Bai giang su dung word 2007

Lựa chọn một khối văn bản ttDùng bàn phím: Đưa con trỏ nhập vào đầu khối, giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên để đến vị trí cuối khối; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +A - Hủy đánh dấu

Phần mềm soạn thảo văn bản

Winword 2007

1

I- Khởi động và thoát khỏi

Winword

2

2 Kết thúc làm việc với Word

C1: Click chuột vào nút Close C2: Alt + F4

4

II - Các thao tác cơ bản trên Word

5

1 Soạn thảo văn bản

a) Các phím di chuyển con trỏ

- Bốn phím mũi tên

- Phím Home: chuyển con trỏ soạn thảo về đầu

dòng

- Phím End: chuyển con trỏ soạn thảo về cuối dòng

- Phím PgUp: di chuyển con trỏ soạn thảo lên một

trang màn hình

- Phím PgDn:di chuyển con trỏ soạn thảo xuống

một trang màn hình

6

1 Soạn thảo văn bản (tt)

b) Các phím xóa kí tự

- Phím Delete: xóa kí tự nằm bên phải con trỏ

- Phím Backspace: xóa kí tự nằm bên trái con trỏ

c) Phím Enter

- Sau khi bấm phím Enter con trỏ nhập sẽ xuống dòng

và tạo ra một đoạn văn mới (paragraph)

- Muốn xuống dòng mà không tạo đoạn văn mới ta

nhấn Enter + Ctrl

7

Sử dụng bộ gõ Vietkey

Khởi động: Nháy đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình hoặc vào Start / Vietkey ⇒ Xuất hiện biểu tượng Vietkey trên góc dưới phải màn hình.

• Nếu biểu tượng có chữ V : gõ tiếng việt, chữ E : gõ chữ không dấu

• Nháy chuột phải vào biểu tượng để chọn chế độ gõ là Unicode hoặc Bảng mã TCVN3

• Nếu chế độ gõ là Unicode : thường sử dụng các phông chữ Times New Roman, Arial … Để viết chữ in hoa có dấu ấn phím Caps Lock.

• Nếu chế độ gõ là TCVN3 : thường sử dụng các phông chữ có Vn ở đầu như VnTime, Để viết chữ in hoa có dấu thì viết chữ thường và dùng phông chữ VnTimeH

8

d) Soạn thảo văn bản tiếng Việt

- Các chương trình gõ chế độ tiếng việt: ABC, Vietkey, UniKey.

- Các bảng mã để gõ tiếng việt: TCVN3, Unicode,

- Tiếng việt được gõ theo các dạng: telex, vni, viqr.

Sau đây là bảng quy tắc để gõ tiếng việt theo kiểu gõ Telex:

9

1 Soạn thảo văn bản (tt)

d) Soạn thảo văn bản tiếng Việt

- Các chương trình gõ chế độ tiếng việt: ABC, Vietkey, UniKey.

- Các bảng mã để gõ tiếng việt: TCVN3, Unicode,

- Tiếng việt được gõ theo các dạng: telex, vni, viqr.

Tiếng việt được gõ theo các dạng: vni, DẤU ĐÁNH TRÊN CÁC SỐ

2 Các thao tác với tệp văn bản

2.1 Để mở mới 1 tài liệu

Nhấn vào nút Microsoft Office , chọn New , chọn

Blank Document11

2 Các thao tác với tệp văn bản (tt)

2.2 Để mở một tài liệu đã có trên đĩa

Nhấn vào nút Microsoft Office , chọn Open , hộp thoại Open xuất hiện, chọn tệp cần mở, xong nhấn Open

12

2 Các thao tác với tệp văn bản (tt)

2.3 Ghi văn bản đã soạn lên đĩa

Nhấn vào nút Microsoft Office , chọn nơi

Save , hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name , xong nhấn Save

13

2 Các thao tác với tệp văn bản (tt)

2.4 Ghi văn bản với tên khác

Nhấn vào nút Microsoft Office , chọn nơi Save as , hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name , xong nhấn Save

Có thể lưu dưới dạng Word 2003 như sau: Nhấn vào nút Microsoft Office,

chọn Save as, rồi chọn Word 97-2003 Document, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save

14

3 Lựa chọn một khối văn bản

Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có màu xanh nhạt)

Dùng chuột:

- Nháy chuột vào vị trí đầu khối, rê chuột đến vị trí cuối khối

- Nháy chuột vào vị trí đầu khối, giữ phím Shift và đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột

- Chọn 1 dòng: Nháy chuột vào khoảng trống bên trái dòng

- Chọn một số dòng: rê chuột ở khoảng trống bên trái các dòng

15

3 Lựa chọn một khối văn bản (tt)

Dùng bàn phím: Đưa con trỏ nhập vào đầu khối, giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên để đến vị trí cuối khối; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +A

- Hủy đánh dấu khối: Nháy chuột vào một điểm ngoài khối

- Xóa khối: Nhấn phím Delete

16

Các thao tác với khối

- Click chuột phải chọn Cut hoặc Ctrl + X

- Đưa con trỏ đến vị trí di chuyển

- Ctrl + V , Click chuột phải chọn Paste

17

4 Định dạng văn bản

4.1 Định dạng kí tự (Font)

• Chọn kí tự (hoặc nhóm kí tự) cần định dạng

• Vào thẻ Home , chọn lớp Font , lựa chọn các yếu

tố định dạng về Font bao gồm các yếu tố như cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, dáng chữ,…

Để định dạng đầy đủ hơn nhấn vào để̉ vào hộp thoại Font

18

Hộp thoại Font

Chọn Font chữ

Chọn chế độ ngầm định

Chọn màu cho chữ

Size 19

4 Định dạng văn bản (tt)

4.2 Định dạng đoạn văn bản(Paragraph)

• Chọn đoạn văn bản cần định dạng

• Vào thẻ Home , chọn lớp Paragraph , ở đây ta

có thể lựa chọn các thao định dạng như căn lề, dãn dòng văn bản,

Để định dạng đầy đủ hơn nhấn vào để̉ vào hộp thoại Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph → Chọn lớp Indents and Spacing

20

Hộp thoại Paragraph 21

4 Định dạng văn bản (tt)

4.3 Tạo khung và làm nền a) Tạo khung cho các đoạn văn bản

• Chọn đoạn văn bản cần tạo khung

• Vào thẻ Home , chọn mảng Paragraph , nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading → chọn lớp Borders

22

Hộp thoại Borders and Shading

Chọn Borders để

Tạo khung cho đoạn Văn bản 23

4 Định dạng văn bản (tt)

b) Tạo màu nền cho văn bản

• Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền

• Vào thẻ Home , chọn lớp Paragraph , nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading → chọn lớp Shading

24

Hộp thoại Borders and Shading

Chọn Shading để

Tạo nền cho đoạn Văn bản 25

4 Định dạng văn bản (tt)

c) Tạo khung cho các trang văn bản

Vào thẻ Home , chọn lớp Paragraph , nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading →

chọn lớp Page Borders

26

Hộp thoại Borders and Shading

Chọn Page Border để

Tạo khung cho trang Văn bản 27

4 Định dạng văn bản (tt)

4.4 Tạo chữ cái lớn đầu dòng

• Chọn chữ cái hoặc đoạn văn bản cần tạo chữ cái lớn đầu dòng

• Vào thẻ Insert , chọn lớp Text , chọn Drop Cap, chọn Drop cap Options  xuất hiện hộp thoại Drop Cap  Chọn các tuỳ chọn, xong nhấn OK

*) Để hủy bỏ hiệu ứng này, các bước tiến hành tương tự nhưng trong mục Position , chọn None

28

4 Định dạng văn bản (tt)

4.5 Định dạng kiểu khoản mục

- Đánh dấu khối phần văn bản có các đoạn cần đánh thêm dấu tự động

- Vào thẻ Home , chọn lớp Paragraph

+ Chọn nút Bullet : chọn kiểu chấm + Chọn nút Numbering : chọn kiểu số hay chữ - Để hủy chế độ này:

+ C1: Nháy vào nút Bullets hay Numbering

+ C2: Hai lần ấn Enter

29

4 Định dạng văn bản (tt)

4.6 Định số cột cho văn bản

- Chọn đoạn VB cần chia cột

- Vào thẻ Page Layout , tại lớp Page setup , chọn

Columns , có thể chọn More columns , xuất hiện hộp thoại Columns

- Chọn các thông số trong hộp thoại (số cột, độ rộng của các cột, …).

Chú ý: Nếu muốn có đường kẻ phân cách các cột thì đánh dấu mục Line Between.

30

Định khoảng Tabstop

Đặt vị trí khoảng trên thanh thước.

Vào thẻ Home , tại lớp Paragraph , nhấn nút, chọn Tabs , hiện hộp thoại Tabs

Chọn kiểu căn lề trong Alignment

Chọn kiểu đường chấm trong Leader.

Hủy khoảng Tabs: chọn Clear All hoặc Clear

31

5 Tạo bảng biểu5.1 Tạo một bảng mới

• Chọn vị trí cần đặt bảng

• Vào thẻ Insert, tại lớp Table nhấn vào nút Table, để tạo bảng đầy đủ chọn Ínert tables, xuất hiện hộp thoại

-

- Number of columns : nhập số cột vào

- Number of rows : nhập số hàng vào

- Fixed column width : nhập chiều rộng mỗi cột (nếu để Auto, chiều rộng mỗi cột tùy thuộc vào số lượng cột và chiều rộng trang in)

- Autofit to Contents : tự động điều chỉnh độ rộng cột theo lượng văn bản gõ vào

32

5 Tạo bảng biểu (tt)

5.2 Các thao tác sửa đổi trong bảng a) Đánh dấu các thành phần trong bảng

-) Chọn 1 ô: di chuyển con chuột đến mép trái ô đó cho đến khi thấy mũi tên màu

đen xuất hiện thì nháy chuột -) Chọn 1 hàng: Rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng -) Chọn 1 cột: di chuyển con trỏ chuột lên mép trên của bảng đến khi thấy mũi

tên đen trỏ xuống thì nháy chuột Chọn nhiều ô trong bảng theo một vùng chữ nhật: đưa con trỏ nhập vào ô đầu tiên, rê chuột đến ô cuối; hoặc nháy chuột vào ô đầu tiên, bấm shift cùng các phím mũi tên

-) Muốn chọn toàn bộ bảng nhấn vào nút -) Cách 2 vào Layout rồi chọn Select

33

5 Tạo bảng biểu (tt)

b) Chèn thêm các ô, hàng, cột vào bảng

- Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn thẻ

Layout, tại lớp Rows and Columns, có các lựa chọn:

- Insert Above: chèn hàng trên hàng được chọn

- Insert Below:chèn hàng dưới hàng được chọn

- Insert Left: chèn cột sang bên trái cột được chọn

- Insert Right: chèn cột sang bên phải cột được chọn

34

5 Tạo bảng biểu (tt)

c) Xóa các ô, hàng, cột trong bảng

- Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn thẻ

Layout, tại lớp Rows and Columns, nhấn vào nút

Delete có các lựa chọn:

- Delete Cells: Xóa ô được chọn

- Delete Rows: Xóa hàng được chọn

- Delete Columns: Xóa cột được chọn

- Delete Table: Xóa bảng

35

5 Tạo bảng biểu (tt)

d) Gộp, tách các ô trong bảng

- Gộp nhiều ô thành 1 ô:

+ Chọn các ô cần gộp+ Chọn thẻ Layout, tại lớp Merge, nhấn vào nút

Merge Cells (Hoặc: Click chuột phải Merge Cells)

36

5 Tạo bảng biểu (tt)

d) Gộp, tách các ô trong bảng

-Tách 1 ô thành nhiều ô nhỏ + Chọn ô cần tách

+ Chọn thẻ Layout , tại lớp Merge , nhấn vào nút

Split Cells (Hoặc: Click chuột phải Split Cells), xuất hiện hộp thoại, chọn:

* Number of columns : số phần chia theo chiều dọc

* Number of rows : số phần chia theo chiều ngang

* Merge cells before split: trong trường hợp chọn nhiều ô, Word sẽ gộp các ô thành 1 ô trước khi chia nhỏ

37

5 Tạo bảng biểu (tt)

e) Di chuyển, sao chép các ô, hàng, cột trong bảng

- Chọn ô, hàng, cột cần thực hiện thao tác

5 Tạo bảng biểu (tt)

f) Thay đổi chiều rộng cột (Dùng chuột)

- Di chuyển con trỏ chuột đến biên phải cột cho tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều

- Rê chuột để thay đổi chiều rộng cột

39

5 Tạo bảng biểu (tt)

f) Thay đổi chiều rộng cột (Dùng menu)

- Chọn cột cần thay đổi

- Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn vào nút Properties Columntrong

mục Preferred width chọn chiều rộng cột

- Nháy vào các nút Previous column và Next column để xem và thay đổi độ

rộng các cột khác

40

5 Tạo bảng biểu (tt)

g) Thay đổi độ cao hàng (Dùng chuột)

- Di chuyển con trỏ chuột đến cạnh dưới của hàng cho tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều

- Rê chuột để thay đổi độ cao hàng

41

5 Tạo bảng biểu (tt)

g) Thay đổi độ cao hàng (Dùng menu)

-Chọn cột cần thay đổi-Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn nút Properties, chọn Rowtrong mục Specify height

chọn chiều cao hàng-Nháy vào các nút Previous row và Next row để xem

và thay đổi chiều cao các hàng khác

42

5 Tạo bảng biểu (tt)

h) Thay đổi hướng viết văn bản trong các ô

- Lựa chọn các ô, nháy nút phải chuột vào các ô đã chọn

- Nhấn nút phải chuột Text Direction

- Lựa chọn 1 trong 3 hướng theo mẫu

k) Căn lề văn bản trong ô

- Chọn các ô cần thực hiện thao tác

- Nháy nút phải chuột vào 1 trong các ô đã chọn

- Chọn Cell Alignment : lựa chọn cách căn lề theo các tùy chọn mẫu

43

5 Tạo bảng biểu (tt)

5.3 Sắp xếp các dữ liệu trên bảng

- Chọn các hàng (cột) cần sắp xếp Nếu sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ cần đưa con trỏ vào 1 ô bất kì trong bảng

- Chọn thẻ Layou t , tại lớp Data , chọn Sort  hộp thoại xuất hiện:

- Chọn các khóa sắp xếp trong hộp Sort By và Then By

- Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào

- Chọn sắp xếp theo thứ tự nào: Ascending, Descending.

45

5 Tạo bảng biểu (tt)

5.5 Tính toán trong bảng

1 Cách đánh địa chỉ trong bảng

A1 B1 C1 D1A2 B2 C2 D2A3 B3 C3 D3

A2 B2 C2 D2

B3 C3 D3

46

5 Tạo bảng biểu (tt)

2 Tính toán trong bảng

• Đưa con trỏ đến ô cần lấy kết quả

• Chọn thẻ Layou t , lớp Data , chọn Formula, hộp thoại xuất hiện:

Chọn hàm cần tính: Sum:tính tổng; Average: tính trung bình cộng…

• Chọn tham số cho hàm: Left:các ô bên trái, Right:các ô bên phải, Above:các ô ở trên

• VD: Tính tổng các ô bên trái =Sum(Left); Tính tổng các ô ở trên = Sum(Above)

47

6 Chèn hình ảnh và công thức toán

6.1 Chèn các kí tự đặc biệt

- Đưa con trỏ chuột tới vị trí cần chèn

- Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Symbols  Xuất hiện hộp thoại Symbol lựa chọn kí tự muốn chèn, hoặc vào More Symbols, xuất hiện hộp thoại

- Insert (Enter)

- Một số Font thường dùng: Symbol ∀∃αβε , Windings

48

6 Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)

6.2 Đánh công thức toán

- Đưa con trỏ về vị trí cần đánh công thức vào

- Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Equations, chọn cấu trúc công thức tại lớp Structures và các ký hiệu đặc biệt tại

Symbols

- Để kết thúc việc đánh công thức ta đưa con trỏ ra ngoài khung và nháy màn hình soạn thảo trở về bình thường

49

6 Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)

6.3 Chèn tệp ảnh vào văn bản

- Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn ảnh

- Chọn thẻ Insert, tại lớp Illustrations chọn Picture (Clip Art), xuất hiện hộp thoại, chọn ảnh cần chèn, nhấn Insert

51

6 Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)

6.4 Tạo các dòng chữ nghệ thuật nhờ WordArt

- Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn

- Chọn thẻ Insert, tại lớp Text chọn WordArt,  chọn mẫu văn bản Chọn Font chữ, kích cỡ chữ, kiểu hiển thị chữ và đánh dòng chữ ta muốn chèn vào OK

52

6 Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)6.5 Làm việc với AutoShape

- Chọn thẻ Insert, tại lớp Illustrations chọn Shapes 

lựa chọn nhóm hình nào đó lựa chọn mẫu hình Rê chuột trên vùng văn bản muốn vẽ hình, khi kích thước hình vẽ vừa ý thì thả chuột

53

6 Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)

6.6 Làm việc với Textbox

- Vào thẻ Insert , tại lớp Text chọn Textbox, có thể chọn các mẫu có sẵn hoặc vào Draw TextBox để tạo TextBox tùy ý.

- Đánh văn bản vào trong Textbox

- Định dạng Textbox : Vào thẻ Format , chọn các yếu tố định dạng tại các lớp như: Text Box styles , Shadow Effects,… Thao tác tương tự như với AutoShape

54

7 Định dạng trang và in ấn

7.1 Chọn cỡ giấy và đặt lề

- Vào thẻ Page Layout , chọn lớp Page Setup , ở đây có thể lựa chọn các yếu tố như lề, hướng in, cỡ giấy, Hoặc có thể nhấn nút để mở hộp thoại Page Setup

- Apply to : chọn áp dụng cho đối tượng nào: Whole document (toàn bộ tài liệu), This point Forward (áp dụng cho các vùng từ vị trí hiện tại trở về sau)

- Default : chọn chế độ ngầm định để áp dụng cho nhiều tài liệu sau đó.

55

7 Định dạng trang và in ấn (tt)

Đặt lề cho trang in

- Chỉnh lề:

- Top: lề trên, thông thường là 2.5 cm

- Bottom : lề dưới, thông thường là 2.5 cm

- Right: lề phải, thông thường là 2.5 cm

- Left: lề trái, thông thường là 3.5 cm

- Gutter: khoảng cách chừa lề cho việc đóng tài liệu, thông thường là 0 cm

- Header: khoảng cách từ mép trên trang giấy tới phần tiêu

đề đầu trang, thông thường là 1.27 cm

- Footer: khoảng cách mép dưới trang giấy tới phần tiêu đề cuối trang, thông thường là 1.3 cm

- Mirror margins: lề trái và lề phải của 2 trang chẵn và lẻ đối xứng nhau qua gáy cuốn sách

56

7 Định dạng trang và in ấn (tt)

In hai trang trên một tờ giấy

- Mở hộp thoại Page Setup, chọn Margins :

- Chọn cỡ giấy A4

- Hướng in: Landscape

- Phạm vi áp dụng: Whole documents

- Đánh dấu mục 2 pages per sheet

- Top: 2cm Bottom: 2.5 cm Outside: 1.9 cm Inside: 1.99

cm Gutter: 0 cm Header: 1.2 cm Footer: 1.5 cm

- Gutter position: chọn Left

- Apply to: Whole document

57