Học cách tổ chức cuộc sống Công việc của bạn làm luôn bề bộn, lúc nào đầu óc cũng quay cuồng vì hàng đống giấy tờ trên bàn làm việc?. Hãy nhớ rằng để làm việc có hiệu quả, bạn phải biết
Trang 1Học cách tổ chức cuộc sống
Công việc của bạn làm luôn bề bộn, lúc nào đầu óc cũng quay cuồng
vì hàng đống giấy tờ trên bàn làm việc? Đối với bạn công việc là cả một mớ rắc rối? Nếu bạn đang ở tình trạng trên có nghĩa là bạn không phải hoặc chưa phải là người có đầu óc tổ chức tốt
Hãy nhớ rằng để làm việc có hiệu quả, bạn phải biết sắp xếp việc nào
làm trước việc nào làm sau, cũng như phải áp dụng một cách nghiêm túc
câu nói : việc hôm này chớ để ngày mai Tuy nhiên, ở trong tình trạng
của bạn thì phần lớn mọi người đều cảm thấy mệt mỏi và buồn chán mỗi
khi đến gần bàn làm việc vì họ không biết làm gì trước bây giờ Đừng lo
lắng nếu bạn là một trong số không ít người rơi vào tình trạng trên Chỉ
cần một tuần cố gắng, chắc chăn bạn sẽ lấy lại được niềm vui công việc
mà bạn quên mất bấy lâu nay
NGÀY THỨ NHẤT:
Hãy dành 1 vài giờ vào cuối buổi thứ sáu để thu dọn lại bàn làm việc của
Trang 2mình Hôm nay bạn sẽ phải nghiêm khắc với bản thân mình và tất nhiên
là với cả đống giấy tờ trên bàn Hãy tỏ ra thành thực: Bạn có cần đến tài
liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Nếu câu trả lời là không
hoặc không biết thì hãy tống chúng vào thùng rác Còn trong trường hợp
bạn sợ rằng mình sẽ cần đến nay mai thì hãy thu gọn vào một hộp các
tông và bỏ xa khỏi tầm mắt Để trở thành người có đầu óc tổ chức, điều
đầu tiên bạn phải làm là biết vứt đi những thứ không cần thiết Xem xét
tất cả những chỗ đựng giấy tờ như hộc tủ, giá sách, gầm bàn, ngăn
kéo rồi nói lời chia tay với những giấy tờ đã lỗi thời Sau khi đã dọn
dẹp xong, bạn phải trang bị cho mình một số đồ dùn văn phẩm như hộp
đựng hồ sơ, ống đựng bút, hộp đựng đĩa vi tính
NGÀY THỨ HAI:
Công việc mà bạn phải làm hôm nay là lập một bản danh sách Viết
những nhiệm vụ mà bạn phải làm hoặc sắp phải làm vào một bảng danh
sách (không phải vào một mẩu giấy nào đó) Bạn có thể sắp xếp công
việc theo thứ tự từ quan trọng đến kém quan trọng hơn, hoặc bạn có thể
sắp xếp theo thứ tự thời gian Và sau khi hoàn thành một công việc, hãy
Trang 3đánh dấu vào đó Cuối ngày, dành một chút thời giờ để dọn dẹp lại bàn
làm việc cho gọn gàng như lúc bạn mới đến Ngày hôm nay và ngày nào
cũng thế, hình thành thói quen kiểm tra và dọn dẹp lại những gì đã diễn
ra trong ngày Cuối cùng kiểm tra lại những gì bạn sẽ làm vào ngày mai
NGÀY THỨ BA:
Xem xét lại công việc mà bạn được giao Điều này sẽ cho bạn biết liệu
bạn có phải làm việc quá sức không Hãy chú đến những công việc
thường xuyên của bạn, sau đó là những công việc thỉnh thoảng bạn phải
đảm nhiệm Dự tính thời giờ để thực hiện những nhiệm vụ đó, tính cả
thời gian gián đoạn công việc và những tác động khách quan, như vậy
bạn sẽ biết được mình có phải làm việc quá 40 tiếng một tuần hay
không Đừng nghĩ rằng bạn làm việc nhiều giơ sẽ lấy lòng được "sếp"
bởi ông chủ của bạn quan tâm nhiều đến hiệu quả của công việc hơn là
khối lượng công việc Vì thế, nếu bạn cảm thấy mình không có đủ khả
năng làm thêm những việc khác, hãy đề nghị với ông chủ của bạn một
cách vui vẻ, nhẹ nhàng Trình bày mối quan tâm của bạn bằng cách đề
xuất một môi trường làm việc tốt hơn Nếu bạn không có thói quen bàn
Trang 4giao công việc với ông chủ vào mỗi ngày thì hôm nay bạn sẽ phải làm
Một khi bạn biết ông chủ ưu tiên việc gì, bạn sẽ tự lập cho mình một
danh sách công việc hợp lý
NGÀY THỨ TƯ:
Bạn vẫn có thể giải trí mà không quên những công việc quan trọng trong
ngày Bạn biết rằng mỗi người đều có khả năng làm việc hiệu quả nhất ở
một thời điểm thời gian trong ngày Hãy dành công việc khó khăn hơn
cho những lúc bạn cảm thấy sảng khoái và chuyên tâm với công việc
Ngày hôm nay là ngày kiểm tra lại những gì bạn đã thực hiện trong
những ngày qua Một nhà tư vấn nói rằng: Người có tổ chức là người
biết đặt mọi thứ vào một chỗ Còn người gọn gàng thì chỉ biết đặt một
thứ vào một chỗ
NGÀY THỨ NĂM:
Mọi công việc khi đã tổ chức một cách hợp lý sẽ trở nên hiệu quả hơn
rất nhiều Ngày hôm nay hãy tiến hành công việc mà bạn dự trù từ mấy
hôm trước Nếu bạn cho rằng bạn sẽ phải thực hiện công việc X sau đó
Trang 5mới đến Y mà bạn không thể, hãy suy nghĩ đến hướng giải quyết Bạn
hãy làm những phần việc mà bạn thích, sau đó quay trở lại với những
phần khác Sự khởi đầu kém hấp dẫn còn hơn là chẳng biết bắt đầu từ
đâu
NGÀY THỨ SÁU:
Từ ngày hôm nay, bạn không chỉ tổ chức công việc của mình, mà sắp tới
bạn còn "được" tổ chức công việc của người khác Tóm lại để trở thành
một người quản lý, bạn phải biết tổ chức Hãy nhớ tới 3 nguyên tắc cơ
bản:
1 Không đi làm muộn
2 Không dạo quanh công ty khi công việc chưa hoàn thành
3 Luôn báo cáo với cán bộ phụ trách những công việc mà bạn đã hoàn
thành và cuối cùng bạn phải viết kết hợp lời với việc làm Thay vì nói
"Tôi không biết" hãy nói "Tôi sẽ tìm ra" và bạn không quên rằng mình là
người có đầu óc tổ chức
Trang 6Nguyễn Thái Hà