đề cương bài giảng tài liệu điện tử

báo cáo về đề cương bài giảng tài liệu điện tử

DE CUONG BAI GIANG

TAI LIEU DIEN TU’

TS Nguyén Lé Nhung

0912581997

Nội dung

1 Tài a và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm

cơ bản

2 Các khuynh hướng tô chức và lưu trữ TLĐT

3 Các vân đề pháp lý và hệ thông luật pháp

4 Các chiến lược

5 Những tác động đối với lưu trữ

6 Tài liệu trong môi trường CSDL

7 Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Hội đông lưu trữ quốc té - Cam nang quan ly tai liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ (ICA Studies/études CIA 8) Thang 2/1997

Luat giao dich dién tu s6 51/2005/QH11 ngay 29

thang11 nam 2005

Quyết định sô 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4

nam 2003 cua Thống đốc NHNN ban hành quy định

vệ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng

đề hạch toán và thanh toán vôn của các Tổ chức

cung ứng dịch vụ thanh toán

The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luat Giao dich dién

tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003

TÀI LiệU THAM KHẢO

S Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu

điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)

6 2rIeKTpOHHO€ ñ@/IOTIDOW3BORCTBO uv KaHLensapws - Quản

lý hô sơ điện tử và văn phòng - www.archives.ru

⁄ HMMTpMU Ka3aHckWU “HemHoro o T©XHOTIOTMW ñBWX€HWZ

/uHCDODMALIWW C TIOMOLLIbIO ñOKYM€HTOB, KomnbtoTeppa,

Ne24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vai ý kiến về công nghệ của các luồng thông tin thông qua tải liệu, Computerra,

1 Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử | -

- Những khái niệm cơ bản |

1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử

1.2 Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử

1.3 Quan niệm về chức năng lưu trữ

1.4 Xác định lại vai trò của người làm lưu trữ và các

tô chức lưu trữ

x3 y+ cane +.+ scene

In pstaks

PRP RRHR

5 by +

cs _

„ Quan niệm về bồi cảnh được gắn với môi trường của TLE

đó, 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của TL

- những thông tin bôi cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký

của quan chức thừa hành)

- mối quan hệ giữa một TL và các TL khác trong fond

- hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra

* Quan niệm vệ câu trúc được gắn với câu hỏi là TL

được ghi lại như thê nào, nó bao gom việc sử dụng các =

ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thé loai (format), phương

tiện vật lý v.v Đôi với TLĐT thi việc phân định rõ ràng

giữa câu trúc vật lý và câu trúc lô gic là điều cần thiết

| “TL đọc được bằng máy”, “TL trên vật mang

là máy tính (từ tính)”, “TL được máy tính dân hướng” và “đô họa máy tính”

` 5

Cụ thê, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là

máy tính” có trong tiêu chuân hiện hành GOST H 51141-

tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình

bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực

hiện liên quan với nhau trong môi trường |

nhau tương ứng với chúng trong môi c

Yêu Câu: TLĐT Theo 1c "E2202R

1) tính ghi nhận - thuộc tính chức năng của TL, nó chỉ ra TL

ph/ánh các tin tức chứa đựng trong nó không phụ thuộc

vào hình thức trình bày;

2) tính tiếp cận - thuộc tính của TL, ph/ảnh hình thức trình

bay TL bao dam kha nang hién thị các tham sô đã cho của

việc trình bày TL đó (n/d, t/chất, c/nghệ) bằng các ph/tiện

sẵn có tại những thời điểm đã cho trong khoảng thời gian

4) tính pháp lý - thuộc tính của TL, sự trình bày TL chứa

các tham so kháng định tính hợp pháp kh/quan của c/nghệ

được sử dụng trong suôt vòng đời của TL

° tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa đựng

thông tin số, đồ thị và văn bản có thê

được ghi trên bất cứ vật mang máy tính

nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi

dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ

nhờ sự hỗ trợ của máy tính

Phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng

truyên thông:

- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu

- Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin

vật lý)

° mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài

liệu là để cung cập bằng chứng Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cân thiết để minh

chứng cho trách nhiệm của một pháp nhân hay

cá nhân

đề làm một bằng chứng đáng tin cậy Về ban

chất, một TL không thé tin cậy hơn so với bản

thân TL đó ở vào thời điễm nó được tạo ra

sie?sie°e

RA 0 tên 9 95 2 9)

‹ Tính xác thực của TL dùng đề chỉ sự bên

vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu (nguyên bản) của TL đó xét về khía

cạnh bôi cảnh, câu trúc và nội dung Một

TL xác thực là TL giữ lại được độ tin cậy

ban đâu của nó

1.3 Quan niệm về chức năng lưu trữ

C/năng LT là tập hợp các h/động liên đới góp phân cân

thiết cho việc thực hiện thành công những m/tiêu về xác

định, bảo quản an toàn TLLT và bảo đảm cho những TL

đó có thê tiêp cận khai thác sử dụng và hiều được

1 4 Xác định lại vai trò của người làm LT

và các tổ chức LT

° trong môi trường điện tử đang tôn tại một động lực thay

đổi giữa ch/năng LT và các giai đoạn của vòng đời TL

mà trong đó ch/năng LT phải được thực thì

chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập và chuẩn bị của vòng

đời của TL, bảo toàn được những TL thực sự xác thực,

đáng tin cậy và có thê BQ được, bằng cách đặt ra t/chuan và h/dẫn cho các bên liên quan áp dụng và/hoặc xây dựng hệ thông luật pháp và/hay quy định

2 Các khuynh hướng Vie chức

2.1 Sự phát triển của các ph/pháp và quy

trình quản lý TUĐT

2.2 Sự thay đồi liên tục của công nghệ và

các ứng dụng

2.3 Nhu câu của người sử dụng thay doi

va ky vong tiép can khai thac TLDT 2.4 C/itác lưu trữ TLĐT và sự phụ thuộc

lẫn nhau giữa công nghệ và to chức

2 Các khuynh hướng tô chức và lưu trữ TLĐT

2.1 Sự phát triên của các ph/pháp và duy trình QL TLĐT

Cac CQ, TC da dựa trên TLĐT để thực thi va ghi chép lại

h/dong của mình hoặc quan tâm đến việc loại bỏ TL giây khỏi các hệ thông của mình hiện đang tìm kiêm các giải pháp cho các v/đề về tính xác thực, về quản lý và định

_

TN., 0s

khả năng của các hệ thông thông tin của họ, về tổ chức

và câu trúc của các nguồn lực thông tin về các chính

sách và thực tiễn đổi với việc lưu giữ TL trong môi

trường KTS sẽ có một tác động q/trọng đôi với các kiêu

chiên lược và ph/pháp mà các tổ chức LT có thê áp

dụng đề bảo đảm BQ lâu dài TL có giá trị LT

deen chon dean thon Seon shon Seon sno Seon ton Mon teen eon Seon Seon toon ton seen ton aon ton on teen 2h na đo nh ah sa ch nh 2h nn đu nh 2h sn đi nn đu nh Zh nh 2 nh Zh xn 2u 5h 2h sn nh Sh sn 2u nh 2h sn đun 2h nh đu nh 2h nh đt nh Zh nh 2u sn 2h xn đt sn đun đổ sn 2h nn đu nh 2u 5n đu nh 2 nn đt sn 2n ch nh eon tron Soe en Sen teen aon Mon conten 2h sa đt nh đính Đh sn 2h nh đu sn 2g vn 2h nh dữ nh Đh s4

to +42 o2 2,32 2-32-3232 12.12272732 2-27-2121 2-212-21:32-132-3212 21-12-3212 -2-232-2 2-2-2222 :2:-212:3-132-12112-32-12-32-2-32-3:-2-2-2:-23122-222:2:2:12:21:2+212-32-13212-21-3 21-12 -2:-2-2-2-23-3:2-23132:¬ + 1+2 7227-272-274 1-27-2242 7422-32-32 ee ee -2T-+ 7.2.2 7-32 2-127-32-2-2 22-32-42 32-1327-2142 7-32 -+ 7-32 7- 2-2-3232 7-2-2122 1-27-2232 32-42-32 7-142 7-42-3272 +32 -32 7-32-2722 7-2-2 7-2-2172 72-32-42 7-32 12-32-32 +-12 7-2-2 4

Sere ane Meee Meee Mee Nee eee Mere Meee eee ere ee Meee Meee Mee Te ree Meee Seen Gee SA 1A S SA ^^ SA 1¬ Meee Meee Meee Meee Mee en Mane Meee SA SA RA ¬ <5

IS ag02o2b2%zs2 asasasasases ` VN TT SEE đàn 267x267sz67s287s28xs6 tàng esecusesusesuscsusesesecusesesecusasusesesesusecus SSIES SD ESSER Dae + sa + as ++ + + + Ss + Ss as Bs cột set aoe +

RỂ ỐNG di nG G NG GV NG GV NG QC NNGGNGG NG QUANG NA NGGNGGNGQNGQ NA GV NGQSAQAsQ2A6Q/AAGQ86Q/280/S6 Q6 66c AsqA6qvAAQ 6q 8q Asqg 26s A6q A6 SqAsQ2A6QAAQAsa/6seAeqaA6q/AAQ2AsqA6Q/AsqAsqA6q0sqểa6qS&q &6q S4 QợAqAQ SAQAsq/SQA6Q 26A A6 QSsq A6 AAQAcA AAQNsQMSAQ ke

agetefereters

TL được tạo ra tử hệ thông cũ sẽ còn luôn

san sang, CO thê hiểu và sử dụng được

đôi với người sử dụng của hệ thông mới

thi CQ, TC phải chuyen đối TL cũ sang hệ

thông mới Đa sô các hệ thông phân mêm

ngày nay bảo đảm được sự tương thích

với trước đó” giữa phiên bản mới vàcũ _ |

của cùng một nhà cung cấp phân mêm,

như giữa 2 phiên bản của cùng một loại

bộ phân mêm xử lý VB

Sự xuất hiện của các quy trình và hệ Bà mới chủ 2

là do đòi hỏi của thị trường, người tiêu dùng chỉ có ảnh

hưởng nhỏ Các nhà sản xuất phân cứng và phân mêm

máy tính tìm cách tăng thị phân bằng cách đưa ra các

sản phẩm mới với các đặc điềm mới, tính năng được

táng cường

°„ Các ©Q, TC tiên hành nâng cấp các hệ thong cua minh

th/xuyên va cl vai nam mot lan, thay đồi hoàn toàn hệ

thông máy tính của mình

- Tuổi thọ tương đôi ngắn của p/mềm và phân cứng có tác

động lớn đến việc bảo quản lau dai TLDT Cac CQ,TC

thay thé cac hệ thông của mình khi mà các nhà cung cập

ngừng cung cap mot he thong da lac hau hay khi ma cac

sản phẩm mới hứa hẹn nhiêu điểm ưu việt hơn p/mêm cũ

5 tệ

i Menteenteenteonseenteon seen teen deen teanteenteen teen teenseententeen teen teenteenteenteanteenteendeenteendeentrendeenseenmeentendeenteenseenseenteententeen teen dean teen teen teenteendeenteendeenteendeen teen deenteenteentendeanteendeenteenseenteendeen teen seen teenseententeenteendeenteenseenteenteenseendeendeendeendeentegn teehee ded deen chon dean thon Seon shon Seon sno Seon ton Mon teen eon Seon Seon toon ton seen ton aon ton on teen 2h na đo nh ah sa ch nh 2h nn đu nh 2h sn đi nn đu nh Zh nh 2 nh Zh xn 2u 5h 2h sn nh Sh sn 2u nh 2h sn đun 2h nh đu nh 2h nh đt nh Zh nh 2u sn 2h xn đt sn đun đổ sn 2h nn đu nh 2u 5n đu nh 2 nn đt sn 2n ch nh eon tron Soe en Sen teen aon Mon conten 2h sa đt nh đính Đh sn 2h nh đu sn 2g vn 2h nh dữ nh Đh s4 Grhẩt nhu nhưt nh như như nhớ như nh nhấn nh nh nha nha nh nhi như nh ố nhố nh nha nh nhờ tt tt tt te tt it tt tt tt tt tt te et tt te ra nnd ra d nnấ nh nh nha nh nhờ nh nhd nh nhd nhan chốn nhac nnd nh tt nhi ot tt s2 so20ss2Gsadose2Gses2Gssjosadoss2Gsos2Gse2osadjossdGse2Gsa2Gosa2Gso2Gss0ss 2056 26s6 26s 20s 20ss 26sa26ss20ss20ss26ss26ss26ss20ss26ss 265620562056 26sa 26ss 206562056 26s6 26s 20562056 2656 26562651 20ss 265626562051 20ss2Gss 26s 20s 20s 5 26ss 26se 20s 6 20s 6 26 sẽ 26 s6 2051206 20sa26ss 20562056 26ss 26s6 2056 20s n 26 s6 26se 26 s6 2G sẽ 2o se 26se 2G sa 2G sa 2

6 Ure See See See See See See See See See See See See See See See Sse See See See See See See See Sse See See See See Sse See See See Sse See See say w@ + esaseseseses "s“ez as w@ SG: eis as + Tiện in: as + es as 1 6xx sAcxs®s se t NI es ĐIỆN: vn as i: setts ee ise NI So + + ese es + + + + + + as + ng TH asasasasasasasasesasasesesasesasasasasasesasasesasasesasasasasasssasesasasasasasesasasasasasasesasasasasesasasasasasesasasesasasasasasesasasasasesasasasesasesesasasasasesasasasasasesasesasasasesasesasasasasasesesasasesasesasasasasasesasasasasasesesasasasasesasesasasasasasesasasasasasesasasesase

2 3 Nhu câu của người sử dụng thay đỗi va Ký vọng à

tiếp cận khai thác tài liệu điện tử

- Daso người sử dụng của các hệ thong máy tính trước

kia phải có những kỹ năng và sự tiệêp cận Kỹ thuật

chuyên sâu tới các hệ thông máy tinh “Các công việc”

được chuyên tới trung tâm máy tính và ket quả được trả lại cho người sử dụng ở dưới dạng các sản phẩm in ra

từ may tinh

¢ Sy tiép can trực tiễp tới những thong tin KTS co nhiéu ae

ưu điêm xét từ phương diện người sử dụng Việc tra ng

Cứu và cung cập được thực hiện nhanh chóng Người

sử dụng có thê trích lược các phân của một VB, phân tích và xử ly chúng dễ dàng hơn ở dạng KTS

° _ các lưu trữ cân tính tới nhu câu ngày càng tăng từ phía

những người sử dụng đổi với việc tiễêp cận TLT ở dạng

kỹ thuật sô

+ as ++ + + + Ss + Ss as Bs cột set aoe

công nghệ và tô chức

„_ môi trường kỹ thuật sô chứa đựng những môi

quan hệ và điêu phụ thuộc lân nhau phức tap

hơn nhiêu so với môi trường truyên thông

° Môi liên hệ giữa câu trúc tổ chức và kiêntúc |

công nghệ ->người sử dụng cuôi có quyên kiểm |

soát đáng kê đôi với việc tô chức, lựachọnvà |

quản lý những tài liệu mà họ tạo ra >người thiết |

kê hệ thông phụ thuộc vào người sử dụng cuôi

đề xác định những yêu câu đôi với hệ thông mà

họ thiệt kế

3 Các vân đê pháp lý và hê thông luật pháp

3.1 Sự thừa nhận TLĐT trong các thủ tục pháp lý

3.2 Thẫm quyên của lưu trữ đối với những TL hiện hành

ö.ở Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ

3.4 Hệ thông luật pháp về bảo vệ đời tu va tiép cận khai

thác thông tin

3.5 Sự tách biệt tài liệu khỏi sự giám sát của công chúng

i Menteenteenteenteendeon teen teenteenteandeendeandeenteenteenteandeendeenteenteendeen teen teen teendeenteenteenteendeentwenteenteenseenteenseanteendeenteendeen ten teenteendeenteenteen teen teenseentean deen deen seen teen deenteanteenteen teen tanseandeendeen teen trenteendeenteenteenteendeenseendeendrendeanteenseentrenteentrensepn teehee ded deen chon dean thon Seon shon Seon sno Seon ton Mon teen eon Seon Seon toon ton seen ton aon ton on teen 2h na đo nh ah sa ch nh 2h nn đu nh 2h sn đi nn đu nh Zh nh 2 nh Zh xn 2u 5h 2h sn nh Sh sn 2u nh 2h sn đun 2h nh đu nh 2h nh đt nh Zh nh 2u sn 2h xn đt sn đun đổ sn 2h nn đu nh 2u 5n đu nh 2 nn đt sn 2n ch nh eon tron Soe en Sen teen aon Mon conten 2h sa đt nh đính Đh sn 2h nh đu sn 2g vn 2h nh dữ nh Đh s4

to +42 o2 2,32 2-32-3232 12.12272732 2-27-2121 2-212-21:32-132-3212 21-12-3212 -2-232-2 2-2-2222 :2:-212:3-132-12112-32-12-32-2-32-3:-2-2-2:-23122-222:2:2:12:21:2+212-32-13212-21-3 21-12 -2:-2-2-2-23-3:2-23132:¬ + 1+2 7227-272-274 1-27-2242 7422-32-32 ee ee -2T-+ 7.2.2 7-32 2-127-32-2-2 22-32-42 32-1327-2142 7-32 -+ 7-32 7- 2-2-3232 7-2-2122 1-27-2232 32-42-32 7-142 7-42-3272 +32 -32 7-32-2722 7-2-2 7-2-2172 72-32-42 7-32 12-32-32 +-12 7-2-2 4

NO ho TC ho TC ha TC ao Ca Ca TC ha CO CO CA Ga Ca Ga Ca Ga Ca Ga ha Cha Ga ha na Ga ch Cha ch Cha Cha Ca Ga Gia Gia ee ee Meee eee Meee Meee Mee Mee Mare Mane Mare Mane Mae “ae Mare Meee

Meese esRresacaserecarecacucmsusmsusasusasecesesasusesusmtsertsesesestserusertswetsestsnstsesuserNswetsmetsertsmstsestsestseruswRsmetsnstsesSsertsertsweHsRsNsnsesasesmeusesusnsusmsRsestrnsurereserurasurmrure

SRS RENE AERP APRS RENE AERP AERC Re NS PRS ReRs Rens aeus eens QeRs aeke ache Gens aeue aeons aeons acme aeke acme aensarus acme gens acts qeucarus acts ens acme acns ache arms aensaeus acne seus acucacnsacusarnearnsacucaencarcke acme aeusacus acne aeusacucarusaruc acts aeucarucacnsacusacncarcuc agus aensarusacupacusacucarnsacucacucacnsces

hi nh ha»

¢ Trong cac van ban phap ly của nước ngoài, những định {| ~

nghĩa “tài liệu điện tử” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bát biên của sự tôn tại các loại TL

CN NO điện tử, công nhận TLĐT như dạng đặc biệt của

Đặc điểm của TLĐT là ở chỗ, thông tin của nó được t/bày

dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là chỉ có thể cảm nhận

được nó nhờ sự trợ giúp của các ph/tiện kỹ thuật và

ch/trình tương thích

TLĐT đang thực hiện chính cac c/nang va co g/tri đích

thực như TL truyền thông > trong luật lưu trữ của một số

nước phát triển, các khái niệm “tài liệu” và tài liệu điện tử”

điểm nhân không dành cho hình thức của TL mà cho các

c/năng của chúng