miễn giảm học phí, trợ cấp XH

miễn giảm học phí, trợ cấp XH

chính xác, công khai và minh bạch.

- Thủ tục quy trình này áp dụng cho HSSV được hưởng chính sách ưu tiên hàng tháng/ năm trong toàn Trường

II ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

1 Định nghĩa:

- Chế độ ưu tiên: Chế độ miễn giảm học phí (hỗ trợ của Tỉnh) và trợ cấp xã hội

2 Từ viết tắt:

- P.HSSV: Phòng Quản lý học sinh sinh viên

- HSSV: Học sinh sinh viên

- CĐƯT: Chế độ ưu tiên

- GVCN: Giáo viên chủ nhiệm

- P.KHTC: Phòng Kế hoạch – Tài chính

III NỘI DUNG

Lưu đồ

các bước công

việc Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng

Người chịu trách nhiệm

Hồ sơ liên quan

- Vào đầu mỗi năm học nhà trường tổ chức xét CĐƯT cho HSSV số đợt xét tùy thuộc vào thời gian nhập học, thông thường xét làm 2 đợt: Đợt 1 vào cuối tháng 9, đợt 2 vào cuối tháng 10 hàng năm (Riêng chế độ miễn giảm học phí vào đầu mỗi năm học, kỳ học nhà

trường sẽ tiến hành xác nhận đơn sau đó gửi trả lại HSSV, HSSV sẽ hoàn thiện thủ tục nhận tiền hỗ trợ miễn giảm học phí tại phòng lao động thương binh xã hội của địa phương nơi HSSV cư trú)

- P.HSSV cung cấp thông tin cho Khoa/GVCN các lớp biết về đối tượng được hưởng CĐƯT, thời gian hoàn thiện hồ sơ

- GVCN thông báo tới HSSV đối tượng và

các thủ tục cần thiết để được hưởng CĐƯT

- P.HSSV

- GVCN

- Nghị định của Chính phủ, Thông

tư hướng dẫn

về đối tượng được hưởng chế độ ưu tiên

- Căn cứ vào thông báo của Khoa/GVCN, HSSV đủ điều kiện được hưởng CĐƯT, làm đơn và kèm theo các hồ sơ liên quan theo yêu cầu và nộp về cho GVCN

- HSSV - Đơn của

HSSV và các

hồ sơ liên quan

Thông

báo

Tiếp nhận

đơn, hồ sơ

- GVCN xem xét nếu đủ điều kiện, tiếp nhận đơn (Riêng đối tượng miễn giảm học phí, GVCN nhận đơn, cập nhật vào danh sách đề nghị cấp tiền hỗ trợ miễn giảm học phí của lớp (theo mẫu), hẹn ngày trả kết quả cho HSSV Chuyển đơn lên P.HSSV để quản lý và cập nhật số lượng HSSV xin xác nhận đơn trong ngày GVCN quản lý danh sách HSSV đăng ký xin xác nhận và nộp lại cho P.HSSV bản photocopy vào cuối kỳ học)

- Sau khi tiếp nhận đầy đủ đơn, hồ sơ của HSSV, GVCN nộp về P.HSSV kèm theo bản photocopy danh sách HSSV đề nghị xét hưởng CĐƯT theo lớp

- GVCN

- P.HSSV

- Khi hết thời hạn nộp đơn theo thông báo, P.HSSV tổng hợp lập danh sách HSSV đề nghị xét hưởng CĐƯT trong toàn trường trình Hội đồng xét CĐƯT của nhà trường xem xét

(Riêng đối tượng được hỗ trợ miễn giảm học phí P.HSSV xem xét, tiến hành xác nhận đơn và trả kết quả về GVCN trong thời hạn

02 ngày làm việc)

- Cán bộ phụ trách P.HSSV

- Danh sách HSSV đề nghị xét hưởng

CĐƯT (toàn trường)

- DS HSSV xin XN đơn

đề nghị hỗ trợ miễn giảm HP

- Hội đồng xem xét CĐƯT của nhà trường kiểm tra hồ sơ, nếu đủ điều kiện thông qua

để triển khai thực hiện

- Nếu Hội đồng phát hiện sai sót, yêu cầu chỉnh sửa và lập lại danh sách

- Hội đồng xét CĐƯT cấp trường

- Cán bộ phụ trách P.HSSV

- Biên bản xét CĐƯT

- Danh sách HSSV được hưởng CĐƯT

- GVCN công khai danh sách HSSV đã được - Cán bộ phụ

trách P.HSSV

- Danh sách HSSV được

Tổng hợp,

lập DS

Xem xét

Thông báo

cho HSSV

Hội đồng nhà trường xem xét.

- HSSV xem xét quyền lợi được hưởng, nếu có sai sót, thắc mắc phải phản ánh ngay tới GVCN, GVCN báo cáo P.HSSV để chỉnh sửa

CĐƯT

- Sau 05 ngày sau khi công khai danh sách, nếu không có ý kiến phản hồi từ phía HSSV

P.HSSV soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng phê duyệt

- P.KHTC thực hiện theo Quyết định

- Khoa/GVCN có liên quan nhận theo dõi

- P.HSSV lưu, theo dõi thường xuyên,

- Hiệu trưởng

-Khoa/GVCN

- P.KHTC

- P.HSSV

- Quyết định và kèm theo danh sách

- Tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình xét CĐƯT cho HSSV được lưu giữ theo đúng quy định của thủ tục qui trình kiểm soát hồ sơ

- CB được phân công P.HSSV, P.KHTC, Khoa/GVCN

- Các hồ sơ trên

IV BIỂU MẪU ÁP DỤNG

T

Thời gian lưu tối thiểu

Nơi lưu

1 Đơn đề nghị cấp tiền hỗ trợ miễn giảm học phí Không mã hóa Phòng LĐTBXH

2 Đơn xin trợ cấp xã hội (hộ nghèo) Không mã hóa

Lâu dài P KHTC

3 Đơn xin trợ cấp xã hội (mồ côi) Không mã hóa

4 Đơn xin trợ cấp xã hội (Dân tộc ít người,

5 Đơn xin trợ cấp xã hội (tàn tật) Không mã hóa

6 Danh sách HSSV đăng ký xác nhận đơn

đề nghị hỗ trợ miễn giảm học phí HS/7.5.1i/01/HSSV Hết khóahọc Khoa/GVCN

7 Danh sách HSSV đề nghị xét hưởng

Hết khóa

8 Danh sách HSSV hưởng trợ cấp xã hội HS/7.5.1i/03/HSSV Hết khóahọc P.KHTCP.HSSV

9 Danh sách HSSV đề nghị xét hưởng

Kết thúc,

lưu hồ sơ

Duyệt,

triển khai

quyết định

11 Biên bản họp hội đồng xét duyệt trợ cấp

Hết khóa

12 Quyết định trợ cấp xã hội cho HSSV Không mã hóa Hết khóahọc P.KHTCP.HSSV