Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin.. Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạ
Trang 1MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng
Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế
độ Datasheet Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin
Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1 Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng Nhưng không cần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong
Datasheet đều giống nhau
Hình 1: Chế độ Datasheet view Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó Nếu muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enter hoặc phím Tab
Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa
nội dung nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ
định là AutoNumber) Một khi bảng này đã được thiết lập để
trường AddressID là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự
động điền vào trường này
Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt
Trang 2đầu nhập ở một bản ghi Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới,
và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện
Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access
Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi hoàn thành trường cuối cùng Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo Bạn có thể trở lại trường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi
đã được lưu)
Di chuyển quanh bảng
Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng
TAB Di chuyển tới trường tiếp theo
SHIFT+TAB Di chuyển tới trường liền trước
Trang 3ENTER Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang phải Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang trái Di chuyển tới trường liền trước
Phím mũi tên xuống Di chuyển tới bản ghi tiếp theo
Phím mũi tên lên Di chuyển tới bản ghi liền trước
PAGE DOWN Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản
ghi
PAGE UP Di chuyển lên một màn ảnh của các bản
ghi
HOME Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi
hiện thời
END Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi
hiện thời
F5 Nhảy tới một số bản ghi cụ thể
CTRL+ Phím mũi tên
xuống
Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi cuối trong bảng
CTRL+ Phím mũi tên
lên
Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên trong bảng
CTRL+PAGE DOWN Di chuyển tới trường cuối phía bên phải
của một bản ghi CTRL+PAGE UP Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái
một bản ghi CTRL+HOME Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi
đầu tiên trong bảng CTRL+END Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối
trong bảng CTRL+ALT+END Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi
mới (cuối bảng) Bảng 1: Các điều hướng trong bảng
Những phím tắt nhập dữ liệu
Trang 4Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt
để sử dụng khi nhập dữ liệu Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu Khi chọn một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu Bảng 2 liệt kê các phím tắt bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu nhanh nhất
CTRL+; Chèn ngày tháng hiện tại
CTRL+ALT+SPACEBAR Chèn giá trị mặc định cho một trường
(nếu có nhiều trường) CTRL+' Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở
trường của bản ghi liền kề trước
CTRL+" Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở
trường của bản ghi liền kề trước
CTRL+ENTER Chèn thêm một dòng mới với trường hiện
thời CTRL+PLUS SIGN Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một
bản ghi mới CTRL+- Xóa bản ghi hiện thời
SHIFT+ENTER Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời,
nhưng còn lại ở trong trường
Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu
Thoát khỏi chế độ Datasheet
Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác Có hai cách chính bạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công
cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc trên bên phải Datasheet
Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar Kích chuột vào công cụ này để hiển thị cách khác của bảng Màn hình hiển thị như hình 3
Trang 5Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view
Khi chuyển sang chế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ Datasheet Kích chuột vào công cụ Datasheet sẽ hiển thị chế độ Datasheet dạng bảng lần nữa Khi làm việc ở chế độ Design view (hình 3), Access cho phép bạn thay đổi cách sắp xếp bảng Chế độ Design view hiển thị giống như trường bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương Trong chương 3, bạn sẽ học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view
Để thoát khỏi cửa sổ Datasheet hoặc Design view, kích chuột vào biểu tượng Close (X) ở góc trên bên phải cửa sổ Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện cửa sổ Database Bảng mới của bạn (Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn của cửa sổ Database Khi muốn làm việc với thông tin trong bảng, bạn có thể kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào nút Open
Ngân NT (Theo Learn Access)
