Quản lý thời gian dự án bùi minh phung (tuần 3)

MỤC ĐÍCH CỦA QL TG Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dư

QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

MỤC ĐÍCH

 Hiểu được tầm quan trọng của QL thời gian

 Hiểu được quy trình của QL thời gian

 Nắm được một số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM

 Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời

gian

2

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QL TG

 Kết thúc DA đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất của người QL DA

 Thời gian quá hạn TB là 222% theo báo cáo của CHAOS năm 1995; được cải tiến lên

163% vào năm 2001

 Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong DA, đặc biệt là trong nửa

sau của DA

3

MỤC ĐÍCH CỦA QL TG

 Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình

quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc,

xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.

 Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân

sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng

 Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án.

4

CÁC QUY TRÌNH QL THỜI GIAN

QL thời gian DA gồm những quy trình đảm bảo hoàn tất DA đúng hạn Những quy trình này gồm:

 Xác định các công việc (activities,

tasks)

 Sắp thứ tự các công việc

 Ước lượng thời gian cho mỗi công việc

 Phát triển lịch biểu

 Điều khiển lịch biểu

5

 Các dự án theo lịch trình so với các dự

án theo nguồn lực

 Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian

XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-2

 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:

 Nỗi lực: là thước đo năng lượng hay lao động

dùng để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc Các chỉ số dùng để thể hiện điều

này được tính bằng thời gian trên dạng đơn vị

Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu.

 Theo năng lực: là thuật ngữ dùng để mô tả

nhiệm vụ có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ.

7

XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-3

 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:

 Thời đoạn: là thước đo xem một gói công việc hay

nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất Các chỉ

số dùng để thể hiện điều này được tính bằng các

đơn vị thời gian Ví dụ như trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để 1 tuần

để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp theo

Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu.

 Khoảng thời gian cố định: là một thuật ngữ dùng để

mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một

lượng thời gian để hoàn tất Việc áp dụng các nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu.

8

XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-4

 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:

 Ví dụ: Một việc sẽ mất bao lâu để hoàn tất có thể hay không thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực được áp dụng bao nhiêu Hãy nói rằng bạn muốn tạo ra một chai rượu Nhiều người tham gia sẽ làm cho việc hái nho trong vườn trở nên nhanh hơn nhưng khi rượu đã được đặt vào

trong thùng thì không có lượng nỗ lực nào có thể làm cho rượu lên men nhanh hơn Công việc hái nho là theo năng lực, trong khi đó ủ và lên men rượu là trường hợp khoảng thời gian cố định.

9

XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG

 Mốc quan trọng là các trường hợp điểm

kiểm soát trong dự án, thường là việc hoàn tất phần có thể chuyển giao chính tạo ra

yêu cầu báo cáo hoặc yêu cầu sự ủng hộ

của khách hàng hay nhà tài trợ trước khi

tiếp tục dự án

 Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0

 Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám

đốc dự án và/hoặc khách hàng

10

XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG

 Ví dụ:

Một công ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có

thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách

hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng có thể triển khai quy trình quảng cáo

11

DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC

 Định nghĩa:

Dự án hướng theo lịch trình khi thời hạn

chuyển giao cuối cùng là ràng buộc quan

trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối mọi quyết định

trong dự án Các dự án theo lịch trình sẽ dùng hết bất cứ nguồn lực nào cần để đảm bảo

chuyển giao trong thời hạn đã được xác lập

13

DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC

 Định nghĩa:

Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn lực kỹ năng và chi phí ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi

phối mọi quyết định trong dự án Các dự án

theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để giữ lại các ràng buộc về nguồn lực

14

buộc phải dùng hết các nguồn lực khổng lồ để

nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống không thể thực hiện các mệnh lệnh đúng giờ.

15

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt

người phê bình những lỗi sai hay những điều

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn gồm các thành phần chính sau (tham khảo thêm phân loại ước lượng ở chương 5):

 Danh sách các giả định dùng trong việc xây

dựng ước lượng.

 Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra.

 Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực.

17

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước lượng và đang sử dụng kỹ thuật ước

lượng đúng:

để quản lý dự án hay khác?

từng được thực hiện trước đây.

định quan trọng, có ý nghĩa nhất cho dự án hoặc được xác nhận bởi các yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng.

18

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Đảm bảo rằng nhà tài trợ và các đối tượng

liên quan dự án hiểu một cách rõ ràng hoặc bản chất của các dự án nguồn lực và các dự

án theo lịch trình Thường có một mối quan

hệ cả hai/và giữa lịch trình và nguồn lực:

 Hỏi họ xem liệu thời hạn giao là chắc chắn và

phải được hoàn tất với chi phí nào đó hay không?

 Hỏi họ xem liệu thời hạn có thể lùi lại được nếu nguồn lực trở thành một vấn đề hay không?

19

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Đảm bảo rằng thời đoạn ước tính của các dự

án theo nguồn lực được chuyên gia về nội

dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận

Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểu các yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật liên quan đến việc thực hiện công việc thực sự:

 Bạn có biết nhiệm vụ nào theo công việc không?

 Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không?

20

CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG

 Quan sát các trường hợp khoảng thời gian

cố định và phụ thuộc cơ sở vật chất:

 Tìm kiếm các trường hợp khoảng thời gian cố định bất kỳ trong luồng dự án, đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng.

 Tìm kiếm bất kỳ trường hợp hay nhiệm vụ nào đòi hỏi những cơ sở vật chất đặc biệt Đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi

dòng.

21

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN

22

 Các kỹ thuật ước lượng thời gian.

 Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT

 Một số phương pháp ước lượng khác

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Ước lượng phi khoa học : Dựa trên kinh

nghiệm chủ quan, cảm tính

 Thực hiện: nhanh và dễ dàng

 Kết quả: thiếu tin cậy

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Ước lượng PERT : thích hợp với DA lớn

 Đòi hỏi tính sáng tạo

 Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn thời gian hoàn thành

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 3 con số kết hợp:

 Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”.

 Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào)

 Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc một

cách “tồi nhất” (đầy trở ngại)

25

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Kết quả:

Ước lượng cuối cùng tính theo công thức:

(MO + 4(ML) + MP)/6

26

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Dữ liệu tham khảo:

 Thời gian thực hiện công việc phụ thuộc vào trình độ, kỹ năng của người thực hiện, vào dự

án và môi trường triển khai dự án

 Hệ số điều chỉnh công việc

27

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Dữ liệu tham khảo:

 Phụ thuộc vào năm kinh nghiệm

 Hệ số điều chỉnh công việc

28

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Ví dụ:

 Ước lượng thời gian cho các công việc liên quan đến lắp mạng nội bộ cho cơ quan

 EST: estimation - ước lượng thời gian

để làm dự án

 Đơn vị tính: Ngày

29

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

30

Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Buộc phải tính đến rất nhiều yếu tố nếu muốn xác định được MO, MP.

 Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với

nhiều người để đạt được sự đồng thuận.

 Giá trị nhận được là giá trị cân bằng giữa 2

thái cực => có ý nghĩa và đáng tin cậy làm

cho việc lập kế hoạch trở nên chi tiết hơn

Nếu gặp một ước lượng là quá lớn (vượt quá 2 tuần hoặc 80 giờ) => phải phân rã công việc

32

KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG

 Nhược điểm của PERT

án có quá nhiều công việc (tuy nhiên: Thà mất thời gian ban đầu còn hơn mất thời gian sau này).

nhất cho công việc => có nguy cơ làm cho mọi người chán nản (Tuy nhiên: Cần phải xem lại những người tỏ

ra chán nản: Trình độ chuyên môn, tinh thần vượt khó,

MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ

34

 Phương pháp sắp thứ tự công việc PDM (Precedence Diagramming Method)

 Phương pháp đường tới hạn CPM

(Critical Path Method)

PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN (CPM)

36

 CPM (Critical Path Method) là một kỹ

thuật mạng dùng một ước tính thời gian chính xác để tính toán thời lượng, thời gian dự trữ công việc hay thời gian trì hoãn, và đường tới hạn

PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN (CPM)

37

 PP này có 4 đặc điểm:

mạng

tuần tự sao cho thể hiện được tất cả các phụ thuộc và đường đi đến kết thúc

tính thời gian chính xác chứ không dùng 3 ước tính để tính toán thời lượng, và do đó có khả năng theo dõi

phần trăm hoàn thành với một mức độ chính xác hợp lý

hay thời gian trì hoãn (slack) cho mỗi gói công việc và tính toán đường tới hạn

38

39

SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-3

 Discretionary dependencies (phụ thuộc tùy ý): là

mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm

quản lý dự án Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế

- xã hội - kỹ thuật liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những yếu tố rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp Thông thường các phát sinh này dựa trên:

động động cụ thể nào đó dù các hoạt động khác vẫn

tốt.

40

SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-4

 External dependencies: là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 1

42

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 2

 Đầu vào của hoạt động ước lượng thời gian:

 Activity list: danh sách các công việc

 Constraints: các ràng buộc

 Resource Requirement: yêu cầu nhân lực

 Resource Capabilities: khả năng nhân lực có cho DA

 Historical Information: thông tin từ các DA cũ tương tự DA đang triển khai

43

ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 3

PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 1

45

PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 2

 Dữ liệu đầu vào

công việc và mối quan hệ giữa các công việc.

Ví dụ về network diagram ( hình slide 13 cũng là network diagram )

46

PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 3

 Dữ liệu đầu vào

 Resource pool description: mô tả nhân lực sẽ

có thể đưa vào dự án những giai đoạn khác nhau.

 Calendars: xác định những giai đoạn mà công việc và nhân lực sẽ phải thực hiện và hoàn

thành

47

PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 4

 CPM (Critical Path Method): kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính tổng thời gian thực hiện dự án

 PERT (Program Evaluation and Review Method):

kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính thời gian khi có sự không chắc chắn về ước tính thời gian của mỗi công việc

 Công thức tính cho PERT

Te = (O + 4M + P)/6

Trong đó: O: lạc quan; P: bi quan; M: bình thường

48

ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU - 1

49

ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU - 2

 Dữ liệu đầu vào:

 Project Schedule: thời gian thực hiện dự án gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

 Performance Report: báo cáo về tình hình thực hiện dự án gồm tiến độ của mỗi công việc và đánh giá

 Change Requests: những yêu cầu thay đổi sẽ xảy ra dưới nhiều hình thức từ nói miệng đến văn bản

Thay đổi yêu cầu có thể khiến lịch biểu cho dự án

phình to ra.

 Schedule Management Plan: là kế hoạch xác định

sẽ quản lý những thay đổi như thế nào trong dự án.

50

SƠ ĐỒ MẠNG

 AOA (Activity On Arrow)

Còn gọi là phương pháp sơ đồ cung, sử dụng đồ thị có hướng để biểu diễn dãy các công việc, trong đó mỗi công việc được biểu diễn bởi 1 cung, còn nút (đỉnh) chỉ sự kiện

51

SƠ ĐỒ MẠNG

 AON (Activity On Node)

Cũng giống như với AOA, AON sử dụng đồ thị

có hướng để biểu diễn dãy các công việc, trong

đó mỗi công việc được biểu diễn bởi 1 nút, còn dây cung chỉ mối quan hệ giữa các công việc

52