presentation risk communication

Chemical Risk Management Leonard Ritter, PhD, Fellow, ATS Executive Director, Canadian Network of Toxicology Centresgy Professor, Toxicology School of Environmental Sciences University o

Chemical Risk Management

Leonard Ritter, PhD, Fellow, ATS

Executive Director, Canadian Network of 

Toxicology Centresgy Professor,  (Toxicology) 

School of Environmental Sciences

University of Guelph

Coordinator, Metals in the Human 

Environment Strategic Network

Risk Communication  

● An exchange of information concerning the  existence, nature, form, severity, or 

acceptability of health or environmental acceptability of health or environmental  risks

● A critical component of risk management

Stages in the Risk Management Process

• Problem identification

• Setting the risk communication objectives

• Providing a suitable forum for stakeholder 

discussions

• Making recommendations

• Implementation/Evaluation

Risk Communication Goals

about the risk assessment/risk management process 

• Build public confidence that appropriate risk  management decisions are being developed

• Provide a forum for stakeholders to: a) discuss &

• Provide a forum for stakeholders to: a) discuss & 

process risk information & b) form a well‐balanced  judgment based on factual evidence

• Reduce complexity, uncertainty, and cope with  any        ambiguity of the risk issue; address public expectations

• Foster an informed public that is involved, interested,  reasonable, solution‐oriented, and collaborative

• The concept of acceptable risk depends on an 

individual’s perception of the risk 

• An individual’s perception of risk is often 

inaccurate

• To convey risk information, a risk 

communicator must identify what pre‐

conceived factors may influence decisions 

about managing a risk

Factors That Affect Risk Perception

Factors Examples

Psychological vulnerability, anger, lack of trust, grief, denial, fear, 

anxiety,  depression, Isolation, frustration, guilt Social economic issues costs associated with the risk Social economic issues, costs associated with the risk 

issue, conflicts between different groups within  the community, jurisdictional issues, relocation of  the community

Other gender, age, geographical region, ethnicity, 

religion, level of education

*Adapted from Krewski et al., 1995

Deliver a Clear Risk Message 

• The risk message, i.e., one‐way communication, should be stated in 

clear, understandable terms 

• Intentions should be clearly defined and positioned at the 

beginning of the presentation

• Factual details should be simplified without sacrificing accuracy

Ri k( ) h ld b l d i i l t t & l t d t th l ld

• Risk(s) should be placed in social context & related to the real world 

of the audience; Risk is not solely a scientific issue

• Use visually attractive graphics, good examples, anecdotes, and 

pictures to convey the risk message 

• Use  clear, jargon‐free language (avoid equations; difficult for non‐

experts to interpret)

• Never assume technical knowledge unless it is a technically‐adept 

audience

Types of Risk Messages

•

advisories, drug and biological products labels,  signage, and packaging

interviews, speaking  engagements,  conferences and workshops

programs, mass media communications,  pamphlets

discussion/working groups, one‐on‐one  conversations, interviews

Domain of Technical Risk  Domain of Perceived Risk 

Governments

Independent

Researchers

General    Public Public      Interest Groups

Risk Communication Flows

Risk communication flows between the “Expert sphere” (on left) and the “Public sphere” (on right), 

and assumes that all groups that participate in risk communication have a specific agenda that drives 

their involvement  in the process.  These special interests are taken into consideration and can heavily 

influence the outcome of the risk communication process.

(Leiss and Krewski, 1989)

Components of Trust

Components Description

representation of  all  relevant points of view

based on past experience and previous  communication efforts

communication

To build trust:  listen to public concerns and provide a forum for two‐way communications. 

Ref.: OECD Guidance Document on Risk Communication for Chemical Risk Management, July 2002

Risk Taking by Cultural Categories

Atomised

Individuals

Life is a lottery. Risks are 

out of  our control; safety 

is a matter of luck.

Bureaucrats Risks are acceptable as long 

as institutions have the  routines to control them.

The Hermit

GRID

Risks are acceptable as long 

as they do not involve  coercion of others.

Entrepreneur

Risks offer opportunities 

and should be accepted in 

exchange for benefits.

Egalitarian Risks should be avoided  unless  they are inevitable 

GROUP

Building Trust and Credibility

• The nature of risk demands trustful  relationships between risk managers and risk  bearers

• Trust is the invisible product of a successful p communication on risk issues and concerns

• Public confidence is important for triggering  behavioral responses 

• Systematic feedback and dialogue are  required in order to grow trust

• Good  inter‐active presentation skills

• Able to avoid jargon and clarify technical concepts of a risk message

• Good listener that provides feedback on stakeholders’ concerns and does 

not express personal opinions

• Conveys honesty, competence, and establishes trust and credibility

• Treats input with respect  and gives everyone equal opportunity to make 

claims and react to claims by others

• Ensures participants refrain from “moralizing” each other

• Is honest about what they can and cannot do

• Above average mediation experience

Stakeholder Roles

• Governments  manage public health risks and  communicate risk details to the public

• Industry leaders have a corporate  responsibility to communicate risks to affected p y consumers in a timely manner

• Early public involvement ensures the risk  analysis process addresses public concerns  and provides improved understanding of the  risk assessment and how decisions are made

Stakeholder Roles …

Continued

• The research community plays an important role 

in risk analysis by contributing technical and 

scientific expertise

• Media transmit, create, or interpret a risk 

message and should be involved in the entire risk 

communication process

• NGOs (public interest groups or non‐

governmental organizations) raise public 

awareness of potential sources of health and 

environmental risk

Risk Communication Challenges

• Audiences and media require different risk  communication strategies

• Selecting appropriate approach (method) to  convey the risk message 

• Communicating with the stakeholders as equal  partners in the exchange of ideas, arguments,   and risk evaluations

• Explaining scientific risk measurements and  probabilities in non‐scientific terms (depending 

on audience mix)

Continued

• Each risk situation may require several 

methods of communication

• Explaining synergistic effects with other 

lifestyle factors

• Anticipating objections to explanations of risks 

(data uncertainties, info disclosure, demands 

for zero risk)

• Improving literacy in risk‐based thinking

Selecting the Approach

The approach chosen to communicate risk to  target audience(s)  will depend upon: 

• The costs and resource requirements of  different approaches

• The stage of a risk management process

• The type of risk situation (routine or high  potential for controversy)

• The audience mix

Designing a Risk Communication Program

• Design entire risk communication package

• Ensure target audience represents all relevant stakeholders 

• Determine most important problems to overcome in the risk 

message

• If the risk situation is highly controversial, involve stakeholders 

at an early stage

• Determine basic perceptions of the risk issue under dispute

• Be aware of the distinction between risk and risk acceptability

• A fairly distributed risk is more acceptable than an unfairly 

distributed one

Designing a Risk Communication Program 

Continued

• A risk that the parties have some control over is  more acceptable than a risk beyond their control

communication program

• Appropriate timing of data collections, inclusion of  control groups, and arranging focus group tests and  re‐tests are important

material

• Define highlights of message

• Be specific about control measures and 

precautionary actions 

• Ensure content is written to address needs of 

specific audience

• Consider the social and political context of the 

issue

Internet Website Materials

Similar  approach as with written methods plus:

• Provide frequent updates of content

• Ensure main search engines register your  entry

• Provide links to other relevant organizations & 

info sources

• Provide opportunities for viewers to respond

Public Presentations 

Personal contact is more convincing than anonymously

written materials

• Formal training in speech and rhetorical skills are an asset

• Don’t talk down to audience

• Be sincere, honest, open‐minded, caring of the audiences  , , p , g

concerns and responsive to questions and comments

• Use appealing visual aids to explain the risk rationale

• Allow time for discussions

• Provide media with a statement to avoid being misquoted

Surveys & Focus Groups Approach

• Excellent method of exploring concerns of the  targeted audience

• Focus groups document audience concerns & 

measure social resonance of each argument  providing excellent feedback

• The chemical industry has been using CACs for 

a long time in their Responsible Care Programs

• A representative sample of consumers is 

difficult to obtain

• Problem is small number of participants

Media

• Are prime transmitters of risk information

• Play a critical role in setting agendas and in determining  outcomes

• Risk communicators must be open and accessible to  reporters and respect their deadlines

il i f i h d f h f di

• Tailor information to the needs of each type of media

• Should be provided with background material on complex  risk issues

• Risk communicators need to establish a long‐term  relationship of trust with editors and reporters

• Channels  for communication are diverse (press  conferences & releases, TV, appearances at public events,  letters to the publisher, direct mailings)

Media… Continued

• When issuing a Press Release, state (who, when, 

what, to which purpose, why) with details and 

contact information at the end

• Press conferences or press releases are not 

recommended for conveying detailed scientific y g

data

• Science supplements for the media may be more 

problem oriented and provide an analysis of the 

issue

• Releases to the national wire services should only 

contain basic facts and general conclusions

Communicating with Institutional 

Stakeholders

• Expert Hearings: experts with different positions  testify before the organizing institution, e.g., a  regulatory agency

• Expert Committees: popular for involving externalExpert Committees: popular for involving external  knowledge carriers in the risk management  process

• Expert Consensus Conferences: group sessions to  prepare common standards and report back to  plenary session to reach a common agreement

• Group Delphi Exercises: a group of experts involved in a 

4‐step info gathering process to gain a normal 

distribution of assessments 

• Stakeholder Hearings: often conducted by regulatory 

institutions for stakeholders to voice their opinions

• Round tables: popular for stakeholder involvement in 

corporate and consensual regulatory arenas; 

professional moderator recommended

• Mediation: assumes stakeholder conflicts can be 

resolved before they reach the legal arena

Evaluating Your Risk Communication 

Program

integrated and complement each other

stakeholders during the risk management process

collect feedback and track changes in values and  preferences

increasingly important as audiences become better  informed ( through the internet)

Summary of perception and acceptance of risks from 

diverse sources of radiation exposure

Perceived risk

Technical experts Public Nuclear power/nuclear waste Moderate risk Extreme risk

Nuclear weapons Moderate to extreme risk Extreme risk

beginning to develop Electric and magnetic fields Low risk Significant concerns 

Acceptable beginning to develop