SugarCRM COMMUNITY EDITION USER GUIDE ppt

Trong khoảng thời gian này, nếu nhân viên không sử dụng chương trình, thì chương trình sẽ tự động thoát ra ngoài màn hình đăng nhập.. trở lại sử dụng chương trình thì bị thoát ra ngoài,

http://onlinecrm.vn

7/18/2012

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

SugarCRM COMMUNITY EDITION USER GUIDE

Mục Lục

1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm 4

2 Hướng dẫn chung 5

2.1 Login 5

2.2 User Modifies 7

2.3 Home 10

2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản 12

2.4.1 Module 12

2.4.2 Màn hình chính 13

2.4.3 Màn hình edit 17

2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết): 18

2.4.5 Action 23

2.4.6 Last Viewed 24

2.4.7 Tìm kiếm toàn cục 24

2.4.8 Tìm kiếm trong module 25

2.4.9 Select 27

2.4.10 Multi select 30

2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản: 31

2.4.12 Field Related to 31

2.5 Import 31

2.6 Export 39

2.7 Delete 46

2.8 Edit 49

3 Hướng dẫn chi tiết 51

3.1 Activities 51

3.1.1 Calendar 51

3.1.2 Calls 56

3.1.3 Meetings 59

3.1.4 Emails 63

3.1.5 Tasks 75

3.1.6 Notes 78

3.2 Sales 80

3.2.1 Accounts 80

3.2.2 Contacts 83

3.2.3 Leads 86

3.2.4 Opportunities 92

3.3 Marketing 97

1.1.1 Targets 99

1.1.2 Target Lists 101

3.3.1 Campaign Email 105

1.1.3 ROI (báo cáo hiệu quả của Campaign) 125

3.4 Support 126

3.4.1 Cases 126

3.4.2 Bug Tracker 129

3.5 Collaboration 132

3.5.1 Projects 132

3.5.2 Documents 133

4 Hướng dẫn mở rộng 136

4.1 Xem lịch giữa các nhân viên 136

4.2 Thay đổi nhanh status sang held 139

1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm

- Tài liệu này được biên soạn và cập nhật trên phiên bản Sugar áp dụng là Sugar Community Edition (CE) 6.3.0,

các phiên bản trước đó hoặc về sau của Sugar có thể có sự khác biệt nhỏ, tuy nhiên sự khác biệt (nếu có) sẽ

không đáng kể

- Các trình duyệt webđược hỗ trợ:

Tên trình duyệt Phiên bản hỗ trợ Link Download

Microsoft Internet Explorer 8.0, 9.0 www.microsoft.com/ie

- Phải chắc chắn rằng Javascript được hỗ trợ và cookie được bật trên trình duyệt mà nhân viên sử dụng Thông

thường, các trình duyệt đều thỏa yêu cầu này

- Mạng Internet sẵn sàng (nếu triển khai trên Internet) hoặc kết nối LAN giữa máy sử dụng và máy chủ (máy cài

đặt ứng dụng) được đảm bảo

- Thời gian của một phiên làm việc mặc định là 24 phút (có thể chỉnh thông số này trong file php.ini) Trong

khoảng thời gian này, nếu nhân viên không sử dụng chương trình, thì chương trình sẽ tự động thoát ra ngoài màn

hình đăng nhập Để tránh các trường hợp mất dữ liệu đáng tiếc xảy ra (vd: đang nhập liệu rồi bỏ ra ngoài sau đó

trở lại sử dụng chương trình thì bị thoát ra ngoài), nhân viên lưu ý trường hợp không sử dụng chương trình trong

thời gian dài thì nên lưu màn hình đang làm việc lại và thực hiện thoát khỏi chương trình nhằm bảo đảm an toàn

dữ liệu

2 Hướng dẫn chung

2.1 Login

- Để sử dụng các chức năng của chương trình thì thao tác đầu tiên là phải login vào hệ thống Phần nội dung này

hướng dẫn thao tác login vào hệ thống

Nội dung hướng dẫn: Đăng nhập vào hệ thống

Người sử dụng: Tất cả nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên đăng nhập vào hệ thống với username và password hiện tại

1 B1: Truy cập địa chỉ của phần mềm

B2: Nhập Username và Password

B3: Nhấn Log In để đăng nhập

+ User Name: Tên đăng nhập

+ Password: Mật khẩu

+ Forgot Password: Trường hợp quên mật khẩu thì nhấn vào đây để

thực hiện lấy lại mật khẩu

Kết quả: Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống

Lưu ý: nếu đăng nhập lần đầu chương trình xuất hiện màn hình chọn múi giờ người dùng Múi giờ đề nghị là

Asian/SaiGon (GMT+7)

2.2 User Modifies

Thông tin người dùng bao gồm:

- Username: Tên đăng nhập

- Password: Mật khẩu login vào chương trình

Nội dung hướng dẫn: Chỉnh sửa thông tin người dùng

Người sử dụng: Tất cả nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa thông tin của mình trên hệ thống

No# User Actions Actions Of Application

1 B1: Sau khi login xong, nhấn

vào link là tên người dùng ở

phía góc trên bên phải màn

hình đăng nhập

B2: Nhập thông tin cần chỉnh

sửa

B3: Nhấn Save

2.3 Home

Kết quả: Chỉnh sửa thông tin người dùng

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình Trang chủ của người dùng

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên cấu hình Trang chủ của người dùng

No# User Actions Actions Of Application

Module, Biểu đồ, Công cụ ta

muốn hiển thị ra Trang

Chủ

- Đối với tab web ta có thể

điền đường dẫn của một

trang web để hiển thị tại

Trang Chủ

2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản

- Để việc sử dụng phần mềm được dễ dàng và hiệu quả, bạn cần nắm được những kỹ thuật sử dụng phần mềm

2.4.1 Module

- Call, Meeting, Account… được gọi là module

Ví dụ để vào một module cuộc gọi bạn vào Activities  Calls

B3: Để Reset lại Cấu hình

của Module Trang chủ ta

nhấn vào tên người dùng

- Là màn hình chứa danh sách các đối tượng (ví dụ đối tượng là sản phẩm thì chứa danh sách sản phẩm, đối tượng

là khách hàng thì chứa danh sách khách hàng) và khu vực tìm kiếm

- Là màn hình xuất hiện khi vào một module, hoặc khi nhấn View + tên module

2.4.3 Màn hình edit (màn hình chỉnh sửa, tạo mới)

- Màn hình edit được sử dụng để tạo mới một đối tượng hoặc để chỉnh sửa đối tượng đã được tạo

- Ví dụ:

2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết):

- Màn hình detail được sử dụng để chứa thông tin của một đối tượng

- Màn hình này xuất hiện sau khi tạo một đối tượng, hoặc khi nhấn vào tên của đối tượng trong màn hình List

view

- Màn hình detail gồm 2 phần: thông tin cơ bản và thông tin hoạt động

Ví dụ: nếu đối tượng là khách hàng (account)

Thông tin cơ bản bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, điện thoại, địa chỉ…

Thông tin hoạt động bao gồm: các hoạt động liên quan đến khách hàng đó:

 Các cơ hội mà khách hàng này đem lại

 Hoạt động chăm sóc liên quan đến khách hàng này…

Lưu ý: Trong thông tin hoạt động, có các subpanel

Các thao tác được hiển thị trên thanh thao tác:

2.4.8 Tìm kiếm trong module

Trong mỗi module có 2 cách tìm kiếm: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao

Mặc định khi vào một module sẽ xuất hiện màn hình tìm kiếm cơ bản, để chuyển qua màn hình tìm kiếm nâng

cao, nhấn Advanced Search

Nếu đang ở màn hình tìm kiếm nâng cao, để quay về màn hình tìm kiếm cơ bản, nhấn Basic Search

- Lưu ý: để reset lại danh sách sau khi tìm kiếm, nhấn sau đó nhấn

2.4.9 Select

- Ví dụ trong màn hình tạo Contact có field Account

Việc này giúp xác định người liên hệ/đại diện thuộc công ty/ khách hàng

Để làm được điều này, bạn thực hiện như sau:

B1: Nhấn vào nút

Lúc này sẽ có một cửa sổ mới (cửa sổ này còn được gọi là màn hình pop up) hiện ra

B2: Trong màn hình pop up bạn nhấn vào tên account

B3: Lúc này ở field Khách hàng, tên Khách hàng sẽ được điền

B4: Nếu bạn muốn xoá tên khách hàng, bạn nhấn vào nút

Áp dụng tương tự khi select ở subpanel

2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản:

Khi tìm kiếm, nếu bạn không nhớ chính xác từ, bạn có thể thêm dấu % trước từ đó

Lưu ý khi tìm kiếm mã, thì phải nhập chính xác mã mới tìm kiếm được

Ví dụ, bạn không nhớ hết họ tên của khách hàng, mà chỉ nhớ tên khách hàng là Ngọc Hằng, thì bạn có thể nhập

2.4.12 Field Related to

Các field này xuất hiện trong các module Call, Meeting, Task…

Ví dụ thực hiện trong module Task

Chọn đối tượng liên quan đến tác vụ này Ví dụ bạn xử lý hồ sơ của khách hàng  bạn nhấn nút sổ xuống và chọn

là Account Sau đó bạn nhấn nút mũi tên để chọn Khách hàng này là khách hàng nào

- Targets

- Những hoạt động như: Calls, Meetings, Tasks, Note

Lưu ý:

- Module Document (Tài Liệu) không có chức năng nhập dữ liệu (Import)

- Luôn phải import dữ liệu của Account trước rồi sau đó mới import Contact, Lead, dữ liệu khác

- Phải chuẩn hóa file import trước khi thực hiện import (Bao gồm việc chuẩn hóa file excel và chuyển

file excel sang file txt)

Nội dung hướng dẫn: Thêm Dữ Liệu Từ File

Người sử dụng: Tất cả nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên nhập dữ liệu từ file CSV

Chuyển file excel thành file txt để

import (Vì không thể import trực

tiếp file excel):

B1: Mở file excel bạn muốn import

B2: Chọn Save as

B3: Nhập tên file, chọn Save as Type

là Unicode Text

B4: Nhấn Save

B5: Nhấn Yes

B6: Mở file txt vừa được tạo, nhấn

File, chọn Save as

B7: Nhập tên file mới, chọn

Encoding là UTF-8

B8: Nhấn Save

1 Ví dụ thao tác trên module Khách

hàng (Các module còn lại thực hiện

tạo thêm dữ liệu hoặc tạo mới dữ

liệu Sau đó chọn Next

B4: Nhấn vào nút View Import File

Propertives Check chọn Header

Row

B5: Nhấn Next

B6: Sau đó tùy chỉnh các Trường dữ

liệu tương ứng với Dòng Tiêu Đề

Nhấn Tới (đối với module Công Ty,

Khách Hàng )/ Nhấn Tiến Hành

Nhập Dữ Liệu (đối với các module

còn lại)

Lưu ý: Module Account còn có thêm

bước kiểm tra trùng

B7: Nhấn Import Now

- Bạn kéo tiêu chí kiểm tra trùng từ ô Fields to Check sang ô Available Fields

2.6 Export

SugarCRM cho phép xuất tất cả trường dữ liệu ra file CSV Chúng ta có thể sử dụng MS Excel/Notepad/OpenOffice

để đọc file này

Kết quả: Import dữ liệu thành công

Nội dung hướng dẫn: Xuất dữ liệu

Người sử dụng: Tất cả nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên Xuất dữ liệu ra file CSV

1 Ví dụ thao tác trên module Khách

hàng:

B1: Vào Sales  Accounts (các

module khác thực hiện tương tự)

trang này), Select All (chọn tất cả

các dòng dữ liệu), Deselect All (bỏ

chọn tất cả các dòng dữ liệu)

B3: Nhấn Action Export

B4: Lưu lại file vừa xuất ra (Đối với

các module còn lại thì tương tự)

Mở tài liệu bằng excel và notepad

Khi xuất dữ liệu nếu nội dung có

chứa tiếng Việt thì sẽ gặp tình trạng

bị lỗi font khi mở file vừa xuất trong

Excel Vì thế bạn thực hiện thêm

những bước sau:

B1: Click chuột phải vào file mới lưu,

chọn Open With, chọn Notepad

B2: Tại màn hình Notepad, chọn

menu File, Save As

+ File name: Account.xls

+ Save as type: All types

+ Encoding: UTF-8

B3: Nhấn Save

Mở tài liệu bằng OpenOffice

B1: Mở openoffice

B2: Chọn Spreadsheet

B3: Chọn File  Open

B4: Chọn file csv mới được save

Nhấn Open

B5: Trong phần Text Import:

+ Character set: Unicode (UTF-8)

+ Check chọn Comma

B6: Nhấn OK

B7: Chọn File  Save As

B8:

+ File Name: Nhập tên file

+ Save as type: Microsoft Excel

97/2000/XP (.xls) (*.xls)

Nhấn Save

Kết quả: Xuất dữ liệu thành công ra file CSV

2.7 Delete

- Thao tác xóa được thực hiện giống nhau trong các module

- Ví dụ thực hiện sử dụng trong module Cuộc Gọi (Call)

Nội dung hướng dẫn: Xóa Cuộc Gọi

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xóa thông tin một Cuộc Gọi

1 B1: Check để chọn Call bạn muốn

xóa (có thể chọn 1 hoặc nhiều Call)

Nếu đang ở màn hình detail của

Call bạn muốn xóa

Nhấn Delete

Kết quả: Nhân viên có thể xóa Call

2.8 Edit

- Thao tác sửa được thực hiện giống nhau tại tất cả module

Nội dung hướng dẫn: Sửa thông tin Cuộc Gọi

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên sửa thông tin một Call (Cuộc Gọi)

Nếu đang ở màn hình detail

Nhấn nút Edit

Kết quả: Nhân viên có thể sửa Call

3 Hướng dẫn chi tiết

3.1 Activities

3.1.1 Calendar

- Sử dụng lịch để xem trong ngày/tuần/ tháng/ năm bạn có cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào

Nội dung hướng dẫn: Xem lịch

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem lịch

Activities  Calendar

1 Xem lịch theo ngày:

Bạn nhấn vào nút

Màn hình của Lịch theo ngày:

Những tác vụ/cuộc gọi/cuộc họp của bạn sẽ được liệt kê cụ thể theo từng giờ

2 Xem lịch theo tuần/tháng:

3 Xem lịch theo năm

Bạn nhấn vào nút

Để xem công việc trong một ngày cụ thể, bạn nhấn vào ngày trong một tháng

Kết quả: Nhân viên có thể xem lịch

3.1.2 Calls

Module Call được sử dụng cho 2 mục đích:

- Lưu thông tin cuộc gọi đã nhận được: (ví dụ khách hàng gọi điện thoại đến để hỏi thông tin căn hộ)  Bạn

tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là Held (đã thực hiện)và Inbound (từ bên ngoài gọi đến)

- Lưu thông tin cuộc gọi sẽ thực hiện: (ví dụ bạn lên kế hoạch ngày 20 sẽ gọi điện hẹn khách hàng lên bổ sung

hồ sơ)  Bạn tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là planned (lập kế hoạch) và Outbound (gọi ra ngoài) Và khi

tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc gọi này, bạn vào cuộc gọi chuyển trạng thái từ planned sang held để ghi

nhận cuộc gọi này đã hoàn thành

Nội dung hướng dẫn: Thêm Call

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang cuộc gọi và thêm Call

Vào Activities  Calls

1 Thêm Call:

B1: Chọn Log Call

B2: Điền các thông tin

Màn hình của Create Call:

B3: Nhấn Save

- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào

- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không thì có thể bỏ trống

+ Subject: Chủ đề của cuộc gọi

+ Status: Trạng thái của cuộc gọi (planned: lập kế hoạch, held: đã thực

hiện, not held: không thực hiện)

+ Start Date & Time: Ngày giờ bắt đầu thực hiện cuộc gọi

+ Duration: Thời gian thực của cuộc gọi

+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến cuộc gọi (account, contact …) + Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin

của cuộc gọi thì check vào checkbox này

+ Description: Mô tả ngắn gọn về cuộc gọi

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Call

3.1.3 Meetings

Module Meeting được sử dụng cho 2 mục đích:

- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp đã thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là held (Đã thực

hiện)

- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp sẽ thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là planned (lập kế

hoạch) Và khi tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc họp này, bạn vào cuộc họp chuyển trạng thái từ planned

sang held để ghi nhận cuộc họp này đã hoàn thành

Nội dung hướng dẫn: Thêm Meeting

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin một Meeting

Vào Activities  Meetings

1 Thêm Meeting:

B1: Chọn Schedule Meeting

Màn hình của Create Meeting:

B2: Điền các thông tin

- Các trường có dấu * bắt buộc phải điền thông tin

- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có thể bỏ trống và cập nhật sau

+ Subject: Chủ đề của Meeting

+ Status: Trạng thái của Meeting (planned: lập kế hoạch, held: đã

thực hiện, not held: không thực hiện)

+ Start Date: Ngày giờ bắt đầu thực hiện Meeting

+ Duration: Khoảng thời gian của Meeting

+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến Meeting (contact, account…) + Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin

của Meeting thì check vào checkbox này

+ Description: Mô tả ngắn gọn về Meeting

B2: Sau khi Search, kết quả hiện thông tin bên dưới, bạn nhấn Add ở

người muốn mời

B3: Danh sách những người tham gia buổi meeting sẽ được hiển thị ở

phần Scheduling

3.1.4.1 Email Config

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình một tài khoản thư điện tử

Người sử dụng: Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang thư điện tử đề cấu hình thư điện tử

1 Vào Activities  Emails

2 Cấu hình tài khoản Emails:

B1: Nhấn button Settings

Màn hình của Settings:

B2: Nhấn tab Mail Accounts

B3: Tại Mail Account nhấn Add

B4: Nhập các thông tin vào

B5: Nhấn Done

- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào

- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không có có thể bỏ trống