Tìm hiểu về hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2010

Chuyên đề đã giúp mình đạt điểm 10 trong bài cuối kì. Có tất cả 22 trang, mong với giá cả như này có thể giúp bạn hoàn thành bài nhanh nhất. njebfqhhjqwbdhjvwbejhebejhbja nbgsdhgfhwjbjesbr jhsuhdbsj jkauhjhebq niyggyg njbjbsdj jbbdjahu jbchwab hbsdhadv jhabsudf jhbafy jhadfyu jahgsfy ảuyfu uagsfu úhrfbgjadsu ueggbfhbfq7 ugydefuyewbjbdvu uahurgfr

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT YÊN VIÊN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ KHỐI 12 Tên chuyên đề: Tìm hiểu về hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2010

Giáo viên hướng dẫn:

Lớp:

Nhóm:

Thành Viên :

Năm học : 2022-2023

I Bảng ( Tables )

1 Một số khái niệm.

a Trường ( Field)

- Thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí

- Một trường không chỉ là một cột, đó là cách để tổ chức thông tin theo loại dữ liệu.Mỗi mẩu thông tin trong trường là cùng loại

c Các kiểu dữ liệu ( Data Type )

- Là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường Mỗi trường có một kiểu dữ liệu

(Hình 2 : Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access.)

d Tính chất của trường ( Field Properties )

- Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểu text, number,

autonumber

- Format: Quy định cách hiện thị và in dữ liệu

- Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới

e Khóa chính ( Primary Key )

- Một tập hợp hoặc tập hợp trường chứa các giá trị duy nhất xuyên suốt một bảng.

- Bạn có thể sử dụng các giá trị của khóa để tham chiếu tới toàn bộ các bản ghi do mỗibản ghi lại có một giá trị khóa khác nhau

- Mỗi bảng chỉ có thể có một khóa chính

( Hình 3:Khóa chính )

2 Tạo bảng.

a Tạo cấu trúc bảng mới.

- Nháy create  Table Design.

- Sau khi thực hiện lệnh trên ta được giao diện như sau:

(Hình 4: Cửa sổ cấu trúc bảng.)

b Thay đổi tính chất của một trường.

- Nháy chuột vào dòng định nghĩa của trường Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties

- Thực hiện các thay đổi cần thiết

c Chỉ định khóa chính (Primary Key)

(Hình 5: Xuất hiện hình chìa khóa.)

- Chọn trường làm khóa chính

- Khi đó bên trái của trường khóa chính có hình chìa khóa.

 Lưu ý: Khóa chính có thể là một hay nhiều trường

d Lưu cấu trúc của bảng.

- Chọn File  Save

- Nhập tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save as

(Hình 6: Nhập tên trong Save as.)

- Nháy nút OK hoặc bấm phím Enter

3 Thay đổi cấu trúc bảng.

a Thay đổi thứ tự các trường

- Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ Access hiển thị một đường nhỏnằm ngang trên trường đã chọn

- Di chuyển chuột, đường nằm ngang sẽ cho biết vị trí mới của trường

- Chọn trường muốn xoá

- Chọn Edit → Delete Rows

d Thay đổi khoá chính

- Chọn trường muốn hủy khóa chính

- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key.

4 Xóa và đổi tên bảng.

+ Cách 2: Nhấn nút trên thanh công cụ hay nút dưới bảng.

+ Cách 3: Nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng

b Chỉnh sửa

- Các thao tác thực hiện chỉnh sửa bản ghi:

+ Bước 1: Nháy chuột vào bản ghi cần thay đổi

+ Bước 2: Dùng các phím BackSpace hoặc Delete để xóa

+ Bước 3: Gõ nội dung mới

c Xóa bản ghi

- Các thao tác thực hiện xóa bản ghi:

+ Bước 1: Chọn bản ghi cần xóa

+ Bước 2: Nhấn nút hoặc nhấn phím Delete

+ Bước 3: Hãy chọn vào ô đầu tiên của bản ghi, nhấn phím Delete

+ Bước 4: Trong hộp thoại khẳng định xóa, chọn Yes

(Hình 8 : Hộp thoại khẳng định xóa.)

*Lưu ý :

- Khi đã bị xóa thì bản ghi không thể khôi phục lại được

- Khi đang nhập hay điều chỉnh thì ở ô đầu tiên cây bút (chưa lưu), chuyển đi nơi khácthì hiện (đã lưu)

6 Khai thác dữ liệu trong bảng.

a Sắp xếp dữ liệu

- Sắp xếp theo một field

+ Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

+ Click nút sort Ascending (sắp xếp tăng dần) /Sort Descending (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon

- Sắp xếp theo nhiều fields

+ Để sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon, click

nút lệnh Advanced filter options

+ Chọn lệnh  Advanced Filter/Sort

+ Xuất hiện cửa sổ Filter  Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ

tự ưu tiên từ trái sang phải

+ Ở mục Sort  chọn kiểu sắp xếp

+ Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort

(Hình 9 : Sắp xếp nhiều fields.)

b Lọc dữ liệu

- Filter by selection.

+ Filter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành

- Cách thực hiện:

+ Đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều kiện lọc

+ Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon

+ Chọn một trong các lệnh trong menu:

 Equals …: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn

 Does Not Equal…: lọc các records có giá trị khác với giá trị được chọn

 Contains …: lọc các records chứa giá trị được chọn

 Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị được chọn

+ Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tênfield

+ Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc

+ Click OK

- Filter by form: nhập giá trị lọc vào một dòng trên Datasheet

+ Click nút Advanced trong nhóm lệnh Sort & Filter, chọn lệnh Filter By Form

+ Chuyển dạng Datasheet của bảng thành một dòng trống, và xuất hiện các nútDropdown list trên mỗi field cho phép chọn giá trị lọc

+ Nếu lọc theo nhiều giá trị thì click tab Or và chọn giá trị làm điều kiện lọc tiếp theo + Click nút Toggle Filter để thực hiện lọc

- Advanced filter:

+ Chức năng Advanced filter cho phép lọc với nhiều ñiều kiện ở nhiều field khác nhau + Click nút Advanced, chọn lệnh Advanced filter/Sort, xuất hiện cửa sổ Filter, với cácdòng:

 Field: Nhập tên các field chứa ñiều kiện lọc

 Sort: Chọn kiểu sắp xếp (nếu có yêu cầu)

 Criteria: Nhập ñiều kiện lọc Nếu các ñiều kiện lọc ở các field bắt buộc thỏa mãnñồng thời (và) thì các điều kiện phải được nhập trên cùng một dòng Nếu các ñiềukiện không thỏa mãn ñồng thời (hoặc) thì nhập trên khác dòng

- Ví dụ: Lọc các những sinh viên có môn học “CSDL” và ñiểm thi lần 1>=5

c Tìm kiếm và thay thế

- Tìm kiếm:

+ Để tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find trong nhóm lệnh Find trên thanhRibbon

+ Xuất hiện cửa sổ Find and Replace

- Find What: Nhập giá trị cần tìm

- Look In: Phạm vi tìm kiếm

- Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô

- Search: Hướng tìm

- Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường

- Click nút Find Next ñể thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết Access sẽ cho xuất hiện hộpthông báo hoàn tất việc tìm kiếm

(Hình 10: Màn hình cửa sổ Find and Replace.)

- Thay thế:

+ Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị được tìm thấy bằng mộtgiá trị khác ta chọn tab Replace

+ Replace With: Nhập giá trị cần thay thế

+ Click nút Replace để thay thế giá trị được tìm thấy hiện tại

+ Click nút Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị được tìm thấy

7 In dữ liệu

- Có thể in dữ liệu từ bảng

- Có thể giới hạn bản ghi mà Access sẽ in và xác định thứ tự in, cũng có thể chọn để chỉ

in một số trường

- Việc cài đặt tương tự word

II Biểu mẫu ( Forms ).

1 Khái niệm.

- Là giao diện giúp người dùng tương tác với hệ thống Với Form người dùng có thểthực hiện được các công việc sau: nhập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, hiển thị dữ liệu trongbảng

2 Tạo biểu mẫu mới.

- Có hai cách tạo biểu mẫu mới:

+ Cách 1: Nháy đúp vào Create form by Design view để tự thiết kế

+ Cách 2: Nháy đúp vào Create form by using wizard để dùng thuật sĩ

- Cũng có thể kết hợp cả hai cách với nhau, dưới đây ta làm như sau:

+ Bước 1: Nháy vào Form Wizard

(Hình 11 : Thanh công cụ.)

+ Bước 2: Trong hộp Form Wizard:

 Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries

 Chọn các trường đưa vào mẫu hỏi từ ô Available Fiels

 Nháy Next để tiếp tục.

(Hình 12: Xuất hiện hộp thoại Form Wizard.)

- Bước 3: Chọn bố cục biểu mẫu

(Hình 13: Bố cục dạng Columnar.)

- Bước 4: Gõ tên mới cho biểu mẫu

+ Chọn tên tiêu đề Form  Finish

(Hình 14: Màn hình đổi tên trong biểu mẫu.)

+ Open the Form to view or enter information: Xem hoặc nhập thông tin

+ Modify the form's design: Sửa đổi thiết kế

+ Chọn Finish để hoàn thành Ta đã có biểu mẫu dạng cột có dạng như hình

( Hình 15: Biểu mẫu dưới dạng cột.)

(Hình 16: Biểu mẫu dưới dạng thiết kế.)

3 Các chế độ làm việc của biểu mẫu.

a Chế độ biểu mẫu

- Chế độ biểu mẫu là chế độ có giao diện thân thiện được sử dụng để cập nhật dữ liệu

- Để làm việc với chế độ biểu mẫu, thực hiện một trong các cách sau:

+ Cách 1: Nháy đúp chuột ở tên biểu mẫu

+ Cách 2: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút

+ Cách 3: Nháy nút (Form View) nếu đang ở chế độ thiết kế

- Chế độ biểu mẫu cũng cho phép tìm kiếm, lọc, sắp xếp thông tin

(Hình 17 : Biểu mẫu dưới dạng biểu mẫu.)

b Chế độ thiết kế

- Chế độ thiết kế là chế độ giúp: xem, sửa, thiết kế cũ của biểu mẫu mới.

- Để làm việc với chế độ thiết kế, thực hiện:

+ Cách 1: Chọn tên biểu mẫu rồi nháy nút

+ Cách 2: Nháy nút nếu đang ở chế độ biểu mẫu

- Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế:

+ Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu;

+ Định dạng phông chữ cho các trường dữ liệu và các tiêu đề;

+ Tạo những nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến bản ghi đầu, bản ghi cuối, …) đểngười dùng thao tác thuận tiện với dữ liệu

(Hình 18: Biểu mẫu dưới dạng thiết kế.)

III Mẫu hỏi ( Queries )

+ Sắp xếp các bản ghi.

+ Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước

+ Chọn các trường để hiển thị

+ Thực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm các bản ghi…

+ Tổng hợp và hiển thị thông tin từ nhiều bảng và mẫu hỏi khác

+ Phép toán Lôgic: AND, OR, NOT

- Toán hạng trong tất cả các biểu thức có thê là:

+ Tên trường: (đóng vai trò các biến) được ghi trong dấu ngoặc vuông Ví dụ:[TOAN], [LUONG]

+ SUM: Tính tổng giá trị số trên trường chỉ định

+ AVG: Tính giá trị trung bình các giá trị số trên trường chỉ định

+ MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất của các số nằm trên trường chỉ định

+ MAX: Tìm giá trị lớn nhất của các số nằm trên trường chỉ định

+ COUNT: Đêm các ô khác rỗng nằm trên trường chỉ định

 Lưu ý: bốn hàm đầu tiên chỉ thực hiên trên kiểu dữ liệu số.

2 Tạo mẫu hỏi

- Mở tập tin CSDL

- Chọn Creat  Querry Design

(Hình 19: Màn hình Create.)

- Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoại Show Table

(Hình 20: Hộp thoại Show Table.)

- Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dướidạng các danh sách trường (Field List) Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn

thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnh Show Table trong nhóm Query Setup Muốn

gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List,

chọn Remove Table.

(Hình 21: Query Setup.)

- Thiết kế mẫu hỏi dựa trên lưới thiết kế (Design Grid) bao gồm:

(Hình 22: Design Grid.)

+ Field: khai báo các trường muốn hiển thị.

+ Table: xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng Field.

+ Sort: lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếp.

+ Show: lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấn.

+ Criteria: xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu.

3 Thực hiện mẫu hỏi ( chạy mẫu hỏi )

- Cách 1: Nháy nút lệnh Run trong nhóm Results.

- Cách 2: Chọn chế độ Datasheet View từ nút lệnh View trong nhóm Results.

- Lưu mẫu hỏi:

+ Nháy nút lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

+ Nhập tên mẫu hỏi vào hộp thoại Save As.

+ Nháy OK.

- Đóng mẫu hỏi: nháy nút Close trên cửa sổ Query.

IV Báo cáo ( Reports)

a Khái niệm

- Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt các thông tin trong cơ sở

dữ liệu Microsoft Access Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản bao gồm các số điện thoại dành cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh

số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau

b Tạo báo cáo

+ Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries

+ Chọn các trường đưa vào báo cáo từ ô Available Fiels đưa sang ô Seleted Field bằngcách nháy các dấu > >> nếu dư có thể chuyển trả lại bằng các dấu < <<

+ Nháy Next để tiếp tục

(Hình 24: Chọn field kết nhóm dữ liệu.)

- Lấy trường muốn gộp nhóm  Next

- Chọn trường muốn sắp xếp thứ tự  Next

+ Chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần)

(Hình 25: Thứ tự sắp xếp.)

- Chọn kiểu hiển thị báo cáo  Next

(Hình 26: Dạng hiển thị báo cáo.)

(Hình 27: Nhập tiêu đề cho báo cáo.)

- Chọn chế độ xem Report sau khi tạo xong

+ Preview the report

+ Modify the report’s design

- Nháy Finish

c Ví dụ mẫu báo cáo

(Hình 28: Báo cáo tổng doanh thu.)

(Hình 29: Báo cáo điểm của học sinh.)

d Sửa thiết kế báo cáo

- Màu và phông tùy chỉnh

+ Bấm chuột phải vào Ngăn dẫn hướng  Dạng xem bố trí

+ Từ tùy chọn Công cụ Bố trí Báo cáo, trên tab Thiết kế  Chủ đề  Bấm vào mộtchủ đề để chọn nó  lưu báo cáo

+ Dùng bộ sưu tập Màu sắc hoặc Phông để đặt màu sắc và phông một cách độc lập

e In báo cáo

- Để in một báo cáo mà không xem trước:

+ Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm In Báo cáo sẽ đượcchuyển tới máy in mặc định của bạn

+ Để mở một hộp thoại nơi bạn có thể chọn máy in, hãy xác định số lượng bản sao,v.v , rồi bấm In.