Để áp dụng tính năng đó bạn có thể làm theo các bớc sau: Kích chuột vào nơi bất kỳ trong Table Vào Table chọn Table Autoformat Để áp dụng autoformat khi tạo một bảng bằng lệnh Insert Tab
Trang 1Giới thiệu
icrosoft Office là chơng trình mạnh với hàng trăm tính năng Trong phần tin học văn phòng căn bản chúng tôi đã giới thiệu khá đầy đủ với bạn đọc về các tính năng của nó Để có một khởi động tốt nhất cho bạn
đọc là tìm hiểu Office là gì và cách thức làm việc của nó, một khi bạn đã có một ý niệm chung về các tính năng trong Office thì bạn sẽ hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng tính năng trong một tổng thể
M
Microsoft Office là một trong những chơng trình cho phép ta có thể soạn thảo, tính toán, nhanh chóng Đây không phải là một điều ngẫu nhiên vì Office là chơng trình kết hợp nhiều t` ính năng soạn thảo, định dạng, xuất bản với một dao diện dễ sử dụng mà ngay cả một ngời mới bắt đầu cũng có thể học cách sử dụng nó trong vài phút
Trong tập tài liệu này chúng tôi muốn giới thiệu thêm về một số tính năng nổi trội của Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm
Phần I : Microsoft Word
Trang 2Bài I: Một số thao tác định dạng
I Định dạng Font chữ
1 Định dạng Font chữ bằng lệnh Font
- Bôi đen (Xác định đoạn văn bản) cần thay đổi về font chữ
- Vào Format và chọn Font khi đó xuất hiện hộp thoại Font nh sau:
2 Định dạng Font chữ bằng Change case
Change case là lệnh thay đổi giữa chữ IN với chữ thờng
- Để định dạng bằng ChangeCase ta làm theo các bớc sau:
- Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng
- Vào Format chọn change case khi đó xuất hiện hộp thoại sau:
Trang 3- Nhấp chọn một trong các lựa chọn và
nhấn OK
Sentence case: Ký tự đầu của mỗi đoạn
đ-ợc chọn là ký tự in hoa
Lowercase: Đổi chữ IN sang chữ thờng
Uppercase: Đổi chữ thờng sang chữ IN
Tile Case: Ký tự đầu tiên của mỗi từ là in
hoa
tOGGLE cASE: Đổi ký tự đầu từ thành chữ thờng, các ký tự sau thành chữ in
3 Lựa chọn về khoảng cách giữa các ký tự
Khi bạn kích chọn mục Character Spacing trên hộp thoai Font ( vào
hiển thị những thay đổi khi
bạn lựa chọn hay thay đổi
Scale: Cho phép định kích
thớc của văn bản theo tỉ lệ
% ( Thông thờng là 100%)
Spacing: Điều chỉnh về khoảng cách giữa các ký tự
Expanded : Giãn khoảng cách
Condensed: Giảm khoảng cách
By: Xác định khoảng cách tăng giảm
Position: Vị trí của văn bản
Hộp kiểm: Kerning for font nếu đợc chọn Word sẽ tự động điều chỉnh
khoảng cách giữa các ký tự để bù đắp sự khác biệt giữa hình dạng các ký tự
Very ! Very !
II Định dạng tự động trong word
( Cha dùng Kerning ) (Đã dùng Kerning )
Trang 41 Định dạng bảng tự động
Cách tốt nhất để đợc một cái nhìn thống nhất cho một Table là áp dụng
định dạng cho toàn bộ hàng, cột hay chỉ cho Table Bạn có thể áp dụng toàn
bộ bất kỳ lựa chọn định dạng ký tự hay đoạn nhng có một công cụ thật dễ dàng giúp bạn trang hoàng cho một Table đó là tính năng Autoformat
Để áp dụng tính năng đó bạn có thể làm theo các bớc sau:
Kích chuột vào nơi bất kỳ trong Table
Vào Table chọn Table Autoformat
Để áp dụng autoformat khi tạo một bảng bằng lệnh Insert Table thì nhấp vào
nút AutoFormat trên hộp thoại Insert Table và kế đó làm nh thao tác trong ớng dẫn trên
h-Chú ý: Nếu muốn thiết lập các thuộc tính cho bảng thực hiện nh sau:
Kích phải chuột vào Table chọn Table Properties khi đó xuất hiện bảng Table Properties chọn
Preferred Width : Định độ rộng cho toàn thể bảng
Alignment : Căn chỉnh vị trí của bảng trên trang
Text wrapping : Sắp xếp văn bản quanh bảng
- Khi bạn muốn căn chỉnh lại độ rộng của các cột trong bảng sao cho các cột
đó có độ rộng bằng nhau thì chỉ cần bôi đen các cột cần căn chỉnh và kích
3 Chọn một định dạng để xem mẫu trong vùng Preview
4 Xoá check box này để chấp nhận một vài
Trang 5chọn biểu tợng Distribute Colums Evenly trên thanh công cụ Table
and Bordes
2 ứng dụng bảng trong việc tổ chức thông tin
Bảng biểu có rất nhiều tác dụng trong việc tổ chức thông tin mà đôi khi ngời sử dụng cha khai thác hết, trong khuôn khổ của bài học này chúng tôi xin
đa ra một vài ví dụ cụ thể để bạn đọc tham khảo thêm
Trong rất nhiều trờng hợp khi soạn thảo chúng ta luôn phải làm những mẫu trình bầy nh:
Công ty cổ phần
Giáo Dục Việt Nam
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt nam ã
Cách 2: Kích chuột bào biểu tợng thay đổi về đờng viền của bảng biểu trên
thanh công cụ Formatting hoặc trên thanh công cụ Tables and Borders
Việc nắm bắt khi nào dùng Table và khi nào dùng Textbox đòi hỏi ngời soạn thảo phải có một kinh nghiệm và sự nhạy bén trong khi soạn thảo ví dụ nh khi gặp trờng hợp sau ta sẽ dùng cái gì để tổ chức thông tin cho nhanh và đẹp
Phơng pháp Hiện
Đại
Tiết kiệm Thời gian và tiền bạc Kết quả chắc chắnTrong môi trờng
Tại trờng anh ngữ Quốc Tế
University of Canifornia David- USA
3 khoá 360 giờ
3 khoá 465 USD
360 giờ 36.00 USD
Ghi tên và kiểm tra xếp lớp tại: Trờng anh ngữ
Quốc tế 378 Trần hng Đạo A- Q5 TP HCM–
3 Tự động định dạng văn bản bằng Autoformat
Autoformat tạo danh sách Bullet, danh sách Number, các Heading và các
dạng tài liệu khác có hai cách định dạng trong Microsoft Word:
Autoformat áp dụng định dạng lên một tài liệu sau khi bạn tạo nó
Trang 6Autoformat as you type định dạng một tài liêu khi bạn nhập văn bản.
3.1 Autoformat khi bạn nhập vào
Các lựa chọn Autoformat as you type nằm trên một trang trong hộp thoại autocorrect dới đây là cách để định nó.
- Từ menu Tools chọn Autocorrect sau đó nhấp vào Autoformat as you type bạn sẽ thấy các lựa chọn trong mục nh trong hình sau:
Heading: Word sẽ tự động áp dụng kiểu Heading khi bạn tạo các đoạn.
Borders : Word sẽ thêm một border vào trong một đoạn mới khi bạn gõ vào
ba dấu (-), (_) hay (=) liên tục gõ vào (-) sẽ thêm vào border có đờng viền đơn, (_) sẽ tạo border có đờng viền đậm, (=) sẽ tạo đờng viền bội
Tables: Khi bạn gõ vào một loạt dấu ( +-+-+-) và nhấn Enter thì Word sẽ tạo
một Table số các cột trong bảng phụ thuộc vào số dấu (+) mà bạn gõ
Automatic Bullet list : Khi bạn bắt
đầu một dòng mới với dấu *, dấu >,
hay dấu (-) theo sau là một khoảng
trống ( hay ký tự o thờng theo sau là
Trang 7hai khoảng trống) và kết thúc bằng Enter thì Word sẽ áp dụng định dạng danh sách Bullet.
3.2 Sử dụng Autoformat trên tài liệu đã hoàn tất
Khi bạn báo cho Word biết để thực hiện Autoformat trên một tài liệu đã có thì nó có thể áp dụng một đoạn tiêu chuẩn, heading và các style khác cho một tài liệu tự động Khi bạn sử dụng cách định dạng này thì Word sẽ tự loại bỏ hết các ký tự kết thúc đoạn d thừa mà bạn dùng để ngăn cách giữa các đoạn văn bản
Với Autoformat thì bạn có thể dọn dẹp bức th nh trong ví dụ dới đây và chuẩn hóa định dạng của nó Để thực hiện điều này thì bạn làm theo các bớc sau:
Chọn Autoformat từ menu Fofmat khi đó Word sẽ hiển thị hộp thoại
Autoformat nh trên
Chọn dạng cho tài liệu trong hộp thoại : Please select a document type to
Kích chọn option để lựa chọn một số định dạng khác nếu cần thiết
Cuối cùng chọn Autoformat now và nhấn OK
Nếu muốn xem qua những thay đổi trong văn bản thì chọn lựa chọn
Autoformat and review each change
I installed the unit according to the intructions, and found that i had no control whatsoever over my vehicle once the Jet Boots feature was activater The steering and brakes ceased to function because none of the
I believe your company should post larger warning labels on the product and
Trang 8III Sử dụng phím nhanh để định dạng
1 Các phím thay đổi Font và cỡ chữ
Thay đổi Font chữ Ctrl + Shift + FThay đổi cỡ chữ Ctrl + Shift + PTăng cỡ chữ lên 2 đơn vị Ctrl + Shift + >Giảm cỡ chữ đi 2 đơn vị Ctrl + Shift + Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị Ctrl + ]
Giảm cỡ chữ đi 1 đơn vị Ctrl + [
2 Thay đổi định dạng văn bản
Thay đổi loại chữ Shift + F3
Chuyển thành chữ hoa Ctrl + Shift + A
3 Thiết lập khoảng cách giữa các dòng
Khoảng cách đơn giữa các dòng Ctrl + 1
Khoảng cách đôi giữa các dòng Ctrl + 2
Khoảng cách 1 dòng rỡi Ctrl + 5
Trang 9Thêm một dòng trống Ctrl + 0
Xoá một dòng trống Ctrl + 0 ( Lần 2)
4 Thiết lập khoảng cách giữa đoạn và lề
Căn chỉnh đoạn VB vào giữa Ctrl + E
Chỉnh đoạn căn đều hai bên Ctrl + J
Chỉnh đoạn căn sang trái Ctrl + L
Chỉnh đoạn căn sang phải Ctrl + R
Tăng lề trái đoạn Ctrl + M
Giảm lề trái cho đoạn Ctrl + Shift + M
Tạo dòng đầu thụt ra Ctrl + T
Không tạo dòng đầu thụt ra Ctrl + Shift + T
nh autocorrect là nó tự hoàn tất sau khi các từ tắt đã đợc gõ vào, để biết thêm
về cách sử dụng một Autotext xem phần chèn Autotext
Cách tạo một Autotext nh sau:
Tạo đoạn văn bản mẫu ( hoặc cụm từ mẫu)
Bôi đen đoạn văn mẫu sau đó chọn Autotext từ menu Insert tiếp theo chọn Autotext khi đó xuất hiện hộp thoại sau:
- Gõ vào hộp thoại Entert
Autotext Entries here, ký tự viết
tắt cho Autotext
- Cuối cùng nhấn add hay
nhấn Enter để ghi nhận
Trang 10Có rất nhiều cách để chèn vào văn bản một Autotext, cách đơn giản nhất có thể nói đến là:
- Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn
- Gõ ký tự viết tắt sau đó nhấn phím F3
Ngoài ra bạn có thể chèn vào một Autotext bằng cách :
- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn
- Chọn Autotext từ menu Insert, khi đó bạn thấy menu
con của Autotext giống nh hình bên:
( Các mục Autotext đợc nhóm theo dạng)
- Chọn dạng văn bản ( ký tự viết tắt) mà bạn muốn chèn
vào, khi đó Word sẽ chèn văn bản đó vào
3 Tạo một Template
Template là các tập khuôn mẫu sẵn có mà mỗi tài liệu
trong Microsoft Word đều thờng dựa vào, nhng bạn hoàn toàn có thể tạo ra khuôn mẫu mới để thích hợp với nhu cầu làm việc soạn thảo của bạn, các khuôn mẫu có thể đợc sử dụng cho một họ các tài liệu tơng tự nhau trên các văn bản sơ cấp
Để tạo ra một khuôn mẫu mới:
- Chọn New từ menu File khi đó hộp thoại New hiện ra
- Trong nhãn New chọn Template
- Sau đó nhấn OK
- Một màn hình soạn thảo mới sẽ hiện ra với tên mặc nhiên là Template1
- Đa nội dung của văn bản cơ sở ( thờng đợc dùng chung cho một họ tài liệu nào đó) và các mục khác của khuôn mẫu vào
- Chọn Save as từ Menu File để ghi Template ( Thao tác ghi nh một văn bản) Chú ý về Font chữ cỡ chữ cũng nh khoảng cách giữa các đoạn, các dòng
4 Sửa một Template
Để sửa đổi một khuôn mẫu có sẵn:
- Vào File chọn Open
- Khi đó xuất hiện hộp thoại Open
- Trong phần List file of type : Chọn Document Template sau đó nhập tên
Template vào ô File name hoặc kích chọn Template muốn sửa và nhấn OK
- Tiến hành các thao tác chỉnh sửa
- Cuối cùng, sau khi sửa song bạn phải ghi lại
Trang 115 Tạo header & Footer
Bạn cũng có thể tạo nhiều Header trong một tài liệu bằng cách chọn Header của trang đầu tiên hay bằng cách thêm các section vào trong tài liệu Chắng hạn bạn có thể tạo Header của trang đầu tiên chứa tên tác giả, các trang còn lại chứa văn bản xác định tài liệu
5.1 Tạo tiêu đề cho trang đầu tiên
Tiêu đề của trang đầu tiên trong văn bản thờng khác với tất cả các tiêu
đề còn lại ( Cũng có trờng hợp để trống), để làm điều này ta cần tạo ra một
tiêu đề đặc biệt cho trang đầu tiên, các bớc tiến hành nh sau:
- File chọn Page Setup hay nhấp chuột vào nút Page setup trên thanh công cụ Header & Footer
5.2 Tạo một Header trong một Section mới
Khi bạn tạo một section mới trong tài liệu của bạn thì Word sẽ giả thiết
là bạn muốn header của nó sẽ giống nh Header của section trên, thanh công cụ Header & Footer cũng chỉ ra điều này vì nút same as previous đợc chọn Bạn cũng có thể sử dụng Header của section cũ hay bạn cũng có thể tạo Header cho section mới
Cách thực hiện nh sau:
- Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí của trang ( section) cần thay đổi
- Chọn Header & Footer từ menu View hay nhấp đúp trong cách xem Print Layout
- Nhấp nút Same as Previous trên thanh công cụ để tắt lựa chọn sau đó nhập Header mới
5.3 Tạo một Header chẵn và Header lẻ
Nếu bạn muốn có Header khác nhau trên trang chẵn và lẻ giống nhau
nh Header trong cuốn sách này thì bạn có thể làm theo các bớc sau:
- Di chuyển con trỏ đến nơi bạn muốn có những Header trang chẵn và Header trang lẻ
Trang 12- Chọn Page setup trên menu File hay nhấp vào nút Page setup trên thanh công cụ Header & Footer
- Nhấp chọn nhãn Layout
- Different Odd and Even trong vùng Header & Footer
- Nhấp chọn OK sau đó ra ngoài tài liệu tạo Header trên các trang bình ờng
th-6 Chèn Footnote và Endnote
Footnotes và Endnotes là những phần không thể thiểutong các bài báo khoa học, các bài nghiên cứuvà tài liệu kỹ thuật Footnotes xuất hiện tại phần cuối của tranghay tại phần cuối của văn bản nào đó Endnotes xuất hiện tại cuối của tài liệu hoặc cuối của section nào đó
Chọn các note:
Sử dụng lệnh Footnote trên menu
Insert để thêm vào một Footnote hay
Endnote trong tài liệu của bạn, cách thực
hiện nh sau:
- Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn
muốn nó xuất hiện
- Chọn Footnote từ menu Insert, khi đó
Word sẽ hiển thị hộp thoại nh hình bên:
- Nhấn vào nút Footnote hay Endnote
để chọn dạng note mà bạn cần
- Nhấn chọn Autonumber hay Custom Mark để báo cho Word biết phải chèn hoặc là một con số ghi chú hoặc là một đánh dấu tuỳ chọn Nếu bạn chọn lựa chọn custom mark thì bạn có thể nhập vào một đánh dấu tuỳ chọn trong hộp thoại phía tay phải hoặc chọn một ký tự đặc biệt trên nút symbol
- Nhấn OK, Word sẽ thêm vào một con số hay ghi chú trong văn bản
- Gõ văn bản của note này
- Kích chuột vào tài liệu để tiếp tục điều chỉnh nó
Chú ý: Khi làm việc với Note nếu bạn muốn định dạng lại cho Note thì bạn
có thể kích chọn nút options trên hộp thoại Footnote and Endnote và chọn các lựa chọn để định dạng lại theo ý bạn.
Trang 13Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN -
ĐHQG - Hà nội
Bài 2: Đồ họa và thiết kế trang in
I Thanh công cụ vẽ
1 Sử dụng
• Cách lấy các thanh công cụ
Vào View sau đó chọn Tools Bar, tiếp theo chọn tên thanh công cụ cần lấy ra
ở vấn đề này ta sẽ đề cập đến thanh Drawing
Tên và ý nghĩa các nút nh sau:
1 Select Object Lựa chọn nhiều đối tợng đồng thời
2 Free Rotate Quay đối tợng
3 Autoshape Vẽ các hình đặc biệt
6 Rectangle Vẽ hình vuông hoặc hình chữ nhật
9 Insert wordart Chèn chữ nghệ thuật
10 Insert clipart Chèn hình clipart
11 Fill color Đổ mầu nền cho đối tợng
12 Line color Mầu đờng vẽ, viền,
14 Line style Thay đổi độ rộng của đờng vẽ
15 Dash style Thay đổi / Chọn dạng nét đứt
16 Arrow style Thay đổi/ chọn dạng mũi tên
17 Shadow Tạo / chỉnh bóng cho đối tợng dạng 2D
Tb Text box cho phép thực hiện mọi thao tác soạn thảo bên trong
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718
Trang 14Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam
Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN -
ĐHQG - Hà nội
2 Định dạng và pha chế mầu sắc
Cách thực hiện nh sau:
- Thao tác đầu tiên là phải thay đổi lại kích thớc của đối tợng nếu cần thiết
- Kích chuột phải vào hình ảnh hoặc hình vẽ cần định dạng
- Chọn Format
- Chọn Wrapping (trong Word 2000 là Layout) nếu bạn muốn định dạng về
vị trí của nó trong tài liệu
Các chọn lựa: Square : Văn bản nằm bao quanh hình ảnh
Tight : Văn bản có thể năm lên 1 phần nền của đối tợng Through : Văn bản có thể
Top & Bottom: Đây là trờng hợp mặc định với cách chia văn bản thành hai phần phía trên và phía dới đối tợng
None : Văn bản và hình ảnh cùng nằm ở một vị trí
Chú ý:
- Với trờng hợp None bạn có thể tạo một số hiệu ứng với hình ảnh nh tạo sao cho hình ảnh chìm xuống so với văn bản hoặc nổi lên so với văn bản bằng cách:
Kích phải chuột vào đối tợng ( hình ảnh, hình vẽ, ) chọn order sau đó
chọn:
Ngoài ra khi thao tác bạn cọn có thể chọn thêm các lựa chọn mở rộng trong
phần Wrap to ( với các trờng hợp quare, tight, through)
Picture Nếu bạn thao tác với hình ảnhWordart Nếu bạn thao tác với chữ nghệ thuậtAutoshape Nếu bạn thao tác với hình vẽ đặc biệtText box Nếu bạn thao tác với Text box
{
- Bring In front of text: Đối tợng nằm nổi lên trên so với văn bản
Trang 15Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam
Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN -
ĐHQG - Hà nội
- Với hình autoshape nếu bạn thêm chữ vào bên trong thì chỉ việc kích chuột
phải vào hình sau đó chọn add text
b) Pha chế mầu sắc cho một số đối tợng ( mầu nền)
Đôi khi thao tác với các đối tợng hình ảnh, hình vẽ ta cần thay đổi lại mầu sắc của chúng cho phù hợp với văn bản của mình, để thay đổi lại ta thực hiện theo các bớc sau:
- Kích chuột phải vào đối tợng, chọn Format
- Khi đó xuất hiện hộp thoại nh hình dới ( với Word 97 bạn sẽ thấy có phần Wrapping thay cho
31
2
Trang 16Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam
Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN -
ĐHQG - Hà nội
Chọn nhãn Gradient: Trong vùng Color:
One color: Để 1 mầu
Two colors: Hai mầu ( sử dụng để pha trộn các mầu với nhau )
Preset: Chọn mầu pha sẵn
Shading style: Các hớng pha trộn mầu sắc ( Kích chọn các lựa chọn để theo
dõi chi tiết)
Chú ý: Nếu bạn muốn chèn hình ảnh vào thì chọn nhãn Picture trên hộp thoại Fill Effect ( Vùng số 3 trong hình trên)
II Kết nhóm và rã nhóm
Rất nhiều các hình đồ hoạ phức tạp đợc tạo từ các thành tố nh đờng kẻ, các dạng hình, hình và các mục khác, khi bạn tạo một hình phức tạp gồm nhiều thành phần nếu không kết nhóm các thành phần lại với nhau bạn sẽ gặp rất nhiều khó khẵn và phải tốn khá nhiều thời gian để di chuyển và chỉnh sửa chúng mỗi khi căn chỉnh lại bài viết của mình, một giải pháp cho bạn là kết chọn nhiều đối tợng thành một đối tợng lớn hơn Ví dụ nh sau:
Có một sơ đồ tổ chức nh sau ( Do chỉ là ví dụ nên chúng tôi đã không vẽ đầy
đủ)
Cách kết nhóm cho nhiều đối tợng nh sau:
- Kích chọn nút select Object trên thanh công cụ vẽ Drawing
