Giáo trình project 2007 tiếng việt

Bộ Giáo trình project 2007 tiếng việt bằng hình ảnh giúp chúng ta học tập và làm việc với phần mềm lập tiến độ dự án hàng đầu của hãng Microsoft. Giáo trình được biên soạn với những hình ảnh chỉ dẫn sinh động và chi tiết, chắc chắn sẽ giúp các bạn chinh phục phần mềm này trong một thời gian ngắn nhất.

Trang 1

H ướ ng d ẫ n s ử d ụ ng MS Project

Thiết lập lịch dự án & nhập dữ liệu cho dự án

TRƯỜNG ðẠI HỌC MỞ TP.HCM

TRUNG TÂM CPA

Tài liệu lưu hành nội bộ dành cho học viên lớp “HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003”.

Biên so ạ n và gi ả ng: L ư u Tr ườ ng V ă n, Ph.D, PKNU, Busan Korea

Trang 2

Nội dung bài giảng

Trang 3

Prepared by Luu Truong Van, Ph.D candidate, PKNU, Korea

3

1 Thi ế t l ậ p l ị ch cho d ự án

Thiết lập lịch làm việc để làm gì?

Thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc (tuần

làm việc, giờ làm việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v…) cho

dự án để công tác quản lý được thuận tiện, tránh

những bất trắc do việc thay đổi lịch làm việc.

Cái gì xảy ra cho dự án của chúng ta nếu lịch làm việc

khơng được thiết lập?

Nếu bạn không thiết lập một lịch làm việc và chọn

gắn nó cho dự án và nguồn lực của bạn trước khi nhập

dữ liệu, MS Project có thể sẽ tính toán khoảng thời

gian, lịch trình và nguồn lực không chính xác

Trang 4

1 Thi ế t l ậ p l ị ch cho d ự án (1)

Bước 1: Tạo lịch cho dự án

Chọn Tools từ trình đơn

Chọn Change Working Time (xem hình 1 )

Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện Bấm nút

New (phía phải) (xem hình 2 ) Cửa sổ Create New

Base Calendar sẽ xuất hiện.

Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của

bạn chọn.

Bấm nút create a new base calendar

Bấm OK (xem hình 3 )

Trang 5

5

Hình 1

Chọn

Trang 6

Cửa sổ Change Working Time sẽ xuất hiện Bấm nút

New (phía phải) (xem hình 2) Cửa sổ Create New

Base Calendar sẽ xuất hiện.

Trang 7

7

Hình 2

Chọn

Trang 8

Chuyển con trỏ đến Name và đánh vào tên lịch của

bạn chọn.

Bấm nút create a new base calendar

Bấm OK (xem hình 3)

Trang 9

Trang 11

11

Bước 2: Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày nghỉ trong tổ chức/cơ quan/Ban QLDA của bạn

Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong

suốt thời gian hoạt động của dự án

Trên cửa sổ “Change Working Time”, bấm trên ngày

nghỉ/ngày không làm việc, dùng thanh cuộn để chuyển

đến tháng khác.

Bấm nút Nonworking time

Trang 12

Hình 5

B ấ m vào ñ ây ñể chuy ể n sang tháng khác

B ấ m phím trái chu ộ t vào

ngày 2/9 ñể chuy ể n sang

ngày ngh ỉ

Ch ọ n Nonworking time ñể

chuy ể n ngày 2/9 sang ngày ngh ỉ

Trang 13

Trang 15

15

Hình 7

Ch ọ n Nondefault

ñể chuy ể n các ngày cu ố i

tu ầ n sang ngày làm vi ệ c

B ấ m phím Ctrl-trái và b ấ m

chu ộ t vào các ngày cu ố i tu ầ n

ñể ch ọ n nhi ề u ngày

Trang 16

Hình 8

Bây gi ờ các ngày cu ố i tu ầ n ñ ã

chuy ể n sang tr ạ ng thái làm vi ệ c

Trang 17

chữ “F”) ở phía trên của lịch Nên làm nổi bật toàn bộ

cột Chọn option “Nondefault working time”

Các bạn tự thực hành phần này nhé

Trang 18

làm đen cột này.

Ấn phím <Ctrl-trái> và bấm T, W, Th, F Nên làm đen 5 cột này Thả phím Ctrl (hoặc rê nút trái chuột trên các ô từ chữ “M” đến “F”)

Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To

(xem hình 9)

Bấm nút OK để thoát

Trang 19

19

Hình 9

Thay ñổ i gi ờ làm

vi ệ c ở các ô này

Trang 20

Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của

bạn

Chọn Tools từ trình đơn.

Chọn Organizer (xem hình 10)

Trang 21

21

Hình 10

Chọn

Trang 22

Bước 4: Copy lịch mới vào trong Global file cho MS Project, gắn nó là lịch hiện hành cho tất cả các phần dự án của

bạn

Bấm tab Calendars (xem hình 11)

Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên trái, phía dưới.

Chọn tên dự án của bạn

Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in: vùng cửa sổ bên phải, phía dưới

Chọn GLOBAL.MPT

Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới.

Bấm nút Copy để nó có hiệu lực.

Bấm nút Close

Trang 23

23

Hình 11

Trang 24

Hình 12

Bây gi ờ l ch v ớ i tên là “Project book” ñ ã ñượ c chuy ể n vào global file c ủ a

MSP

Trang 25

Night Shift — M ộ t ví d ụ c ủ a l ị ch làm vi ệ c cho nh ữ ng ca

làm vi ệ c mà b ắ t ñầ u vào cu ố i m ộ t ngày và k ế t thúc vào

sáng hôm sau

Trang 26

Bước 5: Thiết lập lịch nền tảng cho dự án.

Chọn Project từ menu.

Chọn Project Information (xem hình 13)

Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía

dưới

Chọn tên của lịch (xem hình 14).

Trang 27

27

Hình 13

Chọn

Trang 28

Hình 14

Chọn tên lịch mà ta đã tạo.

Trang 29

29

Hình 15

L ị ch c ủ a chúng ta v ớ i tên “Project book” ñ ã

ñượ c ch ọ n

Trang 30

3 Nh ậ p d ữ li ệ u cho d ự án (1)

Nhập tất cả các thông số của dự án như :

Công tác, công tác trước đó (predecesors), thời

gian hoàn thành công tác (duration), những nguồn tài nguyên (resource) và những ước tính khác để

phục vụ cho việc thực hiện dự án xác định

được thời gian thực sự để hoàn thành dự án ,

các biểu đồ phân phối tài nguyên cho dự án và

để phục vụ cho việc kiểm soát tiến trình của

dự án sau này

Trang 31

31

Nếu bạn nhập dữ liệu không chính xác theo thứ tự được trình bày, MS

Project có thể sẽ tự sử dụng những giả thiết không chính xác để tính toánlịch trình hoặc tài nguyên, đưa ra kết quả không chính xác cho lịch trìnhhoặc tài nguyên

Các bước chính trong chương này có thể tóm tắt như sau:

1 Nhập thông tin của dự án

2 Nhập tên công tác và Gantt Chart View

3 Thêm Summary Tasks (cơng tác tổng hợp)

4 Lưu hồ sơ

5 Nhập thời gian thực hiện từng công tác

6 Nhập những công tác trước đó

7 Xây dựng danh sách nguồn

8 Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực

9 Phân phối tài nguyên và công tác trong Task Form

10 Nhận dạng lịch trình và đường găng

Trang 32

0111124453,4,68,98,9,10,11

043523744260

Khởi đầu

Khoan giếng nước

Lắp đặt hệ thống điện

Thi công đào đất

Tập kết vật tư

Thi công trạm bơm

Lắp đặt ống dẫn

Thi công nền móng

Gia công bể chứa

Lắp đặt bơm

Lắp dựng tháp và bể chứa

STT

Trang 33

33

Bước 1 : Nhập thông tin của dự án.

1a NHẬP NGÀY BẮT ĐẦU DỰ ÁN :

Chọn Project trên menu, bấm Project Information (xem

hình 16)

Xuất hiện hộp thoại “Project Information for …” Trong

vùng Start Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên

hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra.(xem hình 17)

Trang 34

Hình 16

Chọn

Trang 35

35

Hình 17

Chọn ngày khởi ñầu cho

dự án của bạn

Trang 36

Hình 18

Click phím trái chuột vào ñây ñể

chuyển sang tháng khác

Trang 37

37

Bước 1 : Nhập thông tin của dự án.

1.b NHẬP NHỮNG THÔNG TIN THUỘC TÍNH

Bấm File từ trình đơn, chọn Properties (xem hình 19)

Hộp thoại “Project Properties” xuất hiện Bấm vào tab

Summary và nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tên

của người quản lý dự án (xem hình 20)

Trang 38

Hình 19

Chọn

Trang 39

39

Hình 20

Nhập các thông

tin chung về dự án

Trang 40

Bước 2: Nhập tên công tác vào Gantt Chart View.

Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công

tác và gõ phím <Enter> Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô

kế tiếp và một số ID được chỉ định.

Nhập vào tên công tác của những ô còn lại cho đến khi hoàn thành Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với

Logic Network (xem hình 21)

Trang 41

41

Hình 21

Trang 42

Bước 3: Thêm Summary Tasks (công việc tổng hợp).

Để phân loại và chia nhỏ công việc :

Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt

Gõ phím <Insert> Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ Gantt

Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc, đánh

tên công việc mới

Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này bởi

bấm phím ENTER

Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm lược:

Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô cuối

cùng

Bấm nút INDENT BUTTON (xem hình 22)

Trang 43

Trang 44

Bước 3 : Thêm Summary Tasks (công việc tổng hợp).

Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ

quãng thời gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks

Quãng thời gian này được trình bày bởi thanh màu đen kéo

dài qua tất cả sub-tasks trên sơ đồ Gantt.

Trong ví dụ này không có công việc tổng nhưng chúng ta có

thể coi như toàn bộ các công việc là thuộc một công việc tổng

là “Thi công tháp nước” để minh họa cho bước này

Trang 45

45

Bước 4: Lưu hồ sơ.

Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên, các thủ tục đã trình bày trong chương 1.Nếu bạn lưu hồ sơ cho các lần tiếp theo mà không đổi tên tập tin, chỉ cần thựchiện như cho lần đầu tiên

Nếu bạn lưu hồ sơ mà cũng muốn đổi tên tập tin, chỉ cần thực hiện như sau:

Chọn File từ trình đơn, chọn Save As Đánh tên tập tin mới vào trong vùng

File name

Thư mục mặc định là thư mục mà tập tin gốc bạn sử dụng đang được lưu ởđó; nếu bạn muốn lưu đến thư mục khác, chọn thư mục đó

Bấm Save (với ví dụ chúng ta sẽ lưu dưới tên “Thi cong thap nuoc”)

Bạn nên thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào

Trang 46

Bước 5: Nhập thời gian thực hiện công tác.

Chuyển đến cột Duration

Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc.

Nhập quãng thời gian cho công việc đó Cho thí dụ : 6h=6

hours, 2d= 2 days, 4w=4 weeks.

Gõ phím <Enter> và giá trị số và đơn vị thời gian được trình

bày

Khi nhập cột mốc của dự án, nhập Duration là "0" Trong

Gantt Chart View, một cột mốc được trình bởi một hình kim

cương ()

Không có thiết lập mặc định trước đó, MS Project xem thời gian thực hiện mặc định là 1 ngày

Trang 47

47

Hình 23 – Ti ế n ñộ c ủ a chúng ta sau khi ñ ã nh ậ p duration c ủ a

t ừ ng công tác

Trang 48

Bước 6 : Nhập những công tác trước đó.

Chuyển đến cột Predecessors trong Gantt Chart view (xem

hình 24)

Nếu cột Predecessors không được nhìn thấy, chuyển con trỏ

vào đầu đề có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu

thập màu trắng.

Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột

text từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen

Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm

Giữ chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải Kéo cho tới khi

bạn thấy được cột Predecessors

Trang 49

49

Hình 23

Trang 50

Bấm vào ô đầu tiên và đánh số ID của công việc vào ô (dựa trên số ID được phân bổ đến Gantt Chart view.)

Gõ phím <Enter>.

Tiếp tục cho cột Predecessors.

Nhớ gõ phím <Enter> sau mỗi lần nhập.

Save without a baseline

Trang 51

51

Chú ý:

Nếu bạn không có một công việc riêng lẻ bắt đầu dự án của

bạn, tạo một Task name của "START" cho ID #1

Nếu bạn làm một sai sót trong khi nhập số Predecessor ID,

đừng bấm vào ô Predecessors và gõ phím Delete Việc này sẽ xóa toàn bộ các công việc và tất cả thông tin của nó! Bạn nên thực hiện như là sửa Task Name ở phần trên và đánh số

Predecessors đúng vào

Trang 52

Các mối quan hệ công việc trong MS Project: mặc định trong MS Project thì mối quan hệ giữa các công việc là kết thúc – khởi công (FS) Tuy nhiên nó còn cho phép chúng ta sử dụng một

số các mối quan hệ công tác khác như sau

Trang 53

Các mối quan hệ này rất có ý nghĩa trong thực tế, ví dụ như công táctháo cốp pha chỉ có thể bắt đầu khi công tác đổ bê tông đã hoàn thànhtrước đó v.v

Trang 54

Hình 24

Trang 55

55

Bước 7 : Xây dựng danh sách tài nguyên, nguồn lực.

Chọn View trên trình đơn và chọn Resource Sheet (hình

25)

Bấm vào ô đầu tiên của cột Resource Name

Nhập đầy đủ tên và chữ đầu (Initials) Dùng phím <Tab> để điều khiển suốt quá trình.

Nhập giá trị Max Unit cho mỗi nguồn lực hiện

Trang 56

Hình 25

Trang 57

57

"Unit" có thể được định nghĩa như là phần trăm của thời gian mà mỗi thành viên - hoặc trong trường hợp này, nguồn lực -

hiện có cho dự án Cho thí dụ, nếu bạn thiết lập mặc định

của bạn đến "decimal", 4 Max Units = 40% Mặc định của

MS Project cho Max Units là "1" tương đương là 100%! Mặc định này là lựa chọn tốt nhất cho nhiều dự án

Trang 58

Đối với thí dụ, chúng ta nhập ba loại tài nguyên sau (xem hình 26): Côngnhân (cn), Máy (may), Xi mang (cement)

Cuộn màn hình sang phía phải để xem cột Base Calendar Bấm mũi tên

hướng xuống để xem những lịch trình hiện có

Chọn lịch "Project book" cho nguồn lực đầu tiên trên danh sách

Mỗi nguồn lực trong danh sách của bạn có cùng một lịch Bạn chọn lịch

Project book (đã thiết lập ở các bước trước) cho nguồn lịch đầu tiên, bạn nên sao lại thông tin đó cho những nguồn lực còn lại bởi làm nổi bật ô đầu tiên và những ô theo sau Trong khi những ô trong cột Base Calendar vẫn còn được làm nổi bật, bấm phím phải của chuột và chọn Fill Down Lịch Project book sẽ được liệt kê cho mỗi nguồn lực Sự lựa chọn này cho phép bạn thiết lập những lịch khác nhau.

Save without a baseline

Trang 59

59

Hình 26

Trang 60

Bước 8 : Tạo lập màn hình để nhập tài nguyên, nguồn lực

Bấm View từ trình đơn và chọn More Views (hình 27)

Cuộn danh sách và chọn Task Entry, và bấm Apply (xem

hình 28) Bạn sẽ thấy sơ đồ Gantt được trình bày trên một

nửa màn hình và Task Form được trình bày trên nửa phần

còn lại (hình 29).

Bắt đầu với task name đầu tiên trong dự án Bấm ô Task

Name trong phần sơ đồ Gantt Nó sẽ tự động xuất hiện trong

Task Form

Trang 61

61

Hình 27

Trang 62

Hình 28

Chọn

Trang 63

63

Hình 29

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	6,59 MB