106 thủ thuật với MS office (phần 8)

106 thủ thuật với MS Office phần 8 Định nghĩa hằng số trong bảng tính Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn.. Bằng các

106 thủ thuật với MS Office (phần 8)

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất Bạn hãy thử cách sau đây:

Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả

sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK

Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu

=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời

gian để chỉnh sửa từng công thức Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu

đồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu

đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn

thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36 Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3

Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing |

Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết

Dấu cột hay hàng?

Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn

đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình

Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo

vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi

bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật

khẩu “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password

to open” hay mật khẩu vào trường “Password to

modify” rồi nhắp chuột vào OK Bảng tính của bạn

đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được

Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa

Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet Bạn hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ Nếu bạn không lựa chọn gì thì

không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo

vệ này Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép

người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu

Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ

khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn

Tính năng Tool | Protection | Protect and Share

workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng

tính của bạn Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết

Theo VNMedia