Giáo trình lập trình quản lý pot

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể mở nhanh một file cở sở dữ liệu của Access mà ta sử dụng gần đây hoặc các file cơ sở dữ liệu đã tồn tại trên đĩa..  Từ màn hình gia

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Lời nói đầu

Trong thời đại “kỹ thuật số” ngày nay, máy tính trở thành một công cụ hỗ trợ tích cực không thể thiếu trong mọi lĩnh vực Đặc biệt đối với người làm công tác quản lý, máy tính trở thành một thiết bị cần thiết hành đầu cho người dùng

Hiện tại có rất nhiều phần mềm thuộc hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất mạnh và tiện ích Việc lựa chọn phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để thiết kế chương trình quản lý cho công việc của bạn là quan trọng Nó quyết định sự phát triển cho hệ thống tổ chức quản lý thông tin trên máy vi tính của công ty bạn

Giáo trình này giới thiệu cho các bạn phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 – một phần mềm với tính năng nổi trội là tiện ích, dễ sử dụng Tuy nhiên Microsoft Office Access 2007 cũng chỉ dừng lại

ở mức độ “Office”; Nó chỉ phù hợp cho việc thiết kế các chương trình quản lý ứng dụng ở mức độ vừa phải và tính bảo mật không khắc khe lắm

Giáo trình Lập trình Quản lý với Microsoft Office Access nhằm giúp cho các bạn có thể tự học, tự nghiên cứu làm chủ được công việc của mình trong việc thiết lập một chương trình quản lý bằng Microsoft Office Access

2007

Mặc dù, đã cố gắng biên soạn nhằm giúp cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất, dễ hiểu nhất Song chắc chắn rằng cuốn giáo trình này không tránh khỏi những sơ sót Tác giả chân thành mong nhận được nhiều sự đóng góp của bạn đọc và đồng nghiệp để cuốn giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn

Cuối cùng xin chúc các bạn thành công trong việc sử dụng phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 để xây dựng thành công các chương trình ứng dụng quản lý trong công việc của mình

TP Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2009

Bài 1 TỔNG QUAN VỀ ACCESS

2007

1.1 KHÁI NIỆM HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ

thơng tin về một tổ chức nào đĩ (như một trường đại học, một ngân hàng, một cơng

ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ như đĩa từ, băng từ …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thơng tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau

- Mơ hình CSDL quan hệ: Theo mơ hình này, dữ liệu bên ngồi được đưa vào

máy tính thể hiện trong các bảng Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dịng Mỗi cột cĩ một tên duy nhất mơ tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trường hoặc vùng (field) Mỗi dịng mơ tả thơng tin chi tiết về các thuộc tính của một

đối tượng cụ thể trong quản lý gọi là một bản ghi hay một bộ (Record)

- Hệ Quản Trị CSDL quan hệ: là phần mềm dùng để tạo lập CSDL theo mơ hình

CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đĩ

1.2 GIỚI THIỆU ACCESS 2007

1.2.1 XUẤT XỨ

Access 2007 là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System : RDBMS) chạy trên mơi trường Windows 2000 trở lên thuộc

bộ Office 2007 do hãng phần mềm MicroSoft sản xuất

Đây là một phần mềm chuyên dùng trong quản lý, là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính theo mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ thực thể kết hợp

Hình 1.1: Giới thiệu Microsoft Access 2007

1.2.2 BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI ACCESS 2007

1.2.2.1 Khởi động Access 2007

Sau khi khởi động ta có màn hình giao diện làm việc giữa người sử dụng với Access

2007 như sau:

Hình 1.5 :Màn hình làm việc đầu tiên giữa người sử dụng với Access 2007

1.2.2.2 Làm việc với trang Getting Started

Trong trang mở màn bắt đầu làm việc với Access 2007 nó phục vụ cho người dùng ba mục đích sau:

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể làm việc với Office Online Website của hãng Microsoft về những vấn đề liên quan đến phần mềm Microsoft Access 2007 nếu máy bạn có kết nối với Internet

Ta có thể Click chuột vào một trong những liên kết sau đây để đọc các thủ thuật hữu ích từ Office Online Website của hãng Microsoft

Hình 1.5.1 :Màn hình Office Online Website của Microsoft Access 2007

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng có thể mở nhanh một file cở

sở dữ liệu của Access mà ta sử dụng gần đây hoặc các file cơ sở dữ liệu đã tồn tại trên đĩa

Hình 1.5.2 :Màn hình để chọn mở một file cơ sở dữ liệu của Access 2007

 Từ màn hình giao diện ban đầu này người dùng cũng có thể Click chuột vào mục Blank Database để tạo một file cơ sở dữ liệu mới của Access

Hình 1.5.3 :Mục để Click vào tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới trong Access

1.2.2.3 Giới thiệu về các khuôn mẫu (Templates) trong Access 2007

Các template là các cơ sở dữ liệu đã tạo sẵn Các template nhằm mục đích giúp người dùng tiết kiệm công sức để tạo các cở sở dữ liệu của mình và cho phép ta có

thể đi thẳng đến giai đoạn tinh chỉnh và nhập dữ liệu thông qua bốn chủ đề chính

Hình 1.5.4 :Mục để Click vào tạo ra một file cơ sở dữ liệu mới theo chủ đề

- Business: Chủ đề quản lý trong thương mại

- Personal: Chủ đề quản lý về nhân sự

- Sample: Một số mẫu ví dụ minh họa

- Education: Chủ đề quản lý trong giáo dục

Ta có thể Click chuột vào một tên file cần mở hoặc Click chuột vào “More” để

mở các file đã tồn tại khác

a) TẠO TẬP TIN CSDL MỚI

 Trong màn hình Getting Started Click chuột vào nút Blank Database

Hình 1.6 : Màn hình khi Click chọn Blank Database

 Trong hộp thoại File Name gõ vào tên file cần tạo (kể cả đường dẫn nếu cần thiết hoặc Click vào biểu tượng folder bên phải để chọn folder chứa file CSDL mới) Mặc định khi một file Access 2007 mới được tạo lập nó sẽ

tự động có tên là DatabaseX.accdb được lưu trữ trong My Documents trên máy của bạn Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access sẽ được chứa

đựng trên một file duy nhất có phần mở rộng là accdb thay cho phần mở rộng mdb mà các phiên bản Access trước đó sử dụng (Chú ý: Access 2007

có thể mở và làm việc với một file có phần mở rộng là mdb của các phiên bản Access trước 2007)

Hình 1.7 : Hộp thoại dùng xác định tên và vị trí lưu tập tin CSDL mới

 Click chuột vào nút OK để tạo lập

b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ

Hình 1.8 : Chọn mở file CSDL đ c ở mục Open Recent Database

 Từ màn hình Getting Started ta có thể mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được tạo trước đó Trong khung liệt kê danh sách các tập tin đã được thao tác gần đây (recently files) để lựa chọn mở nhanh lại, hoặc Click vào More Files để mở hộp thoại Open, lựa chọn các tập tin khác để mở Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, Click nút Open

Hình 1.9 : Hộp thoại Open để chọn tập tin cần mở

Hình 1.10 : Màn hình làm việc khi một File cơ sở dữ liệu của Access đang mở

Chú ý: Trong màn hình 1.10 ta thấy có một thông báo lạ là:

Hình 1.11 : Dòng cảnh báo của Access khi mở một file CSDL đ có sẵn

Nếu giữ dòng cảnh báo này thì Access sẽ không cho ta sử dụng những thao tác can thiệp thay đổi dữ liệu trong file CSDL này Việc này ta sẽ thấy rõ khi chạy các Action Query để thay đổi dữ liệu trong Table hoặc các Action có khả năng làm thay đổi dữ liệu của Macro Để ta có toàn quyền can thiệp vào dữ liệu của file đang mở, từ hình 1.11 ta Click chuột vào nút Options sau đó chọn Enable this content và Click chuột vào nút OK

Hình 1.12 : Hộp thoại xuất hiện khi Click chuột vào nút Options

1.2.3 MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA ACCESS 2007

Sau khi khởi động Access, cửa sổ chính Access xuất hiện như sau:

Hình 1.13: Màn hình làm việc của Microsoft Access 2007

Trong màn hình của một file cơ sở dữ liệu ta có giao diện bao gồm các thành phần chính như sau:

 Nút Office nằm ở góc trên trái của màn hình dùng để kích hoạt

Menu chính

Hình 1.13.1: Menu chính xuất hiện khi Click chuột vào nút Office

 Thanh công cụ Quick Access: Xuất hiện ở trên cùng màn hình chứa các nút

công cụ chính để làm việc với File cơ sở dữ liệu của Access

Hình 1.13.2: Thanh công cụ Quick Access

 Thanh công cụ Ribbon: Xuất hiện ở phía trên màn hình gom nhóm các lệnh của Access lại với nhau Thanh ribbon này cho phép ta thực hiện các tác vụ khác nhau lên file cơ sở dữ liệu

Hình 1.13.3: Thanh Ribbon

 Khung định hướng: Nằm dọc bên trái màn hình cho phép ta thu gọn hoặc khai triển để quan sát và làm việc với các đối tượng chứa trong file cơ sở

dữ liệu đang làm việc

Hình 1.13.4a Khung định hướng

khi đang thu gọn Hình 1.13.4b.Khung định hướng khi được khai

Hình 1.13.4c:Các chọn lựa

khi Click chuột vào nút xổ

xuống trong khung định

hường

Các mục chọn của Navigate To Category

 Custom: Các đối tượng bên trong khung

hiển thị theo sự lựa chọn của người sử dụng

 Object Type: Các đối tượng trong khung

sắp xếp theo kiểu đối tượng

 Tables and Related Views: Các đối tượng

bên trong khung sắp xếp theo mối quan hệ của các đối tượng khác với từng Table

 Created Date: Các đối tượng bên trong

khung sắp xếp theo ngày giờ tạo lập

 Modified Date: Các đối tượng bên trong

khung sắp xếp theo ngày giờ cập nhật

Các mục chọn của Filter by Group

 Tables: Trong khung chỉ hiển thị tên các

1.3 KH I NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

1.3.1 TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU

Microsoft Access 2007 làm việc với tập tin CSDL (Database) có phần mở rộng là accdb Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin liên quan đến một chủ đề quản lý nào

đó

1.3.2 C C TH NH PHẦN CHÍNH TRONG TẬP TIN CSDL

 TABLES : (Bảng dữ liệu) là thành phần cơ bản quan trọng nhất của CSDL;

Nó được thiết kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một Table Tùy theo mỗi chương trình quản lý của

ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa

thông tin tương ứng Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc

Hình 1.14: Cơ sở dữ liệu BANHANG.Accdb chứa Table T_HosoNV

 QUERIES : (Bảng truy vấn) Là công cụ dùng để truy vấn dữ liệu và thực hiện các thao tác trên dữ liệu của Table Nó còn được sử dụng để làm nguồn dữ liệu cung cấp cho Form và Report có tính định dạng cao hơn Table

Hình 1.15: Query Q_Chamcong

 FORMS : (Biểu mẫu) Là công cụ dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, theo dõi dữ liệu hoặc thiết kế màn hình giao diện giao tiếp giữa chương trình quản

lý với người sử dụng thông qua các màn hình điều khiển hoạt động của

 REPORTS : (Báo biểu) Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu từ Table hoặc là dữ liệu kết quả của Query để tạo ra các bảng thống kê báo cáo hoặc các nhãn biểu có thể xem trên màn hình hoặc in ra máy in Báo cáo trong report có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị,

Hình 1.17.1: Report R_Chamcong in bảng chấm công hàng tháng cho nhân viên

Hình 1.17.2: Report R_theNV in bảng thẻ của từng nhân viên căn cứ vào dữ liệu

chứa trong Table T_hosoNV

 MACROS : (Tập lệnh) Là công cụ để tạo ra các tập lệnh (Actions) nhằm tự động hoá các thao tác thường ngày thay vì phải lặp lại một cách nhàm chán, tốn thời gian Khi chạy một macro, Access thực hiện tự động hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro Công cụ của Access giúp tạo các hành

động đơn giản khi xây dựng ứng dụng mà không cần dùng ngôn ngữ lập trình

Hình 1.18 : Một macro gồm 3 thao tác

 MODULES : Một dạng tự động hoá cao cấp và chuyên sâu hơn macro Đó là những hàm và thủ tục riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ Visual Basic (VBA : Visual Basic for Application), dành cho các lập trình viên quản lý Ý nghĩa chung khi sử dụng tập lệnh hoặc bộ mã lệnh là để liên kết các thành phần khác nhau trong tập tin cơ sở dữ liệu Access lại với nhau, nhằm tự động hoá các thao tác cần thiết khi có tác động của người sử dụng

Hình 1.19 : Màn hình hiển thị các thủ tục và hàm trong bộ m lệnh

1.3.3 C C THAO T C TR N FILE CSDL

a) TẠO MỚI TẬP TIN CSDL

- Click chuột nút Office chọn New

- Hoặc bấm vào nút New trên thanh Quick Access

- Hoặc bấm Ctrl+N

b) MỞ TẬP TIN CSDL ĐÃ CÓ

- Click chuột nút Office chọn Open

- Hoặc bấm vào nút Open trên thanh Quick Access

- Hoặc bấm Ctrl+O

Xuất hiện hộp thoại Open để ta chọn tên file CSDL cần mở

c) ĐÓNG TẬP TIN CSDL

- Click chuột nút Offce chọn Close Database

- Hoặc bấm vào nút Close trên cửa sổ Database

- Hoặc bấm Ctrl+C

d) Lưu file CSDL hiện hành với phiên bản Access trước phiên bản 2007

- Click chuột nút Office chọn Save as

Hình 1.20 : Mục Save as của Menu File khi được kích hoạt

Chọn phiên bản Access để lưu

e) IMPORT C C TH NH PHẦN TRONG TẬP TIN CSDL

- Mở tập tin CSDL đích (CSDL cần nhận dữ liệu) Thí dụ: BANHANG.ACCDB

- Triển khai khung Navigation Pane (nếu khung này chưa được khai triển)

Hình 1.21 : Màn hình để khai triển khung Navigation Pane

- Click phải chuột vào ngăn chứa đối tượng cần Import

Click vào đây để khai triển khung định hướng Navigation Pane

Hình 1.22 : Short Menu xuất hiện khi Click phải chuột vào ngăn đối tượng

- Chọn mục Import / Access Database

- Chọn tập tin CSDL nguồn trong hộp thoại Import rồi bấm vào nút Import Thí

dụ chọn BANHANG2008.MDB

Hình 1.23 : Hộp thoại Import Objects dùng để chọn các Object trong CSDL nguồn

- Chọn thành phần cần Import (Tables, queries,…)

- Chọn đối tượng trong thành phần cần Import (có thể chọn hết bằng cách bấm vào nút Select All) Sau đó bấm vào nút OK

1.4 CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG L M VIỆC BAN ĐẦU

Thực hiện phần này để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm) theo kiểu Việt Nam, và định dạng kiểu biểu diễn của kiểu dữ liệu số

Chọn Start- Control Panel và chọn mục Regional and Language Options

(Windows XP)

Hình 1.24 : Cửa s Control Panel

- Trong cửa sổ Regional and Language Options, Click chọn nút Customize

Hình 1.25: Cửa s Regional and Language Options

- Trong cửa sổ Customize Regional Options ta có thể chọn:

List separator: dấu phân cách dùng

phân cách các đối số trong hàm Access

(dùng trong cả Excel, Word, )

Measurement system: Chọn đơn vị đo

lường US (inch) hoặc Metric

(centimeter)

Hình 1.26: Thẻ Number dùng xác lập dạng thức hiển thị số

Short date Format: Định dạng ngày,

có thể chọn dd/MM/yy (day: ngày;

Bài 2 TABLE – BẢNG DỮ LIỆU

2.1 CẤU TRƯC CƠ BẢN CỦA M T TABLE

Hình 2.1: Cấu tr c của Table T_KHACHHANG

 Mỗi cột dữ liệu mơ tả một thuộc tính của thực thể mà ta quản lý gọi là trường (Field) Tập hợp các cột dữ liệu (fields) tạo nên cấu trúc của Table

 Mỗi dịng chứa thơng tin chi tiết về các thuộc tính của một thực thể xác định gọi là Record; Tập hợp các mẩu tin (Records) tạo nên nội dung của Table

2.2 TẠO TABLE

Cĩ hai cách để tạo ra một Table mới là:

 Datasheet view: Với cách này ta cĩ thể nhập dữ liệu vào bảng sau đĩ khai báo lại tiêu đề các tên cột tương ứng

 Design View: Cho phép ta xây dựng cấu trúc của Table trước sau đĩ mới nhập nội dung của Table đây chính là cách chuyên nghiệp nhất để xây dựng một Table

2.2.1 TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DATASHEET VIEW

 Từ màn hình chính chọn phiếu Create sau đĩ Click chuột vào mục Table

Field Name

(tên cột)

Header Row (Dịng tiêu đề) Record

(mẩu tin)

Hình 2.2 : Màn hình xuất hiện khi Chọn phiếu Create và Click chuột vào mục Table

 Trong cột Add New Field lần lượt nhập nội dung của từng thuộc tính của mẩu tin đầu tiên rồi nhấn Enter hoặc phím Tab để chuyển đến trường kế tiếp Access sẽ tự động thêm tiếp một cột Add New Field mới Cột vừa mới nhập thông tin sẽ tự động đổi tên thành Field1,…

Hình 2.3 : Màn hình tạo Table bằng phương pháp Datasheet view

Bắt đầu nhập thông tin thuộc tính đầu tiên của Table ở đây

Nhập vào nội dung của trường kế tiếp

 Sau khi nhập xong mẩu tin đầu tiên ta có thể Click chuột vào dòng tiếp theo để tiếp tục nhập nội dung của mẩu tin thứ 2, 3,

Hình 2.4 : Màn hình minh họa việc nhập tiếp tục mẩu tin kế tiếp

 Bước tiếp theo nên chỉnh sửa lại tiêu đề của các cột dữ liệu để phù hợp với nội dung nó chứa bằng cách Click kép chuột vào tiêu đề cột hoặc Click phải vào cột chọn mục Rename Column sau đó gõ lại tên cột phù hợp

Hình 2.5 : Màn hình minh họa cách đ i tên cột

 Click chuột vào nút Save (Ctrl+S) để lưu lại Table

Hình 2.6 : Màn hình minh họa khi lưu Table

 Gõ vào tên Table tương ứng trong hộp thoại Save as (tên mặc nhiên là Table1) rồi nhấn Ok (Nên đặt tên Table theo nguyên tắc bắt đầu là chữ T_tên gợi ý ví

dụ T_HosoNV)

Chú ý: Hạn chế của cách tạo Table bằng phương pháp Datasheet View là Access

sẽ không biết rõ ràng kiểu thông tin nào mà ta có ý định lưu trữ bên trong mỗi trường của bảng; Nên phương pháp này ít khi được những người chuyên nghiệp

sử dụng

2.2.2 TẠO TABLE BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW

a) TẠO CẤU TRÚC TABLE (CÁC C T CỦA BẢNG)

 Từ màn hình Create Click chuột vào mục Table Design

Hình 2.7 : Màn hinh khi Click chuột vào phiếu Create và chọn Table Design

 Trong màn hình thiết kế ta khai báo các mục sau:

Hình 2.8 : Màn hình thiết kế Table Design view

 Field Name (tên cột):

o Phải bắt đầu bằng ký tự chữ (A-Z, a-z) hoặc số

o Trong tên vùng có thể có khoảng trắng, nhưng không chứa các dấu nháy, dấu chấm câu, dấu []

o Chiều dài tối đa 64 ký tự

o Thường đặt tên ngắn gọn, gợi ý, không có khoảng trắng, dấu tiếng việt

 Data Type : Chọn kiểu dữ liệu (xem mục 2.3)

 Description : Ghi chú hay diễn giải ý nghĩa của một Field (không bắt buộc)

 Filed Properties : Các thuộc tính chi tiết của một kiểu dữ liệu

b) KHÓA CỦA TABLE

 Khóa chính Primary key :

- Kh a chính của Table có thể là một hay kết hợp của nhiều cột (field) để

Access nhận diện duy nhất mỗi Record trong Table và nó còn dùng để liên kết dữ liệu giữa các Table

- Hệ quả : Giá trị trên cột làm khóa chính không được để trống và không

được trùng nhau Nó khẳng định được tính duy nhất của thực thể trong tập thực thể

Đ t khóa chính cho Table :

- Chọn cột cần đặt khóa chính (nếu chọn nhiều ta phải kết hợp với phím Shift hoặc Ctrl)

- Click chuột vào nút Primary Key

 Khóa ngoại Foreign key):

- Kh a ngoại là một hoặc nhiều trường trong một Table, Nó không phải là

khóa chính của Table này nhưng lại là khóa chinh của Table khác

- Hệ quả: Giá trị chứa trên cột làm khóa ngoại phải tồn tại trong cột mà nó

làm khóa chính của Table kia Nó khẳng định được tính tồn tại của thực thể

c) LƯU TRỮ CẤU TRÚC CHO TABLE

- Chọn lệnh File / Save hoặc Click vào nút Save

Hình 2.9 : Hộp thoại Save As dùng đ t tên cho Table

- Đặt tên cho Table ở ô Table Name rồi bấm OK

d) NHẬP LIỆU CHO TABLE

 Từ màn hình thiết kế Table (Design view), Click vào nút View

 Nhập nội dung của các mẩu tin vào Table (chú ý trường khóa chính không được nhập trùng hoặc để rỗng)

2.3 DATA TYPE và FIELD PROPERTIES

2.3.1 KIỂU DỮ LIỆU CỦA FIELD

1 Text Kiểu chuỗi Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa 255 ký tự

2 Memo Kiểu ghi nhớ Văn bản ghi ký tự bất kỳ, tối đa 65535 ký tự

3 Number Kiểu số Chứa trị số

4 Date/Time Kiểu ngày Chứa trị là ngày/ giơ

5 Currency Kiểu số định đạng tiền tệ

6 AutoNumber Kiểu số tự động tăng Không nhập hoặc sửa đổi được

7 Yes/No Kiểu luận lý Gồm hai giá trị đúng(True), hay sai(False)

8 OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng (hình ảnh, tài liệu Word,

Equation, )

9 Hyperlink Kiểu chuỗi Là một liên kết siêu văn bản: địa chỉ một trang

Web

10 Attachments Kiểu dữ liệu cho phép đính kèm file bất kỳ làm giá trị của

thuộc tính (được bổ sung vào Access 2007)

10 Lookup

Wizard Tạo các cột để chọn giá trị gán sẵn hoặc lấy từ Table/Query khác

2.3.2 C C THU C T NH CỦA FIELD

a) CÁC THU C TÍNH FILED CÓ KIỂU TEXT

1 Field size Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu Nếu là văn bản có

dấu tiếng Việt , các ký tự là 2 byte

2 Format Khuôn dạng chung dữ liệu

3 Input mask Quy định cho từng ký tự nhập (mặt nạ nhập dữ liệu)

4 Caption Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập dữ liệu

5 Default value Giá trị mặc định ban đầu khi nhập mẩu tin mới

6 Validation rule Quy tắc kiểm chứng dữ liệu nhập

7 Validation Text Thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vi phạm quy tắckiểm

chứng

8 Required Yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu trên cột hoặc có thể để

trống Giá trị Yes/No Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập

dữ liệu

9 Allow zero length Chọn Yes, nếu chấp nhận chuỗi rỗng

10 Indexed Chọn một trong các giá trị sau:

Có thể tạo khuôn dạng cho Text hoặc memo sử dụng các ký hiệu trong bảng sau :

Ký hiệu Mô tả

@ Ký tự (có thể là khoảng trắng), bắt buộc nhập

& Ký tự, không bắt buộc nhập

< Chuyển các ký tự sang chữ thường (lowercase)

> Chuyển các ký tự sang chữ in (uppercase)

Khuôn dạng Text và Memo do người sử dụng tạo có thể có 2 vùng Mỗi vùng định dạng cho đoạn dữ liệu khác nhau trong field

Thứ 1 Định dạng các fields với dạng văn bản

Thứ 2 Định dạng các fields với các chuỗi rỗng( zero-length strings) và giá trị

Null

Ví dụ : Định dạng @;"None" trong thuộc tính Format Khi chiều dài chuỗi khác 0, ký hiệu @ sẽ hiện nội dung chuỗi ; và "None" sẽ hiện khi chuỗi có chiều dài =0 hoặc giá trị Null trong vùng

LOVE LOVE LOVE

LOVE Love

love love love

@;"Unknown" Null value Unknown

Zero-length string Unknown Chuỗi xác định Hiện nội dung chuỗi nhập

b) CÁC THU C TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU NUMBER

1 Field size Chọn Byte, Integer, LongInteger, Single, Double

2 Format Khuôn dạng chung dữ liệu : General, Currency, Standard,

Fixed, Percent, Scientific

3 Decimal place Số ký số ở phần lẻ Chọn Auto, hoặc quy định từ 0 đến 15 số lẻ

4 Caption Chuỗi tiêu đề cột, dùng chế độ mở bảng nhập dữ liệu

5 Default value Giá trị số mặc định ban đầu khi nhập mẩu tin mới

Chi tiết Filed size:

Byte Giá trị số nguyên từ 0 đến 255 Không 1 byte

Decimal Giá trị số thực từ -1028 -1 đến 1028 -1 28 12 bytes Integer Giá trị số nguyên từ –32,768 đến

Long Integer (Mặc định) Giá trị số từ –

2,147,483,648 đến 2,147,483,647

Không 4 bytes

Single Giá trị số thực từ –3.402823E38 đến

–1.401298E–45 cho số âm và từ 1.401298E–45 đến 3.402823E38 cho

số dương

Double Giá trị số thực từ –

1.79769313486231E308 đến –4.94065645841247E–324 cho số âm

và từ 1.79769313486231E308 đến 4.94065645841247E–324 cho số dương

Chi tiết Format :

Định dạng Mô tả

General

Number (Default) Đúng số được nhập vào

Currency Có phân cách phần ngàn, số lẻ (separator) chèn thêm $

Euro Giống như định dạng Currency, tuy nhiên chèn thêm dấu € thay cho

dấu $ Fixed Có phân cách phần ngàn và có làm tròn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ

trong Decimal places Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ

Percent Dữ liệu nhập được nhân với 100 và định dạng thêm ký tự %

Scientific Dạng số khoa học

Định dạng khác (Custom Formats)

Người sử dụng có thể tạo khuôn dạng số có 4 phần, phân cách bằng dấu “;”

Thứ 1 Định dạng cho số dương (positive numbers)

Thứ 2 Định dạng cho số âm (negative numbers)

Thứ 3 Định dạng cho số 0 (zero values)

Thứ 4 Định dạng cho giá trị Null

Ví dụ một dạng định dạng cho Currency :

$#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"

Có thể tạo khuôn dạng định dạng số có sử dụng các ký hiệu sau :

(period) Phân cách phần thập phân Theo quy định hệ thống(Regional Settings

in Windows Control Panel)

, (comma) Dấu phân cách hàng ngàn (Thousand separator)

E– or e– Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E–00 hoăc 0.00E00

E+ or e+ Ký hiệu số khoa học, dạng 0.00E+00

Ví dụ :

0;(0);;"Null" Hiển thị giá trị dương bình thường; hiện giá trị âm trong cặp ngoặc

đơn (); hiện từ "Null" nếu giá trị là Null

+0.0;–0.0;0.0 Hiện dấu + với giá trị dương; dấu – với giá trị âm; hiện 0.0 nếu là 0

c) CÁC THU C TÍNH CỦA FIELD CÓ KIỂU DATE/TIME

1 Format Gồm các giá trị trong bảng chi tiết Dạng khác nên tự nhập vào

như dd/mm/yy

2 Input mask Quy định cho từng ký tự nhập (mặt nạ nhập dữ liệu)

Chi tiết Format :

General Date (Default) Ngày giờ đầy đủ Ví dụ: 4/3/08, 05:34:00 PM

Long Date Thứ, ngày, tháng, năm (theo Regional Settings Properties trong

Windows Control Panel) Ví dụ: Saturday, April 3, 2008

Medium Date Ngày, tháng, năm Ví dụ: 3-Apr-08

Short Date Ngày, tháng, năm Ví dụ: 4/3/08

Long Time Giờ:Phút:giây AM/PM Ví dụ: 5:34:23 PM

Medium Time Giờ:phút AM/PM Ví dụ: 5:34 PM

Short Time Giờ:phút Ví dụ: 17:34

c Ngày chuẩn theo Standard General Date

d Ngày trong tháng, 1 hoặc 2 số tùy theo cần thiết (1-31)

dd Ngày trong tháng, luôn 2 số (01- 31)

ddd Tên tắt của ngày trong tuần (Sun - Sat)

dddd Tên đầy đủ của ngày trong tuần (Sunday - Saturday)

ddddd Ngày theo chuẩn Standard Short Date

dddddd Ngày theo chuẩn Standard Long Date

w Ngày trong tuần (1 đến 7)

ww Tuần trong năm (1 đến 53)

m Tháng trong năm, 1 hoặc 2 số tùy theo cần thiết (1-12)

mm Tháng trong năm, luôn 2 số (01- 12)

mmm Tên tắt của tháng trong năm (Jan – Dec)

mmmm Tên đầy đủ của tháng trong năm (January - December)

q Quý trong năm (1 đến 4)

y Ngày trong năm (1 đến 366)

yy Năm 2 số sau (01 đến 99)

yyyy Năm đầy đủ (0100 đến 9999)

h Giờ có 1 hoặc 2 số khi cần (0 - 23)

Giờ theo cách chia thành 12 giờ, AM:sáng ; PM:chiều

Ví dụ về custom date/time Formats:

ddd", "mmm d", "yyyy Mon, Jun 2, 1997

mmmm dd", "yyyy June 02, 1997

"This is week number "ww This is week number 22

"Today is "dddd Today is Tuesday

d) MẶT NẠ NHẬP LIỆU (INPUT MASK)

Mặt nạ định dạng dữ liệu, dùng để bắt buộc người sử dụng nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó Nó được tạo từ sự kết hợp của các ký hiệu dưới đây phụ thuộc vào yêu cầu định dạng dữ liệu khi nhập

0 Ký số 0 > 9, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] hoặc [–]

9 Ký số 0 > 9, và khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, không nhập dấu

[+] hoặc [–]

# Ký số 0 > 9, và khoảng trắng (space), không bắt buộc nhập, cho nhập dấu

& Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập

C Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập

, : ;

- / Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày giờ (theo Regional Settings Properties trong Windows Control Panel)

< Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi ký tự in sang chữ thường

> Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi ký tự thường sang in

2.4 CÁC PHÉP TOÁN CƠ BẢN - HẰNG - BIẾN TRONG ACCESS

/ Chia a / b Chia 2 số a và b có số lẻ thập phân

\ Chia nguyên a \ b Chia 2 số nguyên và lấy phần nguyên

^ Lũy thừa a ^ b a lũy thừa b Ví dụ : 3^2 = 9

Mod phép chia Phần dư a mod b a chia b lấy phần dư Ví dụ: 8 mod 3 = 2

b) TOÁN TỬ SO SÁNH

Kết quả trả về là True hoặc False Các toán hạng phải cùng kiểu

= So sánh bằng Toán hạng 1 = Toán hạng 2

> So sánh lớn hơn Toán hạng 1 > Toán hạng 2

< So sánh nhỏ hơn Toán hạng 1 < Toán hạng 2

>= So sánh lớn hơn hay bằng Toán hạng 1 >= Toán hạng 2

<= So sánh nhỏ hơn hay bằng Toán hạng 1<= Toán hạng 2

<> So sánh khác nhau Toán hạng 1 <> Toán hạng 2

c) TOÁN TỬ CHUỖI

& Ghép chuỗi Chuỗi 1 & Chuỗi 2

Nếu toán hạng không phải là chuỗi sẽ tự động biến thành chuỗi và kết quả nhận được là một chuỗi

Nếu cả 2 toán hạng là Null thì kết quả trả về là Null Like So sánh

And Phép Hội Biểu thức 1 AND Biểu thức 2

Eqv Phép tương đương

Biểu thức 1 EQV Biểu thức 2 Not Phép phủ định

Or Phép tuyển Biểu thức 1 OR Biểu thức 2

Xor Phép tuyển loại trừ Biểu thức 1 XOR Biểu thức 2

Imp Phép bao hàm (Implication)

e) TOÁN TỬ KHÁC

! Toán tử danh hiệu Theo sau là tên đề mục do người dùng định

nghĩa (Form, report, control, field)

Ví dụ: Forms!DonDatHang!SOHD

Ví dụ: Forms!CapNhatHangHoa!MaHH.Visible [] Dấu bao tên các đề mục

Between…And… Xác định giá trị một biểu thức nằm trong một khoảng nào đó

Ví dụ: Lọc các mẩu tin có LCB nằm trong khoảng từ 290 đến 310 thì ghi như sau: between 290 and 310

In Xác định giá trị một biểu thức có bằng một trong các giá trị được

chỉ định hay không

Ví dụ: Xem giá trị của cột HTTT có bằng một trong các giá trị

TM, TP, NO ta ghi In(“TM”,”TP”,”NO”)

Is Dùng với từ khóa Null để xác định biểu thức có Null hay không

*, ? Ký tự đại diện thường dùng với Like

Hàm Date, Sum,… Trả về trị dựa trên kết quả

tính toán của hàm Literal “TM”, 100, #23/06/2006# Biểu diễn 1 giá trị như đã viết Hằng True, False, Null, Yes, No Biểu diễn một trị không

đổi

2.5 M T S VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

2.5.1 KHI TẠO CẤU TRÖC CHO TABLE

a) CHƯA LƯU CẤU TRÚC TABLE

Khi ta chưa lưu cấu trúc cho Table mà đóng nó lại hoặc chuyển sang nhập liệu Xuất hiện hộp thoại:

Hình 2.10 : Hộp thoại yêu cầu lưu Table

b) CHƯA ĐẶT KHÓA CHÍNH CHO TABLE

Khi tạo xong cấu trúc khi chưa đặt khóa chính cho Table mà lưu lại hoặc chuyển sang nhập liệu Máy hỏi:

Hình 2.11 : Hộp thoại h i c tạo kh a chính cho Table

Chọn:

- Yes : Access sẽ tạo cột để làm khóa chính có tên là ID, có kiểu dữ liệu là

AutoNumber

- No : Không đặt khóa chính cho Table

- Cancel : Hủy bỏ thao tác vừa làm, trở về màn hình thiết kế để đặt khóa chính

c) TẠO COMBO BOX BẰNG WIZARD

- Thí dụ tạo Combo Box cho cột HTTT (Hình thức thanh toán) của Table

T HOADON có ba giá trị TM (tiền mặt), TP (tín phiếu), NO (nợ):

Click vào mũi tên ở cột Data Type tại dòng chứa tên cột cần tạo Combo Box

và chọn Lookup Wizard:

Hình 2.12 : Chọn Lookup Wizard để tạo Combo Box

 Bước Những giá trị trong Combo Box được lấy từ đâu? (Chọn nguồn dữ

liệu cho Combo Box) How do you want your lookup column to get its values) Tự gõ vào hay lấy từ Tables / Queries

Hình 2.13 : Bước 1 của Wizard

Chọn : I will type in the values that I want (Tôi sẽ gõ giá trị mà tôi muốn)

 Bước 2 Gõ các giá trị cho Combo box mỗi giá trị một dòng

Hình 2.14 : Bước 2 của Wizard Hộp thoại cho ph p nhập các giá trị cho Combo

Box

 Bước : Đặt tên nhãn cho Combo Box đây cũng chính là tên cột của Table

What label would you like for your lookup column

Hình 2.15 : Bước 3 của Wizard t tên nh n cho Combo Box

Bấm nút Finish để kết thúc