sắp xếp tài liệu

Yêu cầu  Sắp xếp tài liệu phải được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận phương thức sắp xếp, loại giá kệ, diện tích dự trữ…  Sắp xếp theo thứ tự chính xác, thống nhất  Thuận tiện đối v

Trang 1

SẮP XẾP TÀI LIỆU

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu

Trang 2

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu

Trang 3

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)

Trang 4

1 Đóng dấu

 Bắt buộc đối với tài liệu nhập vào thư viện

 Đóng dấu của thư viện – cơ quan thông tin

Trang 5

Trang 6

2 Ghi số đăng ký cá biệt (SĐKCB)

Ghi ở trang tên sách và trang 17 (hoặc trang

Thư viện/Cơ quan thông tin chọn đóng dấu)

Trang 7

Trang 8

Trang 9

 Mã vạch: phần trên là các vạch đen trắng phần

dưới là ký hiệu

Trang 10

6 Mã vạch (tt)

 Ký hiệu: phần chữ và phần số

• Phần chữ: ký hiệu chữ cái chỉ nơi lưu tài liệu, loại hình tài liệu, hay ký hiệu kết hợp giữa ngôn ngữ tài liệu và nơi lưu trữ,ngôn ngữ tài liệu và khổ cỡ…

Vd: Đ, S, ME, Vv…

• Phần số: 4 số bắt đầu bằng 0001, 5 số bắt đầu bằng 00001

 Mã vạch được in ra giấy, cắt dán lên bìa của tài liệu → nhãn mã vạch

Trang 11

7 Sữa chữa nhỏ đối với tài liệu

nhập vào thư viện, có nhiều trường hợp sách bị tuột chỉ khâu, long bìa, long các phụ bản, hiệu đính… cán bộ thư viện phải sửa chữa trước khi sắp tài liệu lên giá kệ

Trang 13

Sắp xếp tài liệu (tt)

2 Yêu cầu

 Sắp xếp tài liệu phải được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận (phương thức sắp xếp, loại giá kệ, diện tích dự trữ…)

 Sắp xếp theo thứ tự chính xác, thống nhất

 Thuận tiện đối với công tác thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người sử dụng

3 Nguyên tắc sắp xếp

Trang 14

4 Phương pháp sắp xếp

4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung

4.1.1 Môn loại tri thức

Trang 15

4 Phương pháp sắp xếp (tt)

4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung

 Căn cứ vào nội dung của tài liệu để sắp xếp một

Trang 16

 Ký hiệu phân loại của nhiều tài liệu giống nhau

 Cán bộ thư viện phải nắm vững cấu tạo của bảng phân loại

 Hình thức kho không đẹp

Trang 17

4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức

 Phương pháp sắp xếp tài liệu căn cứ vào khung phân loại thư viện – cơ quan thông tin đang sử dụng làm cơ sở sắp xếp chính

 BBK của Nga (28 môn loại), DDC của Mỹ (10 môn loại ), Bảng phân loại thập tiến cải biên do thư viện Quốc gia Việt Nam (19 lớp)

Trang 18

4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức

Phương pháp sắp xếp

 Tài liệu được phân chia thành các lĩnh vực chính

 Trong mỗi lĩnh vực chính, tài liệu lại được phân chia và sắp xếp theo từng lĩnh vực nhỏ hơn

Vd: 400, 500, 900 ;

430, 440

Vd: KHPL 025 , 028.5 , 025.2 , 027.009 , 027 ,

025.3 , 025.006 8 , 025.04 , 025.506 8

Trang 19

 Số liệu cần quan tâm:

Số lượng tài liệu có trong từng lĩnh vực

Số lượng tài liệu thư viện bổ sung/năm

Số lượng tài liệu tăng trung bình/năm của mỗi lĩnh vực

Trang 20

4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt)

Vd: thời gian 5 năm

tài liệu thư viện bổ sung/năm 1000 cuốn/năm (A) tài liệu vật lý hiện có 500 cuốn

tài liện vật lý tăng/năm 3%A tài liệu vật lý thanh lý/năm 5 cuốn

Tài liệu vật lý tăng/năm:

[(3x1000)/100] – 5 = 25 cuốn/năm

→ diện tích dự trữ chứa: 25 x 5 = 125 cuốn sách

 Hướng dẫn trong kho tài liệu

Trang 21

4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề

 Phương pháp này chia kho tài liệu của thư viện thành một số chủ đề và sắp xếp tài liệu theo những chủ đề đó

 Không có mối liên hệ giữa các chủ đề

Trang 22

4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề

Vd: tai mũi họng, tâm thần học, tiết niệu, tiêu hóa…

Tâm thần học: lịch sử, phương pháp điều trị, nhà tâm thần học…

Lưu ý

 Sự phát triển tài liệu của từng chủ đề để

lên kế hoạch sắp xếp hợp lý, khoa học

 Cán bộ thư viện cần xem xét kỹ khi phân chia tài

liệu thành các chủ đề (số lượng các chủ đề)

 Thuận tiện cho việc nghiên cứu chuyên sâu về các chủ đề

Trang 23

4.1.3 Sắp xếp theo đề tài

 Phương pháp này phân chia vốn tài liệu thành những

đề tài chính và sắp xếp tài liệu theo những đề tài đó

 Không có mối liên hệ giữa các đề tài

Trang 24

• Sự phát triển tài liệu của từng đề tài

• Thuận tiện cho việc nghiên cứu theo các đề tài

khoa học, trưng bày giới thiệu tài liệu theo một

chủ đề

• Phù hợp cho các thư viện khoa học chuyên ngành

Trang 25

2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức

Phương pháp dựa vào đặc điểm hình thức bên ngoài của tài liệu để sắp xếp ( nhan đề, ngôn ngữ, năm xuất bản, số thứ tự tài liệu nhập vào thư viện…)

Ưu điểm

 Dễ thực hiện, tốn ít thời gian

 Gồm nhiều phương pháp khác nhau với những

Trang 26

2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức

Nhược điểm

 Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán ở nhiều nơi

 Khó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, tìm tài liệu thay thế

 Cán bộ thư viện khó nắm bắt thành phần vốn tài liệu của thư viện, giới thiệu tài liệu cho người sử dụng

 Tốn diện tích kho, giá (trừ phương pháp sx theo

số đăng ký cá biệt, vị trí cố định, khổ cỡ)

 Hình thức không đẹp mắt (trừ phương pháp sx theo khổ cỡ tài liệu)

Trang 27

2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái

 Phương pháp sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái của một mẫu tự (tên của tác giả hay nhan đề tài liệu)

 Tập trung các tác phẩm của một tác giả vào một chỗ

 Không thể trở thành phương pháp sắp xếp chính (cơ sở sắp xếp đầu tiên) mà chỉ dùng làm phương

Trang 28

 Mã hóa theo chỉ số Cutter

“Số cutter là một mã kết hợp các số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong một hệ thống xếp theo chữ cái”

(Random House Unabridged Dictionary, 1993)

Charles Ammi Cutter sáng tạo ra TK 19

Bảng ký hiệu chữ cái tên tác giả, tên sách (TV QG), bảng ký hiệu tên tác giả (TTKHCN QG)

Trang 29

 Mã hóa theo chỉ số Cutter

tên

Nhan đề tài liệu: Ký hiệu của từ đầu tiên + chữ cái đầu tiên của từ thứ hai

VD: Hoàng Văn Bính - H407B (Thư viện Quốc gia )

Tuyển tập truyện ngắn Việt Nam – T527T

Trang 31

 Mã hóa theo chữ cái

• Tài liệu ngoại văn

- Nhan đề tài liệu: 3 chữ cái đầu (bỏ qua mạo từ)

Vd: “A small house” – SMA

-Tên tác giả: 3 chữ cái đầu của họ

-Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả

→ nhan đề tài liệu

Trang 32

 Mã hóa theo chữ cái

• Tài liệu tiếng Việt:

- Nhan đề: 3 chữ cái đầu tiên

Vd: “Niên giám thống kê 2000” – NIE

- Tên tác giả: 2 chữ đầu của họ và chữ cái đầu của tên

- Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả → nhan đề tài liệu

Vd: Lê Toàn– Ký hiệu LE -T

Trang 33

2.4.2.2 Phương pháp sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu

 Phương pháp dựa vào đặc điểm của ngôn ngữ tài liệu

 Giúp cán bộ thư viện nâng cao trình độ ngoại ngữ

 Tốn nhiều diện tích trên giá

Trang 34

2.4.2.3 Phương pháp sắp xếp theo thời gian

 Phương pháp lấy năm xuất bản của tài liệu làm cơ sở chính để sắp xếp

 Phân chia tài liệu thành các thời kỳ, trong từng thời kỳ tài liệu xếp theo năm xuất bản (thời kỳ trước CMT8, thời

kỳ sau chiến thắng Điện Biên Phủ…)

 Phản ánh tình hình xuất bản trong một khỏang thời gian nhất định

 Không tập trung các phần của tài liệu nhiều tập, các tác phẩm của một tác giả nếu thời gian xuất bản khác nhau

 Không thân thiện với người sử dụng

Trang 35

2.4.2.4 Phương pháp sắp xếp theo căn cứ địa lý

 Căn cứ vào địa phương nơi nhà xuất bản ra tài liệu đặt trụ sở để xếp tài liệu

Trang 36

2.4.2.5 Phương pháp xếp tài liệu theo khổ

 Phương pháp căn cứ vào khổ của tài liệu (chiều cao của gáy tài liệu) để sắp xếp

Trang 37

2.4.2.6 Phương pháp sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

 Phương pháp xếp tài liệu theo số thứ tự của mỗi tài liệu khi chúng được ghi vào sổ đăng ký

 Dễ thực hiện, tiết kiệm được diện tích kho giá

 Cá biệt hóa từng tài liệu một

 Thuận tiện cho công tác kiểm kê

 Chỉ phù hợp với hình thức kho đóng

Trang 38

Số thứ tự tài liệu trên giá

Vd: Đ 9/45, tài liệu thuộc kho Đọc, giá số 9, cuốn thứ

45 trên giá

 Cá biệt từng tài liệu trong thư viện

 Tiết kiệm diện tích kho, tránh được tình trạng phải dồn kho

 Thuận tiện cho công tác kiểm kê tài liệu

 Sử dụng khi mối quan hệ giữa tài liệu và giá sách

không thay đổi

Trang 39

2.5 Phương pháp kết hợp

2.5.1 Trong phạm vi một thư viện

 Sử dụng các phương pháp khác nhau, tùy theo đặc thù của từng kho tài liệu

2.5.2 Trong phạm vi một kho tài liệu

 Kết hợp nhiều phương pháp khác nhau trong một kho tài liệu:

• Nội dung – hình thức

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	1 MB