Giao trinh LTHT P 1

Đối với quan điểm về hệ thống kỹ thuật [11], Hệ thống là một tập hợp các phần tửcó mối liên hệ chức năng với nhau và hoạt động đồng bộ nhằm thực hiện những nhiệm vụ nhất định.. Theo quan

Chơng 1 Tổng quan về lý thuyết hệ thống

Cỏc quan điểm hệ thống trong cụng tỏc xó hội cú nguồn gốc từ lớ thuyết hệ thốngtổng quỏt của Bertelanffy Bertelanffy sinh ngày 19/09/1901 tại Vienna và mất 12/06/1972tại Newyork- Mĩ [12] ễng đó tốt nghiệp cỏc trường đại học: Vienna(1948),London(1949), Montreal(1949) ễng là một nhà sinh học nổi tiếng Lớ thuyết của ụng là lớthuyết sinh học, cho rằng “ mọi tổ chức hữu cơ đều là những hệ thống được tạo nờn từ cỏctiểu hệ thống và ngược lại cũng là một phần của hệ thống lớn hơn Do đú con người là một

bộ phận của xó hội và được tạo nờn từ cỏc phõn tử, mà được tạo dựng từ cỏc nguyờn tử nhỏhơn Lớ thuyết này được ỏp dụng đối với cỏc hệ thống xó hội cũng như những hệ thống sinhhọc Sau này, lớ thuyết hệ thống được cỏc nhà khoa học khỏc nghiờn cứu:

Hanson(1995), Mancoske(1981), Siporin(1980)…đó phỏt triển lý thuyết hệ thống.Hanson cho rằng giỏ trị của thuyết hệ thống là nú đi vào giải quyết những vấn đề tổng thểnhiều hơn là những bộ phận của cỏc hành vi xó hội con người Mancoske thỡ cho rằngthuyết hệ thống bắt nguồn dưới học thuyết Darwin xó hội của Herbert Spencer TheoSiporin đó tỡm hiểu và nghiờn cứu khảo sỏt thực tế trong xó hội cuối thế kỷ XIX ở Anh đểtỡm hiểu và phỏt triển thuyết này Và cũng cú trường phỏi cỏc nhà xó hụi học sinh thỏiChicago vào những năm 1930, trở thành những người tiờn phong trong phong trào nghiờncứu và tỡm hiểu về thuyết hệ thống Người cú cụng đưa lớ thuyết hệ thống ỏp dụng vàothực tiễn cụng tỏc xó hội phải kể đến cụng lao của Pincus va Minahan cựng cỏc đồng sựkhỏc Tiếp đến là Germain và Giterman Những nhà khoa học trờn đó gúp phần phỏt triển

và hoàn thiện thuyết hệ thống trong thực hành cụng tỏc xó hội trờn toàn thế giới

Như vậy, lý thuyết hệ thống ra đời vào những năm 1940 và đã trở thành một công

cụ quí giá cho các nhà nghiên cứu và quản trị hệ thống tổ chức và kỹ thuật [9]

1.1 hệ thống và lý thuyết hệ thống

1.1.1 Khái niệm về hệ thống và phần tử

a Khái niệm

Cú nhiều cỏc khỏi niệm về hệ thống [12] Theo từ điển tiếng Việt:

“Hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố đối với cựng loại hoặc cựng chức năng cú quan

hệ hoặc liờn hệ với nhau chặt chẽ làm thành một thể thống nhất.”

-Theo định nghĩa của “Lý thuyết cụng tỏc xó hội hiện đại”:

“Hệ thống là một tập hợp cỏc thành tố được sắp xếp cú trật tự và liờn hệ với nhau

Đối với quan điểm về hệ thống kỹ thuật [11], Hệ thống là một tập hợp các phần tử

có mối liên hệ chức năng với nhau và hoạt động đồng bộ nhằm thực hiện những nhiệm vụ

nhất định Phần tử là một bộ phận của hệ thống và thực hiện từng chức năng riêng lẻ của

hệ thống

Nh vậy, khái niệm hệ thống đợc xây dựng trên cơ sở khái niệm phần tử và ngợc lạikhái niệm phần tử đợc định nghĩa dựa trên khái niệm hệ thống Điều đó có nghĩa là việcphân chia ra phần tử và hệ thống chỉ có ý nghĩa tơng đối, bất kỳ một đối tợng nào cũng

có thể xem nh một hệ thống gồm các phần tử là các bộ phận hợp thành và ngợc lại, chính

đối tợng đó cũng lại có thể coi là một phần tử trong hệ thống lớn hơn Việc phân chia hệthống thành các phần tử phụ thuộc vào cách xem xét hệ thống (theo chức năng, theo cấutrúc), vào mục đích của ngời nghiên cứu

Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức [9,10], hệ thống là

tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ lẫn nhau, tác động qua lại nhau một cách có quiluật để tạo thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là “tínhtrồi”, đảm bảo thực hiện những chức năng nhất định

Với các khái niệm trên, căn cứ để xác định một hệ thống sẽ là:

- Có nhiều bộ phận (phần tử) Các bộ phận (phần tử) có quan hệ chặt chẽ với nhau,tác động ảnh hởng đến nhau một cách có qui luật Mỗi phần tử có vị trí, vai trò và thựchiện từng chức năng riêng của hệ thống;

- Bất kỳ sự thay đổi nào về lợng cũng nh về chất của bất kỳ phần tử nào trong hệthống đều có thể làm ảnh hởng đến phần tử khác của hệ thống và bản thân hệ thống đó,ngợc lại mọi sự thay đổi về lợng cũng nh về chất của hệ thống đều có thể làm ảnh hởng

tử phụ thuộc vào mục đích của Nhà nghiên cứu

b Các tính chất của hệ thống

- Mối quan hệ giữa các phần tử là mối quan hệ mang tính tác động qua lại ảnh ởng với nhau

h-Nếu một thay đổi xảy ra trong một bộ phận hay một số bộ phận, nó làm ảnh h ởng

đến tất cả những thành phần khác của hệ thống Tác động này vào mỗi thành phần của hệthống có thể là trực tiếp hay gián tiếp Thí dụ trong hệ thống điện thoại, chất lợng của dâycáp truyền tin sẽ ảnh hởng trực tiếp đến hiệu lực của thiết bị và do đó ảnh hởng đến toàn

bộ hệ thống

- Bất kỳ sự thay đổi nào về lợng cũng nh về chất của một phần tử đều có thể làm

ảnh hởng đến các phần tử khác của hệ thống và bản thân hệ thống đó, ngợc lại mọi sự thay đổi về lợng cũng nh về chất của hệ thống đều có thể ảnh hởng đến các phần tử của

hệ thống đó.

Điều này có nghĩa là hệ thống phải là một toàn thể hoạt động

- Khi sắp xếp các phần tử của hệ thống theo một cách thức nào đó nó tạo nên tính trồi, đó là khả năng mới của hệ thống mà khi các phần tử riêng lẻ thì không thể tạo ra đ - ợc.

Tính trồi là một trong những hình thức biểu hiện của nguyên lý biện chứng:

“những sự thay đổi về lợng dẫn tới sự thay đổi về chất” Tính trồi là tiêu chuẩn đánh giá

Đối tợng nghiên cứu của lý thuyết hệ thống là các tổ chức kinh tế, chính trị xã hội

và các hệ thống kỹ thuật

Quan điểm khi nghiên cứu lý thuyết hệ thống nh sau:

- Khi nghiên cứu các sự vật và hiện tợng phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa vật chất và tinh thần

Điều này đặc biệt quan trọng đối với quản trị các tổ chức Để tồn tại, con ngời trớctiên phải đợc bảo đảm những yếu tố vật chất nhất định nh: ăn, mặc, nơi ở và quyền sở hữucá nhân Khi những nhu cầu vật chất đã đợc thoả mãn tới một mức độ nhất định thì ở conngời những nhu cầu tinh thần nh đợc công nhận, đợc tôn trọng, đợc tự khẳng định …; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t sẽphát triển rất mạnh mẽ Các nhà quản trị thành công là những ngời biết kết hợp hai yếu tốvật chất và tinh thần một cách có hiệu quả

- Các sự vật hiện tợng luôn có sự tác động qua lại và chi phối lẫn nhau.

Các bộ phận, phần tử tạo nên hệ thống liên hệ với nhau bằng vô vàn mối liên hệkhác nhau, trực tiếp hoặc gián tiếp Chính những mối liên hệ này làm cho sự thay đổitrong một bộ phận có thể gây nên sự thay đổi ở các bộ phận khác và cả hệ thống

Một hệ thống không thể tồn tại hoàn toàn độc lập Nó luôn tồn tại trong môi trờng

Đối với hệ thống tổ chức, môi trờng tác động lên tổ chức và ngợc lại, tổ chức cũng tác

động đến môi trờng, góp phần thay đổi môi trờng Điều đó đòi hỏi phải xem xét tổ chứctrong tổng thể các yếu tố tác động lên nó, đó là môi trờng Đối với hệ thống kỹ thuật cũng

nh vậy, ta phải xem xét hệ thống đó nằm trong một tổng thể môi trờng làm việc của nó,

đó là môi trờng khai thác

Trong các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tợng, nhà quản trị cần đặc biệt chú ý

đến mối quan hệ nhân quả Qui luật này đòi hỏi các nhà quản trị khi giải quyết vấn phải tìmcách hiểu đợc nguyên nhân của vấn đề, trớc khi ra quyết định phải lờng trớc đợc những hậuquả có thể có của quyết định trong tơng lai Đối với hệ thống kỹ thuật, ngoài mối quan hệnhân quả, ngời thiết kế còn phải đặc biệt chú ý đến tính ổn định của hệ thống Một hệ thống

kỹ thuật chỉ tồn tại về mặt vật lý trong thực tế khi nó là hệ thống bất biến (về chức năng),nhân quả và ổn định

- Các sự vật đợc sinh ra, vận động và không ngừng biến đổi

Ngày nay, chúng ta đều đã coi sự thay đổi nh là một qui luật hiển nhiên Mọi ngời,

tổ chức và cả thế giới đều đợc sinh ra, vận động và biến đổi không ngừng Nhiệm vụ củacác nhà quản trị là tìm hiểu logic của những sự thay đổi, hiểu đợc và quản trị đợc những

sự thay đổi đó ở những cấp độ khác nhau

- Động lực chủ yếu quyết định sự phát triển của các hệ thống nằm bên trong hệ thống.

2

Cái gì quyết định sự phát triển của một cá nhân, một tổ chức, một đất nớc? Trongthế giới của xu hớng liên kết, hội nhập và toàn cầu hoá, môi trờng có vai trò ngày càngquan trọng đối với các hệ thống Tuy nhiên, muốn sử dụng đợc những cơ hội do môi trờng

đem lại, các nhà quản trị trớc tiên phải phát hiện và phát huy đợc thế mạnh nội lực Khinghiên cứu cơ hội của toàn cầu hoá đối với những nớc đang phát triển các chuyên gia đãkhẳng định “Toàn cầu hoá phải bắt đầu từ trong nớc” Hay nói cách khác, để cho hệ thốngphát triển, hội nhập đợc với môi trờng bên ngoài thì cần phải thúc đẩy sự phát triển ngaybên trong của hệ thống, phải làm cho các phần tử của hệ thống phát triển, hoà nhập vớimôi trờng bên ngoài

Trong hệ thống kinh tế, phần tử chính là các đơn vị sản xuất, kinh doanh Trongdoanh nghiệp, phần tử là những con ngời của doanh nghiệp đó Với cùng một đối tợngnghiên cứu, khái niệm phần tử có thể khác nhau phụ thuộc vào giác độ nghiên cứu khácnhau Chẳng hạn theo hệ thống quản trị trớc đây, phần tử của hệ thống sản xuất nôngnghiệp là hợp tác xã nông nghiệp Hiện nay trong cơ chế quản lý mới, phần tử của hệthống sản xuất là các hộ nông dân

Để hiểu hệ thống không những cần phải hiểu các phần tử của hệ thống mà còn phảihiểu các mối liên hệ giữa chúng (liên hệ cơ học, liên hệ năng lợng, liên hệ thông tin, liên

hệ chức năng …; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t)

1.2.2 Môi trờng của hệ thống

Môi trờng của hệ thống là tập hợp các yếu tố không thuộc hệ thống nhng lại cómối quan hệ tơng tác với hệ thống (tác động lên hệ thống và chịu sự tác động của hệthống) Môi trờng của hệ thống tổ chức đợc chia thành:

- Môi trờng bên trong: là tập hợp các yếu tố bên trong tạo nên hoạt động của hệ

thống tổ chức, ví dụ các nhiệm vụ, các cấu trúc, các hệ thống bên trong tổ chức (hệ thốngtài chính, hệ thống marketing, văn hoá tổ chức …; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t) Môi trờng bên trong còn đợc gọi làmôi trờng có kiểm soát của tổ chức và nhà quản trị có thể chủ động tạo ra hoặc thay đổitheo hớng có lợi cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

- Môi trờng bên ngoài: là tập hợp các yếu tố bên ngoài tổ chức có liên quan đến

hoạt động của tổ chức, bao gồm các yếu tố hoạt động trực tiếp và gián tiếp Yếu tố hoạt

động trực tiếp là những yếu tố gây ảnh hởng và chịu ảnh hởng trực tiếp từ những hoạt

động chính của tổ chức, ví dụ nh các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, các tổchức cung ứng các sản phẩm …; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện tYếu tố hoạt động gián tiếp không tác động trực tiếp đếnquyết định của nhà quản trị tổ chức, ví dụ sự biến động của kinh tế và công nghệ, cáckhuynh hớng xã hội và chính trị Các yếu tố này ảnh hởng đến môi trờng mà trong đó tổchức đang hoạt động và chúng có thể trở thành các yếu tố hoạt động trực tiếp

Khác với môi trờng bên trong, môi trờng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của

hệ thống Vì vậy, để hệ thống tồn tại thì hệ thống phải thích nghi đợc với môi trờng và

đáp ứng đợc những đòi hỏi của nó Môi trờng đem lại cho hệ thống những tác động có lợi

và có cả những tác động có hại Chính vì vậy, hiểu và dự báo đợc xu hớng biến động củamôi trờng là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của ngời quản trị mà đối với quân đội là ngờichỉ huy và các cơ quan (chính trị, tác chiến, hâu cần và kỹ thuật) Hệ thống chỉ phát triểnnếu nh có một môi trờng thuận lợi, điều này đòi hỏi các nhà quản trị hệ thống phải dành

nhiều thời gian, công sức cho mối quan hệ đối ngoại và phải dự báo đợc tác động của môitrờng đến hệ thống để hạn chế những tác động bất lợi đến hệ thống

1.2.3 Đầu vào của hệ thống

Đầu vào của hệ thống là những tác động có thể có từ môi trờng lên hệ thống Đối với hệ thống quản trị có những đầu vào sau:

- Các cơ hội và rủi ro;

- Các tác động của các hệ thống khác (tác động có lợi và bất lợi), những tác độngcản phá

Nhiệm vụ của ngời quản trị là biến những đầu vào có lợi thành nguồn lực của hệthống và hạn chế đến mức thấp nhất những tác động bất lợi của môi trờng

- Đóng góp nguồn tài chính cho xã hội;

- Tạo nên những tác động đến môi trờng sinh thái

Đối với hệ thống ngành kỹ thuật quân đội, tuỳ thuộc vào hàm mục tiêu mà đầu ra

1.2.5 Mục tiêu của hệ thống

Mục tiêu của hệ thống là trạng thái mong đợi, cần có hoặc có thể có của hệ thốngsau một thời gian nhất định Việc xác định mục tiêu của hệ thống là rất quan trọng, vì

đây là đòi hỏi khách quan khi xây dựng hệ thống, đặc biệt là hệ thống tổ chức Chẳnghạn, một doanh nghiệp luôn có mục tiêu là lợi nhuận, thị trờng và thị phần, phát triểnnguồn lực; đối với hệ thống kỹ thuật mục tiêu là đáp ứng đợc nhu cầu thực tiễn với giáthành rẻ

Tuy nhiên, không phải hệ thống nào cũng có mục tiêu, chẳng hạn nh hệ thống dựbáo thời thiết,,

Xét mối quan hệ giữa hệ thống và môi trờng thì mục tiêu có 2 loại:

- Đầu ra cần có (gọi là mục tiêu ngoài)

- Các đầu vào có thể sử dụng và cấu trúc bên trong của hệ thống (gọi là mục tiêutrong của hệ thống)

Xét mối quan hệ bên trong, hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hớng cả

hệ thống và các mục tiêu riêng là mục tiêu cụ thể của từng phần tử, từng phân hệ trong

hệ thống Giữa mục tiêu chung và các mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc khôngthống nhất

4

và độc lập chủ quyền của đát nớc Chức năng của các doanh nghiệp là thực hiện hoạt

động sản xuất kinh doanh Chức năng của các trờng đại học là thực hiện công tác đào tạo

và nghiên cứu Chức năng của phòng marketing là quản trị và thực hiện các hoạt độngmarketing Chức năng của Tổng giám đốc là điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.Việc phân định rõ ràng chức năng cho các tổ chức cũng nh các bộ phận và con ngờitrong tổ chức là nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngời chỉ huy, lãnh đạo (của nhà quảtrị)

- Theo khả năng lợng hoá: nguồn lực hữu hình (tiền vốn, lực lợng lao động, đất

đai nhà xởng, nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị…; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t.) và nguồn lực vô hình(tiềm năng của nguồn nhân lực, uy tín, sự quen biết…; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t)

Mọi hệ thống đều có những điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực Các nhà quảntrị phải hiểu rõ các nguồn lực nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực vì mụctiêu của hệ thống

Nguồn lực của hệ thống là hạn chế nhng tiềm năng của nguồn lực là vô hạn Đánhthức tiềm năng, biến tiềm năng thành những nguồn lực thông qua các chính sách hợp lý lànhiệm vụ của nhà quản trị Ngời đứng đầu hệ thống tổ chức phải biết dùng ngời (tổ chức sửdụng lực lợng), phát huy sức mạnh tổng hợp của các phần tử trong hệ thống cũng nh nhữngtác động có lợi của môi trờng lên hệ thống (tạo thế và lực cho hệ thống)

1.2.8 Cơ cấu (cấu trúc) của hệ thống

Cơ cấu của hệ thống là một trong những phạm trù có ý nghĩa quan trọng bậc nhấtcủa hệ thống Hiểu biết cơ cấu của hệ thống tức là hiểu biết qui luật sinh ra của các phần

tử và các mối quan hệ giữa chúng xét trong không gian và thời gian

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cơ cấu của hệ thống Tuy nhiên, có thể hiểu

rằng: Cơ cấu hệ thống là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng nh quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định.

Từ định nghĩa trên có thể rút ra:

Thứ nhất, cơ cấu tồn tại nh một thành phần bất biến tơng đối của hệ thống Nhờ

có cơ cấu mà hệ thống có đợc sự ổn định để bảo đảm trạng thái nội cân bằng của nó Tuy

đợc coi là một hệ tĩnh, cơ cấu không phải là không biến đổi Khi mối liên hệ giữa cácphần tử hoặc số phần tử của hệ thay đổi đến một mức độ nhất định nào đó thì cơ cấu sẽthay đổi Để sự thay đổi của cơ cấu không gây khó khăn cho việc thực hiện chức năngcủa hệ thống, cần phải tiến hành quản trị sự thay đổi của hệ thống

Thứ hai, một hệ thống thực tế có rất nhiều cách cấu trúc khác nhau, tuỳ theo các

dấu hiệu quan sát, gọi là sự chồng chất các cơ cấu

Thứ ba, một hệ thống khi đã xác định đợc cơ cấu thì nhiệm vụ nghiên cứu quy về

việc lợng hoá đến mức có thể có thể các thông số đặc trng của các phần tử và các mối

quan hệ của chúng Khi cơ cấu hệ thống khó quan sát ( hệ thống có cơ cấu yếu hoặc khócấu trúc) thì việc nghiên cứu cơ cấu hệ thống chỉ có thể dừng lại ở mức độ định tính.Trong thực tế cần kết hợp cả hai mức độ nghiên cứu định tính và định lợng.

Trong các hệ thống ta gặp nhiều loại cấu trúc khác nhau Có cấu trúc chặt chẽ và

có cấu trúc lỏng lẻo Có cấu trúc hiện (đợc hình thức hoá mọt cách rõ ràng) và có cấutrúc mờ (không đợc hình thức hoá hoặc hình thức hoá không rõ ràng) Có cấu trúc mộtcấp, có cấu trúc phân cấp …; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t

1.2.9 Hành vi của hệ thống

Hành vi của hệ thống là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong mộtkhoảng thời gian nhất định

Về thực chất, hành vi của hệ thống chính là các xử sự tất yếu mà trong mỗi giai

đoạn phát triển của mình hệ thống sẽ chọn để thực hiện

Ví dụ:

Hành vi của các tổ chức kinh doanh có thể rơi vào các cách xử sự sau:

- Làm giàu cho tổ chức mình và tôn trọng lợi ích của các hệ thống khác

- Làm giàu cho tổ chức mình và không cần quan tâm tới các hệ thống khác

Hành vi của hệ thống tổ chức khai thác trang bị

- Duy trì hệ thống vũ khí trang bị kỹ thuật hoạt động tốt, có độ tin cậy cao, đápứng yêu cầu tác chiến và tiết kiệm chi phí

- Duy trì hệ thống vũ khí trang bị kỹ thuật hoạt động tốt, có độ tin cậy cao, đápứng yêu cầu tác chiến, không quan tâm đến tiết kiệm chi phí

1.2.11 Quỹ đạo của hệ thống

Quỹ đạo của hệ thống là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu vềtrạng thái cuối (tức mục tiêu) trong một khoảng thời gian nhất định

Nh vậy, quỹ đạo vạch ra con đờng đi của hệ thống để đến đợc mục tiêu Đối vớicác hệ thống tổ chức, quỹ đạo cần phải đợc xác định từ chức năng lập kế hoạch Thựchiện kế hoạch chính là đa tổ chức chuyển dịch từ trạng thái này sang trạng thái khác dọctheo quỹ đạo định trớc để đến đợc mục tiêu

1.2.13 Cơ chế của hệ thống

Cơ chế của hệ thống là phơng thức hoạt động hợp với quy luật khách quan vốn cócủa hệ thống Cơ chế tồn tại đồng thời với cơ cấu của hệ thống, là điều kiện để cơ cấuphát huy tác dụng

Trong các hệ thống tự nhiên, cơ chế hoàn toàn mang tính khách quan và hoạt

động một cách tự phát Đối với hệ thống nhân tạo, cơ chế ít nhiều mạng tính chủ quan vì

có hoạt động tự giác của con ngời Nếu sự can thiệp có ý thức của con ngời phù hợp với

6

quy luật hoạt động khách quan của hệ thống thì cơ chế sẽ thúc đẩy sự phát triển của hệthống, ngợc lại sẽ kìm hãm sự phát triển của nó.

1.3 Phân loại hệ thống

1.3.1 Những hệ thống con (hệ thống thứ yếu)

Những hệ thống con là một nhóm các phần tử hoạt động trong hệ thống lớn hơn.Việc định ra hệ thống con và hệ thống lớn phụ thuộc vào mục đích của sự phân tích.Trong thí dụ về hệ thống điện thoại, hệ thống tính tiền khách hàng là hệ thống thứ yếu của

hệ thống kế toán của công ty điện thoại; hệ thống kế toán là hệ thống thứ yếu của công ty

điện thoại Công ty điện thoại là hệ thống thứ yếu của hệ thống điện thoại quốc gia (hình 1.1)

1.3.2 Hệ thống lớn

Một đặc điểm quan trọng của hệ thống lớn là tính trồi, nó đòi hỏi phải nghiên cứu

và phân tích trọn vẹn cả hệ thống, không dừng lại ở các phần tử và mối quan hệ giữachúng Đặc điểm thứ hai là tính đa năng cao, vì thế khi điều khiển hệ thống lớn thì hệ

điều khiển phải có độ đa dạng lớn, tức là phải có cấu trúc điều khiển Trong kinh tế cónghĩa là phải tổ chức ra các phân hệ điều khiển có tác động lẫn nhau, mỗi phân hệ điềukhiển giải bài toán riêng trong những điều kiện tơng đối độc lập Đồng thời trong hệ điềukhiển phải có trung tâm điều khiển với chức năng phối hợp hoạt động của các hệ con phùhợp với các mục tiêu của hệ thống

1.3.3 Hệ thống đóng và hệ thống mở

Hệ thống mở là hệ thống tác động tích cực với môi trờng bên ngoài Trong những

điều kiện nhất định, hệ thống mở có thể đạt đợc trạng thái cân bằng động với môi trờng,

là trạng thái mà trong đó cấu trúc đặc trng quan trọng nhất của nó không thay đổi khi hệthống vẫn thực hiện trao đổi thờng xuyên với môi trờng Các hệ thống kinh tế xã hội đợcxem là các hệ thống mở, vì quan hệ của chúng với môi trờng có giá trị quan trọng bậcnhất khi mô hình hoá

Hệ thống đóng là hệ thống không tơng tác với hoàn cảnh của nó hoặc đợc tách ratạm thời với hoàn cảnh trực tiếp của nó Hay nói cách khác, hệ thống đóng là hệ thốngkhông có mối liên hệ với môi trờng

1.3.4 Hệ thống tĩnh và hệ thống động

Hệ thống tĩnh là hệ thống không có sự thay đổi (thay đổi rất nhỏ) theo thời gian

Ví dụ cái bàn, vì nó có 4 chân, mặt bàn, keo dán, đinh ốc và nó thay đổi rất ít theo thờigian

Hệ thống động là hệ thống có những trạng thái luôn thay đổi theo thời gian Phầnlớn những hệ thống kinh tế, xã hội và sinh vật là hệ thống động Một trờng đại học là một

hệ thống động, vì có học sinh mới nhập trờng và những học sinh mới tốt nghiệp hoặc bỏhọc; phơng pháp giảng dạy thay đổi và cơ sở vật chất thay đổi

Một hệ thống trong khoảng thời gian ngắn có thể coi là hệ thống tĩnh nhng sau mộtkhoảng thời gian dài nó lại là hệ thống động Ví dụ cái bàn sau 10 năm cái bàn sẽ hết véc

ni, nứt keo dán màu sắc thay đổi

1.3.6 Hệ thống bảo trì trạng thái

Một hệ thống bảo trì trạng thái phản ứng theo một cách riêng biệt đối với một biến

cố nội bộ hoặc bên ngoài Nó chỉ phản ứng đối với những thay đổi Ví dụ bộ sởi ấm ở nhàmáy tự điều chỉnh nhiệt độ là một hệ thống bảo trì trạng thái; một hệ thống phun nớc hạtnhỏ của một cuửa hiệu bách hoá để phản ứng lại sức khói, sức gió của ngọn lửa

1.3.7 Những hệ thống tìm kiếm mục tiêu đa dạng

Những hệ thống tìm kiếm mục tiêu đa dạng và có chủ định tìm kiếm những mụctiêu khác nhau ở bên trong và bên ngoài hệ thống Tuy nhiên những mục tiêu khác nhaunày có chung một đặc tính tự sản xuất, đặc tính chung này là chủ ý của hệ thống Ngay cảkhi mục tiêu đã đợc ấn định bởi biến cố khởi động, hệ thống chọn lựa những phơng tiệnnhằm theo đuổi những mục tiêu của nó Nhiều chơng trình máy tính thuộc loại tìm kiếmmục tiêu đa dạng và có chủ định Ví dụ, một máy tính đợc lập trình để tính tiền cho kháchhàng và trả tiền nhà cung cấp đợc phân loại là tìm kiếm mục tiêu đa dạng

1.3.8 Hệ thống có chủ định

Một hệ thống có chủ định có thể mang lại một kết quả bằng nhiều cách khác nhau

và có thể mang lại nhiều kết quả cùng một cách Nó có thể thay đổi những mục tiêu của

nó trong những điều kiện bất biến và nó chọn lựa những mục tiêu cũng nh những phơngtiện và hoàn thành chúng Với con ngời là hệ thống có mục đích

1.4 Phơng pháp nghiên cứu hệ thống

1.4.1 Quan điểm nghiên cứu hệ thống

Quan điểm nghiên cứu hệ thống là tổng thể các yếu tố chi phối quá trình thông tin

và đánh giá hệ thống Quan điểm nghiên cứu hệ thống giúp ta trả lời câu hỏi: Trong quátrình nghiên cứu cần đạt những thông tin nào? Việc đánh giá hệ thống dựa vào nhữngtiêu chí nào?

Những quan điểm khác nhau có thể dẫn nhà nghiên cứu đến những cách nhìnnhận hết sức khác nhau về hệ thống Chính vì vậy, xác định quan điểm nghiên cứu làviệc mà nhà nghiên cứu phải làm trớc khi bớc vào nghiên cứu hệ thống

Nếu lấy cơ sở là lợng thông tin cần có về hệ thống, sẽ có quan điểm nghiên cứu hệthống sau đây:

a Quan điểm macro (vĩ mô)

Quan điểm vĩ mô là quan điểm nghiên cứu hệ thống nhằm trả lời các câu hỏi sau

về hệ thống:

- Mục tiêu, chức năng của hệ là gì?

- Môi trờng của hệ là gì?

- Đầu vào, đầu ra của hệ là gì?

Đây là những quan điểm nghiên cứu tổ chức của những cơ quan quản lý Nhà nớc.Cũng chính vì vậy, quản lý Nhà nớc đợc gọi là quản lý vĩ mô

b Quan điểm micro (vi mô)

Quan điểm vĩ mô là quan điểm nghiên cứu hệ thống nhằm có đ ợc đầy đủ thôngtin về hệ thống:

- Mục tiêu, chức năng của hệ là gì?

- Môi trờng của hệ là gì?

- Đầu vào, đầu ra của hệ là gì?

Đối với các tổ chức, đây là quan điểm nghiên cứu của chủ thể quản lý bên trong tổchức đối với tổ chức của mình (Tổng giám đốc đối với doanh nghiệp, Hiệu trởng đối vớitrờng học,…; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t) Chính vì vậy, quản trị tổ chức đợc gọi là quản lý vi mô.

b Quan điểm mezzro (hỗn hợp)

Quan điểm hỗn hợp là kết hợp của hai quan điểm trên để có đợc thông tin tuỳ theomục đích nghiên cứu

Chẳng hạn, cơ quan thanh tra của ngành thuế (mặc dù là cơ quan quản lý Nhà n ớc) sẽ không chỉ nghiên cứu một doanh nghiệp có dấu hiệu trốn thuế theo quan điểm vĩmô mà còn sẽ đi sâu vào xem xét hoạt động tài chính của doanh nghiệp đó Cũng nênthấy rằng các cơ quan quản lý Nhà nớc chỉ nên áp dụng quan điểm này khi thật cần thiết

-để tránh can thiệp sâu vào hoạt động của các tổ chức cơ sở

Trình tự sử dụng phơng pháp mô hình hoá bao gồm các bớc:

- Xác định vấn đề nghiên cứu:

+ Xác định ý đồ và mục tiêu nghiên cứu

+ Xác định đối tợng và nội dung nghiên cứu

+ Thu thập thông tin về đối tợng theo nội dung cần thiết

- Xây dựng mô hình: thiết lập mối quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố

- Phân tích mô hình và tiến hành dự báo

- Ra quyết định quản trị hệ thống

Phơng pháp mô hình hoá sử dụng ngày càng rộng rãi trong nghiên cứu thiết kế hệthống kinh tế – xã hội, vì nó cho phép hình dung hệ thống một cách rõ ràng, t ờng tậnhơn thông quan việc giữ lại các mối liên hệ chủ yếu và loại bỏ những mối liên hệ thứyếu Tuy vậy, phơng pháp này chỉ sử dụng có hiệu quả khi biết rõ đầu vào, đầu ra, cấutrúc, cơ chế của hệ thống, tức là có đầy đủ thông tin về tổ chức để có thể lợng hoá cáchoạt động của nó dới dạng các mô hình

ra của hệ thống nhng không nắm đợc cơ cấu của nó

Phơng pháp “hộp đen” có thể sử dụng rất hiệu quả trong thực tế vì có nhiều hệthống có cấu trúc rất mờ hoặc rất phức tạp làm cho việc nghiên cứu rất khó khăn, tốnkém

c Phơng pháp tiếp cận hệ thống

Phơng pháp tiếp cận hệ thống là phơng pháp nghiên cứu hệ thống bằng cách phântích hệ thống thành những phân hệ nhỏ hơn mang tính độc lậpp tơng đối trong khi vẫnquan tâm đến các mối liên hệ ràng buộc giữa chúng

Việc phân tích hệ thống phải tuân theo các yêu cầu sau:

- Việc nghiên cứu từng phân hệ, từng phần tử không đợc tách rời một cách tuyệt

đối khỏi hệ thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động của phân hệ và phần tử trở lạivới hệ thống

- Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ mở, cho nên khi xem xét hệ thống phải đặt nótrong môi trờng

- Các hệ thống phức tạp là các hệ thống có cơ cấu phân cấp, bao gồm nhiều phân

hệ Các phân hệ có quan hệ tơng tác với nhau; đồng thời các phân hệ với t cách là một hệ

độc lập lại bao gồm trong đó nhiều phần tử nhỏ hơn với các quan hệ ràng buộc nhất định

- Các hệ thống phức tạp, nếu quan sát từ nhiều góc độ có các cơ cấu khác nhau,hay hệ thống phức tạp đó là sự chồng chất các cơ cấu Vấn đề quan trọng là phải kết hợpcác cơ cấu khác nhau đó để tìm ra nét chung, điển hình của hệ thống

Ngày nay phơng pháp tiếp cận hệ thống đợc sử dụng rất rộng rãi trong nghiên cứucác hệ thống lớn và phức tạp nh hệ thống chiến lợc, chính sách, các tổ chức lớn và nóthờng kết hợp với hai phơng pháp ở trên

1.5 Điều khiển và điều chỉnh hệ thống

1.5.1 Điều khiển và hệ điều khiển

Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục lên hệ thống để hớng hành vicủa nó tới mục tiêu đã định trong điều kiện môi trờng luôn biến động

Hệ thống điều khiển đợc (hệ điều khiển) phải thoả mãn các điều kiện sau đây:

- Hệ thống phải có cơ cấu rõ ràng với hai phân hệ chủ thể điều khiển và đối tợng

điều khiển

- Hệ thống phải có mục tiêu và trong tập hợp các trạng thái cho phép của hệ thốngphải có trạng thái đạt mục tiêu đó Hành vi có hớng đích là vấn đề quan trọng nhất của

điều khiển, nó vừa là mục tiêu vừa là kết quả của điều khiển

- Quá trình điều khiển là quá trình thông tin với 4 nguyên tắc cơ bản trớc hết là hệthống phải có khả năng cảm nhận, theo dõi và khảo sát tỷ mỷ các khía cạnh quan trọngcủa môi trờng Thứ hai, hệ thống phải gắn thông tin nhận đợc với các tiêu chuẩn hoạt

động chỉ hớng cho hành vi của hệ Thứ ba, hệ phải có khả năng phát hiện những lệch lạc

đối với các tiêu chuẩn này Cuối cùng, phải đề ra đợc các biện pháp sửa đổi khi xuất hiệncác chênh lệch

Nếu nh có đầy đủ các điều kiện trên thì sẽ hình thành một quá trình trao đổi thôngtin liên tục giữa hệ thóng và môi trờng, do đó cho phép bám sát những thay đổi và có cácbiện pháp thích hợp Nh vậy hệ sẽ hoạt động một cách thông minh và tiến hành tự điềuchỉnh

1.5.2 Quá trình điều khiển hệ thống

Quá trình điều khiển hệ thống gồm các bớc sau:

- Bớc 1: Chủ thể điều khiển xác định mục tiêu điều khiển Nếu hệ thống phân cấp

thì phải xác định mục tiêu chung của hệ thống, rồi cụ thể hoá thành mục tiêu cho cácphân hệ và phần tử bên dới Lúc đó mục tiêu của cấp dới chính là phơng tiện để thựchiện mục tiêu của cấp trên Lực chọn các tiêu chuẩn đánh giá hành vi của các đối tợng

10

Chủ thể điều khiển (c)

Đối t ợng điều khiển (Đ)

Hình 1.1 Quá trình điều khiển hệ thống

- Bớc 2 Thu thập xử lý thông tin về môi trờng và đối tợng điều khiển thông qua

mối liên hệ ngợc

- Bớc 3 Xây dựng phơng án và chọn phơng án quyết định tối u, sau đó truyền đạt

cho đối tợng thực hiện

- Bớc 4 Đối tợng thực hiện điều chỉnh hành vi theo tác động chỉ dẫn của chủ thể.

Nh vậy, quá trình điều khiển là quá trình thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạtthông tin và ra quyết định quản trị

a Phơng pháp khử nhiễu (phòng ngừa, bao cấp)

Phơng pháp khử nhiễu là phơng pháp bao bọc đối tợng hoặc cả hệ thống bằng một

“vỏ cách ly” với môi trờng để ngăn chặn không cho nhiễu xâm nhập vào

Phơng pháp điều chỉnh này rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng tiêu tốn nhiều nguồn lựcnên khó có thể sử dụng trong một thời gian dài và trên một diện rộng Điều đó giải thíchtại sao chế độ bao cấp của cơ chế kế hoạch hoá tập trung trớc sau cũng phải chấm dứt.Nhng cũng không có nghĩa là có xoá bỏ bao cấp đối với mọi đối tợng Chẳng hạn nh chế

độ bao cấp sẽ là cần thiết đối với những đối tợng dễ bị tổn thơng trong xã hội nh trẻ em,ngời tàn tật, đồng bào vùng sâu, vùng xa, hải đảo,

b Phơng pháp bồi nhiễu

Là phơng pháp điều chỉnh bằng cách tổ chức một bộ phận huy động nguồn lực vàthu thập thông tin về môi trờng cũng nh đối tợng để khi có tác động tiêu cực của nhiễulên đối tợng thì tiến hành đền bù tơng ứng

Trong kinh tế, đây chính là nguyên tắc hoạt động của hệ thống bảo hiểm và cácquỹ dự trữ Phơng pháp điều chỉnh này rất có hiệu quả trong điều kiện xây dựng đợc hệthống thông tin có năng lực và huy động đợc nguồn lực để tiến hành san bằng sai lệchkịp thời

c Phơng pháp chấp nhận sai lệch

Phơng pháp chấp nhận sai lệch là cách điều chỉnh trong đó chủ thể thừa nhận sailệch bằng cách tự điều chỉnh lại mục tiêu và các tác động của mình cho phù hợp với sailệch do các các đối tợng tạo ra

Phơng pháp này sẽ phải sử dụng trong trờng hợp khả năng lập kế hoạch và kiểmsoát đối tợng của chủ thể còn yếu

1.6 Kiểm soát và đánh giá hệ thống

1.6.1 Kiểm soát hệ thống

Kiểm soát hệ thống giữ một vai trò hết sức quan trọng trong các hoạt động quảntrị Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiếnhành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt đợc kết quả nh dự kiến

a Khái niệm

Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phơng pháp để bảo đảm rằng cáchoạt động và thành quả đạt đợc phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổchức

b Phân loại

Có hai loại kiểm soát

- Kiểm soát phòng ngừa: đợc thực hiện nhằm làm giảm các sai lầm và do đó, nó

có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động điều chỉnh Các tổ hợp VKTBKT cócác đồng hồ đo các tham số dặc trng cho trạng thái kỹ thuật,ví dụ: ô tô có các đồng hồ đo(xăng, dầu ), xe máy (đồng hồ đo xăng; độ nhớt của dầu; các vạch tăng xích) Các dữliệu này đợc sử dụng để định kỳ BDKT, đa ra các định mức về an toàn

- Kiểm soát hiệu chỉnh: Nhằm làm thay đổi những hành vi không mong muốn và

đem lại hiệu quả hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã đợc vạch ra

Ví dụ kiểm soát kế hoạch đã đợc lập

Để kiểm soát đợc hệ thống tổ chức, ta phải thiết lập đợc các tiêu chuẩn, định mứccác tham số của hệ thống cũng nh của các phần tử; thu thập thông tin; tiến hành so sánh

và cuối cùng là chẩn đoán và hiệu chỉnh Đối với hệ thống kỹ thuật, ta phải đ a ra tiêuchuẩn, định mức của ngành; đa ra điều lệ công tác kỹ thuật của ngành

Để kiểm soát đợc hệ thống, vai trò của công tác kiểm tra rất quan trọng Kiểm tra

hệ thống cho ta các thông tin về hệ thống Sau đó xử lý các thông tin, đánh giá hệ thống

và ra quyết định quản trị hệ thống

1.6.2 Đánh giá hệ thống

- Đối với hệ thống tổ chức: trên cơ sở kết quả đầu ra, so sánh với mục tiêu đề racũng nh các tiêu chuẩn, định mức, tiến hành phân tích làm rõ u điểm, nhợc điểm của hệthống tìm ra nguyên nhân để hiệu chỉnh hệ thống; dự báo hoạt động của hệ thống trong t-

ơng lai

- Đối với hệ thống kỹ thuật dựa vào sự thay đổi trạng thái kỹ thuật của VKTBKT,xác định độ tin cậy của hệ thống và dự báo trạng thái của hệ thống ở thời điểm t ơng lai,

từ đó lập kế hoạch BDKT và sửa chữa

Để việc kiểm soát và đánh giá hệ thông đợc kịp thời, chính xác ta phải xây dựng

đợc hệ thống thông tin

1.6.3 Hệ thống thông tin quản lý

Là tổng hợp con ngời, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông đểthực hiện việc thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối thông tin và quản lý các hoạt độngchuyển hoá các nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin Hay nói cách khác, hệthống thông tin là tổng hợ con ngời, công nghệ thông tin và các thủ tục đợc tổ chức lại đểcung cấp thông tin cho những ngời sử dụng chúng

Vai trò của hệ thống thông tin rất quan trọng, nó có ý nghĩa to lớn đối với vậnmệnh kinh tê, chính trị và xã hội của nhiều quốc gia Khi nói đến ý nghĩa của nó, các nhàquả trị đã ví “ Nếu coi tổ chức là một cơ thể sống thì thông tin là máu và hệ thống bảo

đảm thông tin hai chiều là hệ thần kinh của nó”

Ngày nay, công nghệ thông tin đã làm thay đổi nhiều cách thức hoạt động của các

tổ chức Công nghệ thông tin đóng ba vai trò

- Hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức

- Nâng cao năng lực ra quyết định của nhà quản trị

- Tăng cờng khả năng cạnh tranh của tổ chức

12