chiến lược quản lý nhân sự

Tiểu luận cuối môn quản trị nhân sự về chiến lược quản lý. Tiểu luận sẽ giúp cho các bạn sinh viên có cái nhìn tổng quát về môn quản trị nhân sự cũng như có kiến thức, cách thức làm một bài tiểu luận có liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực

SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

Công ty Cổ phần Veneer Ngọc Á Châu được thành lập vào tháng

10/2013, một công ty còn non trẻ trong ngành Veneer Công ty chuyên sản xuất, mua bán các loại veneer( ván lạng) từ các loại gỗ tràm, xoan và các loại gỗ khác để cung cấp cho các khách hàng là công ty sản xuất đồ gỗ nội thất

Trụ sở chính: 219 Nguyễn Công Trứ - Phường Nguyễn Thái Bình, Quận

1, Thành phố Hồ Chí Minh

Xưởng sản xuất: Kp Đông Chiêu, Phường Tân Đông Hiệp, TX Dĩ An,

Bình Dương

Số lượng lao động chính: 85 người bao gồm cả khối văn phòng và Ban

giám đốc

Sản phẩm và dịch vụ:

− Mua bán veneer từ các loại gỗ

− Mua bán gỗ tròn

− Gia công mài dao các loại( lạng, cắt, băm…)

− Dán gia công veneer

− Đồ gỗ nội thất

− Mua bán gỗ băm, dăm bào, mùn cưa…

Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty hiện tại còn rất đơn giản, vì vậy hiệu quả mang lại còn chưa cao

TÌNH HÌNH CHUNG HIỆN TẠI CỦA DOANH NGHIỆP

1 Tinh thần làm việc:

Tinh thần làm việc của nhân viên công ty nhìn chung là tương đối ổn định Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều vấn đề phát sinh từ những quan hệ cá nhân với nhau cũng như đa phần là nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm dẫn đến công việc chưa được trôi chảy

2 Thời gian làm việc:

Thời gian làm việc của cả công ty nhìn chung chưa đạt hiệu quả cao, lãng phí quá nhiều thời gian:

Lãng phí 50% - Nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm

- Máy móc thiết bị hỏng hóc

- Xưởng đang trong giai đoạn hoàn thiện

- Nguồn nguyên vật liệu chưa ổn định Phụ trợ công

việc

30% - Quỹ thời gian phụ trợ còn thấp do chưa

có nhiều việc

- Công việc chưa được thực hiện đúng phương pháp

- Quá trình đào tạo chưa hoàn thiện do các nguyên nhân trên

Giá trị gia tăng 20% - Hiện tượng thắt cổ chai trong công việc

- Nguồn nhân lực các khâu chưa đảm bảo

- Phối hợp giữa các phòng ban chưa hợp lý

- Hàng lỗi, hàng hư hỏng

- Các nhà quản trị các cấp chưa xác định được tầm của mình

3 Hoạt động của các phòng ban:

Hoạt động của các phòng ban hiện tại trong tình trạng tự phát, có việc thì làm, không có việc thì không làm gì, chưa có một kế hoạch thực hiện công việc cụ thể cho từng phòng ban và cho các nhân viên trực thuộc:

Phòng ban Hoạt động thực tế Nguyên nhân

Giám đốc - Thời gian quản lý công

việc ít

- Kinh nghiệm quản lý còn chưa cao

- Tiếp khách hàng tiềm năng

- Ngoại giao

- Các hoạt động khác liên quan marketing, PR Sales Dept - Hầu hết chưa hoạt động

Kỹ thuật - Hoàn thành tốt những

công việc

- Thời gian hoàn thành công việc còn quá lâu

- Điểm thắt cổ chai của doanh nghiệp

- Nhân sự còn ít

- Hoạt động training người mới chưa có hiệu quả cao

- Chỉ có một người

có khả năng thực hiện công việc điều hành

Hành chánh

nhân sự

- Chưa có hoạt động cụ thể - Đang xây dựng

Kế toán - làm việc độc lập

- Chưa có phương pháp quản lý tài chính hợp lý

- thiếu kinh nghiệm

- Chưa có phần mềm

hỗ trợ

- Phương pháp đặt code chưa có

Kho – KCS - Chưa hoạt động KCS

- Kho hoạt động tạm ổn

4 Cơ sở vật chất:

Cơ sở vật chất của công ty nhìn chung chưa đáp ứng được yêu cầu kinh doanh lý tưởng Mặc khác do mặt bằng và diện tích nhỏ hẹp gây khó khăn trong việc xây dựng layout phòng ban

Ngoài ra, trang thiết bị của công ty cũng cần bổ sung thêm máy móc, thiết

bị cho khối văn phòng và khối kỹ thuật

Hệ thống điện thoại chưa có tổng đài, gây khó cho công việc nghe – gọi của toàn bộ văn phòng

5 Hệ thống lưu trữ thông tin:

Chưa có, các file được lưu trữ riêng lẽ không tập trung, hệ thống thông tin phân mảnh Các điều ấy gây ảnh hưởng đến công tác chia sẻ thông tin nội

bộ, khả năng quản lý thông tin của ban giám đốc gặp rất nhiều khó khăn, trở ngại

6 Phương pháp làm việc giữa các phòng ban:

Thô sơ và lạc hậu, mọi công việc chuyển giao không mang tính chất văn bản Việc quy đổi trách nhiệm không thể thực hiện được, dễ gây ra tình trạng mất đoàn kết, xung đột nội bộ không đáng có

7 Văn hóa doanh nghiệp:

Do số lượng nhân viên đa phần là cùng một vùng miền nên công ty có nhiều lợi thế để xây dựng văn hóa doanh nghiệp Nhìn chung, công ty đã

có một văn hóa doanh nghiệp ở bước khởi đầu tương đối tốt, nhưng chưa mang tính chuyên nghiệp và đạt chuẩn

CƠ CẤU CÔNG TY MỚI – DỰ KIẾN

( 2014 – 2019)

Nhằm mục đích phát triển công ty bền vững và đạt một tầm mới trong tương lai, chúng ta cần thực hiện việc xây dựng lại một cơ cấu mới hợp lý

và phù hợp hơn hiện nay:

Phòng ban, vị trí Chức năng cơ bản

HĐQT - Hoạch định chiến lược chung cho công ty

- Theo dõi, kiểm tra, sửa chữa chiến lược chung của công ty

- Đưa ra các quyết định chiến lược cho Tổng giám đốc

- Đảm bảo hội đồng quản trị hoạt động tốt thông qua tổ chức các cuộc họp định kỳ, đột xuất

Tổng Giám đốc - Định hướng phát triển cho công ty

- Quản lý toàn bộ các bộ phận

- Giải đáp những nguyện vọng, ý tưởng, cải tiến của nhân viên

- Ngoại giao, khách hàng, đại diện hình ảnh của công ty

- Đưa ra các quyết định mang tính quan

trọng và đặc biệt quan trọng ở mọi lĩnh vực và bộ phận

P.TGĐ - Lên kế hoạch cho các bộ phận mà mình quản

lý theo định hướng chung của công ty

- Theo dõi, chỉnh sửa, báo cáo thực hiện các kế hoạch

- Quản lý các bộ phận trực thuộc

- Đưa ra các quyết định quan trọng ở các bộ phận mà mình quản lý

- Báo cáo công việc lên tổng giám đốc

GĐ Kinh doanh - Lên kế hoạch thưc hiện cho các bộ phận quản

lý theo định hướng chung của công ty

- quản lý bộ phận S&M, bộ phận thu mua và các văn phòng đại diện – chi nhánh – nếu có

- Theo dõi, chỉnh sửa tiến độ của kế hoạch riêng theo mục đích chung của công ty

- Chịu trách nhiệm chính đối với các khách hàng bao gồm chăm sóc, quan hệ với các khách hàng

- Nghiên cứu, tìm kiếm khách hàng mới

- Đảm bảo doanh số và chỉ tiêu được đề ra

- báo cáo công việc với Phó tổng giám đốc Giám đốc tài chính - Lên các kế hoạch, dự án đầu tư, phân tích tài

chính theo kế hoạch chung của công ty

- chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn công ty

một cách tốt nhất, không để thiếu hụt.

- Thực hiện tốt nhất vòng quay của vốn đầu tư

- Đưa ra các quyết định trong các bộ phận mà mình quản lý

- quản lý bộ phận kế toán, tài chính

- báo cáo công việc lên phó tổng giám đốc trực thuộc

Giám đốc Sản xuất - Lên các kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng

- Đảm bảo thời gian hoàn thành đơn hàng

- Đảm bảo 5S( Kaizen), TQM( quản lý chất lượng toàn diện), J.I.T( sản xuất tinh gọn, giảm thiểu tối đa chi phí) và các chuẩn sản xuất khác liên quan

- Quản lý tốt tất cả các bộ phận, hướng dẫn đào tạo cho tất cả các bộ phận trực thuộc

- Đưa ra các quyết định trong các bộ phận mà mình quản lý

- báo cáo công việc lên phó tổng giám đốc trực thuộc

Giám đốc HC – NS - Lên các kế hoạch về nhân sự cho công ty

- Đảm bảo nguồn nhân sự cho cả khối văn phòng và sản xuất

- Lên các kế hoạch về lương, thưởng, vui chơi giải trí cho toàn công ty

- Thực hiện các chuẩn trong văn bản – công văn, giấy tờ

- Lên các kế hoạch đào tạo, chiêu mộ nguồn nhân lực cho công ty

- Đảm bảo thu hút nhân tài cho công ty

- Đảm bảo hệ thống làm việc được trơn tru, thông suốt

- Đảm bảo trang thiết bị, máy móc xưởng, máy móc văn phòng luôn luôn hoạt động

ổn định( mua mới, sửa chữa…)

- Báo cáo công việc lên phó TGĐ trực thuộc

Sales&Marketing Dept

(Kinh doanh – Marketing)

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch thực hiện

- Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm đối tác, khách hàng

- Thực hiện các chiến lược marketing và thương hiệu

- Kết hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất cho chiến lược giá và sản phẩm

- Tạo ra các sản phẩm mới ưu tiên tạo ra sự khác biệt trong sản phẩm

- Lưu trữ, quản lý, mở rộng thị trường

- Báo cáo lên Giám đốc kinh doanh

Bộ phận tài chính - Hoạch định các kế hoạch về tài chính cho

công ty

- Dự báo tài chính, báo cáo tài chính

- Phương pháp sử dụng nguồn vốn có hiệu quả

- Đảm bảo vòng quay của nguồn vốn

- Tìm kiếm, khai thác nguồn vốn

- Hỗ trợ các phòng ban trong các kế hoạch liên quan đến tài chính

Bộ phận kế toán - Quản lý các vấn đề liên quan đến kế toán

- Xây dựng phương pháp thu chi, lưu trữ sổ

sách, chứng từ

- Bảo đảm các vấn đề pháp lý về mặt chứng từ

- Bảo đảm thu chi minh bạch, quản lý thu chi hợp lý

- Nghiên cứu các vấn đề về thuế, phương pháp báo cáo thuế phù hợp với tình hình phát triển của công ty

- Thực hiện tốt các vấn đề liên quan đến BHYT, BHXH…

- Báo cáo lên Giám đốc tài chính

Quản Đốc – các trưởng

phòng – Trưởng bộ

phận

- Hoạch định các kế hoạch thực hiện của bộ phận mình theo kế hoạch chung của tổ chức

- Đảm bảo công việc của bộ phận được trôi chảy, hiệu quả, năng suất công việc ở mức cao nhất

- Phát hiện, bồi dưỡng, đào tạo nhân tài cho

bộ phận của mình tạo nên một đội ngũ chuyên nghiệp, sẳn sàng kế thừa

- Đảm bảo cao nhất an toàn lao động, đảm bảo văn hóa doanh nghiệp trong bộ phận mình quản lý

- Báo cáo định kỳ cho lãnh đạo cấp trên

- Liên tục cải tiến, đề xuất các ý kiến về cải

tổ, cải tiến công việc một cách hợp lý nhất

Bộ phận hành chánh

(administration)

- Trực điện thoại

- Thành lập các form mẫu chung nhất cho

văn phòng

- Thu thập, xử lý, báo cáo ban giám đốc

các ý tưởng của nhân viên toàn công ty

- Quản lý trang thiết bị

- Tiếp tân, tiếp khách

- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hợp lý

- Báo cáo lên giám đốc nhân sự

Bộ phận nhân sự

(Human resource)

- Quản lý nhân sự của công ty

- Ký kết hợp đồng, BHXH,BHYT

- Lên chiến lược nhân sự, xác định nhu cầu thực tế nhân sự từng bộ phận công ty

- Sắp xếp, đào tạo, phát hiện, thu hút nhân tài cho công ty

- Báo cáo lên Giám đốc Nhân sự

CD ( Xẻ gỗ) - Gọt xẻ gỗ theo quy cách

- Bảo đảm tính hợp lý của gỗ, quy cách gỗ cho việc lạng veneer

- Ghi chép cẩn thận

- Làm theo quy trình

- Đặt mục tiêu tiết kiệm lên hàng đầu đối với phôi gỗ

- Bảo đảm tuyệt đối an toàn lao động

- Báo cáo thường xuyên cho quản đốc

Xưởng lạng - Làm việc theo đúng quy trình

- Nghiên cứu, cải tiến trang thiết bị, quản lý trang thiết bị tốt nhất

- Đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm veneer

- Thường xuyên đo đạc, kiểm tra trang thiết

- Nghiên cứu phương pháp tiết kiệm phôi, tạo nhiều sản phẩm nhất có thể

- Đảm bảo an toàn lao động

- Báo cáo thường xuyên cho Quản đốc

IT & web & design - Quản lý hệ thống mạng máy tính, điện,

điện thoại, trang thiết bị công ty

- Nghiên cứu, phát triển web

- Nghiên cứu e – marketing

- Nghiên cứu, phát triển các phần mềm chuyên dụng

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong vấn đề phần mềm, design

- Thực hiện các decoration cho các bộ phận

- Phát hiện, chỉnh sửa lỗi cho các hệ thống, đảm bảo công việc vận hành hợp lý

Tổ phơi - Đảm bảo đúng quy trình phơi veneer

- Nghiên cứu tiết kiệm sân phơi, tận dụng tối đa những thứ cần thiết đang có để có thể phơi sản lượng nhiều nhất với hiệu quả tốt nhất có thể

- Đảm bảo độ ẩm của veneer phơi

- Đảm bảo an toàn khi phơi, tránh hư hỏng veneer trong quá trình phơi

- Đảm bảo sản lượng phơi trong mọi điều kiện thời tiết

- Tận dụng khả năng của thời tiết để tăng sản lượng phơi

- Báo cáo trực tiếp cho Quản đốc xưởng

Xưởng cắt - Đảm bảo cắt đúng quy trình

- Đảm bảo tính tiết kiệm cho veneer thành phẩm

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong lao động

- Đảm bảo tính chính xác trong ghi chép, tính toán sản lượng veneer được cắt

- Báo cáo lên quản đốc xưởng Xưởng dán - Đảm bảo dán theo đúng quy trình

- Đảm bảo tính chính xác của công việc dán

- Đảm bảo mỹ thuật, kỹ thuật trong khi dán

- Đảm bảo an toàn lao động

- Tiết kiệm nguyên vật liệu

- Báo cáo trực tiếp cho quản đốc xưởng Kho - Đảm bảo quản lý an toàn kho

- Đảm bảo xuất nhập chính xác tất cả các loại sản phẩm và trang thiết bị

- Phân loại, đánh mã số, quản lý trang thiết

bị theo mã số

- Đảm bảo an toàn cháy nổ

- Đảm bảo vệ sinh kho, thường xuyên kiểm tra, phun thuốc trừ mối mọt…

- Lập bảng theo dõi, báo cáo xuất nhập định kỳ

- Báo cáo cho Giám đốc sản xuất QA( Đảm bảo chất

lượng)

- Thực hiện công tác QC( Quality Control – quản lý chất lượng)

- Thực hiện công tác KCS( kiểm tra hàng)

- Thực hiện công tác Kaizen đảm bảo chất

lượng luôn cao nhất

- Thường xuyên hoạch định kế hoạch kiểm tra chất lượng ở tất cả các bộ phận

- Thường xuyên kiểm tra thành phẩm, chuẩn của sản phẩm

- Không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty

- Báo cáo cho Giám đốc sản xuất Xưởng sấy, luộc - Đảm bảo quy trình sấy luộc

- Đảm bảo hoạt động của lò hơi

- Đảm bảo an toàn lao động, an toàn lò hơi

- Đảm bảo thành phẩm sấy luộc

- Đảm bảo yêu cầu về thời gian, chất lượng của các sản phẩm sấy luộc

- Đảm bảo vệ sinh, chất lượng của sản phẩm sấy luộc

- Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc sản xuất Bảo trì - Bảo đảm toàn bộ thiết bị, máy móc được

vận hành tốt

- Đảm bảo an toàn lao động về điện, máy móc thiết bị

- Cải tiến thiết bị cho phù hợp với tình hình thực tế

- Đảm bảo hệ thống, dây chuyên sản xuất không bị ùn tắc

- Thường xuyên kiểm tra định kỳ tất cả các trang thiết bị, máy móc, hệ thống điện, điện thoại v.v

- Báo cáo cho Giám đốc xưởng hoặc quản

đốc Các vị trí, chức năng nói trên có thể được chỉnh sửa cho phù hợp hơn với thực tế trong thời gian tới

Các chức năng nói trên là các chức năng chính, các chức năng còn lại được nêu rõ trong các văn bản khác của công ty

PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC GIỮA CÁC BỘ PHẬN

Phương pháp chung nhất cho các bộ phận:

Tất cả các công việc phải được trao đổi bằng văn bản hoặc email, trách nhiệm được truy cứu dựa trên các tài liệu qua lại giữa các bên

Thống nhất quan điểm các bộ phận là khách hàng của nhau, công việc của

bộ phận này là sản phẩm của bộ phận khác và ngược lại Nghĩa là, khi giao dịch giữa các bên vẫn tuân thủ quy tắc về khách hàng

Phương pháp làm việc giữa các bộ phận:

Bộ phận sản xuất và Sales & Marketing:

Lý giải:

Kinh doanh - Gởi yêu cầu về sản phẩm hoặc tính giá cho

xưởng sản xuất bằng văn bản

- Gửi confirmation từ khách hàng cho xưởng sản xuất

- Các chi tiết chính phải được trình bày rõ ràng cụ thể

- Mọi sai sót sẽ được quy trách nhiệm cụ thể

Bộ phận sản xuất - Nhận yêu cầu từ sales

- Giải quyết các yêu cầu

- Trả lời cho sales theo đúng quy trình

- Chịu trách nhiệm chính trên văn bản trả lời phòng kinh doanh

- Sắp xếp tiến độ thực hiện công việc, hoàn thành đúng tiến độ sản phẩm theo yêu cầu của phòng kinh doanh

Phòng Kế toán và Và các phòng ban khác:

Lý giải:

Xưởng sản xuất

Sales&Marketing

Các bộ phận khác

- Gởi bảng tính giá(quotation) của từng loại sản phẩm cụ thể, rõ ràng, chính xác, có chữ

ký của Trưởng bộ phận

- Tiến hành tạm ứng thông qua việc thành lập phiếu tạm ứng

- Quyết toán tạm ứng đúng thời gian quy định

- Cung cấp các chứng từ đầy đủ khi quyết toán

Kế toán - Nhận chứng từ, bảng tính của Các bộ phận

- Kiểm tra giá được tính, tính chính xác của bảng tính

- Xuất các phiếu chi, thu hợp lý

- Kiểm tra các hóa đơn chứng từ nhận được

từ các bộ phận thông qua quyết toán

- Hỗ trợ các bộ phận trong những vấn đề chuyên ngành

CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG CHO CƠ CẤU

DỤNG

THỜI GIAN BẮT

1 Trưởng các

bộ phận

1/2014 – 2/2014 2/2014

2 Các giám

đốc

1/2016 – 3/2016 3/2016

3 Các P.TGĐ 1/2017 – 3/2017 3/2017

4 Bổ sung các

Quản đốc và

Trưởng bộ

phận

Tình hình thực tế khi mở rộng xưởng hoặc thuê xưởng mới

Ngay khi phát sinh

5 Kỹ thuật Theo nhu cầu của

quá trình sản xuất