HƯỚNG DẦN SỬ DỤNG SSP-ACCOUNTING pps

Trang Nghiệp vụ Cho phép thiết lập các mặc định về Phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung khi tính giá thành, và các tùy chọn hỗ trợ khác trong quá tr

Khoa Kế toán – Kiểm toán

Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán

PHẦN 1:

HƯỚNG DẦN SỬ DỤNG SSP-ACCOUNTING

1 TỔNG QUAN VỀ CỦA PHẦN MỀM SSP-_Accounting

1.1 Hình thức kế toán

- Phần mềm SSP-Accounting được thiết kế theo hình thức kế toán nhật ký chung

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ xuất kho (đơn giá xuất kho) tính tự động theo phương pháp bình quân gia quyền

- Khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp khấu hao khác nhau phù hợp với chuẩn mức Kế toán Việt Nam Mức khấu hao được xác định tự động hay do người dùng tùy chọn

1.2 Phân hệ chức năng chính

9 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

- Quản lý các hoạt động thu chi theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn hay từng hợp đồng

- Hỗ trợ người dùng hạch toán các bút toán chênh lệch tỷ giá, theo dõi chi tiết đối tượng phát sinh theo cả giá trị tiền VND lẫn ngoại tệ

9 Kế toán bán hàng

- Chỉ hạch toán các bút toán về tiêu thụ, chương trình sẽ tạo chức năng tự động phát sinh các bút toán xuất kho theo giá vốn hàng bán cũng như hạch toán thuế GTGT hàng bán ra ngay trong quá trình nhập liệu

- Có thể điều chỉnh hàng hóa đã được tiêu thụ trong các kỳ trước (điều chỉnh giá bán, hàng bán bị trả lại…) đồng thời thể hiện tương ứng trên bảng kê hàng hóa bán ra cũng như báo cáo Thuế GTGT Hàng hóa Dịch vụ Bán ra cho Cơ quan Thuế

- Hàng bán được theo dõi theo đối tượng hợp đồng, hóa đơn hay khách hàng để thuận tiện trong việc thanh lý hợp đồng cũng như thanh toán công nợ

9 Kế toán mua hàng

- Quản lý chi tiết theo đối tượng khách hàng, kho hàng và tự động xác định công nợ

- Nếu có thuế GTGT, chương trình cho phép cập nhật thông tin hóa đơn đầu vào ngay trong quá trình nhập liệu và thông tin này được tự động cập nhật vào Báo cáo thuế GTGT hàng hóa–dịch vụ mua vào

- Phân bổ chi phí mua hàng, các khoản thuế nhập khẩu vào giá trị các lô hàng nhập mua hay hàng nhập khẩu trong kỳ

9 Kế toán tài sản cố định

- Tự động tính ngày đưa vào sử dụng theo nguyên tắc làm tròn tháng

- Theo dõi quá trình hình thành tài sản từ nhiều nguồn khác nhau

9 Kế toán giá thành

- Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng các danh mục định mức nguyên vật liệu, định mức nhân công và sản xuất chung theo từng mặt hàng hay phân theo nhóm mặt hàng, danh mục quy định giá hàng bán ra, giá vật tư hàng hóa mua vào, giá thành sản phẩm kế hoạch,…

- Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung,… vào giá thành sản phẩm theo các tiêu thức tùy chọn khác nhau

- Tự động thực hiện việc tính giá thành sản phẩm và lưu lại nhật ký các bút toán kết chuyển chi phí giá thành

- Đầy đủ các tính năng hỗ trợ như kiểm tra sản phẩm đã nhập kho nhưng chưa có định mức, kiểm tra nguyên liệu đã xuất dùng nhưng chưa có định mức, so sánh giá thành với giá bán…

9 Kế toán công nợ

- Công nợ phải thu được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng hóa đơn hay từng hợp đồng Công nợ được tự động xác định khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền khách hàng thanh toán

- Công nợ phải trả được theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp, từng hóa đơn mua hàng hay từng hợp đồng Công nợ được xác định tự động khi phát sinh các nghiệp kế toán mua hàng, nhận cung cấp dịch vụ hoặc khi thanh toán nợ

- Các khoản nợ khác như vay ngắn hạn, dài hạn…, cho vay… cũng được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nợ, chủ nợ và tự động cập nhật khi có phát sinh nghiệp vụ về kế toán thu, chi…

- Báo cáo công nợ theo nhiều mức độ, từ tổng hợp đến chi tiết của từng phiếu Thống kê theo nhiều chỉ tiêu khác nhau về công nợ

9 Kế toán xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ

- Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ và lưu lại nhật ký các bút toán kết chuyển xác định lãi lỗ

- Tự động kết chuyển và xác định kết quả nghiệp vụ kế toán tài chính và hoạt động kinh doanh bất thường khác

- Có thể điều chỉnh số liệu sau khi đã khóa sổ và khóa sổ lại

- Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp do người dùng tự thiết lập theo đặc thù kinh doanh của mình, chương trình sẽ tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ

- Tự động trích lập quỹ doanh nghiệp và phân phối kết quả hoạt động kinh doanh theo hệ số hay giá trị do người dùng tự thiết lập

9 Hệ thống chứng từ, báo cáo

- Hệ thống các biểu mẫu, chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCÐ, biểu mẫu báo cáo thuế, báo cáo tài chính,… theo đúng qui định hiện hành của Bộ Tài Chính

- Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ được tùy chọn hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế

- In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo qui định của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu đặc thù riêng của Công ty

- Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý

- Trừ báo cáo tài chánh in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể lựa chọn thời gian

báo cáo từ ngày… đến ngày , hoặc từ tháng… đến tháng…

- Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML

(đưa lên website), văn bản dạng text hay nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng

9 Bảng biểu và biểu đồ thống kê

- Hệ thống bảng biểu và biểu đồ thống kê phong phú, đa dạng Là một công cụ đắc lực giúp người dùng cũng như lãnh đạo Công ty có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình biến động của các đối tượng quản lý, các tài khoản,… dưới nhiều góc độ khác nhau

1.3 Đặc điểm nhập liệu

- Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước

- Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành khóa sổ lại, chương trình sẽ tự động điều chỉnh các số dư, sổ sách, báo biểu…

- Trợ giúp quá trình nhập liệu bằng các tùy chọn danh mục tài khoản, vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp,…, đặc biệt trong trường hợp số hiệu tài khoản có quá nhiều cấp, ví dụ 642721… hay chủng loại vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục quá nhiều

- Chuyển dữ liệu đã có (các danh mục, số liệu phát sinh trong kỳ…) từ phần mềm MS Excel sang

hệ thống kế toán SSP-Accounting

- Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ (có nghĩa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng của nghiệp vụ) Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng với từng hóa đơn riêng biệt Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một phiếu thu chi

- Số phiếu thu, chi, nhập, xuất, thẻ TSCÐ… được đánh số nhẩy tự động theo dạng thức do người dùng định nghĩa hoặc tự gán số phiếu theo ý người dùng

- Có thể theo dõi nhiều kho hàng

- Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt và đa năng

1.4 Các bước thực hiện khởi động chương trình

a Khởi động

Sau khi cài đặt xong, chương trình sẽ luôn tự khởi động mỗi khi bạn bật máy tính Để kích hoạt chương trình bạn thực hiện theo các bước sau:

- Hoặc click vào nút , chọn Programs/SSP/Accounting/SSP Accounting

- Màn hình sau sẽ hiện ra

b Kết nối dữ liệu

- Click nút Cấu hình của màn hình đăng nhập, màn hình sau sẽ xuất hiện

- Tên máy chủ (IP): Nhập địa chỉ IP của máy có chứa dữ liệu cần dùng Sử dụng trong trường hợp dữ liệu sử dụng lưu trữ ở máy khác có nối mạng với máy đang sử dụng Nếu dữ liệu để cùng với máy đang sử dụng thì có thể bỏ trống (mặc định)

- Tên tập tin dữ liệu: Nhập đường dẫn của tập tin dữ liệu

- Tên đăng nhập và Mật khẩu: Để mặc định của hệ thống, không cần thay đổi

- Sau khi khai báo xong, click nút Kết nối thử Bảng kết nối thành công sẽ thông báo

- Click nút Lưu để lưu lại cấu hình dữ liệu đã thiết lập

- Sau đó trở lại màn hình đăng nhập

- Nhập Tên đăng nhập và mật mã

Chú ý: Nếu mật mã nhập sai 1 lần thì chương trình không cho phép truy cập tiếp Phải thoát khỏi chương trình và khởi động lại

1.5 Cấu trúc chương trình

Màn hình chính của chương trình gồm 04 phần chính như sau:

a Hệ thống thực đơn và các thanh công cụ: Phần 1

- Cây dữ liệu: Hiển thị lại giao diện màn hình chính khi bạn đang ở các màn hình khác

- Tài khoản phát sinh: Xem tình hình phát sinh của các tài khoản trong kỳ Từ màn hình này, với

mỗi tài khoản chúng ta có thể xem được chi tiết phát sinh của nó cũng như xem chi tiết đến từng chứng từ cu thể

Phần 1

Phần 2

Phần 3

Phần 4

- Đối tượng PS: Hiển thị thông tin tình hình phát sinh trong kỳ của mỗi tài khoản được chọn, có

theo dõi chi tiết đến từng đối tượng phát sinh tương ứng Ví dụ như: chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi tiết tạm ứng Và có thể lần ngược lại xem từng chứng từ cụ thể

- Hàng hóa PS: Hiển thị thông tin tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa vật tư theo từng tài khoản,

từng kho hàng khác nhau Từ đây cũng có thể truy ngược về từng chứng từ nhập xuất cụ thể để kiểm tra đối chiếu

- Tài sản PS: Hiển thị thông tin tình hình tăng giảm và khấu hao tài sản phát sinh trong kỳ được

phân nhóm theo từng loại tài sản

- DM Tài khoản: Hiển thị Hệ thống danh mục tài khoản cùng với các thông tin chi tiết về đối

tượng, yếu tố, thuộc tính liên quan đến tài khoản đó

- DM Khách hàng: Xem thông tin chi tiết từng khách hàng, nhà cung ứng được phân nhóm theo

tính chất hoạt động

- DM Hàng hóa: Thể hiện hệ thống danh mục vật tư hàng hóa được phân nhóm theo tính chất sử

dụng và đối tượng hạch toán

- DM Tài sản: Danh sách tài sản với các điều kiện lọc: tài sản hết khấu hao, tài sản đã giảm, tài

sản tăng trong kỳ Cùng với các thông tin về khấu hao trong kỳ, mức trích khấu hao, giá trị khấu hao

- Tìm kiếm: Dùng để tìm kiếm chứng từ Tại đây bạn chỉ cần cho biết một vài thông tin, chương

trình sẽ liệt kê cho bạn danh sách các chứng từ thỏa điều kiện đó và bạn có thể xem chi tiết từng chứng từ này Nếu điều kiện càng nhiều càng chính xác thì danh sách chương trình đưa ra càng ít, càng dễ dàng cho bạn chọn

- Báo cáo: Hiển thị hệ thống tất cả các báo cáo của chương trình

b Các phân hệ kế toán chức năng: Phần 2

Là phần cấu trúc chính của chương trình, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp đều được hạch toán vào các phân hệ kế toán chức năng này Nếu bạn di chuyển trên cây thư mục này, thì phần chứng từ kế toán bên phải màn hình sẽ di chuyển theo tương ứng

Nếu doanh nghiệp phát sinh một phân hệ kế toán và các chứng từ mới có liên quan, Accounting được thiết kế động, cho phép mở rộng định nghĩa các phân hệ và chứng từ kế toán liên

SSP-quan theo yêu cầu của người sử dụng chương trình Người dùng cũng có thể phân chia, hay thêm bớt các chứng từ con trong hệ thống phân loại chứng từ kế toán

Thao tác: Vào menu chính của chương trình, Click vào thực đơn Quản trị/Phân loại các chứng từ kế toán, click chọn nút , màn hình sau sẽ hiển thị:

c Các chứng từ kế toán liên quan: Phần 3

Hiển thị danh sách các chứng từ kế toán có liên quan đến các phân hệ kế toán chức năng tương ứng bên trái màn hình chính Để thao tác trên các chứng từ này bạn chỉ cần click chuột phải

sẽ xuất hiện danh sách các lệnh sau:

- Xem sửa phiếu này: Mở màn hình chi tiết của phiếu để xem và sửa

- Thêm phiếu mới: Thêm một phiếu mới dạng này để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh mới có liên quan Phím tắt để thao tác nhanh là Ctrl+N

- Xóa phiếu này: Xóa chứng từ hiện tại Phím tắt là Delete

- Xem sửa phiếu theo mẫu: Bật màn hình hiển thị thông tin đầy đủ của phiếu này để bạn có thể

xem sửa đổi thông tin trên phiếu

- Danh sách các phiếu mẫu: Hiển thị danh sách các phiếu mẫu sẵn có của chương trình, bạn cũng có thể thao tác thêm, xóa, sửa và lập phiếu theo các mẫu sẵn có Phím tắt là Ctrl+M

- Xem nhật ký của phiếu này: Hiển thị nhật ký các điều chỉnh đã thay đổi trên phiếu

- Tự động thay đổi chiều cao dòng: Khi dữ liệu trong ô trên lưới quá dài, tùy chọn này cho phép

chiều cao của ô tự động nới ra để hiển thị hết thông tin

- Xuất dữ liệu ra tập tin: Công cụ hỗ trợ người dùng truy xuất dữ liệu ra các dạng thức khác nhau như : Excel, HTML, XML

- Đọc dữ liệu có sẵn từ Excel: Chức năng này cho phép bạn chuyển dữ liệu có sẵn từ phần mềm

MS Excel

d Thanh trạng thái: Phần 4

Hiển thị thông tin ngày làm việc hiện tại do người dùng tùy chọn, các công cụ hỗ trợ và đường dẫn

cơ sở dữ liệu của chương trình

2 KHAI BÁO CÁC THÔNG SỐ

2.1 Thiết lập các thông số ban đầu

2.1.1 Hồ sơ Công ty:

Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, click vào thực đơn Hệ thống/Hồ sơ Công ty, hiển

thị màn hình như sau:

Nhập các thông tin vào các ô tương ứng, để nhập logo của Công ty, bạn cần có một tập tin của logo

dạng bmp (Windows or OS/2 bitmap), ico (Icon), emf (Enhanced Windows Metafile), wmf

(Windows form) Kế tiếp, bạn bấm chuột phải vào hình vuông tại góc trên bên phải cửa sổ, sau đó

chọn Load, sẽ hiển thị màn hình để bạn chọn đường dẫn đến tập tin logo, chọn tập tin này rồi nhấn

Open

2.1.2 Thiết lập các thông số

Công việc đầu tiên khi sử dụng chương trình là bạn phải thiết lập các thông số hệ thống cho chương trình vận hành một cách hiệu quả và hoạt động theo yêu cầu của người sử dụng chương trình

Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, bạn click vào thực đơn Quản trị/Thiết lập các thông số hệ thống, sẽ hiển thị màn hình sau:

Màn hình hiển thị hai trang (Tab) chức năng chính:

a Trang Nghiệp vụ

Cho phép thiết lập các mặc định về Phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung khi tính giá thành, và các tùy chọn hỗ trợ khác trong quá trình hạch toán kế toán

Phương pháp tính giá xuất kho

Bạn có thể lựa chọn hình thức tính giá hàng hóa vật tư xuất kho theo các phương pháp sau:

- Phương pháp bình quân tức thời (hay còn gọi bình quân di động)

- Phương pháp bình quân cuối kỳ

- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

- Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Các thông số khác

- Sử dụng giá bán được duyệt: Khi chức năng này được chọn, giá bán mặc định của sản phẩm sẽ

tự động phát sinh khi hạch toán các bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu bán hàng,… Để chương trình tự động cập nhật giá bán mặc định của sản phẩm, bạn phải đăng ký theo các bước

thao tác sau: Click vào thực đơn Quản trị/Phân hệ giá thành sản phẩm/Quy định giá hàng bán ra,

màn hình sau hiển thị cho phép bạn nhập vào giá bán mặc định của sản phẩm

- Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán: Nếu lựa chọn chức năng này, nhân viên lập phiếu

bán hàng có thể điều chỉnh giá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trên phiếu không thể chỉnh sửa được

- Sử dụng giá mua được duyệt: Tương tự như giá bán mặc định, nếu chức năng này được chọn thì

chương trình sẽ phát sinh tự động giá mua mặc định vật tư hàng hóa khi hạch toán các bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu mua hàng,… Để chương trình tự động cập nhật giá mua mặc định

của vật tư hàng hóa, bạn phải đăng ký theo các bước thao tác sau: Click vào thực đơn Quản trị/Phân hệ giá thành sản phẩm/Quy định giá mua nguyên liệu, màn hình sau hiển thị cho phép

bạn nhập vào giá mua mặc định

- Cho phép nhân viên mua hàng sửa giá mua: tương tự như đối với giá bán

- Sử dụng giá kế hoạch khi nhập kho thành phẩm: Nếu chức năng này được chọn thì chương

trình sẽ phát sinh tự động giá thành mặc định sản phẩm nhập kho khi hạch toán các bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu nhập kho thành phẩm,… Để chương trình tự động cập nhật giá thành

sản phẩm kế hoạch, bạn phải đăng ký theo các bước thao tác sau: Click vào thực đơn Quản trị/Phân hệ giá thành sản phẩm/Giá thành sản phẩm kế hoạch, màn hình sau hiển thị cho phép

bạn nhập vào giá thành mặc định

- Cho phép sửa đổi đơn giá kế hoạch khi nhập: Chức năng này được chọn cho phép người lập

phiếu sửa đổi lại giá kế hoạch khi nhập kho sản phẩm

- Sử dụng đơn giá bình quân khi xuất kho: Khi chức năng này được chọn, chương trình sẽ tự động

tính giá xuất kho của vật tư hàng hóa theo phương pháp bình quân

- Cho phép thay đổi đơn giá bình quân: Chức năng này được chọn cho phép người lập phiếu sửa

đổi lại đơn giá bình quân xuất kho khi hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan

- Cho phép thay đổi thành tiền của từng chi tiết: Khi lập một phiếu nhập kho chẳng hạn, có thể

do qui tắc làm tròn số, có thể do viết sai nên sau khi hệ thống đã tính toán giá trị của một mặt hàng (số lượng × đơn giá) lại không khớp với giá trị thực tế trên hóa đơn Khi đó, nếu chức năng này được chọn, nhân viên nhập liệu có thể điều chỉnh lại giá trị thành tiền này trên máy tính cho khớp với số trên hóa đơn hoặc phiếu thực tế (mặc dù là sai !)

- Cho phép thay đổi loại phiếu hay không: Chức năng này được chọn cho phép người dùng trong

trường hợp nhập nhầm loại phiếu, có thể dùng chuột để kéo từ loại phiếu này sang loại phiếu khác Trang khác

Hiển thị các tùy chọn cho phép người dùng thiết lập các thông số khác của hệ thống bao gồm:

- Tháng (kỳ) đầu tiên bắt đầu sử dụng phần mềm này (tháng/năm): thông số cho phép người

dùng xác lập thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình Ví dụ, thời điểm đưa phần mềm này vào sử

dụng là tháng 01 năm 2004 thì khi đó bạn click chọn vào ô vuông trống “Mở ra để sửa”, sau đó

xác lập lại thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình là tháng 01 năm 2004 Với xác lập này chương trình mới cho phép bạn thiết lập các số dư ban đầu của các tài khoản

- Thời gian (tính bằng tháng) hết khấu hao của công cụ dụng cụ mặc định: Chức năng cho phép

xác lập thời hạn khấu hao công cụ dụng cụ tính bằng tháng theo yêu cầu và mục đích sử dụng của người dùng

- Phần trăm thuế thu nhập trong Lợi nhuận hoạt động kinh doanh – Lợi nhuận khác: Cho

phép người sử dụng xác lập mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định Bộ Tàii Chính

- Số chữ số thập phân được làm tròn trong dữ liệu Số lượng – Đơn giá – Thành tiền

- Thiết lập chữ IN HOA cho tất cả mã số (Lưu ý khi đó bạn sẽ không sử dụng được Tiếng Việt

trong khi gõ mã số)

- Không cho phép ngày lập của các phiếu vượt ra ngoài tháng dữ liệu hiện tại: Khi chức năng

này được chọn, người dùng không được phép nhập dữ liệu ngày cho các phiếu khi vượt quá tháng hiện tại làm việc, ví dụ: ngày hiện tại làm việc là 25/12/2003, khi đó bạn nhập dữ liệu ngày cho các phiếu là 01/01/2004 thì chương trình sẽ hiển thị thông báo sau:

- Ghi lại nhật ký việc thay đổi số liệu trên các chứng từ (Click nút kế bên để xóa hết nhật ký đã ghi): Chức năng này được chọn cho phép chương trình ghi lại nhật ký việc thay đổi số liệu các chứng từ Nếu bạn muốn xóa hết nhật ký các thay đổi đó, bạn chỉ cần click vào nút , chương trình sẽ tự động xóa hết các dữ liệu thay đổi

2.2 Khai báo tài khoản và các đối tượng cần theo dõi

2.2.1 Thiết lập hệ thống tài khoản

Mỗi doanh nghiệp đều phải xây dựng cho riêng mình một hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý còn phải phù hợp với Hệ thống Tài khoản theo quy định của Chế độ Kế toán Việt Nam

Với SSP-Accounting, danh mục hệ thống tài khoản được thiết kế động, cho phép người dùng có

thể thêm mới hay xóa bớt tài khoản cũng như xác lập đối tượng quản lý cho tài khoản theo yêu cầu quản lý của người sử dụng chương trình

Thao tác: Vào menu chính của chương trình, click chọn thực đơn Danh mục/Hệ thống tài khoản,

hoặc nhấn vào nút “DM tài khoản” trên thanh công cụ

Màn hình sau sẽ hiển thị cho bạn thiết lập và cập nhật hệ thống danh mục tài khoản:

a Thêm tài khoản

Bạn nhấn nút hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+T Cần chú ý khi sử dụng phím này, bạn sẽ

thêm một tài khoản cùng cấp với tài khoản đang được lựa chọn, ví dụ: khi vị trí hiện hành đang ở

tài khoản 211 thì khi nhấn nút bạn sẽ thêm một tài khoản cùng cấp với 211 là TK 212 hay 213,… Còn nếu bạn đang ở vị trí của tài khoản 2111, bạn sẽ thêm một tài khoản cùng cấp với

2111 như 2114, 2115…

b Thêm tài khoản cấp con

Bạn nhấn nút để thêm tài khoản cấp con Tương tự như trên, nếu bạn đang ở vị trí của tài khoản nào thì bạn sẽ thêm tiểu khoản cho tài khoản đó

Một khi bạn đã nhấn một trong hai nút hoặc , cửa sổ bên phải màn hình sẽ xóa trắng để bạn nhập thông tin chi tiết của tài khoản như sau:

Các thông tin chi tiết hiển thị cho phép thiết lập tài khoản mới theo yêu cầu sử dụng của người

dùng, bao gồm:

- Số hiệu: Ô nhập liệu cho phép bạn thiết lập số hiệu tài khoản theo yêu cầu quản lý, lưu ý

là số hiệu tài khoản không được trùng và có thể bao gồm chữ cái như 211VT,… Tài khoản nào

là tiểu khoản của tài khoản nào là do bạn qui định trong cây tài khoản khi thêm hoặc thêm con như

đã nêu ở trên, không do hệ thống chữ số thông thường qui định

- Tên tài khoản: Cho phép thiết lập tên tài khoản tương ứng với số hiệu do người dùng tự

định nghĩa, bạn cũng có thể đặt tên theo Tiếng Việt và cả Tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào

khác phù hợp với hệ điều hành

- Kiểu số dư: Các tùy chọn cho phép bạn thiết lập kiểu số dư cho tài khoản mới tạo Nếu

tài khoản mà bạn mới thiết lập có thuộc tính tài sản thì click chọn Dư bên nợ, nếu là thuộc tính

nguồn vốn thì chọn Dư bên có Tuy nhiên trong hệ thống tài khoản có những tài khoản lưỡng tính

như: 131,331,334,… thì bạn click chọn Dư 2 bên

- Đối tượng theo dõi chi tiết và yếu tố liên quan:

Bạn có thể tùy chọn đối tượng theo dõi chi tiết và yếu tố

liên quan cho tài khoản vừa tạo, ví dụ: Hàng hóa vật tư là

đối tượng theo dõi chi tiết của TK 152, 153, 155,156,…, Khách hàng, nhà cung ứng là đối tượng

theo dõi chi tiết của TK131, 331, 511… Bạn nhấn Alt+↓ hoặc bấm chuột vào danh sách các đối

tượng sẽ hiển thị cho bạn chọn lựa

Trong trường hợp đối tượng bạn cần không có trong danh sách,

bạn có thể bổ sung trong chức năng Phân loại đối tượng, thông qua

thực đơn: Danh mục/Phân loại đối tượng, như sau:

Ngoài ra, để theo dõi và tính hoa hồng bán hàng cho từng nhân viên trong Công ty, chúng tôi cũng muốn theo dõi doanh thu theo đối tượng chi tiết là Cán bộ công nhân viên thì sao?

Trong trường hợp này, ngoài việc thiết thiết lập đối tượng theo dõi chi tiết là Khách hàng, nhà cung ứng của TK511, bạn thiết lập thêm yếu tố liên quan trong hộp thông tin Yếu tố liên

quan chọn đối tượng là Cán bộ công nhân viên cho TK511

- Thuộc tính của tài khoản: Nếu tài khoản thuộc một trong các loại thuộc tính được liệt kê,

bạn chọn loại thuộc tính đó, ngược lại bạn chọn là tài khoản thường Ví dụ, TK511 là thuộc tính tài khoản doanh thu, TK133 và 3331 là thuộc tính tài khoản thuế giá trị gia tăng…

c Sửa tài khoản

Để thao tác, trên màn hình Hệ thống tài khoản, bạn chọn tài khoản cần sửa và nhập những thông tin cần thay đổi bên hộp Thông tin chi tiết rồi nhấn nút để lưu lại các thay đổi hoặc để hủy bỏ những thao tác vừa nhập

Chú ý: Trước khi sửa, bạn không cần nhấn nút “Sửa” như trong các phần mềm khác

d Xóa tài khoản

Bạn chọn tài khoản cần xóa rồi nhấn nút Bạn sẽ được nhắc nhở xác nhận trước khi xóa thực sự

2.2.2 Phân loại đối tượng

Đối tượng ở đây được hiểu là đối tượng quản lý của tài khoản Ví dụ, với TK 131,331,… đối tượng tài khoản này quản lý có thể là Khách hàng, nhà cung ứng; với TK 155 là thành phẩm hay với TK 156 là hàng hóa…

Thao tác: Vào menu chính của màn hình, click chọn thực đơn Danh mục/Phân loại đối tượng ,

màn hình sau hiển thị cho phép bạn thiết lập danh mục đối tượng mới:

a Thêm đối tượng mới

Để tạo một đối tượng quản lý mới, ví dụ: Dự án đầu tư, bạn thao tác theo các bước sau:

+ Click vào nút , trên màn hình Phân loại đối tượng, bạn nhập vào các thông

tin như sau:

Cột tên gọi: Dự án đầu tư

Cột Diễn giải loại đối tượng: Các đối tượng đầu tư

Cột Tên nhóm: Loại đầu tư

Cột mã đối tượng: Mã loại

Cột tên đối tượng: Tên loại

Cột thông tin ghi chú: Ghi chú

+ Sau đó bạn nhấn nút , chương trình sẽ tự động phát sinh nút bên trái nút

+ Để cập nhật danh mục phân nhóm Loại đầu tư, bạn click vào nút , màn hình sau sẽ hiển thị cho bạn cập nhật mã và tên loại đầu tư:

Để cập nhật danh mục các đối tượng đầu tư, bạn click chọn nút , màn hình sau hiển thị cho phép bạn cập nhật danh mục các đối tượng đầu tư:

b Sửa, Xóa đối tượng

Thao tác: trên màn hình Phân loại đối tượng, bạn chọn đối tượng cần sửa, sau đó double-click để

vào các cửa sổ và cập nhật lại thông tin cần sửa, rồi nhấn nút để lưu lại các thay đổi hoặc để hủy bỏ những thao tác vừa nhập

Tuy nhiên để xóa một đối tượng, bạn cần lưu ý: chỉ có thể xóa được những đối tượng mang thuộc

tính User Define (tức do người dùng tự định nghĩa) khi đó bạn sẽ thấy nút ở phía dưới

màn hình bật, còn đối với các đối tượng mang thuộc tính System (tức do chương trình thiết lập),

bạn không thể xóa được khi đó bạn thấy nút sẽ mờ đi

c Khai báo 1 số đối tượng chủ yếu

Danh mục bộ phận – phòng ban – nhân viên

Danh mục khách hàng

Danh mục kho hàng

Danh mục Vật tư- Hàng hóa

2.3 Nhập số dư đầu kỳ

2.3.1 Số dư tài khoản tổng hợp

2.3.2 Số dư chi tiết phải thu- phải trả:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư chi tiết theo chứng từ Lưu ý: Bấm vào nút

lệnh xem phiếu để nhập thêm các chi tiết của 1 chứng từ

2.3.3 Số dư chi tiết hàng tồn kho:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Vật tư hàng hóa tồn kho

2.3.4 Các số dư chi tiết khác:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư chi tiết ban đầu

2.3.5 Kiểm tra sau khi nhập liệu:

Sau khi nhập liệu số dư đầu kỳ, in bảng Cân đối kế tốn và các sổ kế tốn cĩ liên quan để kiểm tra, đối chiếu số liệu Chọn “Xem trước khi in”

2.4 Quản lý người dùng

Chế độ quản lý người dùng nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu Để sử dụng

chương trình, mỗi người dùng sẽ phải đăng nhập với tên đăng nhập (User Name) và mật khẩu (Password) của mình để vào hệ thống Bạn nên xác định trước những người sẽ sử dụng chương

trình, đồng thời quy định chức năng và quyền hạn của từng người Cách tốt nhất là bạn hãy lên một danh sách (có sự thống nhất của ban điều hành) về những cấp quyền hạn theo thứ tự từ trên xuống dưới

Thao tác: Hệ thống/Quản lý người dùng Sử dụng các nút lệnh “Thêm”, “Xóa”, “Lưu”,… để cập

nhật thông tin theo yêu cầu

Màn hình quản trị người dùng gồm hai trang (Tab): Người dùng và Phân Nhóm

a Phân nhóm

Cho phép thiết lập các nhóm người dùng khác nhau theo yêu cầu cập nhật, sử dụng và quản lý thông tin tại doanh nghiệp bạn Khi bạn thêm một người dùng mới nào đó và gán người đó vào phân nhóm thì mặc nhiên người dùng đó được thừa hưởng các quyền chức năng được thiết lập cho

Màn hình phân nhóm gồm hai phần: Phần bên phải gồm ba tab chính là chức năng, chứng từ và báo cáo Đó là các quyền được thao tác tương ứng với Phân nhóm đang hiện hành ở phần bên trái màn hình Đối với chức năng và chứng từ chúng ta có bốn quyền: Xem, thêm, sửa, xóa Còn đối với chức năng báo cáo chỉ có một quyền là được xem hoặc không mà thôi Muốn gán

quyền nào, bạn chỉ cần bấm chuột vào chức năng tương ứng

Để thêm một Phân nhóm, bạn bấm chuột vào nút , nhập các thông tin cần thiết rồi chọn nút

Để thêm người dùng vào Phân nhóm, bạn sẽ thao tác trong khung phía dưới phần bên trái

màn hình Phần này gồm hai phần: bên trái là danh sách người dùng và bên phải là người dùng thuộc Phân nhóm đang được chọn Muốn thêm người nào vào Phân nhóm bạn chọn người đó rồi

nhấn nút Muốn xóa người đó khỏi Phân nhóm bạn chọn tên người muốn xóa trong phần bên phải rồi nhấn nút

Để thêm người dùng, bạn nhấn nút , nhập tên và mật khẩu rồi nhấn nút

Bạn không cần nhập vào cột Lần cuối

2.5 Quy định trước các thông số cho các màn hình nhập liệu

SSP cho phép thêm, tùy biến, thiết lập

các thông số cho các màn hình nhập liệu

chứng từ

Thao tác: Quản trị/Phân loại các chứng

từ kế toán Chọn Sửa các chứng từ nhập liệu

cần thiết lập thông số ở cấp chi tiết

Thiết lập các thông số cho màn hình nhập liệu

hiện ra

3 NHẬP LIỆU CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH

3.1 QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

3.1.1 Nghiệp vụ nhập kho hàng mua đang đi đường:

Chức năng: Kế tốn nhập- xuất/ Phiếu chuyển kho Double Click để mở màn hình nhập liệu Lưu ý: Nhập đúng KHO ĐI, KHO ĐẾN và kiểm tra đã nhập đúng số dư đầu kỳ theo từng kho hàng, từng tài khoản hàng tồn kho hay chưa

3.1.2 Nghiệp vụ ghi nhận chi phí mua hàng

Bấm vào nút lệnh “Hố đơn” để bổ sung các thơng tin chi tiết về hố đơn

3.1.3 Nghiệp vụ mua chịu hàng hoá- dịch vụ:

Chức năng: Kế toán nhập xuất/ Nhập hàng mua

Lưu ý: Trường hợp nhập khẩu hàng hoá, , thuế GTGT hàng NK được nhập liệu ở phần Kế toán tổng hợp Thuế Nhập khẩu được nhập trong chức năng nhập hàng mua

3.1.4 Nghiệp vụ thanh toán cho người bán:

Chọn Kế toán tiền mặt/ Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt; hoặc Kế toán tiền gửi/ Giấy báo

Nợ nếu thanh toán bằng chuyển khoản

3.1.5 Chiết khấu mua hàng

Trong trường hợp thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu (chiết khấu thanh toán), thì chúng

ta sẽ nhập nghiệp vụ ghi nhận chiết khấu thanh toán trong phần bút toán tổng hợp Trong trường hợp này, khi ghi giảm khoản phải trả người báng, chúng ta phải chỉ định cho phần mềm biết là khoản chiết khấu này giảm cho hóa đơn mua hàng nào

Màn hình sau hiển thị cho phép bạn hạch toán trên phiếu:

9 Các thao tác nhập liệu tương tự như các màn hình nhập liệu khác

9 Chú ý: trong trường hợp ghi nhận chiết khấu mua hàng và ghi giảm nợ phải trả người

bán thì: Tại ô Mã có, bấm F6 để chương trình hiện ra màn hình thanh toán chi tiết

cho từng chứng từ Sau đó ghi nhận số tiền được hưởng chiết khấu thanh toán tương ứng với hóa đơn mua hàng người bán cho phép được giảm

3.2 PHẦN HÀNH BÁN HÀNG

3.2.1 Khai báo các thông số liên quan

Trước khi tiến hành nhập liệu các nghiệp vụ liên quan đến phần hành bán hàng, phải đảm bảo rằng các đối tượng sau nay đã được khai báo đầy đủ:

+ Các tài khoản bao gồm : Doanh thu và giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, các tài

khoản hàng tồn kho liên quan (Xem lại phần 2.2.1 Khai báo các tài khoản)

+ Các đối tượng liên quan: Khách hàng, nhân viên bán hàng (trong trường hợp muốn theo dõi hoa hồng bán hàng, kho hàng, hàng tồn kho (Xem lại phần 2.2.2 Khai báo các thông số)

Bên cạnh đó, chúng ta cần thiết lập thêm 1 số các thông số liên quan sau trong phần Thiết lập các thông số hệ thống của phần mềm (Xem lại phần 2.1 Khai báo các thơng số):

(Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, bạn click vào Menu Quản trị/Thiết lập các thông số hệ thống )

+ Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho

+ Không cho phép xuất kho âm

Nếu chọn (tick) thì chương trình sẽ không cho phép thực hiện các nghiệp vụ xuất kho làm kho bị âm

+ Sử dụng giá bán được duyệt

Khi chức năng này được chọn, giá bán mặc định của sản phẩm sẽ tự động phát sinh khi

hạch toán các bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu bán hàng,…

+ Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán

Nếu lựa chọn chức năng này, nhân viên lập phiếu bán hàng có thể điều chỉnh giá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trên phiếu không thể chỉnh sửa được

+ Đăng kí xuất kho tự động

Nếu chọn chức năng này, trong quá trình nhập nghiệp vụ bán hàng, chương trình sẽ không cho phép nhận các nghiệp vụ bán hàng làm kho âm (số lượng bán lớn hơn số lượng có trong kho)

Để chương trình tự động tạo lập phiếu xuất kho hàng bán khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, bạn phải thực hiện việc đăng ký xuất kho tự động như sau:

¾ Đăng kí loại phiếu xuất:

9 Vào Menu Quản trị/Đăng ký xuất kho tự động/Đăng ký loại phiếu xuất Màn hình sau

hiển thị cho phép bạn đăng ký:

9 Click nút “Thêm” để đăng kí xuất kho tự động

9 Loại phiếu bán hàng: Nhập loại phiếu bán hàng cần tạo phiếu xuất kho tự động khi

chúng ta hoàn tất nhập phiếu bán hàng đó từ danh sách

9 Loại phiếu xuất kho: Chọn loại phiếu xuất kho mà chúng ta muốn chương trình tự

động tạo ra từ danh sách

9 Nút Tự động: Nếu tick chọn (như hình vẽ trên) thì sẽ ra lệnh cho chương trình thực hiện

tự động tính giá xuất và thực lập chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho

¾ Đăng kí tài khoản xuất kho tự động

9 Vào Menu Quản trị/Đăng ký xuất kho tự động/Đăng ký tài khoản xuất kho tự động Màn hình sau hiển thị cho phép bạn đăng ký:

9 TK doanh thu: Chọn tài khoản doanh thu tương ứng Chú ý phải chọn tài khoản doanh

thu cấp chi tiết nhất

9 TK hàng bán bị trả lại: Chọn tài khoản hàng bán bị trả lại

9 TK Hàng hóa: Chọn tài khoản hàng hóa Chú ý nếu TK hàng hóa co theo dõi chi tiết

(ví dụ 1561) thì phải chọn cấp chi tiết nhất

9 TK giá vốn: Nhập tài khoản giá vốn hàng bán

9 Tự động: Tick chọn như hình vẽ

3.2.2 Nhập các nghiệp vụ

3.2.2.1 Nghiệp vụ bán hàng

Để thao tác lập phiếu bán hàng mới, bạn thực hiện một trong hai cách như sau:

9 Nhấn chuột nhanh hai lần (double-click) vào hàng chữ “Doanh thu bán hàng” đối với hoạt động kinh doanh sản phẩm hay ”Doanh thu dịch vụ” đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ