Một ví dụ về:mô tả công việc tổ kế toán tại công ty TNHHbảng phân công công việc kế toáncác công việc kế toán cần phải làm trong doanh nghiệpđịnh lượng khối công việc của nhân viên kế toán...................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Trang 1Họ và tên Stt
Công việc
Trần Thị
Minh
Trang
01 Hạch toán
chứng từ
Lập chứng từ chi tiền mặt, chi qua ngân hàng Hạch tóan các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kế tóan
Đảm bảo lập phiếu chi đúng và kịp thời
02 Theo dõi
công nợ phải trả
Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ và đàm phán với khách hàng về thời hạn thanh tóan sao cho có lợi nhất.Hàng tháng thực hiện đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Đảm bảo thanh tóan cho nhà cung cấp kịp thời , không để xảy ra tình trạng thiếu hàng do vướng công nợ
03 Theo dõi
,quản lý tài sản cố định
Theo dõi quản lý, thực hiện trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng Thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản khi hết khấu hao
Đảm bảo tài sản không bị thất thóat
04 Kiểm tra hàng hóa tồn kho
Hàng tháng đối chiếu tồn kho trên sổ sách với số liệu thực tế tại kho
Đảm bảo khớp số liệu hàng hóa trên thực tế và sổ sách
05 Lập báo cáo thuế Hàng tháng, hàng quý lập báo cáo thuế theo qui định của nhà nước Đảm bảo nộp báo cáo kịp thời theo qui định của Cục thuế
06 Lập báo cáo tài chính
Hàng tháng , hàng quý lập báo cáo tài chính trình Ban giám đốc về kết quả họat động kinh doanh của Chi Nhánh
Đảm bảo tính chuẩn xác của số liệu và báo cáo kịp thời theo yêu cầu của Công ty và Ban giám đốc Chi nhánh
07 Kiểm sóat tài chính
Kiểm tra việc thu chi tiền mặt hàng ngày Kiểm sóat các khoản chi
Theo dõi tình hình thu hồi công nợ bán hàng của tổ kế tóan công nợ
Đảm bảo việc quản lý công nợ, quản lý chi phí đúng với qui định phân cấp quản lý tài chính của Công Ty
Trang 2Lập kế họach thu chi hàng tuần, cân đối nguồn tài chính để đảm bảo cho các khỏan chi
Dựa vào chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận công ty giao , lập kế họach chi phí hàng năm làm căn cứ thực hiện nhằm đảm bảo đạt chỉ tiêu lợi nhuận công ty giao
Phan Thị
Ánh Dung
01 Lập phiếu
thu
Lập phiếu thu tiền mặt, phiếu thu ngân hàng của khách hàng chuyển đến hàng ngày
In và luân chuyển phiếu thu
Đảm bảo tuyệt đối chính xác và kịp thời để đáp ứng cho công tác theo dõi số dư quỹ tiền mặt và quản lý công nợ
Chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc đảm nhận
02 Lập bảng
kê, đối chiếu công nợ
Cập nhật công nợ phải thu phát sinh trong ngày, tuần làm việc, lập bảng kê công nợ chi tiết cho từng đơn vị hàng tuần, hàng tháng (Cà Mau, Bạc Liêu-Sóc Trăng, Hậu Giang, Cần Thơ,Ô Môn-Thốt Nốt-An Giang, Vĩnh Long-Đồng Tháp-Trà Vinh)
Lập biên bản đối chiếu công nợ 06 tháng và cuối năm, gửi thư (KH bệnh viện) và trực tiếp tới gặp khách hàng
lẻ để ký xác nhận công nợ Tổng hợp, kiểm tra, lưu trữ, photo và nộp bảng chi tiết đối chiếu công nợ về Công ty
Không để trường hợp sai sót trong quá trình lập bảng
kê gây mất lòng tin từ khách hàng Lập bảng kê, bảng đối chiếu phải chính xác và đúng lúc
Đảm bảo công tác thu hồi công nợ tốt nhất
03 Thu tiền bán
hàng
Ghi phiếu thu, kiểm tra và nhận tiền trực tiếp từ khách hàng
Bảo quản, làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt hay nộp ngân hàng (Tuyến Cần Thơ và An Giang)
Thu và nộp tiền đúng tiến độ, cẩn thận, không thất thoát tiền
Giao tiếp tốt với khách hàng để đảm bảo cho việc bán hàng và thu hồi công nợ được tốt nhất
Cố gắng thu về lượng tiền nhiều nhất có thể
Trang 304 Liên hệ
khách hàng
Gửi bảng kê chi tiết công nợ cho khách hàng hàng tuần, hàng tháng
Thường xuyên liên hệ qua điện thoại, nhắc nhở và yêu cầu khách hàng thanh toán
Thông báo bằng văn bản các khoản nợ quá hạn nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán
Đến gặp trực tiếp khách hàng để giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ đặc biệt các khoản nợ đã quá hạn thanh toán
Gửi bảng kê đúng lúc không được chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng
Tạo dựng mối quan hệ tốt nhất và lòng tin từ khách hàng để phục vụ lâu dài cho công việc thu nợ hiện tại và tương lai
Thu hồi tốt nhất các khoản nợ đến hạn và quá hạn thanh toán
05 Ký hóa đơn
bán hàng
Kiểm tra và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng hàng ngày
Phát hiện sai sót và xử lý kịp thời
06 Lập báo cáo
công nợ
Tổng hợp và lập báo cáo công nợ phải thu, công nợ quá hạn hàng tháng, hàng quý, cuối năm theo mẫu
Đề xuất các biện pháp xử lý đối với các khoản nợ đến hạn và quá hạn
Lập và gửi báo cáo cho Trưởng bộ phận, Ban giám đốc chi nhánh và Công ty đúng thời gian quy định
Số liệu phải tuyệt đối chính xác
07 Các công
việc linh tinh khác
Thông tin chi tiết công nợ cho nhân viên tiếp thị các địa bàng hàng tuần, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên giao hàng thu hồi và nộp quỹ đúng lúc các hóa đơn bán hàng tiền mặt
Kết hợp các bộ phận có liên quan kiểm tra giải quyết thắc mắc của khách hàng về các khoản nợ phải thu Chấm công chấm phép trong tổ kế toán
In ấn, đóng và lưu trữ các chứng từ công nợ phải thu Các công việc phát sinh khác do Trưởng bộ phận yêu cầu
Thông tin chính xác, giải quyết nhanh chóng, dứt điểm các vấn đề phát sinh liên quan
Thể hiện tinh thần đoàn kết, phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận
Phấn đấu hoàn thành tốt nhất các công việc được phân công
Trang 4Phan
Trương
Tuấn Nghĩa
01 Kế toán
công nợ phải thu
Cập nhật công nợ phải thu phát sinh trong ngày và lập bảng công nợ chi tiết cho từng đơn vị ( Bạc Liệu, Hậu Giang, An Giang, Cà Mau, Kiên Giang, Cần Thơ, HCM ,Một số Khách hàng khác…)
Trực tiếp thu tiền từ khách hàng về nộp cho Thủ Quỹ (tuyến Bạc Liêu, Cà Mau, một số Khách hàng Cần Thơ…)
Hàng tuần kiểm tra công nợ tiền mặt của khách hàng tuyến Cần Thơ, đôn đốc nhắc nhở nhân viên giao hàng thu và nộp tiền đầy đủ, đúng tiến độ
Liên hệ khách hàng nhắc nhở yêu cầu khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn, quá hạn
Tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối 6 tháng và cuối năm, tổng hợp gửi báo cáo về cho công ty
Đảm bảo số liệu đúng và kịp thời
Đảm bảo thu hồi công nợ kịp thời , chính xác, đúng tiến độ
Cố gắng thu được nhiều tiền nhất đảm bảo chỉ tiêu được giao
Đảm bảo tiền hàng thu kịp thời, đầy đủ
Đảm bảo việc thu hồi công nợ tốt nhất, giảm công
nợ phải thu xuống Đảm bảo số liệu đối chiếu chính xác, và đầy đủ (đối chiếu 100% khách hàng còn dư nợ)
02 Báo cáo
thuế
Hàng tháng, hàng quý nộp báo cáo thuế Đảm bảo nộp báo cáo kịp thời theo qui định của Cục
thuế
03 Ký hóa đơn bán hàng
Chịu trách nhiệm kiểm tra thuế, công nợ khách hàng trên từng hóa đơn
Ký hóa đơn nhanh chóng, kịp thời, chính xác Phát hiện sai xót kịp thời xử lý
04 Báo cáo công nợ
Ngày 24 hàng tháng liệt kê công nợ quá hạn thanh toán báo cáocho công ty
Thông báo bằng văn bản với các khách hàng nợ quá hạn mà vẫn chưa thanh toán
Liệt kê các khách hàng nợ quá hạn đầy đủ, chính xác, kịp thời để báo cáo về công ty
Tìm phương hướng tốt nhất để giải quyết nợ xấu, đảm bảo nợ quá hạn ở mức thấp nhất
Trang 5Liên hệ trực tiếp với các khách hàng nợ xấu để giải quyêt công nợ quá hạn
05 Theo dõi sữa chữa tài sản
Theo dõi việc sữa các tài sản trong chi nhánh Liên hệ các công ty cung cấp dịch vụ sữa chữa, so sánh chon nơi có dịch vụ tốt , chi phí hợp lý
Đảm bảo việc sữa chữa tài sản kịp thời, phục vụ tốt cho nhu cầu công việc của các bộ phận trong chi nhánh, thực hiện tiết kiệm chống lãng phí cho công ty
06 Các công việc khác Kiểm tra, nhắc nhở nhân viên giao hàng thu tiền nộp quỹ đầy đủ, đúng lúc
Giải quyêt kịp thời, chính xác các công việc phát sinh
Đảm bảo gải quyết các vấn đề phát sinh lien quan được nhanh chóng, chính xác
Phấn đấu hoàn thành tốt các công việc được giao
Nguyễn
Duy Minh
01 Nhân viên
thu hồi công nợ
Thu tiền trực tiếp từ khách hàng tuyến Sóc Trăng, Kiên Giang, Hậu Giang, Vĩnh Long- Đồng Tháp- Trà Vinh, Các tuyến khác khi có yêu cầu
Đảm bảo thu hồi công nợ kịp thời , chính xác, đúng tiến độ
Cố gắng thu được nhiều tiền nhất đảm bảo chỉ tiêu được giao
02 Sắp xếp hóa
đơn chứng từ
Sắp xếp, đóng cuốn hóa đơn,chứng từ gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát chứng từ Đảm bảo hóa đơn, chứng từ được đóng gọn gàng, sạch sẽ, bảo quản tốt
TRẦN THỊ
MINH
THANH
01 Quản lý quỹ
tiền mặt, chìa khóa két sắt
Thu tiền mặt từ nhân viên, ghi phiếu thu – thu tiền trực tiếp của trình dược hãng, khách hàng lẻ đến mua tại Chi Nhánh
Chi tiền mặt theo phiếu chi của Kế Toán Trưởng hoặc theo lệnh trực tiếp của Ban Giám Đốc
Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng của Công Ty vào cuối ngày và nộp chứng từ nộp tiền ngân hàng cho
Kế Toán Trưởng
Đảm bảo thu – chi đúng, đủ
Đảm bảo việc thu – chi nhanh chóng, chính xác, không gây ảnh hưởng đến thời gian, công việc của nhân viên các bộ phận khác
Phối hợp với kế toán, bộ phận giao hàng sắp xếp xử
lý linh động nguồn tiền thu về trong ngày ( cố gắng nộp kịp tiền vào tài khoản ngân hàng kịp thời ) nhằm đảm bảo an toàn tài sản và giúp Kế Toán Trưởng chủ
Trang 6Tự động thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với Kế Toán Trưởng
Chủ động xử lý tốt nguồn tiền về trong ngày
Quản lý tiền mặt trong két sắt và chìa khóa két
Nhận tiền mặt ( ngoài giờ ) khi có yêu cầu
động hơn việc xử lý nguồn vốn
Quản lý chìa khóa két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khóa két
Chịu trách nhiệm về số liệu trong mỗi kì kiểm kê
02 Kiểm tra,
kiểm soát chứng từ thu - chi
Kiểm tra phiếu thu - chi khớp đúng với chứng từ và thực tế
Cập nhật và đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với Kế Toán Trưởng
Kiểm tra lại chứng từ chi, trình ký Giám Đốc duyệt và hoàn trả cho Kế Toán Trưởng lưu
Hỗ trợ các công việc chuyên môn khi có yêu cầu, phân công của Kế Toán Trưởng
Đảm bảo việc kiểm tra đối chiếu chứng từ nhanh chóng, chính xác
Báo cáo kịp thời phiếu cần chỉnh sửa với kế toán thu – chi để Kế Toán Trưởng quản lý tồn quỹ trên phần mềm được chính xác, không ảnh hưởng đến công nợ khách hàng
03 Quản lý
chứng từ
Quản lý và cấp phát sổ phiếu thu tự in trắng, phiếu xăng cho nhân viên
Quản lý, lưu trữ cẩn thận và cấp phát kịp thời cho nhân viên sử dụng
04 Công tác tổ
chức
Theo dõi thời hạn nâng bậc lương, thực hiện việc tính lương và các chế độ người lao động được hưởng theo quy định
Tổng hợp báo cáo thi đua Tổng hợp chấm công, chấm phép
Lập và lưu các hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng lao động thời vụ, thuê tài xế
Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV: Lưu 01 bản tại CN
Kiểm soát, tổng hợp bảng chấm công, chấm phép, thi đua, tính lương và các chế độ được hưởng của CNV chính xác kịp thời
In và nộp bảng lương cho Kế Toán Trưởng kiểm tra, giám sát
Trang 7theo bộ phận
05 Công tác
hành chánh
Quản lý và cấp giấy giới thiệu
Cấp công lệnh công tác
Quản lý, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm và đồ dùng
Thực hiện việc đặt in ấn các loại chứng từ : ( hóa đơn, phiếu thu )
Thực hiện việc liên hệ, đặt lịch công tác, thanh toán các dịch vụ như khách sạn,vé máy bay … theo yêu cầu của Ban Giám Đốc, Kế Toán Trưởng
Quản lý và kiểm tra việc thanh toán các dịch vụ: thuê máy photo, bảo trì máy tính văn phòng, chuyển phát EMS
Phối hợp với bộ phận điều phối thực hiện việc cấp công lệnh công tác vào cuối giờ làm việc buổi chiều mỗi ngày Đảm bảo kịp thời cho nhân viên đi công tác
Tổng hợp dự trù văn phòng phẩm, đồ dùng của các
bộ phận, cấp phát kịp thời để phục vụ công việc Lựa chọn,sử dụng các công ty, dịch vụ có chất lượng tốt – phù hợp với nhu cầu của các bộ phận, giá rẻ nhằm phục vụ tốt cho công việc và tiết kiệm chi phí
06 Công tác
văn thư
Quản lý con dấu Đóng dấu hóa đơn, sổ phiếu thu trắng, công văn, hồ sơ thầu, kinh doanh
Tiếp nhận, kiểm tra và chuyển công văn đến đúng bộ phận
Thực hiện việc gửi công văn đi theo yêu cầu của Kế Toán Trưởng, Ban Giám Đốc
Lập các loại văn bản hành chính: quyết định, điều động, ủy quyền, thông báo, công văn theo yêu cầu của
Kế Toán Trưởng, Ban Giám Đốc
Lưu công văn, hồ sơ pháp lý của Chi Nhánh
Đảm bảo việc quản lý con dấu an toàn Khi cần giải quyết công việc khác, hoặc nghỉ việc riêng phải gửi con dấu lại cho Kế Toán Trưởng phân công, quản lý Thực hiện việc đóng dấu hóa đơn, văn bản đúng theo quy định Ưu tiên hóa đơn, văn bản gấp để kịp tiến
độ công việc của các bộ phận
Tiếp nhận công văn đến và chuyển đúng bộ phận, cấp có thẩm quyền giải quyết kịp thời
Tự sắp xếp, ưu tiên công việc một cách khoa học để hoàn thành tốt các công việc được giao
Trang 8Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
Liên hệ các cơ quan hành chính: UBND – Ban – Ngành – Sở khi có yêu cầu của Ban Giám Đốc
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Hướng dẫn:
- Mỗi cá nhân tự mô tả công việc hiện tại theo mẫu
+ Công việc: ghi ngắn gọn trong 10 từ Nêu tên gọi của công việc bản thân đang đảm nhiệm.
+ Mô tả: ghi rõ các hoạt động cần thực hiện để hoàn thành công việc trên, ghi cả thời gian yêu cầu: hàng ngày, hàng tuần…( nếu có )
+Trách nhiệm: ghi rõ trách nhiệm của bản thân trong công việc trên.
+ Mỗi ý là xuống dòng, không sử dụng gạch đầu dòng hay ký hiệu.
- Một công việc cụ thể của 2 cá nhân có thể có mô tả khác nhau vì vậy yêu cầu không sao chép
- Bản mô tả này là căn cứ xét mức lương, đồng thời là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân Do đó, yêu cầu các cá nhân mô tả công việc cụ thể, chi tiết, đúng, đầy đủ nhưng không dài dòng, kể lể Liệt kê đúng các công việc đang làm, không liệt kê dư thừa
- Các trưởng bộ phận đề nghị triển khai đúng, nhanh chóng, chính xác cho nhân viên, đồng thời kiểm soát chặc chẽ và ký xác nhận trong bản tự mô tả công việc của nhân viên trong bộ phận Những sai sót xảy ra sẽ được đánh giá trong phần đánh giá công tác quản lý
Trang 9- Thời hạn nộp bản mô tả: ngày 20/08/2014.
- Hình thức:
+ Nộp theo từng bộ phận
+ Bao gồm bản in ( có chữ ký xác nhận ) và file mềm tổng hợp theo đúng mẫu nêu trên
- Sau ngày 20/08/2014, cá nhân nào chậm trễ sẽ xem xét đến thái độ, trách nhiệm trong thi đua vào tháng 8 Mọi sai lệch thông tin trong quá trình xét, TCHC không chịu trách nhiệm