Microsoft SharePoint Office 2007 (Tài liệu tổng hợp) doc

Bạn cũng có thể triển khai MOSS như một ứng dụng Internet bằng cách gỡ bỏ các cấu hình về quyền của người sử dụng cũng như hạn chế chức năng kiểm soát tài nguyên trong Sharepoint Site..

Microsoft SharePoint Office 2007

Tài liệu tổng hợp

Contents

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 TRÊN NỀN WINDOWS

SERVER 2008 3

Tổng quan về Sharepoint MOSS 2007 part1 20

Cấu trúc và quản lý site trong MOSS 22

Sharepoint list và kiểu dữ liệu 34

QUẢN TRỊ SHAREPOINT WEB SITE P1 47

Quản trị Sharepoint website P2 59

Bài tập thực tế: 74

TRIỂN KHAI MOSS 2007 – PHẦN 1 : TẠO VÀ QUẢN LÝ SHAREPOINT SITE 74

TRIỂN KHAI MOSS 2007 – PHẦN 2: QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG SHAREPOINT LIST 98

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp - Phần 1: Ứng dụng Approval Workflow vào Document Library 156

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp - Phần 2: Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library 181

Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp - Phần 3: Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library 199

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 TRÊN NỀN WINDOWS SERVER

2008

I Giới thiệu:

Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS) bao gồm tất cả những tính năng của Windows Sharepoint Services 3.0, và có thêm những chức năng khác như: Forms Server 2007, Excel Calculation Services, Business Data Catalog

a Form Server 2007:

Tính năng này cho phép người quản trị có thể tạo ra và quản lý những biểu mẫu dựa trên Office InfoPath 2007 và trên nền Web, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí thuê người viết phần mêm Những biểu mẫu này được lưu trữ trong

SharePoint Products and Technologies

b Excel Calculation Services

Excel Calculation Services là dịch vụ chia sẻ (Shared Service) và đem lại rất nhiều lợi ích cho admin, bao gồm , việc xem các bảng tính trên web, bảo mật các bảng tính, hoạt động hiệu quả trong bộ nhớ đệm trên các máy chủ, tập trung và quản lý dữ liệu của các doanh nghiệp Trong khi nhiều chuyên gia CNTT cho rằng SQL Server là nơi quản lý dữ liệu tốt nhất Điều đó không hợp lý đối với các doanh nghiệp đang thiếu nhân viên quản trị cơ sở dữ liệu

c Business Data Catalog

Business Data Catalog cung cấp một cách nhìn mới về ứng dụng hệ thống lưu trữ chẳng hạn như SQL, Oracle, Siebel, SAP, và PeopleSoft Trong khi nhiều nhà phát triển sẽ chỉ cần kết nối trực tiếp đến nội dung nguồn, BDC cung cấp cho admin một cách giao tiếp với các hệ thống back-end Ngoài ra, BDC còn cho phép tìm kiếm các danh mục cần thiết đối với các hãng thứ 3

Bài lab bao gồm các bước:

1 Cài đặt Web Server (IIS)

2 Cài đặt Microsoft NET Framework 3.0 và Windows Internal Database

3 Cài đặt Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)

II Thực hiện:

1 Cài đặt Web Server(IIS)

- Logon NHATNGHE\Administrator, mở Server Manager

- Trong cửa sổ Server Manager, chuột phải Roles chọn Add Roles

- Hộp thoại Before You Begin, chọn Next

- Trong hộp thoại Select Server Roles, đánh dấu chọn Web Server (IIS)

- Hộp thoại Add features required for Web Server (IIS)?, chọn Add Required

- Trong hộp thoại Web Server (IIS), chọn Next

- Hộp thoại Select Role Services, giữ cấu hình mặc định, chọn Next

- Trong hộp thoại Confirm Installation Selections, chọn Install

- Hộp thoại Installation Results, chọn Close

2 Cài đặt Microsoft Net Framework 3.0 và Windows Internal Database

- Trong cửa sổ Server Manager, chuột phải Features chọn Add Features

- Trong hộp thoại Select Features, đánh dấu chọn Microsoft Net Framework 3.0 và

Windows Internal Database

- Hộp thoại Do you want to install Windows Internal Database by itself?, chọn Yes

- Hộp thoại Select Features, chọn Next

- Trong hộp thoại Confirmation, bạn kiểm tra lại các thông tin và nhấn Install để bắt đầu

cài đặt

- Sau khi cài đặt xong, bạn nhấn Close để kết thúc

3 Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Server 2007

- Chạy file setup.cmd từ source cài đặt Sharepoint

- Nhập vào số CD KEY, sau đó nhấn Continue để tiếp tục

- Đánh dấu chọn vào mục I accept the terms of this agreement, sau đó nhấn

Continue

- Trong hộp thoại Choose the installation you want, chọn kiểu cài đặt Basic

- Quá trình cài đặt được diễn ra Khi cài đặt xong, bạn nhấn Close để kết thúc

- Trong cửa sổ Welcome to SharePoint Products and Technologies, chọn Next

- Hộp thoại SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard, chọn Yes

- Bắt đầu quá trình cấu hình Sharepoint

- Trong cửa sổ Configuration Sussessful, chọn Finish

- Nhập username Administrator, password P@ssword12!!

- Kiểm tra truy cập thành công SharePoint Server

Tổng quan về Sharepoint MOSS 2007

part1

1.1 Khái niệm MOSS

Microsoft Office Sharepoint Server 2007(MOSS) là bộ trình ứng dụng phía máy chủ MOSS có khả năng tương tác giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý quy trình làm việc

và tìm kiếm nội dung thong tin trong công ty, đồng thời chia sẻ cũng như tích hợp thông tin với nhiều hệ thống khác nhau

Có 2 phiên bản chính của MOSS là Standard và Enterprise Phiên bản Enterprise cung cấp nhiều chức năng hơn, hỗ trợ tối đa công tác quản lý và tổ chức hệ thống thông tin trong công ty

Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp phiên bản miến phí là Windows Sharepoint Service, ứng dụng này cũng chạy trên nền NET Framework 2.0 hay 3.0 Tuy nhiên, đây là phiên bản rất hạn chế về các chức năng, bạn phải tốn rất nhiều công sức lập trình

để viết them dịch vụ cho nó nếu muốn áp dụng chúng trong doanh nghiệp lớn MOSS hỗ trợ ứng dụng web trong mạng cục bộ(Intranet) lẫn toàn cầu (Internet) trên nền tảng chung thay vì phải dùng nhiều hệ thống khác nhau Mặc định, MOSS dung để triển khai hệ thống thông tin cục bộ, người sử dụng cần đăng nhập trước khi muốn truy cập tài nguyên của Sharepoint Site

Bạn cũng có thể triển khai MOSS như một ứng dụng Internet bằng cách gỡ bỏ các cấu hình về quyền của người sử dụng cũng như hạn chế chức năng kiểm soát tài nguyên trong Sharepoint Site

MOSS cung cấp cho nhà quản trị IT và lập trình viên nhiều công cụ quản lý, kiểm soát và twong tác giữa các thành phần trong MOSS với hệ thống bên ngoài như tích hợp cơ sở dữ liệu SQL server, Oracle hoặc Exchange server

Tóm lại, bạn có thể tạo nhiều Sharepoint Site(một site được xem như là một ứng dụng con) trong MOSS Trong mỗi Sharepoint site bạn có thể tiếp tục tạo các

Sharepoint site con khác(gọi là sub site) Tùy vào mỗi loại Sharepoint site, bạn có thể cấu trúc và hiển thị nhiều đối tượng SharePoint List khác nhau

1.2 Lĩnh vực ứng dụng MOSS

Dựa trên nền tảng NET Framework, MOSS là bộ khung cho phép tạo ứng dụng Interrnet hay Internet theo mẫu thư viện có sắn Bạn hoàn toàn có thể sử dụng MOSS để tạo ra ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý, chi sẻ tài nguyên trong nhóm thành viên hay cộng đồng Dưới đây là một số mục tiêu ứng dụng của MOSS

 Bạn cũng có thể sử dụng MOSS để tạo ứng cụng web cho phép quản lý bán hang bằng cách sử dụng ác loại Sharepoint list như: Document Library,

Survey, contacts, Calendar…

 Đối với linh vực kinh doanh, bạn có thể sử dụng MOSS để tạo ra website phục vụ cho việc quản lý nhân sự Với mục đích quản lý nhân viên, bạn có thể

sử dụng Sharepoint List như: Document Library, Tasks, calendar…

 Đối với quản lý dự án, bạn có thể sử dụng Sharepoint list trong MOSS với nhiều hình htwcs lưu trữ và trình bày công việc theo tiến độ hay thời gian cùng với nhân lực thông quan biểu Gantt và Sharepoint list như: project tasks, Events, Calendar, wiki…

Bạn cũng có thể tìm thấy 10 lợi ích thiết thực như sau qua từng chương khi chọn MOSS để sử dụng

 Cung cấp giao diện người dung đơn giản, than thiện và phù hợp với mọi đối tượng sử dụng Nó cho phép tương tác với các ứng dụng Desktop, Email và trình duyệt để bạn có thể chia sẻ thông tin

 Nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày của nhân viên với các chức năng như theo dõi tác vụ sựn kiện, văn bản, lịch làm việc, khảo sát và thảo luận

 Cung cấp cơ chế phân quyền người sử dụng trên tài nguyên, nội dung và trao dổi thông tin với ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office như Excel và word bằng trình duyệt, nhằm đảm bảo dữ liệu được sử dụng vào mục đích đem lại lợi nhuận kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp

 Cho phép kiểm soát dữ liệu trong quá khứ bằng cách xác định người đã tạo

ra, xóa hay cập nhật thông tin Bạn có thể dễ dàng triển khai ứng ụng

Sharepoint ở dạng Internet và Intranet

 Người sử dụng có thể thay đổi giao diện, tạo lien kết dữ liệu giữa các thành phần với nhau và tạo ra các góc nhìn(view) khác nhau trong chế độ thi hành

 Cung cấp dịch vụ tìm kiếm dữ liệu trong từng thành phần và cả tìm nội dung toàn văn bản ứng dụng Sharepiont giúp bạn lưu trữ, sắp xếp và lọc dữ liệu theo tiêu chí tùy chọn

 MOSS là hệ thống cho phép mở rộng các thành phần thông qua trình duyệt bạn có thể them, loại bỏ web part của Sharepoint hay Custom control viết bằng ngôn ngữ lập trình NET

 Bạn có thể sử dụng Microsoft Office Sharepoint Designer để thiết kế lại giao diện và bố cục của Sharepiont site, đồng thời sử dụng điều khiển ASP.NET để trình bày dữ liệu dưới nhiều hình thức khác nhau

 MOSS còn cho phép tương tác dữ liệu với các loại cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, Excel, SQL server, XML…

 Với danh sách các dịch vụ web services mà MOSS cung cấp, bạn có thể sử dụng để làm việc với dữ liệu MOSS thay vì sử dụng mô hình đối tượng

(Object Model)

1.3 Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS)

1.3.1 Cài đặt Internet Information Services (IIS)

1.3.2 Cài đặt Microsoft Net Framework 3.0 or higher

1.3.3 Cài đặt SQL server 2005 or SQL server 2003 SP3

1.3.4 Cài đặt Microsoft Sharepoint Server MOSS

Cấu trúc và quản lý site trong MOSS

2.1 Danh sách sharepoint site mẫu

Sharepoint cung cấp nhiều Sharepoint site Template cho phép bạn chọn khi tạo mới

Sharepoint Site Mỗi template có gaio diện khác nhau nhằm giúp cho người sử dụng thiết kế ứng dụng phù hợp với mục tiêu của mình

Mục đích của việc sử dụng các Sharepoint site template là giúp cho bạn dung Sharepoint List có sẵn theo mẫu tương ứng thay vì tốn nhiều thời gian để thiết kế chúng

Khi tạo mới Sharepoint Site, bạn có thể tìm thấy danh sách template có sẵn được chia thành

4 phần như hình 2.1

Hình 2 1: Danh sách sharepoint site template

Trong trường hợp bạn xuất (save site as template) hay nhập (Import) những sharepoint site template khác ngoài danh sách trình bày ở trên, bạn có thể chọn nhóm 5 là nhóm Custom

Hình 2 2: Sharepoint site template do người dùng tạo ra

khi tạo thành công, bạn có thể thấy giao diện của ứng dụng Team site như hình 2.3

Hình 2 3: Giao diện của Team site template

Nếu bạn chọn blank site, sau khi tạo xong thì nó có giao diện như hình 2.4

Hình 2 4: Giao diện Blank site template

2.1.1.3 Document workspace

Document Workspace là sharepoint dùng để quản lý nhiều dạng tệp tin như là: word, excel, powerpoint Nhiều người sử dụng có thể sử dụng trên một tệp tin, đồng thời cho phép lưu lại lịch sử thay đổi của chúng

Để tạo Document Workspace Site, bạn chọn vào Document Workspace template, sau khi tạo thành công, Site này có giao diện như hình 2.5

Hình 2 5: Giao diện của Document workspace template

Blog site là template dùng để tạo ứng dụng sharepoint site dạng nhật ký đăng ký thông tin

cá nhân, đồng thời cho phép người dùng truy cập và ghi lại cảm tưởng

Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý chủ đề do mình đăng trên sharepoint site cùng với những chú thích mà người sử dụng cung cấp cho mỗi tiêu đề đó

Ví dụ, sau khi tạo mới Blog site, giao diện của nó trình bày với nhóm tiêu đề và tiêu đề mặc định như hình 2.7

Hình 2 7: Giao diện của Blog site template

2.1.2 Nhóm ứng dụng Meetings

Nhóm Meetings bao gồm các template như: Basic meeting, workspace, decision meeting workspace, social meeting workspace và Multipage Meeting workspace Đây là nhóm ứng dụng dạng trao đổi thông tin thảo luận nhóm

Việc khởi tạo các site trong nhóm này và giao diện của giao diện sau khi khởi tạo thành công cũng giống như nhóm ứng dụng Collaboration, ở đây mình chỉ xin nêu ra khái niệm và chức năng của mỗi template trong nhóm Meetings

2.1.2.1 Basic meeting workspace

Basic Meeting Workspace là template dùng để tạo sharepoint site bao gồm những bảng kế hoạch, tổ chức và theo dõi công việc ở mức độ cơ bản cho buổi hội nghị hay hội thảo với sự tham dự của nhiều thành viên

Loại ứng dụng này cho phép bạn thiết lập thư viện quản lý các thành phần như: Mục tiêu thảo luận(Object), nhân vật tham gia(Attendees), lịch trình làm việc cụ thể(Agenda) và thư viện văn bản(Document Library)

2.1.2.2 Decision meeting workspace

Decision Meeting Workspace là template dạng ứng dụng, cung cấp không gian trên cho phép thành viên trong nhóm có thể xem xét hay cân nhắc những quyết định hoặc các văn bản liên quan đến buổi hội nghị hay hội thảo

Tương tự như trên template chứa đựng danh sách các thành phần sharepoint list có sẵn như: Object, Attendees, Agenda và Document Library, bản phân tích công việc(Tasks) và danh sách quyết định(Decisions)

2.1.2.3. Social meeting workspace

Social Meeting Workspace là template dùng để tạo sharepoint site cung cấp công cụ cho nhu cầu gặp mặt, trình diễn nét nổi bật của buổi thảo luận hay những hình ảnh minh họa cho sự kiện

Ngoài ra, template này cũng chứa đựng danh sách các thành phần sharepoint list và

sharepoint web part như: Attendees, hướng dẫn(Directions), hình ảnh và logo(Image/Logo), nội dung trình bày(Things to Bring)

2.1.2.4 Multipage meeting workspace

Multipage Meeting Workspace là template dạng ứng dụng cung cấp tất cả những chức năng

cơ bản mà thành viên trong nhóm có thể dùng để tạo ra bảng kế hoạch, sơ đồ tổ chức và theo dõi những cuộc hội họp hay hội thảo của họ thông qua nhiều trang

Đối với loại template này, bạn cũng có thể sử dụng các thành phần sharepoint list như: Object, Attendees, Agenda…

2.1.2.5 Blank meeting workspace

Nếu các biểu mẫu ứng dụng sharepoint template vừa trình bảy ở trên không thỏa mãn yêu cầu, bạn có thể sử dụng Blank Meeting Workspace template để tự mình thiết kế dạng ứng dụng riêng

Bằng cách này, bạn có thể tạo ra các sharepoint list có cấu trúc theo tùy ý rồi xây dựng sharepoint web part để trình bày dữ liệu theo yêu cầu thiết kế

2.1.3 Nhóm ứng dụng Enterprise

Nhóm Enterprise cung cấp nhiều loại sharepoint site template phục vụ cho nhu cầu quản trị thông tin doanh nghiệp Chúng bao gồm các loại như: Document Center, Records Center, Personalization site, Site Directory…

2.1.3.1. Document center

Document Center là template cho phép bạn tạo ra sharepoint site dùng để quản lý công

việc, thông báo quản lý tài liệu, tệp tin văn bản

Tuy nhiên, sau khi tạo xong sharepoint site, bạn cũng có thể tạo them các sharepoint list và thiết kế sharepoint web part riêng thay vì chỉ sử dụng các thành phần mặc định có sẵn

2.1.3.2 Record center

Records Center là template cho phép bạn tạo ứng dụng sharepoint site dùng để ghi thông báo gửi ghi chép sắp tới phù hợp với thư viện văn bản Với mỗi loại hồ sợ trong danh sách, bạn cần chỉ định tiêu đề và diễ giải cùng với điểm nơi mà bạn thực hiện ghi chép

2.1.4 Nhóm ứng dụng Publishing

Khác với 3 nhóm sharepoint site template vừa trình bày ở trên, nhóm publishing là

sharepoint site cho phép bạn thiết kế giao diện và cung cấp nội dung sau đó công bố cho mọi thành viên

Có 3 loại template thuộc nhóm này là Publishing Site, publishing site with workflow và New site

2.1.4.2. Publishing site with workflow

Publishing site with workflow là template cho phép bạn tạo mới sharepoint, sau đó công bố trang web theo lịch trình cụ thể và được người có thẩm quyền quyết định

Chẳng hạn, sau khi tạo thành công sharepoint site, bạn có thể thiết kế nội dung trang chủ

và chọn nút “Submit for Approval”, sẽ có giao diện yêu cầu cung cấp thông tin bật ra

2.1.4.3. New site

New site là template cho phép bạn tạo sharepoint site trình bày tin tức và sự kiện

Tương tự như hai loại trên, bạn có thể thiết kế nội dung, thêm vào hay loại bỏ sharepoint web part trên trang chủ của new site

2.2 Cấu trúc của sharepiont site

Như đã giới thiệu ở chương 1, sau khi cài đặt và tạo web application trong MOSS, thì

sharepoint site mặc định có đường dẫn tới: http://computer name/Pages/Default.aspx được cấu hình trên cổng 80

Bạn cũng có thể tạo mới web application với port tùy ý, sau khi tạo thành công Sharepoint web application, để có thể sử dụng bạn phải tạo sharepoint site(Site collection)

MOSS có 3 loại Sharepoint Site chính là Sharepoint site mặc định và Sharepoint site dạng

Top-Level, Sharepoint site cá nhân và Sub site

2.2.1 Sharepoint site mặc định

Mỗi sharepoint web application chỉ có duy nhất sharepoint site mặc định, bạn có thể thấy danh sách các Top-level site tạo sẵn là Home, Document Center, Search, New như hình 2.8

Hình 2 8: Giao diện sharepoint site default

Bạn có thể thấy được cấu trúc của Sharepoint site mặc định bằng cách chọn vào liên kết Site Action | Manage Content and Structure, trang trình bày danh sách các thành phần hình 2.9

Hình 2 9: Cấu trúc sharepoint site default

2.2.2 Sharepoint site dạng Top – Level

Như trình bày ở trên, mỗi Sharepoint web application phải có một sharepoint site chính, xuất phát từ sharepoint site chính này, bạn có thể tạo Top-Level site

Chẳng hạn, bạn có thể tạo Sharepoint site dạng Top-Level bằng cách chọn vào liên kết Site Actions | Create site, trang tạo Sharepoint site hiện ra như hình 2.10

Hình 2 10: Cung cấp tên, template cho sharepoint site

Sau khi nhập tên Sharepoint site và tiêu đề, bạn tiếp tục chọn sharepoint site template Trong đó, mỗi sharepoint site template sẽ có giao diện và bố cục khác nhau như đã trình bày trong phần trên

Chẳng hạn, bạn tạo mới sharepoint site có tên TTTN và chọn vào tùy chọn Team site Sau

đó, bạn có thể thấy tiêu đề của Sharepoint site xuất hiện trên phần liên kết và trong danh sách liên kết phái bên trái như hình 2.11

Hình 2 11: Trang chủ của sharepoint tạo mới

Ngoài ra, bạn cũng có thể thấy sharepoint site này xuất hiện trong phần site map của site Directory như hình 2.12

Hình 2 12: Sharepoint site trong directory

2.2.3 Sharepoint site con

Sharepoint site con hay còn gọi là sub site, bạn có thể tạo Sharepoint sub site từ Top-Level site

Chẳng hạn sau khi bạn tạo Top Level site Là TTTN,bạn có thể tạo sharePoint Sub Site bằng cách chọn lists| Create | Site and Workspace, sau đó xuất hiện một trang yêu cầu cung cấp tiêu đề,thông tin,và tên SharePoint site như hình 2.13

Hình 2 13: Site dạng Top – Level

Sau khi bạn tạo SharePoint sub site thành công với tên là TTXN ,thì nó sẽ tạo ra địa chỉ mặc định là : http://computername/TTTN/TTXN/default.aspx bạn cũng thấy SharePoint Sub site nằm trong phần sites như hình 2.14

Hình 2 14: Sharepoint site sub site

2.2.4 Sharepoint site cá nhân

Mỗi tài khoản khai báo trong sharepoint site đều có một sharepoint site cá nhân bằng cách chọn vào liên kết My site, sau khi tạo thành công có thể thấy như hình 2.15

Hình 2 15: Sharepoint site cá nhân

Để cập nhật thông tin bạn chọn liên kết của tài khoản phía trên rùi chọn MySettings trang chỉnh sửa thông tin sẽ hiện ra như hình 2.16

Hình 2 16: Chỉnh sửa thông tin tài khoản

Tiếp tục bạn chọn Edit Item một trang xuất hiện cho phép bạn nhập thông tin như Mail, Job Title và ảnh cá nhân như hình 2.17

Hình 2 17: Chỉnh sửa thông tin cá nhân

2.3 Quản lý sharepoint site

Sau khi tạo SharePoint thành công, tùy thuộc vào loại sharepoint site mà bạn có trang giao diện mặc khác nhau

Để cấu SharePoint site ,tất cả đêuù bắt đầu từ phần liên kết site action Nếu là sharePoint site mặc định bạn chọn Site Settings|Modify All Site Setting,thì cấu trúc giao diện của nó như hình 2.18

Hình 2 18: Trang cấu trúc sharepoint site

2.3.1 Cập nhật tiêu đề, biểu tượng và diễn giải

Để thay đổi tiêu đề, biểu tượng và diễn giải của Sharepoint site, bạn chọn Site

Settings|Title, Description, and Icon thì trang kế tiếp suất hiện như hình 2.19

Hình 2 19: Thay đổi tiêu đề, biểu tượng và icon

2.3.2 Thay đổi màu nền

Mặc định màu của sharePoint là Default theme tuy nhiên MOSS cung cấp cho chúng ta 18 Site theme khác nhau, bạn có thể thay đổi màu bằng cách chọn Site Settings | Site Theme một trang xuất hiện cho phép bạn chọn màu như hình 2.20

Hình 2 20: Thay đổi màu nền của sharepoint site

2.3.3 Thay đổi cấu hình hệ thống

Bạn cũng có thể thay đổi cấu hình của hệ thống của Sharepoint bằng cách chọn Site

Settings |Regeonal Setting trang đó cung cấp ngôn ngữ và thời gian suấ hiện như hình 2.21

Hình 2 21: Thay đổi cấu hình hệ thống

2.3.4 Danh sách sharepoint site con

Chúng ta cũng có thể biết danh sách sharepoint site dạng top level hay share point site con xuất hiện khi chúng ta chọn Site and Workspaces như hình sau

Hình 2 22: Danh sách sharepoint site

Sharepoint list và kiểu dữ liệu

3.1 Giới thiệu về sharepoint list

Sharepoint dùng cơ sở dữ SQL Server hoặc window Internal Database để lưu chữ dữ liệu do người dùng cung cấp.Nếu bạn đã sử dụng SQL Server hay My SQL, Oracle thì chắc bạn đã biết đến Table Table là đối tượng được sử dụng trong cơ sở dữ liệu và trong Microshoft Office SharePoint Server 2007 và nó cũng được dùng trong sharepoint list

Như vậy khi làm việc với sharepoint list giống như Table trong cơ sở dữ liệu, nó cho phép bạn khai báo cột dữ liệu

Ngoài ra bạn có thể tạo mới, cập nhật, xóa các sharepoint list, sharepoint list do bạn tạo ra

có thể dựa vào một số template mà hệ thống hỗ trợ sẵn hay bạn cũng có thể tạo sharepoint list tùy ý theo phong cách của mình

3.2 Tạo mới sharepoint list

Để tạo sharepoint list, bạn cần xác định loại Template mà sharepoint cung cấp hay từ

sharepoint list tùy ý để phù hợp với mục đích của chúng ta, sau đó bạn chọn Site Action| Create từ hình 3.1

Hình 3 1: Danh sách các sharepoint list

3.3 Các loại sharepoint list

Khi tạo Sharepoint list trong sharepoint Site, bạn có thể chọn 1 số Template mà MOSS cung cấp như: Calendar, Contacts, Tasks Tuy nhiên bạn có thể tạo sharepoint tùy ý bằng cách chọn Cutom Lists

Nhằm phân loại Sharepoint list theo chức năng lưu chữ thông tin, thì có các lạo như sau: Library, Communication, Tracking, Cutoms list và web pages

3.3.1 Library

Library là nhom dùng để lưu chữ các tập tin bao gồm các mẫu như Document Library, Form Library, Wiki page, Picture, Library, Translation Mangement Library, Slide Library

3.3.1.1 Form Library

Dùng để lưu tập tin tạo ra bằng ứng dụng Microsoft Office Infopath Tool

3.3.1.2 Wiki page library

Dùng để lưu trữ thông tin dạng từ điển tra cứu, bạn có thể sử dụng để chia sẻ thông tin dạng tra cứu hay dạng mô tả các chủ đề cho các thành viên Ví dụ bạn tạo các danh sách chủ đề dạng tra cứu như hình 3.2

Hình 3 2: wiki page library

3.3.1.3 Picture library

Nó dùng để lưu các tập tin dạng hình ảnh bạn có thể upload hình ảnh này để trình bày trên website hay sharrepoint list khác, chẳng hạn bạn sử dụng sharepoint để quản tập sách của thư viện như hình 3.3

Hình 3 3: Hình ảnh của quản lý sách

Ngoài ra nó còn cho phép bạn trình bày hình ảnh theo chế độ silide như hình 3.4

Hình 3 4: Trình chiếu hình ảnh

3.3.1.4 Translation management library

Dùng để lưu trữ tập tin liên kết với nhiều tập tin khác, nó được xem như tập tin gốc và các tập tin biên dịch từ tập tin gốc này

Chẳng hạn bạn yêu cầu xem văn bản gốc và văn bản thứ cấp có nguồn gốc từ bản gốc cũng được tải và trình bày như hình sau:

:

Hình 3 5: Hiển thị văn bản gốc và văn bản thứ cấp

Khi làm việc với dạng này bạn cũng có thể quản lý danh sách người dịch ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác trong sharepoint list có tên translators như hình 3.6:

Hình 3 7: Lưu thông tin

Bên cạnh đó nó còn cho phép đính thêm tập tin đi kèm như hình 3.8

Hình 3 8: Tệp tin đính kèm

3.3.2.2 Contacts

Contacts là sharepoint list cho phép lưu chữ danh sách dạng danh bạ, địa chỉ liên hệ …

Ví dụ bạn tạo danh sách sharepoint list có tên Danh sách giáo viên khoa CNTT được trình bày như hình 3.9

Hình 3 9: Danh sách nhân viên

Ngoài ra nó còn cho phép bạn Export danh sách list item của sharepoint list base type bằng

0 ra tập excel bằng cách bạn vào Actions|Export to spreadsheet

Hình 3 10: export sharepoint list ra file excel

Bên cạnh đó nó còn cho phép bạn Edit dữ liệu theo định dạng Excel bằng cách chọn vào liên kết Actions| Edit in datasheet

Hình 3 11: Danh sách trao đổi thông tin

Khi một chủ đề được đăng trên hình sharepoint site,các thành viên có thể trao đổi thông tin như 3.12

Hình 3 12: Trao đổi thông tin

3.3.3 Tracking

Tracking dùng để lưu thông tin để liên kết, lịch trình theo dõi công việc hay khảo sát bao gồm các mẫu: Links, Calendar, Tasks…

3.3.3.1 Link

Links là sharepoint list cho phép lưu danh sách liên kết trong hay ngoài sharepoint site, bạn

có thể sử dụng loại này để cung cấp các liên kết đến các website khác như hình 3.13

Hình 3 13: Danh sách website tham khảo