Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc và nghỉ ngơi. “Ôi, tôi không có thời gian để làm hết việc!” bạn thường đau khổ phàn nàn như vậy. Thế nhưng, bạn vẫn thấ
Trang 1Đề thời gian không “trốn chạy” khi
bạn làm sếp
Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc và nghỉ ngơi “Ôi, tôi không có thời gian đề làm hét việc!” bạn thường đau khổ phàn nàn như vậy Thế nhưng, bạn vẫn thây nhiều người cực kỳ thành công, họ bận rộn biết bao, nhưng vẫn
có thời gian đề chơi tennis, chơi golf với bè bạn Làm thé nào
để các CEO, các chính trị gia cực kỳ bận rộn vẫn có thời gian cho
riêng mình? Câu trả lời là họ nắm vững bí quyết quản lý thời gian
đề luôn thành công trong công việc
Steven Covey, tac gia guyén sách nỗi tiếng “7 thói quen người
thành đạt” cho rằng “Thách thức của chúng ta không phải là quản
lý thời gian, mà là làm sao quản lý được chính minh.” Vi vay, dé
luôn thành công trong công tác quản lý, bạn cần biết cách quản lý
Trang 2công việc thật hiệu quả trong 24 giờ quý báu của một ngày
Quy luật 80:20
Theo nguyên tắc Pareto '80:20', 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta chỉ mang đến 20% kết quả Khi làm sếp, bạn
sẽ có những công việc “quan trọng” mang tính chiến lược và
những việc hàng ngày “kém quan trọng hơn” Thói thường, ban
thích làm những việc “kém quan trọng” trước (như trả lời email,
gọi điện thoại, những việc hàng ngày khác ) vì chúng không bắt
bạn phải “động não” nhiều, nhưng chúng chiếm đến 80% thời
gian vàng của bạn Bạn chỉ còn lại 20% thời gian quý báu trong
ngày đề giải quyết những việc quan trọng mà thôi
Đề khắc phục, bạn cân lên “danh sách việc phải làm” Hãy kiên quyết tập trung cho những việc quan trọng nhất Hãy đánh số ưu
tiên cho các công việc quan trọng trong ngày: 1 dành cho công
việc quan trọng nhất, 2 cho công việc quan trọng tiếp theo và cứ
thế
Trang 3Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”
Bạn dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết
thời gian ngày đó để hoàn thành việc này? Nhưng nếu bạn đề ra
mục tiêu hoàn thành 2 việc trong cùng ngày, bạn sẽ hoàn thành
tốt cả hai Vậy nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 10 việc trong
một ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên bạn sẽ không thé hoàn thành tất cả vì bị quá tải Nhưng bạn có khả năng hoàn tất 7 đến
8 việc trong số đó Nếu bạn thích chỉnh phục thử thách, việc đặt
ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả năng
quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả
Tập trung cao đề giải quyết dứt điểm công việc
Khả năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn Tuy nhiên đừng đề rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc
cùng lúc khiến cho công việc của bạn kém hiệu quả Hãy áp dụng
nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng việc một” Biên thê của lời
Trang 4khuyên truyền thống “Đừng đề dén budi chiéu viéc ban co thé làm
ngay sáng hôm nay" có thê rất hữu ích với ban trong trường hợp
này Đồng thời, bạn đừng đề những việc linh tinh cắt ngang công việc bạn đang làm dở dang Nhân viên cần xin ý kiến gap, email
và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mat tập
trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Đề tăng
độ tập trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ
thể với nhân viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để
kiêm tra e-mail và chat nội bộ
Phat triên kỹ năng đọc nhanh
Những nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng
đọc nhanh “siêu phàm” Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận
hàng trăm email của nhân viên, của sếp trên, của đồng nghiệp và
khách hàng, hàng chục tài liệu dài như “sớ táo quân”, bạn sẽ
dành bao nhiêu thời gian dé đọc chúng? Một người trung bình
đọc được khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc
nhanh có thê đọc đến 800-1.000 từ/phút Họ có bí quyết gì? Thay
Trang 5vì đọc từng từ một, họ đọc lướt cả văn bản để nắm những ý
chính Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày đề luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng gấp đôi
Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn
Tiến sĩ Donald E Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh
vực quản lý thời gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hao
phóng' ban tặng thế giới hết 24 giờ quý báu của mình Hãy giữ lại
một tiếng cho riêng mình Đó là thời gian để bạn làm những việc
mà bạn nói là không có thời gian để làm: đọc một quyên sách,
hoc boi, nau ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh của bạn
trong tương lai Nếu mỗi ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ
có 365 giờ dành cho những hoạt động mà bạn từng than phiên là
không có thời gian đề làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu bạn
dành 1 giờ mỗi ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ
trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy
thử áp dụng bí quyết này, mỗi ngày ban sẽ “tạo” được cho mình †
giờ quý báu đó.
Trang 6Ban thay không, quan ly thời gian đâu quá khó khăn Bạn sẽ
thành công trong việc quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật
hiệu quả.