giáo trình học excel b toàn tập

Các thủ thuật nâng cao 1.1.Cấu hình  Các tùy chọn trong Excel Options  Chọn nút lệnh Office Button -> Excel Options Xác định môi trường làm việc Xác định tùy chọn công thức Xác định

Trang 1

Page 1 of 12

et

TIN HỌC B VĂN PHÒNG

Word , Excel, PowerPoint, Internet

GV: Nguyễn Quang Vinh

Website: www.nguyenquangvinh.net Email: info@nguyenquangvinh.net

Yahoo: Vinh_DJ008 Facebook.com/nguyenquangvinh.n

1

MS Excel Nâng Cao

Giới thiệu:

I Các thủ thuật nâng cao

II Hàm nâng cao và thống kê

III Hàm dò tìm nâng cao

IV Công thức mảng

2

1.1.Cấu hình

 Các tùy chọn trong Excel Options

 Chọn nút lệnh Office Button -> Excel Options

Xác định môi trường làm việc

Xác định tùy chọn công thức

Xác định từ và định dạng

Xác định cách bảng tính được lưu

Xác định tùy chọn việc chỉnh sửa

3

Trang 2

Page 2 of 12

1.2.Bảo vệ vùng dữ liệu

 Chọn khối vùng dữ liệu

 Chọn Home/Format/Format Cells/Protection

 Chọn Locked cho vùng muốn bảo vệ

 Chọn Home/Format/Protect Sheet

 Chọn Select locked cells

 Nhập vào mật khẩu

4

1.3.Bảo vệ cấu trúc bảng tính

 Chọn Review/Protect Workbook

 Structure: Không đổi tên, di chuyển, chèn, xóa …

 Windows: Không thay đổi kích thước, vị trí bảng tính

5

1.4.Import dữ liệu

Data->Get External Data-> Existing Connections ->

Browse for more…( tìm đến file excel cần lấy dữ liệu)

-> Xuất hiện bảng Import Data

Sheet hiện tại

6

Trang 3

Page 3 of 12

1.5.Đặt tên vùng

 Chọn thẻ Formulas/Define Name

 Đặt tên vùng và chọn địa chỉ vùng

 Không dấu

 Không khoảng trắng

 Không ký tự đặc biệt

 Không trùng nhau

7

1.6.Liên kết các Sheet – Liên kết tập tin

 Chọn Insert -> Hyperlink

 Existing File or Web Page: Liên kết đến các tập tin khác hay đến

địa chỉ Web

 Place in this Document: Liên kết đến các Sheet trong tập tin

8

1.7.Validation

Dùng để khống chế dữ liệu nhập trong ô

 Chọn vùng cần đặt giá trị giới hạn

 Chọn thẻ Data/Data Validation

 Thẻ Setting: Thiết lập điều kiện

 Thẻ Input Message: Thông tin nhập liệu

 Thẻ Error Alert: hộp cảnh báo

 Ràng buộc dạng List:

 Quét vùng dữ liệu có sẵn VD: = $A$5:$$A10

 Nhập trực tiếp dữ liệu: nd1,nd2,nd3,…

 Ràng buộc dạng Custom VD: ô thứ 2(A2) >= ô thứ 1(A1)

Đặt RB từ ô thứ 2 trở đi: = A2>=A1

9

Trang 4

Page 4 of 12

1.8.Tạo danh sách động

 Thực hiện thao tác tạo danh sách (List)

 Chọn khối vùng dữ liệu tạo danh sách (List)

 Chọn thẻ Insert/Table (Ctrl+T)

 Chọn hoặc bỏ chọn My table has headers (tiêu đề cho List)

10

1.9.Conditional: Định dạng theo điều kiện

 Chọn vùng cần định dạng

 Chọn thẻ Home/Conditional Formatting/New Rules

 Chọn qui luật định dạng Use a formula to …

 Đặt điều kiện định dạng tại Format values where this …

= Điều kiện dịnh dạng

 Chọn nút Format để định dạng cho dữ liệu

 Định dạng cho ô: không cố định

 Định dạng dòng: cố định cột

 Định dạng cột: cố định dòng

 Ví dụ:

11

2.1.Cơ sở dữ liệu

 Các khái niệm

 Database: là vùng dữ liệu chính

 Criteria range: là vùng tiêu chuẩn

 Extract: là vùng rút trích dữ liệu

 Cách tạo vùng tiêu chuẩn

 Tạo bằng nhãn: Yêu cầu tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải giống với

tiêu đề vùng dữ liệu chính

 Tạo bằng công thức: Yêu cầu tiêu đề của vùng tiêu chuẩn khác

với tiêu đề vùng dữ liệu chính

12

Trang 5

Page 5 of 12

2.2.Các hàm thống kê

 Tạo vùng điều kiện trước khi thống kê

 DSUM: Tính tổng

Cú pháp: DSUM(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính tổng, Điều Kiện)

 DCOUNT: Đếm các ô kiểu số

Cú pháp: DCOUNT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện)

 DCOUNTA: Đếm các ô khác rỗng

Cú pháp: DCOUNTA(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột đếm, Điều Kiện)

 DMAX: Tính trị lớn nhất

Cú pháp: DMAX(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính lớn nhất, Điều Kiện)

 DMIN: Tính trị nhỏ nhất

Cú pháp: DMIN(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính nhỏ nhất, Điều Kiện)

13

 DAVERAGE: Tính giá trị trung bình

Cú pháp: DAVERAGE(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính TB, Điều Kiện)

 DPRODUCT: Nhân các giá trị trong một cột theo một điều kiện

được chỉ định

Cú pháp: DPRODUCT(Cơ Sở Dữ Liệu, Cột tính, Điều Kiện)

14

 SUMIF : Tính tổng với 1 điều kiện

Cú pháp: SUMIF(Vùng điều kiện, Điều Kiện, Vùng Tính Tổng)

 COUNTIF: Đếm với 1 điều kiện

Cú pháp: COUNTIF (Vùng Điều Kiện, Điều Kiện)

15

Trang 6

Page 6 of 12

Số Tên hàm Diễn giải

1 AVERAGE Tính trung bình cộng

2 COUNT Đếm ô có dữ liệu số

3 COUNTA Đếm ô có chứa dữ liệu

4 MAX Tính trị lớn nhất

5 MIN Tính trị nhỏ nhất

6 PRODUCT Tính nhân

7 STDEV Tính độ lệch chuẩn

8 STDEVP Tính độ lệch chuẩn

9 SUM Tính tổng

10 VAR Tính phương sai

11 VARP Tính phương sai

2.3.Các hàm thống kê nâng cao

 COUNTIFS: Đếm các ô trong vùng thỏa nhiều điều kiện

Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, )

16

 SUMIFS: Tính tổng các ô trong vùng thỏa nhiều điều kiện

Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,

criteria_range2, criteria2, )

Ví dụ: Tính tổng số tiền các tài khoản có lãi suất năm 2000 >

3% và lãi suất năm 2001 ≥ 2%?

SUMIFS(B2:E2, B3:E3, ">3%", B4:E4, ">=2%")

17

 SUBTOTAL: Tính toán cho một nhóm con trong bảng dữ

liệu

Cú pháp: SUBTOTAL(Con số chỉ tên hàm, Vùng tham

chiếu 1, Vùng tham chiếu 2, …)

18

Trang 7

Page 7 of 12

2.4.Thống kê bằng tính năng SUBTOTAL

 Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cần nhóm lại khi tính toán

 Quét bảng dữ liệu

 Chọn thẻ Data/Subtotal

 At Each Change In: Chọn tên cột

 Use Function: Chọn hàm

 Add Subtotal To: Chọn trường tính toán

19

2.5.Thống kê bằng tính năng CONSOLIDATE

liệu

 Sao chép tiêu đề các cột cần tính toán đến vùng riêng

 Chọn khối tiêu đề vùng cần thống kê

 Chọn thẻ Data/Consolidate

 Function: chọn hàm

 Reference: quét bảng dữ liệu

-> Add

 Check: Top row, Left column

 Create links to source data:

Tạo liên kết dữ liệu khi thống

Kê khác Sheet

20

2.6.Thống kê bằng tính năng PIVOTTABLE

Dùng để tổng hợp, tóm tắt và phân tích dữ liệu từ các

danh sách với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau

 Quét vùng dữ liệu cần thống kê

 Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotTable

21

Trang 8

Page 8 of 12

tương ứng bên dưới để có được bảng thống kê theo ý

muốn

-> Value Field Setting

22

 Sử dụng PivotChat để vẻ biểu đồ

 Chọn thẻ Insert/PivotTable/PivotChat

23

2.7.Thống kê bằng tính năng DATA TABLE

a DATA TABLE 1 biến

 Tạo công thức tính SUM(IF( )) tại ô đầu tiên của bảng thống kê

 Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table

 Nếu điều kiện dạng

Cột ->nhập ô ĐK vào

column input cell

 Nếu điều kiện dạng

dòng -> nhập ô ĐK vào

row input cell

24

Trang 9

Page 9 of 12

2.7.Thống kê bằng tính năng DATA TABLE

b DATA TABLE 2 biến

 Tạo 2 ô đại diện dòng và cột:

 Tạo công thức tính SUM(IF( ))

tại ô giao giữa 2 tiêu đề

 Quét bảng thống kê (quét cả tiêu đề)

 Chọn thẻ Data/What-If Analysis/Data Table

25

2.8.Các hàm nâng cao

a Hàm lấy giá trị lớn thứ N

LARGE (vùng dữ liệu, số lớn thứ k)

b Hàm lấy giá trị nhỏ thứ N

SMALL (vùng dữ liệu, số nhỏ thứ k)

c Hàm xử lý lỗi

 Kiểm tra lỗi

ISERROR (ô dữ liệu cần kiểm tra) trả về True or False

 Thay thế giá trị lỗi

IFERROR (ô dữ liệu cần kiểm tra, giá trị thay thế lỗi)

26

MS Excel Nâng Cao III HÀM DÒ TÌM NÂNG CAO

3.1.Hàm dò tìm trả về vị trí

 MATCH (giá trị cần dò, vùng dò tìm, kiểu dò )

Kiểu dò : 0 chính xác, 1 vị trí nhỏ hơn , -1 vị trí lớn hơn

3.2.Hàm dò tìm dữ liệu khi biết vị trí dòng và cột cần lấy

 INDEX (vùng dữ liệu, vị trí dòng, vị trí cột)

27

Trang 10

Page 10 of 12

3.3 Kết hợp giữa hàm INDEX với hàm MATCH

Dò tìm cho bảng gồm nhiều dòng nhiều cột

 INDEX(vùng dữ liệu bảng dò, MATCH (mã dò của điều

của điều kiện cột, vùng dò của cột, kiểu dò ))

VD: INDEX ($B$33:$J$42, MATCH (C5,$A$33:$A$42,0),

MATCH (E5,$B$32:$J$32,0))

28

3.4.Hàm tham chiếu

 INDIRECT: Trả về một tham chiếu từ một chuỗi ký tự

Cú pháp: INDIECT(ref_text, a1)

29

3.4.Hàm tham chiếu

Ví dụ: dò tìm từ nhiều bảng

B1: Đặt tên bảng giống tên

nhóm: di_ung, huyet_hoc,…

Hoặc: di_ung1, huyet_hoc1

B2: Đơn giá nhập công thức

 Tên bảng giống tên nhóm

VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5),2,0)

 Tên bảng khác tên nhóm

VLOOKUP(D5,INDIRECT(C5& “1”),2,0)

30

Trang 11

Page 11 of 12

IV CÔNG THỨC MẢNG

 Là tập hợp các phần tử trên 1 dòng hoặc 1 cột

 Để tạo mảng ngang: gõ ={1,2,3,4,5}

 Để tạo mảng dọc: gõ ={1;2;3;4;5}

31

 Mảng hai chiều là tập hợp các phần tử theo hình chữ nhật

bao gồm nhiều hàng và nhiều cột

 Tạo mảng 2 chiều: gõ {1,2,3,4;5,6,7,8;9,10,11,12}

32

4.1Công thức mảng

Thao tác tính toán trên vùng dữ liệu

-VD1:Thành tiền = SL * DG

Quét vùng thành tiền

=E5:E16*F5:F16

Ctrl + Shift + Enter

-VD2: Nếu SL>5 thì giảm 5% thành tiền ngược lại không giảm

=IF(F5:F16>5, E5:E16*F5:F16*95%, E5:E16*F5:F16)

33

Trang 12

Page 12 of 12

4.2.Thống kê dùng công thức mảng

SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, vùng tính tổng))

SUM(IF( vùng điều kiện < > = điều kiện, 1))

IF(OR( vùng điều kiện = điều kiện ), “Có”, “Không”)

34

 Điều kiện AND: dùng phép nhân trong biểu thức so sánh

mảng

 Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị

dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 và B1:B60=“HH01”

={SUM(IF((A1:A60>50)*(B1:B60=“HH01”),C1:C60))}

 Điều kiện OR : dùng phép cộng

 Ví dụ: Tính tổng các giá trị trong vùng C1:C60 nếu như giá trị

dòng tương ứng của vùng A1:A60>50 hoặc B1:B60=“HH01”

{=SUM(IF((A1:A60>50)+(B1:B60=“HH01”),C1:C60))}

35

Định dạng
Số trang	12
Dung lượng	1,65 MB