Giáo trình cơ sở dữ liệu table

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin Khoa Công ngh Thông Tin

Ch ng III:

TABLE VÀ RELATIONSHIP

Nh ã nói ch ng 2, Table là c u trúc c b n l u tr d li u, là n i ch a

li u v m t i t ng thông tin nào ó

i Table c t ch c thành các tr ng (Field) và các m u tin (Record) Trong

mô hình d li u quan h , u quan tr ng nh t là c u trúc c a các table và m i quan

gi a các Table

Sau khi t o ra m t CSDL tr ng, nhi m v u tiên c a b n là ph i t o ra nh ng Table (b ng) cho CSDL c a b n Trong vi c t o các Table, b n ph i n m c các thao tác c b n sau:

- T o c u trúc Table

- t khóa chính cho Table

- T o liên k t gi a các Table

- Nh p và ch nh s a d li u trong table, thêm, xóa các m u tin,…

- Sao chép, i tên, xóa table,…

3.1 T o b ng

3.1.1 T o c u trúc c a b ng

- c 1: Trong ng n Table b n click

New m h p tho i New Table.

- c 2: Ch n Design View n

click OK (khi ó c a s thi t k table

xu t hi n).

- c 3: t tên tr ng trong c t

Field Name, ch n ki u d li u trong

t Data Type và nh p thông tin mô t

ý ngh a c a tr ng trong c t

Description (không b t bu c).

- c 4: Chuy n sang c a s Field

Properties (dùng chu t ho c nh n

phím F6) t l i các thu c tính cho

tr ng n u c n (xem b ng thu c tính

bên d i).

- c 5: L p l i các b c 3 và 4

o thêm các tr ng khác (n u c n)

- c 6: Xác nh khóa chính c a

ng (xem m c 3.2)

- c 7: u b ng: Nh n Ctrl+S ho c

click nút Save ho c vào File\Save và

3.1.2 M t s v n liên quan n vi c t o c u trúc cho b ng:

a Quy t c t tên field, control và table, query,…:

- Chi u dài t i a 64 ký t Bao g m s k t h p c a nh ng ch cái, ch s , kho ng tr ng và m t s ký t c bi t ngo i tr : d u ch m (.), d u ch m c m (!),

u d u tr ng âm (`) và d u m óng ngo c vuông ([,])

- Không c b t u b ng kho ng tr ng và b n c ng không nên dùng kho ng

tr ng t tên

- Không ch a các ký t c bi t có mã ASCII t 0 n 31

- Không c t tên trùng nhau trong cùng m t i t ng

- Không t tên trùng v i các tên có s n c a Access nh tên hàm,

(Nên t tên ng n g n v sau s d ng Query, form, module thì g p nhi u thu n I).

b Các ki u d li u (Data Type)

4 Date/Time Ch a ngày và/ho c gi 8 byte

6 AutoNumber liên t c do Access t gán

vào và không i c 4 byte

7 Yes/No Tr logic úng (True) ho c sai

8 OLE Object

i t ng nhúng (hình nh, âm thanh, tài li u c a Word, b ng tính Excel, Equation, )

i a 1 GB

10 Lookup

Wizard

Ch n m t tr trong danh sách các giá tr

Tùy thu c vào ki u d

li u c a các giá tr trong danh sách

c Các Properties (thu c tính) c a các field (tr ng)

* Thu c tính chung (General):

- Các thu c tính c b n

Input Mask Quy inh m t n (m u) nh p li u (không b t bu c)

Caption t di n t khác cho Field, không b t bu c

Default Value Giá tr m c nhiên

Validation Rule Bi u th c ki m ch ng s li u nh p

Required u ch n Yes thì b t bu c ph i nh p li u cho Field này Indexed Ch n No, ho c Yes, Duplicate OK, ho c Yes, No Duplicate

- Các thu c tính khác:

Field Size Ch n Byte, Integer, Long Integer, Single, Double,

Replication ID Format General, Currency, Standard, Fix, Percent, Scientific

Decimal Places s l : Auto: t ng

Field Size Chi u dài t i a cho phép nh p li u

Format >: Toàn ch hoa; <: Toàn ch th ng;…

Text

Allow Zero Length Ch p nh n tr ng hay không (Yes/No)

Date/

Time Format

General Data, Long Date, Medium Date, Short Date, Long Time, Medium Time, Short Time N u là ngày tháng thì b n nên ch n là dd/MM/yyyy

Yes/

No Format Yes/No; True/False; On/Off

Format General Number, Currency, Euro, Fixed, Standard,…

Cur-rency Decimal Places s l : Auto: t ng

- M t s ký hi u dùng làm Input Mask:

0 T p h p nh ng s t 0 n 9, b t bu c nh p, không ch p nh n d u c ng (+) và d u tr (-)

9 Nh ng s t 0 n 9 ho c kho ng tr ng (blank), không b t bu c nh p, ch p

nh n d u công (+) và d u tr (-)

# S ho c kho ng tr ng (blank), không b t bu c ph i nh p, kho ng tr ng

c hi n th trong ch so n th o nh ng lúc l u l i thì nó b lo i b , ch p

nh n d u c ng (+) ho c tr (-)

L Ký t t A n Z, b t bu c ph i nh p

? Ký t t A n Z, không b t bu c ph i nh p

a Ký t t A n Z ho c s t 0 n 9, b t bu c ph i nh p

A Ký t t A n Z ho c s t 0 n 9, không b t bu c ph i nh p

& Ký t b t k và kho ng tr ng, b t bu c ph i nh p

C Ký t b t k và kho ng tr ng, không b t bu c ph i nh p

, :

; - /

Quy nh cách t d u phân cách ph n nghìn, ngày tháng và d u phân cách u này tùy thu c vào cách quy nh môi tr ng trong Control Panel

< i t t c nh ng ký t thành ch th ng

> i t t c nh ng ký t thành ch hoa

! Quy nh l i cách hi n th d li u sang trái, thông th ng khi b n nh p d

li u vào nó t ng n t trái qua ph i

\ Ký t theo sau xem nh là m t h ng tr Ví d \a s bi n thành A

Ví d :

Input Mask Nh p li u ý ngh a

>L000 A001 (ký u hoa 3 ký t sau là s b t bu c ph i nh p)

La00 NB01 (ký u ch ký t th 2 là s ho c ch ký t th

t002 4 và 5 là s bu c ph i nh p).

* Thu c tính nh p li u (Lookup):

Display Control Textbox: T o u khi n Textbox.

Listbox: T o u khi n d ng h p danh sách Listbox

Combo box: T o u khi n h p Combo Box

Row Source Type li u ngu n l y t Table/Query ho c t m t danh sách có

n (Value List) ho c t m t tr ng (Field List)

Row Source Ch n tên Table/Query ho c nh p danh sách các giá tr ho c

ch n tên tr ng tùy vào thu c tính Row Source Type.

3.2 t khóa chính (Primary Key) cho Table:

Trong m i table ta nên t m t khóa chính o liên k t gi a các table.

Access s ki m tra tính úng n c a d li u nh p vào thông qua các m i liên h gi a các table Khóa chính có th là m t ho c nhi u tr ng k t h p l i v i nhau

Ý ngh a c a khóa chính trên m i b ng:

+ Xác nh tính duy nh t c a i t ng: các m u tin trong cùng Table không c phép trùng nhau, tránh trùng l p d li u

+ Xác nh các field còn l i c a table Ví d nh bi t c MAKH ta s bi t c tên và

a ch c akhách hàng.

+ Không c phép nh n giá tr r ng

Ý ngh a c a Khóa Ngoài ( Foreign key) trên m i b ng:

Là t hay nhi u tr ng c a m t Table là khóa chính c a Table khác Do v y d

li u l u tr trong các tr ng khóa ngoài này ph i c l u tr trên các tr ng khóa

chính.

Ví d :

+ Table DMKHO(MAKHO,TENKHO,DIACHIKHO) có khóa chính là MAKHO

+ Table: DMKH(MAKH,TENKH,DIACHIKH,DONVIKH) có khóa chính là MAKH

+ Table HOADON( SOHD, NGAYHD, LOAIHD, MAKH, MAKHO, TRIGIA, DIENGIAIHD)

có khóa chính là SOHD, khóa ngoài là các tr ng MAKHO, MAKH

Ý ngh a c a khóa chung gi a 2 b ng:

+ Xác nh m i quan h m t-m t (1-1), t-nhi u (1 - ) gi a 2 b ng.

+ Các khóa chung ph i có cùng ki u d li u và kích th c.

+ D li u ph i có ng m t thì m i cho phép nh p ng nhi u ( ).

+ Nên nh p d li u tr ng có khóa chung trên b ng nhi u b ng Combo box

Ví d :

+ Khóa chung gi a 2 b ng HOADON và DMKHO là MAKHO

+ Khóa chung gi a 2 b ng HOADON và DMKH là MAKH

Cách t khóa chính cho Table:

1 Ch n tr ng làm khóa chính (khóa

chính có th g m nhi u tr ng)

2 Click vào bi u t ng Primary Key

ho c ch n Edit\Primary Key ho c Right Click

ch n Primary Key.

- Các tr ng t khóa chính bên trái có chìa khóa kèm theo

- N u mu n xóa khóa, b n làm l i các b c trên

3.3 Thi t l p m i quan h (relationship) gi a các Table:

Sau khi b n ã t o c các Table c n thi t cho CSDL c a b n, b c ti p theo

là b n ph i thi t l p m i quan h (liên k t) gi a các Table này l i v i nhau

3.3.1 Thi t l p m i quan h (relationship): Các b c c ti n hành nh sau:

- B c 1: Click bi u t ng

Relationships ho c vào

Tools\Relationship.

- B c 2: Click ch n tên c a

table có trong h p tho i Show

Table và click Add thêm các

table vào c a s Relationships

(Có th k t h p phím Shift và

phím Ctrl ch n nhi u Table

ng th i)

- B c 3: Click Close óng

p h i tho i Show Table l i.

u c n thêm table vào, b n

R_Click, ch n Show Table và

p lai b c 2

- B c 4: Click vào tr ng

tham gia liên k t t m t b ng và

rê tr ng ó sang tr ng

ng ng c a b ng còn l i

p tho i Edit Relationship xu t

hi n, b n có th ch n m t trong

các check box sau r i click nút

Create:

Enforce Referential

Integrity: Ki m tra quy lu t

toàn v n d li u, ngh a là

khi nh p li u vào table cho

u Many ( ) Access s ki m

tra d li u bên table u One,

u u One không có thì

Access s báo l i Ví d : B n

không th nh p trong b ng

HOADON m t MAKHO nào

ó ch a t n t i trong b ng

DMKHO.

Cascade Update Related Field: khi thay i n i dung bên u One thì nh ng

u tin thu c bên u Many có liên h s thay i theo Khi thay i MAKHO trong

DMKHO thì nh ng MAKHO ng ng trong b ng HOADON thay i theo

Cascade Delete Related Records: thì khi b n xóa d li u bên u One thì t t

nh ng m u tin có liên h bên u Many s b xóa theo Thu c tính này r t nguy

hi m, n u b n không c n th n thì khi b n xóa thì n i dung c a b n không th ph c

- B c 5: T o các liên k t khác (l p l i b c 4 cho các field khác).

- B c 6: óng c a s Relationships và l u l i cách trình bày.

Chú ý: Khi thi t l p m i quan h

- Hai field c a hai table ph i cùng data type (ki u), cùng size (chi u dài).

- N u d li u ã nh p vào table r i thì d li u ó ph i h p v i qui t c c a relationship,

u không thì ta ph i xoá h t d li u m i thi t l p c relationship.

3.3.2 Thay i thu c tính Relationship (liên k t):

- M a s Relationship (click vào bi u t ng )

- Click ph i vào dây liên k t c n ch nh, ch n Edit Relationship.

- Thay i thu c tính relationship (gi ng nh ph n 3.3.1)

3.3.3 Xóa dây Relationship (liên k t):

- M a s Relationship.

- Click ph i vào dây liên k t c n ch nh, ch n Edit Delete, sau ó ch n Yes trong

p tho i xác nh n vi c xóa

3.3.4 Xóa m t b ng trong c a s Relationships:

- M a s Relationship.

- Click vào b ng c n xoá và nh n phím Delete.

- L u l i nh ng thay i

3.4 Nh p d li u cho Table

3.4.1 Cách nh p và ch nh s a d li u

- B c 1: Trong ng n Table, ch n Table c n nh p d li u ho c ch nh s a r i click nút Open ho c click úp vào tên table ho c R_Click vào tên table và ch n Open m màn hình nh p li u (Datasheet View)

- B c 2: L n l t nh p các m u tin vào t ng dòng c a table ho c di chuy n n m u tin c n s a và nh n phím F2 D li u nh p vào ph i th a mãn các thu c tính c a b ng

và c a tr ng

- B c 3: L u b ng l i b ng cách ch n File\Save; ho c nh n Ctrl + S; ho c click nút

Save

u ý: Ph i nh p d li u bên u 1 tr c khi nh p d li u bên u

3.4.2 Các phím dùng nh p và ch nh s a d li u:

Tab/Shift+Tab Sang ô bên ph i/trái

Home/End n u dòng/cu i dòng

Ctrl+Home/Ctrl+End n m u tin u/cu i

Enter Ch p nh n d li u và di chuy n con tr sang ô bên ph i Shift+Enter Ch p nh n d li u

F2 Chuy n sang ch ch nh s a n i dung c a ô

Ctrl+’ Chép giá tr c a m u tin phía trên

Ctrl+Alt+Space y giá tr m c nhiên

3.4.3 M t s thao tác c b n

Ch n m u tin: Click vào thanh ch n u m u tin N u mu n ch n nhi u m u tin thì click vào m u tin u và rê n m u tin cu i

Sao chép m u tin: Nh n Ctrl+C ho c Edit\Copy sao chép vào clipboard r i

nh n Ctrl+V ho c Edit\Paste dán l i vào table

Di chuy n m u tin: Nh n Ctrl+X ho c Edit\Cut c t m u tin vào clipboard r i

nh n Ctrl+V ho c Edit\Paste dán l i vào table

Xóa m u tin: Ch n m u tin c n xóa r i nh n phím Delete.

Ch n Font ch : Dùng l nh Format\Font ho c dùng các nút công c nh d ng font N u mu n thay i font ch m c nhiên thì vào Tools\Options\Datasheet.

Thay i kích th c c a c t: Rà chu t lên biên ph i c a c t n khi xu t hi n

i tên 2 chi u thì rê chu t thay i r ng ho c click úp có r ng v a cho d li u trong ô

Thay i chi u cao c a dòng: Rà chu t lên c nh d i c a dòng n khi xu t

hi n m i tên 2 chi u thì rê chu t thay i cao

Thay i tiêu c t/tên tr ng: Vào ch ch nh s a c u trúc c a b ng và

t l i thu c tính Caption ho c vào Format\Rename Column.

Chèn/xóa c t: Click ph i vào c t và ch n Insert Column/Delete Column.

p x p th t : Click ph i vào c t mu n s p x p, ch n Sort Ascending ho c Sort Descending.

3.4.4 M t s thông báo l i th ng g p khi c p nh t d li u

1 Trùng d li u trên khóa chính

y ra khi có giá tr c a 2 m u tin trên khóa chính trùng nhau

2 tr ng ô b t bu c ph i nh p

y ra khi b n không nh p giá tr cho m t tr ng c t thu c tính Required

là Yes

3 Khóa ngo i không t n t i

y ra khi có m t giá tr c nh p vào u nhi u c a m t liên k t ch a

c nh p u m t c a 2 b ng có quan h 1-nhi u

4 Vi ph m quy t c ki m tra d li u

y ra khi giá tr nh p vào m t tr ng không tuân theo úng quy nh trong thu c tính Validation Rule c t cho tr ng ó

5 Nh p d li u sai ki u

y ra khi giá tr nh p vào m t tr ng không úng ho c v t ngoài ph m vi

a ki u d li u quy nh cho tr ng ó

3.5 M t s thao tác khác

3.5.1.Thi t k l i c u trúc c a Table:

Ch n Table c n thi t k và click Design ho c R_Click ch n Design, b c làm

ti p theo hoàn toàn gi ng nh lúc thi t k N u ã t o liên k t n table khác, b n c n

ph i xóa liên k t tr c khi ti n hành ch nh s a.

3.5.2.Sao chép c u trúc c a Table

Trong m t s tr ng h p, CSDL có nh ng Table có c u trúc t ng t nhau thay

vì b n thi t k m i b n có th copy c u trúc c a Table ã có và dán (Paste) thành Table m i Cách làm nh sau:

- R_Click vào Table và ch n Copy

- R_Click vào vùng tr ng và ch n Paste.

- Nh p tên m i (tên này ph i khác v i

nh ng tên ã có) vào ô: Table Name

Structure and Data (c u trúc và d li u)

Append data to Existing Table (b sung

li u vào table ã có r i)

3.5.3 Import (nh p) Table t CSDL khác:

Access cho phép

n t o table b ng

cách l y d li u các

CSDL khác nh :

Excel, Foxpro,

Access… Các b c

th c hi n nh sau:

- R click vào

ng n Table,

ch n Import.

- Ch n CSDL

ngu n trong

p tho i

Import.

- Ch n table c n

nh p trong h p

tho i Import

objects, click

OK.

3.5.3 Export (xu t) Table n CSDL khác:

- R Click vào table c n export, File\Export

-Ch n CSDL ích (có th là Excel,

Fox, ) ch n nút Save khi ó c a

Export hi n ra

t tên cho table, click vào OK, ta

có th ch n m t trong 2 tùy ch n

sau:

Definition and Data

(C u trúc table và d li u)

Definition Only

(Ch C u trúc table)

3.6 Các v n c n n m

- T o c c u trúc cho Table (xem 3.1) và t khóa chính cho Table (xem 3.2)

- Xác nh m i quan h t - m t và t - nhi u gi a các b ng.

- S d ng Combo box ho c List box l y d li u t danh sách nh p s n cho các

tr ng trong b ng thông qua Row source Type là Value list.

- S d ng Combo box ho c List box y d li u t các tr ng trong ng quan

m t (b ng cha) nh p sang ng quan h nhi u (b ng con) thông qua Row source Type là Table/Query.

- Nh p li u cho Table

3.7 Câu h i ôn t p:

1 Trình bày m t s ki u d li u (Data Type) và t ng ng v i m i ki u có nh ng thu c tính (Properties) gì ?

2 Nêu m t s quy c trong cách t tên cho m t Table

3 Cách nh d ng Font m c nh nh p li u cho Table

4 Trong m t CSDL, 2 Table c phép trùng tên nhau không ?

5 H p h i tho i sau ây xu t hi n khi nào ?

6 Nêu các khái ni m v Field (Tr ng, c t), Record (m u tin, dòng - Row), th hi n

7 Khái ni m v khóa chính (Primary Key), khóa ngoài c a tr ng trong Table

8 Nêu ý ngh a c a các thu c tính liên k t gi a 2 Table (Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records)

9 Khi 2 Table A và B ã c liên k t v i nhau, b n có c phép thay i c u trúc

t trong 2 Table ó không ? N u không c, thay i c u trúc tr c tiên b n ph i làm gì ? Và làm nh th nào ?

10 Khi nào thì b n s d ng Combo box ho c List box l y d li u t danh sách nh p

n hay t table/Query khi nh p li u cho m t table

11 Ch n ki u d li u nào n s t ng t ng nh tr ng s th t trong table

12 Ý ngh a c a m i quan h t - nhi u ; m t - m t gi a các Table trong t p tin

CSDL

13 Cách nào thì b n có th nh p kh u Table t các CSDL khác c a Access, Foxpro,