phân tích thiết kế mô hình quản lý bán hàng ở công ty TNHH Thương mại Việt Bình

phân tích thiết kế mô hình quản lý bán hàng ở công ty TNHH Thương mại Việt Bình

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

CHƯƠNG I : ĐẠI CƯƠNG VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3

I.CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

1 Nghiên cứu – khảo sát hệ thống cũ để làm gì ? 4

2 Chiến lược điều tra và quy trình khảo sát hệ thống 4

3 Xây dựng dự án 6

II MÔ TẢ HỆ THỐNG KHẢO SÁT 7

1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại AN VIỆT NHẬT 7

2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty 9

III MỤC TIÊU – YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG MỚI 12

1 Đánh giá về hệ thống hiện hành 12

2 Mục tiêu của hệ thống mới 13

3 Yêu cầu của hệ thống 13

4 Giải pháp xây dựng hệ thống mới 14

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 16

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 16

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 16

2 Biểu đồ luồng dữ liệu 17

3 Phân rã luồng dữ liệu theo mức 18

II XÂY DỰNG HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 19

1 Phân rã chức năng 19

2 Biểu đồ phân cấp chức năng 24

3 Biểu đồ luồng dữ liệu 25

4 Đặc tả tiến trình 31

5 Kết luận 36

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 36

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 36

1 Giới thiệu 36

2 Các khái niệm cơ bản 37

II XÂY DỰNG MÔ HÌNH 39

1 Mô hình thực thể liên kết E/A mở rộng 41

2 Mô hình thực thể liên kết E/A kinh điển 43

3 Mô hình thực thể liên kết E/A hạn chế 47

4 Mô hình quan hệ 49

CHƯƠNG IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG 56

I.CƠ SỞ LÝ THUYẾT 56

1 Nhiệm vụ của thiết kế hệ thống 56

2 Phân định nhiệm vụ người và máy 56

II THIẾT KẾ HỆ THỐNG 61

1 Thiết kế kiểm soát 61

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 62

3 Thiết kế chương trình 67

4 Thiết kế giao diện 68

5 Hướng dẫn cài đặt

KẾT LUẬN 83

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin – nơi tập hợp các phương pháp khoa học, cácphương tiện và các công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính vàviễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tàinguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động củacon người và xã hội.

Ngày nay, Để có được sự tăng trưởng nền kinh tế Việt Nam, một nhântố quan trọng trong công cuộc Công nghiệp hóa -Hiện đại hóa đất nước là đưacác ứng dụng Khoa học - Kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý Và mộttrong các hệ thống quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng Việc áp dụngcông nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bánhàng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư, hàng hóa, thông tin vềkhách hàng, nhân viên làm việc, xử lý in ấn hóa đơn bán hàng một cách nhanhchóng và thuận tiện Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyếtđịnh đúng đắn nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnhtranh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty đồngthời nâng cao được giá trị doanh nghiệp

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin giúp chúng ta có một cái nhìn toàn

cảnh và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp đưa ra những phươnghướng, kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết, thực tế để đạt được hiệu quả cao nhấttrong quản lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

Trong khi phân tích thiết kế mô hình quản lý bán hàng ở công tyTNHH Thương mại Việt Bình , do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên em khôngtránh khỏi gặp phải những vấn đề sai sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảocủa cô giáo để em có thể hoàn thiện mô hình, để mô hình có giá trị thực tiễntrong việc ứng dụng nó vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn cô!

Tôi cũng gửi lời cảm ơn chân thành đến các nhân viên trong công tyTNHH Thương mại An Việt Nhật đã giúp đỡ để tôi có được những thông tincần thiết và hữu ích trong quá trình thực hiện bài khảo sát này!

CHƯƠNG I : ĐẠI CƯƠNG VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Nghiên cứu – khảo sát hệ thống cũ để làm gì ?

Khảo sát hệ thống là bước đầu tiên, cơ bản nhất trong quá trình phát triểnbất cứ một hệ thống nào Một hệ thống mới được xây dựng lên nhằm thay thếmột hệ thống cũ đã bộc lộ những bất cập và không phù hợp với yêu cầu côngviệc đặt ra nữa Khảo sát hiện trạng của hệ thống nhằm mục đích :

+ Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệthống

+ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệthống

+ Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần kế thừa và các chỗ bất hợp lýcủa hệ thống cần được nghiêm cứu khắc phục

Chính vì thế, việc khảo sát hệ thống cũ nhằm tạo ra hiệu quả cao nhấtcho công việc, đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp

2 Chiến lược điều tra và quy trình khảo sát hệ thống

Chiến lược điều tra

Một cuộc điều tra phải thực hiện theo một chiến lược đã được cân nhắc từtrước Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau:

 Các nguồn thông tin điều tra

 Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra

 Các quy trình điều tra thích hợp

Sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu viết

 Phỏng vấn là phương pháp quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống,quá trình này cho những thông tin mà việc quan sát hay nghiên cứu tài liệukhông có được

 Nghiên cứu tài liệu viết là quan sát hệ thống một cách gián tiếp từ đó tacó các hình dung tổng thể về hệ thống Các tài liệu như: hóa đơn thanh toán, sổghi chép, báo cáo tổng kết doanh thu, quy chế nghiệp vụ

Cách triển khai một chiến lược điều tra:

Q uy

Bước 3:

Để xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Phác họanhững giải pháp thỏa mãn những yêu cầu của hệ thống mới, đồng thời đưa rađánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội,thị trường ) để quyết định lựa chọn cuốicùng

Bước 4:

Vạch ra kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kế hoạchbán hàng có hiệu quả trong giai đoạn tiếp theo Dự trù nguồn tài nguyên ( tàichính, nhân sự, nguồn cung ứng hàng ) để triển khai dự án

Chọn các quy trình điều tra thích hợp

Một dự án có thể gắn với nhiều mục tiêu Tuy nhiên việc xác định đúngmục tiêu của dự án là vô cùng quan trọng Xây dựng dự án mới nhằm: khắcphục những yếu kém hiện tại, đáp ứng nhu cầu tương lại, mang lại lợi íchnghiệp vụ cao nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cho toàn công ty.

Xây dựng giải pháp

Xây dựng một hệ thống sao cho hợp lý, có thể giải quyết nhiều công việcphức tạp nhưng không làm thay đổi nhiều cơ cấu tổ chức hoặt động căn bản củahệ thống cũ Việc xây dựng dựa trên nhiều yếu tố :

 Khả năng về nghiệp vụ

 Khả năng về kỹ thuật và công nghệ

 Khả năng về tài chính, nhân lực

 Hình thành các yếu tố đánh giá đối với hệ thống thông tin quản lý.Nói chung, giải pháp đề ra phải dựa trên tính khả thi của dự án, nghĩa là nóphải có tính ứng dụng cáo, phù hợp với cơ cấu hiện hành tại công ty

 Thị trường chủ yếu của công ty là trong nước

 Các sản phẩm lốp của công ty được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ởnước ngoài

 Được thành lập từ năm 2005

 Tổng số cán bộ, công nhân viên trong công ty là 30 người

 Doanh thu hàng năm trên 30 tỷ VND

 Địa chỉ : KM8 – Quốc lộ 1A – Phường Hoàng Liệt –

Quận Hoàng Mai – Thành phố Hà Nội

 Điện thoại : 04 – 8617588 Fax : 04 – 6814348

 Giám đốc : Nguyễn Hiền An

Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thương mại Việt Bình

 Ban giám đốc :

+ Là bộ phận có chức năng cao nhất trong hệ thống quản lý bán hàng,

không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng nhưng giám tiếp chịu tráchnhiệm tổ chức và những phương án phát triển cho công ty

+ Cung cấp vốn lưu động cho công ty

+ Điều khiển bộ máy cho cả công ty.

+ Thu nhận báo cáo từ các phòng ban về trình hình kinh doanh của công

ty và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự pháttriển của công ty

+ Nhận đơn đặt hàng

+ Báo giá các sản phẩm cho khách hàng biết

+ Kiểm tra lượng hàng còn lại trong kho, tư vấn cho khách hàng về từngloại sản phẩm để phù hợp với khách hàng và làm tăng doanh thu của công ty.+ Thu nhận thông tin từ thị trường về các sản phẩm có thể tiêu thụ được.Là bộ phận trực tiếp quyết định hàng nào nhập, hàng nào không

 Phòng tài chính:

+ Theo dõi công nợ đối với khách hàng Là bộ phận trực tiếp nhập số tiềntheo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

+ Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho công ty

+ Báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc

Ban Giám Đốc

Phòng Bán Hàng Phòng Tài Chính Kho Hàn BP Giao Hàng

+ Lập hóa đơn bán hàng, lập hợp đồng mua bán đối với khách hàng.

 Kho hàng:

+ Là nơi lưu trữ hàng hóa

+ Là bộ phận trực tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra hàng về

+ Báo với phòng bán hàng về số lượng hàng còn trong kho

+ Lập sổ bảo hành cho khách hàng về từng loại sản phẩm theo quy chế củanhà cung cấp

+ Thực tiếp giao hàng cho bộ phận giao hàng để chuyển cho khách hàng

 Bộ phận giao hàng:

+ Đảm nhận việc giao sản phẩm trực tiếp đến tận tay khách hàng

+ Sửa chữa, lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng

2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty

Quy trình bán hàng

 Lập đơn đặt hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng sẽ tiến hànhgửi đơn đặt hàng đến công ty qua Fax hoặc qua giao dịch điện thoại với nhânviên bán hàng

Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía kháchhàng, tư vấn cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, phù hợp với yêu cầu củakhách hàng Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, chủng loại đặthàng, số lượng hàng, thời gian yêu cầu nhận hàng từ đó lập đơn đặt hàng

 Lập hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng:

Đơn đặt hàng sẽ được chuyển qua phòng tài chính Phòng tài chính qua đókiểm tra thông tin về khách hàng, xem khách hàng có phải là khách hàng cũ củacông ty không

+ Nếu khách hàng là khách hàng cũ, phòng tài chính sẽ kiểm tra xemkhách hàng này có còn nợ ở công ty không

 Khách hàng đã xóa hết nợ thì làm hợp đồng bán hàng bình thường

 Khách hàng còn nợ, và số nợ đủ lớn, phòng tài chính có trách nhiệmthông báo với ban giám đốc để có chỉ đạo đối với đơn đặt hàng này

+ Nếu như khách hàng là khách hàng mới, Phòng tài chính sẽ lập hóa đơnbán hàng, làm hợp đồng mua bán cho khách hàng

 Lập phiếu xuất kho:

Bộ phận giao hàng sẽ được lệnh xuống kho nhận hàng Ở đây kho hàng sẽlập phiếu xuất kho và chuyển hàng cho bộ phận giao hàng.

 Lập biên bản giao hàng – Thanh toán hóa đơn bán hàng:

Bộ phận giao hàng sẽ cùng với phòng tài chính trực tiếp giao hàng và lậpbiên bản giao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng với khách theo đúng thờigian, chủng loại hàng, số lượng hàng, địa điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồngmua bán Hoặc khách hàng có thể đến trực tiếp công ty để ký biên bản giaohàng, thanh toán hóa đơn bán hàng và nhận phiếu bảo hành sản phẩm

Theo biên bản giao hàng, khách hàng đã nhận đủ và ký biên bản Phòngtài chính có trách nhiệm thu tiền theo các hình thức thanh toán đã được thỏathuận giữa 2 bên trong hợp đồng mua bán

+ Trả bằng tiền mặt

+ Trả bằng chuyển khoản ( tài khoản tại ngân hàng đầu tư và phát triểnViệt Nam; số tài khoản : 21310000074875)

Hình thức thanh toán có thể :

+ Thanh toán ngay sau khi nhận hàng

+ Thanh toán chậm từ 15 – 30 ngày

+ Thanh toán 50% khi nhận hàng( trả dần theo hạn định)

Quá hạn, khách hàng sẽ phải chịu theo mức lãi suất tiền vay không kỳ hạncủa Ngân hàng nhà nước Việt Nam.( Theo chị Lại Thu Hà – là người trực tiếpchỉ đạo bán hàng tại công ty – thì thường không thu khoản đấy vì giữ kháchhàng và mối quan hệ làm ăn cho những đơn đặt hàng sắp tới)

Sau khi giao hàng cho khách thành công, công ty có trách nhiệm chăm sóckhách hàng bằng cách cam kết bảo hành : “Nếu sản phẩm lỗi sẽ được bảo hànhtheo quy chế của nhà sản xuất mà đại diện là công ty An Việt Nhật”

2.2 Quy trình nhập hàng

Kho hàng có nhiệm vụ phải thông tin cho phòng bán hàng về tình hìnhhàng hóa còn lại trong kho Hàng gì đã hết, hàng gì sắp hết Đồng thời kho sẽđưa thông tin xin chỉ đạo ở trên có được nhập hàng đã hết về không Nếu ngườiđiều hành cho phép nhập, kho hàng sẽ đưa yêu cầu cho nhà cung cấp sản phẩmđể đặt hàng

Khi đã có lượng hàng về, Kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho và tiếp nhậnhàng vào kho Phòng tài chính sẽ có trách nhiệm giao dịch với nhà cung cấp,thỏa thuận việc thanh toán đối với nhà cung cấp

Đối với hàng mới, nhà cung cấp sẽ giới thiệu sản phẩm với phòng bánhàng Phòng bán hàng sẽ nghiên cứu trao đổi với các phòng ban còn lại xemhàng mới có thể tiêu thụ được không, sức tiêu thụ thế nào qua 1 cuộc họp vềsản phẩm mới Từ đó quyết định xem có nhập hay không nhập sản phẩm đó.

2.3 Báo cáo – Thống kê

Theo từng tháng, phòng tài chính sẽ có thống kê về các khoản Thu –Chi cho ban giám đốc công ty

Phòng bán hàng sẽ có bản báo cáo về tình hình khách hàng, số lượng sảnphẩm tiêu thụ trong tháng qua

Kho hàng sẽ báo cáo số lượng sản phẩm tồn trong kho, lượng hàng đã hếtvà lượng hàng sắp hết cập nhật từng ngày

Qua những báo cáo – thống kê, buổi họp cuối tháng sẽ đưa ra những mụctiêu, chiến lược bán hàng cho những tháng tiếp theo

III MỤC TIÊU – YÊU CẦU CHO HỆ THỐNG MỚI

1 Đánh giá về hệ thống hiện hành

Nói chung, hệ thống hiện hành tại công ty TNHH Thương mại VIỆTBÌNH còn có nhiều điểm bất hợp lý trong công tác tổ chức bộ máy tổ chức củacông ty Với một công ty nhỏ như vậy, việc tổ chức 1 bộ máy cồng kềnh là điềukhông cần thiết, công ty đã làm được điều này Công ty đã đưa ra bộ máy tổchức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh nghiệp nhỏ:

+ Ban Giám đốc

+ Phòng bán hàng

+ Phòng tài chính

+ Kho hàng

+ Bộ phận giao hàng

Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phòng ban này hoạt động và làmviệc không thật sự hợp lý Các công đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng còntrồng chéo lên nhau Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơcấu của một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp Ví dụ về cái bất hợp lý tronghoạt động:

+ Kho hàng ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặthàng rồi nhập hàng Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhậphàng, gây ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất

+ Phòng bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tưvấn cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có Phòng bánhàng không thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty.Việc này cần phải có một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa raquyết định chính xác nhất.

+ Quản lý còn làm việc thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và sosánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác

Có thể nói, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của công tyTNHH Thương mại VIỆT BÌNH còn nhiều điều bất hợp lý và có thể còn khôngđem lại hiệu quả công việc, doanh thu tối đa cho công ty

Trong đó ta còn thấy, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin đểgiải quyết khâu quản lý bán hàng của công ty TNHH VIỆT BÌNH là điều hoàntoàn cần thiết Bởi khi đưa kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sứclao động, giảm sổ sách loằng ngoằng, tránh được những sai sót không đáng có

2 Mục tiêu của hệ thống mới

Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bánhàng Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bánhàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý công nợ đối với khách hàng.Nó góp phần làm nâng cao khả năng hoạt động cho công ty, thúc đẩy quá trìnhbuôn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín Từ đó thu hút kháchhàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho côngty

3 Yêu cầu của hệ thống

 Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành

 Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyênnghiệp

 Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác vàkịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý

 Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xácnhất

 Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của công ty một cáchnhanh chóng và chính xác

 Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu đượclợi nhuận tối đa cho toàn công ty

 Một số yêu cầu khác của hệ thống đó là :

 Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sửdụng

 Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn vềmặt dữ liệu cho toàn công ty

 Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyềnsử dụng hệ thống

 Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty

4 Giải pháp xây dựng hệ thống mới

 Cơ cấu tổ chức của công ty nên chia ra thành các phòng ban như sau đểcác hoạt động không bị trồng chéo lên nhau gây ra tổn thất về tài chính và uytín cho công ty

 Ban giám đốc

 Bộ phận bán hàng

 Bộ phận tài chính

 Bộ phận nhập hàng

 Bộ phận kho hàng

 Bộ phận giao hàng

Chúng ta có thêm bộ phận nhập hàng, chức năng của bộ phận này đó là:chịu trách nhiệm cung cấp hàng, không để tình trạng hàng trong kho bị “khanhiếm” Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch với nhà cung cấp khi có yêu cầumua hàng Khi chọn được nhà cung cấp, bộ phận này sẽ trao đổi thông tin vớinhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của công ty tới nhà cung cấp Đồng thời theodõi quá trình giao hàng cũng như nhận hàng về kho của công ty mình Khi cóbất cứ hàng mới, bộ phận này làm nhiệm vụ khảo sát thị trường rồi báo cáo lạivới ban giám đốc để đưa ra quyết định cuối cùng có hay không nhập sản phẩmđó vào công ty

Việc đưa ra bộ phận nhập hàng đã làm chuyên môn hóa khâu nhập hàng,

từ đó bộ phận quản lý kho hàng không tham gia trực tiếp vào giai đoạn giaodịch với khách hoặc nhà cung cấp mà là cầu nối quan trọng nhất trong khâunhập và bán hàng

 Xây dựng chương trình quản lý bán hàng, áp dụng công nghệ thông tinvào quá trình quản lý:

 Phần cơ sở dữ liệu : có thể xây dựng bằng Microsoft SQL Sever,Microsoft Access

 Phần lập trình : có thể sử dụng công cụ như Microsoft Access,Microsoft Foxpro, Microsoft Visual Basic

 Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành WindowsXP

Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tínhtrong công ty Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhauđể trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúpcác nhân viên sử dụng được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hoàn toànđáp ứng được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty, là cơ sởđể xây dựng các ứng dụng sau này

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ biểu diễn việc phân rã cóthứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi chức năng được ghi trongmột khung và nếu cần sẽ được phân thành những chức năng con, số mức phân

ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Biểu đồ phân cấp chức năng

Thành phần biểu đồ bao gồm:

 Tên chức năng : mỗi chức năng có một tên duy nhất dưới dạng động từ+ bổ ngữ

 Ký hiệu : Chức năng được ký hiệu bằng hình chữ nhật bên trong có tênchức năng

Tên chức năng

 Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được kýhiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” với chức năng “con”

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quátrình xử lý thông tin, là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đíchthiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu Nó thể hiện rõ ràng và đầy đủ các nét đặctrưng của hệ thống trong các bước phân tích và thiết kế

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

 Chức năng xử lý (process):

+ Chức năng xử lý biểu diễn bằng hình tròn hay hình ôvan, trong đó ghitên chức năng

+ Tên chức năng : động từ + bổ ngữ.

 Luồng dữ liệu (Data Flows :

+ Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức nang xử lý.

Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểuđồ

+ Biểu diễn bằng mũi tên có hướng và tên luồng thông tin mang theo + Tên luồng : Danh từ + tính từ.

 Kho dữ liệu (Data store):

+ Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu trữ giữ lại trong một khoảng thời

gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng.+ Biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song

+ Tên gọi : Danh từ + tính từ

 Tác nhân ngoài (External Entity):

+ Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấpthông tin cho cả hệ thống cũng như chúng nhận được các sản phẩm thông tin từhệ thống

+ Biểu diễn bằng hình chức nhật có tên

+ Tên : Danh từ + tính từ

Tên tác nhân ngoài

 Tác nhân trong (Internal Entity) :

+ Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thốngđược mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có sự trao đổi thông tin với cácphần tử thuộc hiện trạng của biểu đồ

+ Biểu diễn bằng hình chữ nhật hở 1 phía

+ Tên gọi : Động từ kèm bổ ngữ nếu cần

3 Phân rã luồng dữ liệu theo mức 

Tên dữ liệu

Tên tác nhân trong

Tên chức năng 1

Tên chức năng 2

Tên luồng

Với biểu đồ luồng dữ liệu thì quá trình phân rã từ trên xuống lại là quátrình thàn lập dần dần các BLD diễn tả các chức năng của hệ thống theo từngmức.

Mỗi mức là tập hợp của các BLD :

 Mức bối cảnh hay khung cảnh ( mức 0) chỉ có một BLD, trong đó chỉcó một chức năng duy nhất – chức năng tổng quát của hệ thống và các luồngthông tin trao đổi với tác nhân ngoài

 Mức đỉnh (mức1) cũng chỉ có một BLD gồm các chức năng chính củahệ thống

 Mức dưới đỉnh ( mức 2,3,4,5 ) mỗi mức gồm nhiều biểu đồ luồng dữliệu

Công cụ sử dụng để phân rã : có 2 phương pháp chính.

 Phương pháp Topdown : Từ chức năng tổng quát liên tiếp phân rãthành các chức năng con cho đến khi nhận được chức năng đơn giản nhấtkhông thể phân rã được nữa

 Phương pháp Bootom up : Từ chi tiết đến tổng quát, gom nhóm cácchức năng để thành mức chức năng cao hơn, thực hiện cho đến khi thu đượcchức năng của toàn hệ thống

II XÂY DỰNG HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

Mô tả hệ thống :

 Quản lý bán hàng : do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng đảmnhiệm Quản lý tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng,đồng thời đảm nhiệm việc vận chuyển và bàn giao sản phẩm đến tận tay kháchhàng

 Quản lý tài chính : do bộ phận tài chính đảm nhiệm Với chức năngThu – chi, quản lý công nợ đối với khách hàng Đây là phần quan trọng nhấtquyết định đến sự vận hàng của cả công ty

 Quản lý nhập hàng : do bộ phận nhập hàng đảm nhiệm Với công việclà gửi đơn đặt hàng đến nhà sản xuất, trực tiếp theo dõi việc chuyển và nhậnhàng từ nhà cung cấp đến kho hàng của công ty

 Quản lý kho hàng : do bộ phận kho hàng đảm nhiệm Với chức nănglưu trữ hàng hóa, theo dõi « nhập – xuất – tồn », lưu chuyển hàng hóa từ nhàcung cấp đến người tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng

1.2 Mô hình chức năng Quản lý Bán hàng

Quản lý bán hàng do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng trực tiếpđảm nhiệm

Mô tả chức năng :

 Lập đơn đặt hàng : Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía kháchhàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng Bộ phậnbán hàng sẽ lập đơn đặt hàng.

 Lập hóa đơn bán hàng : Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong.Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh toánvới khách hàng

 Lập phiếu xuất hàng : Sau khi xác định trong kho có sản phẩm kháchhàng cần Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sảnphẩm bàn giao cho khách hàng

 Cập nhật thông tin khách hàng : lấy thông tin khách hàng, lưu vào khodữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính

 Lập báo cáo bán hàng : Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽđược gửi về ban giám đốc công ty

 Giao hàng : có nhiệm vụ bàn giao sản phẩm đã được yêu cầu đến taykhách hàng, trực tiếp thực hiện việc thanh toán đối với khách hàng sau đóchuyển đến cho phòng tài chính

1.3 Mô hình chức năng Quản lý Tài chính 

Quản lý tài chính do bộ phận tài chính đảm nhiệm

Mô tả chức năng :

 Nhận hóa đơn thanh toán : sau khi hàng được chuyển đến tay kháchhàng Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điềukhoản đã ghi trong hợp đồng Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộphạn tài chính về hóa đơn thanh toán của khách hàng Từ đó bộ phận tài chính

sẽ quản lý công nợ đối với khách hàng thông qua hóa đơn thanh toán

 Quản lý thu – chi – công nợ : là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tàichính Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty

 Cân đối hóa đơn : là công việc để thống kê các khoản đã thu và đã chisau đó báo cáo lên ban giám đốc công ty.

Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng – hóa đơn nhập hàng

 Thống kê : tổng hợp các khoản thu tiền thu được từ hóa đơn bán hàng.Tổng hợp các khoản chi để mua sản phẩm từ nhà cung cấp cũng như trả lươngcho nhân viên công ty, cơ sở vật chất phục vụ cho công ty

1.4 Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng 

Quản lý nhập hàng do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhiệm và giaodịch với nhà cung cấp sản phẩm nhằm mục đích có đủ số lượng hàng phục vụcho quá trình buôn bán của công ty

Mô tả chức năng :

 Cập nhật yêu cầu : là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ phận khohàng và của ban giám đốc.Từ đó kiểm tra yêu cầu, liên hệ với nhà cung cấp đểcó được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập Sau đó mới lập đơn đặthàng gửi đến cho nhà cung cấp

 Lập đơn đặt hàng : Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sảnphẩm Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm

 Cập nhật kết quả hóa đơn : là khâu cuối cùng trong quản lý nhập hàng.Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp sẽ được tiếp nhận Đồngthời có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung cấp

1.5 Mô hình chức năng Quản lý Kho hàng 

Quản lý kho hàng do Bộ phận kho hàng đảm nhiệm, quản lý việc nhậphàng và xuất hàng, theo dõi hàng hóa trong kho về nhập – xuất – tồn để thôngbáo lại với ban giám đốc và cập nhật thông tin đến bộ phận bán hàng

Mô tả chức năng :

 Lập phiếu xuất kho : sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng vàthống nhất với khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tớikho hàng, yêu cầu xuất hàng

cho khách đúng chủng loại, số lượng Sau đó kho hàng sẽ xuất hàng vàlập phiếu xuất kho

 Lập phiếu nhập kho : khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyểnhàng đến kho hàng của công ty Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủngloại hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhậnđủ lượng hàng vào kho của công ty

 Cập nhật thông tin nhập – xuất – tồn : đây là khâu quan trọng, nó quyếtđịnh trực tiếp đến hoạt động của công ty Từ lượng hàng bán ra, lượng hàngnhập vào, những sản phẩm nào bán ít, bán chạy, còn lại trong kho Việc thống

kê đó sẽ giúp ban giám đốc vạch định rõ ràng kế hoạch cho những tháng tiếptheo Nhằm mục đích cuối cùng đem lại doanh thu cao nhất cho công ty

 Báo cáo – thống kê : là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàngtrong kho đến ban giám đốc Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượnghàng có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng Thông tin đến bộ phậnnhập hàng để báo hàng nào còn, hàng nào hết

2 Biểu đồ phân cấp chức năng 

Dựa vào chức năng chi tiết của hệ thống đã phân tích ở trên, ta xây dựngbiểu đồ phân cấp chức ngăn của hệ thống quản lý bán hàng như sau :

3 Biểu đồ luồng dữ liệu 

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh( mức 0 ) 

Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống Trong đóchỉ có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng Xác nhận cáctác nhân đối với hệ thống

Tác nhân ngoài của hệ thống là Khách hàng, nhà cung cấp Với các luồngdữ liệu trao đối giữa hệ thống và các tác nhân ngoài

Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0 :

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh( mức 1 )

Biểu đồ mức đỉnh miêu tả các chức năng chính của hệ thống, xác định rõhơn mối quan hệ giứa các tác nhân trong của hệ thống Chức năng chính của hệthống có 4 chức năng cơ bản đó là :

 Quản lý bán hàng

 Quản lý tài chính

 Quản lý nhập hàng

 Quản lý kho hàng

Trong đó còn xác định thêm kho dữ liệu : Khách hàng, hóa đơn bán hàng

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 2 )

Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnhđịnh nghĩa và diễn tả các chức năng đó theo cách sau :

+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con

+ Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp

+ Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữliệu nội bộ và các kho dữ liệu nội bộ

Các chức năng chính trong quản lý bán hàng đó là :

 1.1 Lập đơn đặt hàng

 1.2 Lập hóa đơn bán hàng

 1.3 Lập phiếu xuất hàng

 1.4 Cập nhật thông tin khách hàng

 1.5 Giao hàng

Các chức năng chính trong quản lý tài chính đó là :

 2.1 Nhận hóa đơn thanh toán

 2.2 Quản lý thu – chi – công nợ

 2.3 Cân đối hóa đơn

 2.4 Thống kê

Kho dữ liệu gồm có : + Hóa đơn

+ Nhập – Xuất – Tồn

Chức năng chính trong quản lý nhập hàng đó là :

 3.1 Cập nhật yêu cầu

 3.2 Lập đơn đặt hàng

 3.3 Cập nhật kết quả đơn hàng

Trong đó có :

 Kho dữ liệu là Hóa đơn

 Các tác nhân : + Nhà cung cấp

+ Bộ phận kho hàng

+ Bộ phận tài chính

+ Ban giám đốc

Các chức năng chính trong quản lý kho hàng gồm có :

 4.1 Lập phiếu xuất kho

 4.2 Lập phiếu nhập kho

 4.3 Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn

 4.4 Lập báo cáo thống kê

Các kho dữ liệu là : + Phiếu xuất hàng.

+ Phiếu nhập hàng

+ Nhập – Xuất – Tồn

4 Đặc tả tiến trình

Một đặc điểm chung trong việc sử dụng BPC và BLD là diễn tả một chứcnăng phức tạp ta phân rã nó ra thành nhiều chức năng con đơn giản Nói cáchkhác là từ một hộp đen, ta có thể giải thích nó bằng cách tách ra nhiều hộp đen.Các chức năng thu được ở mức cuối cùng tuy đơn giản nhưng cũng nên giảithích cho người đọc dễ hiểu Bấy giờ sự giải thích chức năng được thực hiệnbằng các phương tiên diễn tả trực tiếp Gọi đó là sự đặc tả chức năng, thườnggọi tắt là P-Spec (Process Specification)

Trong phần này, chúng ta chỉ làm 1 vài chức năng để xem xét cách đặc tảmột tiến trình ra sao Các chức năng trong bài đều rất đơn giản dễ hiểu, chính vì

thế chúng ta có thể ngầm hiểu với nhau về từng chức năng Sau đây là các chứcnăng được đặc tả :

4.1 Chức năng – Lập đơn đặt hàng

 Phần đầu để :

+ Tên : Lập đơn đặt hàng

+ Các dữ liêu :

- Dữ liệu vào : dữ liệu về đơn đặt hàng, dữ liệu hàng trong kho, dữ liệuvề giá sản phẩm, dữ liệu về khách hàng

- Dữ liệu ra : dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng

 Phần thân :

+ Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

+ Nếu khách hàng là mới thì cập nhật thông tin khách hàng

+ Nếu khách hàng là cũ, thì xem xét số nợ của khách hàng ở hóa đơnthanh toán lần trước

- Nếu khách hàng còn nợ, mà khoản nợ đó lớn hơn so với quy định củacông ty thì đơn đặt hàng không được chấp nhận

- Nếu khách hàng đã trả hết nợ thì có thể lập đơn đặt hàng

+ Cập nhật thông tin hàng hóa trong kho để báo cho khách hàng

- Nếu hàng trong kho đủ Tiến hàng lập đơn đặt hàng

- Nếu không còn hàng trong kho Thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo đếnkhách hàng, tư vấn nên chọn sản phẩm khác Nếu khách hàng không muốn, sẽkhông lập đơn đặt hàng nữa

4.2 Chức năng – Lập Hoá đơn bán hàng

 Phần đầu đề :

+ Tên : Lập hoá đơn bán hàng

+ Dữ liệu :

- Đầu vào : Thông tin về khách hàng và đơn hàng

- Đầu ra : Lập hoá đơn bán hàng

 Phần thân :

Sơ đồ khối đặc tả chức năng :

4.3 Chức năng – Lập phiếu nhập kho

 Phần đầu đề :

+ Tên : Lập phiếu nhập kho

+ Dữ liệu :

- Đầu vào : Thông tin đơn đặt hàng, Thông tin nhập hàng

- Đầu ra : Lập phiếu nhập

 Phần thân : Sơ đồ khối đặc tả chức năng

4.4 Chức năng – Lập phiếu xuất kho

 Phần đầu đề :

+ Tên : Lập phiếu xuất kho

+ Dữ liệu :

- Đầu vào : Thông tin về khách hàng và hoá đơn bán hàng

- Đầu ra : Lập phiếu xuất kho

 Phần thân :

Sơ đồ khối đặc tả chức năng :

4.5 Chức năng – Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn

+ Lấy dữ liệu số lượng hàng nhập

+ Lấy dữ liệu số lượng xuất nhập

+ Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

+ Lấy dữ liệu hàng tồn trong kho để kiểm tra

+ Tổng hàng = Nhập + Xuất + Tồn

4.6 Chức năng - Thống kê

 Phần đầu đề :

+ Tên : Thống kê

+ Đầu vào: - Hoá đơn thanh toán thu – chi

- Số lượng khách hàng

- Số lượng hàng nhập - xuất.

+ Đầu ra : Lập báo cáo thống kê theo tháng về doanh thu, về số lượngkhách mua, về số lượng hàng

 Phần thân :

Lập báo cáo thống kê theo tháng

+ Doanh thu = Tổng Thu - tổng chi

+ Tổng số lượng khách hàng đã mua hàng

5 Kết luận

Sau khi phân tích hệ thống về mặt chức năng ta thấy :

+ Tất cả chức năng trong hệ thống cơ bản đã được hình thành Có thể triểnkhai một cách có hiệu quả trong việc quản lý bán hàng tại công ty TNHHThương mại An Việt Nhật

+ Xác định được cách thức hoạt động của từng chức năng( dữ liệu đầuvào, dữ liệu đầu ra )

+ Phân tích hệ thống về mặt chức năng chính là tiền đề để thiết kế hệthông

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT.

1 Giới thiệu.

Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chứcnăng xử lý và dữ liệu Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽvà bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tínhđộc lập dữ liệu Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu vàtính chất của dữ liệu Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thờikhông phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin

Trong mục này để thuận tiện cho phương pháp nghiên cứu chúng ta chỉtập trung đến các phương tiện và mô hình diễn tả dữ liệu Đó là các thông tinđược quan tâm đến trong quản lý, nó được lưu trữ lâu dài, được xử lý và sửdụng trong hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu Các công cụ này là các cách trừu tượnghoá dữ liệu đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chungnhất mà con người ta có thể trao đổi với nhau Trong phần này chúng ta đề cập đến

2 công cụ phân tích chủ yếu:

 Mô hình thực thể liên kết

 Mô hình quan hệ

Cơ sở dữ liệu của hệ thống là những thông tin đảm bảo cho các chức năng,tiến trình hoặc chương trình tương ứng trong hệ thống hoạt độn, những thôngtin cần lưu giữ trong hệ thống

Mục tiêu của việc phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là để làm rõ cáchthức tổ chức lưu trữ dự liệu trong hệ thống Nhiệm vụ là phải đưa ra được lượcđồ khái quát về dữ liệu, là cơ sở để thiết kế sau này

2 Các khái niệm cơ bản

 Thực thể

Thực thể (entity) là một một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sựvà khá ổn định trong thể giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thốngthông tin

Kiểu thực thể (entity type) là một tập hợp các thực thể mô tả một đốitượng nào đó trong hệ thống, nói một cách khác, kiểu thực thể là định nghĩa vềmột loại thông tin nào đó

Tên của kiểu thực thể là danh từ chỉ lớp đối tượng trong thể giới thực

Ví dụ :

+ Thực thể cụ thể là sinh viên Khúc Minh Hiếu, số hoá đơn 001

+ Thực thể trìu tượng là Khoa Công nghệ thông tin

 Thuộc tính

Thuộc tính (attribute) là một đặc trưng của thực thể, thể hiện một khíacạnh nào đó của thực thể có liên quan tới hệ thống

Thuộc tính chia làm 4 loại :

+ Thuộc tính định danh

+ Thuộc tính mô tả

+ Thuộc tính phức hợp

+ Thuộc tính đa trị

Ví dụ : Khách hàng Khúc Minh Hiếu có Mã khách hàng là 001

Kiểu thuộc tính là tập hợp các thuộc tính có chức năng giống nhau, mô tảcùng một khía cạnh của thực thể

Tên gọi của kiểu thuộc tính là danh từ thể hiện nó

 Liên kết

Một liên kết là một sự gom nhóm các thực thể trong đó một thực thể cómột vai trò nhất định

Ví dụ:

+ Khách hàng Khúc Minh Hiếu đã nhận hoá đơn bán hàng 001

+ Đơn hàng 001 gồm các mặt hàng MH001 và MH002

Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ýnghĩa Một kiểu liên kết là được định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể Tên củakiểu liên kết thường được dùng là một động từ ( chủ động hay bị động) phảnánh ý nghĩa của nó

Ở đây chúng ta nghiên cứu các kiểu liên kết sau:

1(1 1) Một và chỉ một

0 1 không hay một

0 * hay * từ không tới nhiều