Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình

Chương 2:

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

(Presentation Skill)

NỘI DUNG

1 Một số câu hỏi

2 Bước chuẩn bị

3 Đặc điểm của một bài thuyết trình

4 Trình bày bằng phương tiện trực quan

5 Thuyết trình bằng overhead projector

6 Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

1 Một số câu hỏi

• Thuyết trình là gì?

• Ai cần ai?

Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đông người

Thời gian trình bày “ngắn”

Người nói cần người nghe

Hay

Người nghe cần người nói

2 Bước chuẩn bị

Không chuẩn bị là

Chuẩn bị cho thất

bại

2 Bước chuẩn bị

• Xác định tình huống

• Phân tích thính giả và diễn giả

• Xác định mục tiêu

• Thu thập thông tin

• Xây dựng bài thuyết trình

• Tập luyện

Xác định tình huống

• Tại sao có buổi thuyết trình này

• Cái gì được cung cấp cho người nghe

• Kết quả của buổi thuyết trình này như

thế nào

• Giới hạn vấn đề

• Đánh giá môi trường bên ngoài

•Phân biệt gốc rễ vấn đề

•Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số

•Đơn giản hóa tình huống

•Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được

•Thông tin thường xuyên được cập nhật

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan

•Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế

Phân tích thính giả và diễn giả

• Đánh giá văn hóa tổ chức

• Xác định thính giả

• Phân tích thính giả

• Phân tích diễn giả

Đánh giá văn hóa tổ chức

• Phong cách giao tiếp trang trọng hay không?

• Ăn mặc trang trọng hay không?

• Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động?

• Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc?

• Thái độ an toàn hay mạo hiểm?

Phân tích thính giả

• Những thông tin về cá nhân người nghe:

độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo,

nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa

• Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe

là gì?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào?

• Những mong đợi của người nghe là gì?

Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay

họ bị buộc phải nghe?

Phân tích diễn giả

Xác định mục tiêu

Chọn chủ đề

• Thính giả muốn nghe

• Có tính mới mẻ

• Mình biết sâu

Mục đích tổng quát

• Thông tin

• Thuyết phục

• Giải trí

Mục tiêu cụ thể

• Phụ thuộc vào mục đích

• Phụ thuộc vào các phân tích

• Phụ thuộc vào yêu cầu của diễn giả

Thu thập thông tin

• Tra cứu (tài liệu, thư viện, Internet …)

• Phỏng vấn

• Điều tra

• Dự giờ

• Quan sát, lắng nghe …

Nói là B ạc ,

Xây dựng bài thuyết trình

• Bố cục một bài thuyết trình tốt

• Phân chia nội dung bài thuyết trình

Bố cục bài thuyết trình tốt

• Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết,

hoặc nêu các thông tin mới )

• Nội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các

phương pháp để trình bày theo:

– logic

– theo thứ tự thời gian

– từ tổng thể tới cụ thể

– từ điều đã biết đến cái chưa biết

– từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn

• Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn? )

Phân chia bài thuyết trình

• Phần trình bày trên các slide (tài liệu)

• Trình bày đẹp, chú ý:

– Loại chữ và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền – Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ

• Video, âm thanh

3 Đặc điểm của một bài thuyết trình

• Ngắn gọn, rõ ràng

• Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp

• Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh

• Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ

Quá trình giao tiếp

Ngôn ngữ giao tiếp

• Giao tiếp bằng ngôn ngữ:

– Phát âm, giọng nói, tốc độ nói

– Phong cách ngôn ngữ:

• Nói thẳng

• Nói lịch sự

• Nói ẩn ý

• Nói mỉa mai, châm chọc

• Giao tiếp phi ngôn ngữ:

Hình ảnh, video, âm thanh

• Hình ảnh: Rõ ràng, chân thật, mới,

• Video: Ngắn, rõ, sạch, mới

• Âm thanh: Vừa đủ nghe, không tạp âm

(Liên quan đến nội dung trình bày;

Không làm sao lãng thính giả)

4 Trình bày bằng phương tiện trực quan

• Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Thiết kế để giúp người nghe

• Trình bày trực quan nên…

• Trình bày trực quan tốt là …

• Những cách để thêm sắc thái vào sự

trình bày

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ

25% đến 50% thời gian

• Lắng nghe nhớ khoảng 12%, còn đọc nhớ khoảng 50%

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Vậy:

– Thật tôi nghiệp cho người nghe !

– Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.

Thiết kế để giúp người nghe

•Cung cấp 1 "jig saw puzzle boxtop" để

người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn

•Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày

Giúp người nghe chuyển data thành thông tin

Trình bày trực quan nên…

 Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu

truyền đạt

 Trình bày trực quan làm phong phú

thông điệp bằng lời nói

 Trình bày trực quan nên sử dụng màu

sắc, hình ảnh và âm thanh

Trình bày trực quan tốt là …

 Visible

 Clear

 Simple

Mọi người xem thấy rõ

Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet

 3 tới 4 là tối ưu

 6 tới 7 là tối đa

Số dòng của mỗi slide

 Ít hơn 10

Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng

• Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng

• Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt

Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt

Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói

• Âm điệu

• Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục

Loại ra thông tin không liên quanLàm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc …

Những cách để thêm sắc thái vào sự

trình bày

• Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình

ảnh…

• Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng

về ý nghĩa của màu sắc

• Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làm

biến mất slide …

• Thay đổi backgrounds để chuyển bước

hoặc chuyển chủ đề mới

• Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)

5 Sử dụng overhead projector

 Những tiện lợi của Overhead Projectors

 Những điểm bất tiện của Overhead

Những tiện lợi của Overhead Projectors

 Tập trung được sự chú ý của thính giả :

 Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.

 Ngừng sự chú ý lên người nói.

 Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày

 Highlight các điểm quan trọng

 Viết lên giấy trong như viết lên bảng.

 Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng

cách đặt các giấy trong lên nhau.

 Giấy trong dễ mang đi.

Những điểm bất tiện của Overhead Projectors

 Overhead projector khó vận chuyển.

 Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn slides

Các kỹ thuật trình bày với

Overhead Projectors

• Chuyển đổi sự chú ý :

– Vào màn hình hay vào người trình bày.

• Tắt projector khi không dùng

Các kỹ thuật trình bày với

Overhead Projectors

• Highlighting

– Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.

• Che nội dung trình bày

– Mở từng chủ đề mỗi lúc

– Hướng chú ý vào phần được mở

– Ngừa sự sao lãng.

• Phủ lấp các giấy trong lên nhau

– Làm đơn giản các khái niệm phức tạp

– Từng phần được trình bày từng lúc.

Overhead Projection Survival Kit

Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :

– Extension Cord (dây nối).

– Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).

– Spare Bulb (bóng dự phòng).

– Transparency Pen (bút lông xóa).

– Acetate Film (giấy trong)

6 Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh,

tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Nói: Nói chứ không phải là đọc bài.

– Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm

– Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ

– Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều

• Đứng: Đứng và di chuyển

– Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói

– Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ

– Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp…

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Đối diện: Đối diện cử tọa

– Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào Qua

đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp

truyền đạt cho thích hợp

– Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa

• Điểm chính: Trọng tâm

– Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết

– Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi

kết thúc bài thuyết trình

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

– Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn,

chính xác– Tránh nói với screen mà nói với cử tọa

– Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu, thành

ngữ, lời kết )

― Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong

và sau khi thuyết trình

― Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide

― Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất

bài thuyết trình đúng giờ

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Diện mạo

– Buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng

mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn

trọng với chủ đề và người nghe

– Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc

quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về

người nghe – lạc lõng

• Chiến lược trình bày

– Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề Giữ đúng tiến độ

– Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp

– Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp