Vai trò của thông tin Thông tin là nguồn lực phát triển và là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia: Ngoài các yếu tố vật chất, năng lượng, bản sắc văn hóa dân tộc thì thông tin c
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN
1 Khài niệm thông tin.
- Theo từ điển Oxford E.Dictionary: Thông tin là điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến làtri thức, tin tức
- Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, hiện tượng, ý tưởng, phán đoánlàm tăng thêm sự hiểu biết cho con người
- Theo quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất bằng ngôn từ, kýhiệu hoặc hình ảnh
- Theo quan điểm của lý thuyết toán tin thì thông tin là sự loại trừ tính bất định của các hiệntượng ngẫu nhiên Tức là khi tăng lên lượng tin tức về 1 sự vật, hiện tượng thì giảm đi tínhchưa biết (tính bất định) về sự vật, hiện tượng đó
2 Thuộc tính của thông tin:
- Giao lưu thông tin: thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được chuyển đi, phổ biến vàđược sử dụng Nếu không giao lưu thông tin thì thông tin đó chỉ là thông tin chết, và không
có sự phát triển, cũng như giá trị cao
- Khối lượng thông tin: Tùy thuộc vào cách lưu trữ mà thông tin có đơn vị đo lường khácnhau
- Chất lượng thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời và cập nhật, độ tin cậycủa thông tin, sự phù hợp, phạm vi bao quát nội dung, tần suất sử dụng
- Giá trị thông tin: phụ thuộc vào chất lượng của thông tin và khối lượng thông tin cung cấp
- Giá thành của thông tin phụ thuộc vào chất lượng thông tin chứa đựng trong vật mang tin,
và khối lượng (phần vật chất chứa đựng thông tin) của thông tin
3 Vai trò của thông tin
Thông tin là nguồn lực phát triển và là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia:
Ngoài các yếu tố vật chất, năng lượng, bản sắc văn hóa dân tộc thì thông tin cũng đc coi lànhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia Trong điều kiện cách mạngkhoa học và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, thì thông tin khoa học công
Trang 2nghệ trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗinước Việc sỏ hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao choquá trình vật lý và nhận thức Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin cóthể mở rộng phát triển không ngừng, nó làn truyền một cách tự nhiên, khi sử dụng thông tinkhông bao giờ bị cạn đi mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và bổ sung thêmcác nguồn thông tin mới, nó có thể chia sẻ nhưng không mất đi trong giao dịch.Thông tin
đã thực sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản,tiếp thị và cả hoạt động chính trị nữa Ngày nay ở nhiều nước thông tin đã trở thành hànghóa, hình thành một bộ phận mới trong nền kinh tế quốc dân, đó là khu vực dịch vụ thôngtin, đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong nền kinh tế quốc dân
Thông tin là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế và sản xuất: Nhu cầu về
thông tin rất cao đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, nắm bắt được thông tin, nắm bắt được trithức là nắm bắt được cơ hội phát triển Để thấy được vai trò của thông tin trong hoạt độngkinh tế, sản xuất thì chúng ta cùng tìm chu trình: “ Khoa học – Kỹ thuật – Sản xuất” củanhà khoa học A.D Urxul
- Đặc điểm của mô hình:
Khoa học
Quản lý
Kỹ thuậ t Sản
xuất
Trang 3+ Mô hình đảm bảo sự liên tục của quá trình quay vòng tri thức
+ Đẩy mạnh quá trình vật chất hóa tri thức, đảm bảo nâng cao hiệu quả các công trìnhnghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ mới, rút ngắn thời gian đưa các thành tựu khoahọc vào sản xuất
+ Nâng cao hiệu quả của việc quản lý, định hướng mục tiêu câc công trình nghiên cứu khoahọc trước mắt hoặc lâu dài
- Kênh thông tin từ khoa học đến kỹ thuật, khoa học đến sản xuất, khoa học đến quản lý:Truyền đi thông tin về các tư tưởng khoa học mới, các học thuyết giả thuyết được rút ra từkho tàng tri thức để đưa vào thực tiễn
- Kênh thông tin từ kỹ thuật đến sản xuất, kỹ thuật đến quản lý, kỹ thuật đến khoa học:Truyền đi thông tin về công nghệ mới phục vụ cho phát triển sản xuất
- Kênh thông tin từ sản xuất đén khoa học, sản xuất đến kỹ thuật, sản xuất đến quản lý:Truyền đi thông tin về nhu cầu sản xuất, nhu cầu đối với các nguồn lực để phát triển sảnxuất, khả năng của sản xuất với việc tiếp thu các thành tựu khoa học, những vướng mắc củasản xuất đòi hỏi khoa học – kỹ thuật – quản lý phải tháo gỡ Và thực chất đây chính là đơnhàng của xã hội đối với khoa học – kỹ thuật
- Kênh thông tin từ quản lý đến khoa học, quản lý đến sản xuất, quản lý đến kỹ thuật: Thểhiện vai trò to lớn có tính chất quyết định của quản lý đối với sự phát triển ( định hướng,điều hành hoạt động sản xuất, khoa học, kỹ thuật)
à Như vậy thông tin sinh ra từ thực tiễn và quay trở lại phục vụ cho thực tiễn
Thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý:
Thông tin là cơ sở của lãnh đạo quản lý vì: Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt
các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản: xác định mục tiêu, lập
kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chưc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó Tất cả những côngviệc đó chỉ có thể thực hiện được khi có thông tin Vì vậy có thể nói thông tin là nội dung cơ bảncủa hoạt động quản lý điều hành Bên cạnh đó nhiệm vụ quan trọng của quản lý là ra quyết định.Hiệu quả của quản lý phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định của người quản lý Đó là các
Trang 4quyết định đúng đắn, khoa học, kịp thời và phù hợp với thực thực tiễn khách quan Chất lượng củaquyết định phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện đượccung cấp Có thể nói thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnhđạo Do đó thông tin là yếu tố quan trọng nhất mà thiếu nó thì không thể có bất kỳ quá trình quản
lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội
Thông tin giữ vai trò hàng đầu trong sự phát triển của khoa học: Bởi bất kỳ một phát minh
khoa học nào cũng có tính kế thừa Người sau không làm việc người trước đã làm, thế hệ sauchọn lọc, hệ thống hóa thành quả của người đi trước phát hiện ra những quy luật mới Quy luậtmới này là sản phẩm của khoa học, cũng là thông tin khoa học mới trên cơ sở những thông tin
mà xã hội loài người đã tích lũy đc Hoạt động nghiên cứu khoa học có thể mô tả bằng mô hìnhsau:
- Đầu tư vật chất và thông tin khoa học có thể dẫn đến hoạt động nghiên cứu khoa học, nhưng
không phải lúc nào hoạt động nghiên cứu khoa học được diễn ra cũng tạo ra sản phẩm mới
- Phần lớn chỉ có những nước phát triển nắm bắt được thông tin thì khả năng tạo ra sản phẩm khoahọc mới có thể tạo ra
- Sản phẩm khoa học mới cũng phải dựa trên rất nhiều thông tin khoa học đã có từ trước
Vai trò của thông tin trong giáo dục và đời sống: Sự phát triển bùng nổ các phương tiện
thông tin đại chúng, sự tiến bộ đến mức hoàn hảo của các phương tiện nghe nhìn, sự phát triểncủa các dịch vụ thông tin phong phú và đa dạng…đã đáp ứng như cầu ngày càng cao về vănhóa tinh thần của con người, tạo cho con người những điều kiện tốt hơn để sáng tạo và hưởngthụ các giá trị văn hóa của dân tộc và của nhân loại Đặc biệt là phải kể đên sự xuất hiện củamáy tính cá nhân, mạng Internet… Đã giúp cho khả năng tiếp cận thông tin của con người
Đầu tư vật chất
Thông tin khoa học
Hoạt động nghiên cứu khoa học
Sản phẩm khoa học
Trang 5ngày cang dễ dàng và thuận tiện hơn Không chỉ hỗ trợ trong công việc, giao tiếp với bạn bèđồng nghiệp, mà còn đem lại cho họ những phút thư giãn nhất, cung cấp thông tin họctập,nghiên cứu, giảng dạy, các phần mềm hỗ trợ học tập hấp dẫn giúp cho học sinh, sinh viênchủ động tham gia học tập.
4 Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin của lãnh đạo, quản lý:
- Cấp lãnh đạo: Ở mối cấp lãnh đạo, quản lý khác nhau, mỗi vị trí khác nhau nó đòi hỏi nhucầu thông tin khác nhau
- Lĩnh vực hoạt động, quản lý: đưa ra chính sách, phương hướng, mục tiêu hay là người tổchức, thực hiện, điều tra thực trạng
- Đặc điểm cá nhân của người quản lý: Ví dụ như: tuổi tác, trình độ học vấn, khả năng tiếpnhận và xử lý thông tin, sở thích của người cần thông tin, thông tin đã xử lý hay chưa xửlý…
- Môi trường về lĩnh vực hoạt động (kinh tế - chính trị - văn hóa – giáo dục): là nhà quản lý ởlĩnh vực nào thì cần thông tin về lĩnh vực ấy ví dụ như giáo dục thì cần những thông tin vềgiáo dục,,,
- Môi trường pháp lý để nhà lãnh đạo ban hành quyết định quản lý: không gian trong nướchay ngoài nước, thời gian có nhiều hay ít để xử lý và phân tích thông tin hay ko?
- Môi trường thông tin mà người lãnh đạo, quản lý yêu cầu: ví dụ như cần thông tin quá khứ,
dự báo, hay hiện tại
5 Yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý: Thông tin cung cấp cho các nhà quản
lý và tác nghiệp ở các cấp độ quản lý khác nhau có những yêu cầu khác nhau Các yêu cầunày thể hiện ở phạm vi của dữ liệu, khoảng thời gian, mức độ chi tiết, nguồn và tính cấu trúccủa dữ liệu.:
- Các thông tin mà mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là dùng cho việc ra quyết định Do đóthông tin phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng
và thường không được xác định trước Đó là những thông tin không có cấu trúc Trongnhiều trường hợp những thông tin này phải được trình bày dưới dạng đặc biệt những bảng
số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển
Trang 6của tổ chức Bao gồm cả những thông tin nội bộ và những thông tin nhận được từ bênngoài của tổ chức
- Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tinđược quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổchức Trong nhiều trường hợp, đó là những thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳhoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động của tổ chức
- Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, dựa trên dữ liệu rút ra từ các hoạtđộng nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được thu thập trong khoảng thòi gian ngắn vàđược sử dụng để quyết định những vấn đề diễn ra trong thời gian ngắn, như trong giờ, trongngày hoặc trong tuần
6 Các loại hình thông tin cần thiết phục vụ lãnh đạo:
- Theo giá trị thông tin:
+ Thông tin chiến lược:
+ Thông tin chiến thuật
+ Thông tin tác nghiệp
( Vẽ sơ đồ)
- Theo nội dung thông tin:
+ hông tin khoa học kỹ thuật
+ Thông tin kinh tế - chính trị
+ Thông tin văn hóa giáo dục
- Theo đối tượng sử dụng
+ Thông tin cấp I
+ Thông tin cấp II
+ Thông tin cấp III
- Theo hình thức thể hiện:
Trang 7+ Thông tin nói+ Thông tin viết+ Thông tin hình ảnh+ Thông tin đa phương tiện
7 Quá trình thông tin
- Khái niệm quá trình thông tin: Quá trình thông tin là sự tác động qua lại giữa nơi phát tin
đến đối tượng thu nhận thông qua các kênh truyền tin
- Sơ đồ của quá trình thông tin:
Thông tin phản hồi
Nơi phát hay nguồn tin có thể là một người,1 nhóm người hay một tổ chức Trong trường hợpthông tin truyền đi là có chủ đích, tín hiệu phải được phát đi dưới dạng mà nơi thu có thể hiểuđược, dạng đó gọi là mã Nơi nhận tín hiệu, trái với nơi phát nơi thu thường nhận được các tín hiệutruyền đi từ khắp nơi mà người phát không có chủ đích dành cho họ Để nhận ra các tín hiệu, nơithu phải chọn ra các thông tin phù hợp giải mã các tín hiệu truyền đi để nhận ra các thông tin gốc.Quá trình truyền tin được thực hiện qua kênh thông tin, là các vật mang tin hay các phương tiệntruyền thông Chúng khác nhau tùy theo cách thức truyền tin Có rất nhiều phương tiện truyền tin:sóng âm, sóng điện từ, các cử chỉ hành động, văn bản, vệ tinh viễn thông,,,,,Tuy nhiên trong quátrình truyền thông tin thường xảy ra sự sai lạc vào lúc phát đi hoặc lúc thu nhận tín hiệu Nơi phát
và nơi nhận không hiểu được nhau do có những thông tin không nhận được hay do bị nhiễu Sựchuyển giao thông tin không theo 1 chiều, nơi nhận thường tác động lại bằng những thông tin phảnhồi cho phép đánh giá và điều chỉnh quá trình thông tin để đc hiểu quả thông tin tối đa
Chương II QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
1 Chức năng.
Nơi phát (Mã hóa)
(Giải mã)
Trang 8 Chức năng lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất quan trọng nhất và là cơ sở để thực hiện các chức
năng còn lại Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu trong tương lai và cách thức thích hợp đểđạt được mục tiêu đó
- Kết quả của lập kế hoạch:
+ Hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Hoàn thành vượt kế hoạch ( kế hoạch chưa phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Không hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch quá sức so với khả năng của doanh nghiệp)
à Thông tin đảm bảo phù hợp với thực lực của cơ quan
- Các bước thực hiện lập kế hoạch:
+ B1: Xác định mục tiêu: Các cơ quan tổ chức mong muốn hướng tới mục tiêu gì, xác định cácphương thức để đạt được các mục tiêu.Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêutrước mắt và lâu dài, hoạch định chính sách, chiến lược xác định các phương pháp và tiêuchuẩn
+ B2: Xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực hiện mục tiêu, thực chất là các bước đi cụ thể
để thực hiện mục tiêu, trả lời các câu hỏi: phải làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làmnhư thế nào? Điều quan trọn là phải lập được dự toán ngân sách
+ B3: Tổng kết và đánh giá mức độ hoàn thành
- Mục đích của việc lập kế hoạch:
+ Để giảm độ bất định
+ Để chú trọng vào các mục tiêu
+ Để tạo khả năng đạt mục tiêu một cách kinh tế
+ Cho phép người quản lý có thể kiểm soát quá trình tiến hành nhiệm vụ
Chức năng tổ chức: là quá trình thiết lập 1 cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động 1 cách
phù hợp và thiết lập một môi trường một cách cụ thể
- Cơ cấu tổ chức hợp lý
- Phân công lao động phù hợp: dựa trên năng lực trình độ chuyên môn của cán bộ, công nhânviên trong cơ quan ( Thông qua bằng cấp, điểm mạnh, điểm yếu, năng lực, sở thích) có 4 hìnhthức phân công và hợp tác lao động
Trang 9+ Phân công lao động giản đơn
Kế hoạch, nhiệm vụ Lãnh đạo Kết quả chung
(tổ chức và phân công cho nhân viên)
NV1 NV2 NV3 (Làm việc độc lập với nhau và bào cáo kết quả cho lãnh đạo)
+ Phân công lao động phát triển
+ Phân công lao động phát triển kết hợp hợp tác lao động giản đơn
+ Phân công và hợp tác lao động phát triển
- Thiết lập môi trường lao động hợp lý về:
+ Cơ sở vật chất, mặt bằng làm việc
+ Vị trí làm việc
+ Các yếu tố môi trường ( nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh,,,)
- Mục đích: làm cho mục tiêu trờ nên có ý nghĩa với từng thành viên của tổ chức và gópphần làm tăng tính hiệu quả về mặt tổ chức của đơn vị
Chức năng ra quyết định: đây là chức năng cơ bản, vì suy cho cùng hoạt động quản lý là hoạt
động ra quyết định, hệ thống thông tin có vai trò trợ giúp cho các nha quản lý trong việc raquyết định và thực hiện chức năng của quản lý Để ra quyết định trong quá trình quản lý thìphải thu thập các dữ liệu, xử lý chúng để nhận được thông tin Rồi sử dụng thông tin đó đốichiếu với khách hàng Từ đó lựa chọn 1 hoạt động và khi khi đó 1 quyết định được hình thành
Trang 10Chủ quan: Năng lực của người ra quyết định ( người lãnh đạo, quản lý kém sẽ đưa ra cácquyết định kém), quyết định xuất phát từ động cơ nào (cá nhân hay lợi ích nhóm).
CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ CÁC HỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC.
1 Người dung tin:
Người dùng tin phổ thông:
- Chiếm số đông
- Dễ ảnh hưởng của sự lây lan tình cảm
- Tác động bởi dư luận
- Đặc điểm lao động: là lực lượng lao động trực tiếp, nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Lứatuổi trẻ, trình độ trung bình
à Đặc điểm nhu cần tin:
- Về nội dung: rộng (nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau để phục vụ công việc), không sâu
- Về hình thức: cần thông tin đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp thu
- Thời gian: Mới có tính thời sự nóng, cập nhật
- Cơ động: dễ thay đổi
Nhà khoa học:
- Tính trung thực
- Tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động thu thập thông tin
- Tính kiên trì bền bỉ
à Đặc điểm nhu cầu thông tin:
- Nội dung: rộng và sâu
- Hình thức: tổng luận, tổng quan
- Thời gian: Thông tin mới, thông tin hồi cố, truyền thống và hiện đại
- Cần những thông tin có giá trị gia tăng cao, những thông tin không bị trùng lặp trong nghiên cứu
- Cơ động: Khó thay đổi, ổn định
- Ngôn ngữ đa dạng
Lãnh đạo, quản lý
- Có kiến thức rộng rãi