Tiểu luận môn công nghệ tri thức Knowledge Management

thành văn bản, khó để chuyển giao, mà người ta chỉ có thể có bằng cách tự mình luyện tập.Sự phân biệt giữa tri thức ẩn và tri thức hiện: - Có thể chuyển giao, truyền đạt - Được diễn giải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Phan Huy Khánh

Lê Nam Trung Nguyễn Duy Linh Hoàng Đình Tuyền Lớp: Khoa học Máy tính - K24 Quảng Bình

Quảng Bình, tháng 12 năm 2012

MỤC LỤC

1

Nhóm học viên: Nguyễn Nương Quỳnh 1

Lớp: Khoa học Máy tính - K24 Quảng Bình 1

Nguyễn Nương Quỳnh 4

LỜI MỞ ĐẦU

Từ vài thập niên gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến bộ khoa học

và công nghệ, đặc biệt của công nghệ thông tin và truyền thông, thế giới đang biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, điều đó cũng tác động mạnh mẽ đến các nước đang phát triển, như ta thường nói, nó mang đến cho ta cả những cơ hội, cả những thách thức

Chúng ta đều biêt rằng tri thức có vai trò hết sức quan trọng góp phần tạo nên mọi thành tựu và tiến bộ trong lịch sử phát triển của văn minh nhân loại Mặc dù những câu hỏi có tính triết học về bản chất của tri thức, về quá trình hình thành tri thức, về quan hệ giữa vật chất và trí tuệ vẫn không ngừng được tranh luận và chưa

có được câu trả lời thoả đáng, nhưng trong mọi lĩnh vực hoạt động khoa học, kinh tế, văn hoá, tri thức vẫn luôn được tìm kiếm, phát hiện, và tác động ngày càng lớn đến sự phát triển xã hội loài người

Máy tính điện tử, công cụ chủ yếu của Công nghệ thông tin hiện đại, là loại máy móc thay thế con người trong các hoạt động lao động trí óc Chất lượng và khối lượng của các hoạt động trí óc này không ngừng tăng lên theo sự tiến triển nhanh chóng về khả năng lưu trữ và xử lý thông tin của máy Từ hàng chục năm nay, cùng với khả năng tính toán khoa học kỹ thuật không ngừng được nâng cao, các hệ thống máy tính

đã được ứng dụng để tổ chức nhiều cơ sở dữ liệu thuộc mọi qui mô trong các ngành kinh tế, xã hội, hình thành dần kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia, nền móng của sự phát triển kinh tế thông tin ở nhiều nước

Sự phong phú về thông tin, dữ liệu cùng với khả năng kịp thời khai thác chúng đã mang đến những năng suất và chất lượng mới cho công tác quản lý, hoạt động kinh doanh, phát triển sản xuất và dịch vụ Nhưng rồi các yêu cầu về thông tin trong các loại hoạt động đó, đặc biệt là trong việc làm quyết định, ngày càng đòi hỏi chất lượng cao hơn, người làm quyết định không những cần dữ liệu mà còn cần có thêm nhiều hiểu biết, nhiều tri thức để hỗ trợ cho việc ra quyết định của mình John Naisbett đã cảnh báo “Chúng ta đang chìm ngập trong dữ liệu mà vẫn đói tri thức”, điều đó cũng báo trước rằng việc ứng dụng Công nghệ thông tin đã chuyển sang một bước mới mà nội dung là trợ giúp con người nhiều hơn trong việc tìm kiếm tri thức và trong các hoạt động trí tuệ, tức là chuyển đổi từ sự giàu có thông tin thành sự giàu có tri thức, nguồn lực chủ yếu cho sự phát triển kinh tế trong giai đoạn mới

Trong bài tiểu luận này, nhóm xin trình bày về đề tài Knowledge Management (Quản lý tri thức) Đề tài này nói đến cách thức làm thế nào để có thể quản lý tri thức

của con người, chủ yếu là tri thức ẩn, để hỗ trợ chúng ta trong việc ra quyết định, thực hiện công việc.

Với thời gian và việc nghiên cứu của chúng tôi còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi có những sai sót Rất mong được sự góp ý và định hướng của Thầy Lê Văn Sơn và các anh chị cùng lớp để tôi có thể tiếp tục nghiên cứu và đạt được kết quả tốt hơn trong thời gian tới

Xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Huy Khánh đã nhiệt tình giảng dạy, góp ý

để nhóm em hoàn thành tiểu luận này

Nhóm học viên thực hiện:

Nguyễn Nương Quỳnh

Lê Nam TrungNguyễn Duy LinhHoàng Đình Tuyền

PHẦN 1 LÝ THUYẾT KNOWLEDGE MANAGEMENT

I Tri thức

1 Tri thức là gì?

Tri thức (knowledge) là kiến thức mà con người hiểu và biết

Những gì mà con người cảm nhận qua thực tế khách quan là những dữ liệu dạng thô Qua xử lý, dữ liệu này chuyển thành thông tin Tuy nhiên, thông tin vẫn tồn tại độc lập với tư duy của con người Phải sau khi con người tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, nắm bắt và nghiên cứu thì thông tin mới trở thành tri thức của riêng mình Tri thức được hình thành thông qua các quá trình nhận thức phức tạp: quá trình tri giác, quá trình học tập, tiếp thu, quá trình giao tiếp, quá trình tranh luận, quá trình lý luận, hay kết hợp các quá trình này

Hoạt động nhận thức của con người bao gồm việc tìm kiềm tri thức để tăng cường hiểu biết về tự nhiên, xã hội và cuộc sống, đồng thời sử dụng các tri thức có được để tạo nên các kỹ thuật, công nghệ và giải pháp nhằm không ngừng cải thiện cuộc sống của mình Trải qua nhiều thế kỷ tích luỹ, và ngày nay có thêm sự trợ giúp đắc lực của Công nghệ thông tin, chúng ta đã có khả năng sử dụng rộng rãi tri thức trong các hoạt động kinh tế, xã hội ở vào thời đại mà bản thân thông tin và tri thức cũng đang trở thành yếu tố chính của các loại hoạt động đó Ngày nay, con người không chỉ thụ động sử dụng những tri thức đã tìm kiếm được, mà càng ngày càng chủ động tìm kiếm, thu thập thêm nhiều tri thức cho hoạt động của mình

2 Dạng tồn tại của tri thức

Tri thức có 2 dạng tồn tại chính:

- Tri thức hiện (explixit knowledge): Tri thức hiện là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc báo cáo, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống Con người có thể dễ dàng nắm bắt, lưu trữ, và có thể chia sẽ bằng nhiều cách, và ngày nay con người sử dụng công nghệ hiện đại (ví dụ: truyền điện tử, được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu hoặc máy tính xử lý)

- Tri thức ẩn (tacit knowledge): là những tri thức thu được từ sự trải nghiệm thực

tế, dạng tri thức này thường ẩn trong mỗi cá nhân và rất khó được hệ thống hóa trong các văn bản và chuyển giao Các tri thức này là cá nhân, gắn liền với hoàn cảnh và công việc cụ thể Tri thức ẩn rất khó để hình thành các tài liệu, văn bản, nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người

Ví dụ: Trong bóng đá, các cầu thủ chuyên nghiệp có khả năng cảm nhận bóng rất tốt Đây là một dạng tri thức ẩn, nó nằm trong mỗi cầu thủ Nó không thể “mã hóa”

thành văn bản, khó để chuyển giao, mà người ta chỉ có thể có bằng cách tự mình luyện tập.

Sự phân biệt giữa tri thức ẩn và tri thức hiện:

- Có thể chuyển giao, truyền đạt

- Được diễn giải và chia sẻ một

Nguồn

- Các tài liệu chỉ dấn hoạt động

- Các chính sách và thủ tục của tổ

chức

- Các báo cáo và cơ sở dữ liệu

- Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức

- Các kinh nghiệm cá nhân

- Sử thấu hiểu mang tính lịch sử

II Quản lý tri thức

1 Quản lý tri thức là gì?

Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý tri thức, sau đây là một vài định nghĩa

đã được đưa ra:

“Quản lý tri thức là tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biến kiến thức”

Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ

Năm 1994, Davenport đã cung cấp định nghĩa vẫn thường được trích dẫn:

"Quản lý tri thức là quá trình nắm bắt, chia sẻ, và sử dụng hiệu quả kiến thức."

Trên cơ sở tổng kết các định nghĩa khác nhau về quản lý tri thức, McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng các định nghĩa về quản lý tri thức thể hiện một miền rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri thức là tài sản) tới quan điểm thiên

về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra trong tổ chức thông qua những quan hệ xã hội) Các định nghĩa về quản lý tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:

1 Quản lý tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn,

và là một lĩnh vực mang tính đa ngành đa lĩnh vực;

2 Quản lý tri thức không phải là công nghệ thông tin, những tiến bộ trong công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc này tốt hơn;

3 Những vấn đề của con người và học tập là điểm trung tâm của quản lý tri thức.Quản lý tri thức là nghệ thuật hay khoa học tập hợp dữ liệu có tổ chức và nhờ vào khả năng nhận biết, hiểu rõ các mối quan hệ và những kiểu mẫu để chuyển nó thành thông tin hữu ích có tri thức và giá trị có thể dễ dàng truy cập

Quản lý tri thức là quá trình kiến tạo, thu nhận, lưu giữ, chia sẻ, phát triển, sử dụng và biến tri thức tồn tại trong tổ chức thành những giá trị vật chất Hoạt động này bao gồm những nỗ lực biến tri thức cá nhân thành tài sản tri thức của toàn tổ chức, mọi người đều có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho sự phát triển chung Ngoài ra, nó còn mang ý nghĩa không ngừng tiếp nhận tri thức từ bên ngoài, có thể qua đào tạo, học hỏi

từ bạn hàng, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng, thậm chí đối thủ cạnh tranh thông qua việc xây dựng mô hình tổ chức luôn học hỏi

2 Quản lý tri thức ra đời khi nào?

Thuật ngữ “tri thức” xuất hiện từ thời Plato và Aristote và được nghiên cứu nhiều bởi các học giả hiện đại như Daniell Bell (1973), Peter Drucker (1993), Alvin Toffler (1970, 1980), Macheal Polanyi (1958, 1967) và Ikujiro Nonaka (1991, 1995) Các học giả này đã đưa ra những vấn đề xung quanh khái niệm tri thức, nguồn vốn hay tài sản trí tuệ của doanh nghiệp

Các khái niệm dữ liệu, thông tin, tri thức và sự thông thái của tổ chức cũng được hình thành và phát triển bởi các học giả trên Tuy nhiên, khái niệm “quản lý tri thức” lần đầu tiên được đề cập đến từ đầu những năm 80 Melissie C Rumizen, tác giả cuốn

“The complete Idiot’s guide to Knowledge Management”, cho rằng tiến sỹ Karl-Erik Sveiby, người Thuỵ Điển, là người đầu tiên đưa ra khái niệm tài sản tri thức doanh nghiệp vào năm 1979 nhưng không được đón nhận

Một báo cáo gần đây của Chính phủ Hoa Kỳ cho rằng tiến sỹ Karl M Wiig (Viện nghiên cứu tri thức - KRI) là người đầu tiên đưa ra khái niệm về quản lý tri thức trong một bài phát biểu tại Tổ chức lao động quốc tế của Liên Hợp Quốc (ILO) vào năm

1986 Và đến đầu những năm 90 thì quản lý tri thức mới thực sự “nở rộ” như một công

cụ mới trong quản lý Thomas A Stewart được xem như là người đầu tiên viết về quản

lý tri thức trên các tạp chí về doanh nghiệp với bài viết “Brainpower” trên tạp chí kinh

tế nổi tiếng “Fortune” vào năm 1991 Tiếp theo đó là cả một chuỗi các cuộc tranh luận

giữa các trường phái khác nhau về quản lý tri thức Hàng trăm trang web về quản lý tri thức ra đời và đến hôm nay, các quan niệm khác nhau về vấn đề này vẫn tồn tại.

3 Tại sao cần phải quản lý tri thức?

Trong suốt 50 năm qua, kinh tế thế giới đã có những bước chuyển rõ rệt từ nền tảng sản xuất thuần tuý sang hệ thống sản xuất dựa vào kỹ năng và tri thức Ở Mỹ, chỉ trong vòng 40 năm số người lao động thuần tuý đã giảm gần một nửa (34% lực lượng lao động vào năm 1980 so với 57% vào năm 1940) Các nhà đầu tư cũng nghiêng về các tổ chức có năng lực quản lý tốt và có khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của thị trường thay vì chỉ chú trọng đến giá trị tài sản của tổ chức Ngày nay, tương lai và giá trị của một tổ chức phụ thuộc vào khả năng phát triển các sản phẩm/dịch vụ mới một cách nhanh chóng và kịp thời để có thể bắt nhịp với những nhu cầu luôn thay đổi Thay vì một số cách tiếp cận truyền thống các doanh nghiệp giờ đây coi QUảN LÝ TRI THứC như một yếu tố mới nhưng quan trọng nhất để giữ vững lợi thế cạnh tranh bằng thoả mãn khách hàng

Tóm lại, có 4 lý do chính dẫn đến sự xuất hiện của quản lý tri thức:

 Cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi mỗi tổ chức phải liên tục đổi mới sản phẩm và cải tiến hoạt động của mình dựa trên nguồn tri thức của mọi người trong

tổ chức

 Nhu cầu học hỏi trong một tổ chức luôn tồn tại nhưng thời lượng cho việc bồi bổ kinh nghiệm và kiến thức lại giảm đi rất nhiều do phải chú trọng vào các tác nghiệp hàng ngày Vậy, các tổ chức cần kiến tạo và sử dụng tri thức một cách thông minh nhất để không bị tụt hậu

 Cơ chế thị trường tạo ra nhiều khả năng lựa chọn cho người lao động Nhu cầu thay đổi nơi làm việc của người lao động có trình độ và kỹ năng cao tăng lên chính

là nguy cơ suy giảm nguồn tri thức của tổ chức Khi ra đi, họ không chỉ làm giảm năng suất của tổ chức mà còn mang đi những tri thức của mình, thậm chí cả tri thức của tổ chức

 Đa phần các tổ chức thành công là những tổ chức nắm bắt nhanh, kịp thời,

và xử lý chính xác các nguồn thông tin (thị trường, khách hàng, sản phẩm…) Việc biến các thông tin đó thành tri thức của tổ chức chính là lợi thế cạnh tranh mà không phải nhà quản lý nào cũng làm được

Quản lý tri thức đạt hiệu quả, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả rõ rệt như:

- Tăng Năng suất

- Thúc đẩy hoạt động đổi mới

- Cải thiện hiệu quả quản lý

- Nâng cao sự thoả mãn của Khách hàng

- Thu hút và khai thác nhân tài

- Khuyến khích học hỏi, chia sẻ

4 Quản lý tri thức như thế nào?

Yếu tố quan trọng nhất trong Quản lý tri thức là sự chia sẻ tri thức Con người thường coi tri thức là sức mạnh Mỗi người đều muốn giữ một cái gì đó là điểm mạnh của riêng mình, không muốn chia sẻ với người khác Quả đúng vậy và đó là khó khăn trong việc áp dụng phương thức quản lý tri thức của các nhà quản lý trong một tổ chức

Tuy nhiên, điều đó có thể khắc phục được nếu trong tổ chức đó quyết tâm tạo ra một môi trường thuận lợi để mọi người thoải mái chia sẻ, hiểu đó là cách tạo lợi ích thiết thực cho tổ chức mình, cho chính mình khi cùng nhau chia sẻ và học hỏi lẫn nhau Để làm được điều này, vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng Không chỉ khuyến khích, ghi nhận việc chia sẻ tri thức, nhà quản lý cũng cần chủ động chia sẻ tri thức với nhân viên của mình một cách tích cực Do đó, có thể dần hình thành nên một văn hóa chia sẻ trong tổ chức

Thực tế, có những cá nhân sẵn sàng chia sẻ và đón nhận tri thức mới từ người khác, nhưng có thể họ không biết cần chia sẻ với ai, chia sẻ như thế nào, chia sẻ lúc nào Bởi vậy, cần có một qui định rõ ràng để mọi người trong tổ chức có thể đăng ký chia sẻ một cách rõ ràng và qui định này cũng cần thể hiện những ghi nhận đối với người chia sẻ

Dựa vào sự phân loại tri thức, có thể chia các hình thức chia sẻ tri thức thành bốn dạng chính:

- Ẩn - Ẩn: Khi người chia sẻ và người tiếp nhận giao tiếp trực tiếp với nhau (ví dụ: học nghề, giao tiêp, giảng bài ) thì việc tiếp nhận này là từ tri thức ẩn thành tri thức ẩn Tri thức từ người này không qua trung gian mà chuyển ngay thành tri thức của người kia

- Ẩn - Hiện: Một người mã hóa tri thức của mình ra thành văn bản hay các hình thức hiện hữu khác thì đó lại là quá trình tri thức từ ẩn (trong đầu người đó) trở thành hiện (văn bản, tài liệu, v.v.)

- Hiện - Hiện: Tập hợp các tri thức hiện đã có để tạo ra tri thức hiện khác Quá trình này được thể hiện qua việc sao lưu, chuyển giao hay tổng hợp dữ liệu

- Hiện - Ẩn: Tri thức từ dạng hiện trở thành dạng ẩn Điển hình quá trình này là việc đọc sách Học sinh đọc sách (tri thức hiện) và rút ra được các bài học, tri thức cho mình (ẩn)

Một yếu tố không kém phần quan trọng trong quá trình quản lý tri thức mà hầu hết các tổ chức phải đối mặt là làm thế nào để nắm bắt những kiến thức và kinh nghiệm của các nhân viên hiện tại của họ, và tạo ra kết quả như mong muốn

Như ở phần trên, tri thức tồn tại ở hai dạng thức là tri thức ẩn và tri thức hiện, để nắm bắt các tri thức đó như thế nào Với kiến thức hiện có thể dễ dàng nắm bắt, lưu trữ, và được truyền bằng cách sử dụng công nghệ hiện đại (ví dụ, truyền điện tử, được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu hoặc máy tính xử lý) Với kiến thức ẩn, là những hiểu biết, kinh nghiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức nên nó là khó khăn để theo dõi và nắm bắt Vấn để đặt ra cho quá trình quản lý tri thức ở các tổ chức là làm thế nào để nắm bắt được tri thức tiềm ẩn trong các nhân viên của của tổ chức.

III Nắm bắt kiến thức

Có lẽ loại có giá trị nhất của thông tin được thu thập bởi hệ thống quản lý tri thức

là một quá trình mà một chuyên gia thực hiện một nhiệm vụ nhất định hoặc phương pháp tiếp cận một vấn đề cụ thể Điều này thường là khó khăn để nói lên, nhưng là chìa khóa cho sự thành công của các chuyên gia (Frappaolo và Wilson)

Bước đầu tiên trong việc nắm bắt kiến thức tiềm ẩn được xác định trong tổ chức

là ai có kiến thức này Sau đó tiếp cận với các chuyên gia đó trong tổ chức để có thể thu thập thông tin của chuyên gia Một phương pháp tiếp cận đầu tiên đặt ra câu hỏi trực tiếp với chuyên gia; cách tiếp cận thứ hai phân tích tài liệu và các đầu ra được tạo

ra bởi các chuyên gia và biên dịch một hồ sơ chuyên gia

Hỏi chuyên gia:

- Đặt những câu hỏi trực tiếp với các chuyên gia

- Tiết lộ quá trình suy nghĩ / mô hình về tinh thần

- Biên dịch hồ sơ chuyên gia

Phân tích nội dung tài liệu:

- Nội dung được đưa vào hệ thống, các thuật toán được sử dụng để đưa về gần đúng nhận thức của con người

- Tích hợp nắm bắt kiến thức vào công việc hàng ngày và tóm tắt kiến thức

Trong các phương pháp tiếp cận đầu tiên, đặt câu hỏi và chuyên gia tìm cách tiết

lộ quá trình suy nghĩ và các mô hình tinh thần các chuyên gia sử dụng khi tiếp cận một vấn đề Thông tin này sau đó đã nhập vào một số định dạng cơ sở dữ liệu, sau đó có thể được tìm kiếm bởi các bên liên quan để tìm kiếm kiến thức đó Điều này có thể được quản lý theo một trong hai cách: hoặc là có một kỹ sư tri thức đặt ra các câu hỏi cho các chuyên gia, và sau đó tạo ra khuôn khổ để lưu trữ và phổ biến kiến thức; hoặc bằng cách bỏ qua các kỹ sư tri thức và có bản thân các chuyên gia tạo ra khuôn khổ để chuyển tiếp kiến thức của mình

Trong cách tiếp cận thứ hai, công nghệ cần thiết là phức tạp hơn Nhân viên gửi nội dung vào hệ thống, sau đó đôi khi phải một giai đoạn phê duyệt Thông tin này sau

đó được phân tích bằng hệ thống máy tính bằng cách sử dụng các kỹ thuật như nhận dạng mẫu và các mạng neuron, có sử dụng các thuật toán phức tạp để gần đúng các

quá trình nhận thức của con người Cách tiếp cận này cũng có thể làm cho quá trình kiến thức nắm bắt ít rõ ràng hơn bằng cách tích hợp nó vào nhiệm vụ khác, chẳng hạn như quản lý quan hệ khách hàng, hành động của nhân viên trên máy tính được nhập vào phần mềm và phân tích cho các mục đích quản lý tri thức.

Một khi các chuyên gia được xác định và kiến thức của họ được nắm bắt và phân tích, sau đó phải được trình bày trong một định dạng nào đó thì nó có ý nghĩa với những người khác trong tổ chức Các định dạng phổ biến nhất để lưu trữ và trình bày thông tin mạng nội bộ và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Mạng nội bộ nói chung là linh hoạt hơn và có thể là ít tốn kém, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thì tốn kém hơn giá từ miễn phí đến hàng triệu đô la

IV Vai trò thực tiễn của quản lý tri thức

1 Xuất phát từ nhu cầu nhân sự

Từ khía cạnh nhân sự, những nhu cầu về việc tăng việc trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong các nhóm hoạt động gồm nhiều lĩnh vực khác nhau là một trong những lý do chính dẫn tới việc xây dựng quản trị tri thức Bên cạnh đó, nhu cầu tăng khả năng xử

lý của nhân viên trong các tình huống phức tạp và lưu giữ những tri thức khi các nhóm làm việc tan rã hay tái lập cũng khiến việc xây dựng hệ thống quản lý tri thức trở nên cần thiết

Thứ nhất, nhu cầu về việc đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong các nhóm hoạt động ngày càng lớn hơn Lí do là vì các tổ chức đang có xu hướng kết hợp với nhau để tăng khả năng cạnh tranh Do đó, nhân viên trong các tổ chức khác nhau thường xuyên phải làm việc với nhau Hơn nữa, để phát triển một sản phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau (thiết kế, kĩ thuật, marketing, v.v.) Nói cách khác, thành viên của một nhóm làm việc phải từ các bộ phận khác nhau, mà

họ thường chỉ biết rõ về lĩnh vực chuyên môn của mình mà thiếu những hiểu biết cần thiết về các lĩnh vực khác Sự khác biệt về văn hóa cũng có thể gây khó khăn trong quá trình làm việc nhóm Vì vậy, việc tăng khả năng và hiệu quả làm việc nhóm, mà điển hình là việc chia sẻ và trao đổi, của các thành viên trong nhóm là vô cùng cần thiết Quản ly tri thức có thể trở thành lời giải tối ưu cho bài toán này, bởi vì nó thúc đẩy thảo luận và chia sẻ tri thức trong nhóm và tổ chức

Thứ hai, là về việc các nhóm làm việc được thành lập và giải tán Hiện nay, các nhóm làm việc thường được thành lập để giải quyết những vấn đề, những dự án trong thời gian ngắn Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, các nhóm này thường được giải tán, thành viên trở về với công việc thường ngày hoặc tham gia các nhóm làm việc khác, nơi mà khả năng chuyên môn của họ có giá trị hơn là tri thức thu được ở các lĩnh vực khác trong dự án Điều quan trọng là, những tri thức đó lại không được lưu trữ lại, trở thành “tài sản cá nhân” của nhân viên Khi nhân viên đó ra đi, tri thức của tổ chức

cũng mất đi theo Quản trị tri thức có thể giúp tổ chức giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, bởi vì trong đó có quá trình “nắm bắt” các tri thức ẩn – qua các quá trình trao đổi trực tiếp và việc lưu trữ tri thức ẩn dưới dạng hiện.

Ngoài ra, trong thời đại kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay, đòi hỏi về kĩ năng

và khả năng ra quyết định của nhân viên ngày càng cao hơn Ngày nay, thời gian chính

là yếu tố cạnh tranh quyết định giữa mọi tổ chức Ta có thể phải đối mặt với những thay đổi, những sáng tạo bất ngờ từ phía đối thủ, sự chuyển dịch mạnh mẽ của thị trường không ổn định Tổ chức rất có thể sẽ không bắt kịp được những bước tiến của môi trường bên ngoài Vì vậy, việc phản ứng và ra quyết định trước một tình huống của nhân viên cần phải không những chính xác mà còn phải càng nhanh càng tốt Điều này đòi hỏi trình độ tri thức của nhân viên phải cao hơn và thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, chính xác hơn Nếu quản lý tri thức tốt, bạn hoàn toàn có thể giải quyết được những vấn đề này

2 Xuất phát từ nhu cầu kinh tế

Lý thuyết kinh tế cũ cho rằng mọi tài sản đều dễ bị giảm giá trị khi thu hồi, nhưng điều này không đúng với tri thức Những quy luật chi phối tri thức thì khác hẳn những quy luật chi phối thế giới vật chất

ra một chu trình tự tăng cường Tri thức là biến số duy nhất lý giải nguyên nhân có một khoảng cách ngày càng lớn giữa giá trị thị trường và cơ sở tài sản của một tổ chức thành đạt Không như các tài nguyên có giới hạn như đất, vốn, và nhân công, tài sản tri thức và trí tuệ là những nguồn tài nguyên không giới hạn có thể sinh ra nhiều lợi nhuận qua hệ thống sử dụng và ứng dụng chúng Tri thức rộng giúp bạn có cái nhìn đa chiều về cùng một hiện tượng, một biến đổi bất thường trên thị trường Từ đó vừa có khả năng chống đỡ, vừa có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ Muốn có được điều này, các doanh nghiệp bắt buộc phải không ngừng sáng tạo, sáng tạo không ngừng nghỉ để bắt kịp với xu thế chung của thời đại Cứ như thế tri thức ngày càng gia tăng

Quản lý tri thức mang đến cơ hội duy nhất biến tri thức thành hệ thống giúp tạo

ra lợi thế về thời gian giữ cho sự cạnh tranh được liên tục, tạo ra giá trị kinh tế và giá trị thị trường không thể chối cãi được

3 Công nghệ và nhu cầu về một hệ thống quản lý tri thức

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn công việc Hiện nay chúng ta có thể thu thập và lưu trữ một khối lượng lớn thông tin dễ dàng, truyền tải chúng một cách nhanh chóng Các công việc được hoàn thành dựa vào công nghệ, đặc biệt là máy tính, ngày càng nhiều Sự quan trọng của công nghệ là không thể phủ nhận Nhưng, công nghệ không tạo ra yếu tố cạnh tranh Ta có thể sở hữu một công nghệ hoàn toàn mới, giúp tổ chức vượt lên trên đối thủ của mình Nhưng, thời gian sau đó, khi mà đối thủ tạo ra công cụ tương tự, hoặc cũng mua công nghệ đó, thì yếu tố cạnh tranh sẽ bị mất đi Trong thời đại công nghệ hiện nay thời gian cho một cuộc chạy đua công nghệ như vậy ngày càng ngắn dần, do vậy, chúng ta không thể coi công nghệ như yếu tố cạnh tranh lâu dài

Trong khi đó, công nghệ với hai lợi ích chính là lưu trữ và truyền tải thông tin lại cho phép xây dựng một hệ thống lưu trữ và phân phối thông tin hiệu quả Công nghệ trở thành một nhân tố giúp lưu trữ, phân phối và trao đổi tri thức hữu hiệu Bằng cách kết hợp công nghệ với quản trị tri thức một cách hiệu quả có thể tạo ra các yếu tố cạnh tranh mới, nâng cao khả năng cạnh tranh lâu dài

Bên cạnh đó, nhờ có công nghệ phát triển mà các công việc, các quy trình được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn Vòng đời của sản phẩm, từ lúc được nghiên cứu, sản xuất, tới khi bán ra và các dịch vụ hậu mãi cũng do đó ngắn lại Các sản phẩm cũng liên tục được nâng cấp và cải tiến, thị trường liên tục thay đổi Do vậy, thời gian cho ra sản phẩm trở thành một yếu tố sống còn, các quyết định ngày càng phải được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn Vậy yếu tố nào làm được điều này? Công nghệ

có thể giúp chúng ta thu thập, lưu trữ, truyền tải thông tin một cách vô cùng hiệu quả, nhưng để biến thông tin thành tri thức, thành quyết định, thì lại cần đến con người và kiến thức, kinh nghiệm của họ

Tri thức chứ không phải công nghệ trực tiếp giúp người sở hữu nó ra quyết định Quản trị tri thức, với sự hỗ trợ của công nghệ, có thể giúp làm việc hiệu quả hơn, tự mình đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, giảm bớt sai lầm và thoả mãn yêu cầu đúng lúc nhất, v.v…

4 Tổ chức và nhu cầu về một hệ thống quản lý tri thức

Cũng giống như công nghệ, cơ cấu tổ chức ngày nay thay đổi quá nhanh Chính những thay đổi về cơ cấu tổ chức này bắt buộc có một hệ thống quản trị tri thức hữu hiệu

Ví dụ với một dự án lớn đột nhiên gặp phải một vấn đề nan giải, sau một thời gian tìm kiểm giải pháp, một thành viên trong dự án nhớ ra rằng trong một dự án trước kia, vấn đề tương tự cũng đã nảy sinh và được giải quyết khá hiệu quả Ở đây, đặt ra vấn đề là làm sao áp dụng tốt nhất tri thức đã có để giải quyết vấn đề này

Ngày nay, các tổ chức làm việc theo định hướng dự án Mỗi thành viên được nhặt ra từ các bộ phận chức năng khác nhau để tạo ra một đội duy nhất Các đội sau khi hoàn thành xong dự án thường chuyển lên một dự án khác cao hơn hoặc phân tán sang các dự án khác Các tri thức, kinh nghiệm, kỹ năng thu được trong suốt quá trình phát triển sản phẩm , dịch vụ lại không được chuyển đến các đội dự án phụ trách việc phát triển các phiên bản sau trong quá trình tiến hoá dịch vụ sản phẩm đó Ngoài ra với cơ cấu tổ chức làm việc theo đội và dự án, các kỹ năng được phát triển trong quá trình hợp tác thường sẽ bị mất đi khi đội đó tan rã và các tri thức qui trình mà đội thu được sẽ không có điều kiện để sử dụng lại trong tương lai Một hệ thống quản tri tri thức trong trường hợp này sẽ giúp nắm bắt được các tri thức dự án, cho phép sử dụng lại nó trong tương lai.

Toàn cầu hoá tạo ra một sân chơi phẳng, cạnh tranh hơn bao giờ hết 20 năm trước không ai có thể nghĩ Ấn Độ lại có thể trở thành sân sau của Mĩ với hàng loạt các

“call center” nằm rải rác khắp đất nước, cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới, đặc biệt là các khách hàng từ Châu Âu và Mĩ Ngày nay, Microsoft không nhất thiết phải động tay vào tất cả các giai đoạn tạo ra một phần mềm Họ có thể chuyển phần việc gia công “ ít chất xám” sang các nước khác với mức lương chỉ bằng ½ mức phải trả cho một lập trình viên tại Redmond Cũng lúc đó, để sản xuất ra một chiếc máy tính xách tay, Dell có một tập hợp hơn 40 nhà cung cấp – là những tổ chức, xưởng, nhà máy trên toàn thế giới chuyên sản xuất linh kiện lắp ráp Đó là lý do vì sao cần quản trị tri thức

Việc cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn khi các nước đang dần dần dỡ bỏ các qui định, để thị trường tự điều chỉnh theo những qui luật vốn có của nó Giả sử, bạn đang có lợi thế về giá so với đối thủ cạnh tranh bởi vì nhà cung cấp của bạn ở Hàn Quốc và chính phủ Hàn Quốc thì đã dỡ bỏ các hàng rào qui định khiến đầu vào của bạn rẻ hơn Trong khi đó, tại Ấn Độ - nơi các hàng rào thuế quan vẫn còn tồn tại, đối thủ đang phải chật vật mua đầu vào với mức giá cao hơn Đột nhiên, Ấn Độ quyết định

dỡ bỏ tất cả các hàng rào thuế quan Chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo? Thứ duy nhất có thể làm là cắt giảm chi phí Chúng ta bắt đầu loay hoay với việc cắt giảm biên chế, xa thải, đuổi việc ,… Ta quên mất một điều rằng khi loại một ai đó ra khỏi tổ chức cũng loại luôn nguồn tri thức mà người đó có Trong khi đó, điều tốt nhất là xây dựng một

hệ thống quản trị tri thức và các kỹ năng để tránh sáng tạo lại những gì đã có, đạt được mục tiêu cắt giảm chi phí đồng thời cả lợi thế cạnh tranh dài hạn

V Một số ứng dụng

1 Quản lý nhân sự

Nguồn nhân lực đã trở thành “một tài sản quý nhất, quan trọng nhất và quyết định nhất” cho sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một tổ chức nào Song, khi nói về

những nhận thức được hầu hết mọi người chấp nhận này thì cần phải hiểu đó là nguồn nhân lực có tri thức, có kỹ năng ở trình độ cao, biết lao động sáng tạo chứ không phải sức lao động cơ bắp dựa trên kinh nghiệm Lực lượng lao động xã hội đã có sự chuyển biến rõ rệt từ những công nhân “cổ xanh” là chủ yếu thành những công nhân “cổ trắng” là chủ yếu Peter Drucker (1993) - một chuyên gia hàng đầu của lý luận quản lý

- đã nhận xét rằng: “Trong thời kỳ 1880, khoảng chín phần mười số người lao động là lao động chân tay; ngày nay, con số này giảm xuống một phần năm Bốn phần năm lực lượng lao động là những người lao động tri thức”

Toàn cầu hóa đã làm cho việc tiếp cận và mở rộng các thị trường dễ dàng hơn, dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các nguồn lực tốt nhất và rẻ nhất cho họat động của mình

và vì thế các lợi thế so sánh truyền thống đã mất đi, hoặc ít nhất đã yếu đi Vì thế, Drucker (1995) kết luận: “Chúng ta đang đi vào xã hội tri thức trong đó nguồn lực kinh tế cơ bản không phải là vốn mà là và sẽ là tri thức” và “tri thức đã và đang trở thành một nguồn lực kinh tế chủ yếu và là một nguồn lực thống trị - và có thể là duy nhất - của lợi thế cạnh tranh Những nhận xét của Drucker hoàn toàn phù hợp với những dự báo của Alvin Tofler trong tác phầm nổi tiếng của ông về một xã hội tri thức.”

Sự bùng nổ thông tin và tri thức với tốc độ chóng mặt hiện nay đã làm cho những người lao động và các tổ chức khó khăn hơn trong việc giải quyết các vấn đề của mình Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thành một gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định hoặc gỉải quyết vấn đề là cực kỳ khó và là một quá trình tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất cả mọi người hiện nay Trong một cuộc hội thảo về quản lý tri thức, Bill Gate(1999) đã nhận xét: “Những người công nhân trí thức cần chia sẻ những hiểu biết của họ, và cần tiếp cận những thông tin đúng (cần thiết) vào đúng thởi điểm Và điều này là cực kỳ khó hiện nay” (Trích từ VNU Business Media) Để giúp cho các tổ chức và cá nhân xử lý và giải quyết tốt các vấn đề của mình cũng như để nâng cao hiệu quả của các quyết định nói chung, với sự phát triển của công nghệ thông tin, từ đầu những năm 1990 trở lại đây, các công ty trên thế giới và các nhà nghiên cứu đã áp dụng và tiếp cận một xu hướng mới trong phát triển doanh nghiệp và các tổ chức đó là: Quản lý tri thức (Knowledge Management)

Việc sớm và kiên trì ứng dụng quản lý tri thức vào quản lý và họat động của doanh nghiệp dù dù trong một thời gian ngắn ngủi đã mang lại những kết quả khích lệ Cuộc khảo sát của Reuters vào năm 2001 chỉ ra rằng 90% các công ty triển khai các giải pháp quản lý tri thức đă có những quyết định tốt hơn, và 81% công ty cho rằng họ nhận thấy sự gia tăng năng suất một cách rõ rệt (Malhotra, 2001)

Vào đầu những năm 80, tiến sỹ Eric Sveiby - một học giả người Thụỵ Điển - đã gửi tới tạp chí Kinh Doanh thuộc đại học Harvard của Mỹ (Harvard Business Review) một bài viết về tài sản tri thức doanh nghiệp Ban biên tập tạp chí lịch sự từ chối đăng bài của ông vì lý do “không phù hợp với các doanh nghiệp Mỹ” Hơn 10 năm sau, chính người Mỹ lại nói nhiều nhất đến tài sản tri thức và quản lý tri thức trong doanh nghiệp Những công ty đi đầu và đã tạo dựng nên sự thành công vượt trội nhờ khả năng quản trị tri thức tuyệt vời của mình có thể kể tên như: Microsoft, Dell, Coca – Cola, General Electric, Yamanouchi Pharmaceuticals, Nabisco…

Kinh nghiệm quản trị tri thức của Microsort:

Thư viện điện tử của Microsoft lưu trữ những thông tin về bất động sản, thương hiệu hàng hoá và luật bản quyền là những ví dụ điển hình về quản trị tri thức tại một công ty hàng đầu thế giới Theo Bill Gates, xét theo nghĩa chung quản trị tri thức tại Microsoft tức là việc thu thập và quản lý thông tin, phổ biến thông tin đến những người cần biết và liên tục rà soát lại thông tin qua việc phân tích, hợp tác – là vô cùng hữu ích Quản trị tri thức không nhằm để chỉ một sản phẩm phần mềm hoặc một loại phần mềm Quản trị tri thức thậm chí không khởi đầu bằng công nghệ Nó được khởi đầu bằng mục tiêu và quy rìh doanh nghiệp cùng với sự nhận thức rõ ràng về nhu cầu chia sẻ thông tin Quản trị tri thức chính là quản lý luồng lưu chuyển thông tin, đưa thông tin đến người dùng để họ có thể hành động nhanh nhất Chúng ta nhớ lại Michael Dertouzos đã từng nói rằng thông tin là một loại động từ, không phải một danh từ ở dạng tĩnh Quản trị tri thức là phương tiện chứ không phải kết quả sau cùng.Kết quả sau cùng là nâng cao trí tuệ tập thể hay còn gọi là chỉ số thông minh của công ty Trong thị trường năng động ngày nay, một công ty phải có chỉ số thông minh cao mới có khả năng cạnh tranh và thành công được Khi dùng thuật ngữ chỉ số thông minh của công ty, không chỉ nói đến những người thông minh trong công ty mà là một phương thức đo lường mức độ chia sẻ thông tin cho mọi người và cách thức mọi người trong công ty xây dựng và phát triển ý tưởng của mình trên ý tưởng của người khác Chỉ số thông minh công ty bao gồm việc chia sẻ kiến thức cũ và mới Sự đóng góp cho chỉ số thông minh công ty là do sự học tập của các thành viên và sự phối hợp tư tưởng của nhiều người với nhau

Nhân viên trong công ty có chỉ số thông minh công ty cao sẽ hợp tác với nhau chặt chẽ để các nhân vật chủ chốt trong dự án đều được thông tin đầy đủ và tiếp thêm sinh lực Mục đích sau cùng của công t là sử dụng một nhóm nhân viên để phát triển các ý tưởng tốt nhất tích hợp từ kinh nghiệm và ý tưởng của các thành viên khác trong công ty, từ đó hành động trên cơ sở thống nhất mục đích và tập trung như thể một người duy nhất

Các nhân viên điều hành cấp cao trong công ty cần phải có niềm tin vào việc chia

sẻ thông tin, kể cả khi có những lỗ lực lớn trong việc chia sẻ thông tin bị thất bại Các nhà lãnh đạo phải cho nhân viên thấy rằng họ không tự giam mình trong trong tháp ngà, tách rời khỏi mọi người mà là sẵn sàng tham gia vào mọi công việc chia sẻ tri thức của nhân viên VD như Jacques Nasser, chủ tịch hãng xe hơi Ford vào mỗi ngày thứ sáu đều gửi Mail cho 89.000 nhân viên của hãng trên toàn thế giới, thông tin cho mọi người dù tốt hay xấu xảy ra trong công ty

Khi tạo được một không khí động viên sự hợp tác chia sẻ tri thức, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải thiết lập các dự án chia sẻ tri thức trong toàn công ty để làm cho viêc chia sẻ thông tin trở thành một phần trong công việc Sức mạnh không chỉ đến từ tri thức tích luỹ mà phải từ tri thức chia sẻ Giá trị và hệ thống khen thưởng của một công ty phải phản ánh được tư tưởng này

Quản trị tri thức sẽ hỗ trợ cho công ty trong bốn lĩnh vực chính: hoạch định, dịch

vụ khách hàng, huấn luyện và hợp tác dự án Nếu các nhà lãnh đạo chưa từng thực hiện công tác quản trị tri thức tại công ty, hãy xem xét lại một trong hai lĩnh vực nào

đó để tiến hành các dự án quản trị tri thức Các nhà lãnh đạo có thể dùng thành công của những dự án này để khuyến khích các dự án quản trị tri thức trong các lĩnh vực kinh doanh khác “Trong một vài năm tới, tất cả các công ty hàng đầu sẽ có khả năng chia sẻ tri thức tương tự như những gì Microsoft đã thực hiện” – Bill Gates

2 Quản lý tri thức ở các doanh nghiệp

Sự quan tâm đến công tác quản lý tri thức đã tăng lên cùng với sự tiến bộ của các công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ tri thức một cách hiệu quả Tuy nhiên, lịch sử đã nhắc nhở rằng mọi người vẫn có khả năng truyền đạt tri thức cho nhau mà không hề được trang bị những công nghệ như hiện nay Các thợ thủ công đã truyền nghề bằng những phương pháp đã tồn tại được qua rất nhiều thế kỷ Nhiều thứ trong cuộc sống của chúng ta hiện nay có được là nhờ vào thành quả của những việc làm như vậy Việc truyền nghề và dạy việc được thực hiện theo những nhóm ít người,

vì khi chỉ có một hoặc hai người, thì việc hướng dẫn kèm cặp của người thợ cả dễ dàng hơn, so với khi có hàng chục người Nếu không có phương pháp truyền đạt tri thức hữu hiệu này, thì có rất nhiều việc bây giờ chúng ta phải mày mò làm lại

Với các tổ chức khác nhau, nguồn tri thức và phương pháp quản lý tri thức cũng khác nhau, trong khi đó phần lớn tài liệu nói về quản lý tri thức lại đều chú trọng đến các tổ chức lớn, mang tính quốc tế, với cơ cấu quản lý kiểu phương Tây Ở đây sẽ đề cập đến quản lý tri thức ở các tổ chức nhỏ, không có chung hoàn cảnh, cấu trúc mà các

lý thuyết quản lý tri thức đã xây dựng Những tổ chức như vậy thường ít khi bổ nhiệm cán bộ chuyên trách việc quản lý tri thức, mà dựa vào các nhà tư vấn quản lý thông tin

và tài liệu để phát triển công tác quản lý tri thức một cách hiệu quả

Các chuyên gia quản lý tri thức cho rằng tri thức là một nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, một nguồn lực duy nhất mà các đối thủ không dễ dàng bắt chước được, bởi vậy nó đem lại ưu thế cạnh tranh cho tổ chức Thực tiễn quản lý tri thức hiện nay chú trọng đến việc tạo ra tri thức mới và vận dụng kịp thời nguồn tri thức của tổ chức để duy trì ưu thế chiến lược Nó giả định rằng ở tổ chức đã tồn tại các hệ thống

hỗ trợ việc tạo ra tri thức, rằng các tri thức liên quan từ các nguồn nội bộ và bên ngoài

đã được ghi chép lại và lập chỉ số để giúp truy cập và sử dụng dễ dàng Các tổ chức phải sẵn sàng bỏ đi những tri thức đã lạc hậu

Việc quản lý công tác thư viện và hồ sơ, hoặc quản lý thông tin có quan hệ chủ yếu với những biểu hiện vật chất của tri thức ở dưới dạng tài liệu, cơ sở dữ liệu (CSDL), sách, tạp chí và các vật ghi khác Trong khi đó, quản lý tri thức quan tâm đến tri thức của từng cá nhân và không được ghi chép, hoặc tri thức ngầm của mỗi người, cũng như tri thức có thể quan sát, kể ra, hoặc tri thức được bộc lộ, mà không phải lúc nào cũng được tổ chức thành hệ thống

Về vấn đề này, Nonaka và Takeuchi (1998) đã nêu ra sự phân biệt giữa tri thức

và thông tin Theo đó, tri thức là một thứ vô hình, trú ngụ ở một chỗ nào đó, có thể là tinh thần hoặc vật chất và có thể tách ra, làm cho nó trở thành hữu hình, có khả năng chuyển giao được nhờ các phương tiện (tài liệu, biên bản, sách, tạp chí, quy trình, sơ

đồ, phim ảnh, CSDL v.v ) Khi đó, tri thức sẽ trở thành thông tin Theo định nghĩa này, các cán bộ thông tin chủ yếu có quan hệ với thông tin (những bản ghi chép về tri thức), chứ không phải với bản thân tri thức, còn các nhà quản lý và điều hành của tổ chức thì lại có quan hệ với tri thức

Việc quản lý tri thức hiện nay, được đề cập rất nhiều trong công trình của Nonaka và Takeuchi (1995), trong đó đều nhận định về sự khác nhau giữa thông tin và tri thức đã làm nảy sinh một số vấn đề then chốt Chúng chủ yếu liên quan tới quá trình mọi người tạo ra và chia sẻ tri thức, đem lại những khái niệm như: Một ý tưởng

sẽ có giá trị và hiệu quả chỉ khi nào mọi người có thể biết được điều họ biết; hay ý thức được rằng, khi ai đó rời khỏi tổ chức thì tổ chức đó để mất đi những tri thức ẩn chứa của người đó; hoặc sự cần thiết của sự chia sẻ thông tin và tri thức giữa các cán

bộ công nhân viên trong tổ chức nếu muốn tạo ra tri thức mới

Với những vướng mắc như vậy, phần lớn những tài liệu gần đây về quản lý tri thức đều chú trọng đến việc ghi chép, truy cập và chia sẻ loại tri thức vô hình, chứ không chú ý lắm đến các phương pháp quản lý những thông tin và tri thức đã được ghi chép McShane và Glinow (1999) đã đề xuất một số phương pháp để tiếp nhận, chia sẻ

và sử dụng tri thức, tuy nhiên chúng không được phản ánh vào trong thực tiễn quản lý tri thức Tri thức là một thứ khó nắm bắt và tổ chức vì nó dựa vào kinh nghiệm và đặc thù với mỗi hoàn cảnh một Bởi vậy, không có gì ngạc nhiên là hầu hết các nỗ lực để

nắm bắt và tổ chức tri thức đều sử dụng các phương pháp mà sẽ dùng máy tính để lưu trữ tri thức Do đó, phần lớn hệ thống mà được mệnh danh là quản lý tri thức hiện nay

đã đều nhắm vào các biện pháp để ghi, đánh chỉ số và phân phối tốt hơn các tư liệu và nguồn tin hiện có của tổ chức Quan niệm cho rằng cần phải có công nghệ máy tính để quản lý tri thức đã chiếm lĩnh toàn bộ công việc này Theo Gartner (2000), việc đó đã

hạ thấp công tác quản lý tri thức thành ra một thứ mốt nhất thời về công nghệ thông tin

Vấn đề Quản lý tri thức ở những tổ chức nhỏ

Trong khi những tài liệu hiện nay đều cung cấp kiến thức về các chiến lược quản

lý tri thức ở các tổ chức lớn thì hầu như chưa có tài liệu nào đề cập đến công tác này ở các tổ chức nhỏ Ngoài sự khác nhau về số lượng nhân lực, những tổ chức nhỏ còn có

xu hướng chú trọng vào lĩnh vực hoặc địa phương, có phạm vi hoạt động hẹp, nguồn tài chính và nhân lực hạn hẹp Các nhà quản lý tổ chức thường chỉ chú trọng vào công việc cốt lõi mà ít quan tâm đến các mặt hoạt động khác Phần lớn các tổ chức đều không có khả năng (hoặc không sẵn lòng) chi cho các dịch vụ tư vấn đắt tiền ít hãng

bổ nhiệm cán bộ chuyên trách thông tin Nhiều hãng có thể còn chưa ý thức được tiềm năng của quản lý tri thức, vì lĩnh vực này vẫn nhằm vào các doanh nghiệp lớn, có nguồn tài chính lớn để chi cho dịch vụ tư vấn và công nghệ

Nếu như những kiến thức ngầm vẫn là loại tri thức quan trọng nhất đem lại thành công cho tổ chức, thì các tổ chức nhỏ lại càng cần đến những tri thức như vậy Họ cần đến những tri thức do những cán bộ mới thuyên chuyển đến, các nhà tư vấn, các cán

bộ hợp đồng, các khách hàng mang lại cho tổ chức Ngoài ra, họ cũng rất dễ bị mất cán bộ vì sức hấp dẫn và chế độ ưu đãi hơn của các nơi khác

3 Thư viện và vấn đề quản lý tri thức

Vai trò công nghệ thông tin

Ngày nay mọi nghiên cứu phát triển ngành thông tin – thư viện không tách rời công nghệ thông tin, thậm chí hoàn toàn phụ thuộc vào nó Do đó việc đào tạo thông tin – thư viện được đặt vào trong ngành công nghệ thông tin Phương cách đào tạo này không những tạo điều kiện học tập cho người làm công tác thông tin – thư viện nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin mà là cơ hội để đội ngũ này tiến xa hơn trên con đường nghiên cứu phục vụ ngành nghề thông tin thư viện trong môi trường công nghệ thông tin Giá trị thư viện thay đổi từ “Sở hữu tài nguyên thông tin sang sử dụng công nghệ mới để truy hồi thông tin”

Tốc độ phát triển thư viện song hành với việc phát triển công nghệ thông tin Việc xây dựng thư viện số khắp nơi đã tạo nên sự liên thông thư viện trên phạm vi toàn cầu Công nghệ mới luôn được cập nhật Hiện nay WEB (Công nghệ IP-based –