2 loại địa

chỉ trên

Ví dụ: $A2, B$15,

• Định dạng ký tự: chúng ta có thể sử dụng

chuột để thực hiện định dạng cho dữ liệu

thông qua hệ thống các nút lệnh trên thanh định dạng

• Hoặc: Vào menu Format  Cells  Chọn

thẻ Font ở hộp thoại hiện ra

•

Định dạng số:

Trong hộp thoại Format Cells chọn thẻ Number, chọn tiếp Number trong mục Category Sau đó chọn định dạng số tương ứng.

Căn chỉnh dữ liệu:

• Sử dụng các nút định dạng

• Format  Cells…  chọn Alignment trong hộp thoại tiếp theo

Kẻ khung viền:

• Trong hộp thoại Format Cells chọn thẻ Border

và chọn các đường kẻ tương ứng (tương tự

như Microsoft Word)

• Tô màu dữ liệu: Trong thẻ Patterns của hộp

thoại Format Cells, chọn màu cần tô

2 Hàm tính t ng SUM: ổ

2 Hàm tính t ng SUM: ổ

Cú pháp: SUM( x1,x2, )

Ý nghĩa: Tính t ng các s ổ ố x1, x2 , trong danh sách

4 Hàm tính GTLN, GTNN:

• MAX(x1, x2, ) : Tìm GTLN các giá tr trong danh sách ị

Ví d : ụ MAX(5,7,9) cho k t qu 9 ế ả

• MIN(x1, x2, ) : Tìm GTNN các giá tr trong danh sách ị

Ví d : ụ MIN(5,7,9) cho k t qu ế ả

5

7 Hàm LEFT:

Cú pháp: LEFT(chu i,n) ỗ

Ý nghĩa: Cho k t qu là chu i con đ c ế ả ỗ ượtrích ra t bên trái c a chu i n ký t ừ ủ ỗ ự

9 Hàm MID:

Cú pháp: MID(chu i, n1, n) ổ

• Ý nghĩa: Cho k t qu là chu i con có n ế ả ỗ

ký t đ c trích t v trí n1 ự ượ ừ ị

10 Hàm LEN:

Cú pháp: LEN(chu i) ỗ

• Ý nghĩa: Cho bi t chi u dài c a chu i ế ề ủ ỗ

ký t ự

11 Hàm DATE:

Cú pháp: DATE(year,month,day)

• Ý nghĩa: Tr v ngày ng v i ngày, ả ề ứ ớtháng, năm cung c p trong tham s ấ ố

12 Hàm DAY:

Cú pháp: DAY(d li u ki u ngày) ữ ệ ể

• Ý nghĩa: Tr l i giá tr ngày c a d ả ạ ị ủ ữ

li u ki u ngày ệ ể

13 Hàm MONTH:

Cú pháp: MONTH (d li u ki u ữ ệ ể ngày)

• Ý nghĩa: Tr l i giá tr tháng c a d ả ạ ị ủ ữ

li u ki u ngày ệ ể

14 Hàm YEAR:

Cú pháp: YEAR(d li u ki u ngày) ữ ệ ể

Ý nghĩa: Tr l i giá tr năm c a d li u ả ạ ị ủ ữ ệ

ki u ngày ể

15 Hàm TODAY:

Cú pháp: TODAY( )

Ý nghĩa: Cho k t qu là ngày hi n t i.ế ả ệ ạ