Tạo nhóm thư điện tử Yahoo Yahoo Groups Hiện nay, hầu như mọi người đều có một địa chỉ thư điện tử email của riêng mình.. Khi một thành viên của nhóm gửi thư đến địa chỉ này, các thành v
Trang 1Tạo nhóm thư điện tử Yahoo (Yahoo Groups)
Hiện nay, hầu như mọi người đều có một địa chỉ thư điện tử (email) của riêng mình Tuy nhiên, việc nhớ địa chỉ thư điện tử của từng người một cách chính xác lại không đơn giản chút nào Ví dụ, tuần sau tổ chức cưới và bạn muốn mời tất cả các bạn thời sinh viên của mình Chạy xe tới nhà từng người mời thì mệt quá, hơn nữa tất cả không sống cùng thành phố với bạn Hay là gửi thư điện tử mời vậy? Hay đấy, nhưng bạn lại không nhớ hết địa chỉ của mọi người Phải chi có một địa chỉ thư điện tử chung cho nhóm bạn thì hay biết mấy Dịch vụ nhóm thư điện tử miễn phí của Yahoo (http://groups.yahoo.com) sẽ giúp bạn thực hiện việc này
Đặc điểm của dịch vụ nhóm thư điện tử là cả nhóm sẽ
có một địa chỉ thư điện tử duy nhất Khi một thành viên của nhóm gửi thư đến địa chỉ này, các thành
viên trong nhóm đều nhận được email này Thay vì
Trang 2phải nhớ nhiều địa chỉ thư điện tử, bạn chỉ cần nhớ một địa chỉ duy nhất của nhóm Việc thông tin sẽ
hiệu quả hơn và "giảm tải" cho cái đầu của mình phải không bạn?
Dịch vụ nhóm thư điện tử này không bó hẹp trong một nhóm nhỏ người dùng mà có phạm vi rất rộng Bạn có thể tạo một nhóm thư của anh em trong họ tộc, nhóm nhân viên cùng công ty hay nhóm bệnh nhân chẳng may mắc cùng một loại bệnh Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn việc tạo một nhóm thư điện tử trên website http://groups.yahoo.com và một số tính năng của nó
Yêu cầu để tạo nhóm thư điện tử: Có một tài khoản (account) trên Yahoo! tức là có Yahoo! ID Lưu ý: bạn có thể đăng ký Yahoo! ID tại bất kỳ website nào của hệ thống Yahoo! trên toàn cầu như Yahoo! Mail, Yahoo! Messenger, Yahoo! Photos, Yahoo! tiếng
Trang 3Việt
Trong bài viết này, tôi sử dụng từ "nhóm" thay cho
"nhóm thư điện tử" để tiện hơn
Tạo nhóm
Đăng nhập vào http://groups.yahoo.com với tài khoản (user name/password) của bạn Nếu chưa có Yahoo!
ID, chọn Sign Up để tạo Nhấn chọn Start a group now để bắt đầu tạo nhóm
Bước 1: Phân loại nhóm
Tôi muốn tạo nhóm cho các độc giả của PC World Việt Nam có tên PCWReaders Lưu ý: bạn sẽ gặp
thông báo lỗi nếu chọn tên nhóm trùng với bất cứ một tên nào đang tồn tại trên Yahoo! Groups
Trang 4Chọn lĩnh vực Businesses & Finance trong Browse Group Categories Trong trang kế tiếp, chọn
Consumer
Nếu bằng lòng đặt nhóm của bạn tại đây thì nhấn nút Place my group here Muốn chi tiết hơn, bạn có thể chọn tiếp trong mục Select a more specialized
subcategory (hình 1)
Bước 2: Mô tả nhóm (hình 2)
Điền đầy đủ thông tin cần thiết trước khi nhấn nút Continue Lưu ý: nếu xảy ra lỗi, Yahoo! Groups sẽ hiển thị lỗi bằng chữ đậm màu đỏ
Bước 3: Chọn profile và xác thực (hình 3)
Sau khi chọn profile và gõ lại các ký tự trong text-box (để tránh việc đăng ký tự động), hãy nhấn nút
Trang 5Continue
Đến đây, bạn đã thực hiện xong việc tạo ra một
nhóm Để sửa đổi một số thiết lập cho nhóm, hãy nhấn Customize Your Group (hình 4) Sau đó nhấn Get Started để bắt đầu sửa đổi Quá trình này có 3 bước và có từng câu hỏi chi tiết
Bây giờ, bạn có thể nhấn Invite People để mời người tham gia vào nhóm hoặc nhấn Go to Group để vào trang chủ của nhóm
Một số công cụ, tiện ích
1 Dành cho người tạo ra nhóm (group owner)
Tương tự tài khoản quản trị trong Windows, nếu là group owner bạn sẽ có toàn quyền quản lý, thay đổi các thiết lập của nhóm
Trang 6Đăng nhập vào group (http://groups.yahoo.com) bằng tài khoản bạn vừa dùng để tạo nhóm
Chọn nhóm vừa tạo (PCWReaders), trang chủ của nhóm sẽ hiện ra như hình 5 Là group owner nên bạn
có các quyền như sau:
Edit: sửa đổi mô tả nhóm, thay đổi các thiết lập đã
chọn, xóa bỏ bảng CSDL trong phần Database, file trong phần Files, ảnh trong phần Photos
Add Photo: đặt ảnh biểu tượng cho nhóm
Management: quản lý các công việc diễn ra trong
nhóm
Invite: mời người tham gia nhóm Bạn cũng có thể
nhập trực tiếp thành viên cho nhóm
Trang 7- Mời tham gia nhóm
Trong trang chủ của nhóm, chọn Invite (ở bên trái) Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu và nhấn Submit Invite Bạn sẽ được xem trước (preview) nội dung thư mời (hình 6)
Nếu đồng ý với nội dung thư, hãy nhấn nút Invite
People để gửi thư đi hoặc chọn Edit nếu muốn thay đổi nội dung thư Lưu ý: nếu xảy ra lỗi, Yahoo!
Groups sẽ hiển thị bằng chữ đậm màu đỏ
- Nhập trực tiếp
Trong trang chủ của nhóm, chọn Invite (ở bên trái) và chọn Add Members ở trang kế tiếp,
Nhập đủ thông tin theo yêu cầu trước khi nhấn
Trang 8Continue Nếu đồng ý những thông tin hiển thị trên màn hình, chọn Continue để kết thúc việc nhập thành viên của nhóm Chọn Edit nếu muốn thay đổi thông tin (hình 7)
2 Dành cho thành viên của nhóm
Muốn sử dụng các tính năng được đề cập trong phần này, bạn phải đăng nhập nhóm
a Đăng ký làm thành viên
Giả sử tôi muốn tham gia vào nhóm BDVFriends với Yahoo! ID là huongbn81 Sau khi đăng nhập bằng tài khoản này, để đăng ký làm thành viên, tôi sẽ thực hiện như sau
Tìm nhóm muốn tham gia: nhập tên nhóm muốn
tham gia vào mục Find a Group (bạn phải chắc chắn
Trang 9tên nhóm này đang tồn tại trên Yahoo! Groups) rồi nhấn nút Search (Hình 8)
Nhấn chuột vào nhóm BDVFriends (sau khi tìm thấy)
ở phần kết quả
Trong trang chủ của nhóm, chọn Joint this group
Thiết lập tùy chọn hiển thị, gõ lại các ký tự trong
text-box và nhấn Join
Như vậy, việc đăng ký đã xong nhưng bạn phải đợi
sự đồng ý của group owner cho phép bạn gia nhập nhóm
b Xem thư của nhóm
Để xem các thư của nhóm, trong trang web của
nhóm, bạn hãy nhấn vào dòng chữ Messages ở khung
Trang 10bên trái
c Chat với các thành viên khác
Để chat với các thành viên khác, trong trang chủ của nhóm, chọn Chat ở khung bên trái
d Chia sẻ tập tin với các thành viên trong nhóm
Để chia sẻ tập tin (file) với các thành viên khác, chọn Files trong trang chủ của nhóm Muốn tải lên
(upload) file, hãy nhấn Add File; muốn tạo file văn bản, chọn Create Text File, muốn tạo thư mục riêng, chọn Create Folder
e Chia sẻ hình ảnh với các thành viên trong nhóm
Tương tự việc chia sẻ tập tin, để chia sẻ hình bạn hãy chọn Photos trong trang chủ của nhóm, chọn Add
Trang 11Photo để tải lên ảnh, chọn Create Album để tạo
album riêng của mình
Chọn Links nếu muốn chia sẻ các trang web thú vị, Database nếu muốn chia sẻ thông tin giữa các thành viên hoặc Polls để thực hiện một cuộc thăm dò trong nhóm Muốn xem các thành viên của nhóm, hãy chọn Members ở góc trái màn hình trang chủ
f Lập lịch cho nhóm
Để lập lịch cho nhóm (ví dụ ngày hội thảo, sinh nhật các thành viên trong nhóm ), bạn hãy chọn Calendar
ở bên trái màn hình trang chủ
3 Dành cho người tham gia nhóm không dùng Yahoo! ID
Nếu bạn tham gia nhóm nhưng không dùng Yahoo!
Trang 12ID, bạn sẽ:
- Chỉ nhận được e-mail của mọi người trong nhóm
- Không sử dụng được các tính năng vừa đề cập trong phần 2
Có 2 cách để tham gia nhóm không dùng Yahoo! ID
- Cách 1: sử dụng tài khoản mail bất kỳ bạn đang sử dụng, gửi email tới địa chỉ
-subscribe@yahoogroups.com
- Cách 2: sử dụng tài khoản mail bất kỳ bạn đang sử dụng, gửi email tới địa chỉ
-owner@yahoogroups.com và chờ sự đồng ý của
group owner
Ví dụ, để tham gia nhóm BDVFriends, bạn có thể gửi
Trang 13e-mail tới 1 trong 2 địa chỉ sau:
subscribe@yahoogroups.com hoặc
BDVFriends-owner@yahoogroups.com
Tương tự cách đăng ký tham gia nhóm, nếu muốn bỏ nhóm bạn hãy gửi email tới địa chỉ
unsubscribe@yahoogroups.com hoặc
-owner@yahoogroups.com và nhờ group owner xóa tài khoản e.mail của bạn
Ví dụ, để từ bỏ nhóm BDVFriends, bạn có thể gửi e-mail tới 1 trong 2 địa chỉ e-e-mail sau: unsubscribe@yahoogroups.com hoặc BDVFriends-owner@yahoogroups.com