ĐẶC TẢ YÊU CẦU QUẢN LÝ KHO HÀNG

ĐẶC TẢ YÊU CẦU QUẢN LÝ KHO HÀNG

PHIÊN BẢN TÀI LIỆU 1.0

MỤC LỤC

1 MÔ HÌNH HOÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ POS 5

1.1 Các đối tượng tham gia vào quy trình 5

1.2 Nhập mua hàng 6

1.2.1 Biểu đồ quy trình nhập mua hàng 6

1.2.2 Mô tả quy trình 7

1.2.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 10

1.3 Bán hàng cho khách hàng 11

1.3.1 Biểu đồ quy trình bán hàng 11

1.3.2 Mô tả quy trình 13

1.3.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 16

1.4 Nhập - xuất điều chuyển 17

1.4.1 Biểu đồ qui trình nhập –xuất điều chuyển 17

1.4.2 Mô tả qui trình 21

1.4.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 26

1.5 Hàng bán bị khách hàng trả lại 28

1.5.1 Biểu đồ quy trình khách hàng trả lại hàng 28

1.5.2 Mô tả quy trình 28

1.5.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 30

1.6 Hàng xuất trả lại nhà cung cấp 31

1.6.1 Biểu đồ quy trình hàng xuất trả lại nhà cung cấp 31

1.6.2 Mô tả quy trình 31

1.6.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 33

1.7 Kiểm soát hàng hóa trong kho 33

1.7.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: 33

1.7.2 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh 36

2 YÊU CẦU VỀ HỆ THỐNG PHẦN MỀM 36

2.1 Yêu cầu kiến trúc tổng thể 36

2.1.1 Yêu cầu chung về mô hình hệ thống 36

2.1.2 Yêu cầu chung về môi trường kỹ thuật hệ thống 37

2.1.3 Yêu cầu về bảo mật và độ tin cậy dữ liệu 37

2.2 Yêu cầu tổ chức và thiết kế dữ liệu 37

2.2.1 Yêu cầu tổ chức tổng thể 37

2.2.2 Yêu cầu về tổ chức và đồng bộ dữ liệu 38

2.3 Yêu cầu chung về chức năng hệ thống 38

1 MÔ HÌNH HOÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ POS

1.1 Các đối tượng tham gia vào quy trình

- Khách hàng: là tác nhân thực hiện việc mua sản phẩm hàng hóa của đơn vị sản xuất kinh doanh.

- Nhà cung cấp:là tác nhân thực hiện việc bán sản phẩm hàng hóa nhập vào cho đơn vị sản xuất kinh doanh.

- Người bán hàng:là tác nhân thực hiện việc bán hàng (sản phẩm hàng hóa) trực tiếp cho khách hàng.

- Thủ kho:là tác nhân thực hiện việc quản lý kho thực hiện việc nhập,xuất,kiểm soát kho ,kiểm kê và các hoạt động quản lý vật tư.

- Kho hàng: là đối tượng thực hiện việc lưu trữ thông tin về các kho hàng trong hệ thống thực hiện việc định danh các kho hàng Tổng hợp của các đối tượng kho hàng sẽ tạo ra danh mục kho hàng trong hệ thống

- Sản phẩm : là đối tượng mang thông tin mô tả sản phẩm Tổng hợp của các đối tượng sản phẩm sẽ tạo ra danh mục sản phẩm trong hệ thống

1.2 Khai báo tồn kho đầu kỳ

1.2.1 Biểu đồ quy trình khai báo tồn kho đầu kỳ

1.2.2 Mô tả quy trình

kỳ mới

đang hoạt động

Không

mới

hoạt động

kiểm kê

Không

o Đầu vào: thông tin kho hàng

thông tin kho hàng như : + Mã số kho

+ Tên kho hàng + Mô tả kho

o Đầu ra: danh sách kho hàng đượccập nhật

tiết về các sản phẩm bao gồm : + Chủng loại sản phẩm

+ Mã sản phẩm

+ Tên sản phẩm + Số lượng + Đơn giá + Tiền tệ + Tỷ giá + Thành tiền (tương ứng vớitừng sản phẩm theo tỷ giá,tiền tệ tươngứng)

thông tin chi tiết theo dạng lưới

3.2 Tìm kiếm các danh

mục, các loại sản phẩm

(hoặc cũng có thể tìm kiếm

một sản phẩm xác định)

các loại sản phẩm trong một khohàng

tìm kiếm loại sản phẩm

oThao tác: Nhập các thông tin điềukiện tìm kiếm và tìm kiếm với cácthồn tin đó , trả về danh sách cácloại sản phẩm có trong khohàng.Hoặc cũng có thể là tìm rathông tin sản phẩm xác định vớithông tin chính xác của nhóm.Cácthông tin tìm kiếm chủng loại hànghóa có thể đã được phân chia trướctheo các yêu cầu thường gặp trongcác doanh nghiệp đương đại : + Tên nhóm sản phẩm (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Mã số sản phẩm + Tên sản phẩm

+ Phòng ban quản lý sản phẩm

(Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Nhân viên quản lý mặthàng ,sản phẩm này

(Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây) + Hãng sản xuất

(Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây)

+Nước sản xuất (Hỗ trợ tìm kiếm dạng cây)

tại trong kho hàng hiện thời trongđầu kỳ này

vào danh mục hàng tồn kho

không có trong danh mục hàng tồnkho của đơn vị

o Đầu vào: Phiếu nhập hàng đangđược cập nhật tại bước 3.2, phiếugiao hàng của NCC và các chứng từliên quan

o Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho hànghóa mới và cập nhật những thông tinsau:

5 Ghi thẻ chi tiết hàng tồn

kho

báo kiểm kê đầu kỳ

việc thay đổi hàng hóa trong kho vàcập nhật nhật ký bao gồm:

+ Ngày tháng thay đổi

+ Tên, mã số của thủ kho

+ Mã số, tên hàng, số lượng giátrị hàng nhập

thông tin hàng hóa

5.2 In báo cáo kiểm kê tồn

o Thao tác:

In báo cáo kiểm kê dưới các định dạngđược lựa chọn các thông tin sản phẩmtrong kho tương ứng

tồn kho đầu kỳ

1.2.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh

BMM001 Phiếu thống kê tồn kho đầu

kỳ

Lưu trữ các thông tin liên quan đến danh mục

và danh sách cũng như số lượng các loại sảnphẩm tron các kho hàng

[ ]

hàng như tên kho , mã kho … Giúp cho côngtác thống kê chủng loại hàng hóa theo mã Khohàng

hóa trong mỗi kho xác định và các thông tinchi tiết các sản phẩm trong danh mục đó …

BMM004 Nhật ký kho Bảng kê chi tiết các lần nhập hàng theo trình tự

thời gian và số tham chiếu của phiếu nhập

1.3 Nhập mua hàng

1.3.1 Biểu đồ quy trình nhập mua hàng

Warehouse – Nghiệp vụ nhập hàng

Thủ kho Người giao hàng(NCC)

Phiếu giao hàng

(3.2) Lập phiếu nhập kho

Đủ ĐK nhận không?

Người cung cấp mới?

(6) Ghi sổ chi tiết công nợ

(4) Ghi sổ nhật ký mua hàng

Kết thúc

(1)

Bàn giao hàng

(2) Nhận hàng

True

(3.1)

Từ chối nhận hàng FalseKết thúc

Mặt hàng mới?

(3.2.2) Thêm mặt hàng mới vào danh mục

Phiếu nhập

Tạo hồ sơ cho NCC mới

(5) Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (Thẻ kho)

Là bản kê hàng hóa phản ánh mua gì của ai?

Ghi các thông tin về tình hình NXT của một mặt hàng

Ghi thông tin về công nơ của một nhà cung cấp

(7) Đối soát giữa các c.từ

đã ghi chép

False

True

True False

True

False

Mua hàng trả tiền ngay

(6.1)

Thanh toán tiền bán hàng

1.3.2 Mô tả quy trình

kho giao hàng

o Đầu vào: Phiếu giao hàng

o Thao tác: Bàn giao hàng cho thủkho/ nhân viên nhận hàng

o Đầu ra: phiếu giao hàng

o Đầu ra: Phát hiện hàng giao khôngđúng theo yêu cầu -> từ chối nhậnhàng -> trả lại NCC

nhập kho

o Đầu vào: Phiếu giao hàng của NCC

o Thao tác: Tạo phiếu nhập kho mới,cập nhật các thông tin sau vào phiếunhập kho:

trong danh mục NCC của đơn vị.

o Đầu vào: Phiếu nhập hàng đangđược cập nhật tại bước 3.2, phiếugiao hàng của NCC và các chứng từliên quan

o Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho NCC

và cập nhật các thông tin sau:

+ Tên, mã số, địa chỉ, số điện thoại,email của NCC

o Đầu ra: Hồ sơ NCC mới được bổsung và cập nhật vào phiếu nhậphàng

3.2.2 Thêm mặt hàng mới

vào danh mục hàng tồn kho

không có trong danh mục hàng tồnkho của đơn vị

o Đầu vào: Phiếu nhập hàng đangđược cập nhật tại bước 3.2, phiếugiao hàng của NCC và các chứng từliên quan

o Thao tác: Tạo mẫu hồ sơ cho hànghóa mới và cập nhật những thông tinsau:

+ Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính

+ Số ngày lưu kho trung bình

- Đầu ra: Hàng tồn kho mới được bổsung vào danh mục hàng tồn kho củađơn vị và được cập nhật vào phiếunhập kho ở bước 3.2

nhập kho

o Đầu vào: Phiếu nhập kho đã đượccập nhật đầu đủ thông tin nhập kho

o Thao tác: Cập nhật các thông tin vềviệc nhập kho vào sổ nhật ký baogồm:

+ Ngày nhập kho, số phiếu nhập

+ Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu

đủ thông tin nhập kho

+ Thẻ kho mở chi tiết cho từng loạihàng tồn kho

oThao tác: Cập nhật các thông tinngày giao dịch, số lượng nhập củatừng loại hàng hóa vào từng thẻ khotương ứng Tính số lượng tồn hiệntại

o Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhậtphần nhập kho mới

nhập kho

o Đầu vào:

+ Phiếu nhập kho đã được cập nhật đầu

đủ thông tin nhập kho

+Sổ chi tiết công nợ được mở riêng chotừng NCC

o Thao tác: Cập nhật ngày phát sinh vàtổng giá trị thanh toán của từngphiếu nhập kho và sổ chi tiết công

nợ của NCC tương ứng Đồng thờitính số dư công nợ hiện tại

o Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã đượccập nhật thông tin về công nợ

6.1 Thanh toán tiền mua

sổ chi tiết công nợ

o Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ đã đượccập nhật việc trả tiền

1.3.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh

hàng: thời gian, NCC, tên, số lượng, đơn giá vàgiá trị hàng nhập…

[ ]

cho công tác thống kê giao dịch theo nhà cungcấp

kho: mã số, tên,số ngày lưu kho trung bình…

thời gian và số tham chiếu của phiếu nhập

BMM005 Sổ chi tiết hàng tồn kho/

Thẻ kho

Bảng kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đốivới từng hàng tồn kho theo trình tự thời gian và

số chứng từ (nhập & xuất)

thanh tóan công nợ đối với nhà cung cấp theotrình tự thời gian và số tham chiếu của chứng

từ (phiếu nhập & chứng từ thanh toán)

1.4 Bán hàng cho khách hàng

1.4.1 Biểu đồ quy trình bán hàng

Warehouse- Nghiệp vụ xuất hàng (Bán hàng)

Người bán hàng/ thủ kho/ thủ quỹ

Kết thúc

(2) Nhận yêu cầu mua hàng

Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ?

Thông báo hết hàng hoặc từ chối bán hàng.

Yêu cầu mua hàng (xuất)

True

(1)

Yêu cầu mua hàng

(5) Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (Thẻ kho)

(4) Ghi sổ nhật ký bán hàng

(6) Ghi sổ chi tiết công nợ

(7) Đối soát giữa các c.từ

đã ghi chép

True

(3.1) Tạo hồ sơ cho khách hàng mới

Người mua hàng mới ? False

Bán hàng thu tiền ngay ?

False

1.4.2 Mô tả quy trình

có yêu cầu mua hàng

 Thao tác: Truyền đạtthông tin về hàng muagiữa khách hàng vànhân viên bán hàng

hàng nhận được thôngtin về nhu cầu muahàng của khách hàng

2 Nhận yêu cầu mua

hàng

bán hàng nhận đượcthông tin về nhu cầumua hàng của kháchhàng

năng đáp ứng nhu cầumua hàng của kháchhàng (hàng hóa, giá cả)

khách hàng về việcchấp nhận hay khôngchấp nhận giao dịch bánhàng

 Đầu vào: Chi tiết vềgiao dịch bán hàng(chủng loại, số lượng,

và giá cả của hàng bán,phưong thức thanhtoán)

xuất bán hàng/ hóa đơn

bán hàng và cập nhậtcác thông tin sau:

+ Tên khách hàng, ngàygiao giao dịch, số thamchiếu của phiếu xuất bán/

hóa đơn

+ Tên, mã số hàng bán, sốlượng, giá vốn, giá bán,thuế VAT

+ Thuế VAT và phươngthức thanh toán

đơn bán hàng hoànchỉnh

3.1 Tạo hồ sơ cho

người mua hàng mới

hàng mới không cótrong danh mục kháchhàng của đơn vị

khách hàng mới

 Thao tác: Tạo mẫu hồ

sơ cho khách hàng mới

và cập nhật các thôngtin sau: Tên kháchhàng, mã số, địa chỉliên hệ, số địên thoại,email

 Đầu ra: Thông tin vềkhách hàng mới đượccập nhật vào danh mụckhách hàng và phiếuxuất bán hàng

o Thao tác: Cập nhật cácthông tin về giao dịch

bán hàng vừa thực hiệnvào sổ nhật ký bao gồm:

+ Thời gian phát sinh, sốphiếu xuất

+ Tên, mã số của ngườimua hàng

+ Mã số, tên hàng, sốlượng, doanh thu hàng bán,VAT và tổng giá trị thanhtoán

o Đầu ra: Nhật ký đã đượccập nhật phiếu xuất bánhàng

5 Ghi sổ chi tiết hàng

tồn kho (thẻ kho)

Thủ kho/ nhân viên bán

tất phiếu xuất bán hàng

o Đầu vào:

+ Phiếu xuất bán hàng đãđược cập nhật hết bước3.1

+ Thẻ kho mở chi tiết chotừng loại hàng tồn kho

oThao tác: Cập nhật cácthông tin ngày giaodịch, số lượng bán củatừng loại hàng hóa vàotừng thẻ kho tương ứng

Tính số lượng tồn hiệntại

o Đầu ra: Thẻ kho đã đượccập nhật giao dịch bánhàng mới

6 Ghi sổ chi tiết công

+ Sổ chi tiết công nợ được

mở riêng cho từng người

mua hàng

o Thao tác: Cập nhật ngàyphát sinh và tổng giá trịthanh toán của từngphiếu xuất bán hàng và

sổ chi tiết công nợ củatừng người mua hàngtương ứng Đồng thờitính số dư công nợ hiệntại

o Đầu ra: Sổ chi tiết công

nợ đã được cập nhậtthông tin về công nợ

6.1 Thanh toán tiền

bán hàng

Người bán hàng/thủ

hàng thanh toán tiền

o Đầu vào: Sổ chi tiếtcông nợ, số tiền kháchhàng thanh toán

o Thao tác: Cập nhật sốtiền được thanh toán vàngày thanh toán vào sổchi tiết công nợ

o Đầu ra: Sổ chi tiết công

nợ đã được cập nhậtviệc thu tiền

1.4.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh

(hóa đơn bán hàng)

Cập nhật toàn bộ các thông tin về giao dịch bán hàng.

Đây là biểu mẫu trung tâm Trong trường hợp sử dụng phần mềm quản lý, đâu là đầu nhập thông tin quan trọng nhất cung cấp thông tin cho toàn bộ các

sổ sách và báo cáo

[ ]

liên quan đến giao dịch bán hàng.

hàng Bảng kê chi tiết các giao dịch bán hàng

theo trình tự thời gian

giao dịch bán hàng

và thu hồi công nợ của một người mua hàng cụ thể.

1.5 Nhập - xuất điều chuyển

1.5.1 Biểu đồ qui trình nhập –xuất điều chuyển

Warehouse- Xuất điều chuyển kho

A Xuất điều chuyển kho trong cùng một đơn vị trực thuộc

Thủ kho

Bộ phận quản lý

(3) Điều chuyển hàng kho theo yêu cầu

(4) Lập phiếu xuất điều chuyển

(7) Đối soát giữa các c.từ đã ghi chép

(1) Yêu cầu xuất đìều chuyển kho

(6) Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

(5) Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho

Kết thúc

Warehouse- Xuất điều chuyển kho

B Xuất điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc

Thủ kho

Bộ phận quản lý

(7) Ghi sổ chi tiết công

nợ nội bộ

(1) Yêu cầu xuất đìều chuyển kho

(4) Lập phiếu xuất điều chuyển

(8) Đối soát giữa các c.từ đã ghi chép

(3) Điều chuyển hàng kho theo yêu cầu

(6) Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

Kết thúc

False

Đủ ĐK xuất không?

(2)

Từ chối xuất hàng

Kết thúc True

(5) Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho

Warehouse- Xuất điều chuyển kho

C Nhập điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc

Thủ kho

Người giao hàng của kho xuất

hàng

(5) Ghi nhật ký nhập kho

(1) Bàn giao hàng

(8) Đối soát giữa các c.từ đã ghi chép

(4) Lập phiếu nhập điều chuyển

(6) Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

(2) Nhận hàng Phiếu

giao hàng

False (3)

Từ chối nhận hàng Kết thúc

Phiếu nhập kho

Đủ ĐK nhận không?

(7) Ghi sổ chi tiết công

nợ nội bộ

Kết thúc

Hàng tồn kho mới?

(4.1) Tạo hồ sơ hàng tồn kho mới True

False

1.5.2 Mô tả qui trình

A Nhập xuất kho trong cùng một đơn vị trực thuộc

1 Lập phiếu yêu cầu

xuất điều chuyển kho

Cán bộ kinh doanh,người quản lý

trí xắp xếp lại hàng hóatrong kho

xuất điều chuyển kho

khi kiểm tra điều kiệnxuất kho, phát hiện thấykhông đủ điều kiện xuấtkho

tồn kho theo yêu cầu

(của phiếu xuất kho)

kiểm tra điều kiện xuấtkho và thấy đủ điềukiện xuất kho

xuất kho

 Đầu ra: Hàng tồn kho

đã được sắp xếp lại theoyêu cầu

4 Lập phiếu xuất điều

chuyển

được điều chuyển

 Đầu vào: Phiếu yêu cầuxuất kho đã nêu rõ sốhàng tồn kho thực xuất.

xuất điều chuyển và cậpnhật các thông tin sau:

+ Ngày phát sinh, + Mã kho nhập xuất, + Tên hàng,

+ Mã hàng, + Số lượng đơn giá,

- Đầu ra: Phiếu xuất điềuchuyển đã được cập nhậthoàn chỉnh

5 Ghi sổ nhật ký nhập

xuất kho

tất phiếu xuất điềuchuyển

oĐầu vào: Phiếu xuấtđiều chuyển đã đượccập nhật đến bước 4

o Thao tác: Cập nhật cácthông tin về giao dịchvừa thực hiện vào sổnhật ký bao gồm:

+ Thời gian phát sinh, sốphiếu xuất

+ Tên, mã số kho nhập, khoxuất

+ Mã số, tên hàng, sốlượng, và giá trị

cập nhật phiếu xuất điềuchuyển

6 Ghi sổ chi tiết hàng

tồn kho (thẻ kho)

tất phiếu xuất điềuchuyển

o Đầu vào:

+ Phiếu xuất bán hàng đã

được cập nhật hết bước 4.

+ Thẻ kho mở chi tiết chotừng loại hàng tồn kho

oThao tác: Cập nhật cácthông tin ngày giaodịch, số lượng của từngloại hàng hóa vào từngthẻ kho tương ứng Tính

số lượng tồn hiện tại

o Đầu ra: Thẻ kho đã đượccập nhật giao dịch bánhàng mới

B Xuất điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc: Các bước được thực hiện giống hệt như qui trình xuấtđiều chuyển hàng tồn kho trong cùng một đơn vị trực thuộc Bổ sung bước số 7: Ghi sổ chi tiết công nợnội bộ như sau:

7 Ghi sổ chi tiết công

Thông tin về kho hàng đãđược cập nhật trên phiếuxuất kho điều chuyển và

sổ nhật ký nhập xuất kho

Phiếu xuất kho điềuchuyển đang được cậpnhật hết 4

cập nhật các thông tin vềthời gian phát sinh, sốtham chiếu phiếu xuất vàgiá trị thanh tóan và số dưvào sổ chi tiết công nợ nộibộ:

chi tiết công nợ nội bộ(chi tiết cho từng đơn vị)phản ánh đúng số dư công

nợ của từng đơn vị

C Nhập điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc