Cách học powerpoint nhanh nhất

Khung trang Slide Khung ghi chú Notes Khung đại cư ơng Outline Thanh tiêu đề Thanh Menu lệnh Thanh định dạng hiển thị tập tin hiện hành hiển thị các trinh đơn làm việc Thanh công

Bài 1-Khởi động, giới thiệu màn hình, các thanh công cụ, và thoát khỏi chương trình

powerpoint

I-Khởi động

Có thể khởi động chương trình theo 2 cách sau:

Cách 1 : Vào Start -> Programs -> Microsoft office -> Microsoft PowerPoint(đối với office 2003) như hình minh hoạ dưới đây:

Cách khởi động powerpoint

Cách 2: Nhấp đúp vào biểu tượng chương trình trên màn hình desktop

Khởi động, giới thiệu màn hình

II- Cửa sổ làm việc của chương trình

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Microsoft PowerPoint được hiện thị như sau:

Khung trang ( Slide)

Khung ghi chú ( Notes)

Khung

đại cư

ơng ( Outline)

Thanh tiêu đề Thanh Menu lệnh Thanh định dạng

( hiển thị tập tin hiện hành) ( hiển thị các trinh đơn làm việc)

Thanh công cụ chuẩn

Thanh công cụ vẽ Màn hinh thiết kế Thanh trạng thái

(Hiển thị các thông tin hiện hành trong tập)

Trong đó:

-Khung đại cương( Outline): Hiển thị các trang

của tệp Presentations.

-Khung trang ( Slide) : Trang trình chiếu, cho

phép soạn thảo, thiết kế đối tượng trong phạm vi màn hình chiếu

-Khung ghi chú( Notes): Cho phép soạn thảo, xem các lời ghi chú khi thuyết

- Các đối tượng khác cơ bản giống như Microsofr Word: thanh tiêu đề, thanh thực đơn, thanh công cụ, thanh định dạng, thanh trượt…

Các thanh cụng cụ

• Thanh Standard (nơi chứa các biểu tượng máy in, ghi, sao chép,liên kết, bảng, )

• Thanh công cụ Outlining: để hiện thị thanh công cụ, chọn View/ Toolbars/ Outlining.

• Thanh Formating (Nơi chứa các biểu tượng Phông chữ, mầu chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, )

• Thanh Menu (chứa các menu chọn lệnh)

• Thanh Drawing : Chứa các nút công cụ để vẽ hình

• Nếu các thanh này mà mất ta có thể chọn vào View->Toolbars->

Standard (Formating) để hiển thị

Ngăn công việc

• Các ngăn Outline/ Slide, Slide và Notes

Chế độ hiện thị mặc định Normal gồm 3 ngăn: Outline/ Slide, Slide và Notes.

khắc nhau ( Outline hay Slide).

diễn.

Bµi 2: C¸c thao t¸c víi file

1.Më file míi:

- NhÊn tæ hîp phÝm (Ctrl +N)

- HoÆc trªn thanh menu chän File -> New

- HoÆc nh¸y chuét vµo trªn thanh c«ng cô chuÈn

Các thao tác với file

2 Ghi file:

-Nhấp chọn thực đơn File ->

Save (hoặc Ctrl + S)

-Nếu là file mới hộp thoại Save As

xuất hiện phải đặt tên file trongkhung: File name (nên gõ không

dấu) -> chọn nơi ghi ở chữ Save in

-> nhấp save kết thúc việc ghi.

Hộp thoại ghi

Các thao tác với file

• Chú ý:

Powerpoint lưu giữ bài trình bày để phục hồi trong trư

ờng hợp chương trình dừng đáp ứng hay mất nguồn

điện Powerpoint lưu những thay đổi trong tập tin

phục hồi dựa trên các tính năng của AutoRecover.

Trên thanh công cụ menu chọn Tools/ Options/ Save/ Save Auto Recover info every, xác định khoảng thời

gian để lưu, và nháy Ok

Hép tho¹i AutoRecover

- Hộp thoại Open mở ra

- Tìm vị trí nơi chứ file (nhấp

chứa file) -> Nhấp chuột chọn tên file -> Nhấp chuột vào biểu tượng

Hép tho¹i më file cò

Thao t¸c víi slide

1 T¹o míi mét Slide:

-Trªn thanh menu chän File ->

• Cửa sổ PowerPoint :

Khu vực soạn thảo Slide

Khu vực tổ chức các Slide

Thao tác với slide

2.Định dạng Slide chủ:

a.ý nghĩa: khi chèn thêm 1 Slide mới ta

lại mất công định dạng lại phông

chữ,màu chữ, màu nền cho slide mới,

vậy định dạng Slide chủ giúp chúng ta

khi chèn một Slide mới thừa kế được

những thuộc tính từ Slide chủ mà ta đã

định dạng ban đầu

- Khi Slide Master xuất hiện chọn

ta sử dụng thanh công cụ địnhdạng (Formatting) để định dạng lạicho slide chủ theo ý thích của

mình (Nền, phông chữ, cỡ chữ,kiểu chữ, mầu chữ, )

- Định dạng xong nhấp vào Close Master View

b Cách thức định dạng Slide chủ:

- Tại Slide đầu ta chọn: View ->

Master -> Slide Master

Thao tác với slide

3 Soạn thảo 1 slide

-Nháy chuột vào khung Click to add title để gõ vào tiêu đề chính của Slide

-Ví dụ: “ Hướng dẫn sử dụng powerpoint”

- Nháy chuột vào khung Click to add sub- title để

gõ vào tiêu đề phụ hay nội dung của Slide

-Ví dụ : “Những nội dung chính”

+ Giới thiệu về Microsofr Powerpoint

+ Khởi động Microsofr Powerpoint

+ Các thao tác cơ bản.

So¹n th¶o 1 slide

Thao t¸c víi slide

4 ChÌn thªm c¸c SLIDE vµo tËp tin Chän Menu Insert/ New Slide

( hoÆc Ctrl + M )

HoÆc nhÊp chän New Slide trªn thanh c«ng cô

Slide mới được tạo

Xuất hiện hộp thoại New Slide OK, khi đó một Slide mới sẽ được chèn thêm ngay sau khi Slide hiện hành.

Thao tác với slide

5 Xoá bỏ các Slide khỏi

tập tin.

Khi không cần đến một Slide

nào đó, hoặc khi ta tạo một Slide có

lỗi ta có thể xoá bỏ bằng một trong

các cách sau :

- Chọn Slide cần xoá trong khung

Outline nhấp chuột phải Delete

( hoặc nhấn phím Delete trên bàn

phím ).

- Chọn Menu/View/Slide

Sorter/Delete/View/Norman.

- Có thể xoá nhiều Slide bằng cách

nhấn giữ phím Shift và chọn Slide

cần xoá bỏ rồi ấn phím Delete.

phía bên trái của màn hình thiết kế chọn trái chuột vào Slide cần thay đổi

vị trí, giữ chuột rê tới nơi cần thiết rồi thả.

7 ẩn một Slide : Chọn Slide cần ẩn trên

thanh menu chọn Slide Show -> Hide Slide

Thao tác với slide

- Hoặc nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ

Thao tác với slide

b Cut ( di chuyển)

- Đánh dấu Slide cần di

chuyển, kích chuột phải Chọn

Cut ( hoặc nhấn Ctrl + X)

9 Nhân đôi Slide

- Chọn Slide cần nhân đôi, chọn Insert/ Duplicate Slide

- Hoặc kích vào biểu tượng

trên thanh công cụ

Thao tác với slide

10 Chèn Slide từ bài

trình bày khác

Trên thanh menu chọn Insert/

Slides From Files Xuất hiện

hộp thoại Slide Finder

Nháy Find Presentation/ Browse,

chọn thư mục cần chèn Hộp thoại Slide Finder lại xuất hiện

Chọn các Slide cần chèn,nhấn Insert Powerpoint sẽ chèn các Slide đã chọn vào bài trình bày.Nhấn Close, Slide được chèn cuối cùng xuất hiện trong ngăn Slide.

Thao tác với slide

11.Hiện thị các Slide trong chế độ Slide Sorter

độ Slide Sorter xuất hiện.

Thao tác với slide

13 Xem trước bài trình bày

Trên thanh công cụ chuẩn chọn menu File/ Print Preview.

-Các biểu tượng trên thanh công cụ Print Preview:

:Tiến hoặc lùi 1 slide kế tiếp.

:Màn hình xem trước đóng lại và slide xuất hiện trong chế độ hiển thị trước.

:màn hình xem trước hiện thị bài trình bày theo định dạng tờ phát với 6 slide trên 1 trang.

Thao tác với slide

14 In bài trình bày

-Vào File/ Print (hoặc Ctrl + P) Hộp thoại Print xuất hiện:

- Chọn Ok để bắt đầu in.

Thiết kế các slide

I- Định dạng Font chữ cho slide

Ta có thể định dạng Font chữ, cỡ chữ cho các đoạn văn bản trong Slide tương tự như trong Microsoft Word.

Chọn đoạn văn bản cần định dạng :Chọn Menu/Format/ Font, xuất hiện hộp thoại

Font :

Định dạng Font chữ cho slide

Chọn loại chữ, kiểu chữ, màu chữ , sau đó chọn OK để thực …

hiện.

Ta cũng có thể canh lề cho các đoạn văn bản trong Slide bằng

cách: Chọn Menu Format/ Alignment

trong đó :

Align Left: Canh lề bên trái.

Định dạng Font chữ cho slide

+ Định dạnh thông thường: Trên thanh này bao gồm các nút lệnh chức năng định dạng (Font chữ, mầu chữ, kiểu chữ, )

+ Định dạnh các khung chứa text: Muốn thay đổi lại độ rộng của khung chứa chữ (đối tượng chứa text), ta chọn vào mép khung khi xuất hiện 8 nút khiển thì đưa chuột vào các nút đó tới khi chuột biến thành mũi tên 2 chiều thì bắt đầu điều chỉnh kéo to ra hay

thu nhỏ lại cho cân đối trong Slide

Thay đổi khoảng cách đoạn văn

- Chọn Format/ Line Spacing

Hộp thoại Line Spacing xuất

hiện

- Nháy mũi tên vào ô Before Paragraph cho tới khi số 0,1 xuất hiện thi nhấn Ok

Khoảng cách giữa các đoạn văn bản giảm 0,1 dòng

Tìm, thay thế văn bản và phông chữ

- Chọn Edit/ Replace (hoặc Ctrl + H) Hộp thoại Replace xuất

hiện

- Nháy ô Find What rồi gõ: cụng c ụ

- Nháy ô Replace with gõ: công cụ

- Nháy Find Next, powerpoint tìm và đánh dấu từ “cong cu” trên các Slide.

- Nháy Replace Một hộp cảnh báo xuất hiện thông báo powerpoint đã tìm xong.

- Nháy Ok, rồi nháy nút Close trong hộp thoại Replace Hộp thoại Replace đóng lại.

Kiểm tra chính tả

• Chức năng kiểm tra chính tả của

powerpoint sẽ kiểm tra chính tả

trên toàn bộ văn bản, kể cả hình

chiếu, tờ rơi, đề cương, trang ghi

chú.Để giúp nhận biết các từ sai

chính tả hay các từ không có

trong các từ điển cài đặt với

powerpoint Để tắt chức năng

này trên thanh menu chọn

Tools/ Options/ Spelling and

Style

• Hộp thoại Options xuất hiện

• Bỏ hết cách dấu tick trên hộp thoại Spelling.Nhấn nút Ok.

II- Chän mÉu thiÕt kÕ cho c¸c Slide.

Ta cã thÓ chän mÉu thiÕt kÕ cho c¸c Slide b»ng c¸ch :

- Chän menu Format/ Slide Design

-HoÆc chän Design trªn thanh c«ng cô

Chọn slide Design cho phép chọn các định dạng cho

sẵn

III- Chän mµu nÒn cho c¸c Slide

Chèn một đối tượng

2 Chèn tranh (ảnh) vào slide:

a Chèn vào một Slide bất kỳ:

- Đưa trỏ chuột Slide cần chèn

- Chọn Insert -> Picture ->

From File

Xuất hiện hộp thoại

- Tìm đường dẫn đến thư mục có file tranh

Chèn theo khuôn mẫu

b Chèn tranh vào Slide theo m t khuôn mẫu định trước: ộ

- Format -> Slide layout.

- Hoặc kích vào Layout trên thanh công cụ

- Chọn trong các khung những định dạng thích hợp :

- Chọn Apply to select Slide

- Chọn vào biểu tượng chèn tranh -> chọn tranh -> Ok

H×nh ¶nh Slide layout

Chèn các đối tượng

II Chèn một file Video, Audio.

- Chọn một khuôn dạng thích hợp.

- Nhấp chuột vào biểu tượng hình camera.

(Làm xuất hiện một thư viện Media Clip có sẵn các file

video, audio.)

- Chọn 1 file cần chèn -> nhấp OK

Hộp thoại Media clip

Chú ý :

Nếu không có file Video (Audio) cần chèn

trên thư viện, cần phải

nhập thêm vào bằng cách

->chọn Import tìm đường

dẫn đến thư mục chứa file

Video (Audio) -> chọn file

-> chọn Add

Hép tho¹i sau khi nhÊp Import

Chèn bảng III Chèn bảng

1 Chèn:

- Format -> Slide layout

- Chọn một khuôn dạng thích hợp.

- Chọn biểu tượng bảng

- Làm hiện hộp thoại (Insert Table)

- Nhập số cột của bảng:(Number of columns)

- Nhập số hàng của bảng:(Number of rows)

- Nhấp Ok

S c t ố ộ

S h ố àng

+ B«i ®en sè cét (hµng) cÇn xo¸

+ NhÊp ph¶i chuét chän : Delete columns (Delete Rows)

c §Þnh d¹ng b¶ng b»ng thanh c«ng cô Table and Borders Cho hiÖn thanh nµy lªn b»ng c¸ch vµo :

View -> ToolBars -> Table and Borders

Chèn chữ nghệ thuật

-Chọn kiểu WordArt cần vào nút Ok Hộp thoại Edit

WortArt Text sẽ xuất hiện

-Nhập nội dung văn bản muốn định dạng bằng WordArt

-Định dạng nội dung văn bản đó bằng cách dùng 1 Font và Size thích

Thiết lập và chọn dạng hiệu ứng cho Slide

Microft Point cung cấp rất nhiều lựa chọn cho việc tạo hieeuh ứng hot hình cho từng

đối tượng theo thứ tự trên mỗi Slide.

1 Thiết lập hiệu ứng

- Chọn Menu Slide Show / Custom Animation, trên màn hình sẽ xuất hiện như sau :

* Bên phải là cửa sổ Custom Animation.

* Bên trái là màn hình thiết kế.

Hình : Cửa sổ Custom Animation.

Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng trên màn hình thiết kế

Clcik chọn mục Add Effect trên cửa sổ Custom Animation sẽ hiển thị ra các hiệu ứng : Entrance, Emphasis, Exit, Motion Paths

HiÖu ứng trong Slide của PowerPoint

 Hiệu ứng xuất ra trên màn hình

 Hiệu ứng biến mất trên màn hình

 Hiệu ứng lặp lại trên màn hình

 Hiệu ứng di chuyển trên màn hình

• Chọn hiệu ứng cần thể hiện.

• Ngoài ra có thể chọn mục More Effect

để tạo ra các hiệu ứng khác nhiều hơn do PowerPoint tạo sẵn.

Hiệu ng trong Slide c a PowerPoint ứ ủ

Chạy hiệu ứng Slide của PowerPoint

Chọn Slide Show để chạy Side

Sau khi hoàn tất, dùng Slide Show chạy thử để kiểm tra

2 Xác định hoạt động hiệu ứng.

Trong mục Start, ta click vào mũi tên chỉ xuống bên phải, sẽ xuất hiện:

On Click : đối tượng tạo hiệu ứng sẽ lần lượt hiển thi sau mỗi lần Click chuột khi trình diễn.

With Previous : đối tượng sẽ tự động hiện thị khi trình diễn.

After Pr Previous : đối tượng được lựa chọn này sẽ hiển thị sau cùng khi các đối tượng khác đã trình diễn.

+ Trong mục Direction ta có thể xác định hướng thể hiện của đối tượng:

* Horizontal : Xuất hiện theo hướng ngang

* Vertical : Xuất hiện theo hướng dọc + Trong mục Speed, xác định tốc độ hiệu ứng hiển thị:

Very Slow : rất chậm Slow : chậm Medium : Trung bình Fast : Nhanh

Very Fast : Rất nhanh

Ta có thể xem thử luôn bằng cách bấm Click chọn Play hoặc Slide Show trong cửa sổ Custom Atimation.

3 Bỏ hiệu ứng cho đối tượng.

- Click chọn đối tượng cần bỏ hiệu ứng nhấn chọn nút Remove trên cửa sổ Custom Animation.



Chú ý

a. Khi chọn Hyperlink to : ta phải lựa chọn các trường hợp sau:

- Next Slide: Đến Slide tiếp theo

- Previous Slide: Về trước một Slide

- First Slide: Về Slide đầu

- End Show: trở về màn hình thiết kế

- URL : Liên kết tới một trang Web

- Other PowerPoint Presentation : Tới 1 slide trong file

PowerPoint khác

- Other file : Tới một file bất kỳ khác

- Slide : Tới một Slide trong file hiện hành, khi vào trường hợp này ta phải chọn một Slide nào đó trong file

b. Khi chọn : Run Program Phải bấm vào Browse để tìm chưương trình

chứa trong máy tính

c Muốn viết chữ trên nút nhấp phải chuột vào nút chọn add text

d. Muốn sửa lại liên kết trên nút, nhấp phải chuột vào nút chọn Action Setings (hoặc Edit Hyperlink)

e. Muốn gỡ bỏ mối liên kết: Remove Hyperlink

Tạo liên kết cho đối tượng

2.Tạo liên kết cho 1 đối tượng.

Bước 1: Chọn đối tượng.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào đối tượng chọn Hyperlink

Làm xuất hiện hộp thoại Insert Hyperlink

Tạo liên kết cho đối tượng

trong 1 thư mục (tìm dường dẫn tới thư mục nơi có chữ Look in).

Vẽ hình cho slide

II Vẽ hình cho Slide:

vào -> vẽ vào slide.

- Thùng sơn : để tô mầu cho hình ( muốn bỏ màu chọn No Fill)

- Bút : để thay đổi màu đường viền của hình vẽ

- Biểu tượng chữ : Thay đổi mầu của chữ.

Chú ý: Muốn viết chữ lên hình bất kỳ: nhấp phải chuột vào hình

Trình diễn chương trình

- Chọn Menu View/Slide Show.

-Hoặc chọn Menu Slide Show/View

Show.

- Có thể ấn phím F5 trên bàn phím

để thực hiện việc trình chiếu

- Trong quá trình thực hiện trình chiếu, nếu bài trình chiếu chưa hết nhưng ta muốn kết thúc việc trình chiếu thì ấn chuột phải vào End Show

C¸c thao t¸c trong tr×nh diÔn Slide

Thoát khỏi chương trình

- Trên thanh menu chọn lệnh File\ Exit

- Nhấn biểu tượng trên tiêu đề của powerpoint

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

C¸c thao t¸c trong tr×nh diÔn Slide

1 §Õn Slide tiÕp theo:

-NhÊn phÝm mòi tªn ph¶i

-NhÊn phÝm mòi tªn xuèng

-NhÊn phÝm Page Down

Phím tắt dùng trong Powerpoint

Di chuyển trên màn hình thiết kế slide

độ Normal View.

đối tượng trong chế độ Normal View.

Outline trong chế độ Normal View.

• Ctrl + D: Tạo 1 bảng copy của

trang trình chiếu đang chọn

• Ctrl + Z: Trở về lệnh trước

• Ctrl + Y : Phục hồi tình trạng trước khi thực hiện lệnh Ctrl +

Phím tắt dùng trong Powerpoint

• Làm việc với các đối tượng đồ hoạ

• Alt + U : Chọn 1 hình có sẵn Autoshaps trong thanh công cụ

Drawings

• Ctrl + Enter :Vẽ hình vào trong Slide.

• Ctrl + Shift + G : Nhóm các đối tượng đồ hoạ đang chọn thành 1

nhóm

• Ctrl + Shift + H : Phân rã 1 nhóm

• Shift + F9 : ẩn/ hiện thị đường kẻ ô dạng lưới trên màn hình thiết kế

Slide

• Alt + F9 : ẩn/ hiện đường kẻ ngang và dọc định vị trên Slide.

• Ctrl + G : Thiết lập giá trị khác cho đường kẻ lưới và đường định vị

trên slide

• Ctrl + Shift + C  : Sao chép định dạng 1 đối tượng

• Ctrl + Shift + V :Dán sao chép định dạng vào đối tượng đang chọn.