Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng

Lời mở đầu

Đối với bất cứ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì mục tiêu lớn nhất mà họ đặt ra là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt đợc mục tiêu đó doanh nghiệp cần phải nỗ lực cố gắng không ngừng từ việc cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lợng sản phẩm đến việc tổ chức tốt công tác bán hàng Có nh vậy, doanh nghiệp mới

có khả năng tăng doanh thu, mở rộng thị trờng tiêu thụ, thúc đẩy quá trình sản xuất

đợc liên tục và thực hiện tái sản xuất

Một trong những cơ sở để đánh giá khả năng trình độ tổ chức quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là kết quả bán hàng Việc xác định đúng

đắn chỉ tiêu này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận đợc hớng đi hợp lý trong thời gian tiếp theo Nắm rõ đợc tầm quan trọng của công tác bán hàng và kết quả bán hàng, kế toán có nhiệm vụ phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin có liên quan Từ đó giúp nhà quản lý có thể đa ra các quết định kinh doanh đúng đắn

Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Gạch ốp lát Thái Bình, em đã đi sâu tìm hiểu thực tế đồng thời kết hợp với những kiến thức đã đợc học tập và nghiên cứu tại trờng, em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập với đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần Gạch ốp lát Thái Bình”

Nội dung của gồm có:

Phân I: Khái quát chung về công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình

Phần 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.

Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng tại công ty

Phần I: Khái quát chung về công ty cổ phần gạch ốp lát TháI Bình

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình đợc thành lập theo quyết định số

3066/QĐ-UB ngày 09 tháng 12 năm 2004 của UBND tỉnh Thái Bình (là công ty chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nớc sang công ty Cổ phần)

Giấy phép kinh doanh số 0803000177 do Sở kế hoạch đầu t Thái Bình cấp ngày 23 tháng 2 năm 2005

Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ( Mời tỷ đồng Việt Nam), vốn nhà nớc chiếm 51%, 49% là vốn của các cổ đông

Số vốn lu động: 50 tỷ VNĐ

Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình

Tên giao dịch: Thai Binh Ceramic Tiles Joint stock company

Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty: Kỹ s - Nguyễn Văn Dũng

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình huy động, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn

có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh các loại gạch men ốp lát cao cấp

Tận dụng năng lực thiết bị hiện có, ứng dụng khoa học công nghệ mới, đổi mới công nghệ, bồi dỡng, nâng cao trình độ tổ chức, quản lý, cải tiến thiết bị, tăng

năng suất lao động, tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu, động lực.Nâng cao chất lợng, hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm.

Bồi dỡng, đào tạo đội ngũ CBCNV-LĐ không ngừng nâng cao tay nghề bậc thợ, chuyên môn nghiệp vụ, trình độ chính trị, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và mở rộng sản xuất

Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm theo năng lực, hởng theo kết quả, hiệu quả sản xuất kinh doanh, phấn đấu đảm bảo hài hoà lợi ích của nhà nớc, doanh nghiệp, nhà đầu t và ngời lao động trong doanh nghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hành lang của pháp luật quy

định, đấu tranh chống mọi biểu hiện tham nhũng lãng phí và vi phạm pháp luật

Công ty chịu trách nhiệm đóng thuế và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo quy định của pháp luật và chế độ Tài chính

Tập thể CBCNV-LĐ công ty chấp hành nghiêm kỷ luật, nội quy lao động, quy trình kỹ thuật, an toàn vệ sinh lao động

1.2.2 Quy trình công nghệ sản xuất gạch ốp lát Ceramic (Phụ lục 1)

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của quản lý của công ty

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty, việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có các tổ chức sau:

(Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Phụ lục 2)–

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị của công ty

Giám đốc công ty điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của công ty theo quyết định của đại hội đồng cổ đông., quyết định của HĐQT, điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật

Các phó giám đốc công ty (gồm PGĐ kinh doanh và PGĐ sản xuất): trợ giúp giám đốc trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh cũng nh các vấn đề trong tổ chức, các vấn đề về khoa học kỹ thuật, chính trị t tởng

Ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý,

điều hành hoạt động SXKD, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài ờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tham khảo ý kiến của HĐQT trớc khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội cổ

chính.Th-đông

Các phòng ban chức năng của công ty không trực tiếp quản lý nhng có trách nhiệm theo dõi, hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình kỹ thuật, các định mức kinh tế

1.4 Tổ chức kế toán tại công ty gạch ốp lát TháI Bình

1.4.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt dộng và quy mô sản xuất, công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, công ty có một phòng kế toán đóng tại trụ sở chính

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán BRAVO, áp dụng hình thức

kế toán chứng từ ghi sổ, kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 1/1 đến ngày 31/12, kỳ kế toán đợc tính theo tháng, quý Chế độ kế toán công ty áp dụng theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT của BTC ngày 01/11/1995 và QĐ 167/QĐ- BTC ngày 25/10/2000

Phòng kế toán có chức năng thu nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện

kế hoạch sản xuất kinh doanh, thúc đảy thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Phụ lục 3)

- Kế toán trởng: Tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của công ty Kế toán trởng là trợ thủ cho Tổng Giám đốc trong kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về mọi mặt của công tác kế toán ở công ty

- Bộ phận kế toán tổng hợp: tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm,lên các báo cáo kế toán định kỳ, ngoài ra còn kiểm kê tính toán tài sản cố định và tiền lơng

- Bộ phận kế toán thanh toán công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Lập các phiếu thu, phiếu chi, bảng kê các khoản thanh toán

- Bộ phận kế toán vật t: theo dõi phản ánh về số hiện có, tình hình nhập xuất vật t

- Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm: chịu trách nhiệm hạch toán nhập xuất kho thành phẩm tiêu thụ.

- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản: theo dõi tình hình đầu t xây dựng cơ bản,

và quyêt toán công trình của công ty

1.4.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ ở công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình (Phụ lục 4)

1.4.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm 2007

55,7952,14

85,8379,004

93,4091,69

97,3095,51

6 Doanh thu (cha VAT) Trđ 94874,96 110846,76 116,83 102,40

7 Lợi nhuận sau thuế Trđ 2135,66 3755,93 175,87

- Giá vật t, nguyên vật liệu đầu vào (giá than và dầu D.O) liên tục tăng giá làm giá thành sản xuất tăng cao trong khi giá bán sản phẩm tăng không đáng kể do sự cạnh tranh quyết liệt trên thị trờng (chất lợng, chủng loại, mẫu mã và giá cả)

- Sau cổ phần hoá việc vay vốn gặp nhiều khó khăn vì Ngân hàng đòi hỏi phảI thế chấp bằng tài sản chứ không đợc phép tín chấp nh trớc

Phơng hớng sản xuất kinh doanh năm 2008

Biện pháp:

- Tiếp tục nghiên cứu kiện toàn và hoàn thiện bộ máy quản lý điều hành sản xuất kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thực tế nhằm mang lại hiệu quả cao nhất

- Tăng cờng quản lý công nghệ, thực hiện tốt công tác duy tu bảo dỡng thiết bị

để đảm bảo kế hoạch sản lợng và duy trì chất lợng sản phẩm, luôn cải tiến và nâng cao chất lợng để giữ vững và phát triển thơng hiệu

- Tiếp tục đầu t nâng cấp một số hạng mục công trình xây dựng và thiết bị để duy trì sản xuất ổn định và nâng cao chất lợng sản phẩm

- Tiếp tục hoàn thiện và duy trì hệ thống định mức vật t nguyên liệu, có biện pháp khoán hợp lý để ngời lao động quan tâm hơn nữa việc tiết kiệm vật t

- Tích cực hơn nữa việc tìm kiếm các nguồn vậ t nguyên liệu mới đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lý để hạ giá thành sản phẩm

- Xây dựng kế hoạch và cơ cấu sản xuât hợp lý phù hợp với yêu cầu của thị ờng từng vùng, từng thời kỳ Có biện pháp cụ thể củng cố thị trờng trong nớc, tích cực tìm kiếm thị trờng xuất khẩu

Công ty CP gạch ốp lát Thái Bình bàn hàng theo đơn đặt hàng, sau khi khách hàng đặt mua theo số lợng và đơn giá hợp lý công ty sẽ chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng

Ví dụ: Trong ngày 03/04/2008, công ty xây dựng Hoàng Thắng đã đặt mua hàng taị công ty theo phiếu đặt mua hàng (Phụ lục 5).

Công ty bán hàng và thu tiền khách hàng theo phơng thúc trả chậm, nên rất thu hút đợc khách hàng

Sau khi bên mua và đại diện công ty ký hợp đồng kinh tế, trên hợp đồng ghi

đầy đủ các thông tin của cả 2 đơn vị, hợp đồng đợc chuyển cho kế toán công nợ dựa trên số lợng hàng bán ra và lập phiếu xuất kho cùng hoá đơn GTGT

Phiếu xuất kho: (Phụ lục 6)

Hoá đơn GTGT đợc lập cho 3 liên: (Phụ lục 7 )

- Liên 1: Dùng để lu lại

- Liên 2: Giao cho khách hàng

- Liên 3: Dùng để thanh toán Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thành phẩm, sau khi đã đối chiếu với số lợng thực nhập, thực xuất hàng ngày thủ kho sẽ vào thẻ kho để theo dõi số lợng thành phẩm nhập-xuất-tồn kho cho từng loại thành phẩm Hàng ngày hoặc định kỳ (2 đến 3 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán Cuối tháng, thủ kho cộng tổng số lợng nhập, xuất trong tháng và tồn cuối tháng để

đối chiếu với phòng kế toán

Thẻ kho theo dõi số lợng hàng tồn kho cuối tháng 03 năm 2008: (Phụ lục 8)

Khi xuất kho thành phẩm, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để lập chứng

từ ghi sổ có dạng xuất kho thành phẩm

Sau khi lập chứng từ ghi sổ và lấy số liệu tổng hợp ở chứng từ ghi sổ kế toán sẽ căn cứ vào đó để ghi vào sổ cáI các TK: 155

Sổ cái tài khoản 155: (Phụ lục 9)

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng của công ty là tổng hợp lợi ích thu đợc từ việc cung ứng sản phẩm cho khách hàng bao gồm doanh thu từ tiêu thụ các loại gạch ốp tờng, gạch lát nền và doanh thu tiêu thụ nội bộ nh hàng quảng cáo, hàng biếu, hàng khuyến mại

và doanh thu hàng xuất khẩu

Doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền thu đợc từ bán hàng không bao gồm thuế giá trị gia tăng Doanh thu bán hàng của công ty đợc xác định khi sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng, khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

2.3.1 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ gốc chủ yếu đợc sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng:

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Phiếu thu: đợc lập khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt Phiếu thu đợc lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lu tại phòng kế toán tài vụ

- Giấy báo có của ngân hàng: khi ngời mua chuyển tiền qua tài khoản tiền gửi của ngân hàng, công ty sẽ nhận đợc giấy báo có của ngân hàng

2.3.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình sử dụng các tài khoản sau:

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK512: Doanh thu nội bộ

Ngoài ra còn sử dụng:

TK 131: Phải thu khách hàng

TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp

Căn cứ vào nội dung ghi trong hoá đơn giá trị gia tăng kế toán tiến hành nhập

số liệu vào máy theo đúng quy trình của phần mềm kế toán Bravo

Sau khi nhập các thông tin liên quan, kế toán kích vào nút Lu để tiến hành lu chứng từ Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ liên quan theo định khoản sau:

- Đối với doanh thu bán hàng:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 5111, 5112 – Doanh thu bán thành phẩm- hàng hoá

- Đối với doanh thu bán hàng nội bộ:

Nợ TK 6418 – Chi phí bán hàng bằng tiền khác

Có TK 5121,5122- Doanh thu nội bộ bán thành phẩm- hàng hoá

Cuối tháng để phục vụ nhu cầu quản lý sử dụng thông tin và lu trữ số liệu, kế toán sẽ kết xuất in ra các báo cáo, sổ sách sau:

- Bảng kê hàng hoá, dịch vụ bán ra

- Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào

- Sổ cái TK 511: để phản ánh toàn bộ doanh thu bán thành phẩm, hàng hoá của công ty trong vòng một tháng Sổ cái TK 5111 đợc dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng tháng của công ty

Hiện tại, công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu bán hàng cho từng loại thành phẩm mà theo dõi trên từng hoá đơn giá trị gia tăng và báo cáo bán hàng Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển toàn

bộ doanh thu bán hàng trong kỳ sang TK 911-Xác định kết quả kinh doanh

Cũng từ hoá đơn GTGT cuối kỳ kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết bán hàng, chứng từ ghi sổ và từ đó lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 511

Căn cứ vào các phiếu xuất kho hàng để bán cuối tháng kế toán ghi vào chứng

từ ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”

Có TK 156 “Hàng hoá”

Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK 911 để tính lỗ lãi cho việc sản xuất kinh doanh

2.5 Kế toán xác định các khoản giảm trừ doanh thu

2.5.1 Kế toán chiết khấu bán hàng

Hiện nay công ty đang sử dụng mức chiết khấu bán hàng 7% đối với khách hàng quen, khách hàng mua với số lợng lớn Khoản chiết khấu bán hàng mà khách hàng đợc hởng công ty hạch toán vào TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Khi phát

sinh khoản chiết khấu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc hoá đơn của ngời bán tiến hành nhập liệu theo định khoản:

Nợ TK 6418 - Chi phí bán hàng bằng tiền khác

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT

Có TK 111,331 – Tiền mặt, Phải trả cho ngời bán

Máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào các Sổ cái tài khoản 6418 (Phụ lục 14) và các sổ sách có liên quan khác.

2.5.2 Kế toán giảm gía hàng bán

* Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ đợc doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng

* Tài khoản sử dụng:

Các khoản giảm giá hàng bán đợc phản ánh vào tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán và chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ sau khi đã có Hóa đơn bán hàng Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế đợc phản ánh vào bên Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ Tài khoản 532 đợc chi tiết nh sau:

TK 5321- Giám giá hàng bán: Hàng hoá

TK 5322 - Giảm giá hàng bán: Thành phẩm

- Sau khi nhập các thông tin có liên quan, kế toán kích vào nút Lu, máy sẽ tự

động xử lý và phản ánh số liệu vào chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 5321, 5322 theo

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

kinh tế nh: hàng kém phẩm chất, sai qui cách, chủng loại Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của ngời mua ghi rã lý do trả lại hàng, số lợng hàng bán bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hoá đơn (nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn (nếu trả lại 1 phần hàng) Hàng bán bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lợng Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng bán bị trả lại và viết phiếu nhập hàng bị trả lại.

- Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm do ban kiểm nhập lập, phòng kinh doanh

sẽ lập phiếu nhập kho

Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập trên phiếu hàng bán bị trả lại trong phân hệ kế toán “bán hàng”

Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531

Sau khi kế toán thực hiện nhập “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” chơng trình sẽ

tự động cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với ng… ời mua, các chứng từ ghi sổ, sổ cái TK theo các định khoản:

- Bút toán ghi giảm doanh thu:

- Lơng nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lơng

- Chi vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì phục vụ cho việc bán hàng

- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ

- Chi phí bằng tiền khác: Chi tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng

Ngoài ra, hàng hoá của Công ty là do bộ phận bán hàng tự thu mua để tiêu thụ

và khoản chi phí mua hàng phát sinh tơng đối nhỏ, do đó, công ty hạch toán luôn khoản này vào trong chi phí bán hàng

- Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng Đồng thời có 6 TK cấp 2Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản: TK 111,TK 152, TK155.

Đối với khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân

tích lơng, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh tiền

l-ơng và các khoản trích theo ll-ơng theo định khoản sau:

Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ,

bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán vật t tiến hành nhập liệu cho cho chứng từ Phiếu xuất kho trong phân hệ Kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau:

Nợ TK 6412- Chi phí vật liệu

Có TK 152 (153)- Nguyên liệu, vật liệu (công cụ dụng cụ)

Đối với chi phí khấu hao TSĐ dùng cho bộ phận bán hàng: cuối tháng căn cứ

vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ sau:

Nợ TK 6414- Chi phí KHTSCĐ

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: nếu thanh

toán tiền ngay, kế toán lập Phiếu chi rồi căn cứ vào đó tiến hành nhập liệu cho Phiếu chi tiền mặt trong phân hệ kế toán “ Tiền mặt – Ngân hàng” theo định khoản sau:

Nợ TK 6417 (6418)- Chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí bằng tiền khác)

Nợ TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

Có TK 1111- Tiền mặt Việt NamNếu thanh toán chậm, căn cứ vào Hoá đơn của ngời bán, kế toán nhập liệu

vào máy theo định khoản sau:

Nợ TK 6417 (6418) - Chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí bằng tiền khác)

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

Có TK 331 – Phải trả ngời bánCác khoản làm giảm chi phí bán hàng đợc hạch toán vào các phân hệ kế toán tơng ứng theo định khoản ngợc lại nh sau:

Nợ TK 1111, 152 - Tiền mặt Việt Nam, nguyên liệu, vật liệu

Có TK 641 (6411, 6412 ) – Chi phí bán hàngCuối kỳ chơng trình tự động kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 theo

sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ cái của tài khoản 6411 -> 6418 chi tiết theo từng nội dung chi phí và Sổ cái tài khoản 641 Kế toán không theo dõi chi tiết CPBH theo từng mặt hàng

Sổ cái TK 641 (Phụ lục 17)

2.6.1.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Công ty sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh toàn

bộ chi phí phát sinh có liên quan đến việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ khác có liên quan đến hoạt động của công ty

TK 642 có 7 tài khoản cấp 2

- Trình tự hạch toán:

Việc hạch toán các khoản chi phí QLDN đợc thực hiện nh sau:

Đối với chi phí nhân viên QLDN: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân tích lơng

do kế toán tiền lơng cung cấp, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào máy để phản

ánh tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải trả cho các nhân viên quản lý doanh nghiệp theo định khoản.

Nợ TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp

Có TK 334; 3382; 3383; 3384 – Phải trả công nhân viên, KPCĐ, BHXH, BHYTSau đó máy sẽ tự động phản ánh vào sổ các tài khoản có liên quan

Đối với chi phí vật liệu, công cụ QLDN: Trong trờng hợp xuất vật liệu, công

cụ dùng cho công tác quản lý từ kho của công ty, căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán vật t tiến hành nhập liệu vào máy cho “Phiếu xuất kho” theo định khoản sau:

Nợ TK 6422 (6423)- Chi phí vật liệu quản lý

Có TK 152 (153) – Nguyên liệu, vật liệu(công cụ dụng cụ)

Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận QLDN: Cuối tháng, căn

cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán phản ánh khoản chi phí khấu hao TSCĐ vào phiếu kế toán theo định khoản sau:

Nợ TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ

Có TK 2141- Hao mòn TSCĐ

Đối với các khoản thuế, phí, lệ phí: Để phản ánh số tiền phải nộp vào NSNN,

kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản sau:

Nợ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

Đối với khoản chi phí dịch vụ ngoài (tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại ) và

chi phí khác bằng tiền (chi phí công tác phí, chi hội nghị ) Trong trờng hợp thanh toán ngay các khoản chi phí này, căn cứ vào phiếu chi kế toán tiến hành nhập liệu cho phiếu chi tiền mặt theo định khoản sau:

Nợ TK 6427 (6428)- Chi phí dịch vụ mua ngoài (Chi phí bằng tiền khác)

Nợ TK 1331 – Phải thu khách hàng

Có TK 1111- Tiền mặt Việt Nam

Trong trờng hợp cha thanh toán các khoản chi phí này, căn cứ vào hoá đơn của ngời bán, kế toán nhập liệu theo định khoản sau:

Nợ TK 6427 (6428)- Chi phí dịch vụ mua ngoài (Chi phí bằng tiền khác)

Nợ TK 1331- Phải thu khách hàng

Có TK 331 – Phải trả ngời bánCác khoản làm giảm chi phí quản lý đợc hạch toán vào các phân hệ kế toán t-

ơng ứng theo định khoản ngợc lại nh sau:

Nợ TK 111, 152, - Tiền mặt, nguyên liệu, vật liệu

Có TK 642 (6421, 6422, ) – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Cuối kỳ, chơng trình tự động kết chuyển chi phí quản lý sang TK 911 sau khi

kế toán chạy “Bút toán kết chuyển tự động” theo định khoản sau:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 (6421, 6422, ) – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tơng tự nh đối với CPBH, kế toán công ty chỉ theo dõi chi tiết CHQLDN theo từng nội dung của chi phí mà không theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng

Sổ cái TK 642 (Phụ lục 18)

2.6.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng

- Tài khoản sử dụng

Để phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh và tài khoản 421 – Lợi nhuận cha phân phối

- Phơng pháp hạch toán

Cuối tháng kế toán tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển tự động để xác

định kết quả bán hàng Hiện tại công ty không theo dõi kết quả bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng mà chỉ xác định kết quả cho tất cả các mặt hàng trong công ty

Chơng trình sẽ tự động kết chuyển theo các bút toán đã đợc đánh dấu và phản

ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản liên quan theo các định khoản sau:

- Kết chuyển khoản giám giá hàng bán

- Lãi (Lỗ) hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tính theo công thức:

Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng

tại công ty gạch ốp lát TháI Bình

3.1 Nhận xét đánh gía khái quát về tổ chức kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng của công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình

 Thứ hai là: Về tổ chức bộ máy kế toán

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chứng từ – ghi sổ với các sổ cái và

sổ kế toán chi tiết Hình thức này không những đơn giản, phù hợp với điều kiện áp dụng kế toán máy mà còn phù hợp với việc phân công công việc kế toán Bên cạnh đó công ty đã thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ Ngoài ra công ty còn tổ chức một số báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản trị nội bộ Các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt đợc thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo công tác quản lý đợc thực hiện chặt chẽ từ đó xây dựng đợc những chiến lợc, phơng hớng sản xuất kinh doanh một cách chính xác kịp thời

-Về hệ thống tài khoản: Công ty đã tiến hành khai báo danh mục tài khoản

trong phần mềm theo đúng chế độ kế toán hiện hành Các tài khoản thành phẩm, hàng hoá, doanh thu, giá vốn, chi phí đợc tổ chức chi tiết một cách linh hoạt, khoa học và phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty

- Về chứng từ sử dụng: Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đều

đợc bộ phận kế toán có liên quan phản ánh ngay vào các chứng từ và tiến hành nhập liệu vào máy Các chứng từ gốc đợc công ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh nh Hoá đơn GTGT, Phiếu thu đều đ… ợc ghi đầy đủ, chính xác theo

đúng thời gian, có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan, đúng chế độ tài chính

quy định Bên cạnh đó, các chứng từ đợc thiết kế trong chơng trình kế toán máy cũng

đảm bảo phản ánh đầy đủ các nội dung ghi trong chứng từ gốc

 Thứ ba là: Về việc hạch toán, kê khai thuế gía trị gia tăng

Việc hạch toán, kê khai thuế GTGT đợc thực hiện rõ ràng, chặt chẽ Công ty luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nớc

Đồng thời, các biểu mẫu để kê khai thuế GTGT do phần mềm bhiết kế đều phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính Điều đó giúp cho cơ quan thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dõi

 Thứ 4 là: Về phơng pháp hạch toán hàng tồn kho, xác định trị giá vốn hàng xuất kho

Với đặc điểm hàng hóa thành phẩm của công ty là số lợng, chủng loại phong phú, đơn giá không quá cao, số lợng nghiệp vụ nhập xuất tơng đối nhiều, yêu cầu cập nhật các thông tin về nhập – xuất tồn không đòi hỏi liên tục hàng ngày, công ty đã

áp dụng phơng pháp tính giá hàng xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Phơng pháp này hoàn toàn thích hợp với những đặc điểm và điều kiện nêu trên của công ty Thêm vào đó, việc kế toán công ty sử dụng phần mền kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản và vẫn đảm bảo đúng tiến độ công việc

3.1.2 Hạn chế

 Thứ nhất là: Đối với các khoản chiết khấu của công ty

+ Công ty hạch toán khoản chiết khấu bán hàng vào TK6418 là cha đúng quy

Mặt khác, khi phát sinh khoản chiết khấu bán hàng kế toán hạch toán theo

 Thứ hai là: Việc tổ chức vận dụng hệ thống TK, sổ sách kế toán

Hiện nay tài khoản phản ánh doanh thu, giá vốn hàng hoá, thành phẩm cha

đ-ợc theo dõi chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận Do đó công

ty cũng không mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng chủng loại sản phẩm, hàng hóa ở từng bộ phận Từ đó dẫn đến việc tổ chức đánh giá kết quả tiêu thụ mới chỉ thực hiện chung cho tất cả các loại hàng hóa, thành phẩm mà không đợc chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận Điều này làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ảnh hởng đến quyết định sản xuất kinh doanh và định hớng hoạt động của công ty trong thời gian tới

Hơn nữa, hiện nay công ty cha sử dụng “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” Việc sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ để so sánh đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh…

 Thứ ba là: Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hiện nay kế toán công ty không phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng bán ra và số hàng còn tồn trong kho của công ty Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng Việc làm này cha hợp lý vì theo nguyên tắc nếu nh số lợng thành phẩm tồn kho là lớn, liên quan đến nhiều hàng tồn kho và lợng hàng bán ra thì vô hình chung đã làm giảm lãi và kết quả kinh doanh xác định đợc là không chính xác

3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình

 Giải pháp một: Về các khoản chiết khấu của công ty

Việc DN để cho khách hàng thanh toán chậm cũng có nghĩa là công ty đã

để cho khách hàng chiếm dụng vốn của mình Mặt khác, tất cả các khách hàng của công ty (trừ khách mua lẻ) đợc hởng chiết khấu bán hàng cũng phần nào làm giảm đi ý nghĩa của chiết khấu này Để khắc phục tình trạng này và để công cụ chiết khấu thực sự phát huy hiệu quả, không những kích thích khách mua với số l-ợng lớn mà còn thanh toán nhanh, công ty nên có sự phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức chiết khấu thơng mại và chiết khấu thanh toán cũng nh xây dựng các mức chiết khấu phù hợp và linh hoạt

Đối với những khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời hạn trong hợp đồng công ty áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh và tăng vòng quay của

vốn, công ty nên xây dựng tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng một cách linh hoạt, có thể dựa trên những yếu tố sau:

- Tỷ lệ lãi suất và tiền lãi của ngân hàng đối với công ty

- Khả năng thanh toán của khách hàng

- Thời gian thanh toán sớm

Mức chiết khấu đặt ra phải đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất phải đợc bù lại bằng khoản giảm lãi tiền vay ngân hàng của công ty

Chiết khấu thanh toán đợc coi nh khoản chi phí tài chính nên đợc hạch toán vào

TK 635- Chi phí tài chính Khi phát sinh khoản chiết khấu thanh toán, để đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành, kế toán công ty nên hạch toán nh sau:

Nợ 635- Chi phí tài chính

Có các TK 131, 111, 112

Đối với những khách hàng mua hàng với số lợng lớn công ty áp dụng hình thức chiết khấu thơng mại Khoản chiết khấu thơng mại này doanh nghiệp nên áp dụng một cách linh động vì đối với sản phẩm mới thì việc sử dụng chiết khấu thơng mại còn có ý nghĩa nh quảng cáo, còn đối với các sản phẩm sắp lỗi thời (ví dụ sắp có sản phẩm mới thay thế) thì việc sử dụng chiết khấu này có thể làm giảm bớt đợc lợng hàng tồn đọng

Bản chất của chiết khấu thơng mại là một khoản giảm trừ doanh thu bán hàng nên phải đợc hạch toán vào TK 521- Chiết khấu thơng mại Cuối kỳ, kết chuyển TK

521 sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần

 Giải pháp hai: Về việc sử dụng, tổ chức vận dụng hế thống sổ sách kế toán

Hiện tại công ty không tổ chức tài khoản và sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn và kết quả bán hàng cho từng chủng loại sản phẩm, hàng hóa Kế toán chỉ theo dõi bán hàng trên Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng và Bảng kê hóa đơn bán hàng Tuy nhiên Báo cáo bán hàng chỉ có tính liệt kê về số lợng và doanh thu còn Bảng kê hóa đơn bán hàng chỉ theo dõi doanh thu mà không theo dõi về số lợng Để theo dõi chi tiết trên đầy đủ các chỉ tiêu, ngời sử dụng phải xem trực tiếp trên từng hóa đơn Nếu nh có sự cố máy tính doanh nghiệp không thể theo dõi kết hợp đợc nhiều chỉ tiêu khác nhau, do đó khó có đợc sự nhìn nhận toàn diện về hoạt động bán hàng của công ty

Với phần mềm kế toán máy, việc mã hoá cho từng sản phẩm, hàng hoá và xác

đinh kết quả tiêu thụ cho từng loại mặt hàng là hoàn toàn có thể thực hiện đợc Trong danh mục tài khoản, kế toán khai báo các tài khoản chi tiết doanh thu và giá vốn của từng loại mặt hàng Bên cạnh đó công ty nên tổ chức mở sổ chi tiết bán hàng, giá vốn, bảng tổng hợp bán hàng

Hơn nữa, hiện nay công ty cha sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh

 Giải pháp ba: Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Để đảm bảo việc xác định kết quả bán hàng một cách chính xác, phục vụ cho nhu cầu quản lý, cuối tháng, sau khi đã xác định đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí này cho cả số hàng bán

CPBH phát sinh trong kỳ x hàng tồn Trị giá

cuối kỳ

Trị giá hàng xuất trong kỳ +

Trị giá hàng tồn cụối kỳTrong đó trị giá hàng đợc tính theo giá thành sản xuất thực tế

-CPBH phân bồ cho hàng tồn kho cuối kỳ

= 4 051 651 049 - 1 493 033 552 = 2 558 617 497Tơng tự nh vậy, kế toán xác định chi phi quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ

Cuối cùng kế toán kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911-Xác định kết quả kinh doanh theo định khoản:

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641, 642 – Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết luận

Trong giai đoạn canh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp đã không ngừng phải nỗ lực vơn lên để tìm chỗ đứng cho mình Vai trò của công tác kế toán có tác dụng không nhỏ cho việc tạo nếnự phát triển của các doanh nghiệp

Do vậy công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng cần phải đợc củng cố ngày càng hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ

đắc lực trong việc quản lý tài chính cũng nh trong hoạch định chiến lợc cho các doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của doanh nghiệp cổ phần gạch ốp lát Thái Bình, dựa vào kiến thức đã học ở trờng và qua tìm hiểu hoạt động thực tế tại doanh nghiệp, em đã đi sâu tìm hiểu và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Tuy nhiên trình độ hiểu biết không nhiều và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô để em có thể hoàn thiện kiến thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo ThS Nguyễn

Đăng Huy cùng các anh chị trong phòng kế toán của doanh nghiệp cổ phần gạch ốp lát Thái Bình đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này