TỔNG QUAN về cơ sở dữ LIỆU PART 1

Mỗi cột trong bảng gọi là Field trường chứa thông tin về một thuộc tính của đối tượng , mỗi dòng trong bảng gọi làRecord bản ghi / mẫu tin chứa các thông tin về tất cả các thuộc tính của

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU :

CSDL được tổ chức thành bảng gồm các cột và các hàng Mỗi cột trong bảng gọi là Field (trường) chứa

thông tin về một thuộc tính của đối tượng , mỗi dòng trong bảng gọi làRecord (bản ghi / mẫu tin) chứa các thông tin về tất cả các thuộc tính của đối tượng cần cho việc quản lý, Hàng đầu tiên (Header Row) chứa tên trường (Field Name), các hàng còn lại chứa dữ liệu

MS Excel có các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu như sau:

o Cơ sở dữ liệu: tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ nhằm mục đích phục vụ các yêu cầu khi khai thác dữ liệu (sắp xếp, tìm kiếm, xoá , trích dữ liệu thoả điều kiện nào đó)

o Trường :là một đơn vị cơ sở trong CSDL dung để chứa các thông tin về một thuộc tính của đối tượng và được ghi ở cột riêng biệt trong bảng tính Mỗi trường phải có một tên, tên của một trường được đặt ở đầu như là tiêu đề của một cột trong bảng

o Bản ghi: là bộ thông tin về tất cả các thuộc tính của đối tượng sẽ được lưu trữ trong CSDL Các thông tin này sẽ được ghi trên cùng một dòng trong bảng tính

Như vậy trong Excel, CSDL là một khối ô gồm:

- Dòng đầu dùng để ghi tên các trường

- Các dòng tiếp theo chưa các bản ghi

1.SẮP XẾP DỮ LIỆU ([DATA/SORT)

Chức năng sắp xếp nhằm mục đích tổ chức lại bảng dữ liệu theo một thứ tự nào đó Khi thực hiện chức năng này, bảng

dữ liệu sẽ bị thay đổi nhưng các công thức bên trong sẽ được tự động thay đổi cho phù hợp Có hai loại thứ tự: theo chiều tăng (Ascending) và theo chiều giảm (Descending) Việc sắp xếp thường tiến hành theo một tiêu chuẩn của một cột nào đó (được gọi là trường khóa) và có thể chọn nhiều khóa để sắp đồng thời Các bước tiến hành trong Excel như sau:

1.Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu của danh sách, hoặc chọn vùng dữ liệu cần sắp

2.Gọi menu [Data] và chọn chức năng Sort Xuất hiện bảng sắp xếp như sau:

- Để sắp dữ liệu trong danh sách ta chọn một tên cột, nếu

trong mục My list has (Trong danh sách có) có đánh dấu (Ÿ) Header row (dòng tiêu đề của cột) làm khóa sơ cấp

để sắp xếp (nhập tên vào hộp [Sort by], hoặc chọn từ

danh sách rơi xuống); sau đó có thể tùy chọn 1 hoặc 2 cột làm khóa thứ cấp [Then by] Trong các khóa, đánh

dấu vào ô Ascending để sắp dữ liệu theo chiều tăng dần; Descending để sắp giảm dần Nếu cần, có thể thêm

thông tin bằng cách chọn [Options]: đánh dấu vào ô

[Case sensitive] để phân biệt chữ hoa–thường; và chọn hướng sắp: từ trên xuống (Sort top to bottom) hoặc từ trái sang phải (Sort left to right).

- Dữ liệu trước khi sắp:

BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG

STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG THUONG TONG GCHU

1 XA Sửa chữa 3 3 360000 36000 396000

2 YA Bảo trì 2 3 300000 0 300000

3 XB Sửa chữa 6 5 800000 80000 880000 X

4 ZA Thay thế 4 7 1050000 0 1050000 X

5 ZB Thay thế 2 4 800000 0 800000

6 YB Bảo trì 8 7 910000 91000 1001000 X

7 XA Sửa chữa 5 5 600000 60000 660000

8 YA Bảo trì 3 2 200000 20000 220000 X

9 XA Sửa chữa 4 6 720000 0 720000

- Dữ liệu sau khi sắp theo cột CVIEC tăng dần và TONG giảm dần

BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG

STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG THUONG TONG GCHU

6 YB Bảo trì 8 7 910000 91000 1001000 X

2 YA Bảo trì 2 3 300000 0 300000

8 YA Bảo trì 3 2 200000 20000 220000 X

3 XB Sửa chữa 6 5 800000 80000 880000 X

9 XA Sửa chữa 4 6 720000 0 720000

7 XA Sửa chữa 5 5 600000 60000 660000

1 XA Sửa chữa 3 3 360000 36000 396000

4 ZA Thay thế 4 7 1050000 0 1050000 X

5 ZB Thay thế 2 4 800000 0 800000

• Ta có thể chọn biểu tượng trên thanh công cụ để sắp xếp cho nhanh

sắp xếp tăng dần hoặc để sắp xếp giảm dần

TIP: Để nhanh chóng sắp xếp cơ sở dữ liệu theo một trường đơn,

chọn một ô bất kỳ trong trường đó Sau đó nhấn nút Sort

Ascending hay Sort Descending trên thanh công cụ chuẩn

2.Chức năng DATA FORM :

Dùng Data Form để thêm mới, xoá, sửa hoặc tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó

• Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu

• Chọn menu Data ® Form

- New: Thêm bản ghi mới

- Delete: Xóa bản ghi hiện hành

- Restore: Khôi phục bản ghi vừa bị xóa

- Find Prev: Tìm và trở về bản ghi phía trước

- Find Next: Tìm và trở về bản ghi tiếp theo

- Criteria: Nhập điều kiện tìm kiếm

3.TỔNG HỢP SỐ LIỆU THEO NHÓM (SUBTOTALS) :

3.1.Đặt vấn đề :

Trong danh sách lớn gồm nhiều mẫu tin, bạn có thể dùng chức năng tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Subtotal)

để tự động tổng hợp các thông tin cần thiết nên bảng tính theo yêu cần sử dụng

3.2.Các bước thực hiện :

 Sắp xếp DS theo các cột muốn tổng hợp

‚ Click chuột vào một ô trong danh sách

ƒ Chọn lệnh Data\Subtotal

„ Trong hộp At each change in, click vào cột chứa các nhóm muốn tổng hợp Cột này chính là cột đã sắp xếp ở bước 1

… Trong hộp Use Function, chọn hàm sử dụng để thống

kê hay tính toán

† Đánh dấu vào cột chứa giá trị muốn thống kê hay tổng

hợp trong hộp Add subtotal

Ví dụ

Xét CSDL Bảng Lương Chi Tiết ở trên.Vấn đề đặt ra là làm sao để biết tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương(MANG) ,hay tổng số nhân viên theo bậc (BAC) … lệnh data/subtotals sẽ giúp bạn thực hiện được những công việc trên Cách thực hiện :

Giả sử cần tổng hợp và tính tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG) trong CSDL Bảng Lương Chi Tiết ở trên:

 Dùng lệnh Data/sort để sắp xếp các mẫu tin theo MANG , mục đích để các mẫu tin có cùng MANG thì nằm liền kề nhau

 Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hang

 Vào menu Data/subtotals , xuất hiện hộp thoại sau :

Một số hàm trong hộp liệt kê thả Use function

Kết qủ tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Mức 3)

Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp theo nhóm :

+ click vào các nút để chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem

- Chỉ hiện thị thông tin chính (Grand total only)

- Hiện thị thông tin chính và tổng phụ (Grand total and subtotal)

- Hiện thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng tổng hợp (all record)

+click vào để hiện thị hoặc để che dấu các mẫu tin trong nhóm con

Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Mức 2)

4.CHỨC NĂNG LỌC SỐ LIỆU :

4.1 Khái niệm : Trích lọc dữ liệu là cho phép

trích lọc ra một vùng dữ liệu từ CSDL ban đầu thỏa mãn một điều kiện đã có Có hai khái niệm

• Miền dữ liệu : vùng dữ liệu cần xử lý

• Miền tiêu chuẩn : là vùng bất kỳ ngoài vùng

dữ liệu, để xây dựng điều kiện trích lọc dữ liệu.

4.2.Lọc tự động:

4.2.1 Các bước thực hiện

• Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu

• Chọn menu Data ® Filter ® Auto Filter, xuất hiện những Drop Down Menu (có hình dạng 6) tại các tên

trường (Tên cột).

• Click vào mũi tên Drop Down tại trường (Field) cần lọc

• Click vào số liệu cần lọc sẽ làm các bản ghi không thỏa số liệu mà ta Click sẽ bị che và ta chỉ thấy các bản ghi thoả trị được chọn

Tính năng AutoFilter cho phép bạn lọc và giữ lại một tập con các bản ghi của một danh sách mà không làm ảnh hưởng đến danh sách gốc Cạnh mỗi trường sẽ xuất hiện một mũi tên sổ xuống để bạn chọn tiêu chuẩn lọc

4.2.2.Các mục chọn trong AutoFilter

Các mục chọn để đặt tiêu chuẩn lọc được liệt kê trong bảng sau:

(All) Hiển thị toàn bộ bản ghi cho trường này(mục ngầm định). (Top 10) Cho phép lọc lại một số chỉ định các bản ghi có trị đứng đầu hoặc đứng cuối danh sách.

(Custom) Hiển thị cửa sổ Custom AutoFilter để bạn tạo tiêu chuẩn AND hoặc OR (Trị cụ thể) Chỉ hiển thị bản ghi có trị bằng chính xác trị bạn chọncho trường này (Blanks) Hiển thị tất cả bản ghi trắng trong trường này

(NonBlanks)Hiển thị tất cả các bản ghi có dữ liệu trên trường này

4.3.Lọc cao cấp (Data - Filter - Advanced

filter):

Nếu bạn phải lọc dữ liệu với tiêu chuẩn lọc phức tạp thì bạn nên sử dụng Advanced Filter Kết quả cũng như lọc với AutoFilter tuy nhiên không có các mũi tên bên cạnh trường Để sử dụng

Advanced Filter bạn phải tạo một vùng tiêu chuẩn lọc Tốt nhất bạn nên đặt vùng tiêu chuẩn lọc lên trên đỉnh hay dưới đáy danh sách.

4.3.1.Tiêu chuẩn lọc phức tạp có hai loại: Tiêu chuẩn so sánh và Tiêu chuẩn tính toán

 Tiêu chuẩn lọc so sánh cho phép lọc lại những bản ghi nằm trong một giới hạn nào đó Tiêu chuẩn lọc có thể là trị chuỗi,

số logíc hay biểu thức so sánh.

 Tiêu chuẩn tính toán là tiêu chuẩn lọc mà trị so sánh phải được tính toán hoặc lọc trên cột ảo được tính từ các cột khác.

4.3.2.Tạo vùng tiêu chuẩn lọc

 Trên hàng đầu nhập tên trường giống hệt như tên trường cần lọc trên cơ sở dữ liệu.

Vùng tiêu chuẩn tính toán có tên trường khác với mọi tên trường của cơ sở dữ liệu

 Nhập các tiêu chuẩn lọc trên các hàng bên dưới chứa trị hay phép so sánh với một trị.

Các tiêu chuẩn nằm cùng hàng nếu bạn muốn chúng cùng được thoả mãn (AND).

Các tiêu chuẩn nằm khác hàng nếu chỉ cần một trong số đó thoả mãn (OR)

 Tiêu chuẩn tính toán bắt đầu bằng dấu bằng, sau đó là biểu thức logíc.

Tip: Để có tên trường của vùng tiêu chuẩn giống hệt như của vùng

CSDL, bạn nên copy tên trường.

Chú ý: Vùng tiêu chuẩn và vùng cơ sở dữ liệu phải cách nhau ít

nhất một hàng trắng (hay cột trắng)

• Vùng dữ liệu (list range): Là bảng dữ liệu gốc mà ta

dự định sẽ trích

• Vùng điều kiện (criteria range): Là vùng chứa điều kiện cần trích lọc bao gồm tên những trường chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá hoặc và trích lọc Nếu muốn thoả nhiều điều kiện cùng lúc thì các điều kiện phải nằm trên cùng một hàng, ngược lại phải để khác hàng

• Vùng trích dữ liệu (Extract range): Là vùng chứa dữ liệu được trích từ vùng list range thỏa điều kiện

criteria range được sao chép đến

4.3.3.

Ví dụ : Có một bảng tính lương sau :

* Sau đây là một số cách thiết lập điều kiện lọc và rút trích :

- Yêu cầu : Lọc ra những người có họ bắt đầu bằng ký

tự L

+ Điều kiện :

hoặc

Kết quả

Họ v à tên L*

H ọ v à t ên

=Left(B3,1)=“L”

- Yêu cầu : Lọc ra những người có LCB từ 20,000 trở xuống

+ Điều kiện

+ Kết quả :

LCB

<= 20000

- Yêu cầu : Lọc ra những người có chức vụ là KT hoặc TQ

+ Điều kiện :

+ Kết quả :

4.3.4.Các thao tác thực hiện:

B1 : Tạo vùng điều kiện theo một trong hai cách trên

B2 : Chọn miền cơ sở dữ liệu cần thao tác

B3 : Chọn Data – Filter - Advanced Filter

B4 : Nhấp chuột vào vùng Criteria range và đưa địa chỉ vùng

điều kiện đã xây dựng

B5 : Chọn Copy to another location

đưa địa chỉ ô kết quả bắt đầu lưu trong lựa chọn copy to

Chức vụ

KT QT

B6 : Ok

4.4.5.Các thông số trong cửa sổ Advanced Filter

Filter the List In

Copy to another

Location

Chọn mục này nếu bạn muốn copy kết quả ra chỗ khác trên cùng bảng tính Nếu bạn chọn mục này thì mục Copy To sẽ tự động bật sang List Range Khai báo địa chỉ vùng CSDL (cả tên trường)

Criteria Range Khai báo địa chỉ vùng tiêu chuẩn lọc (cả tên

trường) Copy To Chỉ định ô đầu tiên của vùng bạn định đưa kết

quả ra đó

Unique Record

Only

Nếu có nhiều bản ghi giống nhau thì chỉ giữ lại một bản